办公室人员工作内容
2020-03-03 04:43:40 来源：范文大全收藏下载本文
办公室工作分工计划
工作内容
养老保险
（一）申报流程：
1、每月1-5日直接到养老保险所打上个月的明细表回来核对，按月申报缴费。
2、如上个月有员工离职或试用期到期，就填写增减表（例表1）一式两份盖交易公司章，到养老保险所给工作人员在系统里增减，增减完后拿一份回来留档备查。
3、试用期到期的必须经本人同意、公司领导同意方能参保。不愿意参保的填写承诺书。
4、新参保人员提供合同复印件（第一页和最后一页）和身份证复印件。
5、当月没做满一个月离职的当月不交，或员工要求交的按上班天数比例交纳。
6、核对无误后复印交财务付款。
7、财务付款后拿付款凭据到养老保险所开具发票回来，发票原件交财务，复印一份留办公室备查。
8、每年系数都有调整，必须及时调整补交。
（二）转移流程
1、带解除劳动合同证明复印件、身份证复印件到养老保险所申报转移。
2、当月缴纳金额完和先办理减员后才能办理转移。
3、转移地点报工作人员，打对账单出来，拿给养老保险所主任盖章。
4、对账单盖章后复印一份备查，寄给离司的员工本人，由他去其所在地的保险所同意接收盖章。
5、对方盖章寄一份回来交百色养老保险所。
6、不论对方接不接收都可以办理转移。 医疗保险
（一）申报流程：
1、每月1-5日直接到医保中心打上个月的“单位转账征集缴费通知单”和“应缴明细”回来核对，按月申报缴费。
2、如上个月有员工离职或试用期到期，就填写增减表（例表2）一式两份盖交易公司章，到医保中心给工作人员在系统里增减，增减完后拿一份回来留档备查。（交新增人员一寸正面彩照）
3、试用期到期的必须经本人同意、公司领导同意方能参保。不愿意参保的填
写承诺书。
4、新参保人员提供：交纳养老保险证明（上个月申报个人列表）、上月工资单（自己制作1500元/月）、合同复印件（第一页和最后一页）和身份证复印件，以上都要盖交易公司公章。
5、当月没做满一个月离职的当月不交，或员工要求交的按上班天数比例交纳。
6、核对无误后复印交财务付款。
7、及时打印欠费清单交财务转账，财务付款后拿付款凭据到养老保险所开具发票回来，发票原件交财务，复印一份留办公室备查。欠费三个月系统自动停保。
8、办卡费用（医保卡工本费）个人承担。
9、每年系数都有调整，必须及时调整补交。
（二）转移流程
1、带解除劳动合同证明复印件（解除劳动合同协议书）、身份证复印件一式两份到医保中心申报转移。
2、当月缴纳金额和办理好减员后才能办理转移。
3、转移地点口头报工作人员，打转移表出来并盖医保中心的公章。
4、转移表复印一份备查，寄给离司的员工本人，由他去其所在地的医保中心同意接收盖章。
5、对方盖章寄两份回来交百色医保中心。
6、对方医保中心必须同意接收方可办理转移。 失业保险
（一）申报流程：
1、每月1-5日填写“失业保险费申报表”、“年度职工个人缴纳失业保险费明细表”一式两份，盖交易公司公章到失业保险所，申报上个月缴费。
2、如上个月有员工离职或试用期到期，就填写增减表（例表3）一式两份盖交易公司公章，到失业保险所给工作人员在系统里增减，增减完后拿一份回来留档备查。
3、试用期到期的必须经本人同意、公司领导同意方能参保。不愿意参保的填写承诺书。
4、新参保人员提供合同复印件（第一页、第二页和最后一页）和身份证复印件。
5、当月没做满一个月离职的当月不交，或员工要求交的按上班天数比例交纳。
6、核对无误后复印交财务付款。
7、财务付款后拿付款凭据到失业保险所开具发票回来，发票原件交财务，复印一份留办公室备查。
8、每年系数都有调整，必须及时调整补交。
（二）转移流程
1、带新工作单位合同书、原单位解除劳动合同证明复印件、身份证复印件到养老保险所申报转移。
2、当月缴纳金额后才能办理转移。
3、办理转移必须有新工作单位劳动合同才能办理。
