浅析公文格式常见病例
2020-03-03 11:44:38 来源：范文大全收藏下载本文
浅谈公文格式常见问题
钱兴明
公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。公文格式规范与否直接影响公文效力的发挥。从目前党政机关制发的公文来看，公文格式时常出现一些问题，笔者通过几年的秘书工作和学习《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，就公文格式中常见病例作分类总结与大家共勉。
一、关于版头中的常见问题。版头就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名称加“文件”二字组成，党的公文还可以由发文机关名称后加括号标明文种组成。在版头中常见的问题有三个方面：一是混用版头。一些文件中错将“中共××文件”这一版头用于上行的报告和请示类的公文中，而将“中国共产党××委员会（××）” 这一版头仅用于下行的任免通知中。根据《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）的规定，“中共××文件”这一版头，只适用于下行文，不用于上行文和平行文，而“中国共产党××委员会（××）” 这一版头，既适用于上行文，也适用于下行文和平行文。二是错用“红五星”。有些行政机关公文的版头中错加“红五星”。 根据《条例》规定，党的机关的公文版头与主体部分用一条红色 1
横线相隔，红线中间有一颗红五星，以示与政府、军队等机关公文的区别。三是版头与加盖的印章不符。在一些公文中，版头是行政机关而印章却错盖成党的机关，有些公文版头是党的机关印章却错盖成行政机关。
二、关于发文字号中的常见问题。发文字号由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成。标注于版头下方居中或者下方（上行文标注于左下方）。常见问题主要有三个方面：一是“第”“0”字多余。例如，在一份“××办〔2010〕第01号”文件中，“第”“0”字纯属多余。根据《条例》规定，发文字号中的发文顺序号从“1”开始依次编排，且不准在“1”前面加“0”。二是缩写年份。个别文件中擅自将发文年度缩写，如，“张×局〔09〕1号”，正确的应是“张×局〔2009〕1号”。三是一“发”到底。根据《条例》规定，发文机关代字的编写应科学、明确、统一，以便相互区别（如“发”“报”“函”等）。但有些部门错将一年来的发文机关代字全部用“张×局发”代替，可谓一“发”到底。
三、关于签发人中的常见问题。签发人就是签发文件的人，签发人一般为单位的正职或者主要领导授权的人。《条例》规定：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，居右空1字标示，“签发人”三个字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标识。 常见问题有三个方面：一是该标的不标，不该标的标。如有些部门给上级机关报的上
行文中不标签发人，而有些单位给平级机关发的平行文却标了签发人。二是标识位置不规范。有些文件标识签发人时没有居右空1字标识。三是标识字体不规范。个别上报的公文中虽然标识了签发人，但没有按照《条例》规定将签发人姓名用楷体标识，而是采用了和正文一样的字体标识。
四、关于公文标题中的常见问题。公文标题是公文的“眼睛”，通过它可以使读者把握公文总的思想，了解公文的主要内容。完整、规范的公文标题，一般由发文机关、事由、文种三要素构成。这方面出现的问题尤为突出，主要表现为以下四个方面：一是标题中滥用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》规定，标题中除法律法规和规章名称加书名号外，标题中一般不用标点符号。常出现的问题是乱用引号、顿号、书名号等标点符号。如《关于建设学习型党组织、推进机关作风建设的意见》《关于转发××省发改委、工信委加快××项目建设的通知》，这里并列的词组各自的字面意义明晰，不致于被误认作一个词或词组，可直接将它们之间的顿号删去；再如“××办公室关于印发《××同志在××会议上的讲话》的通知”中“《》”符号就不该使用。二是错用文种。公文文种是用以表明公文的性质和请求的，一份文件只能用一个文种，不可混用也不可错用。由于一些公文文种在某些功效上的类似性，一些单位在制发公文时漠视了他们之间的细微区别，造成了公文文种的差错选择，该用请示的用了报告，该
用报告的用了请示；该用函的用了通知，该用通知的用了函；还有的把没有列为公文文种的“规定”“办法”“工作总结”等作为公文文种使用。三是随意省略文种。有些公文随意省略文种，使受文者不得要领，失去了公文的严肃性。如《××局关于召开××会议的有关事宜》《××市关于参加××会的情况汇报》。四是用词重叠。常出现的问题如《××局关于申请解决××经费的请示》公文标题当中出现了两个“请”字，使得标题事由内容出现重复，应去掉“申请”两字，因为“请示”，这一文种本身包含了“申请”的意思。再如《中共××市委办公室关于转发省委办公厅关于转发中央办公厅关于加强××的通知的通知的通知》公文标题中介词“关于”、动词“转发”和文种“通知”重复出现，造成标题冗长，令人不知所云。可采取删去中间层次的办法拟为《中共××市委办公室转发中央办公厅关于加强××的通知》，也可以用文号直接代替转发的文件等办法。
