国际会议安排明晰

2020-03-02 04:02:17 来源：范文大全收藏下载本文

****会议进度安排明细

1.整理稿件：核查和整理目前收到的文章（全文和摘要各多少个，题目及作者列表），并同注册信息逐一对照，形成汇总表，确定目前参会人数及文章投递总数。

2.发邀请函，向所有注册者发送会议邀请函。（正式格式，包括负责人电子签名，pdf），如需邀请信原件，则需要指定人员负责制作及邮寄事宜。

3.联系各主要合作单位并确定有意参会的人员，制作参会list。

同时给所有参会者在发邀请函同时发登记表，明确是否参会，何时参会、何时离开、是否作报告，是否需要安排住宿等情况，是否与他人合住，是否野外考察。

4.建立一个会议qq群，以便相互之间及时沟通。

1.在对参会人员和稿件数量及内容明确的基础上，编排会议日程表及会序，明确主会场时间、地点、会场致辞、Keynote发言人及题目，确定各个分会场主题、主持人及各分会场报告安排，报告时间、提问时间等。

2.编发第二轮通知，再一次明确提示会议时间、地点、议题、流程、各分会场召集人情况（具体会序）、住宿安排（地点、价格标准等）、报到地址、会场及宾馆地图、会议期间的三餐安排、用车安排，以及会议联系人、联系方式、电话等具体内容，旅游线路，时间点（方便提早订机票），价格等。

住宿建议：****宾馆

3.确定会议后的科学考察路线；联系旅行社，协调确定景点、食宿、用车安排（确定包括所里陪同人员）、保险问题、价格等。

建议：建议旅行线路……

4.召集志愿者，研究确定志愿者津贴标准，确定志愿者召集数量，并最终确定志愿者名单，并逐一统计联系方式等。

建议：******

1.成立会议组并开展具体工作。

会议组包括：

 统筹筹划组（负责人）

具体工作：统筹安排各项工作，包括各工作内容，工作重点的谋划。负责各参会人员的联系，稿件整理和统计，邀请函，统计表制作，日程安排，预算预估等。

 学术及资料组（负责人）

具体工作：

编制会议手册、环保资料袋、胸牌、礼品、餐劵、宣传资料、CD、中性笔等物品，联系后勤组采购人员，编制预算清单。

 报到注册组（负责人）

具体工作：

大堂注册指示牌、桌牌（注册处、咨询处、登记费缴纳、资料，英文）、布置桌子、椅子，志愿者分配，收款、登记、开票等（财务人员）、注册登记簿、参会人员名单表格制作、签到等。

旅游景点介绍、资料及展板摆放等（旅游公司能否派人协助）。

 会场组（主会场、**个分会场，总负责人）

具体工作：

主会场布置，包括主席台、嘉宾台、参会人员座位、座位牌、条幅、调试投影仪、音响、鲜花、ppt拷贝、矿泉水。茶歇、茶点及水果摆放。（注：会场要提前一天布置完成，一切调试到位）。

组织参会人员外出合影。

会场拍照、录像等内容。

各个分会场投影仪调试、ppt拷贝、参会者导引等。

 接待组（负责人）

具体工作：

包括联系接站、接机、住宿安排、分发房卡、联系三餐、招待晚宴安排等。具体内容还应包括：餐劵制作。引导各参会者及时登记、交款、开票等。车辆调度专人负责，准备**台备用车辆，以备临时之需。晚宴酒水摆放、各桌座位设计、晚宴横幅、音响调试、协定晚宴致辞安排。各参会人员参会期间车接车送、食宿安排要尽量安排完善，同后勤保障组充分协调。  外联后勤保障组（负责人）

具体工作：总体保障、协调各组顺利开展工作，保障各组所需材料及时落实到位。具体应包括：联系胸牌制作、会议资料打印，横幅及展板制作、宣传海报、相关资料印刷及装订、投影仪、电脑、音响会场照相、摄像，具体内容需同学术资料组、会场组商定。茶点、水果、矿泉水等采购。晚宴菜品种类、内容、价格等。

住宿宾馆价格协商、预定、房卡领取等（明确到具体负责人），同接待组协商及预算确定。

开幕式期间合影安排，是否联系专业照相师，需提前联系商讨。

志愿者服装采购及发放，志愿者津贴发放。

旅游安排及野外台站考察（同旅游公司接洽、商谈，陪同人员安排等）

2.编制预算并上报（负责人）

编制预算，报请审批。以缩减开支，节约办会为原则，同时保障质量。预算内容应具体详实，合理可信。

3.准备相关材料（负责人）

设计、预定制作会议标识、胸牌（包括挂绳），桌牌（注册处、咨询处、登记费缴纳、资料，英文），相关资料（会议手册、CD）、礼品、资料袋订做，会场及分会场海报、宣传册、展板制作，志愿者服装（服装标识设计等）、接站牌等。

宾馆、旅行社及车辆预定也应尽早开展。

4.志愿者培训

各会议组分工、领队、培训等。