查阅档案证明范文
推荐第1篇：档案查阅制度
档案查阅制度
1、已归档案案卷、材料、借阅和查阅，必须严格审批、办理登记手续；
2、借阅档案，须经有关领导批准，方能借阅，并在限定借阅时间内归还；
3、借阅档案，不得擅自超越查阅范围，个人不得因私事借阅或查阅档案；
4、查阅档案人，严禁拆卷带走，涂改内容，勾划字句，折叠档案，在查阅时，严禁吸烟、喝水，以防烧毁受潮，确保档案完整无损；
5、未经批准，不得擅自摄制、翻印、复印和随意转版篡改、公布档案内容；
6、外单位人员需借阅、查阅档案时，须持有关单位的证明进行身份登记，且由领导批准，方能借阅和查阅档案。
档案鉴定销毁制度
档案价值鉴定，决定着档案的存毁命运。为确保档案价值质量，特制定本制度：
1、凡接收进档案室的档案，要在划定保管期限的基础上，根据档案价值鉴定的原则和标准，进行认真鉴定，准确划定永久、长期、短期保存的期限。
2、对保管期限届满的档案，档案室要提出存毁意见，编制销毁清册。
3、经批准销毁的档案，销毁时，必须有两人以上监销。待档案材料化为纸浆或灰尽，监销人应在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
4、为严守党和国家秘密，严禁任何部门或个人将应销毁的档案材料作其它用途，更不能出卖，违者追究其法律责任。
档案利用制度
为了使档案更好地为机关领导决策、计划和利用服务，特制定本制度：
1、档案管理人员必须熟悉室类案卷、资料的内容和存放情况，以便利用。
2、主动向领导和查阅者提供档案信息。
3、坚持做好档案案卷和资料的查、借阅登记和利用效果登记。
档案室保密制度
1、认真贯彻执行国家保密法规和上级有关保密工作的方针、政策、指示、规定。遵守保密法规，从思想上树立保密法纪观念。认真履行档案借阅、保存、销毁和文件的收发、传递制度。防止“密从口出”，“密从手失”的行为。
2、按照国家有关规定，开放档案，严格按规定执行。
3、未经保密机关批准，不得复制和摘抄带密级的文件和材料。
4、不在私人交往和通信中泄露国家秘密。
5、不在非保密本上记录机密事项。
6、不在公共场所谈论国家秘密。
7、不用公用电话、明码电报、普通邮局办理机密事项。
推荐第2篇：档案查阅介绍信
介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体，是应用写作研究的文体之一。以下是小编整理的关于档案查阅介绍信模板，欢迎阅读。
档案查阅介绍信模板一
xxx单位：
兹有我单位XXX，XXX等同志，现因XXX需要，前来贵单位调取XXXX的相关档案资料，望予接洽为荷!
单位(章)
20xx年xx月xx日
档案查阅介绍信模板二
xxx人事档案管理室：
由于因工作的需要，现委托我单位 xxx ，职务xxx 等 xx名人事管理人员前往贵处查阅xxxx名人事档案，(是、否)出具证明材料。
当否，请接洽。
单位领导签字：
单位公章：
档案室负责人意见：
20xx年x月 x日
档案查阅介绍信模板三
xxx单位：
因工作需要，拟商调贵单位XX同志到XX单位工作。兹介绍XX同志到贵单位查阅该同志档案，请接洽。
xxx单位(章)
20xx年xx月xx日
档案查阅介绍信模板四
xxx单位
兹有我单位xx同志，现因退休办手续，委托xx同志前来贵单位调取xx的相关档案资料。望予接洽!
单位(章)：
xxx局
20xx年x月x日
推荐第3篇：档案查阅制度
一、本局档案原则上仅供本单位各部门查问利用，不得外借。
二、查阅文件档案，需首先填写借阅登记表，履行批准手续，方能借阅。
三、查阅时需由档案员按指定内容查出，借阅人不准随意翻阅案卷。借阅人不准将档案带出档案室，复印档案资料，必须经主管领导批准。摘抄、复印档案资料不准外传和翻印，违者按《档案法》追究责任。
四、借阅档案时，不得删改、涂写、拆损案卷，阅后要及时归还。
推荐第4篇：查阅档案须知[版]
查阅、调阅档案须知
按照人事档案管理的相关法律法规，查阅档案须遵守如下规定：
一、用人单位查阅本单位人员档案，须提供单位介绍信（介绍信须说明经办人员姓名、职务等信息及查阅档案事由）、经办人有效身份证件；
二、个人查阅本人档案，大中专毕业生及下岗失业人员确无单位的，需要查阅档案，必须本人携带本人有效身份证件，且只能查阅本人档案，原则上不与档案直接接触，由工作人员查阅后告知。
按照档案管理办法规定，调阅档案（如办理退休手续）须遵守如下规定：
一、调阅单位须具备档案管理权限；
二、单位调阅须持有单位介绍信和调档函；
三、大中专毕业生办理档案调阅须提供本人身份证、毕业证、报到证；
四、退休人员办理退休手续调阅档案，须持有人社局（劳动局）社会保障股出具的“调档函”和本人有效身份证件，缴清档案管理费用；
推荐第5篇：查阅公司档案介绍信
导语:介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体，是应用写作研究的文体之一。它具有介绍、证明的双重作用。使用介绍信，可以使对方了解来人的身份和目的，以便得到对方的信任和支持。下面，是查阅公司档案介绍信，希望对你们有帮助！
查阅公司档案介绍信一
XX单位：
兹有我单位XXX，XXX等同志，现因XXX需要，前来贵单位调取XXXX的相关档案资料，望予接洽为荷!
