应用文写作教案
2020-03-02 12:10:52 来源：范文大全收藏下载本文
第一章：绪论
应用文写作教案
第一节：应用文概念、特点
教学目标：了解一般应用写作的概念；应用写作的文体特点；
初步了解应用写作；
教学重点：掌握应用写作的基础知识点，了解应用写作的特点 教学难点：理清应用写作的文体特点 教学方法：讲授法；互动教学法
一：什么是应用写作 １.什么是应用文？
其实应用文古已有之，其历史最早可追溯到文字的产生时期。目前我们所能见到最早的应用文是殷商时期的甲骨文，即殷墟甲骨文，它多为占卜之辞。最早的文章总集《尚书》，则是我国第一部以应用文为主体的文集。
相较于应用文的产生，“应用文”这一概念的确立则晚得多。“应用文”一词最初出现在宋代。只是此时，“应用文”这一名称不是专用的文体概念。真正将“应用文”作为文体概念提出的是清代学者刘熙载。此后，关于应用文研究的文章及著作越来越多，对“应用文”这一概念的界定也越加明确。
“应用文”这个概念传到今天，简单来说，就是“凡个人、团体、机关相互之间，公司往来，用约定俗成的体裁和术语写作，以资交际和信守的文字，都叫应用文。”
2.应用文的种类
Ⅰ。公务应用文，指人们在办理公务中普遍使用的文书。
（１）法定公文，指公文法规中明确规定的公文。†国家行政机关公文处理办法‡（国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施）规定，行政机关公文种类为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。†中国共产党机关公文处理条例‡（经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发）规定，党的机关公文种类为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。一般指†国家行政机关公文处理办法‡中所规定的文种。
（２）事务公文，指除法定公文以外的公文。包括工作计划、工作总结、调查报告、述职报告、简报、公示、规章制度、大事记、会议材料（开幕词、闭幕词、会议报告、会议记录、领导讲话、提案）等。
Ⅱ. 日常应用文，指人们在日常生活、事务中使用的文书。 （1）宣传类：演讲稿、发言稿等。 （2）说明类：启事、声明、海报等。
（3）礼仪类：请柬、贺（祝）词、题词、感谢信、慰问信、讣告、悼词等。 （4）书函类：申请书、倡议书、建议书、承诺书、证明、聘书等。 （5）个人事务类：简历、自荐信、辞职信、日记、读书笔记等。 Ⅲ、行业应用文，指专业性较强的文书。如经济（合同、可行性报告等）、法律、新闻传播、科研、外交、军事类等文书。
二：学习应用写作的目的和意义
它具有很强的实用性和工具性。
（应用文具有怎样的实用性）
首先，应用写作时社会生活必要组成部分。在学校，工作单位里，我们要写通知、公告、计划、简报等应用性文体。在工作上，要制定计划、总结经验；反映情况、提出建议；在日常生活中，写东西要写借据，双方合作要签协议、订合同，有事不能上学上班要写假条，邀请他人参加活动要写请柬，寻找丢失的东西要写启事„„生活中种种都离不开应用文。
其次，应用写作是信息时代人才的基本素质与能力。现代社会各方面高速发展，瞬息万变，要求人们快节奏、高效率的工作。应用文的写作水平在很大程度上反映了管理部门、机关单位处理事务的质量和效能，各行各业对应用文的需求都非常迫切。因此，能否得心应手的撰写应用文成为衡量工作能力高低的重要标准之一。
三：应用写作的文体特点
1.实用性
实用性是应用文区别于其他文体的根本特征，也是应用文最重要的属性。也就是 说应用文首先是用来办事，解决实际问题的。由此可见，应用文则应用理论文体的逻辑思维，运用叙述、说明、议论等方法，以事实和道理反映具体问题，表述对某一事件或某一现象的认识和判断，从而解决实际存在的问题。（举例） 2.程式性
应用文一般具有相对固定的体式，这是实用性在表现形式上的体现。它以惯用的文体格式、篇章结构和文书处理程序服务于实用性内容。这些相对固定的体式，是人们在长期实际工作、日常生活中约定俗成的。目的是为了更好的发挥实际效用，便于写作，交流与执行。（举例）
程式性在表达上还体现为具有一套相对稳定的习惯用语，既有特殊的含义又有较为固定的用法。（举例） 3.时效性
应用写作的最终目的是处理事务，解决实际问题，使办事有依据。现实生活中的种种问题只存在于特定的时间、空间中，要求应用文必须在限定时间内行文，及时处理特定的问题，否则将失去使用价值。 4．简明性
应用文的语言要求简洁明了，要求用最简约的文字说明事由，陈述事件，分析事理，提出建议，制定方案，以达到顺利处理公司事务的目的。
第二节：应用写作的基本功
一：应用文语言的特点 练习一：对比下面两个例子，说说两者的不同之处。（应用文语言和散文语言）
1、春夏之交，滕格里沙漠东南的中卫县呈现出一派生机盎然、朝气蓬勃的景象，天气晴朗，微云淡抹，暖意宜人。但是，在下午六时许，沙漠东北部的天际突然竖起一道黑墙，越升越高，迅速向前推进。黑色的帷幕很快向两边拉开，帷幕后边窜起无数沙、云，转眼将夕阳吞没，同时，地面上升起黑色的、灰色的、黄色的尘云交织在一起，翻滚着、变幻着，出现千奇百怪的景象。接着帷幕四合，一声巨响，一瞬间白昼变成黑夜，强大的气流卷着沙尘横扫过来。室内尘上弥漫，呛得人喘不过气来，这就是黑风！沙暴！
2、这次强沙暴主要是西伯利亚强冷空气侵入造成的，强冷空气前锋于五月四日八时进入新疆西北部，风速逐渐加大，在北疆地区和东疆北部形成第一片沙尘暴；五月五日八时在新疆哈密以东、猩猩峡至甘肃安西—带形成第二片沙尘暴；五月五日十四时以后．在阿拉善盟、甘肃酒泉以东至宁夏北部形成第三片，也是最大的一片沙尘暴。沙尘暴风力达8～12级，能见度大多仅在200米以内，局部地区能见度为零。沙暴所到之处，地表土层风蚀厚度一般这10—30厘米，沙丘前移1—8米．每平方公里降沙量达166多吨。有的地区出观高达300～700米的沙尘暴壁，1公里以外都能听到轰鸣声
答案：后者是应用文的语言，与散文语言不同，应用文语言的特点是：
（一）明白 。应用文的目的不在让人欣赏，而在让人理解并接受，故必须把明白放在第一位。
1、要求观点明确，思路清晰
2、用词造句应平实、规范
（二）准确 。要求语言能精确无误地表达作者要表达的理论和观点。 准确表达，辨清细微差别
练习二：下面这篇短文符合应用文语言的特点吗？为什么
“ 这是我第一次在这种场合讲话。在我的印象中，在这里讲话的人应该是德高望重、学术精湛的学者，所以接到这个邀请有点诧异。但无论是什么原因，至少说明一点，那就是我的年龄也不小了。”—————XX级毕业生在毕业典礼上的讲话
答案：正确范文。
今天是文学院2009级研究生的开学典礼，我是中文系1981级的研究生，二十八年时光，蓦然回首，弹指一挥间。“子在川上曰：逝者如斯夫，不舍昼夜。”汉代人说“人生一世间，如白驹过隙耳”。这些人生格言，相信在座各位都耳熟能详，但真正有所体会和体认，往往在时过境迁之后。清朝人有两句诗：“人无哀乐头难白，座有婵娟眼易青。”面对洋溢着青春生命光彩的朝气蓬勃的各位，面对将承担二十一世纪中国学术命运的各位，我这个白头学长如何能不“眼易青”？
①专用词语 1.称谓词
即表示称谓关系的词 第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。
第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。
