档案管理承诺书
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档案管理系统
用 户 承 诺 书
为进一步规范学校综合档案管理，提高我校档案综合管理水平，扩大档案的利用程度，节约成本，提高办公效率，逐步实现档案工作的自动化和网络化的同时，确保在使用“希望之屋”档案管理系统过程中档案信息的真实性、准确性，以及网络信息利用的安全性，特签订本承诺书。
一、部门专兼职档案人员为“希望之屋”档案管理系统的用户。部门负责人指定本部门专兼职档案人员为该账号的具体使用人；专兼职档案人员向学校综合档案部门领取本部门账号与初始密码。其他个人如需申请账号，必须书面向学校综合档案部门提出申请，方可成为该系统用户。
二、用户使用学校综合档案部门根据档案管理要求为其设置账号及密码，不得使用其他用户名登录该系统，也不得转让给其他部门或其他人员使用，同时做好本部门或个人用户密码的保密工作。
三、用户使用该账号及密码登录档案管理系统，并在其权限范围内进行档案查阅、录入、上传、打印等操作。
四、用户进行查阅档案时，应遵守《广州中医药大学档案保密制度》，不得泄密，不得对档案网络资源进行恶意下载、复制、传播等操作。
五、用户在录入本部门档案材料时，应按照学校综合档案部门的要求，按规定进行录入及上传，不得提供虚假、缺漏的文件信息，应保证所录入的档案资料的真实性、完整性、准确性。
六、各部门如因工作需要，须增加账号或使用权限，应说明理由并以书面形式向学校综合档案部门申请，经学校综合档案部门审核后方可增加。
七、当本部门的专兼职档案人员发生变更时，该部门负责人应及时安排其他人员接手其账号及密码，并上报学校综合档案部门。
八、其他个人用户如因工作岗位变更，也必须及时报学校综合档案部门，由档案部门根据实际更改或取消该账号及其权限。
九、用户不得做任何有害网络安全的操作。
十、用户应遵守《大学校园网络管理暂行条例》及学校其他各项网络信息安全管理制度和管理条例。
十一、学校档案综合管理部门有权对用户及其权限进行更改或取消，用户不得有任何异议。
如有违反上述行为，学校综合档案部门将有权对用户的权限进行更改或取消等设置，甚至取消其账号。同时，用户将自愿承担全部责任。
档案管理系统使用部门：
部门负责人：
部门专兼职档案人员(签名)：
电话：
时间： 2010年月日
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档案管理承诺书
1、根据《建设工程质量管理条例》和《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》，及时收集、整理建设工程项目各环节的文件材料，建立健全建设工程项目档案。
2、认真做好建设工程项目档案管理，接受市城建档案馆的业务指导和监督。
3、在工程项目第一次例会时，对施工单位及监理单位进行资料交底，在建设工程竣工验收前15天内，通知施工单位及监理单位对竣工资料进行预验收，对预验收提出的问题要求施工单位及监理单位及时进行整改、回复，保证竣工验收顺利通过。
4、在建设工程项目竣工后，3个月内要求监理单位及施工单位按相关规范、标准向建设房管局档案馆报送完整、准确、系统的建设工程项目档案，并确保全部是原件。
特此承诺！
2018年3月1日
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学校档案管理模式的报告
校党委、校长室：
鉴于目前我校档案管理混乱，档案的丢失、损害情况时有发生，档案管理的价值没有得到充分利用的状况，我处拟定了一套新的档案管理模式，现申报如下。请审阅。邳州市中等专业学校秘书处 王亮
2012年7月5日
邳州市中等专业学校档案管理模式
一、档案工作的意义
学校档案是直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文件材料的总称。一个学校成长和奋斗的沉淀和记录，能树立学校自身形象和体现学校的价值，促进学校的各项管理。它一方面记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程，为新时期学校建设提供借鉴和依据；另一方面，也是学校自我形象和价值观建设工作的重要组成部分。它是凝聚学校内部各种力量的“粘结剂”，它是促进学校内部管理的“助推力”，它为学校教育教学工作的发展带来勃勃的生机和活力。
二、信息工程系档案管理的现状
我校的档案管理工作存在以下问题
1．2011年8月，学校整体搬迁到新校区。由于搬迁的时候临近开学，而此时新校区的建设还未完全竣工，搬迁的过程中又碰上连日的阴雨，再加上管理工作的不到位。所以导致档案在搬迁的过程中，丢失、破损的十分严重。
2．我校尚未订立完善的档案立卷归档制度、借阅制度、鉴定制度、保密制度，以及档案人员岗位责任制度。
3．档案室只有一名工作人员，而这位老师年龄偏大，请假次数较多。这就导致在她不在学校的时候，许多档案的
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接收、查阅工作无法顺利进行。
二、档案管理的条件
学校校领导高度重视档案室硬件设施，搬迁到新校区以后，原有的档案室从60平方米扩大到150平方米。分成库房区、阅览区和工作人员办公区。拥有档案橱14幢，保证文书、教学、会计、基建、设备、声像、实物等档案实行集中管理。同时配备了电脑、去湿机、防磁柜、温湿度机、空调、灭火机等设备，改善了档案的保管条件。
三、设置档案管理模式的内容
（一）增加管理人员的数量
在档案室内增加一名责任心强、能够具备一定的计算机操作能力和档案管理知识的人员，协助原有的管理员负责各种档案的管理。
（二）健全文件立卷归档制度
1．确定立卷归档的范围：
（1）上级来文、来电；
（2）校党委会、校长办公会形成的各种文件；
（3）各个系部、职能部门报送的文件材料；
（4）教学科研的相关重要资料；
（5）学生的学籍存根等相关资料；
（6）其他需要归档的材料和有纪念意义的物品。
2．确定归档时间
（1）管理文件在翌年以上、半年以内的向校档案室移交；
（2）科研文件按结题时间一月内归档；
（3）人事文件办理的半个月内归档；
（4）教师教育、教学的相关材料学期末统一归档。
（5）其他相关材料根据实际情况及时归档。
3．履行归档手续
归档应双方清点后要认真填写清单，清单一式两份。
4．档案借阅制度
（1）凡本校教职工，经过行政主管领导批准，可以借阅；
（2）借阅活动在资料室内进行，不得将档案带出；
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（3）因为确有需要，经一把手校长或者分管副校长批准，可将档案借出，但必须严格履行相关的借阅手续，并在规定时间内归还；
（4）经一把手校长或者分管校长批准，可将档案复印。但必须做好相应的登记。
（三）档案保管制度
1．经确定必须立卷归档的文件均应编信息码、登记造册，每学期末定期检查一次。平时不定期地进行抽查。
2．常文件在相关领导中传阅或在校大会上传达的，当天应交送档案室保管。
（四）档案鉴定制度
1．选择职能分类法、问题分类法、年度分类法、课题分类法分类。
2．上级发文日期或课题批准年度为一句，判定所属年度。
（五）档案保密制度
按国家档案的保密规定确定保密原则和保密方法。
（六）档案人员责任制度
1．悉档案管理知识，遵守档案管理人员的职业道德；
2．责档案的保管和档案室的清洁、防潮工作；
3．格履行档案管理制度，未经学校相关领导批准，不得私自把档案让他人阅读或者借出；
4．反规定者，按《邳州市中等专业学校教育教学工作事故处理办法》处理。情节严重者，学校将追究其法律责任。
四、实行时间
该档案管理模式自二〇一三年一月一日起施行。
邳州市中等专业学校秘书处
2012年7月1日
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档案管理制度
为了本公司各类档案规范、科学、有序的管理，使档案管理更好的为各部门工作服务，特制定此制度。
一、主要职责
1、严格执行公司档案管理制度，认真细致地做好档案保管以及利用工作。充分发挥档案资料的作用。
2、对各类档案进行归类、排列、编目便于查找。
3、及时做好入库资料名称和日期的记录。
4、定期翻阅存放的各类档案，如有问题及时报告，及时处理，并做好记录。
5、凡应归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
6、未将管理员允许不得让他人随意翻阅或查找各类档案，上级领导需要的档案有档案管理员本人查找。
7、各类档案资料存档必须完整、齐全、装订整齐,存放有序。
8、档案管理员应不断学习档案管理相关知识提高档案管理水平。
二、档案分类
1、凡属公司文件资料原件不能入档，需存放复印件。
2、凡属公司收到的各类文件、请函，重要会议材料需入库保存。
3、公司各部门的资料（考勤表、公司人员的资料等）。
三、保管制度
1、办公室应设置专门存放档案的箱、柜便于档案的合理存放。
2、归档资料要进行编制分类，标注分类目录。
3、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。
4、档案管理员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，根据公司的实际情况确保档案管理期限。
四、借阅制度
1、履行借阅手续，未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅的档案需在一周之内归还，如有不从者酌情处理。
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档案管理
一、档案分类
制度档案、人事档案、财务档案、技术方案档案、客户档案等。
二、档案管理内容
档案立卷、档案归档、档案保管、档案借阅和档案销毁等。
三、档案立卷范围
证件资料（原件、复印件及扫描件）；信息资料；财务资料；会议文件及记录；批文；计算机技术及应用方案；客户信息；照片、光盘或书籍资料；总结；规划及战略报告；制度文本等。
四、归档管理
资料须经过统一整理、科学分类后方能归档，根据分类填写档案卷宗栏目，并制定档案明细表（铅笔填写）放在档案首页以方便查询。
五、档案保管
档案所属部门保留档案原件，行政部保存复印件，并注明原件保存处。
六、档案借阅
凡属机密档案，借阅者须有主管领导签字批准后方可借阅；借阅者不得对借阅档案进行拆散、涂改、勾划、折叠、抽页等，更不能转借他人使用。
七、档案销毁
档案销毁由所属部门提出申请，报领导批准后方可执行，并须由专人进行监督。
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档案管理
（一）项目归档要求
一个项目完成之后归档内容要有电子版与打印版各两套，内容包括：目录、合同、各个工作环节中的计划书、调研报告、成果报告、验收证明、作业过程中以时间为顺序的所有往来的商务要约。填写项目归档交接单，一式两份，档案交接人与资产管理员各执一份。
（二）保密原则
档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传、外单位人员未经公司领导批准不得借阅。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经相关主管批准。借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、损污檔，归还时保证档案材料完整无损，因保管不慎丢失或毁损要及时追查，并报告主管部门及时处理，档案手册丢失一套处以5000元罚金人。试用期员工查阅档案只能在档案室，不得借出。档案分为电子版及打印版，不能得外借电子版，如有需要，经公司常务副总裁批准后方可借出（公司决策委员会领导除外，但应做好详细的借阅登记）
三、固定资产管理
资产借用为正常上班时间，如遇节假日，应由借用人在前一个工作日借出。要借用投影仪、相机、录音笔等须提前一天申请。归还时要保证清洁、设备内檔都已导出，否则造成檔丢失概不负责。对所借用资产仔细检查有无缺损（失）情况，若发现应及时声明，否则归还时的资产缺失由借用人负责赔偿。公司的档案、照片档案、摄影数据、幻灯片、摄影器材、投影仪等贵重物品要精心使用、妥善保存，发生损坏及丢失须按原价的2倍赔偿。
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档案管理制度
发布日期：
2012-11-14 访问次数
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为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。
一、档案立卷归档制度
为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。
2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。
3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。
4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。
5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。
6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。
7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。
10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。
11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。
12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。
二、档案库房管理制度
1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。
2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。
3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。
4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。
5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。
6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。
7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃—20℃，相对湿度选定在35%—45%。
8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。
三、档案查阅利用制度
1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。
2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。
3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。
4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。
5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。
6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。
7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。
8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。
四、档案保密制度
1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。
2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。
3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。
4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。
5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。
6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。
7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。
8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。
9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。
10、对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。
11、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。
12、定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。
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档案管理小谈
说起档案管理，可能有些人会比较陌生，但对于一个安全培训机构来说，档案管理却是一个重中之重。俗话说的好，没有规矩不成方圆，培训机构如果没有做好档案管理，就不能很好的开展安全培训。
根据《安全生产培训管理办法》第四章安全培训的考核中的第二十四条规定：安全生产监督管理部门、煤矿安全监察机构和生产经营单位应当制定安全培训的考核制度，建立考核管理档案（教师考核档案、学员考核及管理档案）。当然不止培训机构需要建立档案管理，一些生产经营单位也需要建立健全从业人员安全培训档案，详细、准确记录培训考核情况。
作为×××××的一员，我个人认为就档案管理这方面是做的比较好的。在这里我简单介绍一下，在我们这里学员档案都是一期一档，一期不超过100人，每期装订成册，然后分类编号，最后放入档案柜。每期学员档案的内容包括：办班计划表、办班通知、学员名册、考勤表、课程表、教师讲义、教师评估表、考试成绩表、培训班总结等。然后每个学员的档案我们也是一人一档，主要包括学员登记表、身份证复印件、学历复印件、考试实际能力考核表、补考记录。在这里有一点需要补充一下，就是由于各种各样的原因，学员的学历复印件好多都遗失掉了，因为学员一般都是中年人了，有些都是小学毕业的，实在是找不到毕业证书了，这也是没办法的事。除了这点外，其他方面的资料都是比较全的。另外，我们这里还专门有一个档案室，教师考核档案资料也比较齐全，关于教师档案包括：安全培训教师岗位证书、教师质量评估记录、授课情况登记表、学历及职称证书复印件、劳动关系证明等。
在教学档案这方面做的也比较齐全，主要包括：教学管理测评小结、培训工作总结、培训班座谈会议记录、课程表、办班计划表、有分数的花名册、原始报到手册、考勤表、教学测评表。这里的表格都按规范设计，简洁明了，让人一目了然。
当然，想要做好档案管理这一块内容，仅仅凭以上的这些我个人所知道的内容是远远不够的，我想通过此次的学习培训让我能够学习到更多的有关档案管理方面的知识，以便能够更好的做好档案管理这方面的工作。
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档案管理学
档案；
档案的分类是指根据一定的标准；所以在此我们主要介绍档案的实体分类。
办公室类档案
人事部类档案
公关部类档案
研发部类档案
