政府文件收发岗位职责
推荐第1篇：文件收发管理制度
文件收发管理制度
在不断进步的社会中，大家逐渐认识到制度的重要性，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，下面是小编精心整理的文件收发管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
1、目的
为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。
2、适用范围
公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。
3、职责
公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;
4、发文管理规定及流程
4.1发文规定
4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;
4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;
4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;
4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。
4.2发文字号编排
4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：
公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);
公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;
4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：
4.3文件分类
4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的'各类管理规章制度;
4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;
4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;
4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况;
4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;
4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;
4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准;
4.3.8批复：答复相关部门(单位)的请示;
4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法。
推荐第2篇：文件收发管理制度
文件收发管理制度
目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。
文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。 收发文管理：
一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。
二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。
三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。
五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。
六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。
七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。
八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。 九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。
十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。
十一：文件由负责人统一发送，送件人应将文件内容，报送日期，部门，接收人等有关事项填写清楚，并向文件签发人报告报送结果。
推荐第3篇：收发工岗位职责
♦责任及时收取和送回客衣。♦要求1.责任心强，反应敏捷，精明能干。2.相貌端庄，举止得体，仪表大方，有一定的语言技巧及较好的人际沟通能力。3.熟悉酒店的情况，熟悉客衣的洗涤流程和织物性能。4.能讲与洗衣工作有关的英语。♦工作规程1.收衣。(1)上班时按早班文员的电话记录,迅速到客房收集客人要洗的衣物。(2)到客人房间收集衣物，首先应核对记录的房号，然后礼貌地敲门或轻按门铃，并同时用普通话(英语）口报“洗衣服务”。(3)收衣时，应礼貌地问候客人，检查洗衣袋内是否有洗衣单。洗衣单该填的项目，如姓名、房号、衣物件数等是否已填齐全,若无应请客人补填。(4)如果有“熨烫衣物或贵宾衣物”，收发工应及时送交客衣检査员处。(5)收完衣物后，应详细填写收衣工作记录，完成后交文员。(6)在离开楼层时，应打电话给洗衣部文员，询问是否还有要收的客衣。(7)负责把“致客通知书”和有问题的衣物送至客房。2.送衣。(1)送洗衣账单至前台收款处。(2)将客衣按各楼层顺序进行整理，并把有关数量登记清楚。(3)到达楼层后，应看清楚房号，礼貌地敲门或轻按门铃,并同时用普通话(英语）口报“洗衣服务”。(4)将吊挂的衣物放进衣橱里，折叠包装的衣物放在床上。(5)客人在房间的由客人签收。客人不在房间的，由该楼层服务员签名证实。(6)若客人在房内，送完衣物离开时，应礼貌地与客人道别并轻关房门。(7)送衣时，若遇客人房门挂有“请勿打扰”牌的，可把洗衣服务卡从门底缝塞人房内，并在送衣记录上注明，把衣物带回交给文员，等客人电话通知后再送。{8)贵宾衣物及快洗衣物，按规定时间完成后立即送回。(9)完成工作后，把送衣记录交给文员。(10)执行主管、经理的其他工作指示。
推荐第4篇：收发人员岗位职责
集团收发人员岗位职责
一、负责集团公司每天的报刊、信件等的收发工作。
二、对于法院等司法部门或银行送达的传票、告知书等具有法律效力的文书，在签收时，须经收件部门确认同意后方可签收。
三、在接收包裹单、挂号信等此类邮件时，必须认真核对、详细登记、签收。并及时通知本人或所在部门在当天领取。因特殊原因本人或部门不能当天领取或当天不能及时通知到本人的，当班下班前向综合部汇报，如不报或丢失后果由收发人员负责。
四、如发生报刊、杂志短缺情况，应及时向党群工作部报告短缺情况，由党群工作部督促邮政部门补齐。对无法追补的让邮政部门或邮递员出具证明。
五、报刊发送按各部室、车间在党群工作部所登记的份数、种类逐一分类汇总于当日分发到后门传达室报箱，经理办公室、党群工作部及公司酿酒车间、灌装车间、水汽车间、配制车间报刊、信件由收发人员于当日统一发放到各办公室。公休、节假日报刊、信件在上班后第一天进行发送。
六、杜绝工作范围内发生的邮件丢失、损坏现象，如有发生依照相关规定承担责任、赔偿损失。
七、做好综合部交办的其它工作。
八、每月按上述职责实施绩效考核。
综合部2008年12月10日
推荐第5篇：文件收发、归档管理制度
文件收发、归档管理制度
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。