五、关于主送中的常见问题。主送机关是指公文的主要受理机关，即对公文负有主办或答复的机关，这是公文发出后能否得到及时处理的一个关键。根据《条例》规定，主送应当使用全称或者规范化简称、统称，下行文的主送机关可以有若干个，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔排列，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。向上级机关行文，特别是上行文，一般只能写一个主送机关。常见问题主要有以下三个方面：一是多头主送。该问题常出
现在上行的报告与请示两个文种中，有既送政府又送党委的（如，市委并市政府），有既送上级机关又送上级机关领导个人的（如，市委并×书记）等等。还有一些部门，同样一份文件既主送党委又主送政府，以为两个上级机关中，你不批他批，其实往往形成谁也不批，或者两个上级机关可能同时批示，而批示内容不同，甚至意见相反，造成上级机关之间在未经协调情况下的意见不一致，引起一些本来可以避免的矛盾。二是越级行文。《条例》和《办法》都分别做出了明确规定：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，尤其不得越级请示问题。常见的问题是，一些基层单位做了些工作，取得了一定的成绩，生怕上级部门不了解，就直接将工作报告或经费请示越级上报。这样就使直接的上级机关工作陷入被动，造成公文往返传递延误时间。同样，一些上级机关的业务主管部门有时也越过隶属关系的下级机关向下下级机关行文。三是上级党委部门或政府部门向下级党委或政府直接行文。《条例》和《办法》规定，党委或政府各部门在各自职权范围内，可以向下级党委或政府的对应部门行文。党委或政府办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委或政府行文；党委的其他部门，不得对下级党委或政府发布指示性公文。这方面常见的问题是有些省直厅（局）直接给市委或市政府主送公文，或者市直部门直接给县委或县政府主送公文。
六、关于附件中常见的问题。公文附件是相对于公文正文而言的，是为了突出正文的表达效果而附在正文之后的相关材料，它是公文内容的有机组成部分。常见问题有两个方面：一是标注位置及格式不当。根据《条例》规定，公文如有附件，应当在正文之后，下空一行，左空两字，机关署名或成文时间之前注明附件顺序和名称。常见问题是一些公文错将附件标注于成文日期之后，另一些公文采用顶格标注且没有下空一行，还有一些公文在附件左上角标注“附件”两字时，画蛇添足地多加了冒号（附件：）。二是误用附件。《条例》规定，凡是转发（批转、印发）性公文，其中被转发的公文不属于附件，而是主体的一部分，不能标注附件。但从目前现行的部分公文中看，有些错将属于正文的内容标注成附件，如《××政府关于印发2010-2012年保障性住房建设规划的通知》公文中错将《2010-2012年保障性住房建设规划》当作附件标注，其实该《规划》是该公文的主要内容，而前面的印发通知只是为《规划》服务的。
七、关于主题词中常见的问题。公文主题词是概括反映公文主题内容、类别及文件形式的规定性词或词组，它是公文的一种标识，是公文版记部分的构成要素之一。公文主题词既准确、简要地概括文件的主要内容，又可以帮助我们快速检索、查询文件，有利于提高机关办事效率，使档案管理规范化、系统化、科学化。《条例》规定，所有正式公文，
均应按《公文主题词表》标注主题词，位于抄送机关上方，无抄送机关的，标于印制版记上方。但在主题词标注过程中，存在着许多问题：一是简单片面缩略文件标题。有些文秘人员在标注主题词时只是简单地压缩公文标题，或者想当然地在公文标题中挑选关键词标注。二是层次混乱。《条例》规定，在标注公文主题词时要严格按照《公文主题词表》进行标注，先标类别词，再标类属词，标类属词时先标反映文件内容的词，后标反映文件文种的词。这里常出现的问题是将类属词标在了类别词前面。三是不标注公文主题词。有些部门嫌标注主题词麻烦或认为标注不一定正确，干脆采取不标的办法。
八、关于抄送中的常见问题。公文的抄送是将文件在主送的同时发送给与公文相关的单位或遵照执行的单位，抄送单位是公文结构的组成部分。这里常出现的问题有三个方面：一是抄报抄送同时使用。新的国家公文处理办法已将过去用于上级机关的抄报和用于下级机关的抄送统一改为抄送，至今仍然有个别单位使用抄报。二是主送上级机关的同时抄送其下级机关。《条例》规定，主送上级机关，不能抄送其下级机关。有些部门在上报上级机关的请示的同时抄送给下级部门，给工作带来混乱，特别是有些请示件，因为上级未批准时，文件内容尚未确定，尚处于内部研究决策的阶段，故不宜让信息扩散，否则会造成工作被动。三是抄送格
式错误。一方面是有些文件上的抄送单位顺序排列错误；另一方面是错用标点符号，《条例》规定抄送单位之间要用逗号隔开，结尾一定要用句号结束（这是为了避免公文造假），而有些文件中抄送之间全用顿号隔开，且结尾没有用句号。
（市委办公室秘书科：钱兴明）
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