第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。 2.领叙词
领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。常用的有： 根据 按照 为了 接„„ 前接或近接„„ 遵照 敬悉 惊悉 „„收悉 „„查 为„„特„„ „„现„„如下
应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。 3.追叙词
追叙词是用以引出被追叙事实的词。如： 业经 前经 均经 即经 复经 迭经 在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。 4.承转词
又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，有： 为此 据此 故此 鉴此 综上所述 总而言之 总之 5.祈请词
又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有： 希 即希 敬希 请 望 敬请 烦请 恳请 希望 要求
使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系 6.商洽词
又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。有： 是否可行 妥否 当否 是否妥当 是否可以 是否同意 意见如何
这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即 在确需征询对方的意见时使用。 7.受事词
受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。如： 蒙、承蒙 。属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。 8.命令词
命令词即表示命令或告诫语气的词语。以引起受文者的高度注意。如： 表示命令语气的语词有：着 着令 特命 责成 令其 着即 表示告诫语气的词语有：切切 毋违 切实执行 不得有误 严格办理 9.目的词
目的词即直接交待行文目的的词语，以便受文者正确理解并加速办理。 用于上行文、平行文的目的词，还须加上祈请词，如： 请批复 函复 批示 告知 批转 转发 用于下行文，如：查照办理 遵照办理 参照执行 用于知照性的文件，如：周知 知照 备案 审阅 10.表态词
又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如： 应 应当 同意 不同意 准予备案 特此批准 请即试行 按照执行 可行 不可行 迅即办理
在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。 11.结尾词
结尾词即臵于正文最后，表示正文结束的词语。 用以结束上文的词语。如： 此布 特此报告 通知 批复 函复 函告 特予公布 此致 谨此 此令 此复 特此
再次明确行文的具体目的与要求。如： „„为要 „„为盼 „„是荷 „„为荷 表示敬意、谢意、希望。如： 敬礼 致以谢意 谨致谢忱使用这些词语，
可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。
二：表达方式
（一） 叙述 1.讲究顺叙 2.多用概叙 3.追求真实
（二） 说明
1.说明与叙述结合
2.多种说明方法综合运用
（三）议论
练习：
下列事项是否都需制发公文？
1、人事处部署本年度学校各类人员的考核工作。
2、某学生多次殴打同学，学校对其进行处分。
3、中秋节当天，下午放学时间提前半小时。
5、经管学院王立老师生病住院，其担任的课程暂由李吾老师代替。
反例：
××省财经学校给××大学的函 ××大学校长办公室：
首先，我们以××省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候，我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。事情是这样的：最近，我校经与××学院磋商，决定派几位教师到该院进修学习，只因该院刚开办不久，大部分宿舍未修盖完毕，以致本校进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，起头并进，培养人才，时不我待，我校这几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。
为此，我们在进退两难的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，于是我们抱一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。
以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望谅解，并希望尽快得到贵校的答复。
此致 敬礼
20××年×月×日（公章）
范文案例：
××省财经学校致××大学的函 ××大学：
我校×教研室有三位教师在×学院进修，但住房问题未能得到妥善的解决。他们提出愿在贵校租住教工宿舍，我们希望贵校能考虑这一要求，解决这一困难。约定面谈。
如蒙允诺，敬表谢意。
此致 敬礼
二O××年×月×日（公章）
范文案例二：
证明
福建师范大学文学院：
兹证明温志拔同志系本校人文系教师，经其本人申请，学校研究，现同意该同志在职脱产进入贵校文学院中国语言文学博士后流动站，进行合作研究。 特此证明
福师大福清分校人事处
二○一二年六月七日（公章）
第二章：法定公文
教学内容：公文的概念；公文的特点；公文的作用；公文的种类；行文关系与行文规则。
教学目的：理解公文的概念；了解公文的特点和作用；掌握公文的种类；理解公文的行文关系与行文规则。
教学重点：公文的概念及种类；行文关系与行文规则 教学难点：公文的行文关系与行文规则。
教学方法：讲授法、互动教学法
一、公文的概念
公文，即公务文件，习惯上称为文件，是党政机关、社会团体、企事业单位为了管理国家、处理政务，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成的，作为传达贯彻党和国家的方针、政策，颁布法律和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验和记载公务活动的一种工具。
广义的公文包括收发文件、电报、表册、会议文件、调查材料、图片、图纸、录音带、录像带等。我们通常所说的文件，一般是指具有固定格式并带有版头和发文字号的正式公文。
二、公文的特点
1.由法定的作者制发
法定的作者是指依法成立并能以自己的名义行使法定职权的组织及其领导人。如各党政机关、团体、企事业单位就是法定作者。它们的领导人是上级机关任命或经过选举后报上级机关批准产生的，也是法定作者。 2.具有法定的权威性 3.具有特定的体式 4.具有很强的政策性
三、公文的作用
1.公文是传达贯彻党和国家方针政策及各项指令的有效形式，在机关公务管理中发挥领导与指导作用。 2.公文用于发布行政法规、规章与采取行政措施，在国家行政管理、维护社会主义管理秩序方面发挥行为规范的作用。
3.公文是请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上的纵向联系的基本手段。 4.公文是沟通机关间横向联系的纽带。