单位(章)
x年x月x日
查阅公司档案介绍信二
xx人事档案管理室：
因工作需要，现委托我单位 xxx职务 ，职务x 等 x名人事管理人员前往贵处查阅x名人事档案，(是、否)出具证明材料。
当否，请接洽。
单位领导签字：
单位公章：
档案室负责人意见：
x年x月 x日
查阅公司档案介绍信三
XX单位：
因工作需要，拟商调贵单位XX同志到XX单位工作。兹介绍XX同志到贵单位查阅该同志档案，请接洽。
XX单位(章)
20xx年XX月XX日
查阅公司档案介绍信四
xxx人才市场领导：
兹有我xx党委下属xxxxx党支部党员xx(姓名)，xx(性别)，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx，因党员试用期满办理转正事宜，来贵处提取个人党员档案，请接洽。
xxxxxxxxx
x年x月x日
查阅公司档案介绍信五
市人才中心：
兹有我单位同志前往贵处办理档案借阅事宜，请贵处予以办理!
借阅名单如下：xxx,xx,xxx,xxx等
单位名称：xx
x年 x月x 日
推荐第6篇：档案查阅介绍信汇总
一般地，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。小叶为你整理了个人档案查阅介绍信，希望对你有所参考帮助。
档案查阅介绍信范文一
XX单位：
兹有我单位XXX，XXX等同志，现因XXX需要，前来贵单位调取XXXX的相关档案资料，望予接洽为荷!
单位(章)
x年x月x日
档案查阅介绍信范文二
xx人事档案管理室：
因为工作的需要，现在委托我单位 xxx职务 ，职务x 等 x名人事管理人员前往贵处查阅x名人事档案，(是、否)出具证明材料。
当否，请接洽。
单位领导签字：
单位公章：
档案室负责人意见：
x年x月 x日
档案查阅介绍信范文三
XX单位：
因工作需要，拟商调贵单位XX同志到XX单位工作。兹介绍XX同志到贵单位查阅该同志档案，请接洽。
XX单位(章)
20xx年XX月XX日
档案查阅介绍信范文四
xx单位
兹有我单位xx同志，现因退休办手续，委托xx同志前来贵单位调取xx的相关档案资料。望予接洽，为感!
单位(章)：
xx局
x年x月x日
档案查阅介绍信范文五
xxx人才市场领导：
兹有我xx党委下属xxxxx党支部党员xx(姓名)，xx(性别)，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx，因党员试用期满办理转正事宜，来贵处提取个人党员档案，请接洽。
xxxxxxxxx
x年x月x日
档案查阅介绍信范文六
xx市人才中心：
兹有我单位同志前往贵处办理档案借阅事宜，请贵处予以办理!
借阅名单如下：xxx,xx,xxx,xxx等
单位名称：xx
x年 x月x 日
推荐第7篇：查阅土地档案介绍信
介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。下面和小编一起来看看吧！
查阅土地档案介绍信一
XX单位：
兹有我单位XXX，XXX等同志，现因XXX需要，前来贵单位调取XXXX的相关档案资料，望予接洽为荷!
单位(章)
x年x月x日
查阅土地档案介绍信二
xx人事档案管理室：
因工作需要，现委托我单位 xxx职务 ，职务x 等 x名人事管理人员前往贵处查阅x名人事档案，(是、否)出具证明材料。
当否，请接洽。
单位领导签字：
单位公章：
档案室负责人意见：
x年x月 x日
查阅土地档案介绍信三
X单位：
因工作需要，拟商调贵单位XX同志到XX单位工作。兹介绍XX同志到贵单位查阅该同志档案，请接洽。
XX单位(章)
20xx年XX月XX日
查阅土地档案介绍信四
xx单位
兹有我单位xx同志，现因退休办手续，委托xx同志前来贵单位调取xx的相关档案资料。望予接洽，为感!
单位(章)：
xx局
x年x月x日
查阅土地档案介绍信五
xxx人才市场领导：
兹有我xx党委下属xxxxx党支部党员xx(姓名)，xx(性别)，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx，因党员试用期满办理转正事宜，来贵处提取个人党员档案，请接洽。
xxxxxxxxx
x年x月x日
查阅土地档案介绍信六
市人才中心：
兹有我单位同志前往贵处办理档案借阅事宜，请贵处予以办理!
