业务档案管理
2020-03-01 15:49:00 来源：范文大全收藏下载本文
业务档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为了加强对业务档案的科学管理，使之更好地为公司发展服务，根据国家有关档案法规，结合工作的实际需要特制定本办法。
第二条本办法所指档案，是指公司在经营和管理工作中形成的各种有价值的文件、业务合同等各种有价值的载体。其中包括：业务档案、重要文件、稽核档案等对研究公司的历史和发展规律有价值的档案。
第三条档案工作是公司工作中不可缺少的重要组成部分，各级领导都应充分重视，并保障其工作的顺利开展。
第四条档案的管理原则是：统一领导、分级管理、确保各类档案的完整、准确、安全，便于有效地查找及利用。
第二章档案机构和任务
第五条运营支撑部负责管理公司业务档案工作，统一制度和监督指导。其职责是：
（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全公司业务档案工作的各项规章制度；
（二）负责统一管理公司业务档案，并按照规定向有关部门移交档案；
（三）对本部门档案工作进行监督和整理；
（四）负责业务档案管理岗的培训工作；
第六条部门应指定业务档案管理人员，并建立档案工作管理机制。
第七条业务档案管理主要职责：
（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和公司关于档案工作的各项规章制度；
（二）负责搞好本部门各类文件资料的收集、整理、立卷、归档工作；
（三）集中统一管理本部门各类档案；
（四）积极开展档案的利用工作，为各项业务和管理工作服务；
（五）按照有关规定移交档案；
第三章档案的质量要求
第八条运营支撑部要建立健全的归档制度，将办理完毕、具有保存价值的文件材料（按归档文件材料要求）及时整理、立卷、定期归档。
第九条档案立卷的基本原则是：保证该归档的文件齐
全完整，按照文件的形成规律和特点，保持各类文件材料的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第十条业务档案的整理要区分年度、按e折宝加盟业务、活动业务分类。
第十一条各类档案在归档前要对纸张破损或字迹已扩散的档案，及时修补或复制，并与原件一起立卷，做到整齐、美观。
第十二条业务档案归档，必须按规定格式在档案盒案卷标题上进行填写，案卷标题要求简明扼要，准确地反映出卷内文件的编号，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第十三条 部门向行政部移交档案时，应当填写一式两份案卷目录，经双方清点核对无误后，在《案卷接收（移交）登记簿》上签字，交接双方各保存一份案卷目录。
第十四条业务档案的保管期限分为长期、短期两种，长期为16—50年左右，短期为15年以下。
第四章档案的管理
第十五条运营支撑部对档案要及时进行审查、分类、加工、整理、编号、收库保管，并编制各种检索工具，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
第十六条运营支撑部必须建立健全各项管理制度和
档案工作人员岗位责任制度、严格执行保密制度、库房管理制度、档案调阅制度、统计制度等。定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施进行抢救。
第五章档案的利用
第十七条档案的利用工作要本着主动、方便的原则。在开展借阅工作的同时，应当积极配合各项业务和管理活动的需要。
第十八条调阅档案一定要遵守档案借阅制度，履行档案借阅和归档手续，按规定逐项填写调阅档案。
第十九条档案工作人员和档案利用者，必须爱护档案，不得出现折页、勾画等人为的损坏现象，更不能有剪裁、涂改、纂改档案的违法行为，未经档案部门准许，不得转借档案。
第六章档案的鉴定和销毁
第二十条运营支撑部必须搞好档案的鉴定工作，对超过保管要求的档案要进行再次鉴定，鉴定工作应当在事业部领导下，由运营支撑部和有关业务部门组成鉴定小组，对无保存价值的档案要提出存毁意见，要登记造册，经主管领导审查批准后予以销毁，销毁时必须有两人监销，监销人员应
在销毁清单上签字。
第二十一条销毁档案应当与行政部门取得联系，严格防止档案遗失和泄密。
第七章
业务档案的整理及归案细则
第二十二条运营支撑部负责对原有业务档案进行清理工作。
一、整理内容分：
1、有效合同，
2、需续签合同，
3、不需要续签商家，
4、倒闭商家，
5、待确认商家。
二、根据以上分类将有效合同导入公司后台信息库;需续签合同分派给商务部进行跟踪续签工作;不需要续签商家和倒闭商家原则上按过期合同处理;待确认商家由外呼中心配合回访，根据回访结果进行再次分类处理。
三、有效业务合同，根据原有合同编号进行归档，无编号合同重新编号进行归档。
四、已编档合同须逐一核对、登记到电子表格中，提交给技术部进行后台导入工作。
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