5.公文具有较强的政策性、理论性与对实践活动的指导性。 6.公文是机关行政管理的真实记录，具有依据与凭证的功能。
四、公文的种类
（一）公文的分类方法
1.从公文的性质分，可分为党内机关公文，国家行政机关公文，社会团体机关公文以及企事业单位的公文。
2.从公文的来源和使用范围分，公文可分为收文和发文。收文是指其它机关发送或传递到本机关的文件。如上级机关发来的通知，下级机关报送的报告文件、请示等。发文是由本机关制发的，一部分是发送给需要用它进行工作联系的其它机关，一部分是下发给本机关或本系统内部使用。
3.从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文和泛行文四种。
4.从公文发送与处理的时间要求上分，可分为特急件、急件、平件三类。
5.从公文件的机密性分，可分为绝密文件、机密文件、秘密文件和普通公文等。 6.从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。
五、公文的行文关系与规则
（一）什么叫行文关系 所谓公文的行文关系，是根据组织系统，公文法定作者的职权与行文单位间的隶属关系来确定的。
根据行文制度的规定，机关之间的行文可分为三种：上行文、平行文、下行文。
（二）处理行文关系的基本原则 处理行文关系的基本原则，总的说是必须根据各自的隶属关系与职权范围来确定。具体要求注意以下几点：
1.一般不越级向上行文请示问题。因特殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的机关，以免引起行文混乱。
2.‚条条‛一般不对‚块块‛下命令作指示，但可在业务管辖范围内向下行文。 3.经批准在报刊上、计算机网络上发表的公文，应当视为正式公文，具有正式公文的同等效力。 4.上行文不必同时抄送下级；下行文如有必要，可抄送上级。
5.受双重领导的单位，向上请示问题，应当写明主报单位与抄报单位，而不能出现两个以上的主报单位，以免公文无人负责受理。
6.上级的公文，未经许可与没经过一定手续，下级不能任意翻印、转发。 7.国家机关的公文，不得对党的组织作指示，交任务。 (三)下行文规则
1.政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
2.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 4.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
(四)上行文规则 1.请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
2.“报告”不得夹带请示事项。 3.一般不得越级请示和报告。
4.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。
5.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。 (五)联合行文规则
1.同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文； 2.政府与同级党委和军队机关可以联合行文； 3.政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文； 4.政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 (六)其他行文规则
1.属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。 2.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
练习：
不定项选择：
1、应用文的骨架是（）
A、主题B、材料C、结构D、语言
2、下列属于点明主题，揭示文章中心内容的标题是（） A、《请示》B、《启事》C、《聘请书》D、《全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业新局面》
3、应用文语言的特点是（）
A、平实B、华丽C、朴素D、隐晦
4、应用文主要运用的表达方式有（） A、记叙B、抒情C、议论D、说明
答案：C D
AC
ACD
判断题
1．报告、请示、通知都属于上行文。
（
） 2．某大学和某县城小学之间的行文关系是上下级关系。（
） 3．某市国家税务局与所在省工商行政管理局是平行关系。（
）
4.平行文只能在同级机关之间使用。（批改说明：不相隶属机关也可以使用）
第三章：公文的格式
教学内容：公文格式的概念；公文格式的内容。
教学目的：了解掌握公文格式的内容。
教学重点：公文的书面格式。
教学难点：公文格式和各要素及排列。 教学方法：讲授法、互动教学法
一、公文的排版规格与印制装订要求
(1)排版规格：正文使用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文文字从左至右横写、横排，采用三号仿宋体。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。
(2)用纸要求：公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1 mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。张贴的‚通告‛、‚命令（令）‛用纸幅面尺寸可根据实际需要确定。
(3)装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。
二、公文书面格式
通常，我们将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首（亦称文头部分）；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体（亦称行文部分）；臵于主题词以下的各要素统称版记（亦称文尾部分）。
（一）眉首
眉首的特点是位臵相对固定。一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等部分组成。
１.公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需要标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第１行。并不是所有的公文都需要编制份数序号，†办法‡规定带有密级的公文必须编号。如果发文机关认为有必要，也可以对不带密级的公文编制序号，如国务院文件都编有份数序号。
编制公文份数序号用阿拉伯数码。一般说来，应根据公文的份数来决定所编份数的位数，但至少应不少于两位，即‚1‛应编为‚01‛，如果单编‚1‛，会使人不知其意，以为是误印上去的。
2.秘密等级和保密期限
