电子邮件英文
推荐第1篇：英文电子邮件
Subject: Some employment information related to my major.
Dear Mr.Wang, My name is Li Ming and I would like to expre my interest in the position of a Network Engineer with your company which was recruited in a job fair last Sunday.I major in Electronics and Communication Engineering, I am a graduate student in grade one.And I don’t know about our career prospects very well.So I would be honored that if you take some additional information about theNetwork Engineer and some employment information related to my major.I am looking forward to your reply.And please accept my sincere thanks and best wishes.Yours sincerely, Li Ming Li Ming North China University of Technology 186-0000-0000
推荐第2篇：怎样写英文电子邮件
怎样写英文电子邮件？
一、文法上
1、切忌主客不分或模糊
例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”
应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment.(We决定呀, 不是report.)
2、句子不要凌碎
例子: He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.应该连在一起.
3、结构对称,令人容易理解.
例子: The owner questioned the occupant’s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.
应改为: The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract.
4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.
例如: An authorized person must show that they have security clearance.
5.动词主词要呼应.想想这两个分别:
1）.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted.
2）.This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.
6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.
7.标点要准确.
例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
8.选词正确.好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.
9.拼字正确.有计算机拼字检查功能后,就更加不能偷懒.
10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人
例如: MUST change to OS immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.
二、写信提示
1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, D.D.SPhD.Dr.Howard E.Hyatt
2.多过一个男人,用Mers,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如: Mers.Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold
Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn 。
3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray
4.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations但这个就显得有点。。。:
Ken Green ／Vice President of Unicom China
正确应为:
Ken Green ／Vice President, Unicom China
5.老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.
6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.
7.
127 Ninth Avenue, North
127 E.15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
三、其他内容
从问候开始
用问候语开始邮件内容非常重要，例如\"Dear Lillian,\"。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如\"Dear Mrs.Price,\"。如果关系比较亲密的话，你就可以说，\"Hi Kelly,\"如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写\"To Whom It May Concern:\"
感谢收件人
如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，\"Thank you for contacting ABC Company.\"如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，\"Thank you for your prompt reply.\"或是\"Thanks for getting back to me.\"如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。
表明你的意图
然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，\"I am writing to enquire about …\"或是\"I am writing in reference to …\"
在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。
结束语
在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以\"Thank you for your patience and cooperation.\"或\"Thank you for your consideration.\"开始接着写，\"If you have any questions or concerns, don\'t hesitate to let me know.\" 及\"I look forward to hearing from you.\"
结束
最后是写上合适的结尾并附上你的名字。\"Best regards,\" \"Sincerely,\"及\"Thank you,\"都很规范化。最好不要用\"Best wishes,\"或\"Cheers,\"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！
推荐第3篇：英文电子邮件写作
Wish everything going well with you and your esteemed company!
First ,I’m very sorry for the transit time from NingBo to Kolkata need more than 40 days.I had never expected for it.Because usually we shipped to Kolkata only need about 20-25days.If we know it in advance that it will take so long time we will not choose this carrier at all even free of shipping charge.
Second, this accident happened suddenly.As we booked with carrier NCL earlier with the closing date on 5th, SEP.and ETD on 7th, SEP.And form NingBo to Kolkata need about 21days which I had told you before.But unfortunately, NCL veel didn’t call at Ningbo Port last week, you can check with NCL about this and get the relevant information.No way out,we need change the carrier, then our forwarder found MSK, he told me MSK the closing date is on 7th, SEP,and the ETD on 9th, SEP,to Kolkata need about 20-25days.So we chose MSK instead without hesitation.Up to yesterday, you told me the ETA on 31th OCT, I was very surprised to hear the news,I confirmed with my forwarder, and my forwarder confirmed with MSK,but MSK told my forwarder last time they gave error ETA.You know MSK is the biggest shipping company in the world, they are very arrogantand brutal,they only said sorry to us,they don’t accept liability for any mistake.And our forwarder send one 40HQ, only earn 50USD,so they also can’t accept liability for too much lost.No way out, this liability we must accept.
And you know, your order we only have profit for halogen heater, this model we only have 0.3USD/PCS profit, you place 2400pcs order to us, our total profit is 0.3USD*2400PCS=720USD.About the quartz heater and fan heater, as you only need several hundreds of each model, our production cost is very high, and we have no profit.I know the selling season is very importance for you and you was very angry yesterday, my mood is the same with you.As i was very angry with our forwarder.But this thing has happened, angry can’t help us to solve the problem.We also hope you can get the goods earlier, we are not easy to finish the goods on time,I never thought that was problem withthe shipping company.You are sincerely do busine with us, we are also sincerely to do long term busine with you.And we are all businemen,we all need make money.So we need to understand each other.About your lo,we compensate 720USD to you, that means this order we have no profit, only make friends with you,OK? Please accept my apologies again.
推荐第4篇：英文电子邮件范本
推荐新产品
Subject: Recommend New Products
Dear Sirs:
We have recently designed a new product, which is selling very well in our market in China, and we are sure you will be interested in it.
We are confident that there is a potential sales prospect in your market as well; therefore, we are pleased to provide you with some samples as well as the price list.
We very much look forward to hearing from you.
Yours sincerely, Sally Wang Sales Director, Imodel Corp.+886-2-3344-6688
尊敬的先生：
我们最近设计了一项新产品，在中国市场的销售表现十分抢眼，相信您会对它有兴趣。
对于本产品在贵方市场的销售潜力，我们非常有信心；因此，我们非常乐意提供样品以及价目表。
我们期望能够得到您的回复。
王莎莉 谨上 爱模股份有限公司 销售主管 +886-2-3344-6688 038
复制贴上好用句
We are pleased to inform you our latest product.我们很乐意通知您我们的新产品。
We take the advantage of this opportunity to bring your notice.我们趁此机会通知您。
Please allow us to call your attention to attend our new product conference.请容许我们告知您新产品发布会的消息。
May we ask your attention to our new product conference.我们想要告知您新产品发布会的消息。
In reply to your letter of the 5th of April, I have to inform you that our new product has been out on the market.回复您四月五日的来信，我想要通知您：我们的新产品已经上市了。
In the field of shoes market, our products have been considered as the best for quite a long time.长期以来，我们的产品在鞋业市场被视为最优秀的。
Competition has not affected its quality and attraction.同业竞争并未影响其质量以及吸引力。
As you have received the information, the Lux Motor Show will take place in May.如同您已收到的信息，丽势车展将在五月举办。
We expect that you will be going to have a look at the latest vehicle.希望您能前来鉴赏最新车款。
We have heard that your company is seeking for all kinds of kitchenware.我们听闻贵公司正在寻求厨房用品。
We are happy to inform you that we have just marketed our new product.我们很高兴地通知您：我们刚推出新产品。 039
We have recently brought out a new product.我们近日刚推出一宗新产品。
The purpose of this letter is to inform you that our new product has been out on the market.此函通知您：我们的新产品已经上市了。
The object of this letter is to tell you that we have developed the new product.此函通知您：我们已经研发了新产品。
We thank you very much for your inquiry of the l0th of April.非常感谢您四月十日的询问信函。
Your name has been given by your friend, Mr.Marvin Chen, who has advised us that you are looking for a computer devices manufacturer.您的朋友陈马文先生提供您的名字给我们，并告知您正在寻找计算机设备制造商。
Ms.Xie recommended you as a reliable agent with an excellent reputation.谢小姐向我们推荐您，认为您是信誉极佳且可靠的代理商。
Mr.Liu indicated that you may be interested in our products.刘先生表示您可能会对我们的产品感兴趣。
We manufacture a wide range of products.我们制造的产品款项相当广泛。
We produce many different goods.我们生产多种产品。
The function is superior to other old goods.其功能比他款旧式产品好。
We have enjoyed an excellent reputation for quality products for over 30 years.我们的优质产品已享有超过三十年的美誉。
040 We believe that our products are certain to satisfy your customers.我们相信您的客户会满意我方的产品。
We are closely connected with many famous manufacturers in our country.我们与本地许多知名制造商互有商业往来。
It\'s our pleasure to offer you our best service.为您提供最好的服务是我们的荣幸。
We are pleased to offer you the lowest poible price.我们很高兴能提供您最优惠的价格。
We are enjoying a good reputation all over the world.我们在世界各地享有优良商誉。
We believe there will be an increasing demand in the future.我们相信未来的市场需求会增加。
We would like to send you one sample and the manual.我们会寄发样品以及说明书给您。
We look forward to receiving your trial order soon.希望能尽快收到您的试用订单。
Our new products are more competitive in both the quality and price.我们的新产品在价格以及质量上皆更有竞争力。
This should get a very good attraction in your market.本产品在您的市场应该会很受欢迎。
One of our main strengths is its fashionable design.我方产品的最大优势在于其时尚的设计。
The products are now available in stock.目前产品皆有现货。
I aure that your customers will be interested in our new products.我保证您的客户会对我方的新产品感兴趣。 We are the manufacturer of car parts.我们是汽车零件制造商。 041
Our products are easy to operate.我们的产品很容易操作。
Our new products are easy to use.我们的产品很容易使用。
If you are interested in our products, please let us know.如果您对我们的产品有兴趣，请告诉我们。
Please contact with us if you are satisfied with our samples.如果您满意我们的样品，请与我们联络。
We would be pleased if we have an opportunity to cooperate with you.我们将很乐意有机会与您合作。
We are glad to get in touch with you soon.希望能够尽快与您联络。
We are sure our products will attract you.相信我们的产品会吸引您。
We hope that we will have the opportunity to cooperate.希望能有合作机会。
You can contact us whenever you want.您随时都可以联络我们。
You can call us at anytime.您可以随时来电。
We can supply you with all kinds of goods.我们可以提供您各式产品。
We have developed three new items recently.我们近期开发了三种新产品。
Please see the attached price list, and let us know your requirement by return.请参考附件价目表，并回信告知您的需求。 042
You may be able to get 10% discount on your initial order.初次订购可享九折优惠。
Delivery can be made within one week after receiving your order.可于收到订单后一周内发货。
We believe your customers will appreciate the opportunity to purchase this fine product.我们相信您的客户会非常想要购买本款优质产品。
You will receive a special discount of 15% which can be maintained until September 30.您可享有八五折优惠到九月三十日。
We are seeking every poibility for new busine.我们正在寻找新的商机。
We are glad to provide you our samples.我们很乐意提供样品给您。
I will inform you more fully in my next.下次我将提供给您更详细的信息。
We await good news with patience.我们静候佳音。
We trust that you will reply us immediately.我们相信您会尽快回复。
We request you to inform us of your decision by return.希望您能回信告知您的决定。 We await your reply by email.期待您的电邮回复。
We are anxiously awaiting your reply by email.我们非常期待您的电邮回复。
Please accept our thanks in advance for your usual kind attention.请接受我们先行感谢您一如既往的关注。 043
We thank you for the special care you have given to the matter.谢谢您对此事的关注。
I hope you will forgive me for not having written you for so long.这么久没与您联络，希望您不要介意。
We thank you in advance for the anticipated favor.我们感谢您如期的支持。
We aure you of our best services at all times.我们保证，您随时都能得到我们最优质的服务。
We solicit a continuance of your confidence and support.恳请得到您持续的信赖与支持。
The special discount now offered can be allowed only on orders placed by the end of May.本次优惠仅提供给五月底前下单的订购者。
We are confident to give our customers the fullest satisfaction.我们有信心可以让顾客非常满意。
We hope to receive a continuance of your kind patronage.期待您的持续惠顾。 044
推荐第5篇：英文电子邮件格式
英文电子邮件格式
Dear Mary,
This is Tom.....
Look forward to seeing you soon.
Best regards,
Tom Yu
(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)
例子：
一、主题
主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Supplier training
NO：profeional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 这样的表达，
YES：应改为Tomorrow\'s meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：New E-mail Addre Notification；Detailed calculation
NO：detailed calculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：Jimmy,
I received your memo and will discu it with Eric on Wednesday.
Best,
David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt
4、多过一个男人,用Mers,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.
YES: Mers.Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn 。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知
道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International OperationsNO：Ken Green ／Vice President of Unicom China
YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China
7、老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：
Dear Committee Member:
Dear Meeting Planner:
Dear Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
YES：Dear Mr.Jones: (非常正规) Dear Joan:
Dear Jim, Jim, (非正规)
三、拼写
1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然Outlook Expre等软件的\'拼写检查\'功能可以助你一臂之力。
2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差.