第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。 第三条 公文的签收
1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第四条 公文的编号保管
1.办公室文秘拆封和签收后应及时附上\"文件处理传阅单\"，作分类登记编号、保管。2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。 第五条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第六条 文件的传阅与催办
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导\"批示\"、\"拟办意见\"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。
6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。第七条 发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。 2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。
3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。 第八条 发文的范围：
1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于： (1)公布单位规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件； (3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；
(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定； (5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定； (7)其他有关重大事项；
3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。第九条 发文程序规定：
1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；
2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。
4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。
5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印； 11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；
12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。
第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。 第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条 办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 第十三条 文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档： (1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；
(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等； (3)公司及部门各种会议记录； (4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等； (5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；
(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品； (9)工作日志和公司大事记；
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。第十四条 立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完 第十五条 文件的时效性
是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。 第十六条 文件销毁流程
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。 第十七条 文件销毁要求
经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。
推荐第6篇：公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度
文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。
四、文件的传阅与督办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。4.文件阅完后应交收发员切忌横传。
5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。
6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。
五、发文的规定
1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。
3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
六、发文的范围
1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.总经办、行政办公室下发文件主要用于： (1)公布公司规章制度
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件 (3)公布公司体制机构变动或干部任免事项
(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定 (5)发布相关奖惩决定和通报 (6)其他相关重大事项
3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于： (1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定
(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。
5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
七、发文程序规定
1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿
2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写
3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级
4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿
5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责 6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚 7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发 8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印 9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名
10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。
八、文件的借阅和清退
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。
借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
文件的立卷与归档范围
1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档
(1) 上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复 (2) 总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等
(3) 高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录 (4) 总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等 (5) 有保存价值的人民来信来访记录及处理结果
(6) 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等 (7) 上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料
(8) 反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品 (9) 单位日志和大事记
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
九、立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。
2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
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文件收发管理制度
第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。 第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
条 党政分工的原则本
文件(党支部和行政)
由办公室归口管理
(二)收文的管理
条 公文的签收
1.所有文件(除
订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由
或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)和邮票撕毁函件应查明原因
2.对口应立即报告第五条 公文的编号保管
在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对
并登记差错文件的文号
1.收发员(文书) 拆封和签收后应
2.本
附上\"文件传阅单\"作分类登记编号、保管外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)登记编号保管个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用 第六条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)分送和承办阅办为
2.应同各阅办
文件内容和性质阅签后由收发员(文书)
(或分管
)阅批后分送承办
文件或急作应立刻呈送
应在当天阅签完 文件积压误事性质的函、电、单据等可由办公室直接分转后再分转
如涉及几个会办的文件
3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关
系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外)
第七条 文件的传阅与催办
1.传阅文件应共场所也遵守传阅范围和保密规定
人阅看
将有密级的文件带回家、宿舍和公
向外泄露内容 将文件转借对尚未传达的文件
2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)阅批文件
如有批示办理
\"批示\"、\"拟办意见\"办公室应责成事宜 超过两天阅后应签名以示和人员按文件所提要求和
3.阅文时抄录全文
任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密
4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办理将文件压放分散如需备查应归档周转
由
组织学习
文件或由办公
接到文件、函电应立即指定专人办保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应
6.室通知到阅文范围离、退休干部阅文
(三)发文的管理 第八条 发文的规定
1.律上报下发正式文件的权力分别自行向上、向下发送正式文件
团体、
需要向上反映汇报
情况或向下安排布置
工作要求发文应
党支部和行政办公室各
团体和
一
2.各分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核
分工
归口以党×字、政×党支部、行政办公室同意发文方可按党、政机构设置与字发文团体文件由党支部批转
3.对涉及多个分管范围的文件须经班子决定后批准签发其余文件均由主要第九条 发文的范围：
批准签发
1.凡以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报均属发文范围
2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于： (1)公布(2)转发(3)公布(4)公布(5)发布(6)规章制度； 文件或
文件精神制订的文件；
； 体制机构变动或干部任免重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 奖惩决定和通报； 重大；
3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于： (1)对(2)同兄弟群工作等事宜
4.日常生产、技术、管理、党群工作中部署、传达自行通知指示等
应按
图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排制度办理经分管
批准后由各科室书面或口头机关呈报、请示报告、
决定；
重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党不用发文
都不应发文不备查考可以科室名义用《工作简讯》发会5.各科室如会议所作的决定议纪要
(四)发文程序与要求
第十条 发文程序规定：
1.各科室需要发文应事先向党支部、行政办公室
2.党支部、行政办公室同意发文后主办科室应以
申请； 方针、政策和
法令
指