生产部类档案
后勤部类档案
档案管理工作内容；
文书或档案
室工作阶段
反馈
调整
收集 （是基础有档案接收 和档案征集）
整理 （核心）
保管
统计登记 （对档案及档案all sides做记录和量化描述 研究的综合性管理手段 ，，对重要事实 数据 行为来分析 ）
鉴定 （根据价值性 决定存毁）
检索 （打开档案信息的钥匙）
提供利用 （提供给利用者）
编研 （对内容 编辑 研究 出版）
档案保管期限表的结构
档案保管期限表一般有序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中 条款和保管期限是罪基本的项目。
(一) 顺序号
(二) 条款
是一组类型相同的文件的名称或 标题。要求反映出同一组文件的来源、内容和形式，可以指出具体的作者 问题 和文种，也可以 概括出其类型。
(三) 保管期限
1 永久保管
2 长期保管（16-50）
3 短期保管（15年以下）
(四) 附注
是在条款之后对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。
(五)说明
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北杈城小学素质教育督导评估“316”工程评估材料准备目录
一、办学方向
1．学校中长期发展规划、年度实施计划及办学目标和任务。
2．教师考核评价制度(方案)。
3．适龄人口入学情况统计表，残儿少入学情况统计表。
4．留守学生花名册，关爱留守儿童的有关制度、措施等材料。
5．学校确保适龄儿童按时入学、学籍管理、控辍保学相关规定、措施的资料。
二、领导班子
1．校长听、评课记录，校本教研情况，作报告讲座等资料。
2．领导班子建设情况，成员个人校长听、评课记录，校本教研情况，作报告讲座等资料。
3．备课组工作资料。
三、教师队伍
1．师资水平统计表，教职工、专任教师花名册，教师分工情况登记表。
2．电教设备施用情况登记表。
3．校本资源库建设情况。
4．师德建设有关记载、制度。
5．班主任工作评价制度和奖惩制度。
6．教师按时参加各类培训情况，教师培训经费落实情况资料。
7．教师业务档、继续教育档。
8．青年教师、骨干教师培训制度、培训计划及实施情况的档案。
四、规范办学
1．学校各类组织机构及分工情况表，各类会议记录、校务日志、班务日志。
2．学校教代会、工会活动情况的有关材料、档案。
3．校长听课及论文发表资料。
4．制订有学校章程，有学校规章制度汇编（行政管理、教学管理、教职工队伍管理、学生管理、资产管理、后勤管理、安全管理、档案管理等学校内部管理制度）。
5．各类安全制度、各类安全预案及定期演练等资料。
6．设施、设备管理制度。
7．学生学籍管理制度及学生信息表。
8．教学安排、教学检查等资料。
9．地方课程、学校课程落实等资料。
10．学校常规教学管理相关文件、通报、资料。
11．科学实验课、综合实践课所开成的实验报告等资料。
12．减轻学生课业负担等资料。
13．家长会、家长学校、家长委员会活动情况的相关资料、档案。
14．德育工作领导小组及分工，德育工作计划，德育活动有关资料。
15．学生成长记录袋，学生德行，学生素质教育报告册资料及档案。
16．德育宣教阵地（广播室、阅览室、板报）等资料。
17．班队活动、学生干部培养、学生评优、学生进步表彰奖励、国旗下讲话稿等记载、文件、档案。
18．法制教育开展情况的档案资料。
19．举办“两节两会”（艺术节、科技节）资料。
20．实施阳光体育运动有关资料，“两课两操”活动落实等有关资料。
21．体质检测和健康教育、心理健康教育、卫生讲座、传染病防治等有关表册、资料。
22．各种兴趣小组活动情况的资料档案。
23．劳动教育工作计划、实施方案及实施情况的资料档案。
五、教育科研
1．学校教研机构、规划及制度建设等资料。
2．教研活动开展情况，课题研究、实施、进展、成果推广，及活动记载档案。
六、高效课堂
1．高效课堂实施方案
2．课堂氛围
3．课堂评价标准及听课记录
4．学生作业完成情况资料
5．班级课堂管理模式和班级特长学生数量
七、教育经费
1．学校公用经费、建设经费及寄宿生生活补助拨款及发放情况的资料。
2．教职工养老、医疗等社会保险的住房公积金办理的相关资料。
3．学校校务公开情况的资料。
4．经费管理制度。
5．教师培训经费。
6．教育财务档。
八、办学条件
1．校园总体规划并附规划图。
2．办学条件情况统计表。
3．校舍改造、设备添置的相关资料。
九、校园安全
1．管理机构。
2．管理制度和应急预案。
3．安保措施、消防设施、安全视频网络、交通安全、用水用电安全、安全通道、楼梯护栏等。
4．安全教育工作开展情况。
5．周边环境。
十、教育质量
1．学困生转化情况的资料档案。
2．科普知识宣传材料，学生“三小”（小发明、小制作、小创造）活动开展及获奖情况的资料档案。
3．学生体质健康测试记录表。
4．音乐、美术成绩考核统计表，学生作品获县级以上奖励资料。
第11篇：档案管理
陕西盛世通达置业发展有限公司
建设工程档案管理制度
一、管理责任部门及相关人员职责 ............................2
二、档案分类及归档范围、要求 ..............................3
三、档案移交、整理、编号 ..................................8
四、档案的利用 ............................................9
五、档案的保管 ...........................................11
六、档案的销毁 ...........................................12
七、档案保密制度 .........................................13
陕西盛世通达置业发展有限公司
一、管理责任部门及相关人员职责
（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。
（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。
（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。。
（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。
（六）、人事行政专员负责：
1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；
2、督促档案资料的移交；
3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；
4、档案的提供利用、登记；
5、档案室设备、设施的保管维护；
6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。
（七）、各部门资料员/兼职资料员
1、制度在部门的执行；
2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；
3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；
4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；
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（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作计划评价的考核内容之一。
二、档案分类及归档范围、要求
1、文书档案 1.1归档范围： 1.1.1、集团资料
（1） 各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等 （2） 公司章程
（3） 集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文 1.1.2、红头文件
公司下发和上报的各类正式行文 1.1.3、外来文件
各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件 1.1.4、会议资料
（1） 会议纪要利用明源流程存档 （2） 专题会会议讲义 1.1.5、法律文件
（1） 合同、协议审核； （2） 诉讼材料
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1.1.6、物资采购合同 1.1.
7、车辆资料
公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料 1.2归档要求：
1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限 用”字样。
1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。
1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。
1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。
2、人事档案
2.1、归档范围
2.1.1劳动合同、聘用协议；
2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；
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2.1.3职称评定材料；2.1.4面试表；
2.1.5劳务合同纠纷及处理材料；2.1.6员工培训计划、总结、方案 2.2、归档要求
2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜；2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室； 2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。
3、科技档案
3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。 3.1.2预算、结算文件： 3.1.3项目核准（立项）阶段 3.1.4方案审查阶段 3.1.5初设审查阶段 3.1.6施工许可证阶段 3.1.7预售阶段
3.1.8竣工验收备案登记阶段 3.1.9产权证办理阶段
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3.2、归档要求
3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。
3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。
3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。
3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。
4、会计档案
4.1、归档范围
4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证； 4.1.
2、会计账簿类：
（1）总账； （2）现金日记账，
（3）银行存款账、银行明细账； （4）辅助账簿； 4.1.3财务报告类：
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（1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）； （2）月度、季度财务报表； （3）不定期重要一次性报表； （4）审计报告； （5）验资报告； （6）资产评估报告。 4.1.4其他类：
（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册； （2）银行存款余额调节表、银行对账单； 4.2、归档要求
4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；
4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。
5、实物档案
5.1、归档范围： 5.1.
1、照片、音像类
（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。
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（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。
（3）公司组织或参与的重大外事活动。 （4）记录公司重大事件。
（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。 （6）其他具有保存价值。
5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等
5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等
5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物
5.2、归档要求：
5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。
5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。
三、档案移交、整理、编号
1、移交
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1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。
1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的《档案归档登记表》中登记，并确认签字。
1.3、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。
2、整理
人事行政专员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜
3、编号
全宗号—年度—保管期限—件号
四、档案的利用
1、查阅
1.1、查阅的授权范围
（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。 （2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。 （3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。 （4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。
（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。
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1.2、档案查阅程序要求
（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。 （2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。
2、借阅
2.1、借阅程序要求
（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料； （2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。 2.2、档案的归还
（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。
（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。 2.3、其他规定
会计档案原则上不借出。
3、档案复制
申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于 用”字样的印章。
所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。
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五、档案的保管
1、档案的保管期限
人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。
保管期限明细参见附件。
2、专项档案的保管规定
2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。
2.3、电子版档案的传递和保存
（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。
（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。
（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。
3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统
3.1、装订要求：参照陕西省西安市档案管理装订的统一标准进行。3.
2、装盒、调整软件系统时间：人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。
4、档案的存放
档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。
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装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。
5、档案室环境
档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。
人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。
6、档案意外损毁的处理
档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。
档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。
六、档案的销毁
1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。
2、程序及要求
2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交人事行政部经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。
2.2、正式销毁前人事行政专员应再次进行核对；销毁时应有人事行政专员和监销人同时在场；销毁后人事行政专员在销毁登记表上签字确认。 2.
3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。
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3、会计档案的销毁
3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.
2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。
3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.
