档案信息化建设与应用探讨

2020-03-01 16:09:25 来源：范文大全收藏下载本文

试论档案信息化建设与新应用

摘要：随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类社会活动和经济活动不可或缺的重要资源。信息技术的高速发展和推广应用促使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。与此同时，信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异给档案工作带来了新的研究课题─—即档案信息化建设与应用。档案信息化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。面对挑战，我们档案工作者应积极应对，不断学习科学知识，逐步掌握信息技术，努力为档案工作服务，为生产建设管理等工作服务。近年来，国家电网公司湖南省娄底电业局档案室在数字化建设方面进行了积极探索，取得了显著成效，数字化建设给档案管理带来了极大的方便，全面、快捷地为生产与管理服务。

一、档案信息化建设的需要

1．档案信息化建设是形势发展的需要

21世纪是信息化时代，国家电网公司将档案信息化建设摆在了突出位置，档案数字化、电子化成为企业管理的重要组成部分，其一，档案室是生产运行、生产管理、电力营销提供保管和利用档案信息的职能部门。它室藏有数万卷档案资料，数十万件文书档案、会计档案，尤其是科技档案更是档案资料的主体，所有门类档案是本企业最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大职工利用，不能不说是企业管理的一大缺失。所以，要充分发挥档案信息资源，首先要建设数字档案馆，实现档案信息化。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，纸质档案迅速被电子档案所代替，这就给给档案馆（室）提出了一个亟待解决的课题：电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，即档案馆（室）数字化。若档案馆的档案保管、利用与形势与发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，将会给企业造成一定的损失。

2．企业现代化管理的强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如国家电网公司高层领导对下属电力人才进行调研、为高层领导决策提供参考，要调阅下级单位的人事档案则十分不便，来来回回要好几天，他们迫切要求信息共享。又如一些文书档案，领导与生产人员在生产现场想了解上级文件精神，只有实现档案数字化后，才是最全、最新、最直接、最方便的解决办法，特别是湖南省电力公司对现行文件建立办公自动化后，各界人士查阅信息将更为方便，这都迫使档案馆（室）这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设内容

近年来，国家电网公司围绕档案数字化建设与应用做了大量工作，取得很好的成效。

1．推进档案数字化，提高档案标准化、规范化水平

档案信息数字化建设与应用之前，档案管理的突出矛盾就是档案标准化、规范化滞后和各兄弟单位之间的档案资源不能实现共享，档案人员的业务水平不一，这些都严重影响了档案系统整体水平的提高。档案信息标准化、规范化内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要环节是档案整理要规范，档案管理具有一个统一的平台。近年来，国家电网公司湖南省电力公司在统一领导下，使用了统一的公司档案管理平台，建立健全、实施了公司档案标准。统一的标准建设，统一的浏览服务，使得公司层面档案专业化管理在全国电力系统中，能够很好地实现资源共享。

2．数字化建设着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能在短时间内实现“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，在局部取得具有实践意义上的推广经验后，进而在整个系统进行全面推广。

3．有重点地抓好数据库建设

目前，国家电网公司档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡与发展阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设与完善。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的应用效果

1．建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从2006年开始，我们把室藏档案的文件级目录输入数据库。截止2010年12月，已输入文件级目录5万多条、案卷级目录2千多条，在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，对原文件实行全文扫描、实物档案实行数码照相，实现原文件信息数字化。娄底电业局档案室文书档案、科技档案、财务档案、荣誉档案利用频繁，尤其文书档案的借阅，只有实行数字化，才能确保利用效率的提高与利用效果的提升。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如湖南省电力公司500千伏民丰变电站的工作人员因地处偏僻山区，借阅纸质文件不能实现方便快捷。我室保存着1995—2009年4多万条文书档案，若按照传统的查阅方式，查找时间将较长，自从实行了档案数字化管理之后，利用者只需登录到国家电网公司统一的档案系统浏览端，实行借阅许可手续，则可以实现随时随地随办。而靠手工管理的档案室保存着199

3年—2009年的文书档案查阅，则需2个工作日才能借阅到，且归还手续麻烦。利用者目前对我室的数字化建设十分满意。

2．建立档案室（馆）网站。各市电业局、兄弟单位局域网实施系统内部资源共享。在局域网上向广大电力工作者提供档案信息查阅，并赋予权限允许实现全文下载，逐步实现信息沟通，资源共享，营造更有利于电力经济发展的良好环境。

3．加大档案管理软件推广力度。由于种种原因，各进馆（室）单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。今后，我们将加大档案信息管理系统的推广力度，另外依托国家电网协同办公与档案管理统一平台，做到文档一体化。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

各门类档案实现全部数字化建设与应用是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，讲求实效，持续发展。

（作者：黄雪梅，联系电话：13973830556地址：湖南省电力公司娄底电业局运行所）