借阅名单如下：xxx,xx,xxx,xxx等
单位名称：xx
x年 x月x 日
扩展阅读：
学校会计档案管理制度
一 总则
会计档案是经济活动的历史记录，是总结经验教训进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本校实际情况，制定本制度。
二 会计档案管理部门
1、学校财务部门负责会计档案工作的指导，监督和检查。经学校领导研究决定，学校会计档案的具体管理工作由学校校办室负责，学校校办室档案管理员负责会计档案的保管。档案室要具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2、档案管理员要做到会计档案存放有序，查找方便，安全保管，不得封包封存，随意堆放，严防毁损，散失和泄密。
三 会计档案归档的范围
1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，年度终了都必须按照规定归档。
2.会计账簿。包括现金日记账、银行存款日记账、总分类账及各种明细分类账。
3.财务报告。包括年度决算报表，月（季）度报表，报表附注及财务情况说明书。以及《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，上级主管部门对报告的批复以及社会审计的审计报告。
4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。
四 会计档案的整理
会计年度终了后，应将财政局核算中心移交的装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
1.会计凭证。
（1）按年立卷：每年将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，按每月立卷一份。
（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2.会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）会计账簿的装订顺序：
会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
（2）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（3）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。
（4）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
（5）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。
3.会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
五 会计档案归档保管和移交
1、单位每年形成的会计档案都应有财务室按归档要求装订成册，整理立卷，编制会计档案案卷目录。
2、一年之内的会计档案暂由财务室保管（每年要向档案室交案卷目录一份），期满一年的会计档案、应由财务室编制移交清册交档案室统一保管，档案室要按期点收，财务室可以自留一份档案目录和移交清册。
3、移交会计档案要有主管领导参加，清点后由主管领导及交接三方在移交清册上签名盖章。
4、单位之间交接会计档案的交接双方，应当办理会计档案交接手续。
5、档案部门对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”，由会计档案经管人负责登记。
6、档案室接受保管的会计档案，原则上应保持原册卷的装封，如需拆封重新整理的，应会同原财会人员共同拆封整理，以分清责任。
7、会计档案一经归档，其保管、借阅、销毁均有档案部
门按档案管理办法执行。
8、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。
9、各种会计档案的保管期限要按规定执行。
六 会计档案的调阅
1、因工作需要调阅会计档案时，本单位人员须经会计主管人员同意，外单位人员要有正式介绍信，同时要经本单位主管会计及单位领导批准。无论本单位人员还是外单位人员，调阅会计档案必须填写会计档案调阅登记薄，要详细登记调阅日期，调阅人员的姓名和工作单位，调阅理由、数量、内容、归期等。审批人必须在借阅登记薄上签名。
2、查阅会计档案人员不得私自在会计档案上勾、划，不得私自拆散原卷册，不得抽取更换，否则承担法律责任。
3、调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的要经过本单位主管会计或校长批准方可复印，复印件必须加盖我校公章方能生效。
4、经批准借阅的会计档案，应限定归还的期限，并由会计档案管理人员按期收回。
七 各种会计档案保管期限
1、根据规定。会计档案保管期限分为永久和定期两类。
2、会计凭证保管15年。
3、会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。
4、.会计报表保存5年，其中年度决算报表永久保存。
5、发货票保管5年。
6、工资发放册保管25年。
八 会计档案的销毁
1、对会计期满的会计档案，需要销毁时要按着规定由档案部门提出意见，汇同财务部门共同鉴定，严格审查后，编制会计档案销毁清册，报经校长和上级财政主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2、对按规定可以销毁的会计档案，应由档案部门和财务部门、财政部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前应当按会计档案销毁清册所列项目逐一清查核对。
3、会计档案销毁后，经办人也要在销毁清册上签名盖章，归入档案备查。并将监销情况以书面形式报告有关领导。销毁清册一式三份，分别由档案、财务、上级主管单位保留。
九 附则
1.本制度自2010年9月10日
之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理
推荐第8篇：查阅工商档案介绍信
介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体，是应用写作研究的文体之一。下面就是小编整理的查阅工商档案介绍信，一起来看一下吧。
篇一：工商局查档案介绍信
XX区工商局：.
兹委托 去贵局办理本公司档案查询事宜，望接恰。
签章： 年 月 日
另外还有本公司营业执照副本原件及经办人身份证原件。
篇二：工商局查档介绍信
海珠工商局：
兹有我公司员工XXX__，身份证号_3390XXXXXXXXXXXXXXX_，前往贵局办理本公司登记基本信息的工商查询（需贵局出具有证明效力的咨询单），请予办理为盼。
公司盖章
二零xx年五月六日
篇三：工商局查档案介绍信
白云区工商局：.
兹委托 身份证号:去贵局办理本公司档案查询事宜，望接恰。
签章： 20xx年月日
另:本公司营业执照副本原件及经办人身份证原件。
篇四：工商局查档介绍信
__________工商局：
兹有我公司员工__________，身份证号__________，前往贵局办理本公司登记基本信息的工商查询（需贵局出具有证明效力的咨询单），请予办理为盼。
公司盖章
二零一三年十一月十八日
推荐第9篇：查阅档案介绍信【精品】
导语：介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体，是应用写作研究的文体之一。以下是小编整理查阅档案介绍信的资料，欢迎阅读参考。
篇1：查阅档案介绍信
渑池县人事档案管理室：
因 工作需要，现委托我单位 职务 ，职务 等 名人事管理人员前往贵处查阅等 名人事档案，（是、否）出具证明材料。
当否，请接洽。
单位领导签字：
单位公章：
档案室负责人意见：
年月 日
篇2：查阅档案介绍信
学生处:
经我院党总支授权，兹有 电子科学学生第一 党支部书记陈学岗 同志因 组织发展前政审 须查阅以下 9 位同学档案(政审名单附后),请予以支持!
信息学院党总支
二〇XX年十一月十五日
延伸阅读
英语版
One: refer to the file references
Mianchi county personnel archives management office:
Due to the need of work, I am now entrusted with the position of my unit, and the personnel management personnel of the company will go to your office to check the personnel files, (yes, no) to iue the supporting documents.
If not, please contact.
Signature of unit leader:
Company seal:
Opinion of the head of archives:
Years,
Chapter 2: refer to the file references
Student affairs office:
Party authorized by our hospital, we have electronic science students first party branch secretary comrade Chen Xuegang due to organizational development before politics careful shall refer to the following nine students archives (political check list attached), please support!
