董事长助理&秘书岗位职责及工作流程

董事长助理岗位职责及工作流程

一．工作概要

协助董事长进行有关项目的管理，制定有关项目计划，监督项目实施情况。负责公司内刊的审编工作，协助董事长推进公司企业文化建设工作。对分管的工作全面负责，定时向董事长汇报其情况。

二．主要职责

1.协助董事长进行有关项目的管理，制定有关项目计划，监督项目实施情况。

2.协助董事长推进公司企业文化的建设工作，负责公司内刊的审编工作。 3.4.5.6.7.

其他详细岗位职责及工作流程一．办公室内务

办公环境明亮整洁，一尘不染，家具摆放整齐，办公桌无文件累积，文件整齐规范，图书排放整齐。 1.2.3.4.每天准时上班。开窗通风。

清洁办公室：每天将办公桌，椅，文件柜，窗台擦拭一次。清理花木，鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶，杂草。协助董事长进行公司的日常事务管理。

做好对外公共关系的协调，协助处理相关的商务接待工作。公司相关部门的沟通和协调。处理董事长授权的其他事务。向上级汇报工作。 5.6.7.8. 为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗，电源等。及时清理办公，生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。每周吸尘一次。

二．文件管理 1.对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

2.外来红头文件：填写收文处理单，向秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。

3.内部红头文件：做好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。

4.外来公函，通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。 5.内部通知，报告：及时送交董事长阅示，根据根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

6.公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。 7.重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

8.每天将送交董事长批示，看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9.根据文件积累的情况及时进行存档，并做好相应记录，便于查阅。

三．来宾接待 1.2.3.笑脸相迎，茶水相待。

询问来宾情况，来访目的，有无预约及身份情况等。索要名片。 4.5.及时向董事长请示。按董事长意见引见，接待。

6.根据客人来访时间及职务登记，征询领导意见后确定是否客餐，宴请。

四．会务服务 1.2.3.4.5.6.7. 会议议程的拟定。确定与会人员。会议通知起草和发送。会议文件的准备。

会议场所的确认及会场布置。会议签到及记录。与会人员的接待工作。