城市建设档案管理规定
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河北省城市建设档案管理规定
2000年， 河北省政府批准《河北省城市建设档案管理规定》，并于1月24日，由省建委以冀建法规[2000]2号文印发。该《规定》全文如下：
第一条 为加强城市建设档案管理， 规范城市建设档案的形成、移交、保管和利用等行为，根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规，结合本省实际制定本规定。
第二条 本规定所称的城市建设档案 （以下简称城建档案），是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的，以文字、图纸和声像制品等为载体的文件材料。
第三条 本规定适用于本省行政区域内城建档案的形成、移交、保管和利用。
第四条 各级人民政府应当加强对城建档案工作的领导，将城建档案工作纳入城市建设事业的发展规划，建立以城建档案管理机构为中心、产生城建档案单位的档案室为基础的城建档案管理体系，保证城建档案机构、人员、设施和经费的落实，使城建档案工作与当地的城市规划、建设和管理工作同步发展。
第五条 县级以上人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作。
各级城建档案管理机构在同级建设行政主管部门的领导下，负责本行政区域内城建档案的日常管理工作，并在业务上接受上级城建档案管理机构和同级档案行政管理部门的监督指导。
建制镇人民政府应当指定人员负责城建档案和管理工作。
第六条 产生城建档案的单位应当根据需要设置档案工作机构或者配备人员，按照城建档案归档的内容，做好收集、整理、建档、保管和利用工作，并按规定向城建档案管理机构移交档案。任何单位和个人不得以任何理由拒绝或者将档案占为已有。
对产生城建档案的单位，城建档案管理机构应当进行技术指导，并对其重点建设工
1程的档案进行跟踪管理。
第七条 城建档案管理机构重点管理并接收下列档案：
（一）建设工程档案，包括工业和民用建筑工程，城市公共设施工程，城市公用事业工程，抗震工程，与城市建设有关的人民防空工程的档案，以及军事工程档案中除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图；
（二）建设系统的城市规划、勘测、设计、施工、园林绿化设施管理、环境卫生设施管理、市政工程设施管理、公用事业管理、房产管理等专业部门的业务管理和技术档案；
（三）有关城市规划、建设和管理的法律、法规、规章和其他规范性文件，以及科学研究成果和有关城市的历史、自然、经济、资源等方面的文件材料；
（四）省人民政府建设行政主管部门规定的其他文件材料。
前款规定的档案的具体内容，由省人民政府建设行政主管部门按照国家和本省城建档案业务技术标准的规定确定。
第八条 在城市规划区内建设建筑物、构筑物和其他设施的建设单位在领取建设工程规划许可证前，必须与当地的城建档案管理机构签订城建档案移交责任书。未签订责任书的，城市规划行政主管部门不予办理建设工程规划许可证。
第九条 建设工程档案由建设单位负责收集、汇总，并在工程竣工验收合格之是起六个月内，向当地城建档案管理机构移交。
建设工程的勘察、设计、施工和监理等单位，应当对纳入城建档案的文件材料进行收集、整理，并按时移交给建设单位。
国家和省级重点建设工程的档案移交当地城建档案管理机构后，当地城建档案管理机构应当将复制件报省城建档案管理机构存档。
第十条 建设工程档案的内容包括工程准备阶段的文件材料，施工阶段的文件材料，
竣工阶段的文件材料和竣工图。
第十一条 建设工程档案的验收由城建档案管理机构负责。列入城建档案管理机构档案接收范围的建设工程在进行竣工验收时，必须有当地城建档案管理机构参加验收并签署意见。
第十二条 在城市的道路、道沟、各种管线及其附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动前，建设单位和施工单位必须到当地城建档案管理机构和有关单位查清该施工地段的地下管线分布情况。否则造成地下管线损坏的，应当承担赔偿责任。
第十三条 建设单位对城市的建筑物、构筑物进行改建、扩建以及对城市的重要设施进行维修时，应当组织设计、施工单位对原建设工程档案进行修改、补充。结构和平面布置等改变的工程，应当重新绘制建设工程档案，并在工程竣工后三个月内向当地城建设档案管理机构移交。
第十四条 已建成的建设工程没有施工图、竣工图或者建设工程档案不完整、不准确的，其产权单位应当进行补测、补绘和修订，并在补测、补绘和修订结束后三个月内，向当地城建档案管理机构移交有关档案。
第十五条 在城市管线普查工作中形成的档案， 组织进行普查的单位应当在普查结束后三个月内向当地城建档案管理机构移交。
第十六条 建筑物、构筑物和其他设施的产权转让的，其建设工程档案应当同时移交给受让单位，并由受让单位向当地在建档案管理机构备案。
停建和缓建的建设工程的档案由建设单位负责保管。
机关、团体和企事业单位因被撤销或破产等原因终止的，必须在终止前向其主管机关或者当地城建档案管理机构移交建设工程档案。
第十七条 建设系统的城市规划、勘测、设计、施工等专业部门的具有永久和长期保存价值的业务管理和技术档案，应当自形成之日起五年后向城建档案管理机构移交。
城市房屋产权产籍档案的移交期限，由省人民政府建设行政主管部门另行规定。 第十八条 建制镇需永久和长期保存的城建档案应当自形成之日起五年后，移交县（市、区）城建档案管理机构保存。
第十九条 本规定施行前五年内已经形成的城建档案未向城建档案管理机构移交的，产生城建档案的单位必须自本规定施行之日起六个月内，向当地城建档案管理机构移交。
第二十条 向城建档案管理机构移交的城建档案必须是原件，并符合国家和本省规定的城建档案案卷质量标准。
城建档案管理机构可以接受委托，代为整理、编制建设工程档案，并实行有偿服务。 第二十一条 城建档案管理机构对接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具，做好档案的保管和保护工作。并对破损、变质的档案及时进行修复，对需要永久保存的重要档案，采用声像复制等技术予以备份保存。
第二十二条 城建档案必须采用新技术、新设备和专用库房保管。库房的设计应当符合国家规定的档案建筑设计规范的要求。
第二十三条 城建档案管理机构应当按照国家和本省的有关规定，整理、加工城建档案信息，向社会提供服务。
第二十四条 无故延期或者未按照规定向城建档案管理机构移交城建档案的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、建设行政主管部门依照《中华人民共和国档案法》等法律、法规和规章的有关规定处理。
第二十五条 在村庄和集镇的规划、建设及管理活动中形成的档案的管理，参照本规定执行。
第二十六条 本规定自发布之日起施行。 本省各级人民政府及其有关部门以前发布的有关规定与本规定不一致的，以本规定为准。
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辽宁省城市建设档案管理规定
辽建发[2000]128号
第一章 总 则
第一条 为了加强对城市建设档案（以下简称城建档案）的管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理工作中的作用，适应城市现代化发展的需要，根据《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《辽宁省实施〈中华人民共和国城市规划法〉办法》和《辽宁省档案条例》，结合我省实际情况制定本规定。
第二条 城建档案是指在城市规划、建设、管理及科研活动中直接形成的具体保存价值的文字、图纸、照片、录像、录音、光盘等各种载体的文件资料。
第三条 本省行政辖区内的城建档案管理工作，应遵守本规定。
第四条 城建档案工作实行统一领导、分级管理的原则，凡形成城建档案的部门或单位，都必须按规定移交档案及有关资料，维护城建档案的完整、统一与安全，确保城建档案的准确、系统和有效利用。
第二章 城建档案机构及其职责
第五条 省建设行政主管部门负责全省城建档案工作，业务上受省档案行政主管部门的监督与指导。
各市、县建设或规划行政主管部门主管本行政区域范围内的城建档案工作，业务上受同级档案行政主管部门的监督与指导。
第六条 省建设行政主管部门在城建档案管理方面的主要职责是：
（一）贯彻执行城建档案工作的法律、法规和方针政策，建立城建档案管理的各项规章制度、业务标准和技术规范；
（二）负责组织、指导、协调全省城建档案工作，起草、制定全省发展城建档案工作长远目标和近期计划；
（三）负责全省城建档案系统馆（室）的资格认定和管理；
（四）法律、法规和规章规定的其他职责。
第七条 各市、县建设或规划行政主管部门均应建立健全城建档案管理机构或者配备城建档案管理人员，负责城建档案法律、法规、规范性文件和规章制度
1的起草执行等工作；对基层城建档案工作进行指导、管理、协调、监督和检查，参加建设工程竣工档案的验收。城建档案主管部门也可以委托城建档案馆负责所在市城建档案行业管理工作。
各市建设行政主管部门要建立城建档案执法监督队伍或委托市建设综合执法队伍履行城建档案执法监督职能。
第八条 各市、县城建档案馆（室）是集中保存管理城建档案的科技事业单位，所需经费由地方财力统筹安排。
第九条 城建档案馆（室）的主要职责是：
（一）接收、收集本城市需要长期和永久保管的城建档案及有关资料；
（二）对所保存的城建档案进行科学整理、鉴定、统计、安全保管和提供利用；
（三）根据本地区城市规划、建设、管理需要，采取多种形式开发城建档案信息资源，开展技术咨询服务，为社会提供服务；
（四）开展学术研究与交流，组织城建档案专业人员的业务技术培训。
第十条 远离市区的各类经济技术开发区均应建立城建档案馆（室），负责收集和保管本地区城建档案。城建档案室应将较大工程的档案资料定期向所在市城建档案馆移交。
建制镇人民政府应当指定专人负责本建制镇的城建档案管理工作，也可由市、县城建档案包（室）负责建制镇的城建档案管理工作。
第十一条 城建档案工作人员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；具备城建专业、档案专业和相关专业知识，接受继续教育和专业培训；取得《岗位合格证书》后方可上岗。
第三章 城建档案的编制与报送
第十二条 城建档案馆（室）接收和管理下列档案材料：
（一）各类城市建设工程档案：
1、工业建筑工程（包括厂区和各种地下管线工程）；
2、民用建筑工程（包括建筑区域或小区的各种地下管线工程）；
3、市政基础设施工程；
4、公用基础设施工程；
5、公共交通基础设施工程；
6、园林建设、风景名胜建设工程；
7、市容环境卫生设施建设工程；
8、城市防洪、抗震、人防工程；
9、军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
（二）城市建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘察、设计、监理、园林、风景名胜、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等中门）形成的业务管理技术档案。
（三）有关城市规划、建设及管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科研成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。
（四）建设部、国家档案局确定的其他城建档案资料。
第十三条 向城建档案馆（室）报送的城建档案和资料必须完整准确、图形清晰、字迹工整，并应是原件。
第十四条 凡是在城市规划区内的所有新建、改建、扩建建筑物、构筑物、市政设施、建筑装饰装修等工程均应编制建设工程档案，并在工程竣工验收后6个月内向所在市城建档案馆报送一套完整的竣工技术档案。
建设工程档案包括可行性研究等工程前期文件材料和勘察设计、施工、监理技术文件材料以及竣工图等竣工验收文件材料。
凡是工程竣工档案不齐全、不过完整的工程，城建档案部门不予发放由小建设厅统一印制的《辽宁省城市建设档案合格证》。
第十五条 各建设单位在办理建设工程规划许可证前，必须先到所在市城建档案馆（室）签订由省建设厅统一印制的《报送工程竣工档案责任书》。《报送工程竣工档案责任书》要作为规划管理审批部门和建筑管理部门办理其建设工程规划许可证和施工许可证核验材料之一。
第十六条 城建档案馆（室）在与建设单位签定《报送工程竣工档案责任书》后，要对建设、施工单位进行工程档案监理和技术服务。派专业技术人员督促、指导、协助档案人员编制工程档案，确保建设单位及时编制符合《科技档案案卷
构成的一般规定》和《城建档案案卷质量标准》的工程竣工档案。
第十七条 建设工程竣工验收应将建设工程档案列为专项内容，所形成的鉴定标准应包括建设工程档案验收的结论。
城市重点建设项目在竣工验收前，应当按照有关规定对其档案先行组织验收。
第十八条 列入城建档案馆（室）接收范围的工程竣工验收时，必须通知城建档案馆（室参加）。
建设单位负责审查、接收、保管施工、监理单位移交的施工技术资料。竣工验收时，必须取得城建档案管理部门出具的《竣工技术档案初验合格证》。没有取得《竣工技术档案初验合格证》，建设行政主管部门或者其它有关部门不予办理竣工验收备案。
第十九条 凡属停建、缓建的工程，档案资料暂由建设单位保客；凡在建项目发生机构合并、业务转移和建筑物管理、使用权变更的，必须做好工程档案资料的移交、保管，并由原建设单位会同实施竣工的建设单位负责报送工程档案。第二十条 建设项目投入使用后进行改建、扩建工者对重要部位进行维修的，建设单位必须组织设计、施工、监理单位据实修改、补充和完善原建设工程档案；涉及结构和平面布置改变的，必须重新编制工程竣工档案，并在工程竣工验收后3个月内向城市建设档案机构移交。
第二十一条 县级以上人民政府应当加强对城市管线档案的管理，城市管线档案不完整、不准确的，应当组织有关部门进行城市管线普查和补测补绘工作。普查和补测补绘所形成的管线档案应当在普查、测绘结束后移交城建档案馆（室）。
第二十二条 建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单保管使用1-5年后，应按本规定全部向城建档案移交。
第四章 城建档案的管理和利用
第二十三条 城建档案管理应配置必要的设施，确保档案安全，保管城建档案必须专用库房。库房内应保持适当的温度、湿度，应有防盗、防水、防火、防
强光、防潮、防尘、防污染、防有害气体和有害生物等防护措施，具有相应的抗震和抵御其他自然灾害的能力。库房面积应当符合建设行政主管部门制定的城建档案业务规范的要求。
第二十四条 城建档案馆（室）应使用符合国家标准的档案用品和装具；城建档案管理应采用先进技术，实现档案管理规范化、标准化和现代化。
第二十五条 城建档案馆（室）对接收或收集的档案资料应当及时登记、整理，编制检索工具，做好档案的保管、鉴定、统计、编研、保护和利用工作。对破坏或变质的档案要及时采取补救措施。
第二十六条 城建档案馆（室）及形成城建档案的单位，必须建立健全档案管理制度，严格执行国家保密制度，严防档案散失和泄密。
第二十七条 城建档案馆（室）要积极开发档案信息资源，做好利用服务工作。根据城乡规划、建设、管理工作的需要，开展编研工作，主动向社会提供服务。
第二十八条 城建档案的利用实行有偿服务，具体收费范围和标准按国家和省有关规定执行。
第五章 附 则
第二十九条 违反本规定的，由建设或规划行政主管部门依照《建设工程质量管理条例》第五十九条、《城市建设档案管理规定》第十三条规定处罚。第三十条 各市建设行政主管部门或规划行政主管部门可根据本规定制定实施细则。
第三十一条 本规定由省建设厅负责解释。
第三十二条 本规定自公布之日起施行。原辽宁省建委下发的《辽宁省城市建设档案管理暂行规定》（辽建发[1986]189号）同时废止。
推荐第3篇：城市建设档案管理规章制度
第一条 为了加强城市建设档案管理，充分发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国务院《建设工程质量管理条例》，结合本市实际，制定本规定。
第二条 本规定所称城市建设档案（以下简称城建档案）是指在城市规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、图片、声像等各种载体的文件材料。
第三条 本规定适用于本市行政区域内城建档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。
第四条 市、县（市）人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业的建设纳入城市建设发展规划。
第五条 市建设行政主管部门负责本市城建档案的统一管理工作；县（市）建设行政管理部门负责本辖区内城建档案的管理工作。
市、县（市）建设行政管理部门所属的城建档案馆对城建档案实行集中管理。市城建档案馆负责本市市区城建档案以及市区以外市级以上重点建设工程档案的接收、收集、保管和利用，县（市）城建档案馆负责本辖区城建档案的接收、收集、保管和利用。
市、县（市）档案行政管理部门应当对本辖区内城建档案管理工作加强监督和指导。
第六条 市、县（市）城建档案馆负责接收下列城建档案：
（一）各类城市建设工程档案：
1．工业、民用建筑工程档案，包括工矿企业，办公、商业用房，学校、医院、文化体育场所，住宅小区及市区七层以上、其他区域五层以上住宅楼等建筑工程档案；