3、标点要准确
NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.YES：He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
4、大小写要注意
非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。
NO：MUST change to OS immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
四、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)
Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3、Le Formal不太正规的(例如客户)
Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.
那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.
You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一样)
I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(这就友善多了)
Your book was well written and comprehensive.(不用你来判断我呀~~)
I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客气一点,人家受落)
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.
B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：\'Thanks\'，\'Best\'，\'Cheers\'，不需要用一般信函中的\'Sincerely yours\'或\'Best regards\'。
C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.
五、其它注意事项：
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.
应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment.(We我们是主语, 不是report。)
2、句子不要凌碎
例子：He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.应该连在一起。
3、结构对称，令人容易理解。
例子: The owner questioned the occupant\'s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.
应改为：The owner questioned the occupant\'s lease intentions and ink alterations of the contract.4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
例如：An authorized person must show that they have security clearance.5、动词主词要呼应。想想这两个分别：
1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted.
2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted.6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
7、选词正确
像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:
127 Ninth Avenue, North
127 E.15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
B、文体
1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句(15-20字吧)， 技术性的字,就更加要简单易明.
2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如: （1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on caette tape.
（2）.He forwarded his congratulations on caette tape because he was unable to attend the meeting personally.两者强调的事情就有分别了.
3、轻重有分， 同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.
4、意思转接词要留神.例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.
5、句子开头不要含糊不清的主词。
例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members.They have delayed further action.They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或 which.
6、修饰词的位置要小心,
例如: He could only reimburse the cost after July 15.
应为 He could reimburse the cost only after July 15.
7、用语要肯定准确.切忌含糊.
例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀,
改为: The figures show an increase of 19%.
8、.立场观点一致.少用被动语.
例如: Partial data should be submitted by April.
改为: You should submit partial data by April.就很好了.
C.格调
1、式样和句子长度不要太单调.千篇1律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.2、弱软的词(e.g.was, were, is, are...)可以加强一点.
例如: Prunton products are highly effective in ...
改为: Prunton products excel in ...就有力很多了.
3、亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落.
例如: （1）.This information will be sincerely appreciated.”
（2）.We sincerely appreciate your information.明显地,我们会喜欢第2句.
D、内容与附件
E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。
中文电子邮件格式 收信人姓名：
你好！
正文（就是要告诉对方某件事情的内容）
祝
生活快乐！(等等想要说的话)
写信人签名
写信时间
例子：
私人信件通常由五部分组成：
1．信头：指发信人的地址和日期。写在信纸的右上角，可以从靠近信纸的中央写起。信头上面要留空白。先写发信人地址。地址的写法与汉语不同，要先写小地方，后写大地方。在地址的下面写上日期。日期的顺序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：May 17 2003。在年份之前有一个逗号。
2．称呼：指对收信人的称呼。写在信头之下，从信纸的左边开始。写信给熟悉的人，一般用Dear…或My dear…作称呼。如：Dear Li Lei，Dear Mi Thomas或My dear Dad．
3．信的正文：指信的主体部分。从称呼的下一行第一段顶边写。从第二段起每段第一个词都缩进3或5个字母写。
4．结束语：指正文下面的结尾客套话。一般从信纸的中央靠右写起，第一个字母大写，末尾用一逗号。在非正式的社交信中，常用Yours或Sincerely。假如对方是亲密的朋友，可用Sincerely yoursYours等。
5．签名：指发信人签名。写在结束语的下面，稍偏右。
另外，英文信封写法与汉语的不同。一般把收信人的地址写在信封的中央或偏右下角。第一行写姓名，下面写地址。发信人的姓名和地址写在信封的左上角，也可以写在信的背面。 (来源：英语麦当劳－英语快餐EnglishCN.com)
英文书信的格式
1、信头（Heading）
指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。 英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺
序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。
2、日期的写法：
如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可写成97。
3、信内地址（Inside Addre）：
在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。
4、称呼（Salutation）：
是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方
一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。
（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。 (来源：EnglishCN英语问答中心[e问e答])
（2）写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。
（3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof.Tim Scales, Dear Dr.John Smith。
5、正文（Body of the Letter）：
位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不
同的是，正文中一般不用Hello！（你好！）正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。
推荐第6篇：英文电子邮件常用句
1.Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a call tonight at 9:30 (China Time) with you and Ben.Please let me know if the time is okay for you and Ben.
我建议我们今晚九点半和Ben小聚一下，你和Ben有没有空？ We’d like to have the meeting on Thu Oct.30.Same time.十月三十号（周四），老时间，开会。
Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一盐湖城时区下午五点半开会。
I want to talk to you over the phone regarding iues about report development and the XX project.
我想跟你电话讨论下报告进展和XX项目的情况。
2.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
Shall you have any problem acceing the folders, please let me know.如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。 Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议！
What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 您对计划方面有什么想法？下一步我们应该怎么做？ What do you think about this? 这个你怎么想？
Feel free to give your comments.
请随意提出您的建议。
Any question, please don’t hesitate to let me know.有任何问题，欢迎和我们联系。 Any question, please let me know.有任何问题，欢迎和我们联系。 Please contact me if you have any questuins.有任何问题，欢迎和我们联系。
Your comments and suggestion are welcome! 欢迎您的评论和建议！
Please let me know what you think! 欢迎您的评论和建议！ Do you have any ideas about this? 对于这个您有什么建议吗？
It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior.您若是能够就用户行为方面提供跟多的信息就太感激了！
At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/iue.如果可以，我希望你能负责这件事情。
3.Give feedback 意见反馈
Please see comments below.请看下面的评论。
My answers are in blue below.我的回答已标蓝。
I add some comments to the document for your reference.我就文档添加了一些备注，仅供参考。4.Attachment 附件
I enclose the evaluation report for your reference.我添加了评估报告供您阅读。
Attached please find today’s meeting notes.今天的会议记录在附件里。
Attach is the design document, please review it.设计文档在附件里，请评阅。
For other known iues related to individual features, please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。
5.Point listing 列表
Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1…….2…….今天我们要完成的任务：1…….2…….Some know iues in this release: 1…….2…….声明中涉及的一些问题：1…….2…….
6.Raise question 提出问题
I have some questions about the report XX-XXX 我对XX-XXX的报告有一些疑问。
For the aignment ABC, I have the following questions: 就ABC协议，我有以下几个问题：……
7.Proposal 提议
For the next of platform implementation, I am proposing… 关于平台启动的下一步计划，我有一个提议……
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。
8.Thanks note 感谢信
Thank you so much for the cooperation.感谢你的合作！
I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.对如此紧急的项目您作出的努力我表示十分感谢。 Thanks for your attention! 谢谢关心！
Your kind aistance on this are very much appreciated.我们对您的协助表示感谢。 Really appreciate your help! 非常感谢您的帮助！
9.Apology 道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding! 对造成的误解我真诚道歉！
推荐第7篇：英文电子邮件格式及
英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。
称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。
在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。
结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。 一般电子邮件： Sincerely, Sincerely yours, 私人电子邮件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers,
As ever, With love, Affectionately, ......在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。
邮件中常用词汇：
附件attachment I am attaching the report.我把报告放在了附件中
转发forwarded I\'ve forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给Alice 保持联系 stay /keep in touch 对方告知决定.Please let me know your decision as soon as poible.写信给别人时一般常用How are you been recently? 回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e-mail.
实用邮件举例： 工作求职
工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。 i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of ...as posted in your website.Introduce yourself...
Please find attached a copy of my resume for your review.我的简历请见附件，作为参考。
或者：Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表达谢意
日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanks letter。而此类邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。 Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨询了解
咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容大致包含如下：
1）告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。
2）说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as 详细、清晰 as poible.3）末尾用一句话结束总结这次咨询。 I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表达希望时用语：I look forward to hearing form you soon.期待尽快收到您的回复。
英文电子邮件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu (以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)
一、主题
主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。 YES：Supplier training NO：profeional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长） 主题框的内容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrow\'s meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Addre Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discu it with Eric on Wednesday.Best, David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt
4、多过一个男人,用Mers,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Mers.Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn 。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China
7、老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司：
YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones: (非常正规) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正规)
三、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的) Respectfully yours, Yours respectfully,
2、Formal正规的(例如客户公司之间啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3、Le Formal不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一样) I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(这就友善多了) Your book was well written and comprehensive.(不用你来判断我呀~~) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客气一点,人家受落) 总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：\'Thanks\'，\'Best\'，\'Cheers\'，不需要用一般信函中的\'Sincerely yours\'或\'Best regards\'。
C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司
客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.
邮件范文 1.Dear Mr./Ms,
Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.
Yours faithfully,
尊敬的先生/小姐
我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。
请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。
您诚挚的
推荐第8篇：【商务英语】怎么写好英文电子邮件？
【商务英语】怎么写好英文电子邮件？
对于商务人士而言，需要写各种各样的英文邮件，如果写的多了，就会感觉很词穷匮乏，，尤其是当需要经常写给同一个人的时候。乐小知在这给大家整理了邮件的开头、结尾、一些客套英文用语，意思可能相近，但有很多种不同的表达方式。
邮件的开头：
感谢读者是邮件开场白的好办法。特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。 Thank you for contacting us.
如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。 Thank you for your prompt reply.
当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.” Thank you for providing the requested information.
如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。 Thank you for all your aistance.
如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感
激，就用这个句子，“I truly appreciate … your help in resolving the problem.”Thank you raising your concerns.
就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”
邮件的结尾：
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。
Thank you for your kind cooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。
Thank you for your attention to this matter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
Thank you for your understanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
Thank you for your consideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。
Thank you again for everything you\'ve done.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。
十种场合的表达
Greeting meage 祝福
Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。
How are you? 你好吗?
How is the project going? 项目进行顺利吗?
Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?
I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.
今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.
十月三十号(周四),老时间,开会。
I want to talk to you over the phone regarding iues about report development and the XXX project.
我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
Should you have any problem acceing the folders, please let me know.如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon.
期待您的反馈建议!
What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?
Any question, please don’t hesitate to let me know.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Please let me know what you think? 欢迎您的评论和建议!
Do you have any idea about this? 对于这个您有什么建议吗?
