商务邮件格式注意事项
2020-03-02 11:50:43 来源：范文大全收藏下载本文
商务邮件 一．注意事项
写作是很重要的一部分，好的电子邮件不仅是语言水平的体现，正常商务交流的前提。商务电子邮件有其自身的特点，其实也不复杂，牢记下面5步即可轻松搞定
1.搞清发送邮件对象、邮箱地址
发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。接收者邮箱地址；发送者邮箱地址；主题，即这份的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确， 简单明了地写清楚是什么事即可。
2.明确邮件目的
一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢、答复消息、表达歉意、通知、
提
醒、确认信息、提出要求、询问原因、提出建议。
3.正文内容直奔主题
商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。
4.注意语气和措辞
除了文字不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式。 5.检查文字
确保发送的邮件不要有文字上的错误。文字上虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为文稿上有错误字体而给对方造成不好的印象。
有了以上5步的保驾护航，写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。
二、关于主题
1.一定不要空白标题。
2.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。 3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。
5.可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
三、关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。 2.Email开头结尾最好要有问候语
“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。 结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
四、正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。 2.注意Email的论述语气
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。 3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好
1、
2、
3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。 4.一次邮件交待完整信息
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
五、附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
六、语言的选择和汉字编码
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。 七．结尾签名
1.签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。 注意：关于文件收件人及抄送
1、如果发给多个客户，职位高的邮箱地址放最前，再根据职位依次排列。
2、公司文档发给客户，一般收件人为客户，要抄送给公司领导或部门领导。
3、如果该邮件需要提供给公司领导知道，又不想让客户知道，可以选择添加密送给公司领导。
八、邮件的格式
1．事务邮件： XX经理/总：
您好！
非常荣幸能够代表我公司与您联系。附件是**/某某文件请查阅附件/今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，您可以联系我。
恭祝商祺！
中山龙创软件科技有限公司 行政助理：朱丹青 移动电话: 地址：中山市东区亨尾大街3号三层320-323
2．问候邮件 X经理/总：
您好！
生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！
XXX公司XX敬上
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