Party branch of information institute
November 15, XX
推荐第10篇：客户查阅档案申请书
客户查阅档案申请书
本人XXX，身份证号码：350*************，对本人名下**账户交易记录有疑义，相关信息如下：
交易机构：35*******（**支行）
业务日期：
账号：
交易金额：
现向邮储银行申请查阅该笔取款业务凭证影印件。
申请人签字：
2013年月日
（加盖业务专用章）
（网点综柜及所主任对该笔业务的申请人身份及实际情况进行审查，签署调档真实性的意见并签字）
业务主管：网点负责人：
（加盖支行公章）
第11篇：会计档案查阅制度
会计档案查阅制度
为贯彻实施财政部国家档案局财会(1998)第32号文《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》精神，加强我局会计档案管理，结合我局具体情况，制定本制度。
第一条 凡我局设立财务机构的单位，应当依照本办法管理会计档案。
第二条 财务室负责会计档案工作的指导、监督和检查。 第三条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序有放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
(一)会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
(二)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片或软盘、辅助账簿、其他会计账簿。
(三)账务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、及文字说明，其他财务报告。
(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，财务计划、单位预算、经济合同，其他应当保存的会计核算专业资料，会计
档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
第五条 财务室每月15日前对上月的会计凭证进行整理、装订成册，填写封面内容，加盖印章。要求每册厚薄基本均匀。厚度以3公分为宜，并装入会计档案盒，做到整齐美观。凭证由指定的管理人员
整理装订；账本由记帐人员负责整理装订；报表由主办会计负责装订；发票存根由票证管理员负责整理装订；作废支票由出纳员负责整理装订。
第六条 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
各单位会计档案保管人员要做好会计档案的安全、防火、防盗、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年期满之后，应当由会计机构编制移交清册，会计档案应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交档案馆保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第七条 本局人员查阅会计档案，需经会计主管人员同意；外单位人员查阅会计档案，需有正式介绍信，经财务部门主管人员或本单位领导批准方可查阅，并做好登记。会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，
并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管应当按照本办法附表所列期限执行。 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
(一)由财务室提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(二)局分管领导在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)销毁会计档案时，应当由财务室、监察室共同派员监销。 (四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案室销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告局分管领导。 第十一条 保管期满但未结清的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到
未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
第十三条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案室代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。
第十四条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
第十五条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合
并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 第十六条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
第十七条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度的档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第十八条 我局所有单位的会计档案不得携带出境。 第十九条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
附表：会计档案保管期限表
2010年3月
会计档案保管期限表
一、会计凭证类
1、原始凭证15年
2、记帐凭证15年
3、汇总凭证15年
二、会计账簿类
4、总帐15年包括日记总帐
5、明细帐15年