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据†办法‡的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明‚绝密‛、‚机密‛和‚秘密‛。‚绝密‛是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；‚机密‛是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；‚秘密‛，是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按照†国家秘密保密期限的规定‡(国家保密局1990年第2号令)•第九条执行，即“凡未标明或者本通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年秘密级事项十年认定。”在秘密等级和保密期限间用‚★‛隔开。如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用‚★‛隔开。应该注意的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空1字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间不空1字距离，以使该字段不致过长。
3.紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。根据†办法‡规定，紧急公文应当分别标明‚特急‛、‚急件‛。电报的紧急程度分为‚特提‛、‚特急‛、‚加急‛、‚平级‛等四种。具体‚特急‛和‚急件‛的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。
公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 在表示紧急程度时应注意：一是不要随意将公文的紧急程度升格。确定与标明文件的紧急程度，是一项严肃的工作，是为了特别引起文书处理部门和承办人的注意，以保证文件的时效，确保一些紧急问题能得到紧急处理。所以不要随意将公文的紧急程度升格，防止滥标急件。如果把平件也标成急件，形成急件太多，就会造成急件不急，以致影响了真正急件的处理。二是紧急文件标明何种等级，应由公文签发人确定。
4.发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加‚文件（电报）‛组成；‚函‛只标识发文机关全称或规范化简称，不加‚文件（电报）‛字样；‚命令（令）‛、‚会议纪要‛除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种名称。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关向上级机关申报，也有由本机关自定的，但一定要明示其他行政机关，不能只是自己使用而别人不认同。
发文机关标识上边缘至版心上边缘距离一般为25mm；上报的公文，发文机关标识的上边缘至版心上边缘为80mm。‚函‛的发文机关标识上边缘上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两线长均为170mm。命令（令）标识上边缘至版心上边缘距离为20mm。
发文机关标识原则上应使用小标宋体字，一般用红色标识。小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。电报的发文规定用黑色标识，字号以醒目美观为原则酌定，但应小于22mm×15mm。
联合行文在排列时应注意：
第一、同级机关联合行文时，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头。 第
二、联合行文的同级别机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。
5.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行，居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号‚“”‛括入；序号不编虚位，不加第字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。联合行文，只标明主办机关发文字号。
序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。
6.签发人
上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序排列，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
（二）主体 公文主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等项。 1.标题。
指标明某一公文主题的概括性名称。公文标题与文章标题的显著区别，在于公文标题有固定的结构，而文章的标题基本无定规。
（1）标题的位臵。放在正文上方的正中最醒目的地方，使读者首先通过标题对公文的性质、要求与反映的主要问题，有一个概括的了解，同时便于文书的处理工作。
（2）标题的组成。一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。发文机关，放在标题之首；事由放在发文机关和文种之间。通常在事由前加介词‚关于‛，组成介词结构，使事由更加鲜明、突出；文种，放在标题的末尾，在事由和文种之间加助词‚的‛。
公文的标题，按要求一般应写成全结构，即具备发文机关、事由和文种三部分。但按照惯例，有些公文省去了发文机关，只有事由和文种，尤其是上行文。有的省去了事由，只有发文机关和文种，有极少数公文省去了发文机关和事由，只有文种，称不完全结构标题。但不论在什么情况下，均不能省去文种，否则就不成其为公文了。
（3）标题的要求。标题是公文的具体名称，起到画龙点睛的作用，既不能冗长，也不能笼统含糊，字数一般不超过50个字。字数如不多，可居中排一行。如果字数较多，可排成两行或三行，最多不要超过三行。各行的字数一般不相等，一般有‚正梯形‛、‚倒梯形‛、‚除号形‛等。总之，各行之间应对称，并注意其中最长的行一般不要超过正文一行字的五分之三。分行时，不要把两个字以上的词分割开。标题结尾处不加标点符号，标题内除批转法规性文件处，一般不加书名号。标题采用二号宋体字，其中的数字要用汉字小写。公文如为经会议讨论通过或批准的，应在标题下加题注，即在圆括号中居中排出‚某年某月某日经某会议通过（或批准）‛，字号是三号宋体。
2.主送机关
即收受公文并对公文负主办或答复责任的机关的全称、规范化简称或统称。又称上款或抬头。其作用在于概括表明公文的空间效力范围，明确对公文负法定办理或答复责任的机关。除普发性文件外，通常一份公文（特别是上行文）只能选择一个机关为主送机关，且一般不要报送领导个人（领导者本人有要求者除外）。
主送机关，于标题之下空一行靠左顶格书写，末尾用冒号。如主送机关不是一个时，应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号分隔。
3.正文
是公文的主体部分。于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。
4.附件
附件指附属于公文正件的其它公文或材料，可分为两类：一是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；二是公文正件已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解执行公文提供参考数据。
