档案工作规范化管理的实践与思考

档案工作规范化管理的实践与思考

档案工作规范化管理的实践与思考2007-02-10 16:46:3

32005年11月5日经山西省档案局组织的档案工作规范化管理评审组的检查评定××公路管理段以92分的好成绩认定该段为档案工作规范化管理“aaa”级单位，这是山西省自2005年4月颁布的《山西省企业科技事业单位档案工作规范化管理办法（试行）》以来首家获得的最高殊荣。

《山西省企业科技事业单位档案工作规范化管理办法（试行）》是对企业科技事业单位档案管理的重要考核和达到相应水平的标志，为进一步提高企业科技事业单位档案工作的整体水平，促进档案管理现代化建设，更好地为企业科技事业单位的改革和发展服务将具有重

要的意义。

山西省××公路管理段在山西省范围内档案工作规范化管理走在了前面，同时也为今后一段时期档案管理迈出了坚实的一步。档案工作规范化管理是一个不断创新、发展的课题，值得档案工作者深思。在此笔者结合山西省清徐公路管理段档案工作规范化管理的实践对档案工作规范化管理进行探讨。

一、山西省××公路管理段基本情况

山西省××公路管理段是全民所有制事业单位，目前全段有职工128人，其中：正式职工49人，有大专学历26人，专业技术人员25人，段机关设有办公室、养路工程股、财务股、路政大队、养护中心。主要担负着××境内国道308线、省道316线三条干线公路71公里的公路管理和养护任务。段拥有固定资产900余万元，其中机械设备资产500余万元。多年来，在上级主管部门的和地方政府的领导下，经过全体员工的共同努

力，使所辖公路在路容、路貌，特别是公路养护等级和质量上发生了很大的变化，为××徐的经济建设发挥了巨大作用，做出了突出贡献。工程建设和生产经营管理过程中，段领导充分认识档案工作的重要性，很抓档案管理工作，取得了显著成绩。

二、档案工作规范化管理情况

1、组织管理

××公路段于1990年7月成立了综合档案室， 2005年4月进行了调整，成立了档案管理机构网络，明确了主管领导，各职能部门都设立了兼职档案员，档案由零散的趋于集中统一管理，综合室档案员的对各部门在生产活动中形成的文件材料的积累、整理、归档工作进行指导、监督、检查的职责。专兼职档案员的文化素质具有高中以上文化程度，并有60%具有中级以上专业技术职务，专职档案员进行了档案专业技术的各类培训，实行持证上岗。

为了加强档案工作的管理，促进档

案工作的发展，充分发挥档案信息资源，更好地为公路管、养、建工作服务，段在制定“十五”发展规划和年度计划中都把档案工作的列入其中，并结合实际制定档案工作发展规划和年度计划，不断提高档案工作的整体水平，实现档案工作管理现代化，以适应经济发展的需要。2005年初在工作目标责任书中把档案晋升写进了去做为奋斗的目标，对此段领导高度重视，多次召开专题会议，研究安排工作，准备足够的资金，保障档案工作经费。调整了档案工作领导机构，段长李秀保同志亲自分管，在档案集中整理时，经常询问档案整编工作，现场解决实际问题，检查、督促工作。完善了档案管理规章制度，分管领导职责、各部门职责都包含档案工作内容，还重新制度落实归档、保管等八项档案制度和责任追究制度、档案工作奖惩办法。加强档案人员“四参加”、“四同步”的参与和责任感，档案工作落实到有关人员的日常工作之中，各职能部门，在各项工

作中形成的文件材料，及时收集，按规定时间整理、归档、立卷、移交。在年终考核中将档案工作内容一起进行检查，对档案工作中做出成绩者进行奖励，对在档案的整理和管理中发生重大的疏漏或损坏者将追究当事人的责任。采取有效的措施，保证档案完整、准确、系统。