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推荐第9篇：英文电子邮件格式及[技巧]
英文电子邮件格式及范文[技巧] 英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如:Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。
称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如:“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“:”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。
在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。
结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。
一般电子邮件: Sincerely, Sincerely yours, 私人电子邮件: Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers, As ever, With love, Affectionately, ......在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。
邮件中常用词汇: 附件attachment I am attaching the report.我把报告放在了附件中 I\'ve forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给转发forwarded Alice 保持联系 stay /keep in touch 对方告知决定.Please let me know your decision as soon as poible.写信给别人时一般常用How are you been recently? 回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e-mail.实用邮件举例: 工作求职
工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。
i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of ...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的简历请见附件，作为
参考。
或者:Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表达谢意
日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次 party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanks letter。而此类 邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。 Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would li ke to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨询了解
咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容大致
包含如下: 1)告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。
2)说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as 详细、清
晰 as poible.3)末尾用一句话结束总结这次咨询。
I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表达希望时用语:I look forward to hearing form you soon.期待尽快收到您的回复。
英文电子邮件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu (以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)
一、主题
主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
YES:Supplier training NO:profeional trainees from sister company should abide by rule of local company(太长) 主题框的内容切忌含糊不清。
NO:像News about the meeting 这样的表达， YES:应改为Tomorrow\'s meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES:New E-mail Addre Notification;Detailed calculation NO:detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information，供参考)，如:URGENT:Submit your report today!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如Dear Mr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES:Tommy，或者Mr.Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如: Jimmy, I received your memo and will discu it with Eric on Wednesday.Best, David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt
4、多过一个男人,用Mers,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Mers.Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES:用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ; Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ;Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn 。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔, 干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President ,Ken Green ,Vice President of International Operations NO:Ken Green ,Vice President of Unicom China YES: Ken Green ,Vice President, Unicom China
7、老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: YES:Michael J.Smith, Jr.,Michael J.Smith Sr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些: Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司: YES: Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES:Dear Mr.Jones: (非常正规) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正规)
三、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的) Respectfully yours, Yours respectfully,
2、Formal正规的(例如客户公司之间啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3、Le Formal不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以
用: I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一
般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一样) I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(这就友善多了) Your book was well written and comprehensive.(不用你来判断我呀~~) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客气一点,人家受落) 总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话(Complimentary close)通常也很简明。常常只须一个词，如:\'Thanks\'，\'Best\'，\'Cheers\'，
不需要用一般信函中的\'Sincerely yours\'或\'Best regards\'。
C、签名:不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司
客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.邮件范文 1.Dear Mr./Ms, Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐
我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日
下午2:00点拜访您。
请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。 您诚挚的
推荐第10篇：英文电子邮件的格式（材料）
电子邮件email的邮件格式
英文书信是一种最常用的应用文体，对于普通的私人信件通常由五部分组成：
1.信头：指发信人的地址和日期。写在信纸的右上角，可以从靠近信纸的中央写起。信头上面要留空白。先写发信人地址。地址的写法与汉语不同，要先写小地方，后写大地方。在地址的下面写上日期。日期的顺序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：may 17 XX。在年份之前有一个逗号。
2.称呼：指对收信人的称呼。写在信头之下，从信纸的左边开始。写信给熟悉的人，一般用dear…或my dear…作称呼。如：dear li lei，dear mi thomas或my dear dad.3.信的正文：指信的主体部分。从称呼的下一行第一段顶边写。从第二段起每段第一个词都缩进3或5个字母写。
4.结束语：指正文下面的结尾客套话。一般从信纸的中央靠右写起，第一个字母大写，末尾用一逗号。在非正式的社交信中，常用yours或sincerely。假如对方是亲密的朋友，可用sincerely yoursyours等。
5.签名：指发信人签名。写在结束语的下面，稍偏右。
另外，英文信封写法与汉语的不同。一般把收信人的地址写在信封的中央或偏右下角。第一行写姓名，下面写地址。发信人的姓名和地址写在信封的左上角，也可以写在信的背面。
英文书信的格式
1、信头(heading)
指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。 英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。
2、日期的写法：
如：1997年7月30日，英文为：july 30，1997(最为普遍); july 30th，1997;
30th july，1997等。1997不可写成97。
3、信内地址(inside addre)：
在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。
4、称呼(salutation)：
是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方
一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。
(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用dear或my dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。例如：my dear father，dear tom等。
(2)写给公务上的信函用dear madam，dear sir或gentleman(gentlemen)。注意：dear纯属公务上往来的客气形式。gentlemen总是以复数形式出现，前不加dear，是dear sir的复数形式。
(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dear prof.tim scales, dear dr.john smith。
5、正文(body of the letter)：
位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不
同的是，正文中一般不用hello!(你好!)正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。
邮件范文：
15 huaihai street
shanghai, china
feb 6th, XX
peter brown
22, blachpool road(可以省略)
sydney 2140
australia
dearpeter,
i am very glad to hear from you.______________________
____________________________________________________
____________________________________________________
i must stop writing now, as i have a lot of work to do.
best wishes to you!
sincerely yours, wang xiaolan
第11篇：外企的英文电子邮件常见语句
体验式英语教育先锋美联英语
外企的英文电子邮件常见语句
很多外企职员需要经常发些英文电子邮件来跟同事、老板沟通和汇报工作，本文整理汇总了一些日常电子邮件中可能会频频用到的英文表述，如咨询、建议、反馈、感谢等，希望有助于大家的工作和学习。
1.Greeting meage 祝福
Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。
How are you? 你好吗? How is the project going on? 项目进行顺利吗? 2.Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a party tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown聚一下，你和Ben有没有空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We\'d like to have the meeting on Wed.Oct 30.Same time.十月三十号(周三)，老时间，开会。
Let\'s have a meeting at 5:30 PM SLC time next Monday.下周一盐湖城时区下午五点半开会。
I want to talk to you over the phone regarding iues about report development and the XXX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
Shall you have any problem acceing the folders, please let me knows.如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon.
体验式英语教育先锋美联英语
期待您的反馈建议! What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做? What do you think about this? 这个你怎么想? Please feel free to give your comments.请随意提出您的建议。
Any question, please don\'t hesitate to let me know./ Please contact me if you have any questions./ Please let me know if you have any question on this.有任何问题，欢迎和我们联系。
Your comments and suggestions are welcome! 欢迎您的评论和建议! Do you have any idea about this? 对于这个您有什么建议吗? It would be nice if you could provide a bit more information on the user\'s behavior.您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了! At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/iue.如果可以，我希望你能负责这件事情。
4.Give feedback 意见反馈
Please see comments below.请看下面的评论。
My answers are in blue below.我的回答已标蓝。
I add some comments to the document for your reference.
体验式英语教育先锋美联英语
我就文档添加了一些备注，仅供参考。
5.Attachment 附件
I enclose the evaluation report for your reference.我附加了评估报告供您阅读。
Attached please find today\'s meeting notes.今天的会议记录在附件里。
Attach is the design document, please review it.设计文档在附件里，请评阅。
For other known iues related to individual features, please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。
6.Point listing 列表
We would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….
今天我们要完成的任务：1…….2……
Our team here reviewed the newest policy and has following concerns:1…….2…….
我们阅读了最新的管理政策，做出如下考虑：1…….2……
Here are some more questions/iues for your team:1…….2……
以下是对你们团队的一些问题：1…….2……
The current status is as following: 1…… 2……
目前数据如下： 1…… 2……
Some items need your attention:1…….2……
以下方面需提请注意：1…….2……
7.Raise question 提出问题
I have some questions about the report XX-XXX.我对XX-XXX报告有一些疑问。
体验式英语教育先锋美联英语
For the aignment ABC, I have the following questions:…
就ABC协议，我有以下几个问题：……
8.Proposal 提议
For the next step of platform implementation, I am proposing…
关于平台启动的下一步计划，我有一个提议……
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。
The team suggest to adopt option A to solve special iue……
团队建议应对特殊问题采用A办法。
9.Thanks note 感谢信
Thank you so much for the cooperation! 感谢你的合作! Thanks for the information! 谢谢您提供的信息! I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。
Thanks for your attention! 谢谢关心! Your kind aistance on this is very much appreciated.我们对您的协助表示感谢。
Really appreciate your help! 非常感谢您的帮助! 10.Apology 道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding!
体验式英语教育先锋美联英语
对造成的误解我真诚道歉! I apologize for asking so late but we want to make sure our implementation ASAP.很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。
第12篇：外企的英文电子邮件常见语句
体验式英语教育先锋美联英语
外企的英文电子邮件常见语句
很多外企职员需要经常发些英文电子邮件来跟同事、老板沟通和汇报工作，本文整理汇总了一些日常电子邮件中可能会频频用到的英文表述，如咨询、建议、反馈、感谢等，希望有助于大家的工作和学习。
1.Greeting meage 祝福
Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。
How are you? 你好吗?
How is the project going on? 项目进行顺利吗?
2.Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a party tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.
我建议我们今晚九点半和Brown聚一下，你和Ben有没有空?
I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We\'d like to have the meeting on Wed.Oct 30.Same time.
十月三十号(周三)，老时间，开会。
Let\'s have a meeting at 5:30 PM SLC time next Monday.
下周一盐湖城时区下午五点半开会。
I want to talk to you over the phone regarding iues about report development and the XXX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
Shall you have any problem acceing the folders, please let me knows.
如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.
谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon.
期待您的反馈建议!
What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?
你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?
What do you think about this?
这个你怎么想?
Please feel free to give your comments.
请随意提出您的建议。
Any question, please don\'t hesitate to let me know./ Please contact me if you have any questions./ Please let me know if you have any question on this.
有任何问题，欢迎和我们联系。
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对于这个您有什么建议吗?
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At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/iue.
如果可以，我希望你能负责这件事情。
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设计文档在附件里，请评阅。
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6.Point listing 列表
We would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….
今天我们要完成的任务：1…….2……
Our team here reviewed the newest policy and has following concerns:1…….2…….我们阅读了最新的管理政策，做出如下考虑：1…….2……
Here are some more questions/iues for your team:1…….2……
以下是对你们团队的一些问题：1…….2……
The current status is as following: 1…… 2……
目前数据如下： 1…… 2……
Some items need your attention:1…….2……
以下方面需提请注意：1…….2……
7.Raise question 提出问题
I have some questions about the report XX-XXX.
我对XX-XXX报告有一些疑问。
For the aignment ABC, I have the following questions:…
就ABC协议，我有以下几个问题：……
8.Proposal 提议
For the next step of platform implementation, I am proposing…
关于平台启动的下一步计划，我有一个提议……
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。
The team suggest to adopt option A to solve special iue……
团队建议应对特殊问题采用A办法。
9.Thanks note 感谢信
Thank you so much for the cooperation!
感谢你的合作!
Thanks for the information!
谢谢您提供的信息!
I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。
Thanks for your attention!
谢谢关心!
Your kind aistance on this is very much appreciated.
我们对您的协助表示感谢。
Really appreciate your help!
非常感谢您的帮助!
10.Apology 道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding!
对造成的误解我真诚道歉!
I apologize for asking so late but we want to make sure our implementation ASAP.很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。
第13篇：整理的英文电子邮件常用句式
英文电子邮件高频句式
1.Greeting meage 祝福 ..................................................................................................1 2.Initiate a meeting 发起会议 ............................................................................................1 3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议 ..........................2 4.Give feedback 意见反馈 ................................................................................................3 5.Attachment 附件 ...........................................................................................................3 6.Point listing 列表 ..........................................................................................................4 7.Raise question 提出问题 ................................................................................................4 8.Proposal 提议 ...............................................................................................................5 9.Thanks note 感谢信.......................................................................................................5 10.Apology 道歉..............................................................................................................5 11.英文书信常用的开头和结束语 ....................................................................................6
一、开首语 ......................................................................................................................6
二、结束语 ......................................................................................................................7
三、社交用语...................................................................................................................8
四、祝愿语 ......................................................................................................................8
五、致谢用语...................................................................................................................9 称呼...............................................................................................................................10
1.Greeting meage 祝福
Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。 How are you? 你好吗? How is the project going on? 项目进行顺利吗? 2.Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。 We\'d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十号(周三),老时间,开会。
Let\'s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一盐湖城时区下午五点半开会。
I want to talk to you over the phone regarding iues about report development and the XXX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。 3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
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Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.
谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
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6.Point listing 列表
Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我们要完成的任务:1„„.2„„.Some known iues in this release:1…….2…….声明中涉及的一些问题:1„„.2„„.
Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….
我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1„„.2„„.
Here are some more questions/iues for your team:1…….2…….
以下是对你们团队的一些问题:1„„.2„„.
The current status is as following: 1…… 2……
目前数据如下: 1„„
2……
Some items need your attention:1…….2…….
以下方面需提请注意:1„„.2„„.
7.Raise question 提出问题
I have some questions about the report XX-XXX
我对XX-XXX报告有一些疑问。
For the aignment ABC, I have the following questions:…
就ABC协议,我有以下几个问题:„„ 8.Proposal 提议
For the next step of platform implementation, I am proposing…
关于平台启动的下一步计划,我有一个提议„„
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.
我建议我们就一周项目开一个电话会议。
Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding iue……
Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。
9.Thanks note 感谢信
Thank you so much for the cooperation感谢你的合作!
Thanks for the information
谢谢您提供的信息!
I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.
对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。
Thanks for your attention!
谢谢关心!
Your kind aistance on this are very much appreciated.
我们对您的协助表示感谢。
Really appreciate your help!
非常感谢您的帮助!
10.Apology 道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding!
对造成的误解我真诚道歉!
I apologize for the late asking but we want to make sure the correctne of our implementation ASAP.
很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。
11.英文书信常用的开头和结束语
１）开头语
① I am very glad to hear from you.
很高兴收到你的来信。
② Thank you for your letter.
谢谢你的来信。
③ I was very pleased ( happy ) to receive your letter of February 6, 2001 „
很高兴收到你2001年2月6日的来信„。
④ Your letter of February 6, 2001 has been received.
你2001年2月6日的来信收到了。
⑤ It is a pleasure for me to get your letter.
收到你的来信，真是高兴。
⑥ I\'m sorry to have taken so long to answer your last letter.
这么久才给你回信很感歉意。
２）结束语
① I hope to have a letter from you before long.
希望不久能收到你的来信。
② Please write to me soon and tell me all about yourself.
请快点给我来信，并谈谈你的情况。
③ Give my best wishes to you.
呈以最好的祝愿。
④ Wishing your busine ever succeful！
祝你事业有成！
⑤ Hope you are healthy.