4、转移地点口头报工作人员，打对账单出来，拿给失业保险所主任盖章。
5、对账单盖章后复印一份备查，寄给离司的员工本人，由他去其所在地的保险所同意接收盖章。
6、对方盖章寄一份回来交百色失业保险所。
7、对方失业保险所必须同意接收方可办理转移。 保险证件、卡两领取管理
从养老管理中心领取回养老证、医保卡、失业证后对名单及数量做记录，个人领取做好领取登记记录。 人力资源报表管理
1、每天查看人力资源报表，及时更新。
2、人力资源报表每月5号前报董事长、总经理、总公司办公室。
3、人员变动表（月度）；
4、岗位异动员工花名册；
5、离职员工花名册； 招聘
（1）根据公司发展更新人才网招聘信息资料 （2） 招聘计划及实施细则。
（3）按部门需要或公司领导指示书面签呈。 （4）网上发布规范统一的招聘信息。
（5）现场招聘（人才市场招聘会、校园招聘会）：公司简介、易拉宝、宣传单、桌子、凳子、个人简历表、笔、相机、车辆、资金、人员。
（6）面试。初步面试—部门面试—总经理面试。 （7）面试结果通知
(8) 面试月度、年度数量、结果统计 入职
（1）当天录指纹，填招聘卷宗收集资料，将员工证件审核并复印留存，注明“原件已核”字样和审核人签名及日期。复印员工入职单一份交财务签收。
(2) 五寸相片上
（3）带领入职人员至用人部门报到墙
（4）考核入司，试用期满后填考核表及转正员工通知单（必须有领导签字），
复印后复印件交财务，让财务签收。
（5）试用期过后，申请转正及购买或不购买社会保险，征求员工是否缴纳社会保险，不交就填写承诺书。
（6）建立在职员工档案，分部门。
（7）应聘人员资料按个人档案袋归档备留。 （8） 聘用人员资料报相关部门。
（9）试用、转正、调岗月度、年度数据、结果统计 离（退）职
1、员工申请离职
（1）递交个人书面离职申请书
（2）部门领导签字，递交公司领导签字
（3）做好物品交接，填写离职卷宗（必须按手印、相关领导签字、盖交易公司章）
（4）辞职的书面签呈是否给与办理失业金领取 （5）解除劳动合同通知书复印件交财务签收。 （6）离职资料归档。
（7）第二日删除指纹，下月删除电脑系统离职人员信息 （8）工资与员工统一时间发放
2、公司解聘
（1）做员工思想工作，尽量自动辞职（解聘理由）。 （2）上报主管领导。
（3）办理手续，填写“辞职（辞退）卷宗。（辞职书、解除劳动合同通知书、工资结算、社会保险结算、工作物品交接等）
（4）辞职的书面签呈是否给与办理失业金领取。 （5）离职档案归档。
（6）员工自愿辞职并无劳动纠纷。 （7）结算清楚。
（8）第二日删除指纹，下月删除电脑系统离职人员信息 （9）解聘人员情况、数据月度、季度统计 调动
（1）根据公司领导指示、个人请求、部门需要，书面呈签。
（2）填写岗位异动通知单并复印发送相关部门（注明待遇，领导签字）。 （3）整理人力资源报表（注明调动日期）。 （4）归档
（5）员工岗位异动情况、数据、结果月度、年度统计
劳动合同管理
（1）制作符合法律规定的劳动合同。
（2）按时办理劳动合同的签订、续订、解除、终止等。（在人力资源报表注明合同签订日期）
（3）学徒工不签合同。
（4）有劳动纠纷及时上报公司领导。 （5）、劳动合同文本在员工入司一个月内签订 （6）、归档 编制管理
1、制作现有组织机构框架图。
2、按照公司经营情况增减人员建议（问财务要数据计算，多少营业额用多少人），书面向公司领导呈签。
3、严格按照公司核定的组织架构进行人力配臵，人员核准表中人员单位/部门/岗位名称须与《机构岗位设臵及人员配臵标准》一致，原则上不得突破编制；
4、编制申请追加流程规范，先报批后执行。 福利待遇管理
1、公司及地方医保（公积金）办理相关规定；
2、医保及公积金政策汇总表；
3、每月及时向公司上报新参保员工的社保基数审核表，明细、数据齐全、无误；
4、医保、公积金开户办理或缴费标准调整应先报批后执行；