2．市政基础设施工程档案，包括道路、排水、桥涵、隧道、水质净化厂、城市照明、泵站、大型停车场等工程档案；
3．公用基础设施工程档案，包括供水、供气、供热、供电、通讯、广播电视等工程档案；
4．交通基础设施工程档案，包括铁路客运站、铁路运输编组站、铁路货运场站、长途汽车客运站、机场、码头等工程档案；
5．园林绿化、风景名胜建设工程档案，包括名泉、公园、绿地、苗圃、纪念性建筑、名人故居、名胜古迹、古建筑、有代表性的城市雕塑等档案；
6．市容环境卫生设施建设工程档案，包括垃圾粪便处理场、大型垃圾转运站、公共厕所等工程档案；
7．城市防洪、抗震和环境保护、人防工程档案；
8．建制镇公用设施、公共建筑工程档案；
9．军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
（二）城市规划、勘测、城管、公用、建管、园林、环卫等城市建设备专业管理部门形成的业务管理和技术档案。
（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。
第七条 本规定第六条第一项规定的建设工程档案，由建设单位会同勘察、设计、施工、监理单位负责编制，并于工程竣工后三个月内按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆报送。
本规定第六条第二项规定的业务管理和技术档案，在本单位保管、使用一至五年后按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆移交。
本规定第六条第三项规定的基础资料，由市、县（市）城建档案馆负责收集。
第八条 向市、县（市）城建档案馆报送和移交的城建档案应当是原件或者原件的缩微胶片，并符合国家档案案卷质量标准。
第九条 编制和报道建设工程档案，应当遵守下列规定：
（一）建设工程档案资料齐全，包括规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料。
（二）建设工程档案必须在施工过程中按照落成实体同步编制，不得在工程竣工后补绘。
（三）隐蔽工程档案应当附有重要部位状况的图片或录像。管线工程覆土前，建设单位应当委托具有测绘资质的单位进行竣工测量。
（四）绘制工程竣工图，须采用统一座标系、高程系实测数据。工程竣工图与工程实体相符，并加盖竣工图章。
（五）建设工程档案应当完整、准确、系统，字迹清楚，图面整洁，纸质优良，规格统一，并有编制单位技术负责人签章。
第十条 新建、扩建、改建地下管线工程的单位，应当对本单位的地下管线专业图进行修改补充，并于工程竣工后三个月内将修改补充后的地下管线图按本规定第五条第二款规定报送有关城建档案馆，由市、县（市）城建档案馆对地下管线总图进行综合、修改和补充。
第十一条 凡在城市道路、道沟、各种管线附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动，建设单位在该建设项目规划定点前，必须到市、县（市）城建档案馆查询利用该施工地段的地下管线档案，凭市、县（市）城建档案馆出具的地下管线技术数据证明书到规划行政管理部门办理规划定点手续。
第十二条 对列入城建档案馆档案接收范围的建设工程，建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当向市、县（市）城建档案管理部门申请对该工程档案进行预验收。属于市级以上重点建设工程的，应当通知市档案行政管理部门参加预验收。预验收合格的，由城建档案管理部门出具建设工程档案认可文件，作为工程竣工验收的必要条件。
管线工程的竣工验收，须有城建档案管理部门参加。对重要的管线工程，城建档案管理部门要进行现场核验，建设单位及有关部门应当给予配合。
第十三条 停建、缓建的建设工程，建设单位应当妥善保管工程档案，不得遗失，待工程竣工后按本规定向市、县（市）城建档案馆报送。撤销单位的建设工程档案应当向其上级主管部门或者市、县（市）城建档案馆报送。
第十四条 市、县（市）城建档案馆应当建立健全城建档案保管制度。保管城建档案应当具有专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，对损坏和变质的及时修复，确保城建档案的安全完好。
第十五条 市、县（市）城建档案馆对馆藏的城建档案，应当依照有关规定向社会提供利用。
第十六条 公民和组织持有合法证件可以利用城建档案。在查阅利用城建档案时可进行复制，不得损坏城建档案，不得将档案带出档案馆。城建档案馆及其工作人员，应当为城建档案的利用简化手续，提供方便。
第十七条 提供社会利用的城建档案可按国家有关规定收取费用。
利用本单位或者本人形成、报送、捐赠、寄存的城建档案，城建档案馆不得收取费用。
第十八条 城建档案管理工作人员在提供利用档案时，应当严格遵守法律、法规有关保密规定。
第十九条 损毁、丢失、涂改、伪造、销毁、擅自提供城建档案的，依照《中华人民共和国档案法》的规定处罚。
第二十条 违反本规定第七条第一款规定的，由建设行政主管部门责令限期改正，逾期不改正的，处以一万元以上十万元以下罚款。
第二十一条 城建档案管理部门的工作人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的，由其所在单位或者上级主管机关给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
推荐第4篇：吉林市城市建设档案管理实施办法
【发布单位】80708
【发布文号】吉市政发[1985]182号 【发布日期】1985-07-20 【生效日期】1985-07-20 【失效日期】 【所属类别】地方法规 【文件来源】中国法院网
吉林市城市建设档案管理实施办法
（1985年7月20日吉市政发〔1985〕182号）
第一条 第一条 市集中统一管理的城建档案范围：
一、城市基础档案：城市历史沿革、城市地形地貌，城市经济、技术、人口、文教、卫生、科研、气象、水文、地质、地震、勘测、测绘等图纸、图表、图片、照片、影片、统计资料、文字材料、录音带、录象带等。
二、城市规划档案：总体规划、小区规划、分期规划、国土规划、各专业规划方面的图纸和文字材料。
三、城市管理档案：征用土地执照、建筑执照、建筑用地现状、抗震加固方面的图纸和文字材料。
四、市政工程档案：主干道、干道、大中型桥梁、立交桥、重要的涵洞、隧道、暗渠工程、雨水管道、污水管道、雨污合流管道、污水处理工程、江堤、护岸、江河治理设施方面的竣工材料或现状图、文字材料。
五、公用设施档案：
1、引水工程、净化工程、水厂以及管径七十五毫米以上的供水管线、消防设施的竣工材料或现状图、文字材料；
2、跨越市区的特高、超高、普高线路，地下电缆、市区架空线、调度楼和
一、二次变电所工程的竣工材料或现状图、文字材料；
3、城市照明的地下电缆、架空线路（主要街、路）工程的竣工材料或现状图、文字材料；
4、通讯电缆、架空线路（干、支线）、机房、微波、广播、电视工程的竣工材料或现状图、文字材料；
5、供热管线、加压站、集中供热的锅炉房及管线工程的竣工材料或现状图、文字材料；
6、供气管道及设施方面的竣工材料或现状图、文字材料；
7、电、汽车线路及沿线工程方面的图纸和文字材料；
8、公共厕所及垃圾场（站）的设置图。
六、园林及古建筑档案；古建筑、古遗址、革命遗址、革命纪念性建筑、城市雕塑、名人故居、公园、绿地、苗圃、名花古树等方面的图纸和文字材料。
七、交通运输档案：穿越市区的铁路、铁路区域的总平面图及地下管网、车站、货场、桥涵、隧道和公路、公共交通、客运站的竣工材料或现状图、文字材料。
八、工业建筑档案：电厂（站）工程，在城市规划区域内的国、省营厂、矿的全厂总平面图、地下管网、市属较大的厂矿总平面图及地下管网的竣工材料或现状图、文字材料。
九、民用建筑档案：
1、住宅小区建筑，市直管六层以上住宅楼、公寓楼、企事业单位八层以上住宅楼、公寓楼的竣工材料；
2、各级机关的办公楼、科研楼、试验楼、会议室、俱乐部工程的竣工材料；
3、大中专院校，普通中学、重点小学的办公楼、教学楼工程竣工材料；
4、文化馆、体育馆、游泳池、博物馆、图书馆、档案馆、影剧院等工程的竣工材料；
5、商店、商场、旅店、饭店、冷库、服务楼、浴池、宾馆、粮油库等工程的竣工材料；
6、医院、血库、药库等工程的竣工材料。
十、人防工程档案：地道、坑道、地下室及穿越市区的地下军事工程的竣工材料。
十
一、环境保护档案：环境监测、环境治理工程的竣工材料，环境治理统计材料，环保科研成果材料。
十
二、建筑设计、施工档案：标准设计，先进性、典型性设计全套材料；施工中采用的新材料、新工艺、新技术的全套材料。
十
三、城建科研方面的成果、统计材料和城建法规文件。
十
四、各县及郊区总体规划全套材料。
十
五、全市各单位的城建档案目录。
第二条 第二条 各产生城建档案的单位都应当建立健全城建科技档案的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项工程竣工后，将城建科技有关材料收集齐全，核对准确，系统整理出三套，组成保管单位（卷、册、袋、盒），填写保管期限和注明密级，由工程技术负责人审查后，由施工单位向建设单位移交两套，然后由建设单位向市城建档案馆移交一套。
第三条 第三条 凡在吉林地区内建设的所有地上、地下工程，均须按原国家建委《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》，及时编好竣工档案。不能编制竣工档案的施工单位，不准招标和投标，不准进行建筑施工；对能编制竣工档案而不编制或不认真编制竣工档案的单位，城建档案管理部门要给予罚款。
第四条 第四条 城市规划、建设、管理部门在审批用地和签发施工执照时，应在批件和施工执照中写明编制、报送竣工档案材料的要求；建设单位在办理征用土地和领取施工执照前，要向市城建档案馆预交竣工图保证金，否则不得开工；工程验收时，建设单位要通知本单位城建档案管理人员参加验收，交接竣工档案；对国家、省、市重点工程，建设单位要通知市城建档案馆派人参加验收，审核竣工档案。没有竣工档案或没有城建档案管理部门在验收书上签字的工程，不算竣工，建设银行不予结算拨款。
第五条 第五条 驻市各单位的城建档案，都要向市城建档案馆报送一套。在工程竣工后三个月内将竣工档案报送市城建档案馆。移交时要编制案卷目录一式二份，办理好交接手续。原有档案仅有一套的，要由产生或使用单位负责复制一套，原件交给市城建档案馆保存，复制件由本单位保存，所需费用由复制单位承担。对不按规定向市城建档案馆报送档案和目录的单位，城建档案馆有权按工程造价的百分之一以内给予罚款。
第六条 第六条 新建、扩建、改建地下管网在覆盖前，要按城市统一座标、高程进行实测，绘制整理出准确位置的竣工档案材料，在交付使用时报送城建档案馆一套。
第七条 第七条 凡是地下管网没有绘制出准确的竣工图或现状图的单位（包括以前工程及厂区内的管线），都要按城市统一座标和高程绘制出现状图，于一九八六年报送城建档案馆一套。
第八条 第八条 建筑物和各种管线发生变化时，有关单位必须及时对档案作相应的修改、补充，在半年之内向城建档案馆补报有关材料。
第九条 第九条 在建筑物、构筑物转移使用管理关系时，其档案亦要随之移交，并要办好交接手续，同时报送城建档案馆备案；凡停建、缓建、合建、转为他用的建设项目的档案，各有关单位要妥善保存，不得散失，重点工程项目要报送城建档案馆备案。
第十条 第十条 凡若干个单位协作共同完成的工程，其图纸和文字材料由主办单位负责整理移交。
第十一条 第十一条 城建档案馆对接收进馆的档案，要以专业、工程项目结合地域、时间进行分类编号，代字一律使用汉语拼音，代号一律使用阿拉伯数字，做到分类科学、排列系统、查找方便。同时，按国家有关规定，定期做好档案价值的鉴定和统计工作。
第十二条 第十二条 归档的城建科技档案材料，要完整、准确、系统，字迹工整，图样清晰，有利于长久保存和利用。
第十三条 第十三条 城建档案馆库房应保持适宜的温度、湿度，备有防火、防盗、防光、防虫、防鼠等安全设施，定期检查档案保管状况，发现变质和破损的档案，要及时修补和复制。要积极采用新技术、新设备，逐步实现档案管理技术现代化。
第十四条 第十四条 城建档案馆和产生城建档案的单位，要根据城市规划、建设、管理工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料，办好阅览室，为各单位查阅使用档案提供方便。查阅和复制绝密档案要经市有关领导审批。查阅和复制城建档案时，按上级有关规定收取一定的费用（移交单位除外）对利用情况要建立登记、统计、分析制度。
第十五条 第十五条 吉林市城市建设档案馆是市科技事业单位，同时兼有行政部门的职能，负责管理全市的城建档案，日常工作由市城乡建委直接领导，业务受市档案局指导、监督和检查。
第十六条 第十六条 凡产生城建档案的单位，都要按照集中统一管理的原则，配备专职人员，明确领导责任，建立规章制度。切实加强对本单位城建档案的管理。
第十七条 第十七条 各县（区）城建档案工作，由城建部门管理，并要确定专人和领导负责。
第十八条 第十八条 本办法自公布之日起执行。如与国家、省规定抵触时，以国家和省规定为准。
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镇江市城市建设档案管理实施细则
发文单位：镇江市人民政府文号：镇政发[2003]113号
发布日期：2003-5-12执行日期：2003-7-1
第一章 总则
第一条 为了加强本市城市建设档案（以下称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理工作中的作用，根据《江苏省城建档案管理办法》，结合本市实际，制定本细则。
第二条 凡在本市行政区域内形成、管理、利用城建档案的单位和个人，必须遵守本细则。
第三条 本细则所称城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录以及相关的文件材料。
第四条 城建档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保城建档案的完整、准确、安全和有效利用。
第五条 辖市、区人民政府应当把城建档案事业列入城乡建设发展规划。城建档案馆（室）的馆房建设、设备购置等所需经费应列入地方固定资产投资计划，日常经费由财政部门统筹安排，保障城建档案管理工作与城乡建设事业协调发展。
第六条 镇江市规划局是市人民政府城建档案行政主管部门，业务上接受同级档案行政主管部门的监督和指导。
镇江市城建档案管理处是城建档案管理的专门机构，具体负责全市城建档案管理工作，与市城建档案馆合署办公。其主要职责是：
（一）负责组织贯彻实施城建档案管理的法律、法规和规章；
（二）负责编制并组织实施全市城建档案事业发展规划和工作计划；
（三）负责依法制定、实施城建档案工作的业务规范和技术标准；
（四）负责城建档案工作的业务监督和指导；
（五）负责组织并指导城建档案的理论与科学技术的研究、宣传以及城建档案管理人员的培训工作；
（六）受相关部门委托，依法查处城建档案违法行为。
辖市、区建设（规划）部门负责本行政区域内城建档案管理工作，业务上接受同级档案行政主管部门的监督和指导。
各乡、镇人民政府应当配备专（兼）职人员负责本乡镇的城建档案管理工作。
第七条 镇江市城建档案馆负责全市城建档案的接收、整理、保管和利用等工作。其主要职责是：
（一）接收和保管本市具有永久和长期保存价值的城建档案与相关资料；
（二）对接收进馆的档案资料进行科学的系统管理，为城市规划、建设、管理和科研等工作提供服务；
（三）广泛征集、收集各门类城建档案资料，利用声像、影视等手段，加强历史文化名城有关档案资料的积累和收集，不断丰富馆藏；
（四）开发城建档案信息资源，开展编研工作，使城建档案馆成为储存、利用、咨询和交流城市建设信息的中心。
各辖市、区城建档案馆（室）负责本行政区域内城建档案的接收、整理、保管和利用等工作，并对城建档案的形成、管理等工作进行业务指导。
第八条 城建档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密；应当具备相关专业知
识，接受继续教育和专业培训。城建档案工作人员必须取得《岗位合格证书》后方可上岗。
第二章 城市建设档案的接收范围
第九条 凡具有永久和长期保存价值的下列城市规划、建设及其管理档案材料，有关单位和个人必须按规定向城建档案馆（室）无偿报送原件一套（含电子文件），并要求达到完整、系统、准确，案卷质量必须符合《江苏省城建档案案卷质量标准》规定的要求：
（一）城市规划基础材料：包括城市历史、经济、人口、科技、文教、卫生、资源、地名、地形、地貌、地震、水文、气象、灾害等方面的材料；
（二）勘察测绘：包括控制测量、地形测量、摄影测量、水文地质、工程地质、地下管线等图纸和技术成果等方面的材料；
（三）城市规划：包括国土规划、总体规划、分区规划、详细规划、专业规划、工程规划以及县（市）、乡（镇）规划、各专业规划等方面的材料；
（四）建设管理：包括土地管理、建设用地管理、规划管理、建筑管理、房产管理、地名管理、市政公用工程管理、园林绿化管理、建设工程管理等方面的材料；
（五）市政、公用设施：包括道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、给水、排水、供气、供热、公共交通、城镇照明、供电、电信、广播、电视、环境卫生等工程方面的材料；
（六）交通运输：包括铁路、公路、水运（港口、码头）、航空等工程方面的材料；
（七）工业建筑：包括工厂、矿山、电站、工业仓储、仓库等工程方面的材料；
（八）民用建筑：包括住宅、办公、科研、旅游、外事、文化、教育、宣传、出版、医疗、卫生、体育、商业服务、金融、保险以及物资、粮食、食品仓库和加油站等工程方面的材料；