祝你健康。
一、开首语
Pardon me, though a stranger to you personally, for taking liberty to addre you these few lines.
As I have not heard of you for long, I feel anxious.
I must apologize for not having written to you previously.
Please pardon my long in writing to you.
Pardon me for neglect when you honored me with a visit the other day.
Having mislaid your addre, I have not been able to reply sooner .
Your letter of the 4th this month was duly received.
I have the pleasure to tell you that.
I have just received your kind letter.
Your kind letter of Saturday arrived this morning.
二、结束语
Please notify me soon.
Looking forward to a prompt reply.
Please do not fail to write to me.
I shall feel obliged by a reply at your earliest convenience.
I look for your answer in a few days.
Let me hear if you receive the parcel safely.
As the season grows colder, I hope you will take good care of yourself.
With kind regards to your family.
Please give my compliments to your family.
Pray give my best remembrances to Mr.Brown.
My parents ask also to add their best thanks to mine.
Thanking you for the past favour.
I think you for the trouble you have taken.
Hoping you will have a pleasant trip.
Wishing you a pleasant journey.
The help you sent is sincerely valued.
三、社交用语
The bearer of this letter, Mr.Chen, profeor of ..., (an esteemed friend of mine), is desirous of being introduced to your acquaintance .
I am very grateful for your kindne in permitting me to...
I respectfully acknowledge your note and will wait upon you as proposed.
Should an interview be desired, I shall be happy to call at any hour you may appoint.
I have some important busine matter to communicate to you.
Anything further will be discued when we meet.
I regret that a prior engagement will prevent me from a tending .
I think you for your kind entertainment last evening.
I shall have great pleasure in accepting your invitation.
Accept my thanks for our handsome present.
四、祝愿语
I wish you a happy New Year.
Pray accept my best and sincerest wishes for the New Year.
Presenting the compliments of the season.
With every good wish.
Pray allow me to congratulate your most heartily on your succe in your examination.
I am glad to hear that you were appointed..., on which I congratulate you most heartily.
I congratulate you upon your succe.
I wish you still further succe.
五、致谢用语
Thank you very much ( very, very much) (ever so much) (most sincerely) (indeed) (from the bottom of my heart). 很（非常）（非常非常）（最真诚地）（确实）（衷心）感谢您。
Many thanks for your kind and warm letter. 非常感谢您友好而热情的来信。
Thanks a million (ever so much). 万分（非常）感谢。
Please accept ( I wish to expre )my sincere (grateful) (profound) appreciation for ... 请接受（致以）真挚的（衷心的）（深切的）感谢„„
I sincerely (deeply) (warmly) appreciate ... 我真挚的（深深的）（热情的）感谢„„
I am very sincerely (most) (truly) grateful to you for .. 为了„„，我非常真挚的（深深的）（真诚的）感谢您。
There is nothing more important (satisfying) (gratifying) to me than to receive one of your letters. 再也没有比收到您的来信更使我觉得重要（快慰）（感激）了。
Your letters are so much fun (comfort) (entertainment) (company ). 您的来信充满了乐趣（给了很大安慰）（带来了欢乐）（使我不感 寂寞）。
Your most courteous (considerate)(delightful)letter... 您那彬彬有礼（体贴入微）（令人欣慰）的来信„„
I cannot tell you how much your letter delighted(relieved )(amused)(enchanted)me. 我无法告诉您，您的来信使我多么高兴（宽慰）（觉得有趣）（陶醉）。
I love the way you say (put) things in your letters.You make even the smallest incident seem so interesting(important )(charming)(mysterious). 我很欣赏您在信中描述各种事物的手法。您的妙笔使细小的事情都显得很有趣（重要）（动人）（神秘）。
It was good (fine)(charming)(thoughtful)of you... 承蒙好意（美意）（盛情）（关心）„„
It was nice(characteristically thoughtful) (more than kind ) of you... 承蒙好意（特别关心）（十二分好意）„„
At the outset, I want to thank you for your kindne to me and for your compliments. 首先，我要感谢您对我的友爱和问候。
Believe me, I am truly grateful for... 我确实真诚地感谢你„„
We were deeply touched by ... „„使我们深受感动。
It is a hopele(definite)(positive)understatement to say that I am deeply (sincerely)(truly)grateful. 这就是说“我深深的（真挚的）（真诚的）感谢”远不足以（不能
确切）（不能明确）表达我的谢意。
It‘s generous of you to take so much interest in my work ( to give me so much of your time) (to show me so much consideration ).
承蒙对我的工作如此操心（为我花费这么多时间）（对我如此关怀 ）。
We are indebted to you... 我们感谢你„„
I regret very much that I did not have an opportunity to thank you personally for ... 未能面谢，深表遗憾。
Inside Addre信内地址
称呼
写好信头后，接着就要写收信人姓名和地址，按照英、美习惯，凡属公务商洽或商业往来的信件，都必须把姓名和地址再写一次，因为各种业务书信，处理者不止一人，容易发生混乱。社交书信一般写给亲友、熟人，大多由本人自行处理，不会引起混乱，所以可以省去。信内地址包括收信人的姓名、职位和单位地址，一般写在信头下面空
一、二行处，写在信纸的左边。姓名和地址须与信封上所写相同。 在收信人名称之前，应冠以尊称，例如：
（1） Mr.（Mister），用于无职衔的男子。
（2） Mrs.( Mistre)。用于已婚女子。
（3） Mi，用于未婚女子。
（4） Mies（Mi的复数），用于复数未婚女子。 （5）Dr·（Doctor），用于博士。
（6）Pro.（Profeor），用于大学教授。
（7）Ms.用于女士通称。
IV．签名时的用语
英文信签名时常用这样词语：
Yours, Yours truly, Yours sincerely, Yours ever, Your loving, 等等。
沪江英语 - 英语口译
第14篇：电子邮件
江 苏 商 贸 职 业 学 院
备 课 笔 记
《电子邮件》
导入：给学生讲一则小故事“老汉发电子邮件”
一个上了年纪的老汉，有一天接到远方参军的儿子的信，说鞋子破了，要他寄一双新鞋去。老汉就在想“大家都说电邮快，那我也去电邮。”于是他就去买了一双新鞋，用布包好，放在电线上。可是，他站在电线下看了好一会儿，也没反应。他就想：怎么还没邮走，可能现在没电吧！然后他就走了。这时有一个流浪汉恰巧经过这里，看见这双鞋。于是就把它拿下来试了试，正好合脚，就顺手把他的破鞋挂上去了。第二天，老汉回来一看，怎么还没邮走，拿下鞋来一看，“哎呀！电邮就是快，不光把新鞋邮走了，还把儿子的旧鞋邮回来了。”
师：请问你们为什么笑了？ 生：笑老汉……
师：你们知道什么是电子邮件吗？
一、电子邮件的概念
电子邮件指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。
电子邮件综合了电话通信和邮政信件的特点，它传送信息的速度和电话一样快，又能象信件一样使收信者在接收端收到文字记录。
二、邮件的重要性
当今社会电子邮件已成为沟通的重要手段之一 重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 重要性
2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。
三、邮件困扰
四、如何写电子邮件
1、收件人 收件人（To）:
江 苏 商 贸 职 业 学 院
备 课 笔 记
• • • 直接收信人,有直接关系、直接负责的人。 要求收信人回复确认、归档保存。
部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名。
• 多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。
2、抄送（Cc）：
• • • 间接收信人，
供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3、收件人-邮件发送对象的选择 1） 工作计划的发送
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员
抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级
这样往往可以获得支持部门的更好的支持
2） 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况
如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。
将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
江 苏 商 贸 职 业 学 院
备 课 笔 记
BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）。建议只BCC给自己，作为邮件发送成功的检验。 3）选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
随便向群体邮箱发送不必要消息 邮件对不相干的人员就是垃圾
一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
4、标题
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短，不宜冗长，不要让Notes用…才能显示完你的标题。
3.如果对外，最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
5、主体 1）称呼、问候语
多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十分正式情况可以使用）；
江 苏 商 贸 职 业 学 院
备 课 笔 记
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。
商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟一样，称呼全名也是不礼貌的。 Ps：称呼需要包括所有收件人。
避免被漏掉的人感觉到被轻视。 .第一个字母大写。
Hi 后面如果有名字，就不用加逗号。 名称后需要加逗号。 Hi Dear Shanshan, .收件人称呼和邮件正文之间要留空行。 2）正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好
1、
2、
3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段
江 苏 商 贸 职 业 学 院
备 课 笔 记
落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Busine Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:) Ps：俚语：民间非正式、较口语的语句。
• 要求对方给予确认，或反馈的，请将对方需要确认和反馈的时间写清楚。 • 大串数字要加千分号，便于一目了然。
• 发出修改的邮件，请在邮件中简述修改过的地方。以便对方很快了解。 • 商业往来邮件，全部齐头就好了。不必按照中文的书面要求，开头空两格。 • 想劝说客户，但不要有威胁之意。把两方面的优劣势客观地摆出来，让客户自己评判。
• 如果你想引导客户，追一个电话，用口头来引导… • 邮件是正式的沟通方式，尽量不要用些小孩子感觉的符号。 • 对于客户提出的意见要给予反馈和解决，而不是仅仅表示感谢。 • 要给客户一个时间概念，什么时候我们会提交什么文件。 • 确保内容没有错别字！ • 标点符号使用正确！
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备 课 笔 记
3)结束语
• 对客户最好使用尊称“您”。
• 多说两句话，“请查收”，“如果有任何事情随时联系我。”等等以示对客户的重视和关心。
4）签字落款
1.签名信息不宜过多
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
• Ps：签名与邮件正文间隔不要太大，或者太小。太大太小都会影响美观。 5）附件
• 不要忘记粘贴附件！
五、回复注意事项
一、阿拉伯数字后面用黑圆点；
二、汉字数字后面用顿号；
三、“第一”“第二”“第三”后面用逗号；
四、带括号的序号和带圆圈的序号，后面不再加顿号、逗号之类；
五、“第一编”“第一章”“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可。
六、数字序号前后一般不再用其他项目符号
第一层为汉字数字加顿号，例如：“
一、”“
二、”“
三、”；
第二层为括号中包含汉字数字，例如：“
（一）”“
（二）”“
（三）”；
第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：“1.”“2.”“3.”；
第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：“（1）”“（2）”“（3）”；
第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”“②”“③”或者“1）”“2）”“3）”；
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备 课 笔 记
第六层为大写英文字母，例如：“A.”“B.”“C.”或者“（A）”“（B）”“（C）”；
第七层为小写英文字母，例如： “a.”“b.”“c.”或者“（a)”“（b）”“（c)”；
六、概括总结
七、布置作业
第15篇：Email Etiquette写英文电子邮件的礼节
Email Etiquette 写电邮的礼节
1.Be concise and to the point.言简意赅
Do not make an e-mail longer than it needs to be.Remember that reading an e-mail is harder than reading printed communications and a long e-mail can be very discouraging to read.回信时，用语要简练。不要超过理应的长度。因为过有间毕竟没有阅读打印出来的材料方便。 2.Answer all questions, and pre-empt further questions.回复所有的邮件，并预先提出潜在的问题。
An email reply must answer all questions, and pre-empt further questions – If you do not answer all the questions in the original email, you will receive further e-mails regarding the unanswered questions, which will not only waste your time and your customer’s time but also cause considerable frustration.Moreover, if you are able to pre-empt relevant questions, your customer will be grateful and impreed with your efficient and thoughtful customer service.Imagine for instance that a customer sends you an email asking which credit cards you accept.Instead of just listing the credit card types, you can gue that their next question will be about how they can order, so you also include some order information and a URL to your order page.Customers will definitely appreciate this.在回复邮件时，要做到回答信中提到的所有问题，从而节省多次来往邮件的时间。其次要预先提出潜在的问题，这样一方面可以节省回复邮件的时间，另一方面可以给客户树立我们高效和细致入微的客服水平形象。
3.Use proper spelling, grammar & punctuation. 正确的拼写，语法和标点
This is not only important because improper spelling, grammar and punctuation give a bad impreion of your company, it is also important for conveying the meage properly.E-mails with no full stops or commas are difficult to read and can sometimes even change the meaning of the text.And, if your program has a spell checking option, why not use it? 正确的拼写，语法和标点不仅关系着信息的正确表达，还关系着公司的形象。没有标点符号的邮件不仅读起来晦涩，有时候还会让人曲解意思。如果我们的电脑程序中有拼写的检查，为什麽不充分利用呢？
4.Use templates for frequently used responses.利用固定的模板
Some questions you get over and over again, such as directions to your office or how to subscribe to your newsletter.Save these texts as response templates and paste these into your meage when you need them.You can save your templates in a Word document, or use pre-formatted emails.很多情况需要我们重复用到一些格式，不如保存这些格式在自己的邮件中，或事前设定一个模板，这样回信时就方便多了。 5.Answer swiftly.回信要及时
Customers send an e-mail because they wish to receive a quick response.If they did not want a quick response they would send a letter or a fax.Therefore, each e-mail should be replied to within at least 24 hours, and preferably within the same working day.If the email is complicated, just send an email back saying that you have received it and that you will get back to them.This will put the customer\'s mind at rest and usually customers will then be very patient! 客户发邮件时，都希望能够得到最迅速的回复。所以，每封邮件要在24小时之内回复，最好是在收信当天回复。如果邮件的信息量比较大，不能当时或在24小时之内回复的邮件，也要在收到邮件时告诉客户我们会尽快回复。这种做法通常会让客户有足够的耐心等待。
6.Do not attach unneceary files. 不要附加不必要的文件
By sending large attachments you can annoy customers and even bring down their e-mail system.Wherever poible try to compre attachments and only send attachments when they are productive.Moreover, you need to have a good virus scanner in place since your customers will not be very happy if you send them documents full of viruses! 不必要的附件不仅会使我们的客户不开心，有时，还会影响我们邮箱地反应速度。所以，只发对客户有用的附件，并且，要随时检查邮件是否带病毒。可以想象当客户受到我们发给他们满是病毒的邮件会有什麽反应。
7.Use proper structure & layout.采用适合的结构和版面
Since reading from a screen is more difficult than reading from paper, the structure and lay out is very important for e-mail meages.Use short paragraphs and blank lines between each paragraph.When making points, number them or mark each point as separate to keep the overview.基于在屏幕中阅读远南过于阅读打印出来的材料，所以要合理的排版，并在重要的地方强调。这样才便于阅读。
8.Do not overuse the high priority option.发送邮件时不要经常标注惊叹号
We all know the story of the boy who cried wolf.If you overuse the high priority option, it will lose its function when you really need it.Moreover, even if a mail has high priority, your meage will come acro as slightly aggreive if you flag it as \'high priority\'.“狼来了”的故事我们都听说过，同理，为了使我们真正重要的邮件能得到别人的重视。不要把提示别人注意的提示符用滥。 9.Do not write in CAPITALS.不要使用大写
IF YOU WRITE IN CAPITALS IT SEEMS AS IF YOU ARE SHOUTING.This can be highly annoying and might trigger an unwanted response in the form of a flame mail.Therefore, try not to send any email text in capitals.大写让人感觉我们在叫喊，为了避免歧义，还是少用为妙。 10.Don\'t leave out the meage thread.不要漏掉任何线索
When you reply to an email, you must include the original mail in your reply, in other words click \'Reply\', instead of \'New Mail\'.Some people say that you must remove the previous meage since this has already been sent and is therefore unneceary.However, I could not agree le.If you receive many emails you obviously cannot remember each individual email.This means that a \'threadle email\' will not provide enough information and you will have to spend a frustratingly long time to find out the context of the email in order to deal with it.Leaving the thread might take a fraction longer in download time, but it will save the recipient much more time and frustration in looking for the related emails in their inbox!
