话务中心运营工作方案
2020-03-03 00:46:47 来源：范文大全收藏下载本文
话务中心运营工作方案
一个话务中心运营的好坏，其中最重要的环节即是【人的管理】，【设立标准】，一个良好的组织结构是话务中心这台大机器正常运转的基础，而作为零件的话务中心中的各个职位的尽职工作则是话务中心整体正常运转的保证。作为话务中心管理人员就要具备有效地现场管理能力，同时在一线员工面前更要具有：领导，销售，培训，管理方面的综合能力和随机应变的创新能力。
【目前情况下，主抓话务热线工作，重点在成交率，签收率，拉升产出比。所以此方案侧重于对话务中心的严格管理和员工培训。】 本人总体管理思路：
【建立严格标准的管理制度，设立行为标准，通过严格强有力的执行，使现在员工受到良性约束和监控，并最终迫使员工养成良好工作习惯，达到员工整体业务素质质的飞跃，改善现在业务状况，使整个话务中心达到良性循环。 真正形成本话务中心核心竞争力】 通过一系列措施最终达到这样的目标：
——管理标准化，流程标准化，考核数字化，所有优良劣差考核指标均用数字说话。 ——整个话务中心次序井然，从下至上有很强执行力，从中层到员工处理事情能快速反应，有经验，能够迅速接受更新的理念。
——有浓厚的企业文化基础，员工有强力归属感和向心力，所有团队有强大凝聚力。 ——有强大高效地中层管理团队，员工执行力水处行业高水平。
——员工能力提升和再培训机制完善，培训和管理结合紧密，培训能最快速度随时更新。——员工话务技巧整体水平大幅提高，成单率，搭销率，签单率各业绩指标显著提高，广告投入产出比保持在一个较高水平。
——所有员工养成一个良好的工作习惯，整个话务中心形成高效管理水平和很强盈利水平。 ——最终形成并保持同行业较高竞争力和盈利水平。 用人理念：本着【“能者上，平者让，庸者下”】， 【“赛马不相马原则” 】，
【最大限度鼓励员工提升，最大限度的充分调动一线员工的积极性。】
本人及所属部门具体工作范畴： （－）话务中心总经理：
——负责呼叫中心的总体运作，管理、监控、激励员工，以确保所有相关职责的履行。
——指导日常运营，负责预算及赢利目标。 ——实施规划, 销售方案规划及具体落实。
——通过一系列措施对“现场进线成交率”，“投入产出比”，“签收率”“月总销售额”“月总回款额” 等销售指标负责。
——使现有话务中心达到良好盈利水平，对公司股东负责。
——建立人才激励机制, 领导话务中心标准化流程建设，建立严格的管理制度。 ——制订各部门日常管理细则，制定计划, 从事组织指导, 授权与协调。 ——负责公司总体销售管理和人员管理。
——做好和物流，售后，培训等下属部门沟通衔接工作，实现话务中心正常话运营。 ——根据公司高层指示，带领所属本部员工，完成公司的销售指标，全面负责本部门的常规工作。
——及时向公司汇报各阶段的工作进程，及相关的数据、报表，做好话务中心管理工作，并根据公司的要求及时更正各阶段的工作。
（二） 话务中心的宏观日常管理
1） 话务中心职位规划： 总经理 〉 部门主管 〉 队长 〉 小组长 〉 员工 主要职位和部门设置 话务中心总经理 热线主管 培训部 回访组 核单组
售后组 2） 职位职责 A话务中心主管
1、学习和倡导公司的企业理念，以身作则，带领本部门员工完成公司下达的工作任务。
2、落实公司下达的各项工作命令，做好工作日志，并将结果上报话务中心经理。 ——根据前一个月的销售情况，制定下一个月的整体工作目标，落实到各组、以及个人。 ——根据当月的企划广告投放一览表，将本月的人员班次进行合理、有效安排，在根据实际情况在具体的实施过程中进行修改，以适应实际的需求。
——根据公司的指示以及部门各阶段的不同需求，制定相应的培训计划（提出培训需求），有针对性地将各阶段所存在的问题，及时进行修正，以保证最大化的工作绩效，
——做好定期的人员心态调整的规划，注意观察人员的情绪状态，根据不同阶段的不同问题，将影响人员心态的问题进行及时解决，保证人员工作与生活的正常心态，使员工工作无包袱、无怨言、积极热情，利于员工的销售状态。