4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。
3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
七、档案保密制度
1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；
2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；
3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；
4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；
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5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；
6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地；
7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；
8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚；对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。 本办法自颁布之日起执行。
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工
程
档
案
管
理
制
度
2013年6月
第12篇：档案管理
**公司人事档案管理细则
1.目的
为加强人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性，充分发挥人事档案在管理工作中的作用，特制定本细则。 2 适用范围
本细则适用于全公司。 3 名词释义
本细则所称的人事档案是指过去和现在公司各级部门及员工从业活动中形成的对公司、员工有保存价值的各种文字、图表、证件、荣誉证书等实物或复制品不同形式的历史记录。 4 职责
综合办公室为人事档案管理的责任部门，负责人事档案（正本）的接收、收集、整理、立卷、移交人才流动服务机构委托保管、核对履历材料、出具人事证明材料和协助调出、查阅等工作，建立、管理员工人事档案（副本）；根据工作需要或员工申请，对符合有关法规政策规定、经确认属于归档范围的材料，及时办理档案（正本）的材料补充。 5 原则
人事档案管理依照“委托保管、正副互补、据情归档”的原则开展工作，公司在继续履行现有人事档案管理职能的同时，推行员工人事档案（正本）委托保管、直至全面实现社会化管理。
人事档案（副本）由综合办公室负责保管。 6 人事档案组成
根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等法律法规，人事档案分正本和副本。
6.1 人事档案（正本）是历史、全面地反映员工情况的档案材料构成，是员工的全部原始材料的总和。
人事档案（正本）由以下内容按分类组成： 第一类 履历材料； 第二类 自传材料；
第三类 鉴定、考核、考察材料；
第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩，审批材料）；
第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍，参加工作时间等问题的审查材料）；
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）； 第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资，待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 第十类 其他可供组织上参考的材料。
6.2人事档案（副本）是人事档案（正本）主要材料的复制件(或重复件)，是概括反映员工情况的档案材料。
副本根据工作需要建立，一般包含正本中的以下内容：
第一类的近期履历材料，以及招聘入职、调动工作形成的个人简历、《职工履历表》、应聘评价、聘用审批、劳动合同或劳动合同解除、协议或补充协议等。 第三类的主要鉴定、考核材料：考察（核）登记表（包括上报的考察材料）、民主评议和组织鉴定、组织考核形成的综合材料。
第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料：员工专业技术职务、注册执业资质、学历（学位）证明、培训等材料。
第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别，复查结论）材料：政治历史情况审查材料（包括更改入党、团时间、参加革命工作时间等问题的审查材料）。 第七类的奖励材料与第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料：奖惩材料、法院审判工作形成的判决书；发明创造、科研成果鉴定材料，著作、译著和获奖或有重大影响论文等目录。
第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料：员工任免等工作形成的《职工履历表》、各类登记表和任免材料；办理员工工龄认定、工资待遇、出国（境）、退（离）休材料及各种代表会代表登记表等材料。
第十类可由：体格检查中确诊有严重慢性病、身体残疾的体检表及工伤致残确定残废等级材料，办理员工丧事活动中形成的生平，报纸（国家或市级报纸）报道（国家或市级报纸）的讣告、消息、非正常死亡的调查报告等材料组成。 正本中其他类别如有重复的材料，也可归入副本。 7.人事档案管理
7.1人事档案（正本）接收与整理
综合办公室根据员工入职情况，负责接收新员工的人事档案（正本），核查人事档案（正本）无误后及时退返回执，进行档案整理、造册、归位等工作，并在办理委托存档时，安排新员工填写《北京市人才流动登记表》，签订《存档合同书》。
7.2人事档案（正本）委托保管
综合办公室根据经营活动所在或开展工作方便，与人才流动服务机构签订《委托存档合同书》，委托人才流动服务机构保管公司各类员工的人事档案（正本）。人事档案（正本）清点核查无误后，应及时移交人才流动服务机构保管。
员工劳动关系存续期间的人事档案（正本）委托保管费用由公司承当，并核算到员工所在部门的管理成本中。 7.3人事档案（副本）建立与保管
综合办公室根据员工人事档案（正本），结合公司工作需要，建立、保管员工人事档案（副本），并在公司、员工从业活动中收集完善。 7.4人事档案材料归档
综合办公室负责收集干部任免、调动、考核考察、培训、奖惩等工作中新形成的材料，充实档案内容，并将符合归档要求的员工政治身份变更、学历证明、职称资质、历史重大问题审查、集团以上任免和奖惩、法院判决、残废等级、出国等材料，完善人事档案（副本），并及时补充进员工人事档案（正本）。 人事档案材料归档应符合以下要求：
(1) 档案材料完整齐全、真实清楚，对象、承办单位及时间明确。 (2) 各类材料手续完备，有组织签章或本人签字。
(3) 档案材料使用十六开办公用纸，用碳素墨水、蓝黑墨水书写或计算机打印。 7.5档案使用管理 (1) 新员工入公司时，综合办公室应核对员工应聘时提供的信息与档案记录是否相符、有无不良记录。如有严重不符合者，应采取处理措施。
(2) 因工作需要查阅档案副本者，需经综合办公室负责人以上领导批准，并做好相应登记后进行。
(3) 查阅档案副本严禁涂改、圈划、抽取、撤换、增添、污损档案材料，不得向无关人员泄露和向外传播档案内容。
(4) 档案副本不得带离档案管理处，确因需要办理档案复印、摘录的，应经管理人员同意。
(5) 档案副本一般不外借，特殊情况借用，须领导批准，期限三天。借用的档案应妥善保管、严格保密，不得转借，用后应及时退还。 (6) 档案（正本）使用依照人才流动服务机构相关规定。 7.6档案转出
员工离开公司、与公司解除劳动关系后，应在一个月内，凭有档案保管权的人事部门或人事部门所属人才服务机构出具的《人才流动商调函》，到综合办公室及时办理档案转移手续，将人事档案（正本）转出。逾期未办的，公司将根据与人才流动服务机构签订的《委托存档合同书》、《员工存档合同书》，终止承当人事档案（正本）委托保管费用的义务。
离职员工的人事档案（副本）在员工离公司后，根据国家和公司档案管理相关规定，保存5年。
8 本细则自发布之日起施行，由人力资源部负责解释。
第13篇：档案管理
存档：
单位存档流程：
第一步：由委托存档单位人事负责人持《委托存档凭证》及拟调人员名单（包括姓名、出生日期、原档案存放单位名称），或由本人持单位介绍信、身份证到档案管理中心开具调函，领取相关表格、合同；
第二步：持《人才流动商调函》、《流动人员近期表现及生育状况调查表》回原档案存放单位调出档案及行政、工资介绍信。“近期表现及生育调查表”需原档案所在单位填写盖章并放入档案；存档人员填写《北京市人才流动登记表》封面及第一页内容；《委托管理人事档案合同》一式三份由委托存档单位在乙方盖章，存档人员本人在丙方签字；
第三步：将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》、一式三份《委托管理人事档案合同》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人•月)。
个人存档流程：
第一步：本人持身份证到档案管理中心开具调函，领取相关表格，委托他人代办的须同时出示本人书面委托书；
第二步：持《人才流动商调函》、《流动人员近期表现及生育状况调查表》回原档案存放单位调出档案及行政、工资介绍信，“近期表现及生育调查表”需原档案所在单位填写盖章并放入档案；存档人员填写《北京市人才流动登记表》封面及第一页内容；
第三步：将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人•月)。
档案转存：
单位委托存档转个人存档：
委托存档人员与单位解除聘用关系后，应自解除关系起20日内，办理档案转存或转出手续。程序如下：
1、委托存档单位出具统一格式的《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》，并结清存档费。
2、本人持第1项中所列的两份材料、本人的存档凭证、身份证、原存档合同，到档案管理部门签订个人委托存档合同，交纳存档费。
3、转个人存档应本人亲自办理，委托他人代办的需出具本人亲笔签字的书面委托书，并提交双方的身份证原件和复印件。
4、非北京户籍存档人员与单位解除聘用关系后，不能转个人存档，须将档案转往原籍组织人事部门所属人才服务机构。
5、凡国家统一派遣就业的大中专毕业生未转正定级的；新参加工作的合同制工人未定级工资的；军队转业（复员）人员未确定工资的，不能转个人存档。
个人存档转单位存档：
1、委托存档单位领取一式三份《委托保存人事档案关系合同》，单位在合同乙方盖章，存档人员本人在合同丙方签字。
2、单位人事负责人或存档人员持《委托保存人事档案关系合同》、原个人存档凭证、存档人员身份证复印件、个人存档期间应缴纳的存档费，到档案管理部门办理转存手续。
3、应结清个人存档期间发生的费用后再办理转存手续。
单位转单位委托存档：
1、原委托存档单位出具统一格式的《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》，并结清存档费。
2、新单位人事负责人领取一式三份《委托保存人事档案关系合同》，单位在合同乙方盖章，存档人员本人在合同丙方签字。
3、新单位人事负责人或存档人员持《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《委托保存人事档案关系合同》、原存档凭证、存档人员身份证复印件，到档案管理部门办理转存手续。
4、凡国家统一派遣就业的大中专毕业生未转正定级的；新参加工作的合同制工人未定级工资的；军队转业（复员）人员未确定工资的，档案不能转存。
接受应届毕业生：
一、接收手续
1、接收本市生源应届毕业生：
委托存档单位如选定北京生源的大中专毕业生，由学校、接收单位和市人才档案管理中心签订毕业生就业协议：
（1） 毕业生在学校领取《高等院校毕业生就业协议书》一式三份；
（2） 单位在用人单位栏填写意见并盖章；
（3） 市人才档案管理中心在“单位上级主管部门”签署意见并盖章后，毕业生将协议交回学校等待派遣。
2、接收非北京生源应届毕业生：
委托存档单位如有接收非北京生源应届毕业生意向，须注意登陆北京人才网
（）查询有关通知，按市人力资源和社会保障局有关规定及程序向市人才档案管理中心申报第二年接收需求计划，待市人力资源和社会保障局下达接收控制数后，具备接收条件的单位于第二年3~6月按要求申报毕业生材料。经批准同意接收的，参照本市生源应届毕业生接收程序办理。
二、报到及存档手续:
已通过市人才档案管理中心签订“毕业生就业协议”的应届毕业生，如果通过机要局邮递档案，可上网（网址：）或电话查询档案是否已寄到，确认到档后，办理存档须带齐以下材料：
（1） 毕业生就业报到证；
（2） 毕业生就业协议书1份（用人单位留存联）；
（3） 高校学生管理部门出具的《高校毕业生生育情况证明》（须证明办理《生育服务证》及生育子女的情况）；
（4） 补充的档案材料；
（5） 填写完整的《北京市人才流动登记表》及《委托保存人事档案关系合同》。 注意：档案寄到后须尽快到市人才档案管理中心办理存档手续。
三、申请落户的非北京生源毕业生需提供：
（1） 存档凭证；
（2） 京外院校的毕业生提供《户口迁移证》，迁往地址按存档地选择填写：
安定门办公区地址：北京市东城区安定门外大街187号北京市人才服务中心（集体）； 文化宫办公区地址： 北京市东城区中华路4号北京市人才服务中心（集体）；
（3） 本市院校的毕业生提供《常住人口登记卡》；
（4） 身份证原件及复印件2份（A4纸）；
如原件丢失，由户口所在派出所出具贴有本人照片的证明，照片上加盖派出所户口专用章。
（5） 就业报到证复印件1份（A4纸）；
（6） 1寸近期同底版彩色证件照片3张；
（7） 已婚人员提供结婚证、配偶户口原件及复印件（A4纸）；
（8） 与用人单位签订的劳动合同原件及复印件2份（A4纸）。
以上材料如户籍管理部门出台新规定，将按规定进行相应调整。
毕业生在办理存档后应及时办理落户手续，签订集体户口管理协议并交纳管理费。落户时必须本人亲自前来办理手续，不受理他人代办。
办理查阅借阅：
一、查阅档案须知
1、查阅档案，需出具单位组织部门或人事部门的介绍信，查阅人身份证件，提供被查阅人的姓名、存档号或身份证号码；
2、查阅人事档案的单位需派中共党员进行查阅；
3、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；
4、查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容；
5、借用、查阅档案的单位不得擅自拍摄复制档案内容；
6、公安局、安全局、检察院、法院等因工作需要，需从档案中取证的单位，需提供取证介绍信，经档案主管部门负责人审查批准后才能复制。
二、借阅档案须知
人事档案一般不外借，如必须借出使用时，需出具单位组织部门或人事部门的介绍信，说明借档理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，借出时间本市不超过两周；，外地不超过一个月。借阅人应对档案要妥善保管，不得转借他人或向他人透露档案内容。 目前可以办理档案外借的有以下几种情况：
1、办理退休手续及工龄审定借档需提供：
（1）社保部门出具的介绍信；
（2）委托存档单位介绍信；
（3）存档凭证；
（4）本人身份证；
（5）委托他人代办需提供存档本人签字的委托书和经办人身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。
2、办理有害工种提前退休手续借档需提供：
（1）原从事有害工种的工作单位出具的介绍信；
（2）委托存档单位介绍信（个人存档不用提供）；
（3）存档凭证；
（4）本人身份证；
（5）委托他人代办需提供存档本人签字的委托书和经办人身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。
3、办理工作调动手续借档需提供：
（1）国家机关、正规院校出具的商调函；
（2）存档凭证；
（3）本人身份证；
（4）委托他人代办需提供存档本人签字的委托书，委托人和经办人身份证原件及复印件。
档案调出：
北京户籍：
一、将档案调往本市有人事档案管理权限的工作单位或有存档权限的中介机构需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、档案接收单位出具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
二、申请办理失业，档案转往户籍地街道社保所需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、社会保险机构出具的《社会保险转移明细单》；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《单位委托存档人员解除存档合同证明信》、《档案转移人员情况表》（一式三份）及《终止、解除劳动（聘用）合同或工作关系的证明书》。
提示：请在办理档案转出前，先到户籍所在区、县失业经办部门（职介中心失业经办窗口）咨询、确认档案能够接收，并在档案调出时提供户籍所在街道办事处名称。
三、办理退休手续后，档案转往户籍地街道社保所需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《单位委托存档人员解除存档合同证明信》及《北京市社区管理退休人员人事档案移交区县名册表》。
