某房地产开发公司档案管理制度
2020-03-01 16:11:17 来源：范文大全收藏下载本文
XX房地产开发公司档案管理制度
第一条档案工作人员职责
1、应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力并不断提高档案管理水平，确保集团档案的现代化管理与企业信息化建设同步发展。
2、负责集团档案资料的收集、整理、归档、管理工作。
3、负责对集团各公司的档案管理工作进行监督指导。
4、负责研究和鉴定档案的保存价值，提出档案延期保管和销毁的意见。
5、负责档案的保管、储存、检索、复制等工作。
6、积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。
7、有义务为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
8、档案工作的职能归集团综合办公室。
9、财务类档案根据企业档案管理办法由集团财务部自行建档管理。
第二条归档工作制度
集团各部门负责归档文件材料的收集和整理，并及时将重要档案（党群、人事、劳资、经营、工程、技术资料等）交集团综合办集中归档管理。归档的文件材料应完整、准确、系统、规范，文件书写和载体材料应能耐久保存。归档的电子文档，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
1、归档范围
（１）文件材料档案：凡是具有查考保存价值的集团公司的收发文电、会议文件、会议纪要、反映集团工作活动的录音、录像、照片等。
（２）采购档案：记录反映集团公司大型采购活动的采购文件包括：采购记录、投标文件、评标标准、合同文本、验收证明及其他有关文件资料。
（3）工程档案：记录反映集团公司工程建设从提出、立项、审批、勘测设计、施工、到竣工投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的各种形式与载体的文件材料。
（4）技术档案：凡集团公司购买使用的单价超过20万元生产设备的技术文件包括：设备图纸、技术手册、维护手册、培训教材等。（含影、音材料及电子文档）
（5）对外合作投资档案：涉及集团对外合作、投资活动的各类凭证包括：项目可行性报告、董事会议案、相关会议纪要、合同或章程等其他文件材料。
2、归档时间
（１）集团公司机关文件材料类档案于次年第一季度内向档案室移交。下属各公司的文件资料自行保管。
（２）集团公司机关采购档案于次年第一季度内向档案室移交。下属各公司生产经营活动中产生的采购档案自行保管。
（3）工程档案在工程验收完毕一个月内由集团房地产公司向档案室移交。
（4）技术类档案在设备验收完毕一个月内由设备使用单位向档案室移交。
（5）对外合作投资档案在相关手续履行完毕一个月内由集团投资发展部向档案室移交。
3、归档手续
归档案卷由档案室检查后，填写档案交接清册一式二份，由接交双方盖章，然后随同移交案卷由档案室留存一份，移交部门留存一份备查。
4、归档要求
（１）归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系。
（２）卷内文件要排列有序，依次编写页号，并编制卷内目录，逐项填写清楚，书写工整。
（３）区分文件价值、正确的划分案卷保管期限。
（４）案卷标题要简明确切，装订整齐结实，符合规范，便于保管和利用。 （５）归档时间要用钢笔或毛笔编制案卷目录一式二份，随案卷一并移交。
第三条档案保管制度
1、集团档案管理部门根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
2、集团档案管理部门应采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业密秘档案的管理。
3、档案库房贯彻“以防为主、防治结合”原则，采取切实措施做好九防工作（防盗、防火、防水、防尘、防湿、防霉、防毁、防虫、磁性介质防磁）。
4、档案入库前须进行杀虫灭霉处理，以确保库房无虫、无霉、无菌蔓延。
5、档案柜内需放置樟脑、干燥剂等药物保护档案。
6、保持库房清洁卫生，严防强光高温。
7、库房内严禁吸烟、点火和存放易燃易爆物品。
8、非档案工作人员未经批准，不得进入库房。
9、经常检查档案，发现问题及时采取措施保护或补救。采用磁性介质存储的档案要对其定期检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而导致档案丢失。
第四条档案查阅制度
1、查阅档案人员需严格履行审批、登记手续。
2、查阅一般档案，需经集团分管部门领导批准，查阅机密档案需经集团主管理领导批准。
3、查阅档案人员需爱护档案、不得圈划、涂改、增册、抽页、剪裁、折叠、损坏、丢失、违者根据情节严肃处理。
4、档案原件原则上不借出档案室。特殊情况下经批准借出的档案，限期归还。借阅档案人员需负安全保密责任。
5、对档案原件进行摘抄和复制，一般档案需经集团分管部门领导批准；绝密、机密和秘密文件需经集团主管领导批准。摘抄件要妥善保管。复印件按正式文件同样管理、归档或清退销毁，个人不得私自保存。
第五条档案销毁制度
集团对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人或上级组织批准后监销。
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