企业档案管理制度
推荐第1篇：企业档案管理制度
资料档案证照管理制度
一、凡公司各个基层单位、部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向本单位档案管理部门移交，集中管理，任何单位和个人不得将档案据为已有。
二、各基层单位、部门领导应重视各自单位文件资料的管理和档案立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
三、各基层单位、部门的档案管理工作由行政管理部负责监督和指导。
四、归档内容
1、凡是反映本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的原始文件材料(文字、图表、声像等)均属归档范围。
2、各基层单位、部门应归档的文件材料。
3、党和国家领导人及上级单位有关领导视察、检查本单位工作时有特殊保存价值的重要指示、讲话、题词、照片和录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
4、股东会、董事会、年度工作会议、总裁办公会、项目论证会、业务专题会议等重要会议的会议纪要、记录的成套文件材料以及会议形成的声像材料等。
5、颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
6、请示与批复文件。
7、年度工作计划、总结、参考价值的考察报告，重要工作汇报材料等。
8、领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，来自外单位的
与公司有关的文件材料。
9、员工花名册、员工个人信息档案、入离公司记录、劳动合同(协议)、薪酬制度，以及职务任免、职级评定、绩效考核、培训等人力资源管理工作中形成的文件材料。每年4月做归档封存。
10、财务预决算、财务凭证、财务账簿、相关财务往来协议、合同等。以上资料以3至5年为期限视情况做存档。
11、组织机构、人员编制，各基层单位、部门批准执行的规章制度。
12、企业历史沿革，包括企业简介、大事记、反映企业重要活动、事件的剪报、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物宣传册及展览照片、录音、录像等文件材料。
13、月度(或季度)的工作综述、项目动态等文件材料的定稿，编印的企业要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物(企业报、企业杂志等)的定稿、样本。
14、解决法律纠纷问题形成的文件材料。
15、企业所有对外签订的各种合同、协议书。
16、固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。
17、在购置大型办公设备中形成的凭证、协议合同、图纸、使用说明书等设备资料。
18、审计、考核及接受上级单位检查等活动中形成的重要文件。
19、外单位与本企业的工作来往文件等。
五、归档要求
1、公司各基层单位、部门应在每年三月底以前将上年度已办理完毕、
需归档的文件材料整理、鉴定、立卷，定期向档案管理部门移交。
2、公司各基层单位、部门必须严格遵守归档制度，在接收相关文件后的3个工作日内做好文件资料原件的归档工作，不得无故延期或不移交应归档的文件材料。不能及时归档的，或无法原件存档的，要做出相应说明。如因工作需要还需使用相关文件，应按先立卷归档后再办理借阅手续。
六、档案的鉴定与销毁
1、行政管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，提出存毁意见，经企业有关领导批准后，按规定进行销毁。
2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，要由二人以上并在指定地点进行监销，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，经报总裁批准后方可销毁。
七、档案的借阅
1、公司各部门因工作需要，员工借阅本部门的业务档案需到行政管理部填写档案借阅单，经直接上级批准后方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门主管同意或公司领导批准。
3、机密档案的借阅需经总裁(或分管副总裁)批准。
4、借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理人员要及时对归还的档案进行检查和清点，并在登记薄上注销借用记录。
5、借阅的档案不得泄密、涂改、勾画、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，将由行政管理部视情况给予经济处罚。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应报相关领导批准，且按公司有关保密规定办理。
9、公司人员岗位调动时，必须将借阅的档案及时归还。否则，人事专员有权拒绝办理调岗手续。
推荐第2篇：企业档案管理制度
办公用品管理规定
一、计划管理
1、加强办公用品的计划管理。办公室根据公司办公经费标准计划制定统一的办公用品购置计划。
2、办公室每月根据需要提出购置计划资金，并报经主管领导批准。
3、如遇特殊情况，经主管领导批准后可提出临时购置计划。
二、办公用品、办公设施采购管理
1、公司办文具库根据每月的购置计划和临时购置计划统一采购办公用品，各部门原则上不得自行采购。
2、因特殊情况，各部门需自行采购的，要事先提出申请，报主管领导同意方可。
3、公司安排各有关部门成立采购小组，对市场进行实地考察，对价格低、质量优、信誉高的商家，进行统一采购。
三、发放使用管理
1、办公用品的管理和发放由公司办文具库统一负责。
2、办公用品的购置、保管和发放实行分开管理的原则，分别由专人负责。
3、领取办公用品，领用人要在OA工作流程报告中，写明用途、品名、数量，由部门负责人签字同意，公司办领导批准方可领取。领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确．一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。
4、牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
5、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。
6、职工须爱护办公用品，非正常使用损坏、丢失照价赔偿。
四、清库、盘存管理
1、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
2、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。每月以报表形式报给公司办领导审阅。
文书档案管理办法
1 文书档案归档范围
1.1公司重要职能活动的文件、报告、总结、统计资料等。
1.2公司重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议纪要、会议记录等。
1.3公司年度工作计划和工作总结。
1.4上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定等。1.5公司的请示与上级机关的批复。
1.6公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。1.7公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
1.8公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。1.9公司的各项规章、制度，劳动、工资、福利等方面的文件材料。
1.10公司重要会议、重要职能活动、外事活动和重大庆祝活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料。
1.11公司重大工程建设项目的奠基、落成以及试车、开车声像资料。
1.12公司重大科技发明、荣获省部级以上奖励的科研成果，省部优产品的证书、照片、录像带等资料。
1.13公司获省部级以上先进模范人物、劳动模范的照片。
1.14受到省市级以上（含市级）表彰的各种证书、奖状、奖旗、奖匾、奖章、奖杯等荣誉性物品。
1.15中央、省级领导来公司视察活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料，以及领导人的题词、书画等。
1.16公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的文字、剪报、照片、录像资料等。
2 文书档案收集及归档时间
2.1凡公司党委总部发出的公文，一律由公司办公室统一收集管理。
2.2公司重要会议记录（如董事会、党委会、经理会、股东会等），须在会议结束三天内移交公司办公室保管。
2.3公司在重要的生产经营活动中形成的重要合同、协议书、意向书等，由审计法务部负责收集保管。
2.4上级来文一律由公司办公室统一收集管理。
2.5公司有关部门独立成文的文件材料，由主办部门收集管理。
2.6以上文书档案，当年由收集管理部门妥善保存，分类立卷,并于次年二季度之前移交综合档案科归档，进行集中统一管理。
2.7公司及有关部门获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等实物和声像档案，应在形成后一周内移交公司办公室，由秘书科组织登记、拍照、年底前移交综合档案科存档。3 归档要求
3.1归档文件材料要及时、齐全、完整，如不按时归档，出现问题将追究个人责任。
3.2各部门移交文件材料要填写移交登记，交接材料时双方根据移交手册核对，并履行签字手续。
3.3归档的声像和实物资料，必须是原版、原件，图像清晰，声音清楚。4 保管和利用
4.1档案人员对档案材料按有关规定，进行科学分类，合理组卷，排列上架，以便更好地利用。
4.2要做好档案的安全保护工作，做好防火、防尘、防高温和库房湿度的调节工作。
4.3严格借阅制度。借阅者先填写借阅单，经主管部门领导签字后，方可借阅。 董事会、党委会、股东会等重要会议记录原件和纪要件，经审批同意后，方可查阅，不得外借。声像和实物档案原版、原件一般不得借出。
4.4利用率较高的文书档案可将复制外借。复制资料由综合档案科负责办理。 4.5对保管期限到期的文书档案，由综合档案科提出初步处理意见，经鉴定小组审定，提出销毁意见，报主管公司领导审批后进行销毁。
会计档案管理办法
1 管理目的
会计档案是会计核算专业材料，是记录和反应本单位经济业务的重要史料和证据。坚持集中统一保管，有利于维护和保证档案的完整与安全，便于企业各项工作的开展和利用，实现档案的社会价值和经济价值。
公司办综合档案科负责会计档案的管理。 2 归档范围
2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿。
2.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，工程决算审计报告、其他财务报告。 2.4 企业职工工资表、奖金表、独生子女保健表。
2.5 其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。 3 归档要求
3.1 公司各财务部门当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应按照会计档案归档要求，整理立卷，装订成册，由各财务部门暂保管一年，期满之后于第二年初移交到档案部门统一保管。
3.2 会计档案移交时，各财务部门须填写会计档案移交清册（一式两份），交接双方现场清点核实后在移交清册上签字（盖章），各持一份，作为长期保存依据。 3.3 归档的会计凭证、账薄、报表等案卷封面要按规定内容填写，对于破碎、缺页、装订不牢和不合要求的案卷，档案部门不予接受。个别需要拆封重新整理的，档案部门应会同财务部门共同拆封整理，以分清责任。
3.4 公司各财务部门采用电算化进行核算的会计档案、重大项目工程预决算档案、基建会计档案，待项目工程完工审计后连同纸质档案和二套电子档案一同移交档案部门存档。同时上报省、市档案局备案。
3.5 公司其他部门形成的会计档案，按归档要求，由本单位自行保管。 4 立卷及保管
4.1 档案部门要建立健全各类基础台帐及各项规章制度，保证档案妥善保管，有序存放、方便查找、严防毁损。
4.2 会计档案接受后要及时整理、立卷、登记、造册、著录、装盒入柜，按所属类别分类存放、顺序排列、依次上架，编制案卷目录（立卷人、移交人签字），建立系统完整的检索工具，以便查找和利用。
4.3 各类会计档案的保管期限按国家档案局《会计档案管理办法》执行，分为永久和长期两种。其中职工工资表、年度财务报表为永久；凭证为15年，帐簿为25年；奖金表为20年；银行对账单为5年；会计档案移交清册为15年，会计档案保管清册，会计档案销毁清册为永久保存。
4.4 执行库房管理“八防”制度，做好防磁、防有害气体等设备保护设施，定期对电子档案数据资料做好更新备份，保证库房清洁卫生，温、湿度适宜。库房重地无关人员不得随意出入，避免散失和泄密。 5 查阅和利用
5.1 本公司保存的财会档案只为公司提供利用，除法律规定外，一律不予外借。财务人员借阅时，需填写借阅单，由财务部门、档案部门领导签字并办理登记手续。
5.2 公司纪委、监察审计、保卫部门因工作需要，须经公司主要分管领导批准，财务和档案部门领导签字，登记后方可查阅、复制会计档案。
5.3 公司外单位查阅档案时，需持单位正式介绍信，经财务总监审批，财务和档案部门领导签字，在指定地点查阅。严禁查阅人员在会计档案上涂画、拆封及抽换，违者酌情予以处分。 6 鉴定与销毁
6.1 会计档案的保管期限，原则上按国家档案局《会计档案管理办法》规定执行，如有特殊情况以法律为依据，适当延长部分档案保管期限。
6.2 保管期满待销毁的会计档案，由档案科会同财务部提出销毁意见，档案科编制销毁清册，财务部鉴定审核，经公司财务总监、总经理层批后，进行销毁。 6.3 鉴定销毁时，对保管期满但尚未了结的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项、有重要价值的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，重新保管直至事项完结鉴定确无保管价值时再销毁。
6.4 销毁会计档案时，应由档案、财务、监察审计部等部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案之前，应认真清点核对；销毁后，应在销毁清册上签字，并将监销情况报告本单位负责人。
科技档案管理办法
1 科技档案归档
各单位应当把技术文件材料的形成积累和归档，纳入到技术工作程序和工作计划之内，列入技术工作人员的职责范围和岗位责任追究制中加以考核。 1.1 各单位必须将在生产、设备、技术创新、引进和交流以及形成的（含外单位提供给本公司的）具有保存价值的技术文件材料加以系统地整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒），并按套归档。
1.2 凡需归档的技术文件材料，应随时归档，归档必须做到线条清楚，字迹清晰、纸质优良。其分类方法，要符合本单位生产和工作性质，以便保管和利用。 1.3 基本建设施工阶段所形成的技术文件材料，待工程竣工验收时，由工程管理部门负责整理归档。
1.4 凡我公司一切新建、改建、扩建、维修工程必须将竣工后的有关设计任务书、勘测原始材料以及决算、竣工图，工程验收文件等，按归档要求，由工程管理部门或承建单位系统整理归档。
1.5 凡我公司一切新建、扩建、改建的工程都应绘制竣工图归档。
1.6 改建工程必须对原工程档案进行相应的补充或修改，以保证档案与现状相符。
1.7 归档的技术文件材料和竣工图，一律归档两份，另底图一份，施工图一份。 1.8 在生产、基建、设备制造和维修工程中形成的技术文件材料，按归档要求，系统完整及时整理好归档。 1.9 由外单位协助工程形成的一切技术文件材料，竣工后由我公司主管部门按归档要求归档。
1.10 各单位对新建、改建、扩建的项目进行验收时，要有技术档案人员参加。对应归档的科技文件材料进行验收，对没有完整系统、准确的科技文件材料的项目，不算完成项目。
1.11 技术档案人员参加设备开箱，即时将科技文件登记，做到先归档后借阅。 1.12 本公司各单位外出开会、参观学习收集的图纸和技术资料，都要交综合档案科归档。工作需要时办理借阅手续。对付款购进的图纸和资料经综合档案科验收后，财务部方能报销。
2、科技档案管理