5、根据当月合同签订情况，每月及时统计公司办理福利员工的明细表，于每月15日前报备主管领导；
6、意外保险增减，到期统一购买。（按个人意愿）。必须签报审批。
7、社会保险办理流程及注意事项 绩效管理
1、制定《绩效管理办法》
2、各岗位考核标准
3、考核通知；
4、考核方案；
5、考核工具表；
6、考核等级确认表；
7、考核总结报告；
8、考核申诉材料及处理结果。
9、各类考核材料及考核排名等级表；
10、员工考核申诉材料及公司批复
11、考核结果及时反馈至每位员工
12、归档 各部门情况了解
办公室工作检查、管理
办公室各岗位工作安排、检查、汇总、改进、汇报领导等。 其它工作
1、下班关闭办公设备电源，锁好办公门。
2、部门协调、服务等工作
3、操办年终会议
4、领导安排的其它临时工作
通讯录
1、每天查看通讯录，对增减员工联系电话及在职员工联系号码变动及时更新。
2、公司相关业务外联联系号码
3、总公司、直属公司、分公司等通讯地址
4、每月上旬和下旬上传最新更新通讯录至工作群，并通知各分公司、各部门内勤人员及时下载使用，方便联系。 公司工作群
1、Q工作群管理员通知新增人员自行加入群中，对已离职人员及时给予退群。
2、Q工作群管理员离职的必须退出工作群并好换新管理员。
3、禁止在工作群发布不利于公司形象、发展等信息及图片。 办公钥匙管理
1、每天上下班交办公门钥匙保安处，做好交接记录。
2、专人保管好办公室资料柜、档案室钥匙，严禁带出公司。 档案管理
1、制定档案管理办法。
2、制定档案借阅、借用等规定。
3、分门别类整理档案。
4、档案不经总经理或董事长同意不准外借（包括复印件）
5、钥匙专人保管不能有第二人经手。
6、借阅、借用必须有手续，并严格审查登记。
7、借阅、借用前后检查档案的完整性，否则要承担责任。
8、检查档案的完整性，及时补充。 公司设备（包括办公设备、固定设备）
（1） 设备报修、维修登记，跟进维修进度情况,回访。 （2） 对已不能使用设备记录具体情况并贴上标签。 （3） 各部门办公设备贴部门标签 （4） 做好各部门办公设备交接登记 （5） 统计闲臵办公设备，办公室统一管理，部门领用做登记。 （6） 与电脑公司业务：订购部门签呈，部门领导签字，递交公司领导确认、签字，办公室进行订购。
（7） 按月度、年度统计维修、办公耗材费用。 资产管理
1、制作公司固定资产管理规定。
2、制作固定资产登记表。
3、固定资产登记表分办公、公共等，不包含配件、商品车。
4、有人离职都必须拿登记表去核对数量和损坏情况，有异常要报主管领导。
5、固定资产有变动必须登记好，以备查。
6、新增固定资产必须登记领用人。
7、拿部门固定资产登记表到部门办公室核对数量等情况。
8、按月度、季度、年度统计出各部门资产保留数、变动登记。 物品管理
1、制作办公用品管理规定。
2、统计各部门所需物品。
3、办公用品、办公设备清点，制作入库、领用登记表。（入库要复印单据、价格备查）
4、及时检查库存，列明细采购
5、办公用品出入核对必须无误。 会务管理
1、制作统一的会议纪要版本。
2、办公室周例会会议记录，并制成会议纪要，发主管领导。
3、中层以上领导会议会议记录，并制成会议纪要，发各部门经理、高层领导。
4、各部门有必要办公室参加的会议的记录。 文件管理
1、拟文，按领导要求或部门意见，根据公司的情况撰写各类文件。
2、发文，公司文件发到相关领导、部门，做好签收登记记录。
3、收文，及时发到相关领导、部门手上，做好登记记录。
4、分类归档。
5、全体大会会议记录。
6、年终会议。
7、会议室安排，不能出现碰撞。
8、会议签到表
9、整理出会议记录电子档，发参会各部门电子档一份，打印一份参会人员确认签字，存档。
10、提前20分钟会场布局，包括设备安装调试。
11、清理会场，包括关空调、关灯、设备等。 培训管理