6、日记帐15年现金和银行存款日记 帐保管25年
7、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年
8、辅助帐簿15年
三、财务报告类包括各级主管部门 汇总财务报告
9、月、季度财务报告3年包括 文字分析
10、年度财务报告(决算)永久包括文字分析
四、其他类
11、会计移交清册15年
12、会计档案保管清册永久
13、会计档案销毁清册永久
14、银行余额调节表5年
15、银行对帐单5年
第12篇：大学档案利用（查阅、借阅）制度
大学档案利用（查阅、借阅）制度
一、本校教师、职工利用档案，必须持有所在部门处级以上党政组织介绍信或党政负责人签署意见的阅档单；利用重要档案（“两会”记录）必须由党委书记、主管校长审批，利用科技档案须经作者本人同意。
二、本校学生（专科生、本科生、研究生、博士生）利用档案，必须持有学生证及学院介绍信，在档案馆查阅，不能借出。
三、外单位人员利用档案，必须持有本人单位介绍信，并经档案馆馆长，方可利用。
四、利用档案人员一律在档案馆阅览，如因工作需要必须借出，需经档案馆馆长同意，并严格履行借阅登记手续且限期归还。
五、借出期限一般不超过两周，特殊情况，经档案管理人员同意，可办理续借手续，并按期归还。
六、利用档案人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
七、档案管理人员应仔细检查归还的档案，如有破损、丢失、涂改等情况，立即追究责任，并向领导报告。
八、档案管理人员提供证明材料，应以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、审查、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。
九、查（借）阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。
第13篇：律师查阅工商档案专用介绍信
广西XX律师事务所
律师调查专用介绍信
X律函【2013】第888号
兹有我所专职律师XXX（律师执业证号：145102XXXXXXXXXXXXX）因办理刑事案件需要，依据《中华人民共和国律师法》第三十五条第二款之规定，到贵单位查询、复印XX县XX水利发电有限公司的工商企业档案（包括机读档案资料和书式档案资料），万望予以帮助支持。
此致
XX县工商行政管理局
广西XX律师事务所
二〇一三年五月二十八日
第14篇：上海市企业登记档案查阅办法
上海市企业登记档案查阅办法
第一条 （目的）
为了充分发挥企业登记档案在社会诚信体系中的作用，根据《档案法》、《上海市档案条例》，以及国家工商总局有关企业登记档案查询的规定，制定本办法。
第二条 （定义）
本办法所称的企业登记档案是指本市工商行政管理部门依法对企业进行登记过程中形成的材料。
第三条 （实施部门及职责）
上海市工商行政管理档案馆和工商分局档案室具体开展企业登记档案的查阅利用工作。
上海市工商行政管理局信息中心负责企业登记档案查阅的相关技术支持和保障工作。
第四条 （查阅方式）
本市企业登记档案通过计算机系统采取电子化查阅的方式。除需要鉴定字迹或印鉴外，不再提供纸质原件进行查阅。
第五条 （企业登记档案的类别和内容）
（一）企业开业登记材料：名称预先核准通知书、企业设立登记申请书、章程、合同、委派书、聘任书、房屋租赁协议、验资报告（验资证明）、董事会（股东会、监事会）决议等。
（二）企业变更登记材料：变更登记申请书、修改后的章程、股东会或董事会的决议或决定等。
（三）企业注销登记材料：注销登记申请书、法院破产裁定书、股东会或董事会的决议或决定、清算组织及清算报告等。
（四）企业年检材料：年检报告书、资产负债表、损益表、审计报告等。
（五）监督管理材料：行政处罚决定书、企业限期整改通知书等。
（六）企业登记档案基本资料，即对上述企业各类登记档案进行摘编形成的材料。具体为：名称、住所、法定代表人或负责人、注册资本、经营范围、企业类型、行业类别、企业性质、企业状态、经营期限、企业标识、企业注册号、最新年检状况等。
第六条 （企业登记档案基本资料的查阅对象）
单位和个人可以查阅企业登记档案基本资料。
第七条 （除企业登记档案基本资料以外的其他企业登记档案的查阅对象）
（一）各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关和审计机关可以查阅与调查、处理案件有关的企业登记档案。
（二）受当事人委托的律师、基层法律服务工作者和法律援助机构人员可以查阅与其办理事项相关的企业登记档案。
（三）公证、仲裁等机构可以查阅与其工作内容相关的企业登记档案。
（四）企业可以查阅本企业的企业登记档案。
（五）其他有关单位因工作关系需查阅企业登记档案的，需经工商行政管理机关档案管理部门负责人同意方可查阅相关档案。
第八条 （查阅企业登记档案基本资料需要履行的手续）
个人查阅企业登记档案基本资料，需填写查档申请表，并提供本人的身份证明。
单位查阅企业登记档案基本资料，需填写查档申请表，提交单位介绍信并提供本人的工作证件。
第九条 （查阅除企业登记档案基本资料以外的其他企业登记档案需要履行的手续）
本办法第七条所列的查阅对象查阅除企业登记档案基本资料以外的其他企业登记档案，应当填写查档申请表，提交单位出具的注明拟查阅企业名称的证明并出示查阅人的相关证件，供档案工作人员查验。
（一）公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关和审计机关，应当由其指定的查阅人提交所在机关出具的证明并出示本人的工作证件。
（二）律师应当提交律师事务所出具的证明并出示本人的律师执业证件。法律援助人员应当提交法律援助机构的指派通知书（适用于社会律师、基层法律服务工作者和社会组织人员）或介绍信（适用于法律援助机构人员）并出示本人工作证件。
（三）公证、仲裁等机构工作人员应当提交所在机构出具的证明并出示本人的执业证。
（四）企业查阅、复制本企业的登记档案，应当提交本企业出具的说明查档用途的公函，并出示本企业的营业执照（副本）原件及查阅人的工作证件。
第十条 （特殊企业登记档案的查阅利用）