附件说明，标注于正文下空一行，左空2个字用3号仿宋体字标识‚附件‛，后标全角冒号和附件名称。如有序号使用阿拉伯数码，附件不加书名号，名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识‚附件‛，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应有附件左上角第1行顶格标识公文的发文号并在其后标识附件（或带序号）。
5.发文时间
公文必须写明成文时间，以表明公文从何时生效。一般的公文，成文日期就是它的生效日期。法规性公文，有的从发布之日起生效，有的专门规定了生效和开始执行的日期。
发文时间一般以机关领导签发的日期为准。如果缮印时间较长，也可以以印发的日期为准。几个机关联合发文，以最后一个会签机关所签发的日期为准。经一定会议讨论通过的公文，以通过日期为准。
发文时间的位臵，写在正文末右下方。其位臵、距离根据发文机关的数量及机关印章的大小而确定。必须用汉字小写完整写明年月日。
6.公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式，它包括发文机关印章或签署人姓名。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时期，成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正，居中下压成文时间，印章用红色。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字；主办单位印章在前，均压成文日期，两印章不相交或相切，相距不过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位臵，并使印章或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下1行右空2字标识成文时间。
如确需党政机关联合行文，应将党的机关排列在前。以机关领导人名义行文时，应在姓名前同时冠上职务身份。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时期上。两个或两个以上印章的排列要统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。
7.附注
附注一般是对公文的以放范围、使用时需注意的事项加以说明，如‚此件发至县团级‛、‚此件可见报‛等。
公文如有附近注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识，在成文时期下1行。
（三）版记
版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。
1.主题词
指用以揭示公文主要内容并经规范化处理的名词术语。主题词的作用在于与标题相配合进一步简要而精确地揭示公文内容，为主题检索法的运用提供检索标识，为实现公文处理的标准化、现代化奠定基础。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如†国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知‡，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”•、“破产 ”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目间空1字。
2.抄送机关
抄送机关是指虽不由这个收文机关主办，但需使其了解这份公文的内容或应协同办理这份公文的机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行，左空1字，用3号仿宋体字标识‚抄送‛，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关，与抄送机关的标识相同。
3.印发机关和印发日期
印发说明是对公文承印单位、印发日期、印刷份数等情况的介绍。其作用在于明确公文印刷质量、时限的责任归属并便于受文者直接与公文印发单位取得联系。
承印单位一般为机关的办公室，用三号仿宋体字左空一字。有的发文机关没有专门的办公（厅）室或文秘部门，也可标识发文机关。
印发日期以公文会印的日期为准，用阿拉伯数字，右空一字。印发份数是党的机关公文所需标注的。
4.版记中各要素下均中一条反线，宽度同版心，一是为了显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。
5.版记的位臵
版记应臵于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素臵于最后一行。（1）公文主体之后 的空白容不下版记的位臵，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。（2）公文如有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，该页又正是4的倍数，此时版记应臵于空白处。如附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。
参考说明(例子图片选取多个)：
练习题：
不定项选择题 ：
1、需用请示行文的情况是（）
A、权限不够 B、能力不足 C、认识不清 D、资源匮乏 E、问题特殊
2、发文字号年份的正确写法是（） A、〔97〕B、〔1997〕C、〔’97〕D、〔1997年〕
3、不属于通报适用范围的是（）
A、表彰先进B、传达情况 C、申请批准D、批评错误
4、公文的秘密等级应标于文头的（）
A、左上角 B、右上角 C、左下角 D、右下角
5、任免人员应使用的文种是（） A、通报 B、批复C、通知D、通告
6、公安局向市政府请求批准办某件事用（）
A、报告 B、函 C、请示 D、意见
7、公文中使用频率最高的文种是（）
A、函 B、通告 C、通知 D、通报
8、市政府把省政府文件以通知的形式发至县政府，这种形式叫（） A、印发 B、批转 C、翻印 D、转发
9、目前国家行政机关公文共有（） A、13种 B、11种 C、12种 D、14种
10、不符合用印要求的是（）
A、位置在发文时间上方 B、上不压正文 C、上可压正文 D、下要压年月日
1、ABCDE
2、B
3、C
4、B
5、C ６、C
7、C
8、D
9、A
10、C
判断题
1、越级请示时，不必将文件抄送被越过的上级机关。（）
2、若是联合发文，主办机关应排列在前。（）
3、公告和通告行文时，都要写上主送机关。（）
4、批复只限于答复请示。（）
5、会议纪要和一般公文一样，不能设正副标题。（）
1、×
2、√
3、×
4、√
5、×
第四章：通知
教学内容：通知的概念、种类、特点、结构写法和写作要求。
教学目的：理解通知的概念，了解通知的种类、特点以及写作要求。能够拟写通知。 教学重点：通知的概念、种类和写作要求。 教学难点：通知的拟写；通知和通报的区别。 教学方法：讲授法、案例分析法、互动教学法
一、通知的适用范围及特点