1、制定《培训管理制度》。
2、制订年度培训计划并报公司领导审批
3、制作培训需求调查问卷，
4、培训通知（网上通知、电话通知、黑板通知同时进行）；
5、培训教材；
6、培训签到表；
7、培训效果评估表；
8、考试成绩；
9、培训总结；
10、培训费用预算。
11、培训资料归档。
（二）、考核：
1、培训需求符合公司整体发展目标；
2、培训计划切实可行，费用合理
3、规范培训管理流程；
4、确保培训质量和有效性；
5、科学管理培训档案，材料齐备，记录完整；
6、培训费用专款专用，遵照公司财务管理相关的标准及流程规定执行 公司管理规章制度内容编写： 其它工作
1、下班关闭办公设备电源，锁好办公门。
2、部门协调、服务等工作
3、操办年终会议
4、领导安排的其它临时工作
考勤休假管理
（一）工作内容
１、制定《考勤管理办法》和《员工休假制度》；
2、及时录入新增员工指纹及考勤系统资料录入，并在人力资源报表中录入员工工号。
3、每月5日前协调好需要值班部门交值班、休息安排表及国家规定法定节假日值班安排表。
4、绘制员工出勤记录、公出审批单、请假审批单、加班审批单、月考勤汇总表、各类休假、迟到汇总表
5、收集、审查请假、调（补）休、公休等是否符合规定
6、员工打卡记录明细，请假、调（补）休、公出审批单、加班审批单、公休单等分类装订。
7、按法律规定制作公休、带薪休假等表格，及时上报公司审批给予符合要求的员工享受待遇。
8、每周一导出上周考勤，按周做好考勤，每月5日前交上月考勤至周总监审核，审核好后
9、让迟到人员及领带领导责任签字。将领导审核签字、员工签字的考勤交至财务核算工资，办公室电子版存档好。
10、了解熟悉操作指纹机（电话咨询卖方、阅读说明书或网上搜寻相关内容）。查看考勤是时间是否准确、操作不灵等现象。
11、每月保安所需表格\\印章审批单绘制等表格
（二）考核
1、严格执行分公司下发的《公司考勤管理办法》和《员工休假制度》和国家颁布的《职工带薪年休假条例》；
2、员工考勤休假各类记录及时整理归档； 保安部门表格 食堂管理
1、每天早上食堂采购人员采购回来后，保安人员一人、办公室一人立即到食堂对当日采购食品过称，核对数量、价格。
2、确认当人报餐人员数量，核算当日餐费是否保持在5元/人内。
3、做好当日采购明细记录，记录两本，一本留食堂，一本办公室存档。
4、当日采购明细公布至食堂门口黑板报。
5、确认上一日采购明细无误后，填写到食堂报账所需的采购明细表中，采购人员签字、办公室、保安科当日过称人员分别签字确认。
6、按周再次核对采购明细，核对无误签字确认已核，交回食堂粘贴报账。
7、每月5号前统计上月食堂领用现金金额、上月采购费用总金额再根据上上月现金余额统计出上月现金余额。统计值班人员实际餐补餐数、金额，统计出员
工、客户总用餐数、总金额后出报表。
8、交总监审核签字后交财务签收。
9、餐具、炊具维护。
10、食堂环境卫生。
11、食堂采购管理规定。（上墙）
12、新员工、隶属公司人员需要报餐的及时汇报领导，通知炊事员。
13、领导交待开饭的，及时通知炊事员。
14、每月所需表格绘制、打印，交食堂
15、除了每天固定五份客户餐，多出客户餐需要订餐职工签名确认。
16、统计出每周、月度、季度、年度各项支出费用 文印管理
1、打字复印，非本公司人员、业务收取费用，每月收取的费用登记好移交财务（制作登记表）。
2、严禁非办公室人员操作办公设备。
3、管理好文印室所有办公设备。
4、保管好复印纸张。
5、做好复印打印登记。
6、接听电话、接收传真，上传下达。
7、按月度、季度、年度统计出订购纸张、使用纸张数量、费用（按盒统计） 用车管理
1、每天上下班和保安交接好行政用车钥匙、证件。
2、钥匙证件锁进办公桌，不能随意放桌面等容易拿到的地方。
3、严格审查用车审批单，不符合规定不予派车（公司有规定），联系司机。