2.1 接收科技档案后，应及时做好归档后的整理工作。按其形成或规律构成有机整体，组成保管单位（卷、册、袋、盒）然后按分类方法进行编号登记保管。 2.2 科技档案的分类保管，必须按密级，保管期限和销毁原则：
2.2.1 档案和资料分开，文字的科技档案与底图分开，底图与蓝图分开，分开应保持科技档案间的有机联系。
2.2.2 科技档案的保密等级共分：绝密、机密、秘密三种，其划分原则上按上级规定与指示办理。
2.2.3 科技档案保管期限的原则分：永久、长期、短期三种。
2.3 综合档案科是我公司要害部门，档案库房必须保证绝对安全完整。 2.3.1 库房不经同意不准入内，严禁吸烟，要有防火器材设备，做好防潮、防火、防盗、防霉、防虫等“八防”工作。
2.3.2 科技档案保管，每年要定期检查一次，检查情况要向公司分管领导报告，如发生意外要及时报告，发现损坏及时提出复制意见。
2.4 各单位所需的国内外技术资料和图纸，由综合档案科统一订购，外索技术资料需事先向综合档案科申请取得同意，由综合档案科办理付款手续后集中保管，否则，财务部门不予报销。
2.5 凡备品备件月作业计划加工图纸、各单位大中修计划的加工件所需图纸，由公司生产技术部统一归口填写晒印申请单报送档案科。
2.6 外单位需复制用我公司技术档案或图纸，经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可复制。各单位严禁代外单位复制我公司技术档案、文件材料等，违者追究责任。 3 科技档案借阅
3.1 凡是本公司员工因工作需要，一律凭工作证办理借阅手续，严禁代借和转借。 3.2 全公司总平面图、上下水道、供电及“绝密”技术资料，需经公司领导和技术总监批准方可借阅。“绝密”资料不得带离档案科，如因工作需要必须带出者，需由公司领导签署批准。
3.3 借阅者对借出的档案资料（图纸、技术资料）要妥善保管。不准拆卷、涂改、打标记、损坏和丢失，要保证案卷完整，违者追究责任。
3.4 设备原图不得作为借阅使用，更不准拿到现场使用，如确系生产需要，须经公司技术总监和档案科领导批准。
3.5 借阅者对借阅的档案资料必须当面点清，归还时按顺序排好，案卷检查无误后，当面办理注销手续。丢失者除赔偿经济损失外，还须追究责任。
3.6 借阅者未经档案员允许，不得自拿、自取、自放，严禁擅自入内，对不听劝阻者，档案员有权停止借阅。
3.7 借阅时间不得超过15天，特殊情况者需经批准，最长时间不能超过一个月。不能按期归还者，可续办借阅手续，否则按管理规定停止借阅。
3.8 各单位和个人不经公司领导和档案科批准，严禁将我公司一切技术资料、图纸（含复制品）向外泄露，违者批评，严重者给予处分。
3.9 调离、退休人员，需持人事部门调令到综合档案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可办理离厂手续。
3.10 外单位来公司参观学习、考察等人员，按专业对口接待，并只做一般性介绍，如欲深入交流时，需请示分管该专业的公司领导或技术总监同意。 4 科技档案修改
4.1各单位不得自行修改科技档案、图纸和技术文件，修改、作废一律填写申请单。必须修改时经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图和技术文件材料。
4.2 在实施重大合理化建议，技术改造中须修改图纸时，由原设计技术人员负责修改。 4.3 凡是新设计施工项目，应由施工单位提供施工过程中的依据，由设计者完成竣工图。
4.4 凡属设备档案图纸的修改，均由生产技术部（分管工程技术人员）办理，其它单位不得自行修改。
4.5 凡备品备件，设备订货图纸，由生产技术部统一修改后，方能生效。 4.6 凡工艺流程变动修改，由车间技术人员提出，由生产技术部工艺组修改，其它单位不得自行修改。
4.7 底图修改较大时，应将原图申请作废，重新出图，图号不变。
4.8 凡因工艺流程改变或设备更新、调整设备，废除原图需作废时，由经办人（车间、检修部门或设计部门）提出报废申请，报综合档案科作废。 5 科技档案销毁
5.1 经主管及技术总监批准，有关部室共同鉴定后，由科技档案人员登记造册。经公司保密委员会或公司保卫部门指定专人监督销毁，任何人都不得擅自处理，或任意分散。
5.2 销毁清册其内容必须具备：顺序号、保管期限、档案目录号、密级、保管单位，以便日后查考。
5.3 销毁清单一式二份，一份留存综合档案科备查，另一份上报有关机关。 6 科技档案保密
6.1 技术档案库房是机要岗位，无关人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
6.2 机密文件，技术档案、图纸、资料，必须由专人集中经管，妥善保管。 6.3 凡属保密科技文件、图纸、资料借阅，必须依照规定的借阅批准手续，不得擅自查阅与借出。 一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6.4 销毁旧图纸、资料时，要严格检查，防止失密、泄密。
6.5 档案工作人员要严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密，做好科技档案、资料的保密工作。
6.6 借阅绝密的技术文件、资料、图纸，须经指定负责人批准，履行绝密借阅手续方可借阅。
6.7 对机密、绝密科技资料、图纸要定期查对，以免出错，发现丢失应及时报告有关部门，妥善处理。
竣工档案管理办法
1、负责全公司竣工工程资料的收集、整理、立卷、归档的管理和组织竣工档案的验收工作。
2、对施工单位的技术负责人和资料员进行档案工作交底，使其明确档案收集、整理工作的重要性及归档范围。
3、负责督促施工现场的其他管理人员按时交接档案资料，统一归口整理，保证竣工资料组卷的完整性和有效性。
4、工程项目竣工后施工单位必须及时做好竣工资料的整理、组卷工作，按单项工程分类立卷，组成保管单位(卷、册)，且符合国家或行业标准。有修改的竣工图要修改到位、标注到位。
5、对接收的竣工档案进行查验，符合规定要求的方能接收。接收的竣工档案以原件为准，不得有伪造、复印、涂改或有其他不符合要求的文件。
6、竣工档案是公司的主体档案，档案库房必须保证绝对安全，库房内严禁吸烟，并配备消防器材，没有允许不得入内。
7、若外单位需借阅或复制我公司竣工资料或图纸，需经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可借阅或复制。各单位严禁代外单位复制公司竣工资料、图纸等，违者追究其责任。
8、各单位不得自行修改竣工资料和图纸，必须修改时须经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图。
9、凡需领用工程制图仪器，须提出书面报告，并经主管部门领导及综合档案科批准后方可领用。
底图管理办法
1、凡公司所属各部室绘制的底图均由综合档案科底图室集中统一管理。
2、凡是工程设计、标准图、设备图等，必须交底图室存档，并按工程项目分类登记建帐，入库保管。外购蓝图描绘复用底图，必须按我公司规定统一编号。
3、入库图纸必须成套齐全、图面整齐、图号完整，有各级领导签字方可办理交接手续，验收存档。
4、底图应按国家标准图幅，用碳素墨水或用计算机绘制，经设计、校核及有关领导签字后，送交档案科。计算机绘制的底图，设计、校核、审查的签字，必须是签字者本人用碳素墨水的签字，不得用计算机直接描出，以符合档案管理的要求。
5、底图档案以袋装为主，并编制底图总目录，袋内编制卷内目录，以便于管理和利用。底图展开平放在专用的底图柜内，不得卷放或折叠放置。特殊招标的底图视情况采取适当措施存放保管。
6、底图档案号按形成单位统—设备的分类方法进行分类，并组合成类别，各种类别底图分别采用大流水编号。编号写在底图案卷袋右下角图框外边，号码应清楚可见。
7、收藏底图要精心保管，为了加强底图的坚固性，应将底图周边用缝纫机轧边后方可晒图。对于破损图纸要及时修补，破损严重不能修复时应提出更新。
8、提晒底图须填写晒图申请单，提晒底图应及时准确。收回图纸要当面点清，没有缺损和涂改时方可签收。
9、严格遵守档案保密制度，底图严禁外借，底图除需重大修改和重新复制外，一般不予外借。确因工作需要，须由公司分管领导及综合档案科领导批准，严格借还登记手续。借阅保密程度较高的底图，应由公司领导批准。
蓝图管理办法
1、综合档案科蓝图管理岗位负责公司所有工程项目施工蓝图、资料的接受、分类整理、保管统计、鉴定销毁和提供利用工作。
2、公司所有工程项目的施工蓝图、资料，在项目竣工、完成后由施工责任单位及时整理，随附清单一并移交综合档案科。
3、认真做好蓝图、资料入库验收工作，逐份逐张清点，并及时系统整理，按单项工程分类立卷、装盒、排架。做到完整齐全，并编制检索工具。
4、入库蓝图、资料均按档案号顺序排列，不得乱放或任意提取，借阅蓝图、资料需要办理登记手续，定期检查蓝图、资料借还情况，及时做好催还工作。
5、熟悉蓝图、资料的排放位置，主动协助借阅者查找图号和卡片等检索工具。
6、借阅者对借阅的蓝图、资料必须当面点清，妥善保管，不得涂改、损坏和丢失。收回时排好序号，确无缺损和涂改方可签收。违反者除赔偿经济损失外，还要追究责任。
8、精心保管蓝图、资料，如有破损图纸应及时修补，破损严重不能修补的，及时提晒更新。
9、时时做好鉴定工作，对没有利用价值的蓝图、资料提出销毁申请，造册登记，经鉴定、审批后，予以销毁。销毁时要严格检查，防止失密、泄密。
10、蓝图、资料保管坚持“防盗、防火、防鼠、防虫、防湿、防尘、防光、防有害气体”，做到安全无事故。保持库房内部清洁卫生，排放有序，温度适宜。
11、对蓝图、资料收进、移出、保管、利用等情况进行登记，并按规定上报库藏等档案工作基本统计情况。
复制印晒管理办法
1、综合档案科复印、晒图岗位负责公司各相关档案资料的工程复制和晒图工作。
2、复印、晒图室人员对送交的复印、晒图技术文件或图纸应逐一登记。
3、严格复印、晒图的程序和手续。复印、晒图必须有经办人填写好晒印申请单，申请单位和领导签字后交综合档案科统一安排晒印，不得私自接受复印或晒图，手续不完备的应给予拒绝。
4、复印、晒图人员收到手续完备的申请单后，严格按照审批的规格、张数进行复印、晒图。申请单须保存三年备查。
5、保证复印或晒图质量，提高工作效率。急件随到随印或晒，平件一般不超过三天，杜绝复印、晒图差错。
6、严格遵守保密规定，涉及到保密材料，我公司专有技术等“秘密”类资料，必须由公司主要领导或技术总监签字，方可安排复印或晒图。禁止无关人员翻阅复印、晒图资料和出入复印、晒图室，不在室内待客闲谈。
7、晒图机、复印机等设备要经常维护保养。设备出现故障应及时分析查找原因，并向领导汇报进行维修。
8、保证复印晒图室的安全、卫生、整洁，做到每日清扫保洁，每周大扫除，人走“四关”（关机、关电、关灯、关门）。
9、建立复印、晒图档案，每月底，对材料消耗和印晒情况进行一次检查统计。
科技图书管理办法
1、综合档案科图书资料室负责全公司科技图书、资料和各部门生产、管理所需杂志、规程以及其它有关资料的搜集、订购、保管、借阅、发放等工作。
2、搜集、采购来的科技图书、资料应及时按“中图法”分类、登录、编号、建卡、投入借阅。
3、凡各部门所需订购有关科技图书资料，均应由分管领导批准，由综合档案科统一归口并负责征订、购买、报销和管理工作，其它部门未经批准不得自行购置。部门和个人需用可办借阅手续。
4、凡参加各种学术会议、技术会议、培训的资料原则上一律交综合档案科资料室统一管理，其它部门及个人不得留存，如因工作确实需要留存，须经公司技术总监批准。凡没有经过综合档案科签字验收，财务部门不予报销。
5、科技图书、资料的借阅严格按借阅制度进行，定期进行催还、清理。借阅人员必须在图书资料室办理书面借阅手续，方可借阅。
6、公司员工每次借阅本数只限一册，归还后，方可第二次再借。借期一周，单次借阅时间最长不能超过20天，否则停止借阅。
7、借阅的图书不得撕页、圈点、注字、折叠、剪裁等。若有丢失和损坏按图书原价两倍以上赔偿。对于绝版图书四倍以上赔偿。
8、科技图书借阅的过程中，借阅人不得私自将图书转借给其他员工，如需转借，必须到图书资料室办理转借手续。如因任何转借原因发生的书籍损坏等损失，由第一借阅人负全面责任。
9、必须保持科技图书的整洁、整齐，发现破损，要及时装订、裱糊。
10、图书资料室必须按规定做好相应的防护措施，如防尘、防潮、防火、防霉、防虫、防盗等。
11、员工调离出厂，必须持人力资源部调离证明，及时办理图书归还手续，经签字后方可离厂，厂外人员不得借阅。
12、科技图书每年终认真清查核对一次。
科技情报管理办法
1、科技情报管理岗位主要负责公司科技情报资料的收集、购置、加工、编辑和提供利用工作，为企业生产与发展做好服务。
2、科技情报人员要广泛收集整理、分析研究各类化工科技信息情报。在掌握本单位科技动态基础上，为解决生产中的关键技术问题，提高技术管理水平及时提供有针对性的情报，并采用多种形式传播、推广适用的先进技术和技术创新成果。
3、积极参加科技信息情报的交流活动。积极参加全国中氮技术情报网的活动，为《中氮肥》、《中氮信息》及有关情报网投稿，并完成分配的任务。
4、认真做好《淮化科技》内部刊物的稿件组织、编辑、出版和国内中氮等行业的交流工作。
5、开发情报资源为公司生产经营、技术研发服务。科技情报人员应积极贯彻上级有关科技情报工作和技术创新精神，做到上情下达、下情上报、内外通气，成为沟通情报交流渠道的联系人。
6、档案资料管理人员应做好技术资料、图书、档案的收集整理分类编目工作，做好资料目录和期刊目录的编制工作，并配合专职情报员做好信息情报的服务工作。
7、科技情报工作计划应列入本单位科技计划，单位领导批准后实施。要逐步增添必要的信息化设施和征订相关的图书资料、期刊杂志等。
8、积极组织科技情报人员(包括资料管理人员)参加情报业务、专业知识、科技外语等学习活动，提高科技情报人员业务水平。
9、公司工作人员外出参加各种专业会议、学习班所获得的各种技术资料和以单位名义索取的技术资料一律交综合档案科进行整理、编目、归档和扫描，以提高利用率。
重点建设项目档案管理办法
一、总则
1、为加强对公司重点建设项目档案的管理工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家、省有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。
2、本办法适用于公司各类重点建设项目建设与使用全过程中的档案管理工作。
3、重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、初步设计、勘察设计、招投标、施工、工程监理、生产准备到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。
4、重点建设项目档案工作既是重点建设项目的基础工作，也是档案事业的组成部分。重点建设项目各有关单位要依法加强对档案工作的领导，列入工作计划，按照集中统一管理的原则，确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。
二、项目档案管理职责
1、重点建设项目建设各有关单位要成立档案工作管理机构，确定一名分管领导主抓档案工作，并建立相应的档案管理网络机构，配备素质较高的档案专、兼职人员，落实项目档案工作所需经费。专、兼职档案人员应当忠于职守，遵守纪律，必须参加档案管理专业培训，持证上岗。制定管理制度，建立健全重点项目的档案管理工作，保证重点建设项目档案工作和项目建设工作同步进行。
2、重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导本部门重点建设项目档案工作。要加强对重点建设项目档案工作的宏观管理，将重点建设项目档案工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收项目时，要同时部署、检查、验收档案工作。
3、建立、健全重点建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档制度。坚持“三参加”、“四同时”管理。“三参加”即档案部门参加项目审查论证会和项目进度会；参加工程阶段性竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。“四同时”即下达项目任务的同时提出文件材料的归档要求；检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；项目竣工验收的同时验收鉴定档案材料的齐全、完整、准确情况；项目申报评优及项目有关人员提职评先时，档案部门同时出具专题归档证明材料。
4、重点建设项目建设单位负责组织、协调和指导勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位的项目竣工文件编制和项目文件整理。
5、项目勘察、设计、施工、监理等单位应根据《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的收集、编制、整理、归档工作。