凡涉及特殊企业的登记档案，按《保密法》有关规定，履行相关手续后，方可提供查阅利用。
第十一条 （查阅场地）
查阅企业登记档案应在工商行政管理机关档案管理部门指定的电脑查阅区域内进行。
第十二条 （查阅利用限制）
查阅对象对查阅所获取的信息仅限于工作上的正常利用，不得以其他不正当方式利用或用以谋取利益。
前款所称其他不正当方式包括但不仅限于按照时间段、区域、行业等分类条件进行批量查询或者组合查询后编纂发布。
任何组织和个人不得擅自公布不属于自身所有的档案。
第十三条 （管理措施）
违反本办法第十二条规定的，工商行政管理机关档案管理部门除有权拒绝提供、当场制止外，还可以将其作为不诚信查阅对象列入重点防范名册，对其今后的查阅行为予以从严掌控和管理。
第十四条 （复制和证明的方式）
查阅人查阅除企业登记档案基本资料以外的其他企业登记档案的，可以自行摘录企业登记档案的内容，也可以自行复制允许复制的有关登记档案。应查阅人的要求，复制的企业登记档案可加盖档案材料证明章。
第十五条 （执行收费的标准）
查阅人查阅利用企业登记档案基本资料应按规定缴纳费用，收费按市物价部门核定的项目和标准（沪价费〔2003〕040号）执行。
公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关及法律援助机构等查阅档案不收费（复制工本费、档案保护费除外）。
第十六条 （个体工商户档案查阅利用的方法）
个体工商户登记档案的查阅利用，参照本办法执行。
第十七条 （施行时间）
本办法自2006年1月1日起施行。《上海市企业登记档案资料查阅实施细则（试行）》（沪工商档〔1999〕217号）同时废止。
第15篇：移民查阅档案材料办理指南
移民查阅档案材料办理指南
一、项目概述
1、项目名称：移民查阅档案材料办事指南
2、办理单位：市移民办
3、办理窗口：信访科、规划安置科
4、承诺时间：收到移民齐备的资料后7个工作日内办理
5、窗口电话：
6、投诉电话：
二、法定依据
1、《中华人民共和国档案法》（全国人大常委会 施行时间：1988.1.1）
2、《中华人民共和国档案法实施办法》（国务院 施行时间：1990.11.19）
3、《省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》（省人大常委会 施行时间：1996.12.24）
4、《档案执法监督检查工作暂行规定》（国家档案局 施行时间：1992.3.30）
5、《档案行政处罚程序暂行规定》（国家档案局 施行时间：2000.5.10）
三、办理程序
第一步：查阅人员到信访科登记
第二步：填写档案查阅单
第三步：转交规划安置科档案管理人员查找资料
第四步：送至信访科进行查阅
四、准备材料
1、查阅人身份证
2、查阅档案书面申请，并注明查阅内容
3、移民代表查阅集体档案资料须提供原迁出乡镇介绍信和集体委托书
第16篇：档案证明
证明
档案馆：
学生李京泽，男，系新疆大学高职学院,2001电子商务专业全日制专科班的学生，因毕业证丢失，现本人申请查询，需你处出据当年录取花名册.验印花名册及学生成绩单复印件，望给予方便为盼。
特此证明
新疆大学继续教育学院
二○一三年三月十五日
第17篇：档案证明
证明
王娜，女，身份证号码：500225198802220025，重庆师范大学外国语学院英语（师范）专业2011届应届毕业生，因我校的毕业生离校时间是2011年6月24日，而王娜同学在大学期间的档案大概7月初才能全部整理好，7月中旬寄发，无法保证在贵单位规定的时间到达。若该生档案不符合贵单位条件，后果由该生自负。
特此证明。
重庆师范大学外国语学院
重庆师范大学就业办公室
2011-6-29
第18篇：档案证明
证
明
兹有_________同志，性别_____，_____年_____月_____日出生，系我单位存档人员。档案号_____________。经查档案，该同志参加工作的时间为______年____月，我单位根据国家档案管理的相关规定，可于______年_______月为其做转正定级，该同志的档案可可于______年_______月从我单位转出。
特此证明！
存档单位盖章
_____年____月____日
第19篇：关于档案查阅利用情况的调研报告
关于档案查阅利用情况的调查
人民法院的诉讼档案是国家专业档案之一，是国家档案的重要组成部份，保存档案的目的就是为了开发利用，让它为我国的经济建设和社会义和谐社会服务。可以说人民法院的审判工作在很大程度上离不开对档案的利用，从案件的申诉复查到案件的执行，从立案、审判到终结，案例的汇编，都是在对档案资源的利用基础上进行的，办案离不开查阅档案，查阅利用档案可以提高办案工作的效率，档案被广泛地用到实际工作中去，真正实现人民法院“公正与效率”的工作主题,从分院以来我院查阅利用档案的情况来看，呈现出以下特点：
一、本院内部查阅档案较为频繁
*****以来,我院档案科提供刑事、民事、行政等各类档案利用****次／人，其中本院内部调阅档案***次／人;公安局***次／人;律师、当事人、诉讼代理人***次／人；其它单位(纪检、组织、人事部门)***次／人。
二、利用档案为各项事业服务
档案不仅是有查阅利用价值的文件材料，而且又是不可替代的历史资料，它真实地记载了人民法院的审判活动。我院档案的查阅利用是为打击各类刑事犯罪，维护社会稳定，
服务社会发展，保障民生，促进和谐提供服务。公、检、法的办案人员每年都可以从我院的档案中及时查找出案件的线索和有力的证据材料，为维护社会的稳定尽快解决重大疑难案件，打击罪犯，确保人民群众的生命和财产不受侵害。
1、利用档案为申诉、复查、再审和执行工作服务
认真落实‚司法公正，一心为民‛指导方针，立足解决群众反映的司法不公和打官司难、执行难等问题，据不完全统计，我院立案案庭调用档案次／人，对重大案件、涉及影响社会稳定的案件进行了复查，其中包括办理人大等交办的件上访老户的信访案件；对经复查可能存在问题的案件进入再审，调取各类案件件；我院高度重视执行工作，对涉及包括全市最大的在内的影响较大、矛盾尖锐的案件执行，调取案件件，有效提高了审判效率。
2、利用档案为上级法院、检察院和公安机关为服务
