人力资源部档案管理规定

人力资源部档案管理规定

1目的及制定依据

为加强人力资源档案工作，促进人力资源档案工作为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规以及公司有关规定制定本规定。 2定义

本规定所称的人力资源档案，是指人力资源部在管理工作中形成的对企业有保存价值的各种形式的文档资料。

3分类

人力资源部档案分为招聘档案、培训档案、劳动合同档案、劳务派遣合同档案以及其他与人力资源管理相关的档案。

4人力资源档案管理

4.1人力资源部指定专门人员负责管理，公司档案现代化应与公司信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平，管理人员应提高档案意识，增强档案专业知识和业务能力，确保人力资源档案的完整、准确和安全。

4.2定期对档案进行收集、整理、分类、归档、统计工作，并按照公司有关程序提供利用工作。

4.2.1人力资源部负责对人事档案进行收集，各有关部门应积极配合。

4.2.2定期对人力资源档案进行系统整理、分类、统计工作，并用电脑记录保存。

3.3归档的文件资料应完整、准确、系统。文件书写和载体应能耐久保存。文件材料整理复核规范。归档的电子文件，应与相应的纸质文件材料一一对应。

4.2.3档案保管人员应遵纪守法，妥善保管人力资源档案，并对档案的安全性、完整性负责。

4.2.4查询、借阅人力资源档案须经其主管部门领导签字盖章，并履行人力资源部查询、借阅的手续方可进行。

4.2.5查询、借阅人力资源档案的手续以表格形式制定，查询、借阅人员须在表格上签字，并注明查询、借阅档案的事由、类型、日期

4.2.6借阅人须完整保存人力资源档案，不得改变档案的原有状态，否则按有关规定处理。

4.2.7借阅人员归还档案时，档案管理干部应仔细核查所归还档案的原有状态是否完整。并记录在案。

5档案的移交

5.1根据公司的有关规章制度以及部门职能的相应转变，人力资源档案应按有关手续移交到新的档案管理部门。

5.2档案移交后，原有档案管理干部应协助新的档案管理部门进行管理。 6相关工作

对保管期限已满的人力资源档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经主管领导批准后进行销毁。

7法定义务

公司提供利用、公布人力资源档案，不得损害国家、社会和其他组织的合法利益。不得侵犯他人的合法权益。

8奖惩制度

8.1公司对在公司人力资源档案管理工作中做出突出贡献的人员予以表彰和奖励。

8.2公司建立人力资源档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，一发进行处理。

9本规定由行政中心附则解释。