三、项目档案的收集和归档
1、建设单位与各承包单位签订的项目承包合同，应按照档案管理有关规定与标准，明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。
2、实行总承包的项目，各分包单位负责收集、整理分包范围内的项目档案资料，项目竣工时，由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料，并提交项目建设单位；由建设单位分别向几个单位发包的项目，各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料。项目竣工时，由项目建设单位或由项目建设单位委托一个承包单位负责汇总整理项目全部档案资料。
3、重点建设项目申请立项时，项目建设单位应着手开始对形成的文件材料的收集、积累、审核工作；项目竣工验收时，应完成全套文件材料的归档和验收工作。归档文件材料必须完整、准确，保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况。
4、重点建设项目前期文件、竣工验收文件，应由建设单位和承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察、设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件；项目施工文件，由项目施工单位负责收集、积累；项目监理文件由监理单位收集、积累；项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应和财务管理单位应负责收集、积累建设项目器材供应及财务管理形成的文件。
5、凡是反映与重点建设项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全、立卷、归档。
6、各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先交综合档案科登记、归档，再进行译校、复制和分发使用。
7、重点建设项目所需国内外技术资料、图纸，由综合档案科统一订购、借阅。外出开会、考察、学习收集的技术资料、图纸，各类项目前期文件都要及时交综合档案科归档，工作需要时办理借阅或者提供复印件。
8、归档的项目文件材料要求字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。载体及书写材料符合档案保管要求。永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。凡由易褪色的书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成的需永久和长期保存的文件，应附一份复印件。复印、打印文件及照片字迹、线条及影响的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。照片、录音、录像文件应保证载体的有效性。电子文件应以光盘为长期储存介质，并打印备份。
9、建设单位应采取拍照、录像等方式，将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录，制作、形成音像档案，及时归档保存，并向市档案馆和本单位档案部门移交。
10、重点建设项目档案的保管条件要符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的要求，采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施，保证项目档案的安全管理。应把库房、设备与装具所需经费列入项目投资总概算中，使档案管理现代化与企业管理现代化同步发展。
11、项目建设单位要逐步提高档案信息化管理水平，建立健全并切实落实相关规范、标准和规章制度，做好电子文件的归档和电子档案的保管，确保其真实、完整和有效，逐步实现项目档案信息的网络化服务。
12、重点建设项目档案移交的时间要求：各施工承包单位应在项目完成后将项目档案向建设单位移交；项目档案验收合格后，建设单位按合同规定要求，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交，并办理完备的清点、签字等移交手续，明确档案移交内容、案卷数、图纸张数等。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。
四、档案的整理
1、建设单位或监理部门要制定项目档案分类大纲和编号体系。小型项目直接按结构或专业分类，大中型项目按单项工程或结构、专业分类，下设属类。
2、重点建设项目文件组卷原则是遵循其形成规律和成套性特点，分类科学，组卷合理。管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；施工文件按单项工程或阶段、结构、专业组卷；设计变更文件、工程联系单按文种组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；监理文件按名称或专业组卷；设备文件按专业、台件组卷；声像材料组卷时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
3、卷内文件排列：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
4、案卷编目要求编写页号、填写案卷封面、案卷脊背、卷内目录、备考表所设置的各项内容及编制总目录、分类目录、底图目录、特殊载体目录等。
5、案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷的包装采用国家档案局规定的无酸卷皮、卷盒。
6、案卷排列：基建类案卷按项目、依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收排列；设备类案卷按依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备设计、制造验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列管理。
7、重点建设项目竣工图编制必须真实，准确的反映项目竣工的实际情况，要做到图物相符、技术数据可靠、图面清晰、逐张加盖竣工图章、签字手续完备。
8、负责组织重点建设项目竣工验收的主管部门或建设单位在项目初步验收或竣工验收时必须通知档案行政管理部门或有关单位参加。
9、重点建设项目单位要认真贯彻执行《国家重点建设项目档案登记办法》的有关要求，按规定时间填报登记表，做好重点建设项目档案登记工作。
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企业档案管理制度
一、目的
为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。
二、管理权限、职责
1、公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司综合部负责监督和指导。
2、综合部负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
3、公司各部门负责人负责本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
4、公司开展的项目及专项工作由项目负责人对归档文件的完整和系统负责，配备专职或兼职档案人员。
5、公司各部门专兼职档案人员应负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。
三、归档范围与分类
1、凡是反映公司建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的各种载体式、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档围。
2、公司文书档案设置6类，分为行政管理类、经营管理类、生产管理类、党群管理类、人事类、会计类。公司科技档案设置4类，分为基建类、设备类、科研类、产品类。公司声像档案、实物档案另行归档。具体参照《gt管业文件材料归档范围及保管期限表》执行。
四、立卷归档要求
1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后的第二年一季度归档。
2、科研开发、项目建设等文件应在其项目验收、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。
3、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
4、公司档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远保存利用价值，为永久保管。对在一定时期内有利用价值的,应酌情列为定期（30年或10年）保管。凡介于两种保管期限之间的，按照保存时间较长的一档确定保管期限。
5、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有材料还需使用，应先按立卷归档后再办理借阅手续。
6、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应完整、准确、系统，归档文件材料盒内要有“盒内文件目录”。
7、文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向综合部档案室移交，档案部门在接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案移交登记表》签字后各保留一份。
五、档案借阅与保密
1、总经理、副总经理、总监借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续，限期归还。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，需办理《借阅档案申请表》，经部门负责人、分管领导审批后方可借阅。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理审批，具体按委托书的内容执行。
4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
5、借阅人对档案要妥善保管，保持整洁，不得对档案进行涂改，勾划、裁剪、损坏或抽页，不得转借他人，不得遗失和私自翻印。
6、档案管理员应定期清查借阅登记册，对已到限期的调出档案，应及时督促归还。
7、档案工作人员不准用电话、传真、信笺与别人联系秘密事项；严禁秘级文件、资料、信息上网。
8、档案工作人员必须坚持做到不带档案出门，不准将档案提供给无关人员查看，不准将档案存放情况及其内容向无关人员泄露，克服新时期无密可保的麻痹思想，时刻保持警惕，谨防失泄密事件发生。
9、建立档案利用效果登记制度，对借出的档案，在工作查考、解决经济纠纷，经济案件，产权归属等产生的作用及效果及时进行登记，以反映档案在公司经营活动中所发挥的应有作用。
六、档案的鉴定与销毁
1、公司综合部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由综合部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，编制销毁清册，并经公司总经理批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。
七、罚则
1、凡无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。
2、对涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。
3、不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查；
4、遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，追究当事人责任。
八、本制度由公司综合部负责解释，自下发之日起执行。
年 月 日
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档案管理制度
档案是指公司过去和现在从事社会经济、科学技术、文化等活动中形成中的对公司及社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。为了加强公司档案工作的管理，更有效地保护和利用档案，做到齐全、完整、准确、系统，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，为公司的需要更好的提供服务，特制定本制度。
一、档案材料收集
（一） 公司对内发出、对外上报的各种盖有公司公章的文件由综合办公室统一收集管理。
（二） 各部门均应指定专人（兼职），负责收集、整理、移交本部门的存档文件。
（三） 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要的有价值的文件材料，由主办部门收集存档。
（四） 会议文件由综合办公室统一收集存档。
二、归档范围
（一） 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
（二） 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、制度、批复、规定、通知、通报等。国家有关职能部门的各种批件、批文、批准文号等。
（三） 公司大事记、反映公司及公司领导重要活动的材料以及公司的荣誉证书、奖杯等。
（四） 公司订阅的期刊、杂志，搜集的商业信息等。
（五） 公司制作的各种产品广告、宣传照片、底片及相关说明；
（六） 客户资料及业务往来情况的记录等。
（七） 其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
三、归档
（一） 各部门每季度形成的文书档案应于季度末移交综合办公室。公司各种证照、批文及办理的过程材料应在办理完毕后马上存档。
（二） 坚持平时归档与年终归档相结合的原则，可即时立卷归档的文件材料、声像材料要及时立卷归档。
（三） 归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、附件收集齐全，保持文件的完整。应将其正本与附件、请示与批复、转发文件与原件分别立于一卷内，不得分开。绝密文件单独立卷，少数普通文件如与绝密文件有密切联系，可随同绝密文件一同立卷。
（四） 归档文件资料需经交接双方详细清点，并填写文件归档登记表，交接双方签字为凭证。对不符合存档要求（如缺页、残页、次序混乱等）资料，档案管理员有权要求存档部门重新整理，直到符合要求为止。
（五） 为统一档案模式，保证案卷质量，档案管理人员负责案卷的组卷与编目工作。
1、档案分类应视文件资料内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依文件资料性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。
3、同一“小类”之文件资料以存放于一档案盒内为原则，如文件资料较多，一个档案盒不足使用时，可分为两个以上的档案盒存放，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档案盒封面内页应按规定格式逐一填写卷内文件目录，文件资料归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。要求字迹工整。
四、保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
（一）永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。
（二）10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。
（三）5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
（四）1年保存：结案后无长期保存必要者。
（五）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
五、档案借阅：
（一） 借阅规定
1、阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之文件资料，应经综合办公室负责人同意
