第二章会议管理

2020-03-03 03:17:51 来源：范文大全收藏下载本文

第二章

会议管理

本章提示：本章主要阐明了三级秘书应掌握的会务管理技巧，诸如会前拟订会议筹备方案和应急方案，检查、审核会议状况并及时与领导沟通；会中对会议进展、经费使用的监督及对突发事件的处理；会后对会议的评估与总结等。第一节

会前筹备

学习目标：本节主要介绍会前筹备工作的主要环节：拟订各种会议筹备方案、检查会务筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟订会议应急方案。通过本章内容的学习，三级秘书需要了解各种会议筹备

1 方案和应急方案的内容、拟订要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。

一、会议筹备方案的拟订：

（一）理论知识：

1、会议筹备方案的内容：（1）确定会议的主题与议题：主题是指会议要研究的主要问题与要达到的目的。确定主题的要素有3点：一是有切实的依托；二是结合单位实际；三是有明确的目的。议题是对会议主题的细化。（2）确定会议名称：

2 （3）确定会议议程：根据到会领导（4）的情况，确定会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；围绕会议主题，确定讨论题目、讨论方式；根据会议目的，安排主要领导做会议总结。确定会议的时间、地点：会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，会期长短要与会议内容紧密联系。会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中、环境合适、交通方便、会场附属设施齐全。

（5）确定会议所需设备和工具：要满足会议需要。

（6）确定会议文件的范围：做好文件的印制与复印工作。（7）确定会议与会代表的组成（8）确定会议经费预算（9）确定会议住宿和餐饮安排（10）确定会议的筹备机构：大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2、会议筹备方案的作用：草拟出完善的会议筹备方案是会议工作的基础。会议筹备方案的拟订是秘书的重要工作内容之一，它的作用主要有：

4 （1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位

（3）确保领导的意图得以贯彻执行

3、电话会议及视频会议的知识（1）电话会议----是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。任何电话用户申请并开通“会议电话”的服务功能就可随时召开电话会议。电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。 ① 电话会议交流信息的特点： Ⅰ、电话会议方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最

5 少的。

Ⅱ、电话会议的与会者不直接面晤，参加者很少会受到会议主席或其他参加者的直接影响，这样更有益于与会者激发创造性思维，也较容易修正自己的观点，对开展商务交易活动和协调问题极为有利。

Ⅲ、电话会议由于缺少直接接触，所以难以进行互动交流。而且由于缺少文本，难以传递大量细节信息。 Ⅳ、为提高电话会议的效率，可以搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件），增进信息的传输与交流。若使用视频电话效果更佳。

Ⅴ、电话会议使用于分公司不远、规

6 模不大的企业。（此项不是其主要特点）

② 电话会议信息工作的要求： Ⅰ、准确发出开会信息。要特别说明是否需要设分会场。如要求一个单位的若干人员参加会议，就要设分会场，而且要明确分会场的召集人。要强调准时到会。电话会议是一种实时交谈的会议，任何一方都应当在同一时间参加会议，否则将影响信息的交流和获取。

Ⅱ、认真分发会议书面信息材料。电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法同步传输文字材料，因此要做好会议书面信息的分发工

7 作。对于要在电话会议中进行讨论的文件，应在文件上标明讨论的顺序编号和标题，事先传真给与会人员。 Ⅲ、合理安排会场信息传输设备。电话会议分为主会场和分会场。召集方设主会场，其他参加的单位设分会场。各会场应装有扩音设备和话筒，并与话机连接好。人数较少的单位可直接使用带有免提扬声器的话机。会议设备应在会议开始前调试好。 Ⅳ、按时接通电话。会议开始，由召集方以主叫方式接通与会各方。 Ⅴ、互相通报出席情况。

Ⅵ、做好会议记录。可用电话录音系统记录会议信息，会后整理成书面记

8 录材料。（2）视频会议：

视频会议是利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急情况。 ① 视频会议的特点：属于同步会议，利用视频设备，通过微波线路或卫星线路，播送主会场和各个分会场的活动景象，与会人员在不同的地理位置上、在同一时间内参加会议。