2、基础设施

我们严格按《山西省企业科技事业单位档案工作规范化管理》“aaa”级标准要求 ，投资11余万元购置了综合档案室所需硬件设施。新增档案库房2间，办公室1间，阅览室1间，荣誉实物陈列室1间，总面积达60ｍ2，实行了档案库房、阅览室、办公室三分开，荣誉实物陈列室展示了本单位双文明建设成果，成为对外宣传的窗口。新配置了存放档案的专用密集柜36组，保管档案用的卷皮、卷盒其式样、规格和质量均符合规定，2000年以后的卷皮、卷盒使用了无酸制品，构置灭火器、安装了防盗

门、防护栏和报警器、白炽灯及防光、防紫外线窗帘等安全防护设施。配备了温湿度测试仪、加湿器、空调2台、消毒柜、吸尘器等设施及设备，同时档案库房按规定投放了防霉驱虫药、灭鼠药。

3、业务建设

段档案由原来机关档案管理，即文书、科技、会计档案转变为现在的科技事业档案分类，即党群工作、行政管理、经营管理、技术管理、公路建养、科研档案、基本建设、设备仪器、会计档案、荣誉实物、电子档案等12个门类的档案

现在我段共有室藏档案、资料2079卷（件、册），其中以卷为单位1270卷，以件为单位归档809件，资料30册。

4、开发利用

近年来，通过档案人员的努力，档案工作已逐步走向了标准 化、规范化轨道，

段综合档案室检索工具科学合理，检索快捷准确，为段公路管、养、生产建设、经营管理和科研工作提供了优、

快、准的服务。综合档案室检 索工具主要有：总目录、案卷目录、全引目录、分类目录、归档文件目录、荣誉实物目录、电子档案目录、并编写了全宗介绍，建立了借阅登记、利用效果登记簿等各种薄册。篡写编研成果八种：

1、《××公路管理段组织机构沿革》

2、《××公路管理段大事记》

3、《清徐公路管理段基础数字汇编》

4、《××公路管理段档案利用效果实例汇编 》

5、《××公路管理段管养公路情况简介》

6、《*线工程建设基本情况分析》

7、《××公路管理段发文汇编 》

8、《防非典重大事件材料汇编》。

主动服务，采取电话代查、分发目录等形式，提供服务，并根据单位工作和重大活动安排，提前介入，竣工验收工程时，提前做好竣工资料的收集、整理，保证工程档案的完整，全面反映工程建设情况的全过程。

段办公室、后勤、养护中心等部门，利用档案材料完成了许多工作内容，例如：解决办公楼的水、电维修与装潢，

减免了许多人力、物力、财力上的投资，近五年节约资金约五万余元。

5、信息化建设

信息化建设列入本单位的信息化建设发展规划，并制定了档案信息化建设发展规划。制定了本单位的电子文件接收规定和开始接收电子文件14件光盘。

配置了电子计算机1台、复印机1台、扫描仪、打印机、数码照相机和档案管理软件等信息化建设基础设施

通过这些设备输入了12类档案信息条目和具有永久性保存价值的档案和长期保存的文件选择性全文扫描录入，可浏览的全文信息，为段各项管理工作和领导决策及工程项目建设提供了快速、准确、完整的档案信息服务。

由于领导高度重视档案工作，档案工作列入了全段的工作规划计划，档案管理体制健全，制度完善，设施设备完全满足要求，业务建设规范，档案分类科学，整理规范，编写了较有价值的编

研成果。

三、存在的问题

××公路管理段的档案管理已取得了初步成效。但在一些方面还存在不足

1、网络设施

2、数据库

3、由于历史原因造成的字迹不耐久、发文稿纸不规范、档案收集不全等问题。

今后我们要进一步加强档案业务建设，重点要加强档案信息化建设，努力开发档案信息资源，努力实现文档一体化，把档案管理提高到更高的水平。

档案工作的规范化管理

DB43T263：档案工作规范化管理

档案工作规范化管理情况汇报[版]

司法所工作档案规范化管理规定

关于档案工作规范化管理自查报告

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