2、总经理、副总经理借阅非机密档案，通过文档人员办理借阅手续可直接提档。
3、公司内部人员借阅文件资料须经所在部门领导批准后，方可借阅。
4、外单位人员借阅文件资料需经总经理或副总经理批准后，方可办理借阅手续。
5、借阅带有密级的文件资料，必须经总经理或副总经理批准后方可借阅。借阅者要妥善保管所借阅的文件资料，如发生泄密情况，借阅者要承担全部责任。
6、文件资料的借阅期限最长为15天，借阅者必须按期归还所借文件资料，因特殊情况需续借，必须经综合办公室主管领导批准。
7、借阅者要保持借阅文件资料的清洁与完整，不得涂改、复制、损坏、转借。如发生文件资料丢失情况，借阅者本人要写出书面报告，经副总经理签署意见，作出处理。
8、借阅人应于规定期限内归还借阅档案，如有其他人员借阅同一档案时，应由档案管理人员进行借阅变更登记，不得私自授受。
9、对违反规定的单位和个人，将取消其借阅资格，后果自负。
（二） 借阅程序
1、各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具《档案调卷单》，经具有批准权限的负责人批准后，持单向档案管理员借阅。
2、档案管理员接到《档案调卷单》经核查后，取出该项档案，并于《档案调卷单》上填注借出日期后，将档案交与借阅人。《档案调卷单》则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
3、于档案室当场借阅者，免填《档案调卷单》。
4、档案归还时，档案管理员核查无误并于《档案调卷单》填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。《档案调卷单》由档案管理员留存备查。
六、档案室管理
（一） 档案管理员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。
（二） 带密级的文件资料、重要合同等，应设专柜保管。
（三） 录音带、录像带、磁盘等要采取防磁措施，防止资料遭到破坏。
（四） 各种档案应保持整洁、卫生，档案柜应定期通风，以防受潮、发霉或变质。
（五） 档案柜周围严禁吸烟、有明火作业或电加热设备的使用，以防火灾的发生。
（六） 对超期存档的文件资料由档案管理员编制销毁清单，经主管部门负责人核准，报公司总经理或副总经理批准，在有效监督的情况下进行销毁。本制度自颁布之日起实行，由综合办公室负责解释。
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企业档案管理制度
一、档案管理规定
根据国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案管理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、管理体制、各项业务和工作人员职责等内容做出具体规定。
二、企业各类文件材料的归档制度
是保证企业各种文件材料、准确、及时归档的一项重要制度。主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间和归档要求，必要时须明确归档份数和归档手续。
三、企业档案利用制度
是企业档案利用工作进行规范的制度。一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。
四、企业档案保密制度
是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。
五、企业档案保管制度
—1—
是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体保管等要求。
六、企业档案鉴定销毁制度
是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工作的组织、档案销毁的程序和手续等。
七、企业档案人员岗位责任制
这是专门针对企业档案管理人员岗位职责而制定的制度，其内容主要包括主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。
—2 —
一、档案管理规定
为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制订本规定。
（一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
（二）企业档案工作是企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。
（三）企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
（四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。
（五）档案员必须忠于职守，保守企业和业主的秘密，接受档案专业培训，具备档案专业知识。
（六）综合档案室由企业一位领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。
（七）各部门（物业管理项目）应指定兼职档案员，负责本部门（物业管理项目）形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。
—3—
（八）企业文件材料的形成和积累须纳入各部门（物业管理项目）工作计划和有关人员岗位职责。
（九）凡本企业在经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料都必须归档。归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。
（十）企业综合档案室对接收的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。
（十一）开展档案的鉴定。根据本企业档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经企业主管领导批准后进行销毁。
（十二）开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果、编研情况进行统计。
（十三）认真做好档案库房管理。按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等防护要求，做好档案库房的管理工作。
（十四）将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划，努力实现企业档案管理信息化。
（十五）积极开发档案信息资源，为企业生产和各项管理工作服务。对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，企业将给予表扬和奖励。
—4 —
二、企业各类文件材料的归档制度
为了完整、系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制定本制度。
（一）归档范围
根据附件所列内容，结合企业实际工作，制定具体归档内容。
（二）归档时间
1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。
3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。
7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
—5—
8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料。
（三）归档要求
1、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
2、文件材料归档后不得更改。
3、归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
4、归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，严禁使用易褪色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写。
5、对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
6、对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。
8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
—6 —
9、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
（四）归档份数
归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
（五）归档手续
向档案部门移交档案时，必须填写《归档文件移交清单》一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。
三、企业档案利用制度
为维护档案的完整与安全，服务企业各项工作，根据企业档案管理的具体情况，制订本制度。
（一）本企业员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。
（二）借阅本企业档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。
（三）本企业档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。确须外借的档案，要经主管领导或办公室主任同意，按时归还，借阅期一般不得超过七天，确因工作需要不能如期归还者应办理续借手续。
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（四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。
（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
（六）摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。
（七）借出档案只限在本部门有关人中查阅，不得转借其部门或个人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。
（八）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
（九）外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续。
四、企业档案保密制度
为确保企业档案信息的安全，制定本制度。
（一）档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业和业主的机密。
（二）档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。
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（三）档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。
（四）有关部门需查阅机密以上档案须经企业主管领导批准。
（五）不得与无关人员谈论涉密档案内容。
（六）下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。
（七）经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。
（八）档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。
五、企业档案保管制度
为保护好本企业的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本制度。
（一）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
（二）案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。
（三）管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。
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（四）研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。
（五）档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。
（六）借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。
（七）存放胶片、照片、录像带、磁带要用专用卷盒。
（八）每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
六、企业档案鉴定销毁制度
（一）企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。
（二）企业各部门在文件材料归档时，应根据本企业制定的《档案保管期限表》，准确区分档案的保管期限。
（三）对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。
（四）对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。
— —10
（五）销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。
（六）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。
（七）档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。
七、企业档案人员岗位责任制
为加强本企业档案管理工作，充分发挥档案应有的作用，不断提高档案管理水平，特制定主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。
（一）主管档案工作领导
1、统一领导本公司档案工作，认真贯彻国家《档案法》和上级关于档案工作方针、政策、规定在本公司的实施。
2、及时协调解决档案工作中存在的问题。
3、负责本公司的档案的鉴定销毁审批工作。
4、监督执行档案工作岗位责任制的考核及奖惩。
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（二）档案部门负责人
1、认真贯彻执行上级关于档案工作的指示、规定及有关标准，发动和组织本公司档案工作人员全面完成档案工作任务。
2、审批或拟定本公司档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，并认真听取档案部门工作汇报、检查档案工作落实情况。
3、适时地召开全公司档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验;研讨工作中存在的问题和解决办法。
4、负责组织企业专(兼)职档案人员的业务培训及学习，负责企业档案工作责任制的考评工作。
5、负责对借阅机密档案和外单位借阅档案的审批及对销毁档案鉴定的组织和鉴定工作。
6、参加本企业有关物业管理项目验收等有关活动。
（三）档案室专职（专责）档案人员
1、认真执行上级有关档案工作的指示要求，维护档案的完整、准确、系统。
2、负责本公司档案的收集、整理、保管、提供利用、鉴定工作，并按有关规定进行档案的销毁工作。
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23、负责各有关部门（物业管理项目）档案工作的监督检查和业务指导工作，做好文件材料形成、积累、立卷归档工作，把好质量关。
4、认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。
5、做好室藏档案的管理，建立健全档案基础性工作，确保档案文件材料的齐全、完整、准确、系统和安全。
6、做好档案的保密和保护工作，维护档案的完整与安全。
7、对档案库房、设备、专用工具等设施的添置和档案管理中的问题，及时向领导提出建议，对保管档案的安全、完整、保密负责。
（四）各部门（物业管理项目）主管档案工作的负责人
1、掌握本公司档案工作有关制度规定，熟知涉及到本部门的具体要求。