Ⅰ、实现声音与图像的同时传送。 Ⅱ、打破时空限制。

9 Ⅲ、节省时间、费用。 Ⅳ、交流效果较好。

Ⅴ、视频会议的局限。初始准备时间较长，成本投入高；没有面对面的互动效果，交流可能不够深入广泛。

② 视频会议信息的要求：

视频会议效率高，投入大，要求必须高标准，严要求。 Ⅰ、发出会议信息。及时向与会人员发出开会通知，告知有关注意事项。 Ⅱ、分发文件信息资料。会议上要审议的文件和有关信息，会前应通过传真或电子邮件传给与会人员。 Ⅲ、布置会场。

10 Ⅳ、设置、检查会场信息传输设备。视频会议设备要求较高，主、分会场之间的声画要能及时传送。会场内要配备高速传真机，以便同时传送文件。

Ⅴ、做好会议信息准备。视频会议时间紧，能够发言的人数少，而发言时间又相对较长。为提高会议成效，对会上讨论的事项一定要在会前通过其他方式进行有效沟通，如电话、文件、小型会议等，成熟之后再在视频会议上通过。

Ⅵ、采用先集中后分散的形式。为减少通信线路开支或场地设备租用费，在会议议程安排上，可先集中开大

11 会，然后由分会场各自举行会议。 Ⅶ、汇总情况信息。会后各分会场要将本会场情况整理成书面报告呈交主办单位备案。

4、远程会议筹备方案的特点：（1）具有节省时间、经费，交流直接、简短，可与电话服务机构商定使用录音带做永久记录等便利。

（2）应预先了解提供电信会议服务公司的相关服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确自己的要求，且需将下列内容告知电信服务公司：会议日期、起止时间、参加人

12 数、与会人员电话号码、主持人姓名等。

（3）有关会议程序、议程及其它材料须尽量提前寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论。

（4）安排专人负责检查远程会议设备，摆放、运转、操作等是否符合要求。

5、会务机构分工的要求：

所谓会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实，包括与会议有关的各项组织工作，每个环节都必须有专人负责；会议组织分工包括文件起草和准备、会务

13 组织、会场布置、会议接待、生活服务（含娱乐活动安排）、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。会务机构的各部门需明确各自的任务和要求。

（1）根据会议规模、类型的要求及会议层次高低和组织的严密程度来决定服务机构、服务人员的数量、素质要求。（2）会务机构要分工明确、责任到人。各小组应分工明确，专人领导，各司其职，服从会议领导小组统一指挥。（3）加强协调，定期沟通。

（二）、实际操作：

14 会议筹备方案的制定程序：组建会议筹备委员会→分成筹备小组→形成筹备方案→领导审核方案。（1）（2）（3）（4）组建会议筹备委员会。划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人。

与领导沟通，确定会议的主题、议题、名称、议程、时间、地点，所需工具、设备，文件范围、与会代表的组成、会议经费预算，以及住宿、餐饮安排等。

交上级审核，再行安排、部署。

（三）、注意事项：

1、电话会议语言使用的注意事项：会前做好讲话准备，要集中、准确地体现会议主题；最后进行讲话演练，估算好时间；讲话内容要简明易懂，尽量不使用方言和易产生歧义的字词语句。

2、安排座位的注意事项：（1）中、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示排、座位名签，使与会人员顺利入座。

（2）表彰会、总结会上，受表彰、奖励者应安排在前几排，并在座位上贴上名签。

（3）报告会、表彰会、联席会采取

16 报告人和主办单位负责人、联席各单位负责人相间的方法。（4）分清上下座。离入口远、主席座位近者为上座，反之为下。（5）中小型会议方案在经费、会场布置等方面大多从略、从简，但在实际工作中仍需注意，方案拟出后要交上司审核，再行部署。