（九）园林绿化、名胜古迹：包括风景区、公园、绿地、苗圃、古树名木、纪念性建筑、名人故居、古建筑、城市雕塑等工程方面的材料；
（十）环境保护：包括环境管理、环境监测、环境治理、自然保护等工程方面的材料；
（十一）建设工程设计：能反映各设计单位在不同历史时期具有较高设计水平和代表性的项目设计材料；
（十二）人防、水利、防洪、抗震防灾及军事工程（军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图）方面的材料。
城建档案馆（室）应当收集、征集有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件，收集建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案以及志书、年鉴、大事记、科研成果、专题调研报告、论著等具有保存价值的城建档案材料。
第十条 凡产生城建档案的单位必须根据国家和省、市有关城建档案管理的规定，做好城建档案材料的收集、管理和利用工作，配备专人负责。要把城建文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入相关规章制度和有关人员的职责范围。
第十一条 凡列入本办法第九条规定的城建档案材料，除建设工程档案依照本办法第十七条有关规定报送外，其他具有永久或长期保存价值的城建档案材料由形成单位在二至三年内向城建档案馆（室）报送，并在每年三月底之前向城建档案馆（室）报送一套上一年度城建档案目录。
第三章 建设工程竣工档案的编制与报送
第十二条 凡新建、改建、扩建、复建的建设工程，均应按照有关规定编制建设工程竣工档案，并向城建档案馆（室）报送。建设工程竣工档案的归档文件内容包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五个部分。
第十三条 凡新建、扩建、改建的各类工程，需要进行开挖、爆破、钻探等施工活动的，建设单位在该建设项目规划定点前，必须到城建档案馆（室）查清工程所在位置的地下管网分布情况，然后到有关部门办理工程审批手续。
第十四条 建设单位或个人在领取建设工程规划许可证前，必须向城建档案馆（室）登记，并签订《建设工程档案报送责任书》。
第十五条 建设、勘察、设计、施工、监理等单位必须将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。各单位应严格按照《建设工程文件归档整理规范》中的基本规定履行相关职责。
建设单位负责建设工程档案的汇总和报送。建设单位与施工单位在签订工程承发包合同时，应当明确编制、移交竣工图等工程档案材料的责任、要求等内容。
施工单位应当按照国家、省、市有关城建档案管理的规定以及合同的约定，及时编制、移交竣工图以及其它工程档案材料，并对其准确性负责。
监理单位应当建立健全监理档案制度，督促施工单位及时收集、整理工程文件材料，并对其完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，协助建设单位做好工程档案材料的汇总。第十六条 对列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前十五日，应当提请城建档案馆（室）对工程档案进行专项验收。专项验收合格后，由城建档案馆（室）出具《江苏省建设工程档案专项验收意见书》。建设单位在取得《江苏省建设工程档案专项验收意见书》后，方可组织工程竣工验收。国家和省级重点建设工程的竣工验收应当同时通知省、市城建档案馆参加。
建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验《江苏省建设工程档案专项验收意见书》。
第十七条 在建设工程项目竣工验收通过之日起三个月内，建设单位应当向城建档案馆（室）无偿报送一套符合规定要求的建设工程竣工档案材料。否则，规划部门不予审批新的建设工程项目。
第十八条 城建档案馆（室）对报送的建设工程档案材料应当及时审查。对符合要求的，应出具《建设工程档案接收证明书》并加盖城建档案接收专用章；对不符合要求的，城建档案馆（室）应当提出处理意见，报送单位应当按城建档案馆（室）要求的期限和内容进行补测、补绘后报送城建档案馆（室）。
房产权属登记管理机构在审查核发房产权属证书时，应当核验《建设工程档案接收证明书》。凡没有《建设工程档案接收证明书》的，不予办理房屋产权证。《建设工程档案接收证明书》列入房屋产权产籍档案。
第十九条 凡对建筑物、构筑物和各种管线进行维修、加固、改造或扩建后，有关单位应将其更改部分的文件材料在三个月内报送城建档案馆（室），并对原工程档案进行修改、补充。
利用施工图改绘竣工图的，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图。
第二十条 地下管线建设工程必须按有关专业技术规范进行竣工测绘。竣工验收档案须在竣工验收通过之日起三个月内报送城建档案馆（室）。
城市地下管线普查和补测、补绘形成的地下管线档案，必须在普查、补测、补绘结束之日起三个月内报送城建档案馆（室）。
第二十一条 对公用基础设施的道路管线工程进行改造、变更的，建设单位应当据实及时修改、补充和完善原工程档案，并在工程竣工之日起三个月内报送城建档案馆（室）。第二十二条 各单位自行保管的工程档案，在建筑物、构筑物产权转让时必须同时移交；工程停、缓建的由建设单位负责保管；单位撤销的应当移交上级主管部门或城建档案馆（室）。
第四章 城建档案的管理和利用
第二十三条 城建档案馆（室）接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具，做好档案的保管、鉴定、统计、编研、保护和利用工作，对破损或变质的档案应当及时抢救。特
别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。
第二十四条 城建档案馆（室）以及形成城建档案的单位，必须建立健全档案管理制度，严格执行国家保密制度，严防档案散失和泄密。任何单位和个人不得擅自销毁城建档案。第二十五条 城建档案馆（室）应当根据城市规划、建设和管理工作的需要，对城建档案实行标准化管理，并编制有关文献参考资料向社会提供服务，其收费办法依照国家和省有关规定执行。
第二十六条 城建档案必须有专用库房保存。库房内应保持适当的温度、湿度，应当配置防盗、防火、防光、防潮、防尘、防磁、防污染、防有害气体和有害生物的防护设施，并具有相应的抗震和抵御其他自然灾害的能力。
新建或改建档案库房，应严格执行国家《档案馆建筑设计规范》。
第二十七条 城建档案馆（室）应当使用符合国家标准的档案用品和装具；城建档案的管理设施和手段要逐步采用新技术、新设备。实现城建档案管理的规范化、标准化和现代化。
第五章 奖励与处罚
第二十八条 有下列情形之一的单位和个人，应当予以表彰和奖励：
（一）在城建档案的收集、整理、保护、管理和提供利用等方面做出突出贡献的；
（二）在城建档案理论研究和科学研究方面成绩显著的；
（三）将重要或珍贵的城建档案资料捐赠给国家的；
（四）在非常条件下，为抢救、保护城建档案做出特殊贡献的；
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第二十九条 有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
（一）违反本细则第十三条规定，造成损失的；
（二）违反本细则第十四条规定，不办理建设工程档案登记手续的。
第三十条 违反本细则第十
七、十
九、二十条、二十一规定的，由建设行政主管部门或者其他有关部门责令改正，并按照下列规定予以罚款：
（一）逾期3个月以下的，处10000元以上30000元以下罚款；
（二）逾期3个月以上6个月以下的，处30000元以上50000元以下罚款；
（三）逾期6个月以上9个月以下的，处50000元以上80000元以下罚款；
（四）逾期9个月以上的，处80000元以上100000元以下罚款；
凡给予单位罚款处罚的，同时对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款。
罚款必须使用财政部门印制的专用罚款票据，罚款收入上缴同级国库。
第三十一条 当事人对行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。
第三十二条 城建档案管理人员在城建档案管理工作中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，由其所在单位或者上级主管部门给予行政处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
第六章 附则
第三十三条 本细则由市规划局负责应用解释。
第三十四条 本细则自2003年7月1日起施行，1999年12月27日市人民政府印发的《镇江市城市建设档案管理办法》（镇政发〔1999〕273号）同时废止。
镇江市人民政府
推荐第6篇：上海市城市建设档案管理暂行办法
上海市城市建设档案管理暂行办法
（1987年5月5日上海市人民政府发布，根据1997年12月14日上海市人民政府令第53号修正，根据2010年12月20日上海市人民政府令第52号公布的《上海市人民政府关于修改〈上海市农机事故处理暂行规定〉等148件市政府规章的决定》修正并重新发布）
第一章 总则
第一条 为了加强城市建设档案的管理，为城市的规划、建设和管理服务，现根据国务院批准的《科学技术档案工作条例》（国发〔1980〕第302号文）等有关规定，结合本市实际情况，制订本办法。
第二条 城市建设档案（以下简称城建档案），系指在城市的规划、建设及其管理活动中形成的记述城市自然面貌，城市建筑物、构筑物、地上地下管线等建设情况的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像带、录音带等文件材料的总称。
第三条 城建档案应当根据集中统一管理和分级保管的原则，做到完整地保存，科学地整理，有效地利用。
第四条 本办法由上海市规划和国土资源管理局（以下简称市规划国土资源局）会同上海市档案局组织实施，具体工作由上海市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆）办理。
第五条 凡在本市范围内进行建设的机关、团体、部队、企业事业单位（包括中央各部门和外省市在本市的单位、中外合资经营企业、中外合作经营企业、外资企业）必须遵守本办法。
第二章 机构和职责
第六条 市城建档案馆是本市城建档案的存储中心，兼有职能部门性质，由市规划国土资源局领导，业务上受市档案局指导、监督和检查。市城建档案馆的基本任务是：
（一）收集和保管本市重要的城建档案，并参加重要项目的竣工验收；
（二）对收集和保管的城建档案进行整理、鉴定、修复和汇编；
（三）面向社会，开展城建档案的利用和技术咨询服务工作；
（四）配合市档案局对区、县城建档案部门和其它有关单位的城建档案工作进行指导、监督和检查。
第七条 各区、县人民政府应当加强对本地区城建档案工作的领导，应当指定有关机构负责本地区城建档案的收集和管理。
市人民政府各委、办、局应当加强对本系统城建档案工作的领导，并应当指定有关机构负责本系统城建档案的收集和保管。
第八条 本市各类建筑物、构筑物、地下地上管线的建设、使用或者维护单位应当指定专职人员负责本单位城建档案的收集和保管。
第三章 城建档案管理和分级保管范围
第九条 城建档案的保管期限分为以下三种：
（一）凡记述本市重要的建设项目或者具有科学、历史研究价值，需永久利用的城建档案为永久保存档案；
（二）凡作为建设项目鉴定、维护、改建、扩建、管理等依据，需与实物共存的城建档案为长期保存档案；
（三）凡需在一定时间内查考的一般城建档案为定期保存档案。
第十条 需集中保管的城建档案的范围如下：
（一）反映市或者区、县的经济、人口、水文、地质、地名、测绘、资源、气象、地震等状况，可供城市建设利用的城市基础档案资料；
（二）城市现状图，已批准的城市总体规划、分区规划、详细规划、专业规划，以及与城市有关的国土规划、区域规划、土地使用现状图等反映城市规划和土地利用情况的有关档案资料；
（三）工厂、仓库、住宅、办公楼和各类公共建筑物、构筑物以及地上地下管线的现状图，新建、改建、扩建的单项工程的竣工图和有关档案资料；
（四）城市的道路、桥梁、涵闸、防洪、公共交通、给水、排水、供电、供气、供热、电讯（包括电话、电台、电视台、卫星地面接收站、海底电缆、无线电接收站）等市政公用设施的竣工图和有关档案资料；
（五）车站、港口、铁路、机场、地铁、隧道、停车场等交通运输设施的竣工图和有关档案资料；
（六）具有历史、艺术、科学价值的古墓葬、古建筑和具有重要意义、教育意义和史料价值的建筑物、构筑物（包括城市雕塑）的竣工图或者现状图、有关资料,以及古树名木、古园林等的历史档案资料；
（七）污染治理、环境卫生、控制地面沉降设施的竣工图和有关档案资料以及环境污染普查、污染监测、地面沉降状况等有关档案资料；
（八）城市人防设施、与城市规划建设有关的军事设施的竣工图和有关档案资料；
（九）城市建设方面的科研成果和创造发明的档案资料；
（十）城市规划、建设、管理方面的法律、法规、规章和有关文件。
前款规定中重要的城建档案，根据分级保管的要求，分别由市城建档案馆或者区、县保管城建档案的单位保管。具体办法由市规划国土资源局会同市档案局另行制订。
第十一条 各建设单位必须在建设项目竣工验收后6个月内，将该项目的主要的城建档案无偿报送市城建档案馆或者区、县保管城建档案的单位。
各建设项目的建设单位必须自行保管一套完整的该项目的城建档案；使用或者维护单位应当自行保管一套有关的城建档案。
第十二条 凡向市城建档案馆或者区、县保管城建档案的单位报送的城建档案，由建设单位系统整理，编制目录，详细核对，装订成卷，标明密级和保管期限，并由主管技术的负责人审核签字。
报送的城建档案应当做到图物相符，图形清晰，字迹工整。
第十三条 属于保密性的城建档案，应当划定密级。各有关单位必须严格执行国家有关保密规定，加强管理，并定期对城建档案的保存价值和密级进行鉴定和调整。
销毁档案必须造具清册，经单位领导审定，报上级主管部门批准后方得销毁。
第十四条 凡停建、缓建项目的城建档案，由建设单位保管；关停单位的城建档案由上级主管部门保管。
建筑物、构筑物、地上地下管网的使用权或者管理权转移时，有关的城建档案由原单位整理后向接受单位办理严格的移交手续。
第十五条 各保管城建档案的单位应当确保城建档案的完整和安全。保管城建档案的库房应当有防火、防潮、防虫、防光、防尘、防盗等安全设施。对重要的城建档案应当复制副本，分别保管；对缺损的城建档案应当及时修复补全。
第十六条 市城建档案馆和区、县保管城建档案的单位有权征集本办法实施前已建成的建设项目的城建档案和有关资料，各有关单位有责任收集、整理并根据本办法的有关规定进行报送。
第四章 竣工图的编制和报送
第十七条 一切建设项目必须编制竣工图。竣工图由施工单位编制。建设单位与施工单位签订的建筑安装工程承包合同必须包括编制竣工图的内容。
编制竣工图的费用专项列入项目概算。除采用标准设计、复用设计的项目外，编制费用按设计费的3%至5%计算。
第十八条 施工过程中，施工单位应当指定专人编制竣工图。项目竣工后，竣工图必须经施工项目负责人审核签字后移交建设单位。
由一个施工单位总包的建设项目，各分包的施工单位负责编制分包范围内的竣工图。总包的施工单位除负责编制自身范围内的竣工图外，还应当负责竣工图的汇总整理。
建设单位自行分包给几个施工单位的建设项目，各施工单位编制分包范围内的竣工图后，交由建设单位汇总整理。
第十九条 项目竣工验收时，应当把竣工图作为验收的条件之一，并根据项目的重要性和规模分别由有关的各级档案部门派员参加验收。大、中型项目的竣工验收，市档案局必须派员参加。凡竣工图资料不完整的项目，不能进行竣工验收，更不能评为优质工程。第二十条 建设单位在向规划管理部门申领建设工程规划许可证时，由市城建档案馆或者区、县城建档案管理部门同时确定必须报送竣工图的项目。
第二十一条 建设单位未在建设工程竣工验收后6个月内报送有关竣工图的，由市或者区县规划管理部门责令限期补报；逾期不补报的，处10000元以上50000元以下的罚款。第二十二条 凡因施工单位违反本办法规定，不编制竣工图或者编制的竣工图与实物不符，而导致使用维修单位在使用维修中损坏建筑物、构筑物、地上地下管网或者造成其他事故的，由施工单位赔偿经济损失，并可追究直接责任者的法律责任。
第五章 附则
第二十三条 查阅和利用城建档案按市城建档案馆的有关规定办理。
第二十四条 本办法自1987年6月1日起施行。过去有关规定与本办法相抵触的，按本办法执行。
推荐第7篇：建设部——《城市建设档案管理规定》(1998年1月1日施行)
城市建设档案管理规定
中华人民共和国建设部令第90号
《建设部关于修改的决定》已经2001年6月29日建设部第44次常务会议审议通过，现予发布，自发布之日起施行。
部 长 俞正声
二○○一年七月四日
(1997年12月23日建设部令第61号发布，根据2001年7月4日《建设部发布关于修改〈城市建设档案管理规定〉的决定》修正)
第一条 为了加强城市建设档案(以下简称城建档案)管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》，制定本规定。
第二条 本规定适用于城市内(包括城市各类开发区)的城建档案的管理。
本规定所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