四、考取研究生，申请将档案调往学校，需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、学校出具的调档函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
五、档案调到外省市（异地调动）
（一）只调档案不迁户口需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、外省市县级以上政府人力社保行政部门所属人力资源服务机构出具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
（二）档案、户口一同迁出需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、接收方地、市级以上人力社保局开具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存
档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
提示：如以后想再调回北京，需重新办理进京审批手续。
特别提示：
1、档案调出要求本人办理，如本人不能亲自办理，委托他人代办的，经办人需持有存档人签字的授权委托书和身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。
2、“社会保险关系”在我中心的，调出前请在规定时限期间到社会保险窗口办理转出手续；“集体户口”、“党组织关系”在我中心管理的，调出前请分别在我中心人事服务科、流动党员管理办公室将其转出后再办理档案调出手续。
3、档案调出前，请先到收费处结清存档费，若存在多交费情况请持交费票据（如系单位委托存档请携带资金往来发票）在收费处办理退费手续。
4、国家统分的毕业生请在见习期满办理完转正定级手续后再办理档案调出手续。
5、单位集体档案调出被受理后，请单位等待取档通知。
6、档案转递要求必须密封完好，请在接到档案时检查密封状况。
7、《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》，可在“北京人才网（）”中“档案管理/下载专栏”里下载或到我中心领取。非京户籍：
非北京户籍存档人员档案调出需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、户籍所在地县级以上政府人力社保行政部门所属人力资源服务机构出具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
特别提示：
1、档案调出要求本人办理，如本人不能亲自办理，委托他人代办的，经办人需持有存档人签字的授权委托书和身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。
2、“党组织关系”在我中心管理的，调出前请在我中心流动党员管理办公室将其转出后再办理档案调出手续。
3、档案调出前，请先到收费处结清存档费，若存在多交费情况请持交费票据（如系单位委托存档请携带资金往来发票）在收费处办理退费手续。
4、《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》，可在“北京人才网（）”中“档案管理/下载专栏”里下载或到我中心领取。
第14篇：档案管理
单位存档办理流程：
第一步：由委托存档单位人事负责人持《委托存档凭证》及拟调人员名单（包括姓名、出生日期、原档案存放单位名称），或由本人持单位介绍信、身份证到档案管理中心开具调函，领取相关表格、合同；
第二步：持《人才流动商调函》、《流动人员近期表现及生育状况调查表》回原档案存放单位调出档案及行政、工资介绍信。“近期表现及生育调查表”需原档案所在单位填写盖章并放入档案；存档人员填写《北京市人才流动登记表》封面及第一页内容；《委托管理人事档案合同》一式三份由委托存档单位在乙方盖章，存档人员本人在丙方签字；
第三步：将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》、一式三份《委托管理人事档案合同》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人•月)。
个人存档办理流程：
第一步：本人持身份证到档案管理中心开具调函，领取相关表格，委托他人代办的须同时出示本人书面委托书；
第二步：持《人才流动商调函》、《流动人员近期表现及生育状况调查表》回原档案存放单位调出档案及行政、工资介绍信，“近期表现及生育调查表”需原档案所在单位填写盖章并放入档案；存档人员填写《北京市人才流动登记表》封面及第一页内容；
第三步：将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人•月)。
单位委托存档转个人存档：
委托存档人员与单位解除聘用关系后，应自解除关系起20日内，办理档案转存或转出手续。程序如下：
1、委托存档单位出具统一格式的《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》，并结清存档费。
2、本人持第1项中所列的两份材料、本人的存档凭证、身份证、原存档合同，到档案管理部门签订个人委托存档合同，交纳存档费。
3、转个人存档应本人亲自办理，委托他人代办的需出具本人亲笔签字的书面委托书，并提交双方的身份证原件和复印件。
4、非北京户籍存档人员与单位解除聘用关系后，不能转个人存档，须将档案转往原籍组织人事部门所属人才服务机构。
5、凡国家统一派遣就业的大中专毕业生未转正定级的；新参加工作的合同制工人未定级工资的；军队转业（复员）人员未确定工资的，不能转个人存档。
个人存档转单位委托存档：
1、委托存档单位领取一式三份《委托保存人事档案关系合同》，单位在合同乙方盖章，存档人员本人在合同丙方签字。
2、单位人事负责人或存档人员持《委托保存人事档案关系合同》、原个人存档凭证、存档人员身份证复印件、个人存档期间应缴纳的存档费，到档案管理部门办理转存手续。
3、应结清个人存档期间发生的费用后再办理转存手续。
单位转单位委托存档：
1、原委托存档单位出具统一格式的《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》，并结清存档费。
2、新单位人事负责人领取一式三份《委托保存人事档案关系合同》，单位在合同乙方盖章，存档人员本人在合同丙方签字。
3、新单位人事负责人或存档人员持《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《委托保存人事档案关系合同》、原存档凭证、存档人员身份证复印件，到档案管理部门办理转存手续。
4、凡国家统一派遣就业的大中专毕业生未转正定级的；新参加工作的合同制工人未定级工资的；军队转业（复员）人员未确定工资的，档案不能转存。
接收应届毕业生：
一、接收手续
1、接收本市生源应届毕业生：
委托存档单位如选定北京生源的大中专毕业生，由学校、接收单位和市人才档案管理中心签订毕业生就业协议：
（1） 毕业生在学校领取《高等院校毕业生就业协议书》一式三份；
（2） 单位在用人单位栏填写意见并盖章；
（3） 市人才档案管理中心在“单位上级主管部门”签署意见并盖章后，毕业生将协议交回学校等待派遣。
2、接收非北京生源应届毕业生：
委托存档单位如有接收非北京生源应届毕业生意向，须注意登陆北京人才网（）查询有关通知，按市人力资源和社会保障局有关规定及程序向市人才档案管理中心申报第二年接收需求计划，待市人力资源和社会保障局下达接收控制数后，具备接收条件的单位于第二年3~6月按要求申报毕业生材料。经批准同意接收的，参照本市生源应届毕业生接收程序办理。
二、报到及存档手续:
已通过市人才档案管理中心签订“毕业生就业协议”的应届毕业生，如果通过机要局邮递档案，可上网（网址：）或电话查询档案是否已寄到，确认到档后，办理存档须带齐以下材料：
（1） 毕业生就业报到证；
（2） 毕业生就业协议书1份（用人单位留存联）；
（3） 高校学生管理部门出具的《高校毕业生生育情况证明》（须证明办理《生育服务证》及生育子女的情况）；
（4） 补充的档案材料；
（5） 填写完整的《北京市人才流动登记表》及《委托保存人事档案关系合同》。 注意：档案寄到后须尽快到市人才档案管理中心办理存档手续。
三、申请落户的非北京生源毕业生需提供：
（1） 存档凭证；
（2） 京外院校的毕业生提供《户口迁移证》，迁往地址按存档地选择填写： 安定门办公区地址：北京市东城区安定门外大街187号北京市人才服务中心（集体）；
文化宫办公区地址： 北京市东城区中华路4号北京市人才服务中心（集体）；
（3） 本市院校的毕业生提供《常住人口登记卡》；
（4） 身份证原件及复印件2份（A4纸）；
如原件丢失，由户口所在派出所出具贴有本人照片的证明，照片上加盖派出所户口专用章。
（5） 就业报到证复印件1份（A4纸）；
（6） 1寸近期同底版彩色证件照片3张；
（7） 已婚人员提供结婚证、配偶户口原件及复印件（A4纸）；
（8） 与用人单位签订的劳动合同原件及复印件2份（A4纸）。
以上材料如户籍管理部门出台新规定，将按规定进行相应调整。
毕业生在办理存档后应及时办理落户手续，签订集体户口管理协议并交纳管理费。落户时必须本人亲自前来办理手续，不受理他人代办。
北京户籍存档人员档案调出：
、将档案调往本市有人事档案管理权限的工作单位或有存档权限的中介机构需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、档案接收单位出具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
二、申请办理失业，档案转往户籍地街道社保所需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、社会保险机构出具的《社会保险转移明细单》；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《单位委托存档人员解除存档合同证明信》、《档案转移人员情况表》（一式三份）及《终止、解除劳动（聘用）合同或工作关系的证明书》。
提示：请在办理档案转出前，先到户籍所在区、县失业经办部门（职介中心失业经办窗口）咨询、确认档案能够接收，并在档案调出时提供户籍所在街道办事处名称。
三、办理退休手续后，档案转往户籍地街道社保所需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《单位委托存档人员解除存档合同证明信》及《北京市社区管理退休人员人事档案移交区县名册表》。
四、考取研究生，申请将档案调往学校，需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、学校出具的调档函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
五、档案调到外省市（异地调动）
（一）只调档案不迁户口需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、外省市县级以上政府人力社保行政部门所属人力资源服务机构出具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
（二）档案、户口一同迁出需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、接收方地、市级以上人力社保局开具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。提示：如以后想再调回北京，需重新办理进京审批手续。
特别提示：
1、档案调出要求本人办理，如本人不能亲自办理，委托他人代办的，经办人需持有存档人签字的授权委托书和身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。
2、“社会保险关系”在我中心的，调出前请在规定时限期间到社会保险窗口办理转出手续；“集体户口”、“党组织关系”在我中心管理的，调出前请分别在我中心人事服务科、流动党员管理办公室将其转出后再办理档案调出手续。
3、档案调出前，请先到收费处结清存档费，若存在多交费情况请持交费票据（如系单位委托存档请携带资金往来发票）在收费处办理退费手续。
4、国家统分的毕业生请在见习期满办理完转正定级手续后再办理档案调出手续。
5、单位集体档案调出被受理后，请单位等待取档通知。
6、档案转递要求必须密封完好，请在接到档案时检查密封状况。
7、《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》，可在“北京人才网（）”中“档案管理/下载专栏”里下载或到我中心领取。
第15篇：档案管理
（1） 论述题
A．答：一）及时报警，在第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门等。在可能的情况下，采取行动消除事故。
（二）组织救援遇险人员，转移和妥善安置受威胁档案。迅速控制危险源，标明危险区域，关闭和限制使用有关设备、设施，采取防止发生次生、衍生事件的必要措施。
（三）对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处置预案。
（四）对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救。特别是对受水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化。 B.答：一.实现计算机管理
多媒体技术使档案全部信息实现了计算机管理,改善了档案工作管理手段和信息环境,为构建数字化档案馆搭建了平台。
现在我们保管的档案其信息附着于纸张、录音(像)带、磁(光)盘等载体上,正是这种多载体形态使多媒体计算机技术在档案管理领域大有可为。多媒体计算机技术的成熟与发展,使我们从利用计算机进行目录管理上升到对图、文、声、像档案的直接管理,给档案事业的发展带来了机遇。
二.提供人性化、交互式服务
多媒体技术提供了人性化、交互式服务,利于对档案信息资源的开发利用。 1.实现全文检索,提高了查询准确率和查全率， 2.利于对音像档案信息的检索和捕获 3.利于对档案信息的编研和出版发行 4.提高了对档案信息的利用率 （2） 案例分析
答：（1）
一、档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，对确无保存价值的档案逐一进行造册登记后清理销毁工作；对尚有保存价值的档案经审查后重新立卷、归档。
二、清理到期档案时，除档案员外，档案鉴定工作小组要有两名以上成员参加，且必须有一名鉴定工作小组的负责同志。
三、凡经销毁的档案除档案负责同志签字外，还要经主管领导批准、签字。
四、档案销毁办法采用焚烧办法。
五、销毁档案时，要防止档案遗失和泄密，二人在场监销。
六、监销人销毁档案后在销毁清册上签字。
七、销毁清册要作为资料长期保存，防止丢失，以备查考。
（2）造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王X档案意识淡薄。〈机关档案工作条例〉第二条规定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”从我国目前的情况看，机磁档案工作一般由办公厅（室）主任领导。王X作为该局办公室临时负责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造成误销档案，王X当然负有不可推卸的责任，尽管王X的行为是一种过摇摇欲坠违法行为，但其直接后果触犯了《档案法》第二十四条第一款的规定，理应承担一定的法律法规责任。
从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止那些不该销毁的档案误被销毁。
第16篇：档案管理
《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第一章 文书档案管理
一、填空
1、文书档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在 党委、行政管理活动 中形成的 具有保存价值 各种形式的历史记录。
2、保证归档文件 齐全完整 是收集工作的基本要求。
3、文件材料的收集要 及时 ，工作也好做在平时。
4、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务，一是确定归档范围，二是 划分保管期限。
5、对归档文件材料进行准确的分析和鉴别，必须坚持 历史的观点、全面的观点、发展的观点。
6、2006年12月18日，国家档案局颁发了 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
7、国家档案局规定文书档案的保管期限有2种，即永久 和定期，定期一般分为 30年 和10年
8、2000年12月6日，国家档案局制定发布了《归档文件整理规则》，对文书立卷进行改革。《规则》从“简化整理、深化检索”的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化。
9、归档文件是指立档单位在其 职能活动 中形成的、办理完毕的、作为 文书档案 保存的纸质 文件材料。
10、《归档文件整理规则》规定，“件”即归档文件的 整理 单位，一般以 每份文件 为一件。
11、分类是将归档文件暗器内容和形式特征划分 类别 和 层次 ，构成有机体系的过程，分类必须在区分 全宗 的基础上进行。
