2020-03-02 14:05:39 来源:范文大全收藏下载本文
会议服务
集团公司会议服务工作流程及标准
1. 会前准备 1.1 预定会场,根据参会人数及会议级别预定会议室。
1.2 布置会场
1.2.1 打开门窗通风,更新空气。
1.2.2 待室内空气清新后关好门窗,打开空调。空调温度调至26度,
之后随参会人员的要求上下调整空调温度。
1.2.3 桌、椅摆放整齐,保证足量。
1.2.4 连接电脑,调试投影仪,备好激光笔,确认有无网络连接,如没有网络连接,应提前做好会中需要网络连接时的应急准备。
1.2.5 摆放纸巾、烟灰缸、杂物筐、矿泉水及各种饮料。饮料有可乐、加多宝、椰汁及王老吉等,饮料吸管应提前插在拉环上(可以上网找一些插吸管方法的视频学习)。矿泉水及各种饮料应放在会议室角落办公桌较为明显的位置上,摆放整齐,方便参会人员自取饮用。
1.2.6 摆放稿纸、中性笔、铅笔和本次会议的《会议议程》。其他办公文具如计算器、尺子、图纸、橡皮、回形针、订书机、订书钉、白板笔、白板擦等放在会议室角落的办公桌上备用。
1.2.7 采购人员需在会议开始前30分钟,备好当日所用的水果和糕点,并送到会议现场供会议服务人员提前准备。采购时应尽量选购易剥、小块、易食的水果和糕点。水果可以选购香蕉、小橘子、圣女果、红提等;糕点可以选购曲奇、小桃酥、小面包等(水果糕点各选购三种即可)。
1.2.8 会议服务人员应在会议开始前将水果洗净装篮,擦干滴水,摆放在会议桌上,要求摆放美观;另外,盛放糕点时应在篮子里铺放纸巾,糕点摆放要美观。
2. 会中服务 2.1 参会人员到齐后,询问各位参会人员需要饮茶还是咖啡,做好记录,然后开始准备茶水、咖啡,及时送入会场。上茶和咖啡时要轻拿轻放,并随身带一条小毛巾,擦拭滴水。
2.2 会议期间每隔15-20分钟进入会场巡视服务,及时换茶、换咖啡,同时收回空茶杯、空咖啡杯及垃圾等。根据矿泉水及饮料的使用情况及时补充。
2.3 10点钟左右可以送上一些糕点。
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会议服务
2.4 如有会议中场到外间吸烟的客人,应及时送上烟灰缸,或在休息大厅的桌子上备好烟灰缸,会前应该准备足够数量的打火机备用。
2.5 会议中场休息时,应进入会场进行简单的清理工作,如收茶杯、收咖啡杯、收垃圾、补充矿泉水及各种饮料等。
2.6 如参会人员临时出现复印、打印等需要,根据文件缓急情况,尽快为客人打印、复印,做好装订,及时送入会议室。
2.7 会后就餐
2.7.1 会后如需外出就餐,会议服务人员应提前联系司机,安排车辆在外随时待命接送客人。
2.7.2 如需在会议室用餐,会议服务人员应清点用餐人数,提前安排订餐。如条件允许,可以借用其他会议室组建一个临时餐厅,摆好桌椅,铺好报纸并放好矿泉水及各种饮料,将餐点、饮料、餐具、吸管等统一摆放在一张桌子上,采用自助方式用餐更加人性化。
2.8 客人用餐期间,会议服务人员应进入会议室,简单清理会场,收茶杯、
收咖啡杯、收垃圾、补充矿泉水及各种饮料等。
2.9 用餐结束时,应及时送上牙签;会议开始后,尽快清理临时餐厅,恢复原状。
2.10 下午4点钟左右可以再送上一些糕点。
3. 会后服务
3.1 会议结束前应提前联系司机,安排车辆接送参会人员。
3.2 收好投影仪、电脑等贵重设备后清理会场,恢复原状。
3.3 关好电灯、空调、电源,锁好门窗,方可离开。
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