QGGXLZ1.07.11《公文管理制度》

2020-03-03 08:05:00 来源：范文大全收藏下载本文

广西云马汉升机械制造股份有限公司管理标准

公文管理制度 QG/YMHS1.07.11-2011

为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本制度。

1 职责

1.1 董事办是公司企业管理制度的监督部门（包括公司对外行文）

1.2 行政中心是管理类文件的执行主管部门。

1.3 财务中心是公司财务管理类文件的主管部门。

1.4 各职能部门负责本部门业务文件的管理。

2 公文种类

公司公文主要种类：

2.1 决定——用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位、部门不适当的决定事项。

2.2 决议——用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

2.3 意见——用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。

2.4 通告——用于公布应当遵守或周知的事项。

2.5 通知——用于公布规章制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。

2.6 通报——用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。

2.7 报告——用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

2.8 请示——用于向上级机关请求指示、批准。

2.9 批复——用于答复请示事项。

2.10 函（或业务联系书）——用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

2.11 规定——用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

2.12 会议纪要——用于记载、传达会议情况和议定事项。

3 公文格式

3.1 公文的文字应从左至右横写、横排。

3.2 一般情况下，公文的字体应统一。对外公文中，公司名称用小初号宋体，文件名称用二号宋体；正文一般用四号宋体；对内文件中，公司名称用四号宋体，文件名称用小二号宋体；正文一般用四号宋体；标题与正文之间要拉开一定距离。

3.3 公文用纸一般使用国际标准A4型纸张。一般每页排30行、每行排34个四号宋体字，左侧装订。

3.4 发文格式为：页边距——上页距25毫米、下页距15毫米、左页距25毫米、右页距25毫米；以公司名义发文时，公司名称和发文号下为一条1.5磅的粗实线，且均印红色；除会议纪要外，公司发文均须加盖公章。

批准：审核：编制：实施日期：2011年05月01日

3.5 计算机电子公文的储存格式和传输规范，将在OA系统中另行规定。 4 对外行文

4.1 公司内各职能部门，不能直接对外行文。

4.2 对外上报的公文，由各职能部门撰写，其负责人初审签字并由董事办核稿、编号、编写主题词，报主管领导签发，撰写部门根据签发意见修改、校对后，由董事办以公司名义对外行文。

4.3 对外印发的公文一般由三个部分组成：文头部分、行文部分、文尾部分。

4.3.1 文头部分

a)文件名称——位于文头的正中央，公司发文纸用“广西联壮投资集团有限公司”套红印刷。

b)发文字号——由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。公司对外发文，机关代字为“联集（司）发”；发文年度一律用公元纪年全称，括于角括号“【】”内；发文顺序号不编虚号，不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正上方。

4.3.2 行文部分

a)标题——标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题除发布规章性文件等特殊需要可加书名号外，一般不用标点符号。 b)主送单位(部门或人)——指承办或处理公文的单位(部门或人)。主送单位应使用全称或规范化简称，应写在标题之下，正文之上，居左顶格。 c)正文——正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。正文位于标题或主送部门下方。

d)附件——指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。

e)成文日期——以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。

f)如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页（应采取调整行距、字距的措施加以解决），务使印章与正文同处一页，不得采取注释“（此页无正文）”的方法解决。

g)印章——公司对外印发公文一律加盖公章，印章盖在发文时间的位置，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。

4.3.3 文尾部分

a)主题词——主题词不能随意标注，应由经理部统一标注主题词。

b)抄送单位(部门或人)——公文的抄送单位指除主送单位以外的需要执行或知晓公文内容的其他单位(部门或人)。抄送单位应使用全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内。

c)公司名称和印发日期——置于抄送栏之下。印发日期，以公文复印的时间为准。

d)印发份数——置于印发单位名称和印发日期的右下角。

e)文件页数——公文应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数（首页不显示）。

5 内部行文

5.1 董事办、行政中心和财务中心分别负责企业管理类和财务管理类文件的编号管理，编号规则按公司质量文件规定。

5.2 在职权范围内的部门管理文件，由部门负责人签发（并抄报公司主管领导）。

5.3 在业务范围内的对内行文，由该部门撰写，负责人审核（若须会签部门，则会签部门负责人也须签字），报公司主管领导签批，撰写部门负责印发并登记。

5.4 公司级管理文件，由相关部门提出和撰写、主管部门组织讨论和审核、报总经理或董事长签批，董事办负责印发并登记。

5.5 集团公司办公会的会议纪要，由董事办撰写、报总经理签批后印发；其他专题会议的会议纪要，会议组织部门负责撰写、报会议主持人签批后印发（但应抄送董事办备案）。

5.6请示与报告的要求

a)各部门向公司请示或报告须一文一事，“请示”同“报告”必须严格分开。“请示”的问题如涉及相关部门，呈报单位（或部门）应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报，如双方经协商仍未取得一致的，应把分歧和各自理由一并说明。否则公司将退回原呈报部门。 b)“请示”一般单头主报，不同时主送两个以上主管部门或领导。

c)“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。

6 收文管理

6.1 公文的收文办理一般包括签收、登记、审核、批办等程序。

6.2 收文要逐件查对、签收。除领导亲收外，所有公文均由行政中心文秘人员拆封，其他人员不得拆看。收到公文后，文秘人员要及时拆封、签收、登记，附上文件传阅单，然后送公司领导提出拟办意见。

6.3 文秘人员应按公司领导签批的意见，及时、准确地进行分发处理，董事办负责督办，一般都应在当天办理完毕。紧急公文，文秘人员应提出办理时限，做到随到随处理。阅文人员应签字并注明阅文时间。

6.4 公司领导参加上级机关会议带回的文件、上级直接邮寄给公司的重要文件，先交董事办登记，然后按收文程序办理。各职能部门参加上级会议带回的文件，应及时送交董事办编号、存档，需领导传阅、签批的由董事办按收文程序办理。

6.5 如需两位以上领导传阅的文件，由文秘人员组织传阅。公司领导应抓紧时间阅读文件和签批处理意见，阅后退还文秘人员，不要拖拉、积压，以免贻误工作。

6.6 公司领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，要及时转给承办人员。对涉及两个以上部门的事项，应由董事办会同有关部门协商处理和答复。

6.7 各部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时向董事办说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回董事办并附书面理由说明。

6.8 已经批示并交有关部门办理的文件，董事办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办，防止漏办和延误。 7 公文管理

7.1 董事办应指定专人，负责公文的收发、审核、用印、归档和销毁。

7.2 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。