为践行‘公正与效率’的工作主题，最大限度地保护当事人的合法权益，为上级法院的二审、提审调取案件**件；检察院认为法院对案件的审理确有问题而引起抗诉程序，调取档案****件；为严厉打击刑事犯罪和保护人权，创建和谐重庆，为公安机关调阅案件****件，如公安机关的办案人员到我院从案卷中理出线索，根据这条线索很快将我市目前犯罪金额最大且成员之多盗车团伙的逃犯一网批尽，绳之以法。
3、利用档案为律师、诉讼代理人和其它党政机关服务为了加强党风廉政建设，强化干部的管理，给干部一个公正、客观的评价，纪检监察、干部人事等机关调取案件***件；为了保障民生维护民权，落实‘司法为民’的举措，保护当事人的合法权益，为律师、诉讼代理人查阅、复制案卷****次／人。
4、利用档案为人民群众服务
人民法院的诉讼档案对当事人的政治、经济、生活等方面均具有法律效力，利用法院的诉讼档案为遗失了或者没有收到判决书、裁定书、调解书的补发法律文书，以证明其人身关系和财产关系。如有的当事人离婚后再婚，而离婚时的法律文书保管不善遭遗失，这样会因没有证据而无法办理再婚的结婚登记手续。
综上所述，人民法院的档案利用是审判工作一个必不可少的主要手段，法院的审判工作离不开档案的开发利用。同时档案的利用，极大地方便了人民群众和各级机关需要，为重庆市经济的发展和社会的稳定，提供了不可代替的历史资料，特别是为公、检、法办案提供了法律依据，所以档案的开发利用是人民法院的一项重要工作。
第20篇：论查阅民事诉讼档案权发展与协调
公
司诉 讼
理由
是什么？
论查阅民事诉讼档案权
胡睿婷
查阅民事诉讼档案是人民法院档案工作进行改革的一项重大举措，是人民法院赋予了当事人的一项民主权利——查阅案卷。但是，在实践工作中还有许多需要完善的地方。如：当事人查阅案卷需求的满足过程和满足方式，以及当事人在查阅案卷以满足其案卷信息需求的过程中的行为规律;哪些当事人可查阅哪些案卷材料和内容等等，这些都有必要作一分析和探讨。
一、民事诉讼档案的特点
民事诉讼案卷是指代表国家行使审判权的人民法院，在审理民事案件活动中依照法定程序，与审判活动的真实历史记录。收集、整理、保管、提供利用这些历史原始记录的审判结果就是民事诉讼档案。民事档案双方当事人的法律地位是平等的。平等地享受民事档案权利和承担民事档案义务，平等地受到法律保护，绝不允许因主体单位大小、职业高低、经济实力强弱等情况的不同而在适用法律上有所区别。概括起来有以下几方面特点：
1、民事档案主体的广泛性。民事档案是由公民与公民之间、法人与法人之间、公民和法人之间的财产关系和人身关系发生纠纷。
2、民事档案当事人地位的平等性。不管他们的单位大小、职务高低，在民事活动中都是平等的基础上缔结具体的财产关系，不允许有以上压下、以强凌弱、以大欺小的现象存在。
3、民事档案内容的广泛性。如：相邻纠纷、侵权损害、合同纠纷、买卖纠纷、借贷纠纷、承揽合同纠纷、运输合同纠纷等等。
4、民事档案的权威性。民事档案虽然其形成与一般档案相似，但民事档案有更大的权威性，民事档案的形成是建立在严格的法制基础之上的，是法制下的产物，其民事档案必须准确无误。
5、民事档案的秘密性。这是指个人隐私、商业秘密等所记载的当事人隐私内容及其享有的这种权利是合法的。其中有两层含义：一是法律赋予当事人的隐私及其隐私档案是合法的，当事人享有保护隐私秘密的权利;二是当事人隐私档案及其隐私保护要合乎国家法律法规，符合党纪政纪，即简言之为符合党纪国法。为此，一方代理人或当事人在查阅另一方当事人案卷时，对于涉及另一方当事人提供隐私材料的查阅利用，就应当综合各方面情况，尊重公民隐私权，严格依法进行，以免造成职务侵权。
二、查阅案卷的行为规范
2002年12月7日起施行的《最高人民法院关于诉讼代理人查阅民事案件材料的规定》(以下简称《规定》)第五条 “诉讼代理人在诉讼中查阅案件材料限于案件审判卷和执行卷的正卷，包括起诉书、答辩书、庭审笔录及各种证据材料等”。第八条 “查阅案件材料中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，诉讼代理人应当保密”。同时，对以上的材料代理人或当事人可以复印并要求案卷管理部门在复印材料上盖章确认。第九条第一款 “诉讼代理人查阅案件材料时不得涂改、损毁、抽取案件材料”。第二款 “人民法院对修改、损毁、抽取案卷材料的诉讼代理人，可以参照民事诉讼法第一百零二条第一款第(一)项的规定处理”。从《规定》不难看出，相应的规定仅限于案卷的“修改、损毁、抽取材料”，而对查阅案卷当事人的行为如何规范，应尽什么义务却未作具体的规定。主要表现在：
1、查阅案卷的事前行为。一方面，当事人是出于什么目的而来查阅案卷，他们是否有查阅案卷的资格和权力，在查阅案卷之前，只有当事人用户才清楚，案卷管理部门是不知道或不完全清楚的。另一方面，
当事人不能预先知道自已的利用需求是否能够通过利用案卷得以满足，由于案卷管理部门对当事人的查档情况不了解，不知道当事人查阅案卷是非法目的还是合法目的。
2、查阅案卷的过程中行为。当事人只要持有介绍信或身份证，填写“阅卷单”，即可查到所要查的案卷。当事人查档来了，不用做什么“承诺”，仅在案卷单上签名而已，根本就没有查阅案卷协议，很不规范，一旦引起争议，我们所能提供的唯一证据就是某个当事人有来查过某个案卷，其作为准格式化内容，在解决争议中对案卷保管部门十分不利;还有案卷保管部门(指办案庭室)对来查阅当事人不需做任何的手续，当事人需要什么材料就给复印什么材料，为日后发生纠纷埋下了严重隐患。
3、查阅案卷的事后行为。当事人的行为不为案卷保管部门所掌握，即当事人成功地利用了案卷，获取了有关信息之后，当事人将如何行动，这方面的信息案卷保管部门是很难掌握的。当事人的这些行动，对案卷保管部门来说是“隐藏行动”，超出了案卷管理部门的视线所及，非案卷管理部门所能监督和控制，这样会导致这样的一种状况，即当事人可能会将案卷或案卷信息用于其他的超出原来允许的范围之外的目的，这些目的可能是不合理的或不适当的。
4、“隐藏行动”造成的后果。隐藏行动是指，在签订契约后，当事人各方会采取一定的行动，但任何一方当事人只能观察到最后的结果，却无法知道这一结果到底是由于另一方当事人的行动造成的还是由于“自然”的变化或其他的原因所造成的。这样，就无法判断该承担各种后果和相应的责任，谁该受到惩罚，当事人也就没有依诚实信用原则行事的激励，当事人可能出于自利，而有可能采取以机会主义(欺骗、偷窃和毁约)的方式来行事，以致损害另一方当事人的利益。