——做好部门内各规章制度的补充与完善，确保制度的合理性、公平性与实用性，保证部门常规业务在制度与好的工作方法中有序进行。
——根据各阶段的不同情况，制定部门各阶段资源的合理、有效的再次利用，同时针对部门各阶段的不同情况，制定“客户维护”方案，节约资源，使利益更大化。
4、做好部门内部各事项的职责划分，明确职责，加速部门整体任务量的完成：
——负责监督部门队长、组长、组员、员工的排班工作，审核各班次的合理性及工作安排。 ——负责监督部门各环节人员的协作能力，便于部门的整体团队建设。
——衔接好热线组与跟单组以及售后的实际工作，保证双方相互提供信息，保持部门之间良性沟通，做到取长补短，同时控制不利于部门业务增长的因素。
5、做好部门相关资料的收集与整理、修改，便于不断提升部门的业绩以及及时纠正部门现存的问题：
——针对每阶段顾客的订单情况，评估、选择和确定出讲解出最有效的方法。
—— 将完成的话述以及技巧移交给各组以及落实到个人，监督人员定期的将培训的专业知识课程以及修改后的话述在规定期内熟记并运用，并根据实际操作中，话述的实用性进行具体的修改。
6、按公司要求及时上报各种报表，并保证及时、准确。 ——每日下班前将部门内部的所有数据上报话务中心经理。 ——核对每日、每周、每月以及个人媒体的整体咨询来电情况表。
7、根据每日报表分析人员的具体接听情况以及各时段人员的需求量，同时根据报表体现的地区接听情况，分析各地区顾客的类型，同时将分析结果总结给一线人员，便于实际的接听质量的改善。
8、根据各阶段，公司各部门的数据需求，即使修改部门的报表，合理、有效的利用数据报表，保证媒体的正常投放。
9、将每日呼损的数据进行详细核对，查看呼损量的起伏点，找出原因，最大化的控制与利用呼损资源。
10、根据公司的指示以及广告的调整，每月制定部门用人计划，保证正常的人员储备工作。 ——每月工资结算前要及时将本部门考勤、销量提成情况作详细的汇总上报财务及人事。 ——公正地评价职员的工作成效，这样管理部门就可根据公司人事政策做出嘉奖和职务提升的适当决策，便于公司人才的储备，锻炼员工与企业共同发展。
11、做好部门内部设施的使用、维护、保养。
12、做好部门工作日志的意见汇总，将员工反映的问题及时给予合理的解决方式，给员工最佳的人性化工作环境。
13、定期向公司进行整体工作汇报：
——定期上交周、月工作总结，将部门不同时期设定的提升点以及实际完成情况进行详细汇报，将每段工作向公司进行汇报，将不同事情制定的不同的管理方案总结提交，便于公司随时了解工作动向，给以方向性指导。
——随时了解所有分配的项目的进展情况，需要时常向公司提交报告。
——分析工作过程、人事计划、组织管理和实际工作中的问题所在，并向公司相关部门提交意见以及改进建议。
—— 熟练掌握监听工作流程与监听制度，根据监听制度，对员工接听热线电话的讲解做出记录，以公开、公平、公正的原则进行奖罚
——帮助建立整个呼叫中心的管理和业务流程，并维护它们的正常运转； ——参与话务中心战略规划制定和建议； B 培训师：
主要职责是培训产品知识、沟通话术及监听电话，然后及时地与被监督者沟通，指出问题，提出改进要求并一直进行追踪，培训话务中收相关需求做好所有培训工作。
C回访组（略） D核单组（略） E售后组（略） F热线员（略） G媒体监播 H数据分析
本人对方案执行的补充建议：
本方案目的在于：提高现有成交率，增加产出比，提高签单率，增加运营总体收入。 要用制度管人管事，就要制定标准化流程，要有标准化管理细则，培养强有的员工执行力。
一个呼叫中心运营的好坏，有一个很重要的环节即是人的管理，一个良好的组织结构是呼叫中心这台大机器正常运转的基础，而作为零件的呼叫中心中的各个职位的尽职工作则是呼叫中心整体正常运转的保证。
（一）关于管理
１、一个企业的成功管理最关键的就在于中层管理体系和中层管理者的能力素质。 首先，要完善管理制度，完善《员工职责》，完善《中层管理职责》，话务中心管理层务必做到分工明确层层负责，打造一个强有执行力的管理体系。