示或工作需要草拟文件初稿；
从本
角度
情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、
3.草拟文稿文字简炼、标点符号
、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.文稿拟就后拟搞人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿与拟稿人并签名、盖章、标定日期和密级；
党支部、行政的要求和
指示精神
文件规定对文稿
5.办公室应审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿重新拟稿；
6.经办公室审查修改后的文稿送分管
核稿(对文稿内容、质量
)；
7.对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟搞
8.需经会签的文稿应在交付打印前送会签
会签；
重新整理写清楚；
9.文稿审核会签后按批准权限的规定分别呈送党政
10.经批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)
审定批准签发； 编号送打字室打印；
11.文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名；
12.文件打字后由办公室派专人按数印刷再由收发员(文书)分发并检查(五)文件的借阅和清退 第十一条 各对有密级的文件须分管第十二条 借阅文件应工作人员因工作需要借阅
文件需经本
任何人
将文件人签写便条情况
或办公室主任同意后方可借阅
借阅登记手续就地阅看按时归还带走或全文抄录不允许拆卷和在文件上勾划等
第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办应文件和要求限期清退的文件
文件丢失
收缴清退工作
(
对事情
办妥的本
为月底一小清季末一中
报告 清、年终一总清)如查明原因和责任者并如实向
(六)文件的立卷与归档
第十五条 文件的归档范围：
1.凡下列文件(1)机关来文包括分别由办公室收发员(文书)
对
归档：
报告、申请的批复；
通知、、
发(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、言和生产工作的计划统计、季度、年度报表等；
(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织总结、决议、发言、简报、会议记录等； (5)有保存价值的(6)参加(7)机关的同志来来信来访记录及
结果；
例会记录； 的代表大会所
的报告、
会议带回的文件、资料及本在会上汇报表言材料等；
本
向
汇
检查视察工作的报告、指示记录报的提纲和材料； (8)反映本(9)(10)
2.生产活动、先进人物事迹及
工作等的音、像摄制品；
日志和大事记； 向请示批复的文件及上报的科室各
团体日常工作中
材料 的活动资料由各
科室、
团体立卷归档 第十六条 立卷要求
1.文件立卷应内容、名称、
顺序分门别类地
整理归档
文件、材料的完
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全整性
3.要材料要
4.上年度 平时立卷与年终立卷归档相立卷归档
的原则工作、会议的文件的文件材料要求在下年度7月份以前整理完
(七)文件的销毁 第十七条 多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应
清理造册并按规定办理申请销毁手续
第十八条 经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)和正副主任监督下销毁
分管的
公司档案管理制度 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。 归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
推荐第8篇：文件收发印章管理制度
文件收、发、工作会议管理制度
一、收文管理
1、上级来文、简报、信息等要在收到后及时处理。
2、项目监理部文件管理人员要按照公文处理办法，及时准确的将文件归类并报项目总监。
3、项目监理部文件管理人员要按照文件批示要求请有关人员传阅。传阅人员必须在公文处理笺上签字。
4、文件具体承办人员需长期保存文件的要在文件处理笺上标出“×××借存”字样，文件处理笺由项目监理部文件管理人员保存。
5、未按收文处理程序操做，影响工作的，追究有关人员责任，造成重大影响和损失的，按重大责任追究办法处理。
二、关于发文
1、项目监理部发文需经项目总监批准。
2、发文程序：拟定草稿经部门负责人或主管领导审批后，加附发文处理笺，请项目总监批准打印。
3、项目监理部发文，根据需要份数打、复印，原稿由项目监理部文件管理人员存档。
三、工作会议
1、项目监理部每周召开一次工作会议。
2、要求全体人员参加，并写出会议记录或记入监理日志。
3、每周工作会议检查上周工作会议落实情况。
推荐第9篇：文件收发管理制度（版）
文件收发管理制度
为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时准确，制定本制度。 公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知（以下统称“文件”）等公文，均由办公室机要文书负责登记和保管。
一、收文
1、文件登记。收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进行分类、编号、登记。
2、文件传阅。文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。
3、公司各部门要安排专人管理文件收发工作，按照上述规定认证登记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完毕后，要及时返还公司机要文书室。
4、密级文件、资料，必须根据批示传阅范围由公司机要文书专人传送；密级文件要在当天内阅读，下班前交回公司机要文书保管，以确保文件的安全。
二、发文
1、认真做好登记和编号工作，按照发文规定和要求，编订文号，并审查审批程序是否完备。
2、按规定，为公司制发的文件盖章，并保留公文底稿和一份文件存档。
三、规范文件管理
1、认真做好文件的防火、防盗、防窃、防虫、防潮等防护工作；一切密级文件和资料应存放在指定的保密柜。
2、定期检查清理文件。公文阅办完毕后，各部门应主动、及时退还，不得自行存放，如工作需要可保留非密级文件复印件以备查；文书对逾期未退还文件要及时追回；按保密部门规定和要求定期清退秘密文件；做到及时传阅，保证文件无积压、无遗漏、无差错、无遗失。
3、公司印发剩余的文件材料，以及没有保存价值需要销毁的重要资料，各部门要统一送到公司机要文书室，由机要主管按规定到保密部门规定的地点销毁，确保公司秘密。
4、做好文件的立卷归档工作。年度终了，文书要将收发文件收集整理后，及时保管归档，对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷，并及时归档。
编号
YCQ---04 序号 文件资料名称 文件编号 受控号 编制部门 发布日期 实施日期 发放部门 收件人 备注 1
推荐第10篇：企业文件收发规定
(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。
(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。