3、会前准备工作的基本要求：

会前组织是商务会议组织程序的重点和基础，主要任务是为会议的成功举办创造一切必要条件和保障。其基本要求是充分、周密、安全。

（四）知识扩展：

1、会议筹备方案与会议策划方案的区别和联系：

会议策划方案----包括会议筹备方案和会议预算方案。所谓策划是对会议做整体的计划，涉及到参与举办会议的各个部门和各种关系，通过协调形成一套合理可行的方案和流程。所谓预算是对会议策划各环节和项目的经费数字化。策划与预算相辅相成，一一对应。

所谓筹备方案是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施。主要是对会议时间、地点、议程和经费等方面内容的具体设计，一般不涉及会前宣传、营销等

18 方面的内容。一般而言，先进行会议策划和制定预算，再设计具体筹备方案。

2、会议座位安排的方法：

（1）大型会场的座次安排：在礼堂、会堂、体育场馆举行的会议，其形式基本固定；广场上或其他大型会议如纪念会、代表会等可采用大小方形和半圆形。

（2）中小型会议的座次安排：如办公会、专题会、研讨会等，在会议室、会客室等举行，可设置成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、长方形和T字性等。

3、主席台座次的安排：

19 （1）按职务高低和选举结果安排座次，职务高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序安排。

（2）主持人位置可按职务顺序就座，有时在前排边座就座。

（3）主席台座位的左侧放置姓名台签。

（五）示例：

可信公司技术训练专题研讨会预案

一、会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会，会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，

20 并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。

二、会议的时间、地点：

拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三、参加会议人员

公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人，总计50人。

四、会议议程

会议由主管副总经理主持。上午：（1）总经理做关于技术训

21 练问题的工作报告。（2）总监专题发言。（3）生产部总监专题发言。下午：（1）分组讨论。

（2）源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。（3）副总经理做总结报告。

五、会议议题

（1）技术训练与提高企业综合竞争力。

（2）技术训练与技术创新。（3）如何提高技术训练的质量。（4）技术训练方法的再讨论。

六、会场设备和用品的准备

准备会议所需的投影仪、白板和

22 音像设备，由公司前台秘书负责。

七、会议材料准备（1）总经理的工作报告。（2）培训部、生产部总监的专题发言稿。

（3）公司开展技术竞赛评比的计划（草案）。

（4）副总经理的总结报告。

由总经理办公室牵头准备。

八、会议服务工作

由行政部综合协调。附：（1）会议通知。（3）会议日程表。

二、检查会务的筹备情况

（一）理论知识

1、会务筹备情况检查的主要内容：（1）会议准备是否充分

除了三级秘书的筹备工作外，对四级秘书的会前筹备工作也应有所了解。四级秘书会前筹备包括：拟订会议议程、日程，提供会议地点的备选方案，布置会场和安排座次，发布会议信息，安排会议食宿，邀请会议嘉宾，准备会议资料、会议用品，安排会议礼仪服务、检查会议常用视听设备是否正常等。

（2）会议期间能否排除各种干扰

如此起彼伏的手机铃声、无关或

24 与会人员的随意走动等。（3）环境条件与用品准备

会议室大小、室内温度、湿度，光线好坏、空气流通情况、安静程度、家具是否舒适、会间休息、用具用品是否齐备等。

（4）文件材料的准备情况

会议文件的撰写一是由秘书部门直接拟制或秘书部门牵头组织有关部门或人员参与共同拟制；二是由有关部门准备文稿主管领导审核。（5）会场布置情况的检查

会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目，主席

25 台座次摆放与领导名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等装饰物放置、音响、照明、录音录像、通风、安全保卫等是否完善。大型会议还要检查进退场路线等。

（6）会议保卫工作的检查 ① 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠。 ② 确保会场内消防设施齐全有效。 ③ 确保会场防窃听装置灵敏高效。 ④ 确保会场防盗设施（监控器探头等）处于运行状态。

