企业档案管理制度
2020-03-03 16:23:29 来源：范文大全收藏下载本文
档案管理制度
档案是指公司过去和现在从事社会经济、科学技术、文化等活动中形成中的对公司及社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。为了加强公司档案工作的管理，更有效地保护和利用档案，做到齐全、完整、准确、系统，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，为公司的需要更好的提供服务，特制定本制度。
一、档案材料收集
（一） 公司对内发出、对外上报的各种盖有公司公章的文件由综合办公室统一收集管理。
（二） 各部门均应指定专人（兼职），负责收集、整理、移交本部门的存档文件。
（三） 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要的有价值的文件材料，由主办部门收集存档。
（四） 会议文件由综合办公室统一收集存档。
二、归档范围
（一） 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
（二） 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、制度、批复、规定、通知、通报等。国家有关职能部门的各种批件、批文、批准文号等。
（三） 公司大事记、反映公司及公司领导重要活动的材料以及公司的荣誉证书、奖杯等。
（四） 公司订阅的期刊、杂志，搜集的商业信息等。
（五） 公司制作的各种产品广告、宣传照片、底片及相关说明；
（六） 客户资料及业务往来情况的记录等。
（七） 其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
三、归档
（一） 各部门每季度形成的文书档案应于季度末移交综合办公室。公司各种证照、批文及办理的过程材料应在办理完毕后马上存档。
（二） 坚持平时归档与年终归档相结合的原则，可即时立卷归档的文件材料、声像材料要及时立卷归档。
（三） 归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、附件收集齐全，保持文件的完整。应将其正本与附件、请示与批复、转发文件与原件分别立于一卷内，不得分开。绝密文件单独立卷，少数普通文件如与绝密文件有密切联系，可随同绝密文件一同立卷。
（四） 归档文件资料需经交接双方详细清点，并填写文件归档登记表，交接双方签字为凭证。对不符合存档要求（如缺页、残页、次序混乱等）资料，档案管理员有权要求存档部门重新整理，直到符合要求为止。
（五） 为统一档案模式，保证案卷质量，档案管理人员负责案卷的组卷与编目工作。
1、档案分类应视文件资料内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依文件资料性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。
3、同一“小类”之文件资料以存放于一档案盒内为原则，如文件资料较多，一个档案盒不足使用时，可分为两个以上的档案盒存放，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档案盒封面内页应按规定格式逐一填写卷内文件目录，文件资料归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。要求字迹工整。
四、保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
（一）永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。
（二）10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。
（三）5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
（四）1年保存：结案后无长期保存必要者。
（五）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
五、档案借阅：
（一） 借阅规定
1、阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之文件资料，应经综合办公室负责人同意
2、总经理、副总经理借阅非机密档案，通过文档人员办理借阅手续可直接提档。
3、公司内部人员借阅文件资料须经所在部门领导批准后，方可借阅。
4、外单位人员借阅文件资料需经总经理或副总经理批准后，方可办理借阅手续。
5、借阅带有密级的文件资料，必须经总经理或副总经理批准后方可借阅。借阅者要妥善保管所借阅的文件资料，如发生泄密情况，借阅者要承担全部责任。
6、文件资料的借阅期限最长为15天，借阅者必须按期归还所借文件资料，因特殊情况需续借，必须经综合办公室主管领导批准。
7、借阅者要保持借阅文件资料的清洁与完整，不得涂改、复制、损坏、转借。如发生文件资料丢失情况，借阅者本人要写出书面报告，经副总经理签署意见，作出处理。
8、借阅人应于规定期限内归还借阅档案，如有其他人员借阅同一档案时，应由档案管理人员进行借阅变更登记，不得私自授受。
9、对违反规定的单位和个人，将取消其借阅资格，后果自负。
（二） 借阅程序
1、各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具《档案调卷单》，经具有批准权限的负责人批准后，持单向档案管理员借阅。
2、档案管理员接到《档案调卷单》经核查后，取出该项档案，并于《档案调卷单》上填注借出日期后，将档案交与借阅人。《档案调卷单》则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
3、于档案室当场借阅者，免填《档案调卷单》。
4、档案归还时，档案管理员核查无误并于《档案调卷单》填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。《档案调卷单》由档案管理员留存备查。
六、档案室管理
（一） 档案管理员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。
（二） 带密级的文件资料、重要合同等，应设专柜保管。
（三） 录音带、录像带、磁盘等要采取防磁措施，防止资料遭到破坏。
（四） 各种档案应保持整洁、卫生，档案柜应定期通风，以防受潮、发霉或变质。
（五） 档案柜周围严禁吸烟、有明火作业或电加热设备的使用，以防火灾的发生。
（六） 对超期存档的文件资料由档案管理员编制销毁清单，经主管部门负责人核准，报公司总经理或副总经理批准，在有效监督的情况下进行销毁。 本制度自颁布之日起实行，由综合办公室负责解释。
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