第三条 国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作，业务上受国家档案部门的监督、指导。
县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。
城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。
第四条 城建档案馆的建设资金按照国家或者地方的有关规定，采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。
第五条 城建档案馆重点管理下列档案资料：
(一)各类城市建设工程档案：
1.工业、民用建筑工程；
2.市政基础设施工程；
3.公用基础设施工程；
4.交通基础设施工程；
5.园林建设、风景名胜建设工程；
6.市容环境卫生设施建设工程；
7.城市防洪、抗震、人防工程；
8.军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
(二) 建设系统各专业管理部门(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门)形成的业务管理和业务技术档案。
(三) 有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。
第六条 建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。
停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。
撤销单位的建设工程档案，应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。
第七条 对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送。
第八条 列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。
第九条 建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。
第十条 建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用一至五年后，按本规
定全部向城建档案馆移交。有长期保存价值的档案，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收。
城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后三个月内接收进馆。地下管线专业管理单位每年应当向城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。
房地产权属档案的管理，由国务院建设行政主管部门另行规定。第十一条 城建档案馆对接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具。做好档案的保管、保护工作，对破损或者变质的档案应当及时抢救。特别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。城建档案馆应当积极开发档案信息资源，并按照国家的有关规定，向社会提供服务。
第十二条 建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。
第十三条 违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
(一)无故延期或者不按照规定归档、报送的；
(二)涂改、伪造档案的；
(三)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第十四条 建设工程竣工验收后，建设单位未按照本规定移交建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。
第十五条 省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可以根据本规定制定实施细则。
第十六条 本规定由国务院建设行政主管部门负责解释。
第十七条 本规定自1998年1月1日起施行。以前发布的有关规定与本规定不符的，按本规定执行。
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档案管理规定
档案管理规定
为了做好公司档案管理工作，充分发挥档案资料在项目开发建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司和开发项目的实际情况，特制定本规定。
一、档案管理部门
1、行政人事部是公司档案管理的主管部门，负责行政文书档案、人事档案、财会档案、项目销售档案、项目竣工档案的全面管理工作。
2、各部门须明确一人为兼职档案管理人员，做好日常部门文件资料的整理、立卷工作，并配合行政人事部做好归档工作。
二、档案管理部门的职责
1、组织各部门档案管理人员进行档案业务培训和法规学习。
2、制订公司档案管理办法和制度，指导、督促各部门实施。
3、重点做好在建项目工程资料收集和跟踪、检查监督工作。
4、按照档案综合集中管理的原则，对各部门归档资料的整理、立卷工作进行检查监督。
5、做好档案日常管理、档案借阅、档案统计、档案装订和档案排架工作。
四、档案管理的有关要求
1、根据归档范围和要求，认真做好本部门工作中所形成的文件资料收集、整理及归档工作。
2、按时完成本部门文件资料整理、立卷工作，做到文件资料齐全，分类准确，装订工整，查阅方便。
档案管理规定
3、归档工作中，经过努力而无法收集齐全的材料，应及时研究并提出处理意见，并向主管领导书面报告。
4、凡项目作为直接收文单位的文件，应将正本归档。
5、凡施工单位移交给我方的建筑项目竣工档案、除工程材料质量证明单和个别试验报告可用复印件外，其余均应是原始资料。
6、归档的文件材料须按有关规定书写、用印，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸，破损的档案文件要进行修复。
五、归档范围及档案的验收
1、综合管理类：包括公司名称的批准文件、企业机构代码证、公司法人营业执照、公司章程、协议书、合同、年检资料法人代表身份证复印件、股东单位证照复印件及收发文件、计划总结、会议纪要、重大活动等其他有关文件材料。由行政人事部负责整理、立卷。
2、人事管理类：包括人才引进、人事任免、教育培训、工作考核、内部调动、退休等材料。由行政人事部负责整理、立卷。
3、财务会计类：包括各种报表、账册、凭证、财务预算、决算、财产报告等材料。由财务部负责整理、立卷、移交。移交时，必须经部门经理签字，并经项目主管档案的领导审核签字。
4、项目管理类：包括工程开发、工程设计、工程施工招投标、工程竣工的资料，由工程部负责收集、整理、装订立卷，经总经理审核签字，行政人事部验收合格后，进行移交。
5、审算资料类：项目招投标文件、预决算资料、审价工作等形成的资料，由审算部负责收集、整理、装订立卷，经部门经理审核通过，行政人事部验收合格后，进行移交。
档案管理规定
6、销售类：销售合同、广告及各类销售资料，由销售部负责收集、整理、装订立卷，经部门经理审核通过，行政人事部验收合格后，进行移交。
7、声像资料类：凡是公司项目审批、签约、公司开业、新闻发布会、项目开工典礼、竣工典礼等重大活动，由行政人事部负责安排人员拍摄并整理、立卷、归档；凡是项目开工前地貌、工程形象进度、竣工后建筑（构筑）物、样板房、质量和安全事故现场等工程技术方面的，由项目工程部负责拍摄并整理、立卷、移交。
8、其他类：有保存价值需归档的文件材料，由相关部门负责整理、立卷、归档移交。
9、各种载体的档案移交必须填写《档案移交目录》，交接双方按照清单办理签收手续。凡竣工档案未经行政人事部验收，办理移交手续的单位，不得结清尾数工程。
六、文件资料归档时间
1、文书、声像资料在次年三月底之前办理归档移交。
2、会计资料在第三年一月底之前办理归档，将前三年的会计凭证、财务报表、帐簿等按归档要求移交。
3、本项目工程资料在该项目阶段工程完成后，先将阶段工程资料移交。待工程全部正式竣工验收后六个月之内办理整体资料归档移交。
七、阅档规定
1、公、检、法因办案需要，须凭单位介绍信查阅有关档案。
2、律师办案须凭法院调查令查阅有关档案。
3、各种档案一般不予外借，只能在档案保存处查阅，并须填写《档案借阅审批单》，经有关领导批准方可借阅。借阅人应遵守有关借阅制度。
档案管理规定
八、档案鉴定和销毁
1、行政人事部应根据国家和公司规定的档案保管期限，会同有关部门组织鉴定小组共同对超过保管期限，确无保存价值的档案编制清册，经公司主管领导批准后销毁。
2、销毁档案前，应当填写好《档案销毁审批表》、《档案销毁清册》，指定两人负责监销，防止档案遗失或泄露。销毁完毕，监销人员应在销毁清册上签字备查。
九、其他
1、本规定的解释权归行政人事部。
2、本规定自2013年9月9日起施行。
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池州九华山机场分公司档案管理规定
一、总则
1、为加强公司档案管理工作，有效地保护及利用档案，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，特制定本规定。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案的收集
1、档案管理工作由综合管理部负责。
2、综合管理部专（兼）职档案管理员负责文件材料收集、管理和归档工作。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、归档的文件材料应齐全完整。
2、归档的文件材料应准确地反映本单位的各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料应书写清楚、字迹工整、图样清晰，文件书写和载体材料能耐久保存，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写。
4、归档的电子文件材料，原则上应有相应的纸质材料一并归档保存。
5、各部门档案归档时需严格办理移交手续，由相关部门和档案管理员共同会签移交清单，会签后的移交清单由档案管理部门和移交部门各保存一份。
6、移交的档案材料应严格按照要求进行整理、编号入档、分类存放。
五、档案的保管
1、综合管理部应当指定专（兼）职档案管理员保管档案材料。档案材料应放置于专设的档案室内，并且达到防火、防盗、防虫、防潮的要求。
2、档案管理人员应注意档案的保密，不得遗失。如有遗失，应立即向部门领导汇报。
3、档案管理人员如调离或者离职，应在调离或离职前做好档案的交接工作，避免档案遗失、泄密现象的发生。
六、档案的查阅和使用
1、公司各有关部门可以根据工作需要，按照使用权限，经档案管理部门批准并填写档案查阅单后到档案室查阅使用。
2、查阅档案的人员应按照查阅权限办理登记使用手续，查阅完毕后及时归还。需要将查阅资料复印或者摘抄的需经相关领导批准后方可执行。
3、档案资料原则上不予外借。如因工作需要，经主要领导批准并填写借阅表后方可外借。
七、违反档案管理规定的处罚措施
1、损坏、涂改、伪造或擅自销毁具有保存价值的档案的，给予责任人行政处分。
2、工作中玩忽职守，造成档案泄密或者丢失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究法律责任的处分。
3、其他违反公司档案管理规定的行为依照公司相应的处罚制度执行。
八、本规定自发布之日起施行。
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档案管理规定
一、总则
1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本规定。
2、本规定所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由行政部统一管理。
二、归档范围
1、行政类：行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、会议记录、规章规定、管理流程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录。
2、工程类：设计文件、图纸、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、质量标准、检验方法等。
3、合同类：订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等
4、财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。
5、人事类：员工基础资料、照片、岗位证书、考评、晋升、奖惩记录、员工培训、工作总结、考勤资料、保险资料、住房公积金、人事任命、劳动纠
纷、部门职责、岗位职责、操作规程、员工手册、员工合同等。
6、其他类：供应商档案；各种领货单、入库单、盘点表等单据、登记本及上级领导交代需要归档的资料等。
三、归档时间
1、公司所有原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时之内办理归档手续；
2、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任。
四、归档份数
1、原件或复印件全部归档，并注明份数、出处。
2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。
五、档案的收集
1、由各部门指派专人，每周对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。
2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。
3、收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。
六、档案的整理
1、档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。
2、档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。
3、电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。
七、档案使用与归还
1、档案使用：公司员工需要使用档案时在《档案使用登记薄》上登记，档案管理人员根据该名员工的工作岗位及使用档案的必要性核准使用。
2、档案归还：档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂
改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经档案管理人检查无误后在《档案使用登记薄》登记。（使用人归还的档案发生损坏、丢失的，或归还时内容发生变更的由使用人承担全部责任）。
八、档案保管与检查
1、公司各类应归档文件应按要求分类归档管理，任何部门和个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
2、公司行政办公室在每年12月对公司档案进行一次检查。检查发现档案损毁或丢失的，由档案管理人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
九、档案的销毁
1、对需要进行销毁处理的档案，由档案管理人填写《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人或总经理审核签字同意后，方可销毁。
十、其他说明
1、本规定由行政办公室负责解释。
2、本规定经总经理办公会通过且签字之日起实施，修改时亦同。
第11篇：档案管理规定
档案资料管理规定
一、借、查阅资料人员必须填写《档案资料借、查阅单》，借出的档案资料规定于1周内归还，不能及时归还的，经管理人员同意后可办理续借手续；阅毕及时归还：归还时，管理人员必须当面清点确认档案完整之后再入库存放。
二、非公司人员借、查阅档案资料的，须持有有关单位介绍信，并经相关部门主管领导同意后方可借阅查看。
三、借、查阅资料人员必须爱护所借、查阅的档案资料，不得在档案资料上涂改、勾化、圈点或做其他各种标记，不得遗失、抽换、转借，并对借、查阅的资料负有保密的完全责任。
四、借、查阅资料人员若需复印档案资料的，须经管理人员同意方可复印；图纸资料若需借出复印的，须经管理人员同意并严格控制复印份数。
五、任何人不得擅自要求档案管理人员查阅资料，未经管理人员允许，不得随意翻阅相关资料。
六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人员离开工作岗位，为其递送资料，必须按规定程序申请、登记、查阅。
七、副矿长以上领导可借、查阅普通级文件；若需借、查阅绝密级文件资料，必须由矿长签字批准后方可借阅查看；常用性资料查阅，须由部门主管领导签字后方可借阅查看。
八、非管理人员不得随意出入资料室，确需进入资料室的则须由管理人员陪同并相伴始终。
九、借阅者不得在借阅时大声喧哗、吸烟，保持资料室的清洁、整齐。