2、将档案工作列入本部门（物业管理项目）的工作内容之一，做到档案工作与本部门（物业管理项目）其他工作布置、检查、总结三同时，配备能适应本部门（物业管理项目）工作需要的兼职档案人员，并保持相对稳定。
3、督促兼职档案人员按时完成文件材料的积累、整理、归档工作，并对本部门档案的完整、准确进行审查。
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4、督促搞好本部门（物业管理项目）文件材料平时立卷和整理、移交工作，部门成员应将开会带回、承办完毕的文件材料及时交给文档人员，以保证文件材料的齐全、完整。
5、负责对本部门（物业管理项目）档案人员和有关专业人员的档案考评工作。
（五）各部门（物业管理项目）兼职档案人员
1、实施本公司档案管理规定和制度，随时将本部门形成的档案文件材料进行收集、整理，按规定立卷后向档案室移交。
2、熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促、协助本部门内人员做好文件材料的积累，整理并进行平时立卷(预立卷)工作。
3、对保存在本部门的档案，文件材料做好提供利用工作及安全保护工作。
（六）本企业各专业技术人员、行政干部
1、对本部门在业务、行政、管理等各项工作中所形成的文件材料的完整、准确、系统负责。
2、对办理完毕的文件材料，应根据本部门文件材料归档范围交部门档案人员，任何个人不准将材料归为已有或久拖不交。
3、在物业项目接管和退出时，必须将文件收集齐全，及时立卷归档，并保持材料内容准确、字迹工整、图样清晰。协同本部门兼职档案人员做好保管期限和密级划分工作。
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中小型企业档案管理制度
一 总 则
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。
二 文件材料的收集
第一条
收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集起来。其中应以公司产生的具有长远或重要参考价值的文件材料作为保存的重点，具体包括以下各项：
（一）上级来文
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
（二）公司文件材料
1、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；
2、公司颁发（包括转发）的各种正式文件的签发搞、印制稿、重要
文件的修改稿；
3、经济活动中的重要往来函件、谈判记录、会议记录、协议等文件；
4、公司与各级行政部门往来公文，下级单位的请示与公司的批复文件；
5、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；
6、反映公司经济业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
7、公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；
8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料；
9、公司党委、团委、工会和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10、公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录；从外单位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料；
11、公司基本建设工程施工竣工、图纸文件、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、产品开发、生产、建设项目的科技文件材料；
12、公司成立、合并、撤销、更改、注册登记资料、人员编制等文件材料；
13、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；
14、公司的历史沿革、大事纪、年鉴，反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、干部、工人名册以及职工的录用转正、定级、调资、调动等工作及干部奖惩等文件材料；
16、公司员工调动、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
18、公司诉讼的各类证据、记录、协议、判决等文件。
19、公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；20、公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考查总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
21、各种普查工作中形成的文件材料；
22、公司诉讼的各类证据、记录、协议、裁决等文件。第二条 收集应注意的问题
（一）文件正文和附件要同时收集。
（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存档，但特别重要的文件例外。
（三）作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。
（四）有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。
（五）有请示无批复或有批复无请示的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。
（六）用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复 4
制。
（七）经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。
三 立卷归档
公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
第三条
文件材料的分类
应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
第四条
立卷分工
（一） 各单位形成的文件，自行立卷；
（二）上级党委文件，由党委办公室立卷；
（三）下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办部门立卷；
（四）上级单位颁发的专业性文件，由承办部门立卷；非专业性文件，由办公室立卷；
第五条
归档
（一）各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，整理存档，特别重要的档案材料等，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。
（二）各种文件、资料，按性质和内容进行分类整理，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
（三）具有不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷注明。
（四）案卷必须整齐排序，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。
四 档案保管
第六条
档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
第七条
胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片的拷贝要分别存放，必要时采用专用厨具进行保存。
第八条 底图入库要认真检查，平放或卷放。
第九条
库藏档案要定期核对，做到账物相符。发现破损变质及时修补或复制。
五 档案借阅
第十条
借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
第十一条
借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
第十二条
借阅时间最长不得超过一个月，确因工作需要不能到期归还者，要说明情况，办理续借手续。
第十三条
归还档案时，由档案管理人员当面清点清楚，并在借阅登记薄上及时注销。
第十四条
凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
第十五条
底图一般不予外借。
六 档案销毁
第十六条
对已过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，派专人进行销毁。
七 档案统计
第十七条
销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。
第十八条
要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。 第十九条
除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。
第二十条
统计数字要准确真实。
第二十一条
对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计， 7
以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
八 档案保密
第二十二条
档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
第二十三条
不得传播、议论有关机密问题。 第二十四条
档案资料不准带到公共场所。
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造价咨询企业档案管理制度
第一条：为加强工程造价咨询档案管理，积累工程造价技术资料，体现档案的凭证价值和参考价值，更好地为工程造价咨询服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合我公司实际制定本办法。
第二条：工程造价咨询档案是指咨询单位为委托方提供的专业咨询服务过程中，记录和反应业务项目中直接形成的，与咨询报告表述意见一致的有关文件、电报、信函、凭证、笔录的原件（复印件）、照片、图片等形成的载体。具体包括：
（一）与委托人签订的《山东省工程造价咨询合同》。
（二）《山东省工程造价咨询业务操作指导规程》中的推荐格式内容。
（三）所有工作底稿，包括： 1报告拟稿； 2现场勘察记录表； 3取费核定计算程序表； 4定额子项核定表； 5材料差价明细表；
6复核工作记录及调整、修改工作记录等； 7与审核结果相关的文件、协议、会议纪要等；
8必要的签证及相关证明；工作底稿做到内容完整、格式规范、记录清晰、结论明确。
（四）建筑、安装施工合同（复印件）。
（五）送审的工程预（结）算书（复印件）。
（六）工程计算书。
（七）建设、施工单位双方的工程签证单。
（八）材料购货合同或采购发票（复印件）
（九）实施过程中建设、施工、咨询三方的会议纪要、现场记录、取证记录集相关的文字资料。
（十）委托人提供的资料登记表及清退资料清单。
第三条：专业咨询服务主要包括：建设项目策划、编制项目建议书宇可行性研究报告，建设项目投资估算及建设项目财务评价；编制或审核工程概算、预算、施工结（决）算、项目后评估；编制审核工程招标标底、投标报价及工程索赔费用的计算。工程经济纠纷的鉴定及相关的工程造价信息咨询服务。
第四条：归档案卷封面编写的要求：
（一）卷内标题，注明该案卷项目名称。
（二）起止时间，填写本案卷材料形成的起止时间。
（三）保管期限，按案卷的重要复杂程度填写永久、长期、短期。长期一般为20年，短期一般为10年。
（四）单位，填写本单位名称。
第五条：立卷归档的文件材料应用目录索引档案内容，并用阿拉伯数字编写顺序号，经项目负责人和技术负责人签字（盖章）后归档。
第六条：工程造价咨询单位应建立健全档案管理制度，做好档案的安全和保密工作，配备必要的设备由专人负责。对已逾期的案卷和无保存价值的案卷登记造册、清点核对并经单位负责人批准后由专人负责监销。监销报告应立卷归档。
第七条：工程造价咨询档案管理人员应认真履行职责，严格遵守档案管理制度，对不符合要求的案卷应采取补救措施或要求返工。案卷立好并验收合格后负责接收保管，不得擅自借阅、损坏、遗失或将档案占为己有。
第八条：本规定自发布之日起执行。
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延川县供电分公司文件和档案管理制度
一、范围
（一） 本标准规定了综合档案的管理职能、管理方法、检查与考核。
（二） 本标准适用于延川县供电分公司所属各部室、班（站、所）。
二、引用标准
下列标准所包含的条文通过本标准的引用而成为本标准的条文。所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
《中华人民共和国档案法》（1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议修正，中华人民共和国主席令第71号发布）
《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年10月24日经国务字批准，国家档案局第1号颁布，自1990年11月19日起施行。）
《国营企业档案管理暂行规定》（国家档案局、国家经贸委、国家计委1987年3月20日）
GB9705-88《文秘档案案卷格式》
GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》
《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局） GB3792.5-85《档案著录管理规范》
《档案库房技术管理暂行规定》（国家档案局1987年8月29日）
GB/T11821-89《照片档案管理规范》
《档案工作目标管理办法》（国家档案局档发字（1996）9号文件）
《陕西省档案管理条例》（1997年1月21日陕西省人民代表大会常务委员会第25次会议通过）
三、定义
（一） 档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
（二） 文秘档案
文秘档案是指机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料，因而又称“党政档案”。
（三） 科学技术档案
科学技术档案指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应归档保存的科学文件材料。包括图样、图表、文字材料和音像材料等。
（四） 基本建设档案
基本建设档案是指建筑物、构筑物、地上地下等基本工程项目从酝酿、决策到建设投产的全过程形成的、应当归档保存的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划勘测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等工作形成的文字材料、图纸、图样、计算材料、音像材料等形式与载体文字材料。
（五） 科学研究档案
科学研究档案是指在基础研究、应用研究和开发研究等自然科学研究等活动中形成的科技档案。记载和反映科学技术研究活动的全过程和结果，包括取得正结果、负结果或中断的研究活动所形成的材料。其构成如下：
1、科研依据性材料，有科研课题审批文秘、任务书、委托书、开题报告，调研招待方案认证和协议书，合同等文件。
2、研究实验材料，有各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、申请专利的有关文件材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。
3、总结鉴定（评审）验收材料，有工作总结、科研报告、论文、专著参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。
4、成果奖励申报材料，有成果奖励申报、审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
5、推广应用材料，有推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同、用户反馈意见等。
（六） 设备仪器档案
设备仪器档案是指反映各种机械设备和仪器、仪表等运动变化过程的档案。在设备仪器的购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成。
（七） 会计档案