4、用车前后领取钥匙证件的登记，每一天每一次都不能少，必须清楚。
5、提醒用车人开车前检车车辆外观等有无损坏，否则下个用车人发现损坏由上个用车人承担责任。
6、安排司机送车、施救事故车等等
7、领导用车优先安排。
8、不允许霸王领取登记（即不是立即使用车辆而却先领取钥匙在手久不外出办事）
9、统计每周、月度、年度车辆损坏记录 废旧管理
1、公司废旧纸箱、塑料、钢铁等废旧物品每周五卖出。
2、过秤、登记数量，领回收方到前台收银结算，写收据。
3、监督回收方清整好场地。
订水、邮件管理
1、订购纯净水、签名确认、月结发票报账
2、邮件填写、保留回单、跟进收件人是否已收取，月结发票报账。急需的去车站发件，领取发票报账。
3、按月度、年度统计出办公订水、邮件费用。 其它工作
1、下班关闭办公设备电源，锁好办公门。
2、部门协调、服务等工作
3、操办年终会议
4、领导安排的其它临时工作
油卡办理
1、公司办公油卡：分商务用车油卡（计入成本类）、办公油卡（计 入费用类）。
（1） 做好领用登记，领用人签名加油小票，办公室存档小票 （2） 及时查看油卡金额，申请油卡充值。 （3） 开具增值税发票。
2、赠送客户油卡
（1） 依据已交至办公室签呈办理，办理前查看签呈是否属实。 （2） 依照信梆、泓埠客户分别开具发票。（一直来开具的是普通发票） （3） 油卡上贴好客户、销售顾问名字，发票原件、复印件拿到销售经理处收货签字。 稽查管理
1、每天上午检查车辆情况，公司卫生情况，做好记录，发现问题及时查清上报主管领导。
2、黑板报检查，按照公司规定轮流每月一个部门出版，内容以业务知识、管理知识、生活常识等健康健康向上，按时出版，拍照留存。
3、每月10日前完成出版
4、对每月的板报拍照，保留存档，年底评比
5、公司规章制度的执行落实情况稽查
6、及时查看车辆违规记录及处理工作 采购管理
1、每月15日到各部门登记采购需求。
2、根据人事文员提供的采购计划和各部门的采购需求于每月19日采购.（先
打呈签审批方能购买）
3、采购物品移交人事文员入库。
4、收据、发票索取原则：最好能拿增值税发票，不能就要一般发票，再不能就要收据、白条（写明店名、收款人、电话等）
5、报账 职场管理 接待管理
1、联系好公司附近或领导指定的酒店、饭店、KTV、游乐场所等，签订协议。制作联系表格：有联系人、价格、适合什么人住宿等内容。
2、询问记录清楚接待什么人、几个人、性别、级别等内容，有针对性的安排。
3、接待时间全程陪同。
4、保持通讯畅通，非上班时间如是工作需要都必须参与。
5、特殊情况安排在没有签订协议宾馆住宿的，了解价格，打签呈公司领导签字及借款。
6、记录住宿天数、起止日期、人员姓名。
7、根据记录核对数据并报账。 宿舍管理
1、了解熟悉公司关于宿舍的管理规定。
2、把宿舍进行编排号码。
3、按部门、男女进行宿舍整顿，同一部门住同一宿舍。
4、制作表格，登记每一间宿舍人员情况，以便安排其他人住宿。
5、每月28日检查宿舍卫生、安全情况，有问题提交水电工处理，或按规定处罚。
6、贵宾房配备设施集全，不定期进行卫生清理，保管好房内物品。
7、贵宾房分男女各一间。 内务管理
1、每月15日-20日缴纳公司水电费、电话宽带费、GPS手机卡费。
2、制作房租、场地出租清单，及时催缴租赁费。
3、每年6月份前年审营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。
4、每年6月份年审4个公司贷款卡。
5、喂养鱼事宜。
6、领取合格证 其它工作
1、下班关闭办公设备电源，锁好办公门。
2、部门协调、服务等工作
3、操办年终会议
4、领导安排的其它临时工作。
安排司机送车、施救事故车。（此项工作办公室人员先做协调安排，处理不了报助理）
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