要继续深入的实施档案分类学细化管理，严格又严格的控制档案室所有的原始文件的出库借阅制度，继续大力度的收集所有与企业有关的各类各种往来文件、文字以及项目资料，要继续实施档案室掌握公司印章使用动态的职能和作用，同时留取管理印迹，与其他管理机构与管理人员并轨多重管理参与管理，必须做到动则有痕迹、查其有证据、说话有依据、办事讲规矩、档案是证据、管理重实据的档案工作原则。要对所有档案室的人员实施保密教育和保密管理培训，使其明确的知道其岗位和职责的重要性和特殊性，要必须做到档案管理的专业性和专一性，必须做到只讲原则、不听原因、不管客观、只讲主观严肃性，文件一但出档必须跟踪管理，按时追缴收档。
珠拉公司档案管理程序
1.目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2．职责：
2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。
2.2财务档案（包含各类合同）由档案室统一管理，使用时，由财务计统部指定专人调档。
2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理，档案室提供存放点。
3．流程： 3.1档案分类：
3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内、外部文件。
3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。
3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。
3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评、辞职等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、签订的合同、客户档案、市场调研资料等。
3.1.6对外联络档案：即公司在项目报批、报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。
3.1.7声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保留价值的、以音像或图象记录成电子档案，并配有文字说明的历史记录。
3.2 具体管理： 3.2.1 立卷归档： A．流程：
各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为基建档案在财务档案在会单位工声像档一个归档周期。各竣工决算工计年度终了程预决案的归部室资料员在逢作完成后两后，暂由财务算可在档时间偶数年的6月底，个月内归计统部保管3清尾款同文书将前两年形成的档，项目前年后再存放于后半年档案，文件整理后向图期资料一年图书档案室，内归档书档案室移交后归档。
B．要求：
a.各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份；移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份（移交清单即文件清单）。
b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。
c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等,复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。
d.各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。
a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文 件、大事记等；
b）人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等；
c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；
d）财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》
e）审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等；
f）经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；
g）设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各项目往来文件（传真、工作联系函等）施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。
h）对外联络部：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。客户服务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度 调查及分析记录等。
3.2.2 整理上架： A.流程鉴定：对各部室移交的档案，图书档案组卷：通过鉴定的文件材料严格按室档案员要重新审查其价值性，并剔除规定排列、打号、装订、著录并制无保存价值的文件材料。作卷内目录，组成案卷。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，造册：制作全引目录和案卷目录，一般小号在左，大号在右，自上而下,形成保管清册。
B．要求：
a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。
b.不同保存价值的文件应分开组卷。
c.凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。
d.文件材料装订前应剔除金属物。
e.图纸采用手风琴式折叠法，规格为 30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。
3.2.3 保管： A.库房管理：
a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架； b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房 或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；
c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；
d.随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在 140C200C，相对湿度 5065；
e.档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动；
f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；
g.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；
h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。
B.流动中的安全防护：
a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；
c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印； d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。
3.2.4 提供利用： A．加强基础工作：
a．编制必要的全引目录和案卷目录，为档案使用者提供必要的检索工具；
b．安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率； c．开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。 B．开展查借服务： a．借阅：
a）公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；
b）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；
c）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；
d）借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。 b．借出： a）档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。
b）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部 门主管同意后，方可借出；
c）借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。
c．复印：
a）档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意； b）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。
3.2.5 销毁：
A．流程：图书档案室档案复查结果上报图书档案室档案员将确员每两年对已到人力资源部经认销毁的档案材料登记保管期限的档案理审批在《档案销毁清册》上，资料进行复查并组织销毁。
B．要求：
a．准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管； b．批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。
c．档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。
4．相关文件：
4.1《珠拉公司档案管理规定》 4.2《珠拉公司档案管理流程》 4.3《珠拉档案管理制度》 5．相关表单：
5.1 文件清单/移交清单
5.2 档案借阅登记表（借出时间、文件名称、份数、借阅人、批准人、经办人）；
5.3 档案查阅登记表（查阅时间、文件名称、份数、是否复印、查阅人、批准人、经办人）；
5.4 档案销毁清册编制（时间、名称、序号、备注、监销人）。
公司档案管理流程方法
第一条管理部门
1、文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本。
第12篇：档案管理规定
档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加强档案管理，规范档案管理工作，更好地收集、保管和利用各类档案资料，为公司经营管理服务，制定本规定。
第二条 本规定所称的档案是指公司在各项工作中形成的、具有查考利用价值的各种文字、统计报表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是公司的一项基础工作，是维护公司合法权益、防范金融风险、记载历史真实面貌、保证各项工作正常运转的必要手段。
第四条 公司档案管理实行“集中管理、分层保管”的原则。公司设档案室，配专职档案管理员；各部室设置档案柜，配专兼职档案管理员。
第五条 公司所有内设机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。
第六条 档案资料的收集、审核、修整、整理、移交、归档须列入有关人员岗位职责，部室负责人对档案工作负有领导责任。档案工作落实情况须写入所有内设机构和全体员工的工作总结与工作安排并纳入公司绩效考核。
第二章 公司档案管理 第一节 归档内容
第七条 归档内容
凡是能够反映公司经营活动状况、具有查考利用价值的资料，均应移交公司档案室集中管理。归档内容详见《公司归档文件一览表》（见附件一）。
公司档案室保管的一级门类档案分为文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、声像档案、实物档案六类。
第二节 归档时间
第八条 经办人员应随时将办理完毕的具有保存价值的档案资料移交给部室兼职档案员，并做好交接记录；公司档案管理员每周五集中接收各部室档案管理员移交的归档资料，具体规定如下：
（一）文书档案
合同（协议）、贷款时效、判决书、调解书等重要文书，必须于公司用印后2日内移交公司档案室。因合作方的原因，材料不能及时返回，最迟不得超过7个工作日归档，最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。
收发文、总裁办公会议记录（纪要）、专业委员会会议记录（纪要）等资料，秘书于次年3月31日前移交公司档案室。 董事会、监事会、股东大会相关资料由总裁办秘书于材料形成后5个工作日移交公司档案室。
（二）会计档案
会计档案的二级门类包括：自主业务会计档案、贷款业务会计档案、临柜会计档案和其他会计档案。 自主业务会计档案，每月及时整理、装订会计凭证、科目余额表和发生账；按季装订柜台每日报送的清退业务报表；按年装订财务报表、银行对账单等会计资料，隔年于1月31日前移交公司档案室。
贷款业务会计档案，由贷款财务部负责立卷，贷款财务部内部指定专人负责贷款业务会计档案的日常管理工作，贷款财务部负责人对贷款业务会计档案管理工作负责。
贷款财务部每日根据业务处理情况，及时将贷款项目原始凭证粘贴在贷款项目记账凭证后，防止遗失和散落。《资金贷款分配/兑付项目通知单》、《贷款项目资金运用付款通知单》、贷款项目清算报告复印件作为贷款项目原始凭证，也粘贴在贷款项目记账凭证后。
贷款财务部每日应及时整理贷款项目原始凭证及记账凭证；每月应及时整理贷款业务资产负债表、贷款业务利润及利润分配表、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表、银行存款余额调节表、银行对账单；每年应及时整理贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账。
贷款项目完全清退3个月内，贷款财务部应将以下资料归档：贷款项目原始凭证与记账凭证、贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表。贷款财务部按贷款项目单独建立档案盒，并逐盒归档。
对于存续期超过3年的贷款项目，以3年为周期进行立卷归档，直至贷款项目完全清退。 为方便贷款业务会计档案的查阅和使用，贷款财务部形成的存续期在3年以内（含3年）贷款业务会计档案由贷款财务部保管，存续期超过3年及完全清退但尚不够销毁年限的各类贷款业务会计档案，应及时移交公司档案室保管。
理财中心柜台事中监督员于营业次日9：00前将前一天发生的需交接的业务文书、单据凭证、报表等整理完毕后交接至合规风控部事后监督员。
合规风控部事后监督员于次年年初将上一年结束的合同文书类档案、凭证类档案、报表类档案及其他需要归档的档案向公司档案室移交。
柜台存取款凭条隔年于1月31日前移交公司档案室。
归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。
（三）业务档案
业务档案的二级门类包括：自主业务档案和贷款业务档案。
业务档案的收集、交接、审核、整理、管理等按照本办法和《业务档案管理暂行办法》执行。
（四）科技档案
基建档案：固定资产、基建、工程项目资料在工程竣工验收结算后5个工作日内移交公司档案室。 电子档案：财会、业务数据年备份用的光盘、硬盘，于次月前5个工作日内移交公司档案室。 归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。
（五）声像档案
声像档案于摄录完成后5个工作日内移交公司档案室。最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。
（六）实物档案
实物档案取得后立即移交公司档案室。
第三节 归档要求
第九条 归档资料应为原件或能够反映公司经营活动状况且具有查考利用价值的复印件，要求字迹、印章清晰，内容填写完整。
第十条 归档资料产生部室对移交公司档案室前归档资料的真实、完整、有效和保密负责。 第十一条 归档资料应体现公司经营活动的系统性和完整性。
第十二条 各部室经营活动形成的档案资料原件，必须及时移交公司档案室集中管理，任何人不得据为己有或长期个人保存，任何部室或个人不得擅自毁损保管的档案资料。
第十三条 部室档案管理员根据公司业务管理流程在向其它部室或公司档案室移交档案资料前，对于以后工作中经常使用的档案资料，部门应复印或扫描一份留存。
第十四条 经办人移交归档资料前应对不符合要求的归档文件资料进行必要的修整，包括对破损文件进行修裱、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大的文件进行折叠等。
部室档案管理员有权拒绝接收不符合上述要求的归档文件资料。
第十五条 经办人向部室档案管理员移交档案资料时，交接双方必须履行交接手续，交接记录一式两份，经移交人、接收人双方签字确认后，交接双方各执一份永久保存。
第十六条 部室档案管理员向公司档案员移交档案资料时，应保证归档材料整理规范，目录内容登记正确、完整，符合公司归档要求。未达到归档要求的，公司档案员有权拒绝接收，待整理合格后再接收。交接双方必须履行交接手续，交接记录一式两份，经移交人、移交部室负责人、接收人三方签字确认后，交接双方各执一份永久保存。第十七条 各部室负责人必须认真做好本部室档案的归档、保管等管理工作，保证经营活动档案资料齐全、归档及时、保管有序。