会计档案是指在公司会计业务活动中形成的各类凭证、帐簿、报表、工资册、考勤表等会计核算资料。
（八） 立卷
立卷是指文件材料形成单位，将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。是文秘处理的最后环节，是整理与储存文秘的传统方法，也是归档前的重要准备工作。
（九） 归档
归档是指文秘、业务部门对工作活动中处理完毕、将有保存价值的文件材料，按规定立卷后，定期向档案室移交的过程，是文秘处理的最后环节，是档案工作的起点。
四、管理职能
（一） 公司档案实行分散管理和集中管理相结合的方式，重要档案由办公室管理，一般档案由业务主管部室归口
管理。
（二） 办公室由经理主管，其他部门在主管经理领导下工作，业务上接受省集团公司、延安供电分公司及延川县档案局的指导、监督和检查。
（三） 负责公司文秘、科技、电费、财务、音像实物及计算机光盘等各种档案的收集、整理、鉴定、销毁、保管、统计和提供利用等管理工作。
（四） 负责对公司所属各部室、班（站、所）及多经企业档案工作进行指导、检查、督促和考核。
五、管理内容与要求
（一） 归档范围
1、反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司工作、电力建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、公司工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、公司需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级部门报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
5、公司在财务审计业务活动中形成的文件材料。
6、公司在工作活动中产生并具保存价值的各种录音带、录像带、照片、底片、计算机光盘等。
7、公司产生的具有保存价值的实物。
8、具体内容按部颁发的《电力工业企业档案分类规
则》、《供电企业分类表》归档。
（二）归档时间及要求
1、归档的文件材料要齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律；必须能准确的反映本单位党政、生产、基建、科研和经营等各项活动的真实内容和历史全过程；必须符合质量要求，无圆珠笔、铅笔、复写纸书写，印章、签字齐全，不得使用压感纸打印。
2、归档的音像材料，要经过编辑整理，并要附文字说明。
3、归档文件材料，应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份。
4、党代会、职代会、团代会和重要的专业会议中形成的各种文件材料，会议结束后，由主办部门将应归档的文件材料整理成册，并编制移交清册，向公司档案室归档。
5、各项管理中形成的重要文件，在次年一季度内，由各部门的专（兼）人员，按其业务范围，将应归档的部分整理立卷，并编制移交清册，向公司档案室归档；一般文件自行保管。
6、生产、基建、大修、技改、调度、科研等活动中形成的科技文件材料，由各职能部门指定专人负责积累、整理、立卷、保管，在次年一季度编制移交清册，向公司档案室移交；多经企业所形成的会计档案等，按要求整理立卷后自行
保管。
7、公司财务管理活动中形成的重要档案，在本年终结后，由财务部门按归档范围、要求整理、立卷、保管，在次年一季度编制移交清册，经部门负责人审定签字后，向办公室移交；一般档案自行保管。多经企业所形成的档案，按要求整理后立卷自行保管。
8、在公司各项活动中形成的音像材料，在拍摄录制工作完毕后，由摄录部门注明摄录者、时间和简单的文字说明，并编制移交清册，向办公室归档。
（三） 归档份数
1、各类文件一般归档一式一份。
2、基建工程归档份数，按国家建委颁发的《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》办理。
（四） 归档措施
1、对在各项工作活动中形成的具体保存价值的文件材料，根据《档案法》规定，都应归档管理，任何部门或个人都无权保存和据为己有。
2、文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、基建、科研、经营等计划、规划程序；列入有关部门和人员的工作材料；列入企业经济责任制，并严格进行考核。
3、办公室应参加科研成果鉴定、重要设备仪器开箱、基建工程竣工验收等活动，接收有关科技文件材料，并签署
意见。
4、办公室应参加公司重要生产技术会议。
5、公司工作人员因公外出（包括出国）参观学习、考察、参加会议、收集带回的文件材料，要按归档范围规定及时归档。其经费未经相关档案部门签字，财务部门不得报销。
6、公司产品和工程创优、科研成果评奖，应把档案完整、准确、系统作为一项考核内容，相关档案部门未签字者，不能作为成果，不予评奖。
六、图纸的更改
凡因设计、施工、生产、检修等原因引与实物不符合的图纸均应及时修改，使图实相符。
（一） 更改办法和要求
1、图纸更改须项目技术负责人、设计者审批，委托专人按更改通知单规定的内容进行，要确保图纸完整、清晰。
2、图纸更改一般采用杠改、刮换和更换新图三种方式，更改时必须用绘图墨水或碳素墨水。
3、修改内容较好，可直接在图面“杠改”、“刮改”，修改人应在修改处注明“修改标记”和修改根据，并签署本人姓名和修改时间；修改内容较多时，应另出新图取代原来的图纸，新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。
4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并注明原保管单位编号。
5、图纸更改完毕后，要将更改通知单与修改后的蓝图同时归档。
（二） 控制手段
1、根据基建工程项目的建设情况和工程维修、设备改造实际情况，公司有关部门要对图样的更改和竣工图的编制提出要求，设计、施工单位应按照要求进行修改和编制，否则将按照有关规定给予经济处罚。
2、档案管理人员应履行职责，对更改入库的图纸认真检查、严格把关，对未按规定更改者，有权提出重新更改要求。
七、档案的分类、保管期限、整理、排架和编目
（一） 公司档案按照《电力工业企业档案分类表》及《西北电力企业档案分类和保管期限表》进行分类和确定保管期限，分库保管。
（二） 档案保管期限分为永久、30年、10年三种，确定保管期限原则：
1、公司大事记、组织沿革、电力志等材料。（永久）
2、公司年度和年度以上的计划、总结、统计材料。（永久）
3、公司年度以下的计划、总结、统计材料。（10年）
4、公司简报、会议纪要、月度工作任务书、延川电力等材料。（10年）
5、公司重要职能活动的安排、方案、总结材料。（永
久）
6、公司一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）
7、公司机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印章启用和作废等文件材料。（永久）
8、公司制定的管理制度、规定、办法、细则等材料。（1） 重要的需长期执行的。（30年） （2）一般性的。（10年）
9、上级机关制发的关于本机关领导人任免及本机关人事任免文件。（永久）
10、年度经营指标、考核兑现材料。（永久）
11、受县级以上表彰奖励的先进集体、先进工作者文件材料。（永久）
12、公司受县级以下表彰、奖励的先进单位、先进工作者等材料。（30年）
13、公司对有关人员的处分材料。（1） 受警告(不含)以上处分的。（永久） （2） 受警告处分的。（30年）
（3）一般的处理决定及通报批评材料。（10年）
14、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料。（永久）
15、人事考核、职称评定工作文件材料。（永久）
16、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根。（永久）
17、职工花名册、党团员、工会会员花名册、批准加入 10
党团组织的文件材料。（永久）
18、党、工、团工作报告、总结、换届选举结果（永久）。
19、房产、土地所有权和使用权的文件材料。（永久） 20、公司与有关单位签订的合同、协定、协议等文件。 （1） 重要的。（永久） （2）一般的。（10年）
21、职工承担、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。（永久）
22、职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查统计、住房申请。（30年）
23、上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料。（1） 重要的。（永久） （2）一般的。（10年）
24、上级机关制发的非公司业务但要贯彻执行的文件材料。（10年）
25、公司制发的业务文件。
（1） 重要的需要长期执行的。(30年) （2） 一般的。(10年)
26、公司处理群众来信来访、办理人大代表提案等材料。（10年）
27、公司的请示与上级机关的批复。（1） 重要业务问题的（永久） （2） 一般业务问题的（30年）
28、公司物质采购计划、审批手续、招标、投标、购置等文件材料，车辆调拨、保险、事故、转让等文件材料。（30年）
（三）档案的整理
1、文秘档案按照《文秘档案案卷格式》进行整理。
2、科技档案按照《科学技术档案卷构成的一般要求》进行整理。
3、会计档案按《会计档案管理办法》要求进行整理。
4、音像档案按照不同载体分别进行整理。
5、档案的排架
（1） 文秘档案案卷排列是按年度—大类—案卷顺序号。
（2） 科技档案案卷排列是按大类—工期—案卷顺序号。
（3） 会计档案案卷排列是按类别—年度—案卷顺序号。
6、档案的编目
（1） 档案编制总目录和分类目录。
（2） 文秘档案以年为单位建立目录和编号。 （3）科技档案以工期为单位，按大类建立目录和编号。 （4） 会计档案以类别建立目录和编号。
（5）音像档案载体，以大类为基本单位，以案卷为登 12
记单位，依照案卷整理排列顺序进行流水登记。
八、档案的开发利用
（一） 档案管理人员，应根据工作需要编制必要的检索工具。如档案案卷总目录、分类目录、卡片等。
（二）档案管理人员应熟悉所保管的档案，了解生产、科研、基建、经营和管理工作，积极提供档案资料，为各项工作服务。
（三）档案室应根据需要组织编制各种专题资料，积极开发利用档案。
（四） 对公司职工借阅档案的要求
1、公司职工均可借阅、查阅与本职工作有关的档案，但必须出示证件，办理必要的手续。
2、查阅档案应在档案室进行，如须摘抄应经档案管理部门负责人同意，如需复制应经档案管理部门主管经理批准。不准复制、摘抄与本人所查内容无关的档案。
3、借阅档案应进行登记，凡通过借阅的档案解决了重大问题或取得了一定经济效益、社会效益的事例、应及时反馈给档案部门。
4、查阅密级档案应按保密规定办理。
5、档案借出一般不得超过七天，如遇特殊情况，由档案室负责人确定。
6、借出、归还档案应严格清点和办理签字手续。
7、借查人应妥善保管、爱护档案，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、损坏档案，不得转借他人。
8、因公外出须带档案时，经经理签字，一般可带复印件或副本，密级档案应通过保密手续传递。
9、凡因下列情况之一者，应立即将档案归还档案室： A 因工作调动、退（离）休、退（离）职者等。 B 因事外出，请假超过一周者； C 因档案部门工作需要时。
10、对外单位人员借阅档案的要求
（1） 外单位人员须持单位正式介绍信，经主管领导批准，填写“借阅登记单”后，方可在档案室查阅档案，一般不得借出或复制。
（2） 外单位确需复制档案，应办理审批手续，按有关规定收取费用。
11、凡借出档案发生遗失或损坏时，应立即报告档案部门，采取补救措施，对所产生的后果由借阅人员负责，并按《档案法》等有关规定处理。
九、档案的鉴定、销毁与移交
（一）档案鉴定工作由公司领导、专业人员和档案人员组成鉴定小组有计划的进行。
（二）档案鉴定的方法是根据《档案保管期表》直接鉴定档案的内容。要逐卷逐件审查，要从文件材料的实际情况
出发，详细具体的研究分析，作出恰当的判定。在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责签名，注明日期，每次鉴定要写出鉴定报告。
（三）档案通过鉴定，要求达到划分保管期限为准，案卷质量达到标准规定，发现档案不准确、不完整时，要及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
（四） 超过保管期限的会计档案，对其中未了结的债权债务的原始凭证、涉及对外事物的产权转让收支凭证，精简下放、离退休、退职、因病伤亡、职工调资名册、落实政策、处理历史遗留问题的支付凭证，建设单位的下马工程未完成建设项目的会计档案，均应抽出另行立卷，由档案部门补充到有关案卷内保管。
（五）对超过保管期限无保存价值的文秘、科技档案材料，进行造册登记，并提出销毁意见，经主管领导批准后销毁。需要销毁的会计档案经主管领导审查，报上级主管机关批准后销毁。
（六）销毁档案一定要到指定地点销毁，并指定两个人监销。监销人员对拟销毁的档案必须认真清点，核对，严格履行职责。销毁人和监销人均应在销毁清册上签字。签订报告和销毁清册要归档保存。
（七） 档案室根据上级有关规定，负责向有关部门移交档案。移交档案必须经经理批准后进行，由档案室编制移
交目录一式两份，交接时，双方应在移交目录上签字，各存一份。
（八）档案管理人员调动工作、离退体、退职时，必须办理移交手续后方能离开工作岗位。
十、档案管理保密工作
（一）档案是党和国家的宝贵财富。凡涉及国家安全和利益，在一定时间内只能让一定范围内的人知悉的文件材料，规划保密范围。
（二）档案保密工作要内外有别。对外必须坚持保密，对内则在遵守国家保密规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用。
（三）对档案管理人员的保密要求：
1、档案部门要配备政治可靠的人员。
2、档案管理人员要认真学习、宣传贯彻《档案法》、《保密法》和上级有关保密规定，以此来检验、指导自己的工作言行。
3、档案管理人员要树立保密观念增强保密意识，不得以任何方式泄露党和国家秘密。对于违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向有关领导反映。
4、属于保密范围的档案，都应标明密级，对不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。
5、密级档案的管理
（1） 保管密级档案的库房和门窗要坚固，并有防盗设施。
（2）档案装置要牢固严实，档案柜钥匙要专柜保管。 （3）建立档案安全检查制度，每年年底对全部密级档案进行逐一清点。
6、密级档案的利用
（1） 利用“秘密”档案须经档案公司领导同意，“机密”档案须经主管公司领导同意。
（2） 利用密级档案，一般只能在档案室阅览室查阅，如因工作特殊需要外借时，须经主管领导批准，借阅时间不能超过三天。
（3） 利用密级档案，一般不能摘抄、复印、翻印，如因工作特殊需要，须经主管领导批准，同时要限期收回销毁。
7、对已经失去保密价值的档案，应按照有关程序和规定，及时进行解密工作，并在案卷上取掉保密标记。
8、要建立奖惩制度，对执行保密制度好、成绩显著的部门及个人，要给予表扬奖励；对违反保管制度的，应按情节轻重，酌情给予处理，直至追究刑事责任。
十一、档案库房的管理
（一） 基本要求
1、档案管理人员应刻苦钻研档案保护技术，不断提高科
学技术水平。
2、档案库房要有专人负责管理，无关人员不得入内。交接档案时要认真清点，手续完备。
3、档案库房应做到整齐、清洁，档案柜架和案卷排列科学，便于查找。
4、走廊、通道应畅通无阻，不得堆放杂物。
5、办公室、整理室与档案库房分开。
6、定期对各种载体档案进行清点核对，做到帐、卡、物相符，存毁有据。
7、录音带、录像带每半年倒带一次，计算机光盘每隔半年检查一次。
8、发现档案有损坏或异常，要及时查明原因，设法采取补救措施。
（二） 温度、湿度控制
1、档案库房应根据档案载体、保管特性、控制好温湿度。必要时安装空调、去湿机、加温器等设备。对库房的温湿度作定期的测量记录。
2、档案库房的温度作定期的测量记录。
3、档案库房的温度应控制在14℃—24℃，相对湿度控制在（45～60）%。
4、安放温湿度计，应考虚库房面积、档案多少和当地气候等条件，选择有代表性的位置，不得放在库内死角、门
窗、通风口旁。安放的高度应根据观测员的身高、保持平视即可。
5、温湿度计要定期检查和校验。
6、档案柜架应与墙保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆放，便于通风降温。