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布文件；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。
通知是各级党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中最常用的一种公文，使用范围相当广泛。
通知具有三个特点：
1．使用范围具有广泛性。通知不受发文机关级别高低的限制；对通知的行文路线限制不严，主要作上级机关对下级机关、组织对所属成员的下行文，但平行机关之间、不相隶属的机关之间，有时也可使用通知知照有关事项；通知写作灵活自由，使用比较方便。
2．文种功用多具有指导性。上级机关和组织向下级机关、组织用通知行文，都明显体现出指导性。特别是部署和布臵工作、批转和转发文件等，都需明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做什么，怎样做，达到什么要求等。一部分通知对下级或有关人员有约束力,起指挥、指导作用;另一部分通知则主要起知照作用。
3．有明显的时效性。通知事项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延。有的通知如会议通知，只在指定的一段时间内有效。
二、通知的主要类型 根据内容与作用，通知可分为以下几种类型：
1．指示性通知。有关行政法规和规章、办法、措施，不宜用命令(令)发布的，可使用这种通知行文。指示性通知往往带有强制性、指挥性和决策性的特点。 2.知照性通知。用于告知某一事项或某些信息的通知，诸如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销机构，人事任免，启用新印章，更改电话，更正文件差错等，都可用这种通知行文。 3．批示性通知(批转、转发性通知)。用于发布某些行政法规，转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。这类通知包括批转性和转发性两种。批转性通知，适用于上级机关对下级部门的文件加批语下发，需在标题中加‚批转‛两字；转发性通知是‚转发‛有关文件的通知，同样需在标题中注明‚转发‛字样。
4．事项性通知(工作通知)。要求下级机关办理某些事项，除交待任务外，通常还提出工作原则和要求，让受文单位贯彻执行，具有强制性和行政约束力，这种通知，便属事项性通知。有些工作任务，不宜采用命令和意见行文的，可使用这种通知。
5、会议通知。即告诉有关单位或个人参加会议的通知。
三、通知的结构和写法
各种类型的通知各有不同的写法。以下介绍各类通知标题和正文的一般写法： 1．标题。通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题，省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。
省略式标题有如下三种情况：
(1)省略发文机关。如果标题太长，可省略发文机关。如‚关于县级市经济管理权限的通知‛，这个标题便省略了发文机关。省略发文机关的标题很常见。如果是两个单位以上联合发文，不能省略发文机关。
(2)省略多余的‚关于‛和‚通知‛字样。发布性和批转性通知的标题由‚发文机关＋发布(批转、转发)＋被发布文件标题＋通知‛构成。被发布、批转、转发公文为法规、规章时，一般应加上书名号，有时由于被批转、转发公文标题中已有‚关于‛和‚通知‛字样，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可保留末次发布(批转、转发)文件机关和始发文件机关，省略去多余的‚关于‛和‚通知‛字样。否则，就会出现一个标题中有多个‚关于‛和‚通知‛的现象，显得很长，读起来也拗口。如：‚××县人民政府关于转发†××市人民政府关于转发„××省人民政府关于转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知‟的通知‡‛。这个标题有四个层次，用了三个‚关于转发‛，两个‚的通知‛，很不顺口。可把这个标题简化为‚××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知‛。至于被省、地区等转发过的内容，可在转发意见中交待清楚。
(3)省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只写文种‚通知‛二字。
2．正文。通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法：
(1)指示性通知的写法。指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。
指示性通知的事项，一般具有影响面较大、比较紧急和有一定的政策性的特点。
(2)批示性通知。(批转、转发性通知)的写法。批转与转发性通知正文写法大体相同。可以把这两种通知称为‚批语‛，把被批转、转发的文件看做是通知的主体内容。批语的内容主要有如下三个方面：
1)说明批转的目的或陈述转发的理由； 2)对受文单位提出贯彻执行的具体要求； 3)根据具体情况做出补充性的规定。 用通知批转或转发下级机关、不相隶属机关和上级机关的公文时，对被批转和转发的文件已起到了一种公布、认可或推荐的作用。从构成上看，这种通知由批语部分和批转或转发文件组成，批语和被批转或转发文件都不能单独作为一份文件。如果批语脱离被批转或转发文件，没有实际依托内容，不能单独行文；如被批转或转发文件离开批语则不能纳入通知的内容，不能体现发文单位的意图，没有批语予以的权威性和合法地位。
(3)事项性通知的写法。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容(即事项)，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。
第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。
第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布臵的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。这类通知多数用于布臵工作，因此也有人称之为‚工作通知‛。
第三部分是结尾，多提出贯彻执行要求，如‚请遵照执行‛，‚请认真贯彻执行‛，‚请研究贯彻‛等习惯用语，也有的通知结尾不写习惯用语。
写事项性通知，要开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。
(4)知照性通知的写法。知照性通知的正文，只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。
(5)会议通知的写法。会议通知依据其不同类型，有不同的写法。通过文件传递渠道发出的会议通知，一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等,通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。
供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，正文开头可不写受文对象，应在通知事项中说明会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。语言力求简短、明白。