⑤ 检查进出会场人员身份，尽量不许无关人员出入。

26 （7）其他检查项目

如一些特殊会议：颁奖大会的奖品和颁奖顺序；选举大会的票箱、计投票工作安排；会议集体摄影等。

2、会务筹备情况检查结果的形式：

会务筹备情况的检查结果可以通过3种形式向领导或会议筹备负责人员汇报⑴书面形式---正式方式⑵口头形式---双向讨论⑶协调会形式---沟通、通报。

3、会务筹备情况检查的方法： ⑴听取会议筹备人员的汇报：会议开始前人、财、物各方面都要准备好。主办方领导或筹备组的上级领导要

27 提前与会议筹备人员进行沟通，听取汇报，并及时给与指导。要求有：①听取汇报前应注意前期检查，发现问题，解决问题。②汇报人员应侧重困难和问题，注重实效。③汇报时间要正当其时。④汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，以便及时调整和加强。

⑵会前现场检查：必不可少。注意：①确保所有事项都条理清晰。②注意环境，尤其是会场有无异味。有些人对香气、化学气味过敏等。③设立入场登记台，张贴会场平面设计图。④佩戴徽章、名牌（工作牌）。⑤准备接待休息室。⑥安排接待、服务人员。

28 可事先组织培训。

（二）实际操作：

1、汇报检查的程序：注意针对汇报会。⑴会议筹备机构首先进行自检，并由各小组写出书面报告。⑵会议领导小组确定汇报会的时间、地点，发出协调会通知。⑶召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决需要协调的问题。⑷汇报会后，以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办、落实。

2、现场检查的程序：⑴制定现场检查的路线、确定现场检查的重点，通知有关筹备部门。⑵将现

29 场检查的项目制成检查单，以便记录、汇总。⑶按照既定线路、项目逐一现场检查、核对，对未达到要求的准备项目要做明确记录。⑷对未达标项目提出整改或修订意见，以电话、文件或会议等形式通知相关筹备部门予以纠正。

（三）注意事项：

1、会务筹备情况检查的汇报材料：（1）汇报材料要事先核实，根据会议筹备方案预先设计进行比较和检查。（2）汇报材料要突出问题，提出对策，注重实效。（3）汇报材料要有量化检查的

30 数据，不能太笼统，一般可做出检查图表和统计数字。

2、对检查所发现问题的纠正：（1）先对问题的性质、范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度。（2）找出问题产生的原因，寻找解决方法。（3）在人、财、物等方面为纠偏做好准备。（4）责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏结果进行通报。

（四）示例：

XX公司在X市会议中心举行新产品展销订货会，会前有关领导反复强调要加强会前检查，不要出现任何安全隐患，

31 但会议筹备机构的有关人员未能引起足够的重视，他们只是听了会议筹备方和参展方的简单汇报，没有到现场进行必要的检查，结果被市消防局的有关部门责令停展，进行整顿，因而给企业带来了不必要的损失。

三、审核会议文件：

（一）理论知识：

1、会议文件的类型：

会议文件主要包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目、

32 分组讨论地点、作息时间表、会议参阅文件和相关材料。具体有：（1）有关会议立项方面的文件，如有关会议召开的请示、批复等。（2）有关会议筹备工作的文件，如会议预案、策划书、会议通知等。（3）有关会议内容的文件，如议程、讨论提纲、各种报告和发言材料、会议记录、议案、决定、决议。（4）有关会议宣传报道的文件，如会议宣传提纲、新闻发布会的介绍材料、新闻发布会稿件（报刊上发布的新闻稿）、会议简报等。（5）有关会议管理与服务方面的文件，如名单、票据、报告、薄册、会议总结等。（6）不同载体的信息材

33 料，如有关会议活动的照片、录音录像带、记载会议信息的计算机软盘、光盘等。（7）其他类型的会议材料，如会议有关的各种文稿的草稿、定稿、翻译稿，通过的正式文件及其附件，各种送审稿、草案、修正案等。

常见种类有：（1）会议的指导类文书，如上级会议文书、上级指示文书、本级会议因由文书等。（2）会议主题文书，如开幕词、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕词等。（3）会议程序文书，如议程文书、日程安排、程序讲话、选举或表决程序表等。（4）会议参考文书，如各部门