——目前公司管理架构为：总经理 〉 部门主管 〉 小队长 〉 小组长 〉 员工
——明细《部门主管职责》并且写成文本，明细《小队长职责》并写成文本，明细《小组长职责》并写成文本，明细话务员职责并写成文本。主管，队长，组长要分工明确，所有事情要明确责任到具体个人。在所有管理都职权范围内，能够组长解决的不要找队长，需要找队长解决的不要找主管，主管能够解决的要在自己职权范围内全力解决，有重大特别事情非常规情况下鼓励越级反映情况。
——对所有中层要强化管理概念，强化管理教育，逐步培养其符合企业的管理思维。小组长管理几个员工，队长管理几个组长，主管管理几个队长，从管理思路和做法上分工明确，责任具体到位，理顺现有管理体系。如能严格执行，则不至于，从组长到主管，越往上管理的人越多而出现管理人员增多管理难度加大的情况。每一层都有限的管理几个人，做到层层负责，这样现有管理层工作难度降低，管理层关系理顺，管理工作效率会极大提高，管理层执行力会得到加强。
——其次，要加强对中层管理的教育，能力培养。强化企业价值观和团队概念，要不断的分配任务让中层人员去完成去锻炼，整个话务中心叫要“动起来”，首先中层要“动赶来”。要进一步有效的对中层施加工作压力，没有压力就没有动力，有了压力要合理引导到利于工作上来。
——对于整个企业员工架构来讲，中层应该是最苦最累最有压力同时又是获得锻炼最多的一个职位，要不断强调从实战中提升中层管理领导能力和执行力。
——同时中层作为现场主要管理人员，要做到随时观察话务中心员工动向，每天要全力掌握员工状态，做好及时发现问题解决问题的准备，并将问题及时反馈。
２、建立晨会、夕会制度，并要真正利用好业务讨论工作，及时发现问题，及时总结问题。 ——具体业务讨论，根据情况可是分部门，分小队，甚至分组讨论，分部门由主管监督，分小队由队长和主管监督，分小组讨论则有队长和组长负责。业务讨论原则上要求大家写成文本形式，以备工作用。
——加强现场纪律管理。包括员工工作行为习惯，着装精神状态，串岗，睡觉等等，不良行为要发现一个纠正一个，落实到具体每个小组，由于每个小组人少好管理，不良行为也容易很快得到改正。
３、执行这一点的关键就在于狠抓组长以上中层的现场管理能力。
——要使中层做到能管人管事，敢于管人管事。对于上述现象要严格禁止，做到令行禁止，事先和所有员工交待清楚，发现一个处罚一个。细节决定成败，因此，对这些小的影响话务中心正常工作的行为要彻底解决。
４、录音监控是话务工作管理的重中之重，包括员工是否用统一的话述和操作规范，具体标准化流程的执行情况，都可以通过录音自己反映出来。 ——关于录音的监听，录音监控都是中层要做的重要工作。这一点，要让其所有中层落实到位。做到好的表扬，差的批评，优秀的做为榜样树立起来，如果严重不合格的要进行再教育再培训甚至严厉处罚，杀一儆百。
５、关于整体员工管理方面，本人主要抓中层，培养中层严格按照本人制定的相关措施和办办来工作，本人所有决策都要准确传达到位并确保有效实施。对于本人交待的工作，本人要做不定时抽查完成情况。
——随时检查中层工作情况，直到所有中层形成一人良好的工作习惯和工作素质。 ——所有中层要全力执行自动回报机制。上班过程中，如有重大事件或重要事件要第一时间报告本人。每天，部门主管要写工作日志，及时总结当天本部工作情况，发现的问题，解决的问题灯。层层汇报，组员完毕当天工作，向组长汇报，组长组内当天工作完成向队长汇报，队长队内工作完成向主管汇报，主管汇报完毕并写完工作日志后整个部门工作方可在当天结束。
——做为上级，要以汇报之机观察总结当天工作内容和下属工作进度。如此这样严格执行，话务中心所有员工都清楚的明白自己今天做了哪些事情，明天要安排哪些事，今天有哪些问题等等。这样也方便管理人员最直接最快的了解话务中心现状。同时，也能对话务中心运营暴露需要改进的地方。
——关于中层聘用，实行业绩排名竞聘制，采取“能者上，平者让，庸者下”的原则。 ——对于员工可采取目标管理法，压力管理法和齐末淘汰制。
——管理的最终目的在于营造一个标准化的办公环境，所有员工能够在形象素质上整齐划一.