12、文件修正一般包括对破损文件进行 修裱 ，对字迹模糊的或易退变的文件进行 复制 ，去除文件上易锈蚀的 金属物 ，对幅面过大的文件进行 折叠 等
13、耐读分类法，是根据 形成 和 处理 文件的年度对归档文件进行分类，即一个 年度 形成和处理的文件材料放在一起整理。
14、机构分类法试讲归档文件按其形式和处理的 部门 划分类别。
15、归档文件的排列应遵循 事由 原则，即 有密切联系 的文件材料应当排列在一起。
16、件号，即文件的 排列顺序 号，件号分为 室编件号 和 馆编件号。
17、档号项目确定后，要以 归档章 的形式 逐件 标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。
18、归档文件应严格按照 分类体系 和 件号 的先后顺序分别装入档案盒。
二、单项选择
1
1、《归档文件整理规则》仅运用于 B 范围的纸质文件材料。 A科技档案 B文书档案 C专业档案 D声像档案
2、《归档文件整理规则》所讲的分类，是指全宗内归档文件的 B 分类。 A检索 B实体 C逻辑
3、装订文件一般来说，采用左侧装订的，应将文件左边和 C 对齐。 A上边 B右边 C下边
4、运用年度分类法时，应正确地确定文件的日期，一般来说应以文件 A 为准。 A签发日期 B公布日期 C收文日期
5、对跨年度形成的同一次会议的文件材料，应放在会议 C 年度整理归档。 A开始 B贯彻执行 C结束
6、归档章一般盖在归档文件首页 B 位置的空白处。 A下端居中 B上端居中 C 左上角
三、多项选择
1、归档文件整理时将归档文件以“件”为单位进行 A、B 排列、编号 D、E ，使之有序的过程。
A装订 B分类 C组卷 D编目 E装盒
2、《归档文件整理规则》规定档号的必要项目包括 ACDF 。 A全宗号 B机构 C年度 D保管期限 E问题 F件号
3、件内稿本、文本正确排列的方法是 AC 。
A正本在前，定稿在后 B复印件在前，原件在后 C转发件在前，被转发件在后 D外文在前，中文本在后
4、归档文件分类的基本方法是： AC 。
A年度分类法 B级别分类法 C保管期限分类法 D责任者分类法
5、编制归档文件目录，可以为档案的 ABDE 和编研工作的开展提供条件。 A保管 B鉴定 C整理 D检索 E统计
6、盒内备考表设置的项目有 ABCD 。
A盒内文件情况说明 B整理人 C检查人 D 日期
四、判断
1、为参考目的从各方面收集的文件材料应归档保存。×
2
2、机关重要发文应重份归档保存，实行两套制。×
3、《归档文件整理规则》的核心是取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。√
4、划分保管期限是一种对归档文件进行分类管理的方法。√
5、文件处理单应与文件作为一件归档保存。√
6、归档文件按机构分类的同时，也可以按问题分类。×
7、企业事业单位不能执行《归档文件整理规则》。×
8、归档文件编号是将归档文件在全宗中的位置标识为符号。√
9、归档文件可以直接按形成时间或收发文号顺序排列。×
10、在档号项目中，年度和保管期限为选择项。×
11、归档章中的内容，可以打乱项目位置任意填写。×
12、归档文件装盒时，不同形成年度的归档文件，可以放入同一档案盒内。×
五、简答
1、简述文件材料收集工作的要求。
答：
（一）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；
（二）归档文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能
（三）档案机关要加强对收集工作的监督和指导。
（四）及时移交应归档的文件材料
2、简述归档文件的整理原则。
答：
1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；
2、区分不同价值；
3、便于保管利用。
3、归档文件的排列为什么要坚持事由原则？
事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。 通过界定“事由”，（优点）
体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则，将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。
对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值； 有利于检索和档案呢实体存取工作；
4、什么是机构分类法？
3 是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。
5、什么是保管期限分类法？
是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
6、简述归档文件分类应注意的问题？ 答：
1、同一层次的分类必须依据同一标准
2、类目设置要合理，含义要明确、不可相互交叉，相互包容。
3、划分的子项的外延总和应等于母项的外延。
按问题分类时，可设“综合”“其他”两类，便于那些涉及全民工作和不宜单设类目的文件材料归类。 按机构分类，有关上下级或者同级、非隶属机关综合性文件材料归入办公室类 其他专业性较强的文件材料归入相应机构类别。
7、《归档文件整理规则》规定的归档章有哪些项目？填写有什么要求
答：归档章的项目包括：全宗号、年度、保管期限等必要项目，以及机构或问题等选择项目。 归档章的填写要求：主要应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机大号。 禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。
固定的项目，如全宗号、保管期限、机构或问题可以直接刻在归档章上。
8、归档文件目录中“责任者”项如何填写？
答：责任者是指制发文件的国家机构、社会组织或个人，即文件的作者、署名者。填写时要照实抄录。责任者有多个时，填写列居首位的责任者，此外，主办单位、立档单位或上级主管部门是责任者的必须填写，其余视需要填写。被省略的责任者用“〔等〕”表示，责任者之间用“；”分隔。没有责任者的文件材料，需考证清楚后填写，并加“〔〕”标识。填写责任者项目时应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的称谓。
9、为什么要编制归档文件目录？
编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件；
10、归档文件装档案盒的基本要求是什么？
a、不同形成年度的档案文件，不应放入同一档案盒。 b、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒中
c、分机构或分问题的情况下，不同机构或不同问题的归档文件不应放入同一个档案盒中。 d、即使某一机构或问题的文件很少，也不能与其他的混装。用盒的薄厚来调节。
e、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用，因此，并不要求同一事由的归档文件必须
4 装在同一档案盒。只需按照排列的先后顺序依次装盒即可。 六：论述
1、试述归档文件分类基本的分类方法
分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为基本的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。
(
1、)年度分类法。是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同年度的文件不能混淆。
运用年度分类法时，要正确断定文件的日期并归入相应年度。需要注意以下几个问题： 文件有多个时间特征的判定 一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分年度时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属年度。对于计划、规则、总结等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属年度，以进一步简化分类中的要领和操作。
跨年度形成文件的判定 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。、件内稿件、文本日期不一致，具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。
、没有标注日期的文件的判定 内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按年度合理归类。
(2．)机构或问题分类法。
机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法，实际是两种分类法。按机构或问题分类时，不以过多设臵分类层次，一般2—3层即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。
机构分类法。是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。采用机构分类法时，能使全宗内文件来源方面的固有联系，客观地反映立档单位工作过程和历史面貌。一般来说，一个机构就没一个类别，使全宗内的分类体系的设计大简化，便于操作。
采用机构分类法，原则上哪个机构处理或被办理的文件就归入哪个机构的类别中。
5 有些文件是由几个机构共同处理的，有主办机构的一般归入主办机构；由业务部门起草，以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构。 机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。
问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。此方法适用于不设内部机构变化较大、职责范围不清，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。
可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用，要考虑机关内设机构的基本职能和业务额范围，经理做到问题和机构基本对应。
(
3、)保管期限分类法。是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。采用该方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。
2、试述归档文件排列的“事由原则”及其优点。
事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。
按照事由原则归档文件，关键是对事由的准确界定，一般说，事由原则有针对性地具体使用与确有密切联系的文件材料，例如一次会议、一个案件、一项活动的文件材料。 优点：
(
1、)体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则；
将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。事由的界定可以有较大的灵活性。例如：一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，这一整理原则的体现。
(
2、)对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。
一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值；
(
3、)有利于检索和档案呢实体存取工作；
6 按照事由原则将有密切联系的文件材料相对集中的排列在一起，检索时只要在目录中找到其中一份或几份材料的条目，就可以查看同一事由的全部文件材料。
《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第二章 科技档案管理
一、填空
1、工业生产技术档案主要是指工业产品档案。它是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是 型号、成套 ，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。
2、基建档案的特点是 建设项目成套 ，一个建设项目的档案是有机联系的整体。
3、科技档案的基本特点是 课题成套 ，围绕着一个课题的科技研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的科技档案有机整体。
4、在各种类型的科技文献中，唯一直接记录和储备 原生信息 的只有客户档案。
5、科技档案的情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中所具有的 科技参考作用和科技交流作用。
6、科学技术同生产力诸要素的结合，其“媒介”多种多样，而其重要的“媒介”之一就是 科技档案。
7、科技档案收集工作主要包括：科技文件归档、基础档案部门收集工作 和档案馆的收集工作。
8、科技文件归档制度是一项 科技管理 制度，有事一项科技文件管理制度。
9、凡需归档的科技文件，一般归档一份，使用频繁的应归档 2份以上 。
10、科技文件归档工作应由相关的 科技业务部门 承担。
11、办理科技文件归档手续主要包括两个方面：一是：编写归档情况简要说明 ；二是填写归档文件移交清单。
12、经国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》指出：“各单位应当把科技材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划，列入有关部门有关人员的职责范围。”这个规定的基本精神是，科技文件的形成、积累、整理、归档是 科技人员 的职责。
13、从2006年开始，安徽省委、省政府在全省范围内实施了档案管理模式改革。改革的内容之一就是调整科技档案的归属与流向，将科技档案由原先的科技专业档案馆保管改变为由 国家综合档案馆 保管。
14、科技档案管理工作，包括系统整理和 科学编目 两部分。
15、型号分类法 是以一个型号产品的科技档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分。
16、设备档案的基本分类方法是型号分类法，不同单位和不同设备的档案，其分类方法有所差异，具
7 体的分类形式一般有两种，一种是性质——型号分类法，另一种是 工序—型号分类法。
17、对于同型号多台设备的随机文件，不必每台复制一套组卷、归档，只需立卷、归档 一台设备 的全部随机文件材料，其他各台设备的案卷中，注明这些随机文件材料在哪一卷即可。
18、对于因产品和设备的革新、改进、工程及设备的管理、维修所形成的心的文件材料，应 单独组成案卷 ，不必对前期已组成的案卷进行拆卷。
19、底图以 张 为单位单独保存和管理。 20、科技档案号，是指保管单位的 编号或代号。
21、科技档案号是档案部门用来反馈科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是 科技档案分类号和保管单位顺序号 的组合体。
二、多项选择题
1、科技档案具有（ABCD）等功能。
A知识储备 B依据凭证 C情报 D促进生产力发展和提高经济效益
2、科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件归档范围、（ABC）和归档要求。A归档时间 B归档份数 C归档要求 D随时归档
3、国家综合档案馆接收科技档案，实行（ABC）
A无偿进馆制 B现骨干单位主送制 C补送制 D归档制
三、简答
1、简述科技档案的概念和涵义
科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
涵义：第一，定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别；
第二，定义明确了科技档案是生产、科研及基建活动的原始记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别；
第三，定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别；
2、科技档案的主要种类有哪些？
主要包括工业生产技术档案、农业科技档案、设备仪器当那、科学技术研究档案、地质档案、测绘档案、医学科技档案等专业技术档案。
8
3、确定科技文件归档范围的基本方法是什么？
答：（1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。
（2）掌握本单位的基本职能情况，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。
（3）正确划分本单位科技资料、科技文件与文书档案材料的界限。
（4）根据国家及专业主管部门确定的文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件归档范围。
4、科技文件归档时间最常见的有哪些种？ 答：科技文件的归档时间最常见的有以下5种： (
1、)在项目全部结束时间归档；(
2、)按工作阶段归档 (
3、)按子项结束时间归档 (
4、)按年度归档
(
5、)随时归档：A科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位施工图 B机密性较强的特殊科技文件 C 外来文件（如外购设备的随机图样和文字说明材料，委托单位设计的科技文件等）
