中小学档案管理
2020-03-01 15:48:34 来源：范文大全收藏下载本文
如何做好中小学档案管理工作
学校档案工作是教育事业的重要组成部分,是记录教学发展历史，收集存储教育教学信息的重要手段，是学校研究改进、提高教学质量不可多得的宝贵史料。中小学档案是中小学校在各项管理工作及教研教学活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的资料。它真实客观地记录了学校的发展历程,全面反映了学校最基本的职能活动,是学校重要的信息资源。通过分析中小学档案,可以全面掌握学校教育的沿革和演变情况,更好地总结学校在发展中的经验教训,为促进学校的科学发展提供决策依据。因此做好中小学档案工作具有极为重要的意义。
一、中小学档案工作存在的问题
根据笔者调研，由于管理和历史方面的原因，目前中小学档案工作主要存在以下几方面的问题：
1、领导重视不够：有些学校领导对档案管理工作认识不足，认识不到档案工作对学校改革和发展的重要作用，认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用；
2、缺乏专职的档案管理人员：据了解，很多学校没有专职的档案管理人员，兼职的档案管理人员也没有进行过专门的培训，业务水平较低；
3、硬件设施不完善：不少学校没有专门的档案室，有的学校甚至没有专门的档案柜，不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，直接影响着学校档案的保管和使用效果；
4、档案收集不完整、管理混乱。部分中小学档案收集归档不及时，多头存放、多家管理，很多档案分别由校办、教务、德育、人事等多部门存放，未能及时入卷归档，档案管理制度不健全，档案的归档、保管、借阅、保密等相关管理不严格，档案材料丢失较多。有些学校注重行政文书档案的归档和管理，而教学管理档案、教师业务档案、学生档案不健全；
5、档案管理的信息化水平较低。受到设备、条件和档案管理人员的计算机应用水平的制约，中小学档案管理的信息化水平普遍较低，大部分档案还是以纸质保存为主，档案的电子化推进不够，未能发挥信息技术在档案管理中的优越性，未能利用计算机、网络、数据库等先进的手段来管理档案。
二、做好中小学档案管理工作的几点思考
（一）加强领导、强化意识
为尽快改善中小学好档案管理工作的现状，首先要加强领导。中小学校长是学校档案的第一责任人，应亲自过问档案工作，熟悉中小学档案业务，解决档案工作中存在的各种实际
问题，促使学校档案工作跟上教育教学改革的步伐。
中小学要经常组织学习和宣传《中华人民共和国档案法》等法律法规，加强对档案工作的宣传，让全校师生员工了解档案工作的内容和意义，使广大教职工认识到档案是一种宝贵财富，是学校发展的历史记载，从而在教职工中树立强烈的立档意识，自觉履行档案归档和保管、保护档案的义务。
中小学的档案管理人员要本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的态度，充分认识新时期档案工作的重要性，立足于学校长远发展大计，紧紧围绕学校中心工作，扎扎实实地搞好档案各项建设和服务工作。要进一步增强做好档案工作的责任感和紧迫感，树立主动服务意识，认真收集并保存好第一手资料，为学校做好详实的历史记录，积极开发利用档案资源，为学校各项工作提供更加便捷的服务。
（二）加大档案管理队伍建设
教育行政主管部门和中小学校要加大对档案工作的投入，必须配备专、兼职的档案管理人员，加强档案管理队伍的思想建设和业务建设。要选拔思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、年富力强、懂计算机且热爱档案事业、默默奉献的人员担任专职档案管理员。另一方面要有计划地对档案管理人员进行职业道德教育和岗位培训，坚持持证上岗，为学校档案管理打下扎实的基础。要建立学校档案管理工作的网络体系，各个科室的负责人是档案管理的第一责任人，同时每个科室要制定一名兼职档案管理员，配合档案管理部门做好档案的收集、入卷、归档工作，适当减少兼职档案员的其他工作，使其能抽出更多精力钻研档案业务，更好得从事档案管理工作。
（三）加大投入，加强档案室硬件建设