——建立一个公平的竞争环境，让所有员工真正的发挥最大潜力。最终为提高销售服务。没有严格的管理就不会有良好的销售，即使暂时有好的销售也不会长久。团队要长久经营，管理要放在第一位。
当前情况，建立严格，公平的管理机制势在必行！
（二）关于培训
１、新进员工培训和在职员工能力培训。
Ａ，新进员工培训，要建立在全新的培训机制基础上。包括企业文化，团队精神，电放营销，产品知识，话务技巧以及考核。
——培训相关人员都要有相关教案，每一批培训要有反馈，对培训结果要有备案和总结，长久以望形成团队独有的培训文化氛围。从一开始就要使培训能达到让员工了解公司，融入公司文化，为公司效力等目的。
——跟据实际情况，给员工做职业规划，描绘蓝图。培训要形成固定的程序，要有讲义，要有课件，要有软文，要能达到实际效果。 Ｂ，在职员工也要及时提供能力培训，跟据话务主管现场需求做有针对性的话务营销培训，可以是产品专业知识，产品拓展知识，话务营销当中发现的问题，话务员的毛病等等。此种培训要不定期的来做，随时和现场话务保持一致。 ２、业务操作培训和话务营销技巧培训。
业务操作培训属于最基础上线要求，培训要让每一个人都非常熟悉并且纳入员工掌握技能考核标准的一项。
——话务营销技巧培训，培训相关人员务必动员所有力量集思广益拿出最佳营销技巧现场参靠，可以是录音分析，也可以是实际案例分析，也可以找最优秀的员工事先准备再做演讲。 此种培训务必落实到每一个人并且要人手一份文本以供参考。培训相关人员本身也要不断学习和话务同步保证培训的实效性。
３、中层管理员工的培训。
——此种培训由总经理亲自安排或者亲自己来做，主要分为各个专题话题对公司组长以上员工进行思想教育，管理思维拓展，管理技巧培训，管理层执行力打造。最终形成学习型的管理层团队，达到提升整个儿管理层管理能力的目的。
（三）打造精英团队及其企业文化建设
目标：逐步引入团队职业化概念，并且通过教育培养中层贯彻到每一个员工心目当中。员工产品知识要进行专业考试评分，员工话务营销基本技巧要进行考评，现场操做规范考评等等，最终让绝大多数员工尤其是老员工成为职业的话务营销人员。
——最终团队内部也进行良性分化，一个部门里面，有产品专家，有营销技巧专家，甚至有切单促单专家。每个员工在基本功扎实的基础上并且有部分特长，各个员工优势互补，最大限度攻打客户。因此，要不断鼓励员工总结自己的经验，鼓励优秀的员工讲出自己的经验，号召更多员工来共同学习。整个团队形成一种自动自发的学习总结氛围。
——另外，要在现有团队之间强化竞争意识，最终形成，组与组之间有意识竞争，队与队之间有意识竞争，部门与部门之间有意识竞争。形成整个话务中心的良性竞争气氛。 ——在公平公正公开的前提下，竞争体制不能一成不变。要灵活多变。不断的用新的竞争办法和刺激手段来做评比，所有管理人员要坚信一条：只要我们肯动脑筋，员工的力量是能够无穷的激发。我们强调竞争也是对员工能力的认可和尊重的体现。
——没有竞争有环境就是一潭死水，要随时强调和提醒员工去完成既定目标。所有管理人员首先自己就要有这种意识。每个团队要设立自己的总体目标，并且要把这个目标层层细分到个人，让每一个员工都参与，每个员工都有任务都要积极完成。这样长期操作员工会形成一种很强的行动力，久而久之也有利于增强团队向心力和凝聚力。
比如：（假设）可以在各个团队中，业绩做及时评比和排名，评比排名要及时公布。这样的结果是好的优秀的团队会上榜，不好的弱的也会上榜。从精神上对好的优秀的团队是一种肯定，对于表现较差的团队也是一种压力和刺激。
——在总经理的领导下，人事宣传部门要善于利用一切有利于企业的案例和方法做内部宣传，这种宣传可以是口头表扬，物质奖励，或是软文宣传，甚至鼓励做得优秀的员工写一些关于销售和团队建设的心得体会，并张榜贴至宣传栏等等。一系列氛围营造。