5、基层档案部门对科技档案的收集应注意哪些问题？ 答：(
1、)要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则；
集中统一管理档案是《档案法》的明确规定。 (
2、)要遵循科技档案的自然形成规律
各单位制定的有关收集工作及科技文件资料的归档制度，必须符合科研、生产、建设活动的规律性，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能做到集中统一管理，保证科技档案的完整与安全，又不影响现行工作的使用； (
3、)要保证科技档案的完整、准确。
完整、准确的科技档案，可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用；不完整、不准确的科技档案，其价值大大降低，影响其凭证、查考作用的发挥，有时还会起反作用；
6、基层档案部门收集科技档案的方法和措施有哪些？ 答：(
1、)按照归档制度的规定接受科技文件资料归档；(
2、)纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法；(
3、)确定和疏通科技档案收集渠道，定向定内容收集；
9 (
4、)抓住重要环节和关键阶段进行收集；
总之，科技档案收集的方法和措施，需要档案工作着根据各单位工作情况，把握时机，不断调整。既保证科技档案的政策适用，又能及时、完整、准确地把需要归档的科技档案集中到大难部门，实现科技档案的集中统一管理。
7、科技档案整理工作的原则是什么？
答：科技档案整理工作的原则是遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类地整理，便于报关和利用。
8、科技档案分类的基本要求是什么？
答：
1、科技档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点；
2、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致；
3、分类的层次类目要简明，不宜过多过繁；
4、分类应力求按照专业系统实行标准化。
9、科技档案分类方案编制应注意的问题和步骤有哪些？
答 ：在编制方案时，首先要了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点；其次要明确明确的分类标准和分类方法；第三是设置科学、合理的类目体系，并以文字和退表的形式将其表达出来。 步骤如下：
(
1、)根据库藏科技档案的基本种类设置大类，有多少科技档案就设置多少个大类；
(
2、)在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系；(
3、)给每一个类目以规定的代字和代号；
(
4、)将形成的类目体系用文字或图表形式表达出来；
(
5、)撰写说明，指出分类方案的编制依据，分类标准、类目代字或代号的使用方法等
10、基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指导下分哪两步进行？
答：第一步，对库藏的全部档案，按种类划分大类；将全部科技档案划分为：产品档案类、基建档案类、科研档案类、设备档案类等；
第二步，对没汇总科技档案进行分类；最基本的方法有六种：工程项目分类法；型号分类法；课题分类法；专业分类法；时间分类法；地域分类法；
11、工程项目分类法的涵义和特点是什么？
答：工程项目分类法是在本单位全部档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案类别。它适用于对基本建设档案的分类；
特点：同一个工程项目的全部科技档案集中在一起，不突破工程项目界限，反映一个工程项目的全貌，
10 便于按照工程项目查找和利用有关的科技档案。
12、型号分类法的涵义和特点是什么？
答：它适用用对产品档案和设备档案进行分类，型号分类法就是对本单位全部产品档案或设备档案，以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案；
特点：同一个型号的产品档案或设备档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个产品或一个设备的全貌及其内部组件、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用产品档案和设备档案；
13、课程分类法的涵义和特点是什么？
答：它适用于对科研档案进行分类。它是在全部科研档案的范围内，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案类别的方法；
特点是便于实现一个研究课题档案材料的成套集中管理；
14、专业分类法的涵义及适用对象是什么？
答：它是按照科技档案所反映的专业性质，进行类别划分的办法。这种分类的方法适用于其对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案。适用于从专业角度利用科技档案的企、事业单位。
15、时间分类法的涵义及特点是什么？
答：它是按照科技档案形成时间或档案内容所反映的时间性进行类别划分的方法。
特点是把相同时间内形成的或反映相同时间的科技档案集中归类，便于从历史联系的角度纵向地分析研究相关时间内的气象现象、水文现象和地震现象，探索其演变发展的规律性。
16、地域分类法的涵义和适用对象是什么？
答：它是根据科技档案内容所反映的地域性划分其类别。比如：气象档案、水文档案、地震档案等。水文、地质、地震等现象，在内容和形成方面具有鲜明的地域特征。因此，这些种类的科技档案适用于采用地域分类法进行分类。
17、性质——工程项目分类法的涵义和适用对象是什么？
答：这种分类方法是以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。企业、事业单位的基建档案最适合采用这种分类方法；
18、流域（水系）—工程项目分类法的适用对象和优点是什么？
答：这种分类方法，一般适用于中型水利设计部门和水利管理规划部门。这种分类的优点是体现了科技档案的成套性，不论是科技档案的分类，还是科技档案的排列，都保持了一个工程项目档案材料的集中和成套。
19、科研档案的分类为什么要采用课题分类法？
答：由于科技研究活动一般都是在专业范围内分课题进行的，而且许多科技研究单位的科室机构设置也是按照专业划分的，所以科研档案较常采用的具体分类方法是专业——课题分类法。
11 20、科技档案案卷的基本特征是什么？
答：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体，其基本特征有： (
1、)案卷是一组具有有机联系的科技文件 (
2、)案卷内的科技文件有一个相对的数量界限；(
3、)一个案卷内科技文件的保存价值大体相同；
21、简述产品、设备仪器文件的组卷方法。
答：产品、设备仪器文件（特别是图纸部分）按其反映的不同部件、结构、系统分别组成案卷。如一台机床设备，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、电气系统、润滑系统等部分组成，各部分的文件材料，是有机联系的整体，可分别组成保管单位。
22、简述基建工程科技文件的组卷方法。
答：基建工程的科技文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组成案卷。如一般建筑工程是由建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业组成的，各专业的科技文件，是有机联系的整体，可分别组成案卷。
23、简述科研课题科技文件的组卷方法。
科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组成案卷。如科研课题一般分准备阶段、研究阶段、总结鉴定接管等程序，各不同阶段的科技文件事由及联系的整体，可分别组成案卷。
24、产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何组卷？
答：产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组卷。
在科技文件材料组卷中要合理解决遇到的问题：
(１)同型号的多台设备随机文件材料，不必每台复制一套材料组卷，只立卷一台设备的随机文件材料即可。
(２)对于产品和设备因革新、改进所形成的一些新科技文件材料，应单独组卷，不必拆原已组好的卷。 (３)对产品、工程设计以及专用设备中采用的标准图、通用图，也不必复制一套组卷，只需在卷内目录中注明所采用的图纸名称、图号及档号即可。
(４)与产品、科研、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。
(5)底图以张为单位单独保存和管理。
(6)技术改造和技术引进项目中的成套科技文件可以不拆散组卷；
25、科技档案卷内文字材料排列的方法有哪些？
答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件资料排在后面；
12 (2)按时间顺序排列：即安科技文件资料的形成时间顺序依次排列；
（3）按逻辑关系排列：如来文和复文，则复文在前，来文在后；正本和原稿，则正本在前，原稿在后；
（4）有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，其相对应的原文材料在后；
26、简述科技档案案卷的排列方法。
答：案卷排列的基本方法包括：分类排列和流水号排列法；
分类排列：即按照科技档案的内容及科学分类体系对案卷进行排列，并将其存放在库房柜架的规定位置上；
流水号排列法：即按照科技档案案卷在登记薄中的登记顺序号进行案卷排列； 案卷排列的具体方法：
（1）产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。
（2）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
（3）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。
（4）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。
27、科技档案号的编制有哪些要求？ 答：科技档案号的编制要求：
（1）要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。 (2)由代字和代号组成。代字适用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技档案的代字、代号，是一定内容和类别的代称。
（3）应力求简明，不要过于复杂频繁（最好设置三个层次）
四、论述
1、试论科技档案的功能。
答：科技档案是珍贵的科学技术资源，是国家宝贵的历史文化财富。在社会主义现代化建设中，科技档案对于促进科技、生产的发展和社会生产力的提高，具有重要的现实作用，并具有长远的历史查考价值。
（1） 科技档案具有知识储备和依据凭证功能。
13 A知识储备功能：人们用来记载和储备科技知识的文献型载体的种类很多，如科技图书、科技资料等，都具有积累经验、储备知识的作用。而科技档案突出之处，在于他直接记述了人们的科技、生产活动过程、经验和成果，它所储备的是在科技、生产活动中直接产生和形成的原生信息。
B依据凭证功能：科技档案同科技、生产活动关系十分密切。要节约人力、物力、彩礼，提高产品智联，保证科技、生产活动有秩序、高晓丽地进行，必须有完整、准确的科技档案为依据。
科技档案是产品定型的依据；产品定型是产品研制、生产过程中的一个重要环节，产品定型的依据之一就是产品在试制过程中形成的科技档案。
科技档案是产品再生产或停产产品恢复生产的依据；产品的联系生产，必然要求有关文件图纸的补充供应，其唯一来源是归档保存的科技档案。
科技档案是工程维护、适用的依据，尤其是工程扩建、改建或遭到破坏进行修复时，更离不开科技档案。科技档案也是设备使用、维护和管理的依据。
此外，科技当啊还具有客观的凭证作用。在科技、生产领域，有时会发生个人之间、单位之间、地区之间，甚至国家之间的知识产权、商标权、地权等争执。
（2） 科技档案具有情报功能， 是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中具有的科技参考作用和科技交流作用。
科技档案为科技研究工作提供条件；任何一项科学技术研究，都离不开已有的科技成果以及相关的科技信息。所以在进行一项新课题的研究实验时，总要查阅有关的科技档案。可以帮助研究者了解过去的工作，便于在现有的基层上开展新工作，同时又可以启发思路，开阔眼界，少走弯路，减少不必要的重复劳动，提高科研工作的效率和水平。
科技档案为工程和产品设计提供条件：为使设计的工程和产品具有适用性和先进性，设计人员在接受一项任务时，需要查阅尽可能广泛的文献资料，以资参考、借鉴。
科技档案是进行科学交流的工具：随着经济体制、科技体制改革和技术市场的发展，科技档案作为科技信息和科技成果的载体已经进入市场，企、事业单位之间的有偿技术转让和技术交流，一般就是通过科技档案实现的，这进一步突出了科技档案作为科技交流的工具。
（3） 科技档案具有促进生产力发展和提高经济效益的功能。
在社会实际活动中，科学技术对社会生产力发展的推动作用在同社会生产力诸要素的结合中实现的。利用科技档案改善和强化生产力诸要素的过程，就是科学档案中存贮的科学技术相物质形态的生产力转化并从而推动生产力不断发展、提高的过程。这就是科技档案促进社会生产力发展的社会功能。 在科技、生产活动中，管好用好科技档案可以降低或节约活动劳动消耗和物化劳动消耗，如节约工时，避免重复劳动，使新产品提高投产，设备大修提高完成，技术改造增产降耗，节约原材料等等，从而提高经济效益。
14
《岗位培训教程》 第二编 档案管理
第三章 会计、人事及音像档案的管理
一、填空
1、《会计档案管理办法》要求：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管 一年 ，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。
2、会计档案移交原则上保持 原卷册封装 。
3、银行余额调节表和银行对账单是两种不同用途的会计核算材料， 组卷时要注意 分别组卷。
4、会计档案案卷题名揭示了会计档案的内容和成份。其结构为三部分，即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。
5、会计档案按其形成特点和形式，一般宜采用“类别 ——会计年度——保管期限——会计核算单位“分类法。
6、会计档案的保管期限分为永久和 定期 两类，后一类又分为3年、5年、10年、15年、25年。
7、在对会计档案鉴定时，应当注意：电算化会计档案的保管期限与纸质会计档案是一致的，会计档案软件的文档资料的保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的 5年 。
8、建设单位在基本建设期间形成的会计档案，要在办理竣工决算后移交给建设项目的 接收单位。
9、在款及档案移交档案机构前，会计机构应有专人对会计档案进行整理，但 出纳人员 不得兼做会计档案保管工作。
10、人事档案的整理方法可分为集中整理、经常整理和 补充整理 三种。
11、人事档案 副本 的具体内容，是由正本中的复制件或复件构成。
12、与文书档案、科技档案和其他专门档案不同的是人事档案在 卷下 分为十个大类。
13、编制人事档案卷内目录时，类别 之间要留出空格，供补充材料使用。
14、人事档案保管工作的范围是由各个机关 人事管理权限 决定的。
15、人事档案的 正本 由主管人员职务的部门保管。
16、人事档案的 副本 由主管和协管人员职务的部门经理。
17、音像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以 音响、形象 等方式记录信息的特殊载体， 并辅以文字说明的历史记录。
18、传统的照片档案是由底片、照片及 文字说明 构成的。
19、照片编号格式分为两段式，即 案卷号——照片号 。
15
二、简答
1、简述会计档案的概念与特点
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
特点：形成范围广泛；档案类别稳定；外在形式多样。
2、试述会计档案的归档范围 包括：
会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。
会计账簿：是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。
财务报告：是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。
其他核算材料：根据《会计档案管理办法》的规定，银行存款余额调查表、银行对账单等其他会计核算专业材料也属归档之列。会计档案管理中的三清册也属于归档范围
3、电算化会计核算材料的归档范围主要有那三部分？ 答：（1）、存储在磁性介质或光盘上的会计核算材料；
（2）、打印输出的纸质载体的会计核算材料（不能只保存不可见的磁性介质的核算材料） （3）、会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。
4、电算化会计核算材料归档有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理。
（2）、归入档案机构的磁盘或光盘应有两套：一套封存，一套供日常提供利用；