(6)任免通知的写法。任免通知的写法比会议通知更为简单，一般的固定格式是：按任免决定写上任免人员即可。
第五章：请示
教学内容：请示的概念、种类、特点、结构写法和写作要求。
教学目的：理解请示的概念，了解种类、特点以及写作要求。能够拟写请示。 教学重点：请示的概念、种类和写作要求。 教学难点：请示的拟写
教学方法：讲授法、案例分析法、互动教学法。
一：请示的适用范围及特点
请示是“适用于向上级机关请求指示、•批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。
具体地看，请示的适用范围主要包括如下几方面：
1、对上级有关方针、政策、指示或法规、规章不够明确或有不同理解，需要上级机关做出明确解释和答复。
2、从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定做出变通处理，有待上级重新审定，明确作答。
3、在工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循、无法可依，需要上级机关做出明确指示。
4、需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难。
5、按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示有关部门批准，无权自行处理的问题。
6、工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。
值得注意的是，凡自己职权范围内的工作，经过努力能处理和解决的问题、困难，都应尽力自行解决，不要动辄请示，把矛盾上交。 与报告比较，请示的特点更鲜明地表现为：
1、行文内容的请求性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求的性质；而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求的公文，具有陈述性质。
2、行文目的的求复性。请示的目的是请求上级指示、批准，解决具体问题，要求做出明确批复；而报告的目的则在于让上级知道、掌握某方面或某阶段的情况，不要求批复。
3、行文时机的超前性。请示必须在事前行文，等上级机关作了批复之后才能付诸实施；报告则可在事后行文，也可在工作进行中行文，一般不事前行文汇报方案。
4、请求事项的单一性。请示要求一文一事；报告可以一文一事，也可以一文数事。
二、请示的主要类型
请示类型有多种分类。根据请示的不同内容和写作意图，将其分为两类：
1、请求指示的请示。请示上级机关对有关的方针、政策、规定中的难以理解或不明之处，以及在执行过程中需作变通处理的问题或涉及其他机构职权范围的问题予以回复。前面所提请示的适用范围之
1、
2、3项，属这种类型。
2、请求批准的请示。这类请示多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题，前面所提
4、
5、6项即属此类。
三、请示的结构及写法
请示包括标题、主送机关、正文和落款几部分。
1、标题。请示标题内容包括发文机关、事由和文种。标题中尽可能不要出现‚申请‛、‚请求‛之类词语，不宜写为“关于请求×××××的请示”，“请示”中本身就含有请求的意思了。不能将‚请示‛写成‚报告‛或‚请示报告‛。
2、正文。请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三部分。 (1)原由。请示的原由，实际上就是何以提出请示事项和要求的理由、背景及依据，要写在正文的开头。先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。请示的原由是写作请示的关键，写得充不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级机关审批请示的态度等。如果原由比较复杂，不能为简要而简单化，必须讲清情况，举出必要的事实、数据，实事求是,具体而明白。
(2)事项。指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示的事项，要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白，并做出具体的分析。如果请示的事项内容比较复杂，则要分清主次，一条一条地写。
请示事项，不能出现不明确、不具体的情况，也不能把原由、事项混在一起写。否则，容易使上级不得要领，不明白下级要求解决什么问题。
(3)要求。为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求常以简短的文字概括请示的具体要求，再次点明主题。如：‚以上请示，请批复‛，‚以上意见当否，请指示‛，‚以上请示，请审批‛等等，虽然是很简单的一句话，但却是请示必不可少的内容。不要用“可否（妥否、当否），请批准”之类不合逻辑的用语。
四．请示的写作要求
1、一文一事。一份请示只能写一件事，这是†国家机关行政公文处理办法‡的规定，也是实际的需要，如果一文多事，很可能导致受文机关无法批复。如果性质相同的几件事确需写在一份请示中，则必须是同一机关可以批复的。
2、单头请示。一份请示，只送一个上级领导机关，不能同时主送两个或两个以上机关。如有需要，对有关的单位可用抄送的形式。这样，可以避免出现推诿、扯皮的现象。受双重领导的机关向上级机关请示工作时，要根据请示内容的性质，主送一个上级领导机关，抄送另一个领导机关。
3、不越级请示。请示与其他公文一样，一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除非是领导直接交办的事项。把应由秘书部门统一办理的请示直接送领导个人，容易误事，甚至会造成领导者之间的矛盾。
4、不得抄送下级机关。 请示是上行公文，不得同时抄送下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。
第六章：报告
教学内容：报告的概念、种类、特点、结构写法和写作要求。
教学目的：理解报告的概念，了解种类、特点以及写作要求。能够拟写报告。 教学重点：报告的概念、种类和写作要求。
教学难点：报告的拟写
教学方法：讲授法、案例分析法、互动教学法。
一、报告的适用范围及特点
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 报告主要有三个特点：
1、内容的实践性。这一特点集中表现在工作报告上。工作报告是对本单位所做过的工作的回顾和总结，只有做过的工作，才能写进报告，没有做过的、只停留在计划里和口头上的豪言壮语，不能作为报告的材料。怎样做就怎样写，做得好的总结经验，做得不好的吸取教训，不能弄虚作假，也不能抄几段文件搪塞。其他类型的报告实际上也以实践为依据。
2、表述的概括性。这是报告的文体特点。报告是以叙述和说明为主要表达方式的文种，但它的叙述和说明是概括性的，要求作粗线条的勾勒，而不必详述过程，更不要求铺排大量的细节，制作者只有领会了这个特点，才能写出篇幅短小而又有分量的报告来。
3、选材的灵活性。报告选材的自由度很大，写什么、不写什么，选择权掌握在发文单位手里。了解了这个特点，发文单位就可以根据实践挑选最有特色、最有价值、最有新意的题材和材料来写。当然，答复报告必须按上级的要求实事求是地写。