第四节 档案整理
第十八条 各部室移交档案室的档案资料，由公司档案管理员以部室为单位分类保管，次年3月进行整理。
资金贷款成立档案，由合规风控部事后监督员进行整理。 会计档案，由计划财务部和贷款财务部档案管理员进行整理。 第十九条 整理原则 以“件”为单位进行文件整理，即将归档资料以“件”为单位进行分类、排序、编号、编目、装盒，使之有序化。
第二十条 档案整理具体工作包括：
（一）文件修整
主要是对归档文件资料进行进一步的修整，包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制等。
（二）文件装订
文件装订的目的在于从实体上最终确定“件”的形态，起到固定文件页次、防止文件张页丢失的作用，便于归档后保管和利用。
1、排序：将单份文件作为一“件”，将诸如正文与定稿、批复与请示、转发文与被转发文等由多份文件构成一“件”的材料按照要求进行排序。
2、装订：将“件”内的诸页文件左、下侧对齐，选择装订用品和装订方式，如：不锈钢夹、浆糊及胶水粘贴、无酸纸封套等。装订必须符合档案保护的要求，尽量保持文件原始面貌。
（三）文件分类
归档文件的分类采用复式分类法，即保管期限—年度—机构（问题）分类法，先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构（问题）分类。
（四）文件排列
1、排列原则：坚持“事由”原则，即将同一事由的相关文件排列在一起。“事由”指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。
2、排列方法：将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。在分类方案的最低一级类目中按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
（五）文件编号
1、件号：指室编件号，即归档文件在分类方案的最低一级类目中的排列顺序号。如采用“保管期限—年度—机构”分类，室编件号就应在同一保管期限同一年度的一个机构内从“1”开始逐件流水编号。
2、编号项目：在文件首页上端居中的空白位置用红色印油加盖归档章并按照项目内容填写相关内容，包括：收文日期、收文编号、全宗号、机构或问题、年度、保管期限、室编件号等。
（六）编制归档文件目录
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。编制目录以“件”为单位进行，一件体现为一条条目。编制完毕按不同保管期限装订成册。
（七）归档文件装盒 归档文件按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件严格按照件号的先后顺序装入不同的档案盒中，并与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
1、装盒要求：视文件的厚度选择适宜的档案盒；不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒；同一事由的文件不一定装在同一档案盒中。
2、填写档案室盒脊内容：包括全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。
3、填写备考表：包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
第二十一条 公司档案管理员于次年5月末前将上一年度的档案资料全部整理完毕，装盒归档保存。
第二十二条 为便于查询，公司档案管理员将每一份档案材料的有关内容输入微机，并校对、编辑、打印《归档文件目录》。
第五节 档案保管
第二十三条 保管期限
依据档案类别与内容，公司档案保管期限划分为永久、长期和短期三种。凡是反映公司主要业务活动和基本历史面貌的、对公司的建设和历史研究具有长远利用价值的档案应永久保存；凡是在一定期间内对公司具有利用、查考价值的，应酌情确定长期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具体的业务文书，法律、行政法规有明确规定的，按规定执行。
第二十四条 保管要求
（一）档案要按类别不同分别摆放，同类档案依保管期不同分别按顺序排列。
（二）公司档案管理员每季对库藏档案进行清查核对，保证账物相符，对破损和载体变质的档案及时修补或复制。
（三）档案室必须保持良好的环境条件，具备防盗、防光、防潮、防尘、防火、防虫、防有害生物、防污染等防护设施。库房温度要控制在14℃至20℃之间，相对湿度要控制在45%至60%之间。
（四）档案室内禁止吸烟，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他杂物等。
（五）档案室禁止无关人员擅自出入，禁止任何外来人员入内。
第六节 档案利用
第二十五条 查阅档案限于公司正式员工。
第二十六条 查阅档案必须履行登记审批手续，由经办人填写档案查(借)阅登记表，由有权审批人批准后方可查阅。查阅、复印、借出档案材料，须经部门负责人、分管总裁、公司审批人批准；电子复制须经部门负责人、分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准；取走原件，须经部门负责人、分管总裁、财务部负责人及分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准。理财中心和合规风控部事后监督员保管的资金贷款推介材料和财会档案在未归入档案室之前，也必须建立档案查阅登记簿，履行登记审批手续。 第二十七条 查阅档案只限在档案室内，如需借出，必须经公司相关审批人批准，并由公司档案管理员本人携带。
第二十八条 查阅密级档案必须经公司审批人批准，并严格限定查阅页数、范围。 第二十九条 查阅的档案不得拆卷、删改、涂抹、损坏。
第三十条 档案资料阅后归还时，公司档案管理员必须仔细检查核对有无缺页、损坏，并及时做好记录。复印的废损档案，必须及时销毁。
第三十一条 外单位人员来公司查阅档案时，必须持单位介绍信或司法机关证明，经公司审批人批准后，由公司有关部室指定专人代为查阅后，为其提供所需内容。
第七节 档案鉴定和销毁
第三十二条 公司应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在公司负责人的领导下，由办公室、审计部和相关部室组成鉴定小组共同进行，对确无保存价值的档案，进行登记造册，经公司董事长批准后销毁。
第三十三条 档案管理部门编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
第三十四条 销毁档案时，要严格执行保密规定，由公司负责人指定专人负责监销，防止档案遗失或泄密。销毁完毕，销毁人、监销人要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。
第三章 部室档案管理
第三十五条 归档内容及要求
部室档案包括以本部室为主要责任者形成的或其他部室向本部室移交的应归档案室保管资料的原件或复印件，以及其他对本部室处理业务有一定参考作用的资料等。
经办人员在业务发生后，应立即将相关资料复印件留存，并将原件及复印件一并归给部室档案管理员。由部室档案管理员按公司规定的归档范围及归档程序移交给公司或有关部室及建立部室档案。部室档案原件及复印件均可。
第三十六条 各部室档案柜保管的资料按业务类别分类，以户为单位，按时间顺序排列，业务人员负责所经办业务档案资料的更新与保管，部室档案管理员负责建档登记，并定期检查复核档案目录与材料是否相符，同时负责对外查阅的登记事宜；部室负责人负责检查档案是否完整，监督本部室档案管理工作。部室负责人应保证本部室档案管理员每周整理档案的时间。
第三十七条 部室档案利用应填写《档案利用登记簿》，经部室经理批准后，方可查阅。 第三十八条 各部室档案资料的保管期限为业务结束后2年，个别档案根据业务需要适当延长保管期限。各部室档案管理员应在每年三月份前对已超过保管期限且无保存价值的档案资料登记造册，报部室负责人审核，经公司审批人批准后，由公司组织进行统一销毁，公司委派相关部室及人员进行监销。
第三十九条 部室档案管理工作由办公室及审计部负责监督检查。
第四章 归档督办与复核
第一节 归档督办
第四十条 部室档案员应随时提醒督促业务人员将办理完毕的业务档案进行收集、整理、归档。 第四十一条 部门负责人应根据部门业务办理情况，督促并检查业务人员对应归档资料进行收集、整理、归档；监督检查部门档案员的工作及部门档案的管理情况。
第四十二条 公司档案管理员要对各部室归档工作进行监督、催办。每月初根据上月用印情况汇总应归而未归档案明细，在公司办公平台上进行公示，将公示结果计入合规绩效考核，进行扣分管理。
第二节 归档核对
第四十三条 各部室档案员应对归档文件进行复核，保证每份文件字迹、印章清晰，内容完整，无遗漏事项，三级签字齐全。
第四十四条 各部室负责人对归档文件进行初步的审查，确保其完整齐全，无缺失。 第四十五条 公司档案管理员要与相关部室配合，对各部室归档情况进行检查与核对。
公司档案管理员将已归档明细与印章管理员的用印文书登记表进行核对，查找已用印但未归档文书，做好登记与催收。以上核对每月进行一次。
公司档案管理员将已归档明细与审计部综合统计员业务发生额表进行核对，逐笔业务核对档案归档情况，做好登记与催收。以上核对半年进行一次。
第五章 罚则
第四十六条 合规绩效考核结果与工资挂钩，未按照公司规章制度要求及时归档或归档有误的，由人力资源部对相关责任人进行处罚。
第四十七条 凡未及时归档、未及时备份、擅自修改档案、擅自借阅档案以及保管不善造成档案损坏或丢失，给公司造成影响或损失的，视情节轻重，追究有关领导和当事人的责任。
第六章 附则
第四十八条 公司档案管理工作由办公室负责，设档案管理员，负责公司档案的具体管理工作；理财中心和贷款财务部专门配备档案柜，分别负责自贷款计划成立至贷款项目清退期间的资金贷款推介档案和财会档案的管理；部室设（专）兼职档案管理员，负责本部室档案的管理工作。
第四十九条 公司各级档案管理员必须执行公司保密规定，加强责任心和保密意识，禁止泄漏档案秘密。
第五十条 公司业务档案管理同时适用本办法和《业务档案管理暂行办法》。
第五十一条 公司贷款业务会计档案管理同时适用本办法和《贷款业务会计档案管理暂行规定》。 第五十二条 理财中心柜台事后监督档案管理同时适用本办法和《理财中心柜台事后监督档案管理暂行规定》。
第五十三条 根据公司业务发展需要，新开办的业务品种所需的档案资料在《公司归档文件一览表》中另行增加。
第五十四条 本规定自公布之日起执行。
第五十五条 本规定由公司办公室负责解释与修订。
第13篇：档案管理规定
档案管理规定
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。 第一节 档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二节 档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、经营类
5、工程类
二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。
三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。第三节 机要档案
一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：
二、划分标准： 绝密档案包括：
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。 机密档案包括：
1、财务资料；
2、公司重要会议纪要；
3、公司经营情况；
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；
5、技术资料；
6、金额在10万-100万元的合同。秘密档案包括：
1、重要项目资料；
2、项目合同协议。第四节 档案装订
一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节 保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：
一、永久保存：
1、公司章程；
2、股东名簿；
3、股东会、董事会、监事会会议纪要；
4、公司证照；
5、各级批文；
6、印鉴；
7、公司年度经营计划；
8、公司年度经营总结；
9、年度财务报表；
10、技术资料；
11、不动产所有权状及其他债权凭证；
12、人事资料；
13、大型活动图片、音像资料；
14、其他核定须永久保存的文书。
二、十五年保存：
1、会计凭证；
2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存：
1、期满或解除的合同协议；
2、完结后的项目方案；
3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存：
1、部门工作计划及工作总结；
2、完结后的部门请求报告；
3、完结后无长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节 保管部门
一、财务专项机要档案由财务部负责保管。
二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。
四、其他档案均由总经办指派专人保管。第七节 档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。
三、合同协议应在签订之日移交总经办。
四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。
六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。
七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。第八节 档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节 档案销毁
一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。
三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。
五、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。第十节 其他
一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。
二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。
三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。
五、以上表格均由总经办统一编号。
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案
第14篇：城市建设重点工程档案管理的思考
城市建设重点工程档案管理的思考
摘 要：本文针对城市建设重点工程项目日益增多的局面，阐述了城市建设重点工程的主要特征及其档案的特点，指出了当前城市建设重点工程档案工作存在的主要问题，并提出了加强城市建设重点工程档案管理工作的相应措施。
关键词：城市建设； 重点工程； 档案
1前言
城市建设重点工程档案是城市建设的 历史 记录，是重点工程的真实写照，是项目日后进行维修、管理、改建、扩建等工作的重要依据。近年来，随着城市建设步伐的加快，重点工程项目逐年增多，为保证重点工程档案收集的完整性与及时性，各地方相继出台了一些重点项目工程档案管理的 法律 法规，并开展了一系列的业务指导、执法检查等工作，但由于诸多原因，重点工程档案的现状不容乐观，存在着许多不规范、不完整的地方，将直接影响到项目日后的运行、保养、维修与改扩建。如何保证重点工程档案的真实、准确与完整，是工程档案工作者面临的一项艰巨任务。
2城市建设重点工程的主要特征及其档案的特点
2.1城市建设重点工程的主要特征
一般来说，城市建设重点工程是指列入了各级政府 发展 规划，已取得各级政府计划、财政等管理部门批准、计划重点投资的、甚至政府部门直接参与建设、管理的城市建设工程。这类工程的明显特征是：（1）投资大，且多以国家投资为主。如市政道路桥梁工程、公用事业工程等。（2）工期长，工期要求准确，且工程意义重大。一项重点工程的建设周期，少则一年，多则几年，且很多重点工程要求在某个具体的重大事件或重大节日前需完工。（3）参建单位多，涉及部门广。以市政道路工程为例，仅地下管线就包含给水、排水、电力、通讯、燃气、热力、电视光缆等，地面工程包括路基、路面、绿化、亮化等专业工程。（4）备受各级政府领导高度重视，有的甚至是领导亲自“挂帅”。因为很多重点工程属于政府领导的“形象工程”、“政绩工程”、“献礼工程”或为老百姓办的“实事工程”，重点工程的建设对推动当地 经济 发展具有十分重要的现实意义。如株洲市快速环道（中环大道）工程，它既是株洲市重点工程，也是湖南省重点工程，1999年就列入国家财政预算专项资金项目笼子。它由“五路三立交二大桥”组成，全长32.79km，于1999年10月动工，2006年11月竣工，总投资23.8亿元，参建单位多达四十多家，涉及建设、设计、监理及道路、桥梁、管线、绿化、附属工程施工等众多单位，建成后对株洲的经济发展乃至长株潭经济一体化起着巨大的推动作用。（5）投资主体呈多元化