（3）、打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员签字盖章； （4）、打印输出的纸质载体核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用。
5、简述会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料的组卷方法。
答：（1）、会计凭证的组卷方法：组卷时需按月分开，也就是不同的月份产生的凭证不要组合在一起。每月的凭证，按凭证号和时间顺序排列，可组成1卷或数卷。 凭证案卷质量要求：
A、按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒；
B、记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。 C、拆除金属物，装订采用线绳或塑料钉等，凭证的厚度一般在1-2CM
16 D、装订后要进行密封处理，并加盖经手人员章或财务专用章。 E、填写凭证封面要项目齐全，规范清楚，并留出档号填写的位置。
（2）、会计账簿组卷时，要注意按账簿形成的特点，区分会计年度、并把不同名称、种类的账簿分别组卷。 质量要求：
A各类账簿的扉页，反映了账簿的应用、交接使用的状况，归档前应按要求逐项填写清楚。包括：单位名称、账簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人签章等。
B对于订本式账簿，蒸笼里立卷应保留原有式样，不要拆除空白页，帐内页码要连续。账簿封面加贴不干胶，并填写规范便签格式及填写方式。
C对于活页式账簿，在会计年度结束后，将空白页撤除，并编写页码，进行密封装订，在密封处加盖经手人员章或财务专用章。账簿封面要填写规范，保管期限为25年的账簿要在封底加填备考表。 （3）、财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷。财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开；其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如年度财务报告的保管期限是永久，就要与月份、季度的财务报告分开分卷。 质量要求： A案卷要编制页号
B案卷开首要填写卷内文件目录，永久保管的财务报告案要在封底加填备考表。
C财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人签名或盖章，设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。同时案卷装订的密封处要加盖财务专用章； D案卷封面填写规范、整齐。
（4）、其他核算材料的组卷方法：银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别组卷。按照产生的年度组卷。 案卷质量要求：
A按产生的年度组卷，一年一卷或书卷。 B卷内按时间顺序排列，编制页码，进行装订。 C案卷封面填写清楚、规范。
6、会计档案的销毁应注意哪些问题？
答：在销毁会计档案时，应注意：部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的原始凭证以及工资发放表等，可以适当延长其保管期限，抽出单独立卷，并在会计档案案卷目录中说明。另处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期满，也不得销毁。
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7、人事档案的收集途径有哪些？
答：（1）、通过组织、人事部门收集人事工作中形成的人事档案；
（2）、通过筹备党代表、人代会、政协会等收集与会人员登记表及个人政绩材料； （3）、通过教育、培训部门收集学生（学员）成绩、学历学位材料； （4）、通过评聘专业技术职务收集考绩材料；
（5）、通过党（团）组织和组织部门收集入党（团）、党（团）籍处理材料； （6）、通过纪检、监察、司法部门收集违纪违法处理材料； （7）、通过本人和报刊杂志收集研究成果材料； （8）、通过卫生部门收集员工健康、工伤等材料；
8、人事档案的鉴别工作的内容包括哪些方面？
（1）、判断文件是否属于惹事档案或者属于某一立卷对象的人事档案，防止将不属于人事档案内容的文件收集归档，避免张冠李戴的归卷错误。
（2）、判断归档文件按是否属于办理完毕的正式文件，未经办完或未经查证核实的材料不得归入档案； （3）、核查归档文件是否完整齐全、文字清楚、对象明确，是否注明作者（单位）、时间。 （4）、审核文件是否手续完备。
9、音像档案有哪些特点？ （1）、直观的形象性 （2）、收集、保管的特殊性 （3）、是其他载体档案的必要补充；
10、简述音像材料的归档时间。
答：对于形象材料的归档时间，不能照搬文书材料的归档时间，在实践中，一些档案部门总结出来“两段式归档时间”，一是音像材料要随时归档，即工作活动结束后，照片冲印加工后或录音、录像磁带录制完毕后，承办部门或承办人员就要辅以文字说明，及时间想单干部门归档。
二是部门音像材料年终归档，一些零散产生或制作时间长的音像材料，可随同纸质载体一起，于年终由承办部门或承办人员整理并辅以文字说明后，统一向档案部门归档。
11、音像材料的归档有哪些要求？
答：（1）、归档的音像材料应力求是原底片、原件（原声磁带），要尽量避免复制版或复制件。 （2）、归档的音像材料要齐全完整。 （3）、对归档音像材料要进行选择和鉴别。
12、照片档案的总说明应包括哪些要素？
总说明的编写，要求有时间、地点、事由、任务、背景、摄影者等六要素
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13、简述录音、录像档案的整理、编目方法。答： 整理：
（1）分类：首先要分录音档案、录像档案两类，是否还需要具具体分类，要根据各单位的实际情况和档案数量多少而确定。例如新闻部门多，可根据内容和专题分时事政治类、文学艺术类、科学技术类等；
(2)、编号：编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。
（3）、文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应有必要的登记并辅以文字材料。 编目：对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。 著录时需注意：
（
1、）一盘或一盒磁带为一个保管单位，著录一个条目。（
2、）参见号是指纸质载体档案的档号。
（
3、）如一项内容的摄录是由多盒磁带录制而成的，就要在题名后注明盒的顺序号。（
4、）节目时间是指该内容的录音或录像带时间的长短。
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第17篇：档案管理
档案管理
根据市委组织部信息处下发的“关于在我市开展干部档案管理工作检查的通知”精神，结合我局的干部档案工作实际情况，我们迅速行动、突出重点、认真细致地逐条逐项按照《本溪市干部档案管理工作检查评分表》的要求，实事求是地进行自查。
一、充分认识人事档案工作的重要性
档案工作是各项管理工作的重要组成部分，胡锦涛同志指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。我局十分重视档案工作，以党的十七大重要思想为指导，紧紧围绕全市组织、人事工作中心任务，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设，不断提高管理水平，为全市改革发展提供优质服务。
二、加强人事档案工作的组织领导
我局非常重视对干部人事档案管理工作的领导，将这项工作摆上重要议事日程。由主管局长亲自抓，加强了对我局干部人事档案管理工作的领导和协调。主管干部人事档案管理工作的领导，定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题。下设办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，制定了切实可行的工作计划，并认真组织实施，全面、准确、真实地保存好各种档案。档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保干部人事档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创干部人事档案工作的新局面。
三、归档与整理情况
在市委组织部信息处下发《关于在全市开展干部档案管理工作检查的通知》后，我局就对这项工作进行了部署，将上级文件精神、要求进行了认真研读，并明确了时间、要求和标准。同时，我们严格按照文件，以《干部档案工作条例》中第五章《档案材料收集、鉴别与归档》执行，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章和本人签字的，盖章签字后归入干部档案。
在干部档案的整理工作中，我们做到认真鉴别、分类准确、编号有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。按照干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项制度，做到完善各种登记薄和台帐。
四、档案的利用和转递情况
我局的干部人事档案在利用时，查阅单位要填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续，需要有主管局长签字方可查阅，不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。干部人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管局长批准，并严格履行登记手续，限时归还，不得擅自转借他人。在干部档案的转递中，我们也严格按照统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密封包，收到档案的单位，经核对无误后，在回执上签名盖章立即取回。
五、干部人事档案工作中存在的问题
我局干部人事档案现代化管理应充分发挥计算机在干部人事档案保管、保护及利用方面的作用，提高现代化管理水平。积极争取领导和相关部门支持，制定了经费预算并得到落实，购置新式档案盒，更换密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。
通过自查，找到原因，也增加了信心，目前，我们干部人事档案已经全部加工整理完毕，正在进行材料收集和整理目录阶段，逐步完成市委组织部文件中要求的任务。
干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局将就人事档案管理的现状及存在的问题进行深入的调研，并就此提出解决问题的思路及对策。
第18篇：档案管理
1、中华人民共和国档案法的作用
为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。
2、外国档案编目的含义、任务和原则
含义：就是指把档案管理的成果固定化，编制各种各样的档案检索工具，使利用者能够查到所需要的档案文件。
任务：就是在档案整理成果固定化的基础上，为利用者查找档案文件铺平道路。 原则：
3、档案工作的管理体制
4、档案中介机构的含义与任务
含义：档案中介机构是一种社会服务性机构，是由档案行政部门和工商主管部门审批，自收自支，独立核算，是独立的法人组织，直接为机关、企业和个人代办档案事务的社会服务机构。
任务：（1）、服务功能。以完成用户委托的具体业务为主，主要包括：(1)传授档案专业知识和技能的业务培训；(2)承接委托档案的整理服务；(3)在档案或技术转让过程中的技术中介服务，受委托代查代保管代寄存档案服务；(4)现代化技术的设计推广就用服务(如计算机辅助档案管理系统)。
（2）、咨询功能。咨询服务有口头咨询和书面咨询为主。咨询服务主要由五方面组成：(1)技术咨询，以档案业务部门在档案管理活动中的技术问题为咨询的主要内容；(2)管理咨询，以档案管理业务为咨询的主要内容；(3)专业咨询，以提供种类专业知识为主要咨询内容；(4)研究咨询，以提供政策性研究报告为主；(5)设计咨询，以提供国内外档案理论研究成果与档案工作的动态以及各项档案科研成果为主要内容。在以上各种咨询活动中要告知解决问题的具体途径和方法，提出指导性意见和具体方案。
（3）、法定功能。档案中介机构的法定功能，就是开展档案鉴定、评估业务。国有企业，档案作为一种财产，列入国有资产管理之中，档案的评估业务也随之产生。
5、信息资源代发和共享时代的档案利用
6、档案用户需求的构成
7、会计档案的归档
一、归档时间 （1）、每年形成的会计档案，有会计部门按照财务例行归档要求负责整理立卷和装订成册，当年的会计档案会在会计年度终了后，可暂由财务部门保存一年，期满之后，由财务部门编订清册，在隔年度的一季度一交给档案中心。
二、（1）、凡是归档的会计专业资料，都应将凭证、账簿和各种报表按项目分类，按凭证号、按时间顺序先后排列。（A）、各种原始凭证要装订成册，封面目录填写完整、清楚； （B）、各种账簿、单行本，按年度统一编排页次，封面内容要填写完整、准确； （C）、各种报表按年、季、月分别装订成册 （2）、需要归档的案卷，装订时一律将金属物（大头针、曲别针、图钉等）除掉，用线绳装订； （3）、会计档案的用纸、封皮、装订规格应尽量统一，如需变化时，财务部门应当先与档案
部门协商统一后变动，以便于保管 （4）、会计档案的书写字迹材料要符合清晰、耐久等档案保管的要求，特别是长期和永久保管的档案，计算机打印要用激光打印机，手写材料要用碳素墨水笔和蓝黑墨水笔；
一、科技档案管理的研究对象、任务和方法
科技档案管理学的基本研究对象是科技档案和科技档案工作。
科技档案管理学的研究任务是研究科技档案的本质、形成过程及其规律、种类、构成、特点、功能和作用以及科技档案的实体管理和开发利用等；研究科技档案工作的基本原则和性质；研究档案事业组织和管理。
科技档案的研究方法：以生产活动和生产力发展状况为出发点，以现代科技知识为基础。
二、科技文件材料和科技档案的概述、功能、特点 (一)科技文件材料概述和类型
科技文件材料：记录和反映生产、科研、纪检、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。
类型：(1)图样科技文件材料
(2)文字科技文件材料
(3)其他形式的科技文件材料
（二）科技档案的概述
企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件。
（三）、科技档案的功能
1、科技档案的知识储备和依据凭证功能。
2、科技档案情报功能。
3、科技档案的促进生产力发展和提高经济效益的功能。
（四）、科技档案的特点
专业性、种类和类型的多样性、成套性、现实性等特点。
三、科技文件材料的形成、积累
（一）、科技文件材料的形成。
科技文件形成工作，就是伴随着企事业单位管理活动的进行，按照一定的原则、要求与方法，有秩序地、有规律地编制和逐步形成文件的工作。
(二)、科技文件材料的积累
指按照一定的要求和方式，将文件材料及时集中的妥善保管起来。
积累工作的基本要求：一是明确职责。二是明确范围，三是确保积累质量，四是完善积累条件。
科技文件形成积累的方法和措施
1、以科技、生产程序和有关标准、规范为依据；
2、根据产品开发的类型和建筑工程的性质；
3、抓住薄弱环节和难于形成的科技文件材料；
4、做好三纳入、四参加、四同步，使科技文件材料形成积累制度化。
四、科技文件材料鉴别、整理、归档
(一)科技文件的鉴别.文件材料鉴别工作的主要内容包括：归档文件完整性的鉴别、归档文件准确性的鉴别、文件属性的鉴别、文件保存价值和保管期限的鉴别以及归档文件密级的鉴别。(二)、科技文件材料的整理 1、组卷原则
遵循科技文件材料的形成规律，保持科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用（成套性）。
2、组卷的要求
（1）案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。
（2）文件材料要真实、齐全完整、益于长期保存。
（3）案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久要求.不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔等。 3、组卷方法
(1)直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所在针对的项目里组卷。
(2)产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其部件、结构、阶段等分别组卷。
（3）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
（4）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。 组卷方法
（5）底图以张为单位单独保存和管理。
（6）产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。
(7)设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。
4、卷内科技文件材料的排列
案卷内管理性文件按问题、时间和重要程度排列。
案卷内图样材料按图样目录排列没有图样目录的按其所反映的隶属关系和有机联系排列。
案卷内科技文件材料排列应文字材料在前、图样在后.有译文的译文在前,原文在后.