7、新建库房竣工后，应经6-12个月干燥，方可投入使用。
（三） 防虫、防霉、防鼠、防尘
1、档案柜内要投入有效的防虫、防霉变药物，要定期检查，发现问题及时处理。严禁使用失效和过期药物。
2、库房内禁止存放食品等其它无关杂物。
3、要定期松动档案，使案卷之间透气，不可挤的过紧。
4、接受档案入库时要认真检查，确保无灰尘，无虫害、无霉变方能入库。
5、做好防鼠灭鼠工作。
6、档案库房门窗必须严密，防止风沙灰尘进入。
7、库房的墙壁、地面要平滑、定期除尘、清扫。
（四）防光与照明的管理要求
1、档案库房应用白炽灯作照明光源。
2、档案库房不宜采用自然光源，要防止阳光直射。
3、档案库房一般应少留窗户，窗户要窄小，采用外淡内暗的双层窗帘。
（五） 防火与防盗
1、档案库房门窗必须十分牢固、牢靠，必要时镶嵌铁皮、安装铁栏、保险和报警器。
2、档案库房内严禁存易燃易爆物品，严禁吸烟，动用明火。
3、档案库房必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。
4、档案库房钥匙不得随身携带，备用钥匙专人妥善保管。
5、档案库房内的电气设备要科学管理，定期检查，做好维护工作，防止意外事故（如火灾、触电）发生。
6、档案库房离人时，要关窗锁门，节日要加封条。
十二、档案统计
（一）档案统计工作必须加强管理，应有专人负责次项工作，并遵守保密规定。
（二） 档案室应按照国家制定的统计年报和上级主管部门制定的专项统计报表的格式、项目、内容和要求进行填报。
（三） 档案部门应认真做好平时统计台帐，为统计工作打好基础。
（四） 档案统计必须及时、准确。
十三、检查与考核
按《延川县供电分公司岗位经济责任制考核办法》检查与考核。
二〇一三年一月十三日
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档案管理制度
1.目的
规范图纸资料收发、借阅、保管制度。
2.适用范围
本程序适用于公司工程项目开发施工期间和竣工后的图纸资料管理。
3.引用文件
无
4.定义
本程序所述“图纸资料”是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸（含电子文件等）、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。
5.职责
5.1行政部负责审批机密图纸资料的借阅；
5.2工程部经理负责签发施工图及变更通知，并对常规文件拟定发放清单。
5.3工程部负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。
6.程序
6.1图纸资料的发送、登记、归档
6.1.1工程部调查地产窗口各部门所需图纸资料的数量，填写《图纸资料发放清单》，交工程部经理审核签字。
6.1.2工程部将图纸资料按审核后的《图纸资料发放清单》及规定的《工程设计变更图纸编号表》（由工程部人员制定）编号、盖出图章、复印后发放，同时填好《发文记录表》。
6.1.3凡是工程部发送的图纸资料，必须留一份连同《图纸资料发放清单》原件存档。
6.1.4工程部至少每六个月清理一次工程档案，对已竣工项目的工程档案，填写《文件移交单》）移交公司总部档案室档案员归档。
6.1.5工程部在进行图纸资料管理时，应按工程所在区域分类。
6.1.6工程部对库存的有关资料进行编目，填写《工程资料一览表》，以便进行
统一的归档管理。
6.1.7工程部所存资料以简单、易查为原则进行有关资料的标识登录，以方便查询资料达到快捷目的。
6.2图纸资料密级的确定
6.2.1图纸资料密级由工程部经理确定，并在《图纸资料发放清单》中注明。
6.2.2密级分机密和非机密两类。
6.3图纸资料的借阅
6.3.1相关部门借阅非机密图纸资料时，由工程部填写《图纸资料借阅登记表》，并须由借阅人签名。到期归还时，须签名确认。
6.3.2借阅时间超过三十天者，须由部门负责人在《图纸资料借阅登记表》上签署意见，方可办理借阅手续。
6.3.3机密资料通常不予借阅，如确因工作需要，须由借阅人填写《工作传签单》报主管副总经理审批同意，再按6.3.1～6.3.2办理借阅手续。
8.记录
《图纸发送登记表》、《发文记录表》、《文件移交单》、《图纸资料发放清单》、《工程资料一览表》和《图纸资料借阅登记表》由工程部资料员保存三年。
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东贾小学档案管理制度
学校档案工作是学校教育、教学管理工作的重要组成部门，应在校长的直接领导下，由各部门兼职老师的协助，做好积累、收集等工作。档案管理人员负责整理对教育、教学工作中有存档价值的资料，定期进行鉴定，立卷归档，作为从事教育科研和开展教学活动的依据，更好地为教育改革服务。
一、立卷归档制度
1.凡反映本校工作活动、具有查考利用价值的文件材料均需归档立卷。
2.凡传阅文件，各科室部门应及时阅办并及时归还文书档案部门。
3.凡需归档的文件材料截止年底一并清理归入文书档案部门，第二年一至七月份全面完成立卷任务。
4.档案人员应认真做好平时文件材料的收集、保管工作，按要求做好立卷工作，各科室有责任按《归档范围》提供文件材料。
二、档案保管制度
1.档案要有专人保管，非档案工作人员不得擅自翻阅档案材料。
2.档案室必备案卷专用柜，同时配有灭火机、空调、温湿机等，达“八防”要求。
3.档案排列有序，档案室内保持清洁卫生不放置与档案无关的闲杂物品。
4.档案人员需经常检查档案室案卷质量及设施情况，发现问题及时采取措施。
三、档案保密制度
1.档案进柜后（包括平时归档材料）均需关闭上锁，钥匙由档案人员专人保管，无关人员不能开启。
2.查阅档案需经档案人员同意，并由档案人员提供有关案卷材料后方可翻阅。
3.标有密级的文件严格按要求妥为保管、利用，无关人员不得超权限查阅。
4.档案人中应增强保密意识，坚持按原则、按要求、按程序办事。
四、档案借阅制度
1.凡借阅者必须由档案人员根据查档要求和审批权限办理。
2.借阅原则上在阅档室进行，确需在其它地方借阅的，必须经办公室负责人批准，并在限定日期归还。
3.档案一般不外借，如确因工作需要，需经有关领导批准后方可借出，借出时间不超过三天。
4.查档人员必须严守档案机密，不准扩散，不得涂改档案，如有违反，按《档案法》追究责任。
5.借阅档案归还时，应详细检查、登记注销。
五、借阅利用制度
1.档案人员要熟悉本校所藏档案情况，主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。
2.档案人同必须编制《案卷目录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录。
3.档案人员应积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇编和专题文件汇编等。
4.凡利用者都应按规定办理利用手续，并填写《档案借阅登记簿》。
5.档案人员对查档人员所摘录材料，需认真审核后方可加盖公盖。如需照相、复印，需经领导同意才能办理。
六、档案鉴定销毁制度
1.档案室要按规定进行鉴定，对保管期限已满，认为毫无保存价值的档案予以销毁。
2.对要鉴定销毁的档案，在分管校长领导下，档案室和有关领导组成鉴定小组，采用直接鉴定方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工、个人初鉴、集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。
3.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
七、档案人员岗位责任制
1.档案人员必须热爱本职工作，具体档案工作所需的政策、业务水平，按档案工作要求认真履行义务。
2.档案人员具有本单位档案材料的收集、保管、立卷、借出等权限，对本单位档案工作全面负责。
3.档案人员必须认真负责做好每年度文件材料的登记、送批、传
阅、催办、归档立卷等工作。
4.档案人员负责对所属单位的档案工作进行监督、指导。
东贾小学
2011.8
第11篇：档案管理制度
档案管理制度
一、派出所档案管理工作由内勤具体负责，所领导要定期检查。在搞好自己本职工作的
同时负责档案的搜集、整理、编码、查阅工作。
二、按照公安部《公安派出所档案管理办法》进行搜集、整理、装订。文书、户籍、治
安内勤负责各自工作范围内档案的搜集、分类、整理、装订工作，之后交档案室统一编码、保存，统一
第12篇：档案管理制度
大庄小学档案管理制度
一、五项守则
1、认真学习邓小平理论和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。
2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高工作能力，积极为学校工作服务。
3、保护档案的安全，不得擅自提供和销毁档案。
4、严格遵守党和国家的保密制度，不得擅自提供档案或向人泄露档案内容。
5、坚持党的原则，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
二、材料归档科学化
材料归档整理规范化，做到材料归档及时、分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。
三、档案借阅严格化
1、说明借阅原因，履行登记手续。
2、借阅档案者必须爱护档案，不准撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿等，保证档案完好无损，违者必纠。
四、档案管理保密化
档案有专室、专柜存放，专人负责管理。档案人员工作变动需办理移交手续。
第13篇：档案管理制度
档案管理制度
公司档案管理的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。
第一条公司综合管理部专门负责管理公司的全部文书、科技材料等档案，进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。
第二条归档资料包括：
1、公司与有关单位的来往信件，各种协议、合同；
2、公司会议记录、纪要、决定；
3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；
4、会议形成的领导讲话、文件；
5、公司对外交流的文件、协议、报告等；
6、公司各部门的发文；
7、其它具有保存价值的文件、材料。
8、外单位发给各部门的抄送信件；
9、公司营业执照、税务登记证等重要文件；
10、要的科技文件、技术资料、方案。
第三条档案的借阅
1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需经部门负责人及综合管理部负责人批准。
2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损，所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。
3、文件复制需经综合管理部负责人批准。
第14篇：档案管理制度
1、依照《档案法》认真学习档案专业知识，不断提高专业
水平。
2、认真贯彻落实指挥部有关规章制度和管理办法，严格执行施工技术规范。
3、负责全线工程档案及文书档案管理及归档工作。
4、负责制定内业管理办法，对全线的内业进行管理、检查和指导。
5、负责定期对各参建单位内业人员进行业务培训。
6、按施工进度随时检查各参建单位档案归档情况。
7、认真及时地进行各类档案的收集、整理、统计工作及时立卷归档。
8、建设项目竣工后，负责全部档案资料的接收和移交工作。
档案管理人员岗位职责
一、指挥部在各项活动中形成的有价值的材料由各有关部门
兼职档案人员负责收集整理，立卷后向项目部档案室按时归档。
二、文件材料归档的基本要求
1、归档的文件材料必须齐全完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映本项目部党群、行政、技术、经营等项活动地真是内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
三、归档案卷必须做好下列几项
1、必须按中华人民共和国国家档案局发布的有关文件执行。
2、归档的文件材料，应按照其自然形成规律分类、整理，使其准确、系统、完整地反映工程建设项目、管理活动。
3、归档文件材料采用A4木浆亮白纸，格式统一，必须做到线条、字迹清楚，书写端正，严禁使用易变色、褪色的墨水书写。
4、向档案室归档的档案，必须有移交目录，清点无误后双方厉行签字。
5、归档时间随办随归，最迟不超过第二年三月三十日。
6、各类文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。
文书档案归档制度
一、为了保护国家秘密，维护档案的完整与安全，必须严格
档案的借阅制度，遵守《档案法》的规定。
二、工作需要，借阅一般档案材料者，可直接与档案室联系借阅，借期为3-6天，要按期归还，不能转借或复印给他人利用。不得向外单位提供。
三、借阅党的核心机密（如党总支会议记录，纪检工作等）有关案卷、借阅密集的档案材料、重要的财务档案必须经其主管部门、综合档案室领导同意，经有关领导审批后才能借阅，只供在阅览室查阅，不能外借，需要时经领导批准可复印需要部分页码材料，用后要归还复印件注消。科技档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅需要时可借阅复印件。凡离开本单位一个月者应提前把档案归还。综合档案室有权调回急用的科技档案。
四、所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字，圈划档案材料，抽拆画线，剪裁，保持档案的完整与整洁。
五、如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者按《档案法》有关规定处理，直至追究法律责任。
六、借阅档案人员离职，或调离本公司所借阅的档案材料一律要还清，不准带走，否则综合档案室及上级部门有权不在调动清单签字。
七、指挥部不得代外单位人员借阅档案材料，不得向外单位人员提供指挥部一切档案材料，不得私带外单位人员到档案室查阅。外单位人员借阅指挥部档案，须持本单位介绍信，未经指挥部领导批准，不能复印任何档案材料。凡与本指挥部协作单位需借阅档案时，须经有关领导同意并下达通知由接洽人员按规定办理借阅手续。
八、借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写《档案利用效果登记表》。
档案借阅与利用制度
声像档案管理规定
一、归档范围
1、指挥部各大型会议声像主要材料：照片、录像、录音带。
2、上级领导对本工程视察、检查工作及作指示、讲话的声像材料。
3、必要的技术会议，有重大意义的活动照片、录像带。
4、反映生产过程的公路、桥梁施工照片、录像带。
5、与其他载体档案有密切联系的，以及其他有保存价值的照片、录像带。
二、归档的基本要求
1、底片、照片说明要齐全，字迹工整。
2、底片与照片和影像要相符。
3、文字说明的成分主要包括事由、时间、地点人物、背景、摄像等六要素要填写齐全。
三、保管和利用
1、声像档案是特殊的载体材料，要比其他档案更应注意保管，要保存在温度14-24℃，相对湿度40-60%的库房内，为了避免磁带磁化，要使用防磁柜，长期保存的磁带，每季度要倒放一次。
2、珍贵的照片、录像带、录音带要复印一套备用。底片要注意防潮。
3、档案人员应做好声像档案保管和提供利用。
档案管理安全检查制度
一、安全检查方式
1、定期检查：指挥部每季度一次。
2、不定期检查：根据当时安全工作情况针对某种倾向性问题进行检查。
3、节假日检查：针对“五一”、“十一”、元旦、春节期间安全意识淡化的问题，进行强化落实安全防范措施检查。
二、安全检查主要内容
1、贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。
2、各类防护装置是否完好。
3、档案库房是否保持清洁。
4、防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。
5、隐患整改情况。
三、报告与反馈
1、对检查出来的问题，要积极自治整改，并及时上报指挥部，保证档案的安全保管。
2、检查中发现问题在未解决之前必须采取可靠安全防范措施，防止事故发生。
3、对检查的问题要求积极整改而造成后果的追究其责任。
第15篇：档案管理制度
第五章 档案管理制度
第一条：档案管理
1、营销中心档案由营销行政部统一管理。
2、行政文员负责对档案分类编号、立卷归档。案卷应符合规范，分类目标
识和保存期限，科学地立卷和编目，做到排列有序，卷宗结实整齐。