为做好档案工作，学校要进一步加强档案部门设备设施建设，把档案室设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，购置专业档案柜。档案库房应装设可靠的防火、防盗设施，还可适当配备如空调、去湿机以及防虫、防鼠、防霉等基本设备；对于声像、实物、电子文件等有特殊保管要求的档案，设立专门库房按照特种材料档案的保存要求设备必要的设施设备。
（四）健全档案管理制度，加强档案管理
健全档案管理制度是中小学档案规范化管理的重要途径之一。中校要根据实际情况，围绕收集、管理、利用三个基本环节，加强档案工作制度建设。制定如《中小学档案管理制度》、《中小学档案归档范围及保管期限表》等规范性制度，要制定《中小学档案管理保密制度》、《中小学档案查阅与借阅制度》，根据不同档案材料的密级制定不同人员的查阅、借阅、复制的权限规定。
学校档案部门要建立健全档案工作规章制度和岗位责任制，编制出学校各部门归档目录、整理规范、技术要求和保管期限等方面的手册，以便有效地进行指导和检查。
（五）做好档案的收集和入卷归档工作
做好档案管理的第一步就是要做好档案的建档和档案材料的收集归档工作，要参照上机教育行政部门的要求，制定详细的档案卷宗目录，建立完整的档案材料体系。不同类别的档案材料在学期内可以由校办、教务、德育、总务、工会、人事等各部门的兼职档案员进行材料收集工作，每学期末应由档案室统一收齐入卷归档，统一管理，不得由个人私自保管。
中小学校应特别注意教学管理档案、教师业务档案、学生成长档案的建立和管理。很多学校只重视行政公文档案的管理，不重视教学与学生档案的建立和管理。有些学校只建立了学生学籍档案，没有建立学生成长档案，还有些学校根本没有教学管理档案、教师业务档案和学生成长档案。教学管理档案完整记录一个学校每年教学活动开展情况，教师业务档案记录每学期每一名老师的完成的工作量、承担的教学研究项目等内容，这些档案文件对分析学校教育教学质量，提高学校教育教学水平有着至关重要的作用。学生成长档案记录学生成长历程，包括学生的身高体重的变化、学习成绩的变化、获奖情况、生理与心理特征的变化，这些档案材料既既可以真实的记录每一名学生的成长历程，又可以分析历年来的学生心理、生理成长特点，为教育行政部门在教育决策方面提供极为有价值的材料。
（六） 提高档案管理的信息化水平
中小学档案管理信息化系统是广泛应用计算机处理图文声像等原始档案资料,并以硬盘、光盘、录音带、录像带等介质贮存,具有处理迅速、存储量大、查阅方便、保存期限长等纸质档案所无可比拟的优势,档案管理信息化系统真正实现了文档一体化,文字纸质档案和电子文件并存,可以为查阅者方便地提供查询、阅读、交流、使用等多项服服务。档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。为此，中小学档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。
加强中小学档案管理信息化建设，首先应加大档案管理部门的信息化设备投入，购置服务器、计算机、数码相机、数码摄像机、录音笔、扫描仪等信息设备。再者，要做好中小学档案管理信息化建设，还需要加强档案管理人员的计算机应用水平培训，提高档案管理人员的现代信息技术装备的应用水平。
做好中小学档案管理信息化工作，教育行政管理部门，要及早制定中小学档案管理信息化标准，各中小学，应按照标准制定本学校的档案信息化实施细则。中小学校应尽早建立档案综合信息管理系统，有条件的学校，还应建立档案信息化管理网站和电子档案数据中心，通过网络和大规模数据库管理档案。在实施档案信息化管理过程中，应严格执行国家有关安全保密的规定，学校档案部门要按照国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》中的规定，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全。
以上是笔者结合自身工作实际和近些年对中小学档案管理工作调研情况分析归纳出的做好中小学档案管理工作的几点思考，做好档案管理工作，除以上这些建议外，还要求档案管理人员有一颗恒心、热心、责任心。通过以上几个方面的途径，加之档案工作人员的不懈
努力，肯定可以把中小学档案管理工作做好，更好的记录学校的教育教学改革和发展，更好的为中小学教育教学改革发展服务。
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