回信时，要在原文的基础上附带原邮件。不要主观的认为所有的线索都已经很清楚了，几天后，当你回了上百封邮件后再看这封信时，一定不记得客户曾经要求过什麽了。与其浪费时间在寻找原邮件上，还不如在回邮件时附上原件。
11.Read the email before you send it.发邮件前要复查 A lot of people don\'t bother to read an email before they send it out, as can be seen from the many spelling and grammar mistakes contained in emails.Apart from this, reading your email through the eyes of the recipient will help you send a more effective meage and avoid misunderstandings and inappropriate comments.回邮件前仔细检查不仅会使回信更为有效，还会减少出现不必要误解的可能。
12.Use cc: field sparingly.减少使用抄送
Try not to use the cc: field unle the recipient in the cc: field knows why they are receiving a copy of the meage.Using the cc: field can be confusing since the recipients might not know who is supposed to act on the meage.Also, when responding to a cc: meage, should you include the other recipient in the cc: field as well? This will depend on the situation.In general, do not include the person in the cc: field unle you have a particular reason for wanting this person to see your response.Again, make sure that this person will know why they are receiving a copy.如果没有特别的需要，尽量不要抄送给和回邮无关的人员。除非那些被抄送的人有知道的必要。 13.Do not overuse Reply to All.不要过度使用回复所有人
Only use Reply to All if you really need your meage to be seen by each person who received the original meage.14.Mailings >use the Bcc: field or do a mail merge.使用密送或做一个邮件合并
When sending an email mailing, some people place all the email addrees in the To: field.There are two drawbacks to this practice: (1) the recipient knows that you have sent the same meage to a large number of recipients, and (2) you are
publicizing someone else\'s email addre without their permiion.One way to get round this is to place all addrees in the Bcc: field.However, the recipient will only see the addre from the To: field in their email, so if this was empty, the To: field will be blank and this might look like spamming.You could include the mailing list email addre in the To: field, or even better, if you have Microsoft Outlook and Word you can do a mail merge and create one meage for each recipient.A mail merge also allows you to use fields in the meage so that you can for instance addre each recipient personally.For more information on how to do a Word mail merge, consult the Help in Word.15.Take care with abbreviations and emoticons.小心对付缩写和图释 In busine emails, try not to use abbreviations such as BTW (by the way) and LOL (laugh out loud).The recipient might not be aware of the meanings of the abbreviations and in busine emails these are generally not appropriate.The same goes for emoticons, such as the smiley :-).If you are not sure whether your recipient knows what it means, it is better not to use it.在商业信函中，尽量避免使用所写或图释，因为接受者很有可能不明白其中的意义。 16.Be careful with formatting.小信格式化
Remember that when you use formatting in your emails, the sender might not be able to view formatting, or might see different fonts than you had intended.When using colors, use a color that is easy to read on the background.
当我们格式化我们的邮件时，发件人很有可能不能看到格式化后的结果。所以在格式化时，要选择已于阅读的背景。
17.Take care with rich text and HTML meages.小心对待文本格式和超文本连接格式。
Be aware that when you send an email in rich text or HTML format, the sender might only be able to receive plain text emails.If this is the case, the recipient will receive your meage as a .txt attachment.Most email clients however, including Microsoft Outlook, are able to receive HTML and rich text meages.
可能你的邮件接受者只能接受纯文本格式。如果是这种情况，那他/她打开的邮件将以.TXT附件出现。不过大多数OUTLOOK的用户都可以接受HTML和rich text.18.Do not forward chain letters.不要转发系列邮件
Do not forward chain letters.We can safely say that all of them are hoaxes.Just delete the letters as soon as you receive them.那些不过是在戏弄我们，不要上他们的当。
19.Do not request delivery and read receipts.不要要求派发
This will almost always annoy your recipient before he or she has even read your meage.Besides, it usually does not work anyway since the recipient could have blocked that function, or his/her software might not support it, so what is the use of using it? If you want to know whether an email was received it is better to ask the recipient to let you know if it was received.20.Use a meaningful subject.要用有意义的主题
Try to use a subject that is meaningful to the recipient as well as yourself.For instance, when you send an email to a company requesting information about a product, it is better to mention the actual name of the product, e.g.\'Product A information\' than to just say \'product information\' or the company\'s name in the subject.一个有实际意义的标题名称对收件人和自己都会很有效。不妨用最简洁的语言包括比较全面或者比较重要的信息。
21.Avoid long sentences.尽量避免长句子
Try to keep your sentences to a maximum of 15-20 words.Email is meant to be a quick medium and requires a different kind of writing than letters.Also take care not to send emails that are too long.If a person receives an email that looks like a diertation, chances are that they will not even attempt to read it! 尽量避免超过15-20个字的长句子。邮件和信函不同，过长的邮件会让收件人看到就不想再读下去了。
22.Don\'t send or forward emails containing libelous, defamatory, offensive, racist or obscene remarks.
By sending or even just forwarding one libelous, or offensive remark in an email, you and your company can face court cases resulting in multi-million dollar penalties.不要再邮件中掺杂有偏见和带有歧视或者冒犯性质的言语。 23.Don\'t forward virus hoaxes and chain letters.
If you receive an email meage warning you of a new unstoppable virus that will immediately delete everything from your computer, this is most probably a hoax.By forwarding hoaxes you use valuable bandwidth and sometimes virus hoaxes contain viruses themselves, by attaching a so-called file that will stop the dangerous virus.The same goes for chain letters that promise incredible riches or ask your help for a charitable cause.Even if the content seems to be bona fide, the senders are usually not.Since it is impoible to find out whether a chain letter is real or not, the best place for it is the recycle bin.不要转发带有病毒或是循环发送的邮件。 24.Don\'t reply to spam.对垃圾邮件置之不理 By replying to spam or by unsubscribing, you are confirming that your email addre is \'live\'.Confirming this will only generate even more spam.Therefore, just hit the delete button or use email software to remove spam automatically.