趋势。重点工程建设在继续保持国家投资、地方财政投资快速增长的同时，还吸引了大量的外来资金和民营资金参与。如株洲市红港大桥（湘江五桥）工程就采用B0T建设模式，株洲市荷塘区新塘东路的建设采用储备土地融资方式。
2.2城市建设重点工程档案的特点
城市建设重点工程档案是一条重要信息链，贯穿工程项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映，对工程建设具有很强的现实指导作用，是项目日后维护、管理等工作的重要依据。它具有以下几个特点：（1）档案数量多、载体多样、保存价值高。（2）涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就影响档案材料的完整性。（3）形成时间长。由于重点工程建设工期长，因此在建设过程中各种文件材料的形成积累、归档的时间也相应较长。（4）门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。如涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、建设施工、设备、管道安装等不同专业，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。
3当前城市建设重点工程档案工作存在的主要问题
3.1档案意识薄弱，管理制度不健全
当前，许多参加重点工程建设的单位档案意识薄弱，对工程建设档案工作缺乏应有的重视，在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想，没有认识到重点工程档案是项目建设和管理的重要依据，缺乏历史责任感。特别是在施工阶段，由于施工任务重，参建单位往往比较重视工程建设的进度、质量、资金等问题，而忽视了档案工作，待到工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收。这种“秋后算帐”的工作方式，致使工程档案的成套性、准确性、真实性得不到保障，从而影响到日后该工程档案的利用。另一方面，重点工程档案管理机制不完善，没有形成有效的管理 网络 。一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清，缺乏配合与沟通，造成资料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完整得不到保证，直接影响了工程档案的收集归档工作；二是档案人员职责不清，档案资料流向网络不健全，使得工程建设中人员变动导致人走档走、人走档案无人做的现象出现，影响了档案工作的质量；三是一些地方档案管理部门针对重点工程档案管理工作虽然制定了规章制度，但在执行上却存在“软”的现象。
3.2档案工作人员业务水平不高
在重点工程建设中，档案工作人员一般是新同志多，工程技术人员多，有的甚至临时抽调，身兼数职，没有经过专业培训，缺乏工程档案知识，很难适应重点工程档案管理工作的需要。另一方面，档案管理人员由于缺乏应有的工程技术知识或档案专业知识，文化水平不高，且人员又不固定，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等问题，严重影响了工程档案归档
质量。
3.3档案质量存在较多缺陷
很多重点工程在建设期间都是由各级政府职能部门抽调人员临时组成“工程建设指挥部”，“工程指挥部”缺乏经过培训的专门的档案资料员，工程完工，“指挥部”解散，管理权限移交。因此，工程施工过程中产生的档案资料可能得不到足够的重视。所以报送的重点工程档案成套性差，准确性、真实性、完整性不够，普遍存在着材料归档不齐、内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整。这些现象直接导致重点工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。
3.4档案资料移交不及时
城市建设重点工程档案往往存在着验收归验收，移交却成了老大难的问题。以株洲市为例，目前，对于一般工程档案的移交有了一套行之有效的、完备的行政程序来制约。从政务中心窗口报建到工程竣工验收，这些环节如果没有城建档案管理部门的认可，就不能最终完成。而对于重点工程，这套程序就难以产生强有力的制约作用。因为重点工程中有很多是地方领导的形象工程、政绩工程或年度实事工程，工程报建与验收手续在领导的批示下，往往可以一简再简，因此给城建档案管理部门收集该类工程档案造成了一定的困难。有的说只有一套资料，有的说要等审计结果，还有的说要交只有复印件，凡此种种，说白了，就是不愿意将竣工资料移交
给城建档案馆。如株洲市 体育 中心工程，总投资7.1亿元，2006年6月底竣工，至2009年3月底其竣工档案还未移交至市城建档案馆；株洲市河东城区中心段堤防及沿江景观道路工程，总投资1.3亿元，2007年11月底竣工，至2009年3月底其竣工档案尚未移交市城建档案管理部门。
4加强城市建设重点工程档案管理工作的措施
4.1提高认识，加强领导，完善工程档案工作机制
档案行政管理部门与城建档案管理部门要采取多种形式，加大宣传力度，组织参建单位领导和员工认真学习《档案法》及有关重点建设项目的 法律 法规，向工程“挂帅”的地方行政领导宣传工程档案的重要性，并用典型事例晓之利害关系，不断提高地方领导、参建单位领导及工作人员对重点工程档案工作的思想认识，促进工程档案系统、完整、准确、规范、及时归档。同时建设单位在工程建设过程中，要建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案 网络 管理机制，明确一位项目主管领导主抓项目档案工作，使整套工程档案在建设全过程都处于受控状态中，确保项目档案的完整与齐全。
4.2加强业务指导与培训，寻求工作质的突破
城建档案管理部门在获取重点工程计划安排信息后要主动出击，与建设单位或“重点工程指挥部”取得联系，要根据项目的实际情况制定出操
作性较强规章制度，提出具体的档案收集、整理、移交、验收等工作要求。在工程建设过程中，经常下工地进行档案资料工作的检查和指导，确保工程档案规范、完整与及时归档。针对工程档案工作人员业务水平不高的问题，档案管理部门应加强对工程资料员的工作指导与培训。一方面帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，掌握业务技能，提高业务水平；另一方面促使工程项目档案工作人员相对稳定，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。在这方面工作中，长沙市城建档案馆积累了丰厚的工作经验。近几年来，该馆已成功开展了九批次长沙地区建筑工程资料员培训工作，培训工程资料员数百名。2000年，该馆以五一路改扩建工程为突破口，迅速打开了重点工程档案管理工作的新局面。一是主动介入，得到市级领导的工作支持；二是深入施工单位和工地，对参与施工的23个单位、27个项目进行了77人（次）的业务指导，严把质量关；三是对参建单位提出该项目档案的具体要求，在预验、整改和验收工作中全程跟踪，确保资料完整与及时归档。
4.3实施同步跟踪管理，确保工程档案完整准确
城市建设重点工程的主要特征决定了其档案工作必须实行同步跟踪管理，要做好同步跟踪管理必须做好以下几方面工作：一是工程指挥部和各参建单位要建立健全工程档案管理制度，建立档案管理网络，明确工作人员及工作职责；二是运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点工程档案的编制质量，将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与 经济 挂钩，确保竣工档案的形成质量；三是档案管理部门
要深入施工现场进行跟踪指导服务，随时了解工程进度及现场施工文件材料的形成情况，要定期或不定期检查，发现问题及时解决；四是工程管理或质量管理部门进行项目阶段审查验收时，要有档案管理部门人员参加，同时检查指导工程档案工作，把工程档案的质量视同工程质量的一部分；五是参建单位及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项，不要等到整个工程全部竣工时“算总帐”。
4.4运用行政监督手段，确保重点工程档案及时归档
由于重点工程存在着一些特殊性，通常的行政程序对其难以产生有力的制约，因此，城建档案管理部门要主动介入，掌握工作的主动权。一是要经常深入下去，对建设单位、施工单位的工程档案工作进行业务指导、监督和检查，促进重点工程档案各项管理工作的落实，为日后顺利接收竣工档案铺平道路；二是根据相关法律法规和文件要求，与建设单位或工程指挥部签订重点工程竣工档案验收移交协议，规定其在工程竣工时，工程档案必须要有档案管理部门验收，工程方可竣工验收，竣工后一定期限内必须向城建档案管理部门报送竣工档案，以确保重点工程档案的顺利归档；三是对少数工作不配合的单位，采用必要的、有力的、“硬”的行政执法手段，迫使其移交竣工档案。
总之，抓好城市建设重点工程档案管理工作，不仅需要档案管理部门认真做好监督指导工作，而且还需各相关单位密切配合，形成齐抓共管的良好环境。重视并做好城市建设重点工程档案管理工作，一定能为城市建设发挥更好的社会效益与经济效益。
第15篇：企业档案管理规定
企业档案管理规定
（2002年7月22日发布 2002年9月1日起施行）
第一条 为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。
第二条 本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条 企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条 企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条 企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
第六条 企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条 企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条 归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条 企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
第十条 企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条 企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条 企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条 企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
第十四条 企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。
第十五条 企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
第十六条 企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
第十七条 国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》做好档案的处置工作。
国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第16篇：人事档案管理规定
【2010】第12号
人事档案管理规定
各单位、部门、子公司：
为建立健全人事档案，加强对人事档案的管理工作，充分发挥其实用价值，使人事档案工作走向规范化、制度化，特制订本规定如下：
一、人事档案管理的基本要求
1.人力资源部档案科负责人事档案工作的归口管理。
2.档案科为每个员工建立独立的档案。
3.人事档案为个人隐私，管理人员要为其保密，违者严肃处理。
4.人事档案相关信息需要建立电子档，以便查询。
5.负责人要及时为新进员工建立和更新人事档案。
6.非本人因工作需要查阅档案，须经相关领导批准。
7.档案袋要编好档案号，在档案盒上要填写好档案袋里面所装材料。
8.人事电子档案需要建立数据库或可查询EXCL表格。
9.本人有权查询和增添自己的档案材料，外人查询时需经人力资源部长或相关领导同意方可查询。
二、人事档案内容
1.身份证、学历证书、学位证书、计算机级别证书、外语级别证书、特种工作人员操作证书、初（中、高）级职称证书、专业技术人员从业资格证书等证件的复印件。
2.《人员信息登记表》、《安置卡》、《岗位调动表》、《培训记录表卡》、《劳动合同》、《报到证》等。
3.鉴定、考核、考察材料。
4.奖励材料。
5.处分材料。
6.招用、调动、聘用、复员退伍、转业、出国、退休、退职等材料复印件。
7.其他可供参考的材料。
8.人事电子档案内容包括：姓名、性别、出生年月、政治面貌、家庭住址、户口所在地、现住址、联系方式、应急联系人、应急联系方式、入司时间、转正时间、部门、岗位、学历、学位、专业、职称、签订合同日期、续签日期、终止日期、办理保险日期、转入日期、转出日期、离职时间、离职原因等。
三、人事档案的归档
1.新进员工在报到后及时把自己的相关资料和证书复印件交人力资源部，档案科及时建立档案。
2.中途产生的与个人相关的培训、调动、奖惩等材料及时入档。
3.离职员工在办理完离职手续后，离职材料及时入档。
本文件自发布之日起执行
备注：要求认真学习、传达、存档。2010年4月4日
第17篇：人力资源部档案管理规定
人力资源部档案管理规定
1目的及制定依据
为加强人力资源档案工作，促进人力资源档案工作为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规以及公司有关规定制定本规定。 2定义
本规定所称的人力资源档案，是指人力资源部在管理工作中形成的对企业有保存价值的各种形式的文档资料。
3分类
人力资源部档案分为招聘档案、培训档案、劳动合同档案、劳务派遣合同档案以及其他与人力资源管理相关的档案。
4人力资源档案管理
4.1人力资源部指定专门人员负责管理，公司档案现代化应与公司信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平，管理人员应提高档案意识，增强档案专业知识和业务能力，确保人力资源档案的完整、准确和安全。
4.2定期对档案进行收集、整理、分类、归档、统计工作，并按照公司有关程序提供利用工作。
4.2.1人力资源部负责对人事档案进行收集，各有关部门应积极配合。
4.2.2定期对人力资源档案进行系统整理、分类、统计工作，并用电脑记录保存。
3.3归档的文件资料应完整、准确、系统。文件书写和载体应能耐久保存。文件材料整理复核规范。归档的电子文件，应与相应的纸质文件材料一一对应。
4.2.3档案保管人员应遵纪守法，妥善保管人力资源档案，并对档案的安全性、完整性负责。
4.2.4查询、借阅人力资源档案须经其主管部门领导签字盖章，并履行人力资源部查询、借阅的手续方可进行。
4.2.5查询、借阅人力资源档案的手续以表格形式制定，查询、借阅人员须在表格上签字，并注明查询、借阅档案的事由、类型、日期
4.2.6借阅人须完整保存人力资源档案，不得改变档案的原有状态，否则按有关规定处理。
4.2.7借阅人员归还档案时，档案管理干部应仔细核查所归还档案的原有状态是否完整。并记录在案。
5档案的移交
5.1根据公司的有关规章制度以及部门职能的相应转变，人力资源档案应按有关手续移交到新的档案管理部门。
5.2档案移交后，原有档案管理干部应协助新的档案管理部门进行管理。6相关工作
对保管期限已满的人力资源档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经主管领导批准后进行销毁。
7法定义务
公司提供利用、公布人力资源档案，不得损害国家、社会和其他组织的合法利益。不得侵犯他人的合法权益。
8奖惩制度
8.1公司对在公司人力资源档案管理工作中做出突出贡献的人员予以表彰和奖励。
8.2公司建立人力资源档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，一发进行处理。
9本规定由行政中心附则解释。
第18篇：员工档案管理规定
员工档案管理制度规定
一、管理目的
1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
2、原则上公司所有的员工档案管理依本制度执行。
二、人员定义
公司所有员工划分为四种：
档案依据四种人员采取相应的管理。
三、档案文件定义
1．员工入职前及入职后提供的个人资料，简称员工个人资料。
、、、、、
及入职后补充的资料（如学历变更的证书复印件）
2．员工入职前及入职后需与公司签订的合同及协议。简称员工协议文件。 依据不同类人员有不同的合同与协议
以上，包括但不限于，所有入职人员都必须提供以上资料，并保证完整、齐全、真实、整洁。
四、档案收藏工具