3、行政文员负责对档案资料借阅、使用、鉴定、销毁、保管等进行日常管
理。
4、所管理的档案包括客户档案、基础资料、人力资源档案等
5、客户档案由销售计划部每月月底提供一次最近更新的客户档案存档；基
础资料包括各种产品质量认证证书、公司对外宣传资料、办公设备的质量保证书等；人力资源档案包括营销中心所有人员的人事档案、培训记录、业绩考评、奖惩、晋升记录和工资等。
第二条：借阅利用
1、各部门因工作需要借阅档案时，应按借阅规定办理借阅手续。
2、借出文件须经该部门主管及行政主管批准，重要文件须经营销副总批准。
借出的文件必须按时归还；如需续借，须按规定办理续借手续。否则，对借出文件人员进行处罚，与工作业绩考核挂钩。
3、查阅涉秘案卷，摘抄、复制密级材料，应由部门出具申请报告，经营销
副总批准、档案员查验、经办人签字后，方可进行。
4、查阅档案，严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等。
5、档案员应根据公司需要搜集、整理档案资料，并做登录统计。
第三条：鉴定、销毁
1、行政部应根据规定，组织有关人员定期对到期档案进行鉴定。
2、行政文员要定期开展档案清查核对工作，做到目录与案卷相符。
3、销毁档案要造具清册，提交销毁报告，经营销副总审批后，指派专人监
销，并签字记录备案。
4、移交档案应按规定办理交接手续，造具清册，并归入卷宗。
第四条：保密
1、档案管理人员应严格遵守《档案法》、《保密法》，不得泄露档案机密。
2、接待查档，不得超出调阅范围。
第16篇：档案管理制度
信息技术系学生会档案管理制度 为加强对学生活动档案的管理工作，有效的保护和利用档案，提高工作效率，特制定如下规定。
一．本文所指档案是我系学生会各项活动中直接形成的有保存和利用价值的各种文字、图纸、帐册、声像、磁盘等种类的总和，是提高工作效率和工作质量的必要条件；档案工作是团委、学生会工作的组成部分，是维护和体现我系学生工作真实面貌的一项重要工作。
二．团委、学生会在履行职责，开展工作中形成的档案是信息技术系学生活动的真实纪录，是集体的财富，必须实行集中统一管理。任何部门和个人不得据为已有或延迟归档。
三．各级学生干部和全体同学都有做好档案工作的责任，有保护档案的义务，有按规定查阅利用档案的权利。
四．档案管理工作由团委、学生会办公室统筹管理。职责包括：制定档案工作计划和规章制度；监督指导各部门档案立卷、归档工作；负责各种门类、载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作；编写学生工作学期、学年大事记；任期届满或按有关规定向学生科移交档案。
五．档案管理部门应编制基本档案检索工具，包括立卷说明、案卷目录、卷内目录等，并分门别类以便查阅。
归档材料范围主要包括：
1．学院及学院团委、学生会各项学生管理规章制度
2．团委、学生会及各部门学期及年度工作计划、总结
3．重要会议记录、纪要
4．开展各项活动的声像图片资料
5．各级学生干部（含班委、团支委）任免通知
6．学生活动经费收支帐目明细记录变动情况及学生干部档案表
7．各类集体项目的荣誉档案（锦旗、牌匾、证书、文件等）
8．值日工作本
9．其他应归档的材料
档案管理部门可参考以上为档案分类。
六．本系团支部学生会由学生会办公室负责档案工作，按规定妥善保管和整理档案，定期整理档案。
七．各部门举办活动的照片应及时悉数上交办公室，由办公室选取有归档价值的照片后再返还其余照片，任何部门或个人不得私自保留。
八．鼓励信息化管理，利用各种资源将各种文书、图片等材料转化为电子档案，以便更有效地利用档案，为团委、学生会的建设和发展服务。
九、各部门应在活动开展前填写活动申请表上报主席团签字后，送办公室于活动策划书文本及电子档一起归档；活动结束后将活动记录、文本、声像记录交予办公室归档，作为部门记录存档。（活动记录必须严格按照要求存档）
十．本制度解释权在团委、学生会。
十一．本制度自颁布之日起执行。
信息技术系学生会
第17篇：档案管理制度
2014年档案管理制度
学校档案工作是学校工作的组成部分，是学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校工作历史起初面貌的一项重要工作，是领导进行科学决策、工作查考的可靠依据。为更好地发挥档案的作用，使工作逐步走向正规，提高《档案法》、《机关档案工作条例》的规定要求，结合我校实际情况制定本办法：
一、管理体制
1、建立学校档案室，办公室负责编制序列；设专职档案员一人，并做到相对稳定。
2、加强学校档案工作的领导，建立档案三级管理体制。由书记分管，办公室主任主管，档案员具体负责档案工作，并纳入各自的岗位责任制，认真履行职责。
3、本校各处室在工作活动中形成的各种门类和体裁的全部档案均由综合档案室集中统一管理，不得分散在各处室保存。
4、学校档案工作要列入学校工作计划，纳入领导议事日程，解决档案工作中的实际问题，以法治档，规范治档，搞好档案工作。
5、推行文书处理立卷归档制度，本校各处室生成的文件材料由各处室按照文书处理程序的要求，整理立卷归档。严禁将文件材料丢失或据为己有，拒绝归档。
6、学校综合档案室对本学校各处室具有档案业务的指导监督职能。
7、建立健全学校各处室兼职文书处理网络，尽量做到人员相对稳定和随缺随补。
二、规章制度
1、学校档案工作必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案机密的安全。根据《机关档案工作条例》、《机关档案工作建设规范》的要求，制定本校档案管理制度作为学校规章制度，认真贯彻执行。共制定：（1）文书处理制度
（2）立卷归档制度（3）档案保管制度（4）档案利用制度（5）档案保密制度（6）档案员岗位责任制，以及档案工作管理办法。
2、档案工作各项制度以红头文件发印各处室，与学校其它规章制度同步执行。
第18篇：档案管理制度
档案管理制度
为保障公司持续健康发展，现对公司档案管理做如下规定：
一、重要文书及人事档案（综合部日常保管，归档时间为次年2月底以前）
1、董事会会议记录、公司办公会议、中层干部工作总结、工作计划等。
2、公司的规章制度及办法等。
3、公司的组织结构、人员编制以及员工花名册。公司员工调动、职称、录用、转正、辞职、开除、离退休等形成的文件、资料、介绍信及存根。公司员工劳动保护、福利待遇、教育保卫等方面形成的文件材料。
4、公司历年荣获的各种奖励实物、荣誉证书等。
5、公司员工的人事档案。
二、会计档案（财务部日常保管，归档时间为次年2月底以前）
1、会计凭证类（1）原始凭证（2）记帐凭证（3）汇总凭证
2、会计帐簿类（4）总帐（包括日记总帐）（5）明细帐（6）日记帐（现金和银行存款日记帐）（7）固定资产卡片（8）辅助帐簿
3、财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）（9）月、季度财务报告（包括文字分析）（10）年度财务报告（决算）（包括文字分析）
4、其他类：（11）会计移交清册（12）会计档案保管清册（13）会计档案销毁清册（14）银行余额调节表（15）银行对帐单
三、声像档案（棕合部日常保管，随时添加）
1、公司有关领导和人员参加会议、活动的照片、录音、录相等。
2、公司获得的各种有收藏价值的DVD、VCD、CD。
四、基建、设备档案（综合部日常保管，验收竣工后归档）
1、基建档案
（1）基建项目计划任务书以及有关的报告、批复。
（2）征用土地、概算、拆迁回迁安排等。
（3）设计图、平面图、扩初图纸、施工设计图、图纸会审纪要。
（4）分项验收报告、施工日记、竣工决算报告、竣工决算报告、竣工验收纪要。
2、设备档案
计算机、空调机、汽车、音响、复印机、传真机等高级设备的有关资料，如随机附带的操作手册、说明书、保修单、开箱单等。
3、基建档案、设备档案的归案。
基建、设备档案在项目竣工验收和鉴定后，由有关部门整理立卷，及时移交归档。
五、业务档案（综合部日常保管，次月归档）
1、每辆汽车有关的进口货物证明书复印件、进口商检单复印件、发票复印件、交车记录（客户已签字）、客户信息表复印件、放行开票单等销售流程结束后归档，先由业务部代管，每月交综合部最终保管。
2、签定的合同（订购合同、销售合同）
3、客户资料，即成交客户信息表由销售部录入和追加，每月由业务部经理移交客户资料的电子档案。
4、与公司业务相关的资料、单据或文件（入库单、出库单），此项资料按次年2月归档。
第19篇：档案管理制度
北方工业大学后勤集团档案管理制度
档案是企业在经营活动中产生和形成的文献资料，是企业宝贵的资产。为了使本集团系统完整的收集归档，使此类资源正常使用，更好的服务于集团的工作，特制订本制度。
一、档案管理人员职责
1、档案人员应忠于职守，严守公司机密，遵纪守法，爱岗敬业，具备专业知识，对档案工作要尽职尽责。
2、熟悉本公司各部门的职责范围和工作内容。
3、认真执行公司有关档案工作的各项政策和规定，做好档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。
4、制定并遵守档案的各项规章制度。
5、熟悉并掌握库藏档案的内容，注意收集反馈信息，开展档案编研工作，不断提高档案管理水平。
6、定期进行档案清理工作，核对帐物，不随意堆放，并按年度做好归档、立卷以及库存数据统计工作，及时报综合档案。
二、档案管理基本要求
1、档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
3、公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
4、档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
5、办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
三、档案管理制度
1、档案资料如出现被丢失、损坏、缺页等情况，当事人应立即向档案管理员和公司分管领导报告，分管理领导应查清责任并严重程度作出处理，对隐瞒不报者，分管领导应作严肃处理。
2、根据特殊情况，公司总经理有权下令封存全部或部分档案资料。
3、各事业部要有专人负责搞好文件、材料的形成、积累、归档管理等工作。
4、各事业部存档的资料应及时上报档案室，各类合同、协议在执行完后必须统一归档。严禁出现个人保存和扣押现象。在签定各类合同、协议时如遇公司保留原件只有二份以下时，档案室有权复印一份备档，在合同、协议执行完后将原件统一归档。
5、各事业部经理应监督本部门资料归档工作,对于应纳入公司档案库的文件要主动交入档案室,档案递交情况作为部门考核的一部分,对于违反的部门依情节的轻重作以相应处罚.
6、档案管理员应根据档案管理要求的规定，对所有文件材料进行收集、整理、立卷等工作，严防霉变、鼠咬、虫害等造成档案的残缺。
7、归档的文件材料的密级公司按照公司有关规定确定。对绝密类档案单独入柜，保管。严防失、泄密事件的发生。
8、有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪者依法追究其刑事责任：
●毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
●擅自向外界提供、抄摘公司档案。
●擅自涂改、伪造公司档案。
●未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。
四、查（借）阅制度
1、所属各部门借阅本部门业务范围以内的档案时，可直接到档案室填写《档案借阅登记表》后即可借阅；
2、所属各部门借阅非本部门有关的档案资料时，须经查阅部门领导批准，方可查阅；
3、外单位来本公司查阅档案，须持有单位介绍信或说明原因，经文件资料所属部门领导签字批准；属秘密以上的文件资料一律不得借（查）阅；
4、借阅时间一般不超过七天，到期仍需使用时可办理续借手续；
5、需复印、翻印、摘抄一般卷内文件内容时，须在借阅登记表上登记并写明利用目的，需要复印、翻印、摘抄卷内秘密以上文件材料内容时，须经此文件材料所属部门领导签字方可批准；
6、借阅者要对档案妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证案卷的完整与安全；
7、借阅档案时，必须认真填写调阅登记表，并严格履行签字手续。归还借阅时，档案管理人员对所还档案要核对无误后，方可办理注销手续。
五、档案分类、编排制度
档案密级分类为：绝密、机密、保密、普通。保存、借（查）阅时应根据公司规定要求进行归档和办理借（查）阅手续。
以下为密级划分制度的规定：
1)各部门资料统一归档时应将档案密级度分排好，规定借（查）阅限度，由档案管理员负责登记标注。
2)公司文件资料的密级度由公司副总或总经理划分，档案员负责登记标注。
1、档案分类
1.1科学技术类（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）
科学技术文件材料一般归档1份，重要和使用频繁的文件材料应适当增加数套副本（如初步设计、可行性研究报告等）归档2份。
科学技术文件材料的归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。
1.2文书归档（党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）
文书档案材料应按年度归档，一般应在第二年度上半年内归档，一般归档2份（其中1份为手稿）。
会计档案根据各个年度的当年的会计档案材料，按归档要求，在会计年度终了后，由所财务处整理立卷和装订成册，先自行存管三年；存管到期的要造好册，在来年的五月底之前，向所档案室全部移交完毕。
1.3声像、实物类
声像、实物类档案可随时送交档案室
2、档案编号编排原则
档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映集团公司档案的分类体系和物理位置，必须符合物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。
2.1档号结构
公司档号由公司代码、分类号、年度号和案卷号组成。
2.2分类号的编制方法
分类号是档号的主体，由
一、二级类目代号组成。一级类目是根据公司档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定的，一级类目采用类目名称主词的汉语拼音的第一字母进行标识；二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，二级类目的标识，采用阿拉伯数字的“双位制”如：
11、12等
2.3年度号的编制方法
年度号由四位阿拉伯数字组成代表文件材料形成的年度。
2.4案卷号的编制方法
案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编号，用阿拉伯数字
1、
2、3等。
2.5会计档案编排原则
会计档案编号原则由会计部自身进行编排,在移交档案室时需双方交接清楚,并登记造册、存档。
六、档案移交与统计制度
1、接收档案资料时，移交单位或个人要签写归档目录和入库单，接收双方签字留存备查。
2、接收的档案资料要及时登录、建档管理。
3、对移出或销毁的档案资料应及时注销，并注明原因和去向。
七、档案鉴定与销毁制度
1、根据各类档案材料保管期限，档案管理人员应定期对档案资料进行鉴定，进行一步正确区分档案价值，并将已失去保存价值的档案，剔出处理。
2、档案鉴定应本着“保存从宽、销毁从严”的精神进行，对鉴定剔出销毁的档案资料进行登记造册，报送相关上级批准后方可销毁。销毁档案资料时应由两人监销，并在销毁册上签字，销毁注册应归档保存。
第20篇：档案管理制度
村档案管理制度
1、村级档案，是指村委会和其他组织、个人在村级各项活动中形成的具有查考和利用价值的各种文字、图表、声像及其它形式的原始记录。
2、村级档案应实行集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有。
3、村委会要加强对村级档案的管理工作，切实解决档案管理工作中遇到的实际问题。
4、村委会应当明确兼职档案管理人员，负责本村档案的收集、整理、保管和提供利用。并对村级档案人员的档案专业知识和技能进行培训。档案管理人员变动时，应办妥档案移交手续。
5、村委会应依法建立健全档案收集、保管、保密、借阅、鉴定及销毁等制度，并对开展落实的各项工作认真记载归档，使村级档案工作步入规范化、制度化的管理轨道。
6、归档的村级档案材料，应做到齐全完整、字迹工整。禁止使用圆珠笔、铅笔等字迹不耐久的书写材料。
7、当年形成的村级档案应当在次年6月底以前整理、归档完毕。
8、村级档案应按照档案整理的要求分类清楚、排列有序、整理规范，可暂不编写全宗号和保管期限。
9、设立档案室和档案柜，并做好防盗、防潮、防鼠、防火等工作，确保档案安全。
10、村级档案应配置符合规范的档案装具，并编制档案目录等检索工具。