回复垃圾邮件等于暴露自己的目标。这样我们就有可能收到更多的病毒。所以，直接删除，并启动自动删除软件。
第16篇：用英文写电子邮件的常用句式
用英文写电子邮件的常用句式
1.Greeting meage 祝福
Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。 How are you? 你好吗? How is the project going on? 项目进行顺利吗? 2.Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。 We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十号(周三),老时间,开会。
Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一盐湖城时区下午五点半开会。
I want to talk to you over the phone regarding iues about report development and the XXX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
Shall you have any problem acceing the folders, please let me know.如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。 Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议! What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做? What do you think about this? 这个你怎么想? Feel free to give your comments.请随意提出您的建议。
Any question, please don’t hesitate to let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。 Any question, please let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。
Please contact me if you have any questions.有任何问题,欢迎和我们联系。
Please let me know if you have any question on this.有任何问题,欢迎和我联系。
Your comments and suggestions are welcome! 欢迎您的评论和建议! Please let me know what you think? 欢迎您的评论和建议! Do you have any idea about this? 对于这个您有什么建议吗? It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior.您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了! At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/iue.如果可以,我希望你能负责这件事情。 4.Give feedback 意见反馈 Please see comments below.请看下面的评论。
My answers are in blue below.我的回答已标蓝。
I add some comments to the document for your reference.我就文档添加了一些备注,仅供参考。 5.Attachment 附件
I enclose the evaluation report for your reference.我附加了评估报告供您阅读。
Attached please find today’s meeting notes.今天的会议记录在附件里。
Attach is the design document, please review it.设计文档在附件里,请评阅。
For other known iues related to individual features, please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。 6.Point listing 列表 Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我们要完成的任务:1…….2…….Some known iues in this release:1…….2…….声明中涉及的一些问题:1…….2…….Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1…….2…….Here are some more questions/iues for your team:1…….2…….以下是对你们团队的一些问题:1…….2…….The current status is as following: 1…… 2……
目前数据如下: 1…… 2……
Some items need your attention:1…….2…….以下方面需提请注意:1…….2…….7.Raise question 提出问题
I have some questions about the report XX-XXX 我对XX-XXX报告有一些疑问。
For the aignment ABC, I have the following questions:… 就ABC协议,我有以下几个问题:…… 8.Proposal 提议
For the next step of platform implementation, I am proposing… 关于平台启动的下一步计划,我有一个提议…… I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。
Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding iue…… Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。 9.Thanks note 感谢信
Thank you so much for the cooperation感谢你的合作! Thanks for the information 谢谢您提供的信息! I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。 Thanks for your attention! 谢谢关心! Your kind aistance on this are very much appreciated.我们对您的协助表示感谢。 Really appreciate your help! 非常感谢您的帮助! 10.Apology 道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding! 对造成的误解我真诚道歉! I apologize for the late asking but we want to make sure the correctne of our implementation ASAP.很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。
英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范
2009-11-24 15:31:50
一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。
根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。
一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。
根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
(1) 信头(the lettermail 地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch.2002”， 而美国的日期标示法则是“March24 ，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式，
紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dear Sir ， Dear Sirs 或Gentlemen ，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号。
信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有： Yours faithfully ， Yours truly(多用于美国) 等，也有人用倒装的Faithfully yours ， Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。
签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention ，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure ， Enclosures ，Encl.，Enc.等。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容，而后几部分则是可有可无的。
总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。
商务电子邮件写作的八类典型问题
句子结构：原邮件的最后一句“Any querries pls let me know.”不符合英语写作的语法规范。该邮件并非是一封好友之间问候、闲聊的信件，故应采取较为正式和规范的语言。这句话应改成“If you have any questions, please let me know.”更合适些。原邮件的其他句子结构问题不大，主要是时态和语态问题(在下文“时态语态”里会阐述)，不会影响理解。
内容表述
在阐述邮件内容时，应尽量做到明确、准确、完整、简洁。
明确、准确：邮件要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，这样收信人看了信后才不会误解写信人的意图。原邮件“The following is the training arrangement,which has confirmed with Dixon.”这句意思因为语法错误而变得不够明确，改成“The training schedule, topic and venue, which have been confirmed with Dixon, are as follows:”后，意思明白晓畅。此外，还应避免或尽量少使用一些语意模糊的词语或短语，如 ASAP等，以免引起不必要的纠纷。
完整、简洁：邮件的内容应力求完整而全面，提供所有读者所需的信息。同时也应使邮件内容简洁明了。原邮件内容简洁但不够完整。在提出课程的同时，也应简单介绍一下课程的特色，修改后邮件中加了“It will be an ideal course for you to learn about the Columbia Product and also to improve your training skills.”，这样读起来内容显得完整。
时态语态
英文时态语态和汉语不一样，它是通过动词的形态变化和其他辅助手段来实现的，而汉语主要通过一些助词和介词，如：“了、呢、过、给、被、由”等来体现时态、语态的变化。正因这一差异，国人在写英文邮件时往往受到母语的干扰，犯时态语态错误。
时态：邮件第一句中的动词“focus”若按原句写的话，应改成“focuses”；第二句若按原句写的话，句中“is”、“has”应分别改成“are”、“have”。
语态：原邮件中“The following is the training arrangements,which has comfirmed with Dixon.”后半部定语从句应改成被动语态“The training schedule, topic and venue, which have been confirmed with Dixon, are as follows:”，否则难以理解。
语言风格
语言风格主要可以从是否自然和是否正式等两个角度来评估。邮件正式与否取决于邮件的写作目的和写作场所。若是正式邮件应通篇保持正式写作语气，若是非正式邮件应通篇保持非正式写作语气。本文中范例邮件就写作目的和场所而言，应该算是比较正式和规范的邮件。
原邮件中“Pls offer the participants list of your team to me today.”这句因为用了缩略语“Pls”而显得不够正式。而“Any querries pls let me know.”这句因为有语法错误不够规范。“Yrs Sincerely”最为别扭，不伦不类，本身属于正式用语，里面却夹杂着极不正式的手机短信用语“Yrs”。此外，作者竟然用汉语时间表达习惯来写英文邮件“2005-3-22”，明显不规范。
邮件格式
商务电子邮件的格式比起一般商务信函的格式要简单一些，格式主要按以下几部分编排：“标题(Subject)”、“称呼(Salutation)”、“开头(Beginning)”、“正文(Body)”、“结尾句(Ending)”、“礼貌结束语(Complimentary Close)”、“写信人全名(Writer誷 Full Name)”、“写信人职务及所属部门(Writer誷 Title and Department)”等。这部分只要分别对比原邮件和修改后邮件，读者不难分辨孰优孰劣。
此外，还可以通过使用小段落和加段落的小标题、使用列举符号罗列具体信息、使用星号或下划线强调重点内容以及段落与段落之间空行等手段来做到格式更完美。
标点符号
在邮件写作中标点符号往往被忽视或不知如何处理，殊不知标点符号的作用之大，有时能带来相反的效果。且看以下两封邮件，措辞完全一样，但因为标点符号的位置不同而内容变得截然相反。
“Dear Jack: I want a man who knows what love is all about.You are generous, kind and thoughtful.People who are not like you admit to being usele and inferior.You have ruined me for other men.I yearn for you.I have no feelings when we’re apart.I can be forever happy — will you let me be yours? — Jill.”
“Dear Jack: I want a man who knows what love is.All about you are generous, kind and thoughtful people who are not like you.Admit to being usele and inferior.You have ruined me.For other men I yearn.For you, I have no feelings.When we’re apart, I can be forever happy.Will you let me be? Yours, Jill.”