(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明\"秘密\"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
(六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
(七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
第11篇：公司文件收发管理制度
收发文件管理制度
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：
（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统
一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。
（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
三、收文管理
1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。
4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。
5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。
7、收文办理工作程序：
（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
-1- 室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。
（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。
（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。
（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。
（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。
（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。
四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。
2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。
3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。
4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。
六、附则
1、本制度由公司办公室负责解释。
2、本制度自发文之日起实施。
-2-
第12篇：传达室收发人员岗位职责
传达室收发人员岗位职责
一、负责收发各种报纸、杂志、信件等，急件要及时送交收件人。
二、无人认领的邮件，视情况做退件或保管存查。
三、上午营业前，负责将旅客入住登记表及相关材料送到有关上级业务部门登记。
四、上、下班时间，协助通道保安员工作。
五、严格遵守各项规章制度，当值时不准擅自离岗，不准做与本岗无关的事。
第13篇：收发档案员岗位职责
收发档案员岗位职责
所属部门：办公室
直接上级：办公室主任
本职：负责集团公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅，完成办公室主任交办的其它各项工作
主要职责与工作任务：
1、负责公司档案和资料的收集、整理、鉴定、管理、借阅、索取与销毁：负责制定、完善档案管理制度，编制档案检索工具；负责公司与各工程项目相关资料文件的日常管理、统计；负责所有收文的登记、编号、保管、呈阅、传阅、督办、归档；负责所有发文的编号、归档；负责机要文件、科技档案的登记、传阅、移交、归档；负责公司声像、电子文档的管理；负责公司营业执照、各种资质证书的管理。
2、完成办公室主任交办的其它各项工作
权力和责任：
权力：
文书档案管理制度的建议权
责任：
对所管理文件、档案的安全性负责
考核指标：
所管理档案文件的完备性、安全性，保密效果
考勤、服从安排、遵守制度
其他专业知识技能
第14篇：收发室主任(收发员)岗位职责
收发室主任（收发员）岗位职责
1．主要任务
（1）收发主任（收发员）要对到库的货物组织人员按时进行验收、录入、自编码并及时分发到门市部。
（2）对验收发现问题的货物及时做好查询工作。
（3）收发主任要做好商品的进、销、存、调等各个工作环节的进帐、销帐、核帐、报帐工作,确保帐务工作合乎规范，做到及时对帐，日清月结，杜绝错帐、漏帐、假帐现象发生，对本部门在经营活动中产生的各种帐务的合法性、有效性进行监督。
（4）做好门市部的货物收、退数据录入、打单工作。
（5）收发主任每周召开本部门的收退、录入、美工宣传工作例会。
（6）做好本货物进、销、调、存各环节的帐单处理，每月5日前向本部门经理、分管副总经理、总经理室和计财科提交上月本部货物帐务处理报表（报告），年终按时提交本人述职报告。
2．工作关系
（1）受部门经理和分管副总经理的直接领导。
（2）接受本店计财科监督。
（3）检查指导本部门货物的到货、分配、销售、盘库、清退货的帐务处理工作。
（4）与其他部门为平行、协作关系。
3．岗位责任
（1）对帐单报表的合法、准确性、合理性负责。
（2）对到货物品及时开包、录入准确、按时分发负责。
（3）对验收发现问题的货物及时做好查询工作。
（4）对总经理室、部门和计财科负责。
第15篇：收发员工工作岗位职责
收发员工工作岗位职责
1．收发人员去仓库领料，必须出示领料单，并带样衣进行参照，辅料的规格、型号、数量，要准确无误，领料时必须要求仓库开出货单，并双方签名留底。
2．由于收发员的失职造成大货生产的某些辅料出现大批量的欠数情况，该收发员必须受到严重处罚。
3．大货生产完后，所有多余的辅料必须在清货的第二天退回仓库，并留有退料单存底。
4．后道退回的返工货，认真填写返工单，并在当天处理好后送回后道。 5．收发员必须全权配合指导，控制员工的每单工票与实际数据相符， 6．车缝工需要换片时，由收发及时找验片处理，确保流水线的顺畅。 7．认真统计公司供给员工保存的辅助工具，更换时必须以旧换新，员工离开公司必须收回。
8．如实记录车工每日考勤，确需加班时由主管、指导安排并在加班统计单上簦名，报厂长批准后，方能生效。 9．盘点及时准确，并于次月5日前上报财务。
第16篇：文件收发及档案管理制度
文件收发及档案管理制度
一、文件收发
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
二、收文的管理
第四条 公文的签收
1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第五条 公文的编号保管
1.收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上\"文件处理传阅单\"，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用
三、档案管理
1.公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。
2 .档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。
3.凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。4.档案机构的主要职责
⑴ 制定档案工作的规章制度。
⑵对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。