二、报告的主要类型
1、工作报告。指汇报工作的报告。工作报告可分为：综合工作报告，如下级机关向上级机关汇报某一阶段工作的进展、成绩、经验、存在问题及打算；专题工作报告，即针对某项工作或问题所写的报告。
2、情况报告。指向上级机关反映情况的报告。例如，及时汇报本地区、本单位发生的重大事件，在一定范围内带有倾向性的情况，包括会议的情况等。
3、答复报告。答复报告是指答复上级询问事项的报告。例如，上级领导对群众来信来访中反映的问题或文件材料中反映的问题，批示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关，此时使用的公文就是答复报告。
4、报送报告。指向上级机关报送物件或有关材料的报告。
三、报告的结构及写法 报告有多种写法，这里只介绍一般的结构和写法，同时指出实际写作中常见的一些毛病。 报告的结构包括标题、正文、落款三部分。报告的正文一般包括原由、事项和结尾三部分。
1、标题。报告的标题可根据需要省略发文机关。事由和文种不能省略。另外，报告的标题容易出毛病的部分是事由，对事由要注意概括、提炼。
2、各类报告正文的写作要点。
(1)工作报告。正文内容一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长，应恰当安排其层次结构。可标出序数，分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。
基本情况可简要交代时间、背景和工作条件；写主要成绩应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会主要是指对工作实践的理性认识，要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便指导今后的工作；写存在问题要写出工作中的缺点与不足；基本教训是指工作失误的原因和值得吸取的教训；今后意见指改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。 不同类型的工作报告，在这些内容上各有不同的侧重点。
(2)情况报告。
情况报告常用于向上级汇报下列事项： 1)严重的灾害、事故、案情、敌情；
2)重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众的反映等；
3)督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果；
4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等； 5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思； 6)其他重要的、特殊的、突出的新情况。
情况报告写法不强求一律，但都要力求做到：
1)内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况； 2)把情况和问题讲清楚，把事情的经过、原委、结果、性质写明白；
3)提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提出意见、建议的角度，不能在报告中夹带请示事项；
4)理顺文章的思路和结构，无论是纵式结构还是横式结构，都要脉络清楚，层次分明； 5)写作要及时，以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。
（3）答复报告。答复报告的内容要体现针对性，有问必答，答其所问，以示负责。表述要明确、具体，语言要准确、得体，不可含糊其辞、模棱两可。答复报告的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题，要写得十分简要，有时一两句话即可。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。
(4)报送报告。这类报告正文极为简单，有的甚至只有三言两语，把报送物件、材料的名称、数量说明就行。结尾常用“请收阅”、“请查收”等结束。
四、报告的写作要求
报告写作一般要求在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确的主题和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述。具体要求做到：
1、立意要新。提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，从而提炼出能反映出本质的、带规律性的主题。
2、内容要真实、具体。报告的内容必须是真实的，尽管选材具有灵活性，但也要实事求是，一是一，二是二，有喜报喜，有忧报忧，绝不能编造假情况，欺骗上级。所以，起草报告的人员，要深入调查研究，尽可能亲自调查了解，掌握第一手材料，然后进行分析归纳，去伪存真。材料要具体，既有概括性的材料，也有典型的具体事例。
3、重点突出。报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重。重点的、主要的内容，要安排在前面，应详写；非重点的、次要的内容，可略写；可写可不写的内容就不写。同时，要注意处理好点和面的关系，比如既要有典型的事例，又要有面上的综合性的情况，做到点面结合，眉目清楚，说服力强。
4、报告中不能夹带请示事项。对于报告，受文单位不用答复，如果夹带请示事项，不但不便处理，甚至还会贻误工作。
5、注意情况报告与工作报告的区别。工作报告反映的是经常性的常规工作情况，而情况报告汇报的是偶发性的特殊情况；工作报告的内容相对确定，而情况报告的内容多不确定，因时因事而异；工作报告的写法基本稳定，而情况报告的写法灵活多样；有的工作报告有不同程度的说理，而情况报告重在叙述、说明有关情况。
五．请示和报告的不同之处
(1)行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问，不需上级答复，重在呈报。
(2)行文时间不同。请示需要事前行文，报告一般在事后或者工作过程中行文。 (3)主送机关数量可以不同。请示只写一个主送机关。报告有时可写多个主送机关，如在情况紧急需要多级领导机关尽快知道灾情、疫情时。正式印发请示报送上级时，还应在‚附注‛处注明联系人的姓名和电话，以利主送机关在必要时查询，而报告没有此项要求。
(4)受文机关处理方式不同。请示属办件，收文机关必须及时批复。报告多属阅件，除需批转的建议报告外，收文机关对其他报告都可不行文。
(5)涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可以请示行文。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
(6)写作侧重点不同。虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点只在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项，而请示中所陈述的情况只是作为请示的原因，即使反映情况以及阐述原由所占的篇幅再大，其重点依然是请示事项。
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