5、造成案卷保管部门“无缘无故”地侵犯他人的合法权益。未做出复印案卷材料出了案卷保管部门后，案卷保管部门对其就无从监控了，几乎处于一种失控状态。由于没有法规明确规定，造成对方当事人损失，所应承担责任。由于上述的原因，当事人可能会利用复印材料进行不正当的活动。在进行这种活动时，一方当事人很可能会侵犯对方当事人的合法权益，如“个人隐私、商业秘密”等案件，无形当中案卷保管部门就侵犯另一方当事人的合法权益;这些问题亟待解决，应引起有关部门的足够重视。
三、正确处置好查阅民事诉讼档案权
正确处置好查阅民事诉讼档案权，查阅民事档案权不是取消档案的保密权。这里查阅“民事诉讼档案”指的是未开放的档案，是有受到一定限制利用的档案。在保密期内的档案要利用只能作为未开放档案限制利用。只能让某些特定组织、公民、法人或其他组织利用。如国家秘密、商业秘密和个人隐私问题，这是查阅民事案卷中需要特别注意的。哪些人可以进行查阅案卷和查阅案卷具备的条件，概括起来有以下几个方面：
保证因工作需要有优先利用案卷权。根据《人民法院档案管理办法》(以下简称《办法》)第十四条规定“本院工作人员因工作需要借阅档案，须持所在庭、室领导签字的借卷单，借出的档案应按规定期限退还。„„”;第十五条规定“党委、人大常委会和有关法院、公安机关、国家安全机关、检察院借用档案，须持正式介绍信和工作证(身份证)经有关领导批准后，办理借卷手续，并限期归还。其他单位原则上不准借用”。这一权利的实施，可从以下几个方面来表现：一是档案利用者如需查阅本单位档案有利用权，特殊情况可以借出案件保管部门;二是移交单位卷宗查用本单位的档案，案件保管部门积极配合搞好服务;三是移交单位查阅利用本单位档案免收证明费和保护费。这样能有效地保证有关单位因工作需要借阅案卷，能有效地保证因工作上的需要的顺利进行。
当事人或代理人查阅民事案卷必须符合的条件。一是诉讼代理人查阅案卷有关材料应当持有介绍信并出示律师证，当事人查阅案件材料应持有身份证，法人查阅案件材料应持有单位介绍信并出示身份证，诉讼代理人为了申请再审的需要，可以查阅已经审理终结的所代理案件的有关材料。以上查阅案卷者应当填写“阅卷单”并经分管领导审批同意;二是当事人只限查阅本人案卷，律师只限查阅代理诉讼的案卷，不能查阅无委托代理的案件，法人只限查阅本单位的案卷，并在人民法院指定的阅卷场所阅卷，必要时，该案件的书记员或法院案卷的保管部门人员应当在场。查阅人不得将查阅的案卷材料携出法院指定的阅卷场所;三是当事人、代理诉讼的律师和其他诉讼代理人查阅案卷材料可以摘抄或者复印，复印案卷材料应当经案卷保管人员的同意，并根据省院的规定，盖上复印于“某个案卷仅供参考”等字样。关于涉及国家秘
密、商业秘密和个人隐私一般不能复印或查阅，除本当事人提供材料除外，复印案件材料为每个案件收取30元查档费。
尊重公民的隐私权。人是社会活动的主体，在社会生活中扮演着不同角色，也留下了不同记录。案卷保管部门的档案，时间跨度长，涉及个人行为、身份和财产等内容的也占相当数量。如果对个人的隐私权处理不好，会造成不好影响，严重的还会引起法律纠纷。因此，案卷保管部门如何维护和尊重公民的隐私权，就显得尤为重要。应做到在保证公民平等利用档案权利实现的同时。充分尊重公民的隐私权，并将其作为日常工作注意掌握的一条准则和案卷保管部门的一项重要任务。一是涉及个人隐私的材料非必要不看，二是了解个人隐私内容的不相互议论，三是对于属于个人隐私的档案材料，严格掌握使用范围，非允许利用范围概不提供，充分尊重公民的隐私权。
进一步确立当事人查阅档案利用权，扩大了案件保管部门的服务领域。查阅案卷利用者是案卷保管理部门的服务对象，享有平等查阅利用民事档案的权利。而这一权利的实现，要靠案卷管理部门的工作人员来帮助完成。案卷管理部门工作人员应从思想上清除传统的利用“特权”观念的影响，确立为民服务的新观念，真正做到档案面前人人平等。要为当事人提供和创造一个开放、公平和心情舒畅的环境，坚决杜绝门难进、脸难看、事难办的衙门作风。
从查阅案卷的时间来看，当事人或代理人查阅案卷多数为刚结案或结案不到两年的时间较多，起诉到法院的民事案可以说是一方或双方是有纠纷的。当事人发生纠纷，从科学的角度上说在两年左右时间思想斗争较激烈，再者当事人对不服要求再审或检查机关抗讼案件，从法律规定的时间是两年以内提起再审或抗诉。所以，对待当事人来查阅案卷时态度要好，如果当事人或代理人不具备查阅案卷的一定要详细说明清楚，让当事人或代理人听明白或该办理哪些手续一定要办理清楚。当事人因特殊情况不能亲自来查阅案卷，必须办理正当合法的委托手续，千万不要简化手续或因熟人等关系，不办任何手续给予查阅，免得日后留下不必要的隐患。
依照《规定》第四条第二款 “查阅案件有关材料应当填写查阅案件有关材料阅卷单”。对“阅卷单”格式，笔者认为有必要进行补充。第一制作三份相同“阅卷单”在同一纸张上可供当事人或代理人来查阅案卷三次填写机会;第二“复印名称、案由、案号、复印内容”一栏，应当细化，把案由、案号、复印内容分开三栏填写，特别是“复印内容”修改为“复印页号”如：当事人或代理人在复印较多的材料时可作较细的记录(如：“Pxx”或“Pxx-xx”);第三增设一项内容。有关涉密问题，笔者认为应当在“阅卷单”上说明清楚。在“阅卷单”上增加一项“是否涉密□”具体操作是如果涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私，在“□”打“∨”。并声明关于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私一般不能复印，除本当事人提供材料除外。
每件民事案卷必须装订空白阅卷单，装订在正卷的最后(备考表前);在诉讼过程中或结案后有人查阅案卷，应当及时填写，不得有漏，这样做，阅卷单才不会遗失。
查阅案卷是一个法律性、政策性、规定性很强的工作，是一个复杂而细致的社会系统工程，必须依法界定。查阅案卷的原则最根本的一点就是认真审查是否具备查阅案卷的条件，在于是谁又是在什么样的情况下查阅案卷做出明确的法律界定，使当事人能依照规定使用本人的案卷，当事人在享受权利的同时必须履行一定的义务，保证另一方当事人的合法权益不受到侵害。这样就从根本意义上实现了查阅档案的目的。