⑶负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。
⑷ 积极开展档案的提供利用工作。 5、公司档案的构成与分类
⑴ 公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉等。 ⑵ 档案分类
① 党政文书档案
主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施，企业工作的指导原则。
② 上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。
③ 公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董事会、公司总部行政会议等形成的文件。
④ 计划和总结性文件。
⑤ 统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名册、团员年报及名册等。
⑥ 党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织机构图、厂庆活动资料、工业普查资料等。
6、经营文书档案
主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。
⑴ 计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。 ⑵指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。
⑶ 价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。
⑷ 凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。
⑸有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。 ⑹ 技术档案
主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。
⑺ 技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。
⑻ 产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。
⑼设备(仪器)档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。 ⑽ 基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。 ⑾ 引进资料档案。它包括引进产品交往的文件、考定资料、产品兰图、底图等。 ⑿会计档案
主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括： ⒀ 会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。
⒁ 会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。
⒂ 会计凭证档案。它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等)和记帐凭证(会计记录)。 ⒃ 声像档案：它是指将公司一些重要的实况，用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活动和文体活动等。
⒄ 人事档案：它包括干部档案、员工档案、党员档案等。
⒅ 荣誉档案：它主要指中央、省、市和有关上级机关授予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。
具体归档文件材料范围详见《文件材料归档及保管期限的规定》
7、文件材料归档时间要求
⑴ 产品图和工艺底图归档，在设计完成整理、经样机签定图样全部修改后归档。 ⑵ 科技文件材料在试验成果鉴定后归档。
⑶ 新购设备仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收时接收归档。 ⑷ 基建工程项目竣工验收时接收归档。
⑸ 各项管理工作形成的文件材料，在次年由各职能部门负责人审定归档。
⑹ 财会档案文件材料在年度终了后暂由财会部门保存三年，期满后指定专人移交归挡。 ⑺ 声像档案在各项活动结束经整理随时归档。 ⑻ 荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。 ⑼ 人事档案归档按人事管理制度办理。
8、立卷要求
⑴ 立卷的文件材料，应按以自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。
⑵ 在一个卷内要按问题成文件形成的时间系统排列。
⑶ 案卷标题要简明准确，整理好的案卷应即确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。
⑷ 按归档要求进行装订、编号，填写卷首目录备考表。
⑸ 案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐一登记，填写案卷目录。
9、档案保管
⑴ 档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。
⑵ 建立档案管理人员岗位责任制。 ⑶ 档案接收按各类档案交接手续办理。
⑷ 以防为主，防治结合，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。 ⑸ 对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录(复印)。
⑹ 按公司保密制度做好档案保密工作。秘密档案超过规定期限应履行解密手续。 ⑺ 档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地点索引。 ⑻ 按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。
第17篇：办公室文件收发阅办制度
乌什县维吾尔医医院
一、办公室文件收发阅办制度
为了及时、准确收发和规范管理县委、县政府及相关部门下发的各类文件、资料，特制订办公室文件收发阅办制度：
1、各类文件、传真件的收发、传阅和批示必须做到及时、准确、完整、规范，严格按要求认真填写《文件签收登记表》。
2、要本着“谁领文件谁负责”的原则，按照文件下发单位的要求及时领取文件，对文件负责到底。
3、文件领回后，要对文件编号、登记，并在第一时间交送党政办主任阅示，并及时上报领导批示。如遇特殊情况当时未能批示，务必在下班前电话请示。
4、领导批示后，需传阅的文件，必须按时限要求传阅，并及时收回归档，登记在册；需交办的文件，及时呈送当事人办理，并登记文件去向，不得横传、推诿、积压；对一时不能办理的，要根据时限要求督促落实，不得以任何理由延误。
5、各类文件按年度、类别等认真分类归档保存，如需查找和借阅须经党政办同意。
6、对保管期限届满的档案重新逐卷进行鉴定，对仍有保存价值的档案应继续保存，对无需保存的档案进行销毁。
7、经鉴定同意销毁的文件，应在办公室主任和至少一名工作人员的共同监督下销毁。严禁将文件、资料和内部报刊在未经销毁的情况下当废品出售。
二、文件传阅、管理制度
1、办公室负责及时将中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及县直各部门等文件整理分类登记造册，主要领导签批意见送各分管领导传阅。