——最终具有一个积极的工作氛围加上有整体素质的员工氛围才是我们理想的企业文化的一部分。
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★★★本人认为目前最重要的工作在三个方面：
（一）调动现在基层员工的积极性。（这是业绩提高最重要的一步。）
（二）培养锻炼中层人员，逐步打造一个强有力的中层管理团队。 （中层强则公司才强，中层弱则公司弱。）
（三）掌全局合理协调，完善部门配置，加强培训力量，全方位提升员工整体素质力。
（一个高标准，优秀的员工整体，是企业生存之跟本）
（公司战略正确，中层管理有执行力，员工业务能力强，业绩想不好都不行！！！！！！！！！！！）
★★★理顺话务中心当前主要事务，领导制定相关规范，各管理层考核制度，监督制订一线员工考核制度，明确明细各层职权，实现制度化管理。
★★★针对目前存在的最紧急最主要问题，提出解决方案并解决之。所属部门包括一线员工。
其一，从下至上全部实行自动汇报机制。敦促下属及时发现问题，反映问题，解决问题。实现员工汇报给组长，组长长汇报给队长，队长汇报给主管，主管汇报给本人，以上均严格要求为从下至上自动汇报每天工作内容，每天工作进度。
其二，从上至下全部实行目标管理办法。每人每个部门，具体落实到每人小组都有明确的当天工作目标，工作目标由所在部门，队，组相关领导人员跟据实际情况制订，制定过程中要让员工适当参与，鼓励其相信自己并且承诺能完成相应目标。
——此过程和工作手法将做为今后所有事务操做之良好习惯保留，最终团队能做到，团队有明确的工作目标，员工有很强的目标解码能力，和具体事务的执行能力。
——此过程也是最有力提高员工执行能力，使企业员工做事风格的形成，良性文化氛围形成之基础。在管理过程中尤其重要！
★★★当前本人工作重点在于，狠抓管理，让主管具体落实本人管理思路，达到使所有流程规范，员工操作规范，员工行为规范的目标，设立员工行为标准。（为期一周）
★★★主管工作重点在于及时发现现有话务业务问题，现场解决问题，团队内部要对好的经验做推广。落实实行本人布置具体措施和方法。（一周有改善，本月能见明显效果）
★★★培训工作重点在于员工产品知识的培训，提升，员工服务意识的提升，员工潜能激发培训。培训工作现在情况下主管要参与，并且且严格按本人要求落到实处。
★★★主管以下员工工作，实行层层施压，层层分工，工作细化来落实到具体操作。
★★★本人将全程监督、协助下属于话务分枝机构，如回访组，核单组，售后组，媒体分析组，以及支持部门主管下属业务单位小队完成相关职权范围内的制度规范制订和参考协商。
★★★本人所属所有部门一律在本人的要求下实现数字化管理，所有工作结果都要数字话，数据能说明工作的一切。
——其他本人所属各子部门相关工作方案由本人监督敦促，各部具体负责人以书而形式呈报本人，经本人检查，修改后公布实施。
——各部人相关领导要人手一本工作手册，不要拘泥于形式，工作手册内容由本人设计最通通过讨论执行。真正做到，目标明确细化到个人，责任明确到个人，职权分明，用制度化管理事务，人性化管理人员，人人各尽其职，人人全力投入工作。 其他未列举事宜，本人会在相关沟通中陈诉。
【关键词： “严格管理” “ 制度化管理” “设立岗位行为标准” “打造执行力”“良性约束”和“监控”
“迫使员工养成良好工作习惯” “员工业务素质提升” “竞争力” “善于文本总结” “改善流程”，使整个话务中心达到良性循环！】
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