在职人员每人使用一个档案袋，档案袋左上角贴上一片不干胶，并在不干胶上面使用黑色水笔清晰、端正的写上工号及姓名，工号写在姓名前面。档案袋之间以工号顺序排列。
五、档案管理细则
1、档案的封面： 在职人员的档案封面都要贴上一份《档案管理清单表》，依据档案内容作标注，即有则打勾。《档案管理清单》见附件一。
2、档案内容的放置顺序
不同员工的档案均分为两叠，第一叠为员工个人资料，第二叠为员工协议文件。这两叠资料按照以下顺序分别用回形针夹好。
员工个人资料：身份证→学历证书、职称证书、英语及计算机等相关证书→
员工协议文件：劳动合同→
→转正资料 →合同续签文件，若存在一些文件没有包括在内的如职务发生协议、户口调动申请等，则按照事件的发生顺序排放在员工协议文件的后面。
3、档案资料的规格
资料原则上以A4为标准规格，若规格比A4小的，则以上方及左边为对齐标准；若规格比A4大的，则超出部分折叠为A4规格。
4、在职人员管理权限
A类人员的档案除总裁有特别规定外，一律由人力资源总监保管；
B类人员中的部门经理及人力资源部成员的档案由人力资源总监保管，但人力资源总监的档案由其上级人员保管。
5、档案管理需建立电子档及给相关人员复印件的。
若员工协议文件有存在以下较特别的内容时，需建立电子文档以方便的查询及工作衔接，如果这些内容有涉及到第三方的，原则对方应保存一份复印件。 a) 薪酬福利，即在相关协议中约定特别的薪酬福利，如：住房补贴、探亲
假的车费报销、电话补贴、住房补贴（公司帮忙付房租的）、合同期满兑现的福利等，这些需复印一份给薪酬专员或人力总监并建立在电子文档； b) 竞业协议，需备注在电子文档并写明竞业的年限；
c) 个人有涉及到薪酬福利的申请如住房公积金缴费比例申请，需备注在电
子文档；
d) 培训协议，复印一份给培训专员，并把培训的后应增加的服务期及金额
备注在电子；
e) 签订其他特别相关协议的并有必要建立电子档或给第三方人员的；
6、复职人员及返聘人员
复职人员及返聘人员应把原先的资料抽调出来，单独一叠夹好并放入新的档案中，为了便于SAP管理，复职人员及返聘人员的工号与原先的一致。
7、离职人员档案管理
1、员工办理离职时，负责办理离职手续的HR应查看档案及电子档案是否有特别规定会影响到目前离职事宜或离职后的事项规定。若存在特别的规定应及时反馈给上级及相关人员。
2、离职人员离职时签订的协议、离职移交表、离职申请的相关文件应放入其档案。
3、每月初3号前对上个月离职人员的档案进行分列管理：
A类人员及B类人员中的部门经理的离职档案，用文件夹装好，文件夹第一张增加张清单，注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。如果人数不多以一年或半年为一个季度为宜，并在文件夹的侧面贴上离职的年月。A类人员的离职档案由人力资源总监保管，保管期限原则上为永久保管；
B类人员除部门经理外及D类中的顾问、科室的离退休返聘人员的档案，按月份归集，同样用原档案袋装好，以工号为顺序放置。在工号为第一个人的档案上面放一张清单注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期，侧面用一纸写上离职年月后，用一条绳子扎紧后再放入档案柜，保管期限至少为五年，十年为佳。
C类人员及D类的临时工、一线二线离退休返聘人员，他们的档案自离职日期起保管期为两年，按离职人员的月份抽出其档案逐份装订并放入统一的档案袋中，其档案袋封面贴上这些人的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。
六、档案借阅权限
1、员工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出人力资源部查阅时，应事先提交报告，说明理由，经人力资源部总监或分管领导批准后，严格办理登记手续，并按期归还。
2、任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。借阅档案人严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
3、若相关部门需要从档案中取证的，须分管领导批准后才能复制办理。
七、档案管理员的职责
保证员工档案的资料及齐全完整、安全保密和使用方便。
八、档案销毁
1、公司任何个人非经允许不得销毁员工的档案资料。
2、.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》交分管领导批准后执行。
3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
4、在销毁公司档案资料时，必须派人力资源部的其他人监督销毁。
制订：人力资源部
批准：
生效日期：
第19篇：档案管理规定(制度)
档案管理制度
1.总则
为加强xxxx档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，结合实际情况，特制定本制度。
2.档案建立
2.1建立健全学校各类档案，为学校领导，上级有关领导部门分析、总结、部署学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。学校确定一名校级领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等工作。
2.2 档案由教务处教务老师专人管理，学校校长具体负责并指导材料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等工作。
2.3 全面系统地建立健全学校档案、教职工档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教职工的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。
3档案立卷
3.1 档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合领导的统一要求。
3.2 卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”有资料一般以一年为限；注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
3.3 凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要决定是否留存。
4档案补充
4.1 教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、奖惩等材料要及时收入个人档案。
4.2 外来文件、函件由教务老师分类编号登记，提交校有关领导审阅后，即立卷归档。
4.3 校内印发的文件是档案补充的重点，将文件分类保存后，每期培训结束时，集中交档案人员立卷归档。
5档案查阅
5.1 校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经校长批准后方可到档案资料查阅档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经负责人仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出资料室。
5.2 技术人员借阅业务档案、学生学籍档案须经校长同意后方可借阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。
6档案保管
6.1维护好档案的安全,做好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防鼠、防高温工作,对损坏、霉变、散失的档案,及时采取修补、复制、收集等补救措施。
6.2 档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密；档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。
6.3每季度对档案进行检查,发现问题及时向领导汇报,确保档案安全与完整。
6.4档案管理员工作调整时，应履行交接手续。
7本制度自公布之日起施行，由教务处负责解释。
第20篇：员工档案管理规定
员工档案管理规定
第一章总则
第一条 为加强和规范员工档案的管理，根据《档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案工作条例》及《江苏省国信集团档案管理办法》等有关规定，特制定本规定。
第二条 档案材料形成部门和员工档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。
第二章档案管理人员职责
第三条 坚持四项基本原则，认真学习邓小平理论、“三个代表”重要思想和党的各项方针政策，努力提高政治思想水平。
第四条 热爱本职工作，忠于职守，认真负责地保管好员工档案。
第五条 钻研业务知识，熟悉收集、鉴别档案材料及整理档案的有关规定，积极主动做好员工档案材料的收集、鉴别、整理工作，及时登记员工职务、工资变动情况。
第六条 坚持原则，严格执行员工档案整理工作的有关规章制度，认真做好员工档案的查阅、借阅和转递工作。
第七条 做好员工档案的安全、保密、保护工作，不得泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案材料。
第八条 调查研究员工档案工作情况，制定和修订有关规章制度，搞好员工档案的业务建设和业务指导。
第九条 熟悉计算机基本知识，熟练掌握计算机操作技术，能根据人事工作的需要，建成员工档案管理信息数据库，并能定期进行分析、预测，为人事工作和领导决策提供优质服务。
第十条 工作调动时，必须做好档案、档案材料和业务文件等移交工作。
第三章员工档案材料的收集与补充
第十一条 明确收集范围，做好档案材料的收集与补充工作，为组织人事部门考察了解员工和正确选拔使用人才提供依据。
第十二条 员工档案材料的收集与补充工作，要本着实事求是的原则，及时收集反映员工政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作业绩等材料补充归档。
第十三条 建立档案材料收集网络组织，由员工档案管理人员牵头，组织网络成员共同收集档案材料，并及时补充员工人事档案的内容。
第十四条 形成员工档案材料的部门，应主动配合，积极支持，按要求将材料送交员工档案管理部门归档。
第十五条 员工档案管理部门发现有关部门送交归档材料不符合归档要求，应及时通知形成材料的部门补送材料或补办手续，有关部门应按规定认真办理。
第四章员工档案材料的送交归档
第十六条 主动送交员工档案材料归档是档案材料形成部门的职责和义务，任何个人都不得擅自保存档案材料，更不得据为己有。
第十七条 建立送交档案材料网络体系。各有关部门确定一名兼职的员工档案材料收集工作人员，及时收集、提供员工归档信息材料，保证送交文件工作的顺利进行。
第十八条 组织人事部门形成的档案材料，在形成后10天内送交档案管理部门；其他部门在材料形成后20天内送交归档。
第十九条 处级干部的材料送交一式两份，以备副本使用；其他员工的档案材料送交一份。 第二十条 有关部门的兼职员工档案员，按照员工档案归档范围，填写《收集员工档案材料登记表》一式两份，一并送交档案管理部门。档案管理部门应按照《收集员工档案材料登记
表》的项目，认真核对，检查无误后，签字盖章，一份留存备查，一份返回送交部门。
第五章员工档案材料的鉴别归档
第二十一条 对收集的员工档案材料，要认真鉴别，严格审核。对内容不实、字迹不清，不能真正反映甚至歪曲员工历史面貌、德才情况和现实的材料，不能归档；对重复、多余的材料，应清理出来；发现伪造、篡改的材料，要坚决清除，并对当事人严肃处理。
第二十二条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整齐全（主件、附件齐全，请示、批复齐全）、真实、文字清楚、对象明确。对残缺不全、头尾不清等不符合要求的材料，不能归入员工档案；对来源、时间和对象不明的材料要进行核实、补办手续后再行归档。
第二十三条 归档材料手续必须完备。凡规定由组织审查盖章的，须由组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字；对干部任免呈报表、录用、聘用审批表，必须注明任免职务的批准机关、时间和文号。
第二十四条 归档材料的载体一般应统一使用16K规格用纸，材料左边应留出2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写或用复写纸复写。
第二十五条 对应归档的材料，要严格按照台帐制度进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别视情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，经档案鉴定领导小组鉴定，组长签字后，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁员工档案材料。
第二十六条 员工档案的整理，应认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，做到完整、真实、条理、精练、实用。
第六章员工档案的保管保密
第二十七条 为确保员工档案的安全，保管员工档案的库房应满足公司《档案管理制度》
第六章的要求。
第二十八条 员工档案是公司重要机密，员工档案库房是机要重地，非员工档案管理人员不得进入档案库房，员工档案管理人员不准违反规定向他人提供档案或泄露员工档案内容。
第二十九条 严禁使用普通电话索取或提供有关员工档案内容，严禁任何人携带员工档案进入公共场所和娱乐场所。
第三十条 严禁任何人私存其他员工的档案材料，对私自保存、拒不交出，或者利用私存的档案材料进行整人的，应视情节轻重，予以严肃处理。
第七章员工档案的查借阅
第三十一条 查阅员工档案必须严格履行登记审批手续（由组织人事部门档案员经办）。查阅公司（处）级干部的档案，需由公司党委主要负责同志签署意见，加盖公章，到组织人事部门办理手续后，方可查阅。
第三十二条 持不符合查阅员工档案的联系信函，组织人事部门不予查阅员工档案，对因出国、出境、入党需了解其亲属情况的，组织人事部门可摘要提供有关证明材料。
第三十三条 查阅员工档案时，必须严格遵守保密制度和阅档制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、折叠、损坏员工档案材料。档案查借阅过程一般不应脱离档案管理员的视线。
第三十四条 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。确因工作需要从档案中取证的，必须经组织人事部门领导同意后，方可办理。复制的材料不得给无关人员观看，用毕自行销毁。
第三十五条 员工档案一般不外借（脱离档案管理人员视线视为外借）。特殊情况需要外借的，由借用单位写出借阅报告，经员工档案主管部门同意，报公司分管领导批准后方可借出，外借时间一般不超过三天。借阅的档案，要妥善保管，不得交无关人员翻阅，用完后应立即归还。
第三十六条 员工不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
第三十七条 查阅员工档案必须是中共党员，非中共党员领导干部因工作需要，必须了解
员工情况时，应由员工档案管理部门酌情介绍或提供所需了解的情况。
第八章员工档案的转递
第三十八条 转递员工档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通或派专人转递，不准邮寄或交员工本人自带。
第三十九条 转递员工档案必须统一使用“员工档案转递通知”，按所列项目详细登记，严密包封，加盖密封条并盖密封章。
第四十条 转出的员工档案必须完整齐全，并按规定认真整理，不得抽留材料分批转出。 第四十一条 接收档案的单位经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执返回，逾期一个月未返回执，要立即进行查询，以防丢失。
第四十二条 要防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。员工档案要随着员工解除劳动关系同时转递，凭档案转出证明办理有关劳动关系解除手续，否则组织人事部门不予办理。公司如未接到新进员工的档案，应及时向对方单位催要。
第四十三条 严格执行档案转递制度。造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等情况，应视情节和后果追究当事人和有关管理人员的责任。
第九章员工档案的检查核对
第四十四条 在档案接收、转出、借阅及日常工作中，要坚持认真检查核对，做到名册数量与档案实际数量相符，档案编号与摆放位置相符，档案目录与档案材料相符。做好档案接收、转出、变动情况记录，防止错收、漏转和错装等现象。
第四十五条 接收档案时，应检查是否属于本公司管理员工范畴，姓名、单位、职务等是否相符，档案内容是否与档案转递单所列材料项目相符，发现差错及时查对。转出档案时，应认真清点材料，注销名册，并办理转递手续。
第四十六条 接待阅档时，要先清点材料，后提供档案，收回档案时要清点后再归档。
第四十七条 每月检查一次借出档案归还情况，逾期未还者，要及时催还。
第四十八条 每年年底进行一次档案总核对工作，必要时可半年一次，将不该管的档案及时转出，应管的档案及时索要。