2、紧急文件及时登记、及时上报主要领导阅示，保证文件的时效性。绝密、机密、秘密文件按传阅范围登记造册，专卷传阅。
3、文件传阅要履行签字手续，送出文件、退回文件要清点文件数。领导与领导之间，各科室与部门之间文件不得横传，不得将文件夹内的文件随意抽出、复印或丢失。各领导将阅后的文件及时交回办公室，自觉遵守保密纪律，严防泄密事件发生。
4、办公室对传阅完毕的文件要及时清点、核对妥善保管。按照上级要求，做好中央、省文件年终清退工作；做好有查考利用价值文件的平时归卷、保管工作；做好年终文件的销毁工作。
三、办公室资料员管理制度
1、保持设备整洁，按时、保质、保量完成任务。
2、遵守工作纪律，加强自我学习，提高工作水平。
3、爱护设备，专人操作，不许无关人员随意操作电脑。
4、打印文件要做到高质量、低成本、少损耗；每次印制的文件，必须认真校对后才能印制。
5、各科室印制材料，必须有办公室主任签字，见签字后才准以印制。
6、所有资料未经负责人或办公室主任允许，不得私自外借。
7、以上制度自发布之日起执行。
四、文件收发、传阅管理制度
1、凡文件应在收文当天，使用专用登记本进行登记。
2、文件登记后，应及时送院办公室主任阅签。然后按照签批意见，分送有关领导阅示。传文要迅速，急件急送，不积压、不拖延，紧急文件应在24小时内催办完毕，并及时向有关领导汇报办理情况。
3、任何单位和个人不得自行传阅、复印文件。复印文件应经院领导批准，并登记复印份数，复印件按正式文件管理。
4、“三密”文件，领导传阅不出办公室，并及时归还，其他同志阅“三密”文件不出文件室，阅后归还要及时。任何人不得在住宅、家里阅读和存放“三密”文件。
5、“三密”文件、资料的清退、销毁、归档则由机要室按规定统一处理。
6、文件传阅和承办后，按文件内容分类整理立卷归档。
五、文件催办制度
1、一般情况下，有承办时限规定的公文，才需要催办。
2、公文传阅要迅速，急件急送，不积压，不拖延，紧急文件在24小时内催办完毕。
3、领导批阅后的文件，根据领导指示，送有关人员传阅或有关科室，并及时向有关领导汇报办理情况。
4、凡有明确规定限期办理的文件，承办人应及时办理，院办公室负责公文处理人员应定期或随时向承办部门或人员催询，限期完成。
5、催办人员可采取深入现场、召集会议、电话催询、制发催办单、函等方式及时了解情况，并记录在案，作为催办依据，及时采取措施克服障碍解决承办中遇到的问题，及时验收和注销。
6、催办人员要维护催办工作的权威性、严肃性和有效性。
六、信访制度
1、群众或患者给医院或未冠名领导的来信，由医院办公室干事签收、拆封、登记、交办相关科室，能直接答复的直接答复。
2、凡直接到医院办公室反映情况的人员，按职能科室分管范围，引导至有关科室接洽处理。
3、需各科处理的信访案件，转相关职能主管部门，由主管部门分流到科室处理。科主任或护长需认真组织查证，医院办公室督办落实各科室的信访件。一般情况6个工作天完成调查材料，7个工作天答复群众或患者。资料上交办公室存档。
4、反映方针、政策、领导作风的信件要送院长、书记或办公室阅处。院长亲收信件，由院长折封批办。来信涉及到两个或两个以上科室的问题，应由主要科室牵头，协同有关科室商讨处理。
5、属于归口分工不清的问题，由办公室报告院领导批示相关科室办理。
6、医院公开投诉电话，值班人员24小时接听。设置投诉箱。办公室定期收集意见，整理后提交院领导传阅。自觉接受群众和患者的监督。
七、文件审批制度
减少公文数量，提高公文质量，按照《国家行政机关公文处理办法》和院长分工的原则办理公文审批。
1、凡是向医院、卫生和人口计划生育局上级部门的请示、报告工作，印发重要文件和答复重要问题，必须以医院党委或医院名义行文。召开全院性工作会议，印发一般的文件和答复有关问题，可以以院办公室及有关科室的名义行文。
2、以党支部名义行文，由党支部书记签发。以医院名义行文，经院办公室核稿后，按工作分工由分管院领导签发。上报卫生和人口计划生育局及上级有关部门的请示、报告须经院长签发，以院办公室名义的行文，由办公室主任签发。草拟文件涉及两个或两个以上科室业务时，主办科室负责人应请有关科室会稿，再送办公室核稿呈批。主批人审批公文应当签署明确，并写上姓名和审批时间。
3、医院各科室向医院请示、报告工作的公文，应由主要负责人或主持工作的负责人签发，送办公室登记，由办公室主任提出拟办意见，医院领导批示后交有关科室处理，按规定时间办理完毕，填写办理结果后送院档案室归档。
八、会议室使用制度
1、会议室由院务部统一管理，实行专人负责制。
2、会议承办人需认真填写“会议室使用申请单”，便于办公室安排和登记备案。会前由会议室管理员做好会场布置及设备调试。
3、除临床各科室主办的学术会议资料各自存档外，医院召开的会议资料由院办整理、立卷、存档。
4、会议结束后，由会议室管理员和清洁工负责打扫会议室，查收设备。
5、会议室使用费用摊销：除医院举行的各类会议之外，临床各部门主办的学术会议实行有偿使用，每季度由会议专管员汇总后，经部门领导签字确认后交经管科。
九、会议室管理制度
会议室是我院召开会议、研讨工作、接待来客的专用场所。为充分发挥会议室的使用效能，保障会议室的有效使用和会议的正常举行，特制定以下管理制度：
1、医院多功能大会议室统一由医院办公室负责管理，按照轻重缓急统筹安排使用。音控室、音频、视频、电脑等多媒体设备由信息宣传科负责管理、维护和添置。小会议室主要用于院领导办公会议、党委会议以及院领导召开的其他重要会议。
2、会议室只限本院内部使用，外单位借用会议室须经医院办公室批准，未经批准不得将会议室借给外单位使用。
3、为避免会议发生冲突，各科室使用会议室需提前说明，并注明事由，同意后领取会议室钥匙。
4、如需使用多媒体设备，请事先与医院办公室联系，以便派专人做好调试工作。使用多媒体设备过程中要严格按操作程序执行，切勿随意操作；使用结束后，应按操作程序关闭电源，整理好仪器设备，严禁直接关闭多媒体系统的总电源。
5、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁，在会议室悬挂、张贴标语条幅，会议结束应及时清除，以保持墙面整洁。会议室用后应及时关好窗和空调，并锁好门，将钥匙交还办公室。未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用负责人承担相应责任。
6、信息宣传科负责对会议室的多媒体设备定期进行检查，发现问题及时通知相关部门进行维修、保养。会议室设备一概不外借，以确保会议室能够正常使用。
第18篇：公司文件收发管理规定
公司文件收发管理规定
一、公司内部文件分两级文件。
1、公司级文件要由公司综合管理部起草由总经理签发并决定下发那一级阅办。
2、部级文件由各部起草上报综合管理部由主管经理签发。
二、公司文件密级：
1、绝密文件属于高级技术或商业秘密，文件绝对不可外传，否则将会给公司造成无法挽回的损失（包括政治、经济损失），这类文件只在高级管理人员间传阅。
2、机密文件属于一般性保密，文件不得流失公司以外，这类文件只在中层以上干部间传阅。
三、公司行文文头、文尾、文号的编制：
1、属于公司级文件或上级下发文件其文号为：“津鑫电字（）年第
（）号”,签发人转发人为总经理。
2、属于部级文件其文号为津鑫电（部门称谓选一字）（）年第（）号，签发人为主管经理或总经理。
3、公司文件文头为“天津市鑫视界电子出版物制作有限公司文件”。
4、文件版记为拟文部门、印发日期、印发份数、核对者姓名。
四、文件范本：附后
五、文件回收：文件传阅后应归回综合管理部归档。
六、综合管理部应建立文件档案，发文时要由文件接收人签字
第19篇：某家居文件收发规定
冠树家居文件收发程序（试行）
编号：GZR-012
制定日期：2003年6月6日
修改日期：2007年7月25日
保密级别：A级
传达部门：各部门
一、收文处理程序：
1.签收：行政专员收到文件时，需对文件清点，待检查无误后在《文件收发登记表》上签字。
2.拆封：