34 统计报表、财务报表等。（5）会议管理文书，如会议通知、议事规则、会议证件、作息时间、生活管理等。（6）会议成果文书，如选举结果记录、会议记录、会议纪要等。（7）会议宣传文书，如新闻稿、传达提纲、执行计划等。

2、会议文件审核的内容：（1）审核会议文件的准确性和完整性。注意核对时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人姓名等。（2）审核的具体内容包括：各种会议文件与会议主题的关系；会议文件与国家、组织的方针、政策、法规等

35 有无冲突内容；会议文件内容事先是否经过调查研究、是否与实际相符；会议讨论的文件内容涉及有关单位和部门的是否进行了会商、广泛征求了意见并达成一致；会议文件是否观点明确、中心突出、条理分明等。

3、会议文件审核的方法：（1）对校法---定稿与样稿逐字逐句核对。（2）拆校法---样稿改动不多，将样稿拆开，待校对文字置于页面第一行与定稿对应文字一一核对。（3）读校法---适用于内容浅显易懂，生僻字、专业术语少的文稿，一人读定稿，一人看校样。

（二）实际操作：

1、起草文件的秘书先进行自审，初步把关。

2、主管秘书对会议文件审核，尤其是涉及方针、政策与事实、数据等内容要认真审核。

3、会议涉及部门会审。

4、主管领导或主要领导终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜：

（一）理论知识：

1、与领导沟通会议事宜的意义：（1）通过与领导工作联系与流程配合，可以使会议筹备工作提高效率。（2）及时与领导沟通，能从组织利益出发协调各方矛盾，保证会议准

37 时、顺利召开。

（3）保证领导的知情权，有利于会议目标的实现，提高会议效率。（4）筹备组成员能更好地了解自己工作的意义，发挥各自最大的作用。

2、与领导沟通会议事宜的原则：（1）时间性原则---会务部门与领导者在会议时间安排上要考虑会议准备工作时间是否充裕。

（2）及时性原则---会务人员发现问题及时汇报，领导要通盘考虑，把会议内容想全、想细、想具体，甚至突发事件也要想到应急预案。（3）全面性原则---领导与会务人员要注意与各专业方面的协调与配

38 合，比如与会外供电、供水等有关部门的外部协调，会务人员要把自己的工作目标与会议目标统一起来。

3、与领导沟通会议事宜的方法：

领导与会务筹备人员之间的沟通是双方的、相互的，通常采用以下方法：

（1）会务筹备人员定期向领导提交书面报告---是向领导报告的正式方式，是与领导必不可少的定期联系、沟通方式，如每天的会议进展报告。（2）会议筹备负责人定期向领导口头汇报会议情况---保持会

39 务组成员与领导的个人接触，有利于对工作进展情况和工作中的问题进行双向讨论。

（3）领导亲自参加有关会议---领导通过到会议筹备委员会察看工作获得第一手资料。如需要也可召开专门会议，请领导与会议成员共同讨论会议筹备或举行过程中存在的问题与难点。

（4）其他途径：如例行检查、小型展览等。

3、与领导沟通会议有关事宜的时机：（1）会议筹备阶段

40 （2）会中阶段（3）会后阶段

（二）实际操作：

1、明确会议目标：（1）明确会议领导与各小组的任务。（2）明确会议所涉及的范围。（3）会议工作所要求的质量标准。（4）会议工作中所要达到的阶段性目标。（5）会议在制定目标时要注意留出处理意外情况和弥补欠缺的时间。

2、明确沟通会议有关事宜的方法或途径

3、确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员

4、检查沟通过程中所需要的各类文

41 件、音像等资料

5、向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。

6、听取领导指示或与领导进行双向讨论，完成会议记录。

7、整理记录并呈送领导。

（三）注意事项：

1、对领导指示和双方讨论结果要尽快部署和落实

2、坚持与会议主管领导保持定期沟通，落实情况及时向领导反馈

3、在会前、会中、会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点

（四）知识拓展：

1、分配会议组织与服务工作应考虑的因素：筹划确定会议工作所需的资源、重要阶段、计划时间表，成员的个人任务和责任。分配会议组织与服务工作应考虑的因素有：（1）成员工作经验的多少。（2）承担的工作总量。考虑承担的其他工作任务。（3）统筹分配任务。

