2020-03-02 03:56:04 来源:范文大全收藏下载本文
适用与公司企事业单位的会议策划要点
飞扬狂飙
1.1会前的计划
1.1.1所有会议召开前都应有会议计划,重要和大型会议应制定书面计
划或方案
1.1.2会议计划原则上应包括以下内容:会议名称、会议时间、会议地点、
会议召集人(或部门)、会议组织、参会人员、会议内容、会议资料清单、会议筹备工作,会议费用预算等。
1.1.3例行会议的会议计划在第一次会议确定后,原则上不再变化,如
有变化,由会议召集人(或部门)临时通知。小型或非正式会议,以上内容可简化,由会议召集人(或部门)决定。
1.1.4会议计划或方案,由申办部门拟定后(公司内部的例会除外),报
公司分管领导审批同意后执行。
1.1.5各部门组织召开的工作会议,需公司领导及相关人员参加的,由
该部门向总经办提交会议申请表、会议议程表和会议资料。
1.2会议通知
1.2.1总经办根据会议申请表统一安排确定会议室,提前发出通知,通
知参会人员,以便作好参会准备。
1.2.2会议通知有口头(直接或电话)和书面通知两种方式,小型或非正
式会议可采用口头(直接或电话)通知;重要和大型会议则应采取会议通知书。
1.2.3会议时间、地点、人员、议题等若有变动将由总经办在会议前另
行通知,并以新通知为准。
6.3资料准备
6.3.1召开会议所需要的文件由召集会议的部门拟制,并报相关领导审核
同意,由会议召集部门或会务组分发给与会相关人员。
6.3.2需与会相关人员准备发言材料或提供相关资料的,应在发会议通知
时具体说明。
6.4会场准备:召开会议部门应提前1天完成会场布置,布置项目包括
6.4.1座位是否足够,必要时重新安排增加座位座次。
6.4.2笔记本电脑、电源插座、投影仪、话筒、灯光、音响、放映、录音等。
6.4.3会议应派发的相关资料是否齐全。
6.4.4烟灰缸、茶水、鲜花、与会座位、水果、笔、笔记本等。
6.4.5如需要安排拍照,是否已妥当。
6.4.6白板、白板刷、白板笔是否准备妥当。
6.4.7会场内的横幅、会场外的欢迎牌、指示牌等,要求应至少提前三天
通知总经办准备。
6.4.8会议用品的准备:包括会议礼品,会议奖品,会议服装等。
6.5其他会务准备
除了以上准备工作外,还应做好以下会务准备工作,重要大型会议,应成立会务组,并进行分工,逐项落实。
6.5.1会议食宿的安排:包括主食、烟、酒、茶、水果、糖果等;住宿安
排应落实每个参会人员的房间号。
6.5.2会议人员接送安排:包括接站、接机、接船、和参观游览车辆安排
及机票、车票、船票的预订等。
6.5.3会议宣传报道安排:包括会议录像、照相、邀请新闻单位、会议情
况采写、报道等。
6.5.4会议费用预算:会议费用应本着节约开支,留有余地的原则进行预算。
6.6会间管理
6.1.1会前检查
开会,尤其是重要和大型会议前,必须对会议的各项准备工作进行一次全面检查,包括:所有参会人员是否都已通知,会议的各种资料是否准备完备;会场内的布置是否合乎要求,各种会议设施,会议用品是否准备齐备;接送人员的车辆是否落实,是否完好;会议录像,照相是否安排等;如发现问题,应立即采取措施补救措施。
6.1.2会议组织者(或部门)应准备好会议签到表(附件5),与会人员到
会时应签到。
6.6.3参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故退席、因故不能参加会
议,必须提前向会议组织部门负责人请假。
6.6.4参加会议人员的手机、传呼机、开会时应开为振动或关闭,重要电
话须接,,应到会议室外接听,严禁在会场内大声打电话。
6.6.5会议主持人应把握好会议进程,控制会议时间;维持会议秩序,提
高会议效率。
6.6.6参加会议的人员应做好会议记录,重要的会议,会务组应为每位与
会者准备好记录本和笔。
6.6.7重要和大型会议应由会议召集人安排专人作好会议记录形成会议记
要,若会议分组讨论,还应安排好各组讨论记录。
6.6.8会议记录要做到字迹清晰,内容完整,记录准确,对会议的结论,
意见或决定事项,必须详细,准确地记录。
6.6.9重要和大型会议的领导讲话应由总经办或会务组准备好发言稿或发
言提纲,并经领导审阅。
6.1.10若需参会人员在会上发言或作报告,会议通知时应作说明,以便
发言人 提前做好准备。
6.1.11会议讨论
会议若需与会人员商议和研究的事项,应组织与会人员讨论,大型会议应划分成若干小组进行讨论,提前准备会议室等事项。划分小组讨论时,会议负责人应指定小组召集人和记录人。
6.7会后工作
6.7.2重要和大型会议结束后4个工作日内,由会议记录人负责根据会议
记录整理,拟写会议纪要,并送呈公司领导签准(会议纪要见附件
4)。
6.7.4会议宣传报道:对重要和大型会议应安排录像、照相和录音,记录
会议的全过程。
6.7.5会议总结:会议完毕,应有专人对会议的所有资料进行搜集,整理
并归档,会议资料包括:会议签到表,会议申请表,会议计划(方案),会议通知,发言稿,会议文件,会议记录,会议纪要(决定),会务费用清单等。
6.7.6重要和大型会议,会后应由会议组织部门认真总结,分析得失,不断
提高会议质量和会议的组织水平。
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