5、案卷编目
a、卷内科技文件材料页号编写 b、案卷封面的编制 c、案卷脊背的编制
d、卷内目录的编制 E、卷内备考表的编制
6、案卷装订
1）案卷可采用装订与不装订两种形式。
2）案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面的，破损的要修复,图纸折叠时标题栏露在右下角。
3）长期保存的案卷装订时必须去掉金属物。
4）案卷采用散装形式时，卷内文件材料要按照要求有序排列。并且每份文件的右上角要加盖“档号章”.(三)、科技文件的归档
科技文件归档制度是用来指导归档工作的依据。归档制度的内容包括归档范围、时间、要求、
份数、归档手续。
五、科技档案的管理
科技档案的管理包括：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用。
（一）科技档案的收集 科技档案收集工作，是指基层科技档案部门和科技专业档案馆，根据国家和专业主管机关工作的规定，通过接收等方式，把具有保存价值的科技文件或科技档案，集中到科技档案部门统一管理的一项业务管理活动。 (二)科技档案的整理
科技档案的整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类或归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。 分类原则、构成
是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
科技档案分类方案的构成：说明、类目表和类号。
分类的基本方法：对象分类法、特征分类法。 科技档案具体分类
产品档案二级类目按种类、型号设置。
科研档案二级类目按课题设置。
基建档案二级类目按工程性质或用途设置。
设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类设置。
科技档案的排架、编号
产品、科研、基建、设备仪器类档案分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。
科技档案号主要指科技档案全宗号、分类号和案卷号。产品、科研、基建、设备仪器类档案分别以最低分类类目编写案卷顺序号。
(三)科技档案的鉴定
科技档案的鉴定就是根据一定的原则和标准，科学地判断科技档案历史与现实的价值，确定其保管期限。
科技档案鉴定工作包括对科技档案的价值鉴定和质量鉴别两方面内容。
（四）科技档案的保管
科技档案保管工作，是在科技档案日常管理中，创造适合科技档案保管条件与环境，妥善保管科技档案，建立和维护良好的科技档案库藏秩序和科技档案业务工作。
（五）科技档案的统计
科技档案的统计工作是通过数字和报表，掌握和解释科技档案宏观管理和微观管理基本情况的一项科技档案业务工作。
科技档案的开发利用，就是将科技档案中的各种实用价值予以揭示，并通过各种科学有效的方法，直接服务于国家的各项工作，满足人们的各种利用需求的一项工作。 开发利用工作内容：
建立和完善科技档案的检索系统
开展科技档案编研工作
采取多种方式，直接提供利用
收集反馈信息，不断完善科技档案的管理、服务系统
第19篇：档案管理
浅谈如何提高公司当前档案管理工作水平
蹇 波
摘要：随着计算机、通讯技术的普遍运用，档案管理也逐步进入到信息化管理的时代。众所周知，档案管理一项政策性、机密性、专业性加强的工作，而档案是信息的重要载体，是日常活动的主要信息源。因此，做好档案管理是提高工作效率和工作质量的必要条件。目前，我公司处在体制改革阶段，档案管理工作落后于日常业务工作，档案管理水平亟需进一步提高。本文基于公司的档案管理现状，剖析其存在问题并进一步提出改进措施。
【关键词】档案管理 存在问题 改进措施
引言
一直以来，档案都是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的有价值的历史记录，档案的形成过程以及自身的真实性、原始性、记录性，使其成为参考和查阅历史的重要媒介。自历史发展以来，档案管理跟随时代发展发生了一系列的变化，尤其是信息时代的来临，带动了档案的信息化管理模式。各种电子媒介存储平台应运而生。我公司自成立以来，严格按照国家档案管理规定实施档案管理，但由于管理人员的素质和管理条件的限制，未能达到有效水平。而好的档案管理可以使单位的业务工作的运行发展情况清晰了然，因此，不论是在当下，还是从长远角度看，做好档案管理工作都势在必然，尤其不可忽视的重要性。
一、本单位目前档案管理现状
档案作为历史事件的客观总结记录，具有客观的事实性，既是对过去研究的重要依据，也是反映企业发展轨迹的直观表现。一个好的企业，档案记录就一定是清晰有条理的。看似若有似无的档案管理，其实关系到企业各个部门之间的协同工作，关系到企业的工作效率。因此，实质上，档案的收集、整理和存储工作，在企业发展中乃至社会发展中发挥着重要作用。
目前，本单位档案管理的现状：
（1）档案管理工作没有进入日常议事日程。
（2）档案管理的硬件和制度不健全，档案管理工作不够系统、规范，档案存储环境有待改进。
（3）人员的配备不足。
（4）档案分类存储方法存在一定的弊端，电子档案管理系统软件存在一定的不足。
二、档案管理不力的因素
之所以存在上述问题，出现档案管理不力的原因。一是单位历来对档案管理工作不够重视，忽视了档案管理工作的意义，【也没有意识到制度、人员素质和现代化的管理手段对档案工作起到的重要作用”】[1]；二是档案管理的硬件设施、设备的缺失，例如档案柜的老旧，未配备温度计、湿度计以及灭火器，上墙的档案管理制度、禁烟标识等；三是人员的配备和管理不当，档案摆放杂乱不齐，防虫不到位，年代久远的档案存在长虫现象，以及档案室的清洁工作需要加强；四是当前档案管理的分类方式和电子系统存在一定的问题，例如分类方式仅以保存年限划分较为笼统，人为的以内容划分又容易出现主观意志认识的偏差，而电子软件目前使用的单机版缺乏灵活性，不利于异地查询档案，影响业务效率。
三、当下企业档案管理模式探究
当下企业档案管理模式，按照集中程度分为三种：档案集中统一管理、档案分级管理和档案分散管理。
档案集中统一管理是指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。其标志：一是对全部档案实行集中或相对集中管理，二是建立统一的档案管理制度。【从理论上讲，该管理模式适合一切类型的企业，但从具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约，集中统一管理的程度会有所差异。其优点是：便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心。】[2]
档案分级管理在是我国《档案法》中有要求，《档案法》第一章第五条：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”，《档案实施办法》第一章第三条：“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分
一、
二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定”，《档案法实施办法》第十五条第三款：“根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”。目前，本单位实施的档案管理模式就是分级管理，档案分级管理存在的弊端：一是对档案进行级别划分，工作量大，需要投入大量的人力、财力、物力，并且效率不高；二是分级后，原来的档案排列顺序被打乱，相同类别的档案可能放在不同地方，不利于查阅；三是分级鉴定人员的主观认识容易造成档案分级的偏差，例如把应该存放永久的档案放到长期时间段中，或者把短期的资料放在长期或永久时间段中。
档案分散管理是指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。【优点是分工明确，不足之处是对企业档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉，同时也不利于档案的安全和利用。】[3]
四、做好企业档案管理的措施
基于以上情况，经过笔者对当下档案管理模式的研究发现，要做好档案管理工作：
首先就是各类档案的存储工作。一般档案分类，为了便于检索，往往按照记录信息方式分为文字档案、图形档案、声像档案。文字档案存储容量较大，一般单位档案多位文字档案。由于目前多采用分级管理的办法，所以人为的主观分级难免造成同类内容文字档案的分散，同时查询时往往需要按文件内容所属等级查询，较为不便。另外由于永久、长期、短期档案存放地点分散（永久和长期存放在档案局，短期档案存放在本单位），不便于档案的提取。再者，目前公司的图形档案、声像档案未形成系统存储模式，甚至某些年的图形档案、声像档案未经存储，造成这方面档案的缺失。因此，在做好资料收集工作，提高资料收集效率的同时，可以采用最新的档案信息资源存储方式—对象存储系统来进行档案存储管理。
随着科技的发展，电子系统存储方式逐渐完善升级，单机版的档案存储系统难以满足实际工作的需要，不利于异地查询，直接影响档案查询的工作效率，应采用网络版电子档案管理系统。
再者，要做好档案管理的硬件设施建设。档案库房的建设直接关系到档案存放的质量和安全，是做好档案管理工作的基础。同时，严格按照档案管理的“八防”要求，做好防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防阳光、防蛀、防腐工作。因此，档案柜、窗帘、灭火器、温湿度计、防虫药等都是档案室应该配备的必需品。并且制定相关的档案管理制度，严格按照制度进行档案存储和借阅等工作。
当然，不管档案管理系统如何先进，档案室的建设如何优越，最重要的还是档案管理员。档案管理员的素质和能力，直接关系到一个单位的档案存储效果。因此在人员的任用和安排上尤其重要。当前我单位的规模较小，所存储的档案容量较小，可设一个专职档案管理员，做好日常的档案管理和维护工作，另设一个兼职管理员，在平常可负责其他主要工作，在档案工作较多时协助专职档案管理员多好档案管理工作。【同时，还要注意相关知识的学习，加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合，培养自己的信息编研、开发能力，成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”，并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变。】[4] 跟上新时代新形势的要求，全面提高档案管理员的政治素质、知识素质和身体素质。
结语
总之，档案管理工作是长期的，不断发展的。只有不断地在档案管理工作中发现问题，解决问题，才能使档案管理工作尽善尽美。
参考文献： [1]袁文芝.浅谈如何在新形势下提高基层单位档案管理工作水平.[J] 华章，2011，01（7）：254 [2][3]刘刚.档案分级管理利弊分析.[J]兰台世界，2008,12（23）:53 [4] 曹玉兰, 施华群.浅谈高校档案人员素质教育.档案学研究2002，(21):9
第20篇：中小学档案管理
如何做好中小学档案管理工作
学校档案工作是教育事业的重要组成部分,是记录教学发展历史，收集存储教育教学信息的重要手段，是学校研究改进、提高教学质量不可多得的宝贵史料。中小学档案是中小学校在各项管理工作及教研教学活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的资料。它真实客观地记录了学校的发展历程,全面反映了学校最基本的职能活动,是学校重要的信息资源。通过分析中小学档案,可以全面掌握学校教育的沿革和演变情况,更好地总结学校在发展中的经验教训,为促进学校的科学发展提供决策依据。因此做好中小学档案工作具有极为重要的意义。
一、中小学档案工作存在的问题
根据笔者调研，由于管理和历史方面的原因，目前中小学档案工作主要存在以下几方面的问题：
1、领导重视不够：有些学校领导对档案管理工作认识不足，认识不到档案工作对学校改革和发展的重要作用，认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用；
2、缺乏专职的档案管理人员：据了解，很多学校没有专职的档案管理人员，兼职的档案管理人员也没有进行过专门的培训，业务水平较低；
3、硬件设施不完善：不少学校没有专门的档案室，有的学校甚至没有专门的档案柜，不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，直接影响着学校档案的保管和使用效果；
4、档案收集不完整、管理混乱。部分中小学档案收集归档不及时，多头存放、多家管理，很多档案分别由校办、教务、德育、人事等多部门存放，未能及时入卷归档，档案管理制度不健全，档案的归档、保管、借阅、保密等相关管理不严格，档案材料丢失较多。有些学校注重行政文书档案的归档和管理，而教学管理档案、教师业务档案、学生档案不健全；
5、档案管理的信息化水平较低。受到设备、条件和档案管理人员的计算机应用水平的制约，中小学档案管理的信息化水平普遍较低，大部分档案还是以纸质保存为主，档案的电子化推进不够，未能发挥信息技术在档案管理中的优越性，未能利用计算机、网络、数据库等先进的手段来管理档案。
二、做好中小学档案管理工作的几点思考
（一）加强领导、强化意识
为尽快改善中小学好档案管理工作的现状，首先要加强领导。中小学校长是学校档案的第一责任人，应亲自过问档案工作，熟悉中小学档案业务，解决档案工作中存在的各种实际
问题，促使学校档案工作跟上教育教学改革的步伐。
中小学要经常组织学习和宣传《中华人民共和国档案法》等法律法规，加强对档案工作的宣传，让全校师生员工了解档案工作的内容和意义，使广大教职工认识到档案是一种宝贵财富，是学校发展的历史记载，从而在教职工中树立强烈的立档意识，自觉履行档案归档和保管、保护档案的义务。
中小学的档案管理人员要本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的态度，充分认识新时期档案工作的重要性，立足于学校长远发展大计，紧紧围绕学校中心工作，扎扎实实地搞好档案各项建设和服务工作。要进一步增强做好档案工作的责任感和紧迫感，树立主动服务意识，认真收集并保存好第一手资料，为学校做好详实的历史记录，积极开发利用档案资源，为学校各项工作提供更加便捷的服务。
（二）加大档案管理队伍建设
教育行政主管部门和中小学校要加大对档案工作的投入，必须配备专、兼职的档案管理人员，加强档案管理队伍的思想建设和业务建设。要选拔思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、年富力强、懂计算机且热爱档案事业、默默奉献的人员担任专职档案管理员。另一方面要有计划地对档案管理人员进行职业道德教育和岗位培训，坚持持证上岗，为学校档案管理打下扎实的基础。要建立学校档案管理工作的网络体系，各个科室的负责人是档案管理的第一责任人，同时每个科室要制定一名兼职档案管理员，配合档案管理部门做好档案的收集、入卷、归档工作，适当减少兼职档案员的其他工作，使其能抽出更多精力钻研档案业务，更好得从事档案管理工作。
（三）加大投入，加强档案室硬件建设
为做好档案工作，学校要进一步加强档案部门设备设施建设，把档案室设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，购置专业档案柜。档案库房应装设可靠的防火、防盗设施，还可适当配备如空调、去湿机以及防虫、防鼠、防霉等基本设备；对于声像、实物、电子文件等有特殊保管要求的档案，设立专门库房按照特种材料档案的保存要求设备必要的设施设备。
（四）健全档案管理制度，加强档案管理
健全档案管理制度是中小学档案规范化管理的重要途径之一。中校要根据实际情况，围绕收集、管理、利用三个基本环节，加强档案工作制度建设。制定如《中小学档案管理制度》、《中小学档案归档范围及保管期限表》等规范性制度，要制定《中小学档案管理保密制度》、《中小学档案查阅与借阅制度》，根据不同档案材料的密级制定不同人员的查阅、借阅、复制的权限规定。
学校档案部门要建立健全档案工作规章制度和岗位责任制，编制出学校各部门归档目录、整理规范、技术要求和保管期限等方面的手册，以便有效地进行指导和检查。
（五）做好档案的收集和入卷归档工作
做好档案管理的第一步就是要做好档案的建档和档案材料的收集归档工作，要参照上机教育行政部门的要求，制定详细的档案卷宗目录，建立完整的档案材料体系。不同类别的档案材料在学期内可以由校办、教务、德育、总务、工会、人事等各部门的兼职档案员进行材料收集工作，每学期末应由档案室统一收齐入卷归档，统一管理，不得由个人私自保管。
中小学校应特别注意教学管理档案、教师业务档案、学生成长档案的建立和管理。很多学校只重视行政公文档案的管理，不重视教学与学生档案的建立和管理。有些学校只建立了学生学籍档案，没有建立学生成长档案，还有些学校根本没有教学管理档案、教师业务档案和学生成长档案。教学管理档案完整记录一个学校每年教学活动开展情况，教师业务档案记录每学期每一名老师的完成的工作量、承担的教学研究项目等内容，这些档案文件对分析学校教育教学质量，提高学校教育教学水平有着至关重要的作用。学生成长档案记录学生成长历程，包括学生的身高体重的变化、学习成绩的变化、获奖情况、生理与心理特征的变化，这些档案材料既既可以真实的记录每一名学生的成长历程，又可以分析历年来的学生心理、生理成长特点，为教育行政部门在教育决策方面提供极为有价值的材料。
（六） 提高档案管理的信息化水平
中小学档案管理信息化系统是广泛应用计算机处理图文声像等原始档案资料,并以硬盘、光盘、录音带、录像带等介质贮存,具有处理迅速、存储量大、查阅方便、保存期限长等纸质档案所无可比拟的优势,档案管理信息化系统真正实现了文档一体化,文字纸质档案和电子文件并存,可以为查阅者方便地提供查询、阅读、交流、使用等多项服服务。档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。为此，中小学档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。
加强中小学档案管理信息化建设，首先应加大档案管理部门的信息化设备投入，购置服务器、计算机、数码相机、数码摄像机、录音笔、扫描仪等信息设备。再者，要做好中小学档案管理信息化建设，还需要加强档案管理人员的计算机应用水平培训，提高档案管理人员的现代信息技术装备的应用水平。
做好中小学档案管理信息化工作，教育行政管理部门，要及早制定中小学档案管理信息化标准，各中小学，应按照标准制定本学校的档案信息化实施细则。中小学校应尽早建立档案综合信息管理系统，有条件的学校，还应建立档案信息化管理网站和电子档案数据中心，通过网络和大规模数据库管理档案。在实施档案信息化管理过程中，应严格执行国家有关安全保密的规定，学校档案部门要按照国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》中的规定，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全。
以上是笔者结合自身工作实际和近些年对中小学档案管理工作调研情况分析归纳出的做好中小学档案管理工作的几点思考，做好档案管理工作，除以上这些建议外，还要求档案管理人员有一颗恒心、热心、责任心。通过以上几个方面的途径，加之档案工作人员的不懈
努力，肯定可以把中小学档案管理工作做好，更好的记录学校的教育教学改革和发展，更好的为中小学教育教学改革发展服务。