（4）考虑会务人员的特长爱好，发挥其积极性。

（5）组织会议，讨论成员分工。（6）在实施执行中注意灵活性，及时适时调整，保证达到会议的预期目标。

2、会议协调：是指会议组织者受上级领导者的委托，通过各种方式、手段妥善地协调处理各种关系、矛盾和纠纷，保证会议顺利召开圆满举行的工作。是会议组织管理的重要手段。其实质是统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。

（1）加强会议组织工作部门建设，提高会务工作人员素质和工作效率，树立良好形象，取得各方面信任。（2）注重调查研究，广泛收集各方面信息。

（3）争取领导理解、支持和信任。（4）充分发挥各相关工作部门的作用。

44 （5）顾全大局，求同存异，协调一致。

（6）建立良好人际关系。（7）原则性与灵活性结合。（8）遇到问题耐心细致、稳重行事。（9）注意留有余地。

（10）协调之后注意及时抓落实。

五、拟订会议的应急方案

（一）理论知识

1、会议应急方案的内容：（1）会议中可能出现的问题： ①人员问题。会前常见的人员问题主要是演讲者、参加者、关键代表不能到会；登记参会的代表数量不足，影响会议规模、财务收支和公共关系等。

②场地问题。如重复预定房间造成的冲突，取暖或通风系统出现故障等。 ③ 设备问题。最常见的设备问题是缺少合适的设备或者是设备在使用过程中发生损坏等。

④ 资料问题。如宣传材料不足或短

46 缺，资料没有送达会议地点等。 ⑤ 健康与安全问题。会议中有时会出现意想不到的意外情况，如突发性火灾，某位代表患上严重或高度传染疾病，因某种原因导致与会人员出现食物中毒等。

⑥ 行为问题。会议中偶尔出现发言人行为不当或与会代表行为不当等。（2）应急人员安排

在会议筹备方案中应明确指出各小组的成员组成情况，注明各工作人员的职责。在会议应急方案中，也应明确在会议筹备和举行过程中出现各种紧急和意外情况时，负责解决问题的工作人员，在会前检查的协调

47 会议中也应落实到人。

2、会议应急方案的作用：（1）早做准备，未雨绸缪。（2）缓解危机，提高会议管理效率。（3）统一步调，留有回旋余地。

3、处理突发事件的方法：

（1）处理人员问题。根据不同的会议类型采取不同的备用人选。如果外部发言人缺席，可以安排由内部演讲者就相关主题演讲。

（2）处理场地问题。如果是内部会议地点因某种原因不能使用，可考虑其他房间代替。如果是外部会议地点临时改变则问题较为严重，特别是在很难通知参会人员的情况下。可以考

48 虑先和会场管理人员协商，由他们提供替换地点，不得不换的话，应从较宽范围的会议地点考虑，如附近的大学、休闲场所、剧院等都可能有适合的大厅、会场等。

（3）处理设备问题。如果是内部会议，秘书应该掌握企业内可用的音像设备的类型、存放地等清单。如果是外部会议，需要事先了解活动当地可以租用到设备的公司及文具、设备供应商名称、地址和电话号码，备有紧急维修工程师姓名、地址及电话号码的名单等。

（4）处理资料问题。永远带一份活动安排及活动中需要使用的文件原

49 稿，以便在开会地点可以重新复印。如果准备的材料没有及时送达会议地点，秘书应该向大家解释情况，并告知替代方案正在进行。

（5）处理健康与安全问题。可提醒负责会议筹备的相关领导或组织组成专门的安全小组负责相关事务。加强会前安全检查，必要时也可组织应对火灾等突发事件的演习，要派出专门人员把手安全通道，有条件的地方要充分利用会场所在地的摄像监控系统，随时掌握会场情况。大中型会议应事先安排好医护人员在会场应急，加强值班工作和应急车辆的安排。