电子邮件
2020-03-02 07:18:29 来源：范文大全收藏下载本文
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《电子邮件》
导入：给学生讲一则小故事“老汉发电子邮件”
一个上了年纪的老汉，有一天接到远方参军的儿子的信，说鞋子破了，要他寄一双新鞋去。老汉就在想“大家都说电邮快，那我也去电邮。”于是他就去买了一双新鞋，用布包好，放在电线上。可是，他站在电线下看了好一会儿，也没反应。他就想：怎么还没邮走，可能现在没电吧！然后他就走了。这时有一个流浪汉恰巧经过这里，看见这双鞋。于是就把它拿下来试了试，正好合脚，就顺手把他的破鞋挂上去了。第二天，老汉回来一看，怎么还没邮走，拿下鞋来一看，“哎呀！电邮就是快，不光把新鞋邮走了，还把儿子的旧鞋邮回来了。”
师：请问你们为什么笑了？ 生：笑老汉……
师：你们知道什么是电子邮件吗？
一、电子邮件的概念
电子邮件指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。
电子邮件综合了电话通信和邮政信件的特点，它传送信息的速度和电话一样快，又能象信件一样使收信者在接收端收到文字记录。
二、邮件的重要性
当今社会电子邮件已成为沟通的重要手段之一 重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 重要性
2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。
三、邮件困扰
四、如何写电子邮件
1、收件人 收件人（To）:
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• • • 直接收信人,有直接关系、直接负责的人。 要求收信人回复确认、归档保存。
部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名。
• 多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。
2、抄送（Cc）：
• • • 间接收信人，
供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3、收件人-邮件发送对象的选择 1） 工作计划的发送
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员
抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级
这样往往可以获得支持部门的更好的支持
2） 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况
如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。
将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
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BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）。建议只BCC给自己，作为邮件发送成功的检验。 3）选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
随便向群体邮箱发送不必要消息 邮件对不相干的人员就是垃圾
一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
4、标题
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短，不宜冗长，不要让Notes用…才能显示完你的标题。
3.如果对外，最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
5、主体 1）称呼、问候语
多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十分正式情况可以使用）；
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如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。
商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟一样，称呼全名也是不礼貌的。 Ps：称呼需要包括所有收件人。
避免被漏掉的人感觉到被轻视。 .第一个字母大写。
Hi 后面如果有名字，就不用加逗号。 名称后需要加逗号。 Hi Dear Shanshan, .收件人称呼和邮件正文之间要留空行。 2）正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好
1、
2、
3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段
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落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Busine Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:) Ps：俚语：民间非正式、较口语的语句。
• 要求对方给予确认，或反馈的，请将对方需要确认和反馈的时间写清楚。 • 大串数字要加千分号，便于一目了然。
• 发出修改的邮件，请在邮件中简述修改过的地方。以便对方很快了解。 • 商业往来邮件，全部齐头就好了。不必按照中文的书面要求，开头空两格。 • 想劝说客户，但不要有威胁之意。把两方面的优劣势客观地摆出来，让客户自己评判。
• 如果你想引导客户，追一个电话，用口头来引导… • 邮件是正式的沟通方式，尽量不要用些小孩子感觉的符号。 • 对于客户提出的意见要给予反馈和解决，而不是仅仅表示感谢。 • 要给客户一个时间概念，什么时候我们会提交什么文件。 • 确保内容没有错别字！ • 标点符号使用正确！
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3)结束语
• 对客户最好使用尊称“您”。
• 多说两句话，“请查收”，“如果有任何事情随时联系我。”等等以示对客户的重视和关心。
4）签字落款
1.签名信息不宜过多
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
• Ps：签名与邮件正文间隔不要太大，或者太小。太大太小都会影响美观。 5）附件
• 不要忘记粘贴附件！
五、回复注意事项
一、阿拉伯数字后面用黑圆点；
二、汉字数字后面用顿号；
三、“第一”“第二”“第三”后面用逗号；
四、带括号的序号和带圆圈的序号，后面不再加顿号、逗号之类；
五、“第一编”“第一章”“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可。
六、数字序号前后一般不再用其他项目符号
第一层为汉字数字加顿号，例如：“
一、”“
二、”“
三、”；
第二层为括号中包含汉字数字，例如：“
（一）”“
（二）”“
（三）”；
第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：“1.”“2.”“3.”；
第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：“（1）”“（2）”“（3）”；
第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”“②”“③”或者“1）”“2）”“3）”；
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第六层为大写英文字母，例如：“A.”“B.”“C.”或者“（A）”“（B）”“（C）”；
第七层为小写英文字母，例如： “a.”“b.”“c.”或者“（a)”“（b）”“（c)”；
六、概括总结
七、布置作业
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