（1）行政专员对所有来件进行分拣，行政专员可以拆封一般性常规文件，重要性文件须及时告
知上级处理；
（2）拆封时要认真细致，保持信封内文件的完好，拆封一律用剪刀从侧面慢慢剪开，不得用手
撕开；
（3）取出文件后需及时登记和发放，不得被他人翻阅或取走，有回执单的，需报相关部门审阅
后及时寄出。
3.登记：
（1）收文登记后，根据便于文件传递、统计、查找和催办的原则，采取按文件类别编号的方式
进行处理，如：收文日期、来文部门、主要内容、上呈部门、处理结果等；
（2）收文登记后，行政专员应尽快将文件送发相关部门处理。
4.承办：部分文件主管部门签批意见，再由总经理批示后，人力行政部负责检查催办并及时汇报；
5.归档：公司文件处理完毕后，人力行政部应及时向上级汇报处理情况，并将公文分级、分类立卷归档，妥善保管。
二、发文处理程序：
1.拟稿：各部门起草文件初稿，需做到：观点明确、情况详实、条理清晰、文字准确；
2.核稿：初稿形成后，由部门经理审核修改后交人力行政部，重要文件由总经理审核修改后签字；
3.用印：经总经理确认后，在打印好的文件落款处签字或加盖公司印章，印章端正、清晰，要将印章盖在落款日期上；
4.发放：所有文件由人力行政部统一发放，收件人须在人力行政部的《文件收发登记表》上签字后领取，如有旧的文件，必须以旧换新；
5.归档：文件原件由行政专员分类整理、编号后归档，同时更新电子文档。
第20篇：1 公司文件收发制度
第一节 公司文件收发管理制度
为规范收发文效率，提高收文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司高层领导指示汇编关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。文件管理内容主要包括：外部来函、电、包裹和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则，自即日起本公司各类文件(外来和内发)统一由办公室归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由办公室收发员(暂无)登记签收、拆封(由客户或集团下属企业直送的重要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(暂无)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1.收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(暂无)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或行政主管)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(待定)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
四、文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交收发员，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围，一线员工，一般由有关部门定期组织学习相关文件，或由办公室通知到单位阅文。
五、发文的规定
1.公司上报下发正式文件的权力分别集中高管办和行政办公室，各分公司和部门一律不得自行向上、向下发
送正式文件。
2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向高管办、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交高管办、行政办公室审核。高管办、行政办公室同意发文，方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由高管办批转。
3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
六、发文的范围：
1.凡是以公司名义、高管办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.高管办、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布公司规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项；
(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
(5)发布相关奖惩决定和通报；
(6)其他相关重大事项；
3.高管办、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；
(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常工程、技术、管理、建设工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
七、发文程序规定：
1.各科室需要发文，应事先向高管办、行政办公室提出申请；
2.高管办、行政办公室同意发文后，主办科室应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5.办公室应根据高管办、行政的要求和董事长有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；
8.需经高管办签署的文稿，应在交付打印前送高管办处签署；
9.文稿审核高管办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发；
10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员统一编号送打字室打印；
11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。
八、文件的借阅和清退
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。
借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
办公室收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
文件的立卷与归档范围：
1.凡下列文件统一分别由办公室收发员负责归档：
(1)上级部门来文，包括上级对本部门报告、申请的批复；
(2)高管办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
(3)高层管理会、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录；
(4)董事长办公会议、分公司、下属子公司代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；
(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；
(9)单位日志和大事记；
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
九、立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3.要坚
持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续。
2、经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