而在本文提供的原邮件中也出现了多处标点使用不当，如：“arrangements”的逗号后面应空一格；“date”、“topic”、“venue”后面要加冒号；“Yours sincerely”后面要加逗号。
字母大小写
字母大小写在邮件写作中也往往被忽视。以下原邮件中的词语第一字母应大写：标题中的“product training announcement”、称呼中的“dear”、邮件主体中的date、topic、product、training、venue、meeting-room等单词首字母都应该大写。
商务英语电子邮件尽管具有非正式的特点，但它仍应具备正确性和严肃性。由于篇幅有限，本文对商务邮件中常出现的八类问题讲解也只是抛砖引玉。希望大家在看完本文之后有所裨益，能够养成写完邮件后检查邮件的习惯，从以上八个方面好好斟酌自己的写作，不断修改，做到精益求精、沟通无障碍。
第17篇：电子邮件简介
电子邮件简介
电子邮件发展简史
电子邮件（Electronic Mail，E-Mail），是应用于Internet上的最广泛使用、最受欢迎的网络功能。
电子邮件来源于专有电子邮件系统。早在Internet流行以前很久，电子邮件就已经存在了，是在主机-多终端的主从式体系中从一台计算机终端向另一计算机终端传送文本信息的相对简单的方法而发展起来的。
经历了漫长的过程之后，它现在已经演变成为一个更加复杂并丰富得多的系统，可以传送声音、图片、图象、文档等多媒体信息，以至于如数据库或帐目报告等更加专业化的文件都可以电子邮件附件的形式在网上分发。现在，电子邮件已成为许多商家和组织机构的生命血脉。用户可以通过电子邮件的讨论会进行项目管理，并且有时要根据快速，或洲际的电子邮件信息交换进行重要的决策行动。
但毫无疑问的是，Internet扩展了其应用的范围。过去只能在其局域网上进行交谈的公司现在可以通过网络与他们的客户、竞争伙伴
和世界上的任何人进行通信和交流。一旦某个组织的电子邮件系统运行在支持TCP/IP协议的网络上或具有支持两个Internet邮件服务协议SMTP(简单邮件传输协议)和POP(邮局协议)之一的Internet网关，它的邮件用户就能够连接到任何具有相似连接的电子邮件地址上了，并且不论其电子邮件帐户在何处。
电子邮件系统有关协议
RFC 822邮件格式
RFC 822定义了用于电子邮件报文的格式。即RFC 822定义了SMTP、POP
3、IMAP以及其它电子邮件传输协议所提交、传输的内容。RFC 822定义的邮件由两部分组成：信封和邮件内容。信封包括与传输、投递邮件有关的信息。邮件内容包括标题和正文。
SMTP，Simple Mail Transfer Protocol，简单邮件传输协议
它是Internet上传输电子邮件的标准协议，用于提交和传送电子邮件，规定了主机之间传输电子邮件的标准交换格式和邮件在链路层上的传输机制。
SMTP通常用于把电子邮件从客户机传输到服务器，以及从某一
服务器传输到另一个服务器。
POP3，Post Office Protocol，邮局协议，目前是第3版
它是Internet上传输电子邮件的第一个标准协议，也是一个离线协议。它提供信息存储功能，负责为用户保存收到的电子邮件，并且从邮件服务器上下载取回这些邮件。
POP3为客户机提供了发送信任状（用户名和口令），这样就可以规范对电子邮件的访问。
IMAP4，Internet Meage Acce Protocol，网际消息访问协议，目前是第4版
当电子邮件客户机软件在笔记本计算机上运行时（通过慢速的电话线访问互联网和电子邮件），IMAP4比POP3更为适用。使用IMAP时，用户可以有选择地下载电子邮件，甚至只是下载部分邮件。因此，IMAP比POP更加复杂。MIME，多用途的网际邮件扩展
Internet上的SMTP传输机制是以7位二进制编码的ASCII码为基础的，适合传送文本邮件。而声音、图象、中文等使用8为二进制编码的电子邮件需要进行ASCII转换（编码）才能够在Internet上正
确传输。
MIME增强了在RFC 822中定义的电子邮件报文的能力，允许传输二进制数据。MIME编码技术用于将数据从8位都使用的格式转换成数据使用7位的ASCII码格式。
电子邮件的使用
电子邮件使用环境的选择：
根据经常使用的操作系统，有Windows环境和UNIX环境。 对普通互联网用户而言，最常接触的是Windows环境。
在Windows环境下，对电子邮件的使用可以分为两种方式：WWW浏览和客户端软件。 ipmotor 免费电子邮件支持用户以 WWW 方式使用，同时支持用户使用客户端软件进行远程电子邮件操作。
WWW浏览方式：
所谓WWW浏览是指在Windows环境中使用WWW浏览器软件访问电子邮件服务商的电子邮件系统网址，在该电子邮件系统网址上，输入用户的用户名和密码，进入用户的电子邮件信箱，然后处理用户的电子邮件。 这样，用户无须特别准备设备或软件，只要有机
会浏览互联网，即可享受到免费电子邮件服务商提供的较多先进电子邮件功能。
客户端软件方式：
所谓客户端软件方式是指用户使用一些安装在个人计算机上的支持电子邮件基本协议的软件产品，进行电子邮件功能使用。这些软件产品往往融合了最先进、全面的电子邮件功能，例如：Microsoft Outlook Expre和Netscape Navigator等。利用这些客户端软件可以进行远程电子邮件操作、可以同时处理多帐号电子邮件。
对电子邮件技术从根本上进行简化的结果之一是将各种先进的Internet电子邮件特性植入客户端软件中而不是电子邮件服务商的服务器软件中。因此，如果您采用一年以前发行的电子邮件客户端程序，除了升级之外，您将不可能充分利用最新技术进展的成果。为了使用这些功能，需要为软件的升级或新软件的购买付一定的费用。
第18篇：电子邮件管理
广州XXX电子科技有限公司
电子邮件管理规定
第一章 总纲
第1条 为了规范员工对电子邮件的收发和使用，特制定本规定。 第2条 本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。
第二章 公司电子邮箱的使用
第3条 各员工需要有一个属于自己的电子邮箱。以方便公司内部之间信息的传递。并且由行政人事部备案。
第4条 员工必须妥善保管好电子邮箱地址及密码，防止被盗用。 第5条 员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件。
第6条 员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。
第7条 员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容： （1） 称谓：包含“先生、小姐、主管、经理”等敬称； （2） 问候语：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等； （3） 需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁； （4） 告知邮件中的附件个数以及内容描述；
（5） 结束语：如“商祺”“非常感谢”、等，如需回复，应写明：“候复”“请立即回复”等内、容。
（6） 个人签名，可按如下样板设定：
------ XXXXXXXXXX(公司名字) xxxx 部（部门名）xxx（姓名）
Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx E-mail: ********@qq.com
Mobile: xxxxxxxxxxxx ------
第三章 公司文件的收发
第8条 公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。重要文件则抄送行政人事部进行备案。
第9条 以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必须为扫描文件或图片格式： （1） 公司发文单，包括部门通知等； （2） 会议纪要 （3） 各类报告、工作计划、工作总结等 （4） 企业内刊或简报 （5） 员工通讯录
（6） 工程技术普及性知识文档 （7） 其他需要发送电子版本的文件
第10条 各部门员工在阅读电子邮件后应当进行回复，回复内容可以为：“知悉。收到。”等一切表示你已经阅读邮件并理解邮件内容的文字。
第11条 邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。
第四章 电子邮件的管理
第12条 接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。
第13条 发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。 第14条 邮件发送时可设定要求回执，并电话确认对方是否收到。
第15条 员工离职时，人事经理/主管必须及时注销或更改电子邮箱密码。商务岗位工作人员的电子邮箱需在离职前完成交接手续。
第16条 若发现任何非法使用其用户帐号或存在安全漏洞情况，应立即报告人事行政部。 第17条 人事行政部负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工，随时有权停止和取消其服务帐号。 第18条 公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪： （1） 已离职的商务人员邮箱 （2） 邮箱收发异常，有泄密可能的 （3） 邮件来往中发现病毒较多的 （4） 公司重要邮箱
（5） 其他重要邮件需进行跟踪的
第五章 处罚
第19条 发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤职、开除：具体如下：
（1） 长期不阅读邮箱内的邮件，导致重要邮件接收延误的；处以50元/天.直到发现此邮件为止。（时间以电子邮件到达时间为准）
（2） 请示邮件规定在三天内答复，若超过三天，按照50元/天处罚，若收件人遇到特殊情况不能及时批示或者必须请示更高一级指示的，则等待答复时间不能超过5天；（时间以电子邮件到达时间为准）
（3） 批示邮件必须当天答复，超过当天的，则按照50元/天处罚；（时间以电子邮件到达时间为准）
（4） 对于邮件中的“收件人”，接到邮件必须答复，对于邮件中的“抄送人” 接到邮件可以不答复。“收件人”若一个月内出现5封电子邮件未回复，则处以通报批评，6封电子邮件以上则按20元/封处罚。
（5） 使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的，经查实，处以通报批评，若再犯，则以撤职、开除处罚。 （6） 邮件只是针对某人、某事发放，不能够乱发、群发，如果行政部接到投诉，初犯处以警告。若再犯，每次处罚20元/次。
（7） 以上情况，若“收件人”处于出差或休假期间，则“发件人”应以电话形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”产生的处罚则由“发件人”承担。 第20条 本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。
2012年04月01日
第19篇：电子邮件技巧
欢迎学习《电子邮件沟通技巧》这门课程。
如今，电子邮件已成为现代社会人与人之间沟通交流的一种重要方式。无论是在与同事、上司，还是在与客户的交流中，电子邮件都是必不可少的。
虽然电子邮件在形式上比较自由，使用起来方便快捷，但在使用中你是否遇到过以下情况呢？
邮件发出后石沉大海。
需要对方确认的是A事项，得到的答复却是B事项。 为了说明问题，洋洋洒洒写了一大篇，但对方还是没明白。发出一封无主题的邮件，被当成垃圾邮件删除。
出现这些情况，你的邮件显然就不能达到预想的目的，这其实就是在沟通上出了问题，也就是说没有实现有效的沟通。
那怎样才能做到有效沟通呢？
要想做到有效沟通，首先就要知道什么是沟通。
沟通就是信息传递与接受的行为，信息发送者为达到一定的目的，凭借某种途径，将信息传递给接受者，并寻求反馈以达到相互理解。
由此可见，沟通的关键在于双方相互了解，相互回应，并且期待通过沟通的行为，接纳意见并达成共识。只有做到这些，才能称为是有效的沟通。
那么，在使用电子邮件沟通的过程中，我们怎样才能实现与沟通对象相互接纳和相互理解呢？
与其他常用的沟通方式相比，电子邮件的特点是只能通过文字语言来传递信息，而不能像面对面沟通那样还可以使用肢体语言和有声语言。
有研究表明：在面对面沟通中，信息的55％是通过肢体语言传递的，其余45％中，用词内容只占7％，而语音语调占38％。而在电子邮件沟通中，我们只能使用用词内容来传递信息，可见，在电子邮件沟通中要做到信息完整准确的传递是多么的困难。
所以，在收发电子邮件时，就需要我们在文字语言上多下功夫，同时掌握相应的邮件知识和一些有效的沟通技巧，这样就不容易造成信息的沟通不畅和误解的产生。
电子邮件沟通主要包括写邮件、发邮件、收邮件和回复邮件这四个过程。所以，在本课程中，我们将针对这四个过程，分别介绍相关的沟通技巧。
下面，我们就先来学习在撰写邮件的时候需要注意的技巧。 如果我们要写好一封邮件，就需要了解邮件的结构，并掌握各结构部分的使用技巧，以及使用符合邮件特点的语言，这样才能达到与对方有效沟通的目的。
邮件的结构主要包括地址栏、抄送栏、密送栏、主题、正文和附件等。
关于地址栏、抄送栏和密送栏的内容我们将在后面发送邮件技巧部分做具体的介绍。这里，我们重点讲讲主题、正文和附件对邮件沟通的影响。
填写主题是写邮件时一个非常重要的环节，因为收件人收到邮件时首先看到的就是邮件的主题，主题到位与否决定着收件人对邮件的“第一印象”。 例如，周五下午，经理告诉秘书小张，原定下周一下午3点的讨论会需要提前到2点半举行，要他通知所有的与会人员。小张赶紧写了一封通知邮件发送给了所有人。周一下午开会时，还是有一半的人3点才来，一问原因才得知：原来小张发出的邮件没有写主题，结果多数收件人就没有予以理会。如果小张能对所发邮件的主题重视一些，也许就不会出现重要通知被忽视的问题了。
可见，邮件主题是非常重要且不可或缺的。另外，我们还需要注意，主题一定要能让收件人一看就能了解邮件的中心内容，因此就需要简明扼要、紧扣邮件中心。这样既是对所发内容的负责，也是对收件人基本的尊重，更是保证良好沟通的开始。
正文是邮件的主体部分，主要包括称呼、问候语、主体内容、结束语、签名等内容。为了能和收件人进行良好有效的沟通，以上内容要尽量书写完整。
称呼能够体现出你对收件人的尊重和礼貌。如果在称呼上出现差错，例如，将女士称为先生、将董事长称为经理，除了失礼外，也会暴露出你对对方缺乏了解，甚至还可以说做事很毛躁，这样就会直接影响到对方对你的印象和态度，自然就不利于后续的沟通。所以，对于称呼，我们应该做到礼貌、正确、到位。
在称呼之后，适当的问候是必要的。这是人之常情，对此我们就不再赘言了。
主体内容是邮件的核心，它决定了沟通信息能否被有效传达和接受，因此我们将在后面的邮件语言部分专门对其进行详细的讲解。
结束语也是不应该被忽视的。结束语可以是对邮件内容的总结、提出要求、表达感情等。如“若有疑问，请您致电垂询”、“希望我们能够达成合作”、“请您百忙之中予以回复”、“感谢您对我们的支持”等。结束语可以说是向对方传递邮件中心内容的最后机会，因此应该予以珍惜。
邮件最后的签名用以表明身份。签名应包括姓名、公司、公司地址、联系方式等容。签名的完整不仅使邮件结构完整，也便于对方及时通过有效方式和你进行沟通反馈。
大多数的邮件都不需要添加附件，只有那些需要传递正式文件或非文字信息的邮件才需要使用附件。正是因为附件不常用，因此在撰写邮件时总是会被忽视，以致发生差错。
常见的差错有：忘记添加附件；添加错了附件；没有在正文中对附件予以说明以致收件人忽略了附件；附件随意命名让收件人产生疑惑；附件过大，以致耽误了收件人对正文的了解；附件被服务器过滤掉，以致收件人无法收到。
针对这些问题，我们可以采取以下对策： 事先与收件人确认允许的附件类型和大小； 附件命名应符合文档内容，同时命名要简练； 在书写正文之前就把附件添加好； 在正文中对附件内容进行交待。
另外，如果在正文中要叙述的内容较多或较复杂，建议把这些内容单独写在一个文档，然后以附件的形式发送。 通过前面的学习，我们了解了电子邮件的写作技巧和注意事项。现在，我们来做个小结。
在撰写邮件时，我们需要重点关注邮件的主题、正文和附件。 邮件主题应该简明扼要、紧扣邮件中心；
邮件正文主要包括称呼、问候语、主体内容、结束语、签名等内容。其写作技巧包括：开门见山、言简意赅、庄重得体和书写准确。
邮件附件虽然不常用，但如果忽视，也会导致信息传递的差错。
了解了这些技巧和注意事项，可以说就为电子邮件沟通打好了基础。但仅仅把邮件写好还不足构成有效的沟通，还需要掌握发送邮件的技巧。为什么这么说呢？让我们一起来了解。
如果一封邮件不能到达收件人的手中，邮件的内容再精彩又有什么用呢？所以，我们说在电子邮件沟通中，邮件的发送与邮件的撰写同等重要。
要使邮件正确无误地到达收件人手中并实现预期的效果，我们就有必要掌握一些发送邮件的技巧，这些技巧主要有：了解对方、正确填写地址栏、合理使用抄送和密送以及邮件发送确认。
下面，我们就分别对这些技巧进行了解。 了解对方
如果某位客户由于工作原因经常奔波于各地，很少有时间去收发邮件。这时，你发一封需要立即回复确认的邮件给他，能得到及时回复吗？ 如果有一位客户是上了年纪的，不怎么会用电脑，更不会用电脑打字。这时，你与他进行邮件沟通可行吗？
通过这两个例子，我们可以知道，虽然电子邮件沟通方便、快捷，但由于受个人习惯、环境条件等因素的影响，并非所有的商务人士都愿意或能够使用电子邮件进行沟通。所以，我们在发送电子邮件前需要提前对对方进行了解，以确定使用电子邮件的沟通方式可以达到沟通的目的。
正确填写地址栏
正确填写收件人地址是邮件能够送达收件人的根本保证。如果收件人地址填写错误，就会造成邮件的误投或者退信，从而导致沟通不畅。
因此，在发送邮件前，务必要对地址栏内容进行检查确认。尤其是给多人发送邮件时，还要注意按相关的要求在各地址之间填入间隔符号，并且注意区分半角和全角符号，务必保证每个收件人都能收到邮件。
合理使用抄送和密送
电子邮件除了收件人地址栏之外，还有抄送栏和密送栏也可以用来填写收件人地址。它们其实也能用来传递一定的信息。
例如，当收件人看到邮件也同时抄送给了他的上级领导，那么，他对邮件中需要办理的事项是不是就会更加重视了呢？
但是，并不是所有的邮件都可以使用抄送的。例如，你向某位同事提出工作上的建议并把这封邮件抄送给了你们的上级领导，那么，同事会不会认为你是故意向领导打小报告呢？在这种情况下如果你一定要抄送给领导，则可以采用密送的方式。
可见，合理使用抄送和密送对于电子邮件的沟通也能起到有效的影响。
邮件发送确认
我们说沟通是表达、接受和反馈的过程，没有反馈的沟通是不完整的。所以，不要以为邮件发送了就万事大吉，我们还应该进行发送后的确认。确认的目的就是获取反馈以确保沟通的完整。
确认的方式通常有两种：
一种是发第二封邮件。这种方法通常用于沟通内容不重要或不需要对方立即回复的情况，因此确认的时间也应在第一封邮件发出至少48小时之后，否则会有频繁骚扰对方的嫌疑。
而对于内容重要的电子邮件或需要对方及时予以回复的电子邮件，在邮件发出一段时间后，就应立即打电话与收件人进行确认是否收到。这样既可以体现出你对事件的重视程度，也不会因其他意外原因（如网络故障、对方外出等）耽误了事情。
现在，我们来对发送邮件的技巧做个小结。
在发送邮件之前，最好要了解对方的基本情况以确定邮件沟通方式的可行；
正确填写地址栏，才能保证邮件信息能传达到收件人手中； 抄送和密送也会对邮件沟通的效果产生影响，因此要合理使用； 邮件发送后，还要对接收情况予以确认，确认的方式可以是邮件也可以是电话。
至此，电子邮件沟通中的信息发送者应掌握的邮件写作技巧和发送邮件技巧我们就学习完了。但是，作为电子邮件沟通中的信息接收者又应该掌握哪些技巧呢？
接下来，我们就将介绍收邮件的技巧和回复邮件的技巧。
也许有人会问：“收邮件这么简单的事还需要技巧吗？” 其实，收邮件这个看似简单的环节，却为后续的邮件回复，保证沟通的持续畅通起到了承前启后的作用。如果不讲究点技巧，就可能造成信息沟通的不畅。
接下来，我们就分别介绍恶意邮件的处理以及如何设定自动接收功能。
恶意邮件处理
在网络空间中，恶意中伤或会引起争端的邮件通常被称之为恶意邮件。在商务交往中，你有可能会收到来自竞争对手的恶意诋毁的邮件，对于这类邮件你会怎么处理呢？
在人与人的沟通中，难免会碰到恶意挑衅之人，只要你轻松对待，放宽心情，没准儿对方还会主动上门承认错误或寻求合作。毕竟在生意场上没有永远的朋友，也没有永远的敌人。
设定自动接收
作为邮件接收方，如果不能及时收到邮件，沟通效果自然就会受到影响。但是，如果人为地频繁去查询邮件，势必会影响自己的工作。因此，为了不影响工作又能及时收到邮件信息，我们可以设臵一个自动接收电子邮件的功能，这样不仅可以定期接收邮件，在收到邮件后还能给你及时的提醒，从而避免未及时接收邮件造成的沟通不畅问题。
现在，我们就以Outlook软件为例，来学习一下怎样设定自动接收：
打开Outlook界面，点击菜单栏中的“工具”，展开后选择“选项”，之后在弹出的窗口中选择“邮件设臵”，接下来选择“发送/接收”，在弹出窗口的中下部有选项“安排自动发送/接收的时间间隔”，按个人意愿填好收发邮件的间隔时间就可以了。
在沟通中，作为信息的接收者，需要对接收到的信息予以反馈。所以，当我们收到电子邮件后，应仔细了解邮件信息，在充分理解之后，针对邮件内容及时予以回复。
回复邮件时的正文撰写要求与发送邮件时的正文撰写要求一样，这里我们就不再赘述了。这里我们仅介绍回复邮件时的其他技巧，分别是：限期回复、回复全部收件人和忌删除原文。
在沟通中，作为信息的接收者，需要对接收到的信息予以反馈。所以，当我们收到电子邮件后，应仔细了解邮件信息，在充分理解之后，针对邮件内容及时予以回复。
回复邮件时的正文撰写要求与发送邮件时的正文撰写要求一样，这里我们就不再赘述了。这里我们仅介绍回复邮件时的其他技巧，分别是：限期回复、回复全部收件人和忌删除原文。
收到他人发送的邮件，应该及时回复，一般不超过24小时，这不仅是一种技巧，更是一种礼仪。如果无法及时回复，则需提前告之发件人目前无法回复的原因以及后续可能的回复时间。
这样做既体现了你的责任感，也可以让对方感到被尊重，同时，也能防止对方因你迟迟不回复邮件而产生诸多猜疑，避免降低沟通双方的信任感。
如果发件人已将信件进行多人发送和抄送，你在回复的时候就需要选择全部回复，而不要只回复发件人。
为什么要这样做呢？
我们来分析一下发件人的心理。发件人抄送邮件的目的是希望其他人也能了解事情的进展情况，这属于多人沟通的情况。所以，你有义务回复全部的人，不但要让发件人看到你的回复，同时也要让其他参与成员看到你的回复，以此保证多人沟通的畅通，使所谈事情透明、直观、高效，避免对沟通的其他各方引起不必要的误会。
在回复邮件时，不要把来信的原文都删除，虽然表面上会很简洁，但是带来的坏处却是很多的。
首先，你在回复原文中的内容时就需要去查看原邮件；其次，当原发件人收到你的回复后，也需要去对照原邮件来回想原信内容。这样既增加了双方的麻烦，也不利于保证沟通信息的良好衔接。
所以，删除原文应谨慎，如一定要删，应尽可能保留原文的要点内容。
学习完收邮件和回复邮件的技巧，电子邮件沟通过程中所有的技巧就学习完了。现在我们就来对本课程的内容做个总回顾：
在电子邮件沟通中，信息发送者应掌握邮件写作技巧和发送邮件技巧，信息接收者应掌握收邮件技巧和回复邮件技巧。
在撰写邮件时，需要了解邮件的结构，其中应重点关注邮件主题和正文的撰写技巧以及附件的使用技巧。
在发邮件时，应做到了解对方、正确填写地址栏、合理使用抄送和密送以及邮件发送确认。
收邮件的技巧主要是对恶意邮件的处理以及设定自动接收功能。
回复邮件时，需要做到及时回复，同时要回复全部收件人，谨慎删除原文。
希望通过本课程的学习，能够帮助你在日常的工作和生活中更好地运用电子邮件与他人进行沟通，为事业的成功打下基础。
第20篇：电子邮件教案
《电子邮件》教学设计
屯昌县红旗中学
王茀旺
一、教材分析
《电子邮件》是海南省教育研究培训院编写的九年级《信息技术》（2008年版）课本上册中第二章“在因特网上交流信息”模块中第1节的内容。在此之前，学生已经学习了上网冲浪的基本技巧，对网络有了一定的认识，本节内容可以帮助学生进一步学会借助信息技术手段解决实际生活问题，促进师与生、生与生之间的交流合作。
【教学目标】
1、知识目标：
（1）学会申请免费的电子邮箱；
（2）掌握Web方式下发送、收取、回复电子邮件的方法；
（3）了解病毒邮件和垃圾邮件的自我预防措施；
2、能力目标：
能够选择合适的网络交流工具传递信息、交流思想、解决问题；
3、情感目标：
提高学生的信息素养，促进人与人之间的交流与合作
【难点、重点】
重点：
1、申请免费邮箱；
2、Web方式下发送、收取、回复电子邮件；难点：申请、填写电子邮箱
二、学生与媒体
本节课的对象是初中一年级的学生，在此之前，他们已经学习了网上冲浪的一些基本知识与技巧，有了一定的操作能力；并且这个年龄段的学生具有活泼、好动、喜欢交流的特点，通过本节课的学习，为他们搭建了一个很好的交流与勾通的空间。
三、教学方法
本着“教为主导、学为主体、练为主线”的原则，我采用了基于网络环境下“任务驱动，强化实践”的教学模式，充分利用电子教室屏幕广播功能实时演示、讲述；鼓励学生在实践过程中遇到的问题使用电子邮件及小组讨论的形式寻求帮助，既掌握了知识的学习，又增强了交流和协同工作的能力。同时根据不同学生的接受能力不同，设置不同层次、难度的练习，既保证大部分同学都掌握本节课内容，又给操作好，接受能力高的同学进一步发展的空间。
四、教学过程
1．创设环境，引出课题
1 （教师）同学们如果你们有朋友在北京，我们要和这位朋友联系，可以通过什么方式呢？（学生回答）可以通过ＱＱ、电话、写信等方式。
（教师）若是写信！在古代这信件是通过什么方式来传递的呢？飞鸽传书、鸿雁传书（但这些是短距离的）、驿站快马（这是官方的，平民百姓不能使用）、同乡传递（民间）。
在现代社会我们可以把信件交到邮局去，花上8角或１元，用上４、５天时间就可以送到。以上这些方式传送的信件可以丢失，或被偷看，不安全，速度也慢。
当今社会已进入网络时代，有没有能够传大容量信息，且又安全、快捷、便宜的方式呢？（回答是肯定的）
这节课我们就一起来学习使用电子邮件。
电子邮件我们也称作“Ｅ-mail”或“伊妹儿”，那么什么是电子邮件呢？电子邮件有什么特点呢？请大家带着这两个问题看课本Ｐ39页《电子邮件》这小节内容。（学生阅读２分钟，提问２分钟）
电子邮件（Ｅ-mail）是指在因特网上或常规计算机网络上的用户之间，通过电子信件的形式进行通信的一种现代邮政通信方式。电子邮件就象我们平常写的信一样，不过它是不需要交到邮局去的，只要在电脑前轻轻敲击几下，就可以把信件送到万里之遥的世界各地。更神奇的是，它不但能写文字，还可以有音乐、图片、文档，甚至是动画等等。比常规意义上的信件具有更多的内容，携带了更多信息。
（教师提问，学生回答，教师归纳总结）那么你知道电子邮件有什么特点吗？
（１）、传输速度快、范围广； （２）、信息丰富； （３）、价格便宜；
（４）、节约时间、使用方便； （５）、具有可靠性、保密性。 2．引导学生，探索新知
要发送电子邮件就需要电子邮箱，电子邮箱就像我们的详细地址，它还可以帮助我们收发和管理电子邮件，下面这些都是典型的电子邮箱地址，看看它有什么特点？
Ab30@mail.cctv.com Wfw1809@126.com Jack@163.com
2 Songshit@126.com
（1）电子邮箱地址的格式 用户名+分隔符 @+主机名
电子邮箱地址由三部分组成：用户名
分隔符
主机名 电子邮件地址的格式：用户名@主机名 （2）申请一个免费电子邮箱
要在网上发送或接收电子邮件，首先必须拥有自己的电子邮箱，有许多网站提供了免费的电子邮箱服务，例如：网易（www.daodoc.com）、新浪（www.daodoc.com）、搜狐（www.daodoc.com）、亿邮（www.daodoc.com）等等。
例：在“网易”上申请一个免费电子邮箱。 如：waysuper@126.com
学生登录免费邮箱注册页面。 申请电子邮箱的步骤：
第一步：访问“网易”网站，在首页顶端单击“免费”； 第二步：在打开的页面中单击“马上注册”；
第三步：根据向导的提示填写相应的注册料，单击“注册账号”。 （让一个学生通过电子教室演示操作） 强调几点：
第一：帐号要简单好记，并注意不要与其他同学重复；
第二：密码是开启信箱的钥匙，在网站申请的免费邮箱，密码不要过于简单，最好定期更换密码，以防被盗；
第三：注册免费邮箱时，要认真阅读服务条款，仔细填写注册信息；
（3）登录电子邮箱：
申请成功了，赶快登录，认识一下我们的邮箱吧：
在这一部分，引导学生认识邮箱整体布局，学会查看邮箱使用情况，知道自己邮箱的容量，已使用情况，要养成定期清理邮箱的习惯，以防邮箱空间不足，无法接收邮件。
1、打开邮箱网页
2、登录邮箱
用户名：
密码：
单击登录按钮
（4）收邮件：
3 现在，我们的邮箱当中已经有系统发给我们的第一封邮件，同学们现在看一下吧：学生打开收件箱，点击主题，浏览第一封邮件。在这里，引导学生去观察总结在一封邮件中包含了哪些关键信息？
以上几部分内容都比较简单直观，教师只进行简单引导，学生自主探索，相互探讨、帮助即可。
（5）发邮件
小任务：在同学们收到的第一封邮件当中，老师告诉了你们老师的邮箱地址，老师希望能很快收到同学们的邮件，告诉老师你的姓名和组号，你能满足老师这个要求吗？大家先互相讨论一下我们该如何来写新邮件呢？新邮件中有哪些内容是必须填写的呢？
【学生讨论】请一个同学通过电子教室为大家演示一下操作方法，并总结遇到的问题和解决方法。
教师重点强调电子邮件当中的几个元素：
收件人地址：输入一定要准确；
主题：要清晰明了；
正文内容：就如我们平时写信，最好有称呼、有内容、有落款；
演示完成后，学生动手发送第一封邮件。
练习：
编辑并发送一封主题为“通知”的电子邮件，内容为“下周五的请全班同学，准备主题班会发言稿。”。对方的E-mail地址是wfw1809@126.com。 具体做法：（学案）
①单击“写信”按钮；
②在打开的新邮件窗口中输入；
收件人：wfw1809@126.com
主题：通知
内容：下周五的请全班同学，准备主题班会发言稿。
③完成后，单击“发送”
学生上机实践，完成活动任务。
4 实践活动中的内容，让学生自己探索解决，学生以小组的形式，可以互相讨论，互相帮助，老师巡视指导，对提出的问题给予个别指导。实践活动中的内容不要求每个学生都能全部掌握，视学生的情况而定。
（发邮件部分为本节课的重点，是每个学生都应该掌握的内容，这部分主要采用教师引导、任务驱动、学生探索、屏幕演示的方法，力求使学生尽快尽好掌握此部分内容。）
让两个学生通过电子教室演示具体操作。
（6）知识拓展
到现在为止，同学们都发送了很多邮件，也收到其他同学发来的邮件，对于我们收到的邮件，尤其是带有问题的邮件，我们都应该及时给予回复，你知道如何回复邮件吗？
问题：大家看一下自己的收件箱，可以发现每次你给老师发送了邮件以后，老师马上就给出了回复，全班有那么多同学给老师发送邮件，你猜老师是如何做到快速的回复呢？
（请同学们课后思考这个问题，下节课我们来学习这一方面的知识）
（这一部分内容，由于学生刚刚申请了免费邮箱，可能了解的不多，因此这部分内容主要以教师讲解、演示为主。引导学生养成健康、安全的自我防范意识，形成主动、自觉抵制不良信息的习惯。）
3．课堂小结
本节课的我们一起学习了电子邮件，申请电子信箱，拥有电子邮箱后，就可以发送、接收电子邮件。
