公文管理制度
推荐第1篇：公文管理制度
公文管理制度
为提高公文工作质量，强化公文收发的程序化管理，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本管理制度。
公文管理由办公室负责，分为收文管理和发文管理两部分：
一、收文管理
（一）发送来的文件资料，由办公室统一接收，登记和保管，发送领导个人的文件、资料、信函，办公室要及时送达。
（二）处理各类来文，严格按程序办理，随到随办，急件急办，防止文件积压和逾期不办。
（三）领导阅文后，要在处理单上批签意见或明确办理责任人，并签名。
（四）办公室负责督促领导批办事项的落实，及时将办理结果向领导反馈。
（五）文件处理完毕后，要及时归档。
二、发文管理
（一）公文制发的基本要求
1．所有公文以运管所人秘股的名义制发，要求严谨、规范，符合国家法律法规、方针政策和上级机关的文件精神。
2．发文目的要明确，依据充分，概念准确，文字简洁，与本单位的管辖范围和权限相适应，不得超越权力界限和范围行文。
3．公文必须使用国家法定的规范汉字和计量单位，不得使用异体字和不规范的繁体字、简体字。撰写、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。
4．公文制发的具体方法、程序、行文规则及文种格式等，要严格遵守相关规定。
（二）公文制发程序
相关股室（拟稿）→办公室（核稿）→主管领导（会签或签发）→主任（签发）→办公室（编号等）→相关股室（打印样稿）→办公室（复核样搞）→相关股室（印制）→相关股室（发送）→办公室（存档）
（三）公文的草拟和审核
1．草拟公文。股室业务性公文由有关业务股室拟稿，并按照程序将草拟稿送办公室核稿，草拟文稿，要求字迹端正、清晰。
2．办公室核稿时，审核确定是否需要行文，文稿的内容是否正确，公文文种及发文级别是否适当，文件格式及语句是否准确，发送范围和机密等级，紧急程序是否适当，做好发文的基础工作。未经办公室核稿的文稿，原则上领导不予签批。
（四）公文的送审和签发
1．办公室核稿由办公室负责文字工作的同志或办公室主任负责，核稿后的文稿，送分管领导审签。
2．发文文稿按以下办法送领导审签：
①文件内容属于方针、政策、原则范围内的或其他事关全局的，送主任签发.
②领导签发公文，应当签署明确意见、姓名和具体时间。 ③公文要按规定时间审签、传递，一般文件在一位领导手中不超过2天，紧急公文不在领导手中过夜，特急公文、秘密公文由办公室派出专人传递送签。
（五）公文的印制与发送
1．经领导签批同意发文的公文稿，由办公室负责进行复核，在复核中发现不妥或有疑问的，应及时报告签发文件的领导，建议更改，但核稿人不能擅自作主修改。
2．文件复核定稿后，由办公室按程序进行登记编号，确定印刷份数，安排打字、校对、印刷、盖章和分发。在校对中如发现原稿在内容、格式、文字、发送范围等方面有疑问或错误，应及时通知核稿者，建议其纠正，并按程序批准。
3．单个股室的业务性公文由业务股室分发，事关全局或涉及多个股室的公文由办公室分发。文件分发要及时、准确、安全；分发密级文件时，要按机关保密工作规定，将分发对象、份数登记清楚，防止失密泄密。
推荐第2篇：公文管理制度
朔城区质监分局公文管理制度
一、公文收文办理
公文办理分为收文和发文。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。
1、办公室按公文处理要求签收、登记公文。公文登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、收文日期等内容逐项填写清楚。
2、已登记需要办理的公文，由办公室负责人提出拟办意见，按一定的程序分送局领导阅示。公文如需办理，按领导批示送有关股室阅办。
3、本局干部外出参加会议带回的文件，应及时送交办公室处理，未拆封的公文不得私自拆阅或存放。
4、限期办理的文件，办理人员应根据领导授权和有关规定在规定时间内办完。
5、公文传阅要严格履行手续，做到及时、准确、安全，重要文件、密级文件不得横传。
6、对领导批件，要按照快速、准确的要求，及时办理，并将办理结果及时向领导反馈。
7、文件办理完后，应及时交还办公室归档。
二、公文发文办理
公文发文办理包括公文拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发等程序。
1、局综合性发文由办公室拟稿、校稿，各业务股室以局名义发文，由各股室拟稿、校稿。
2、办公室按照行文要求对初稿进行审核，对初稿中存在的问题会同拟稿股室进行修改。
3、初稿经审核无误后，由拟稿股室按要求填定《朔城区质量技术监督局发文稿纸》送局领导签发。
4、党组文函，由党组书记签发；局发文函由局主要领导或分管领导签发；局综合性发文、上行文由分管领导审核后送局主要领导签发。
5、公文签发后，由办公室编定文号，经拟稿处室再次校核后交付印
制。
6、公文印制完毕后，由拟稿股室会同办公室做好公文装订、用印工作。
7、以局名义发文，由办公室保留签发稿和文件正本一份。
推荐第3篇：公文管理制度
公文管理制度
一、公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，总局、分局两级社保机构根据需要，可使用决定、公告、通告、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要和明传电报等体式的公文种类。农场社保局根据需要可使用公告、通告、通知、报告、请示、意见、函等体式的公文。
二、总局、分局社保局办公室是公文处理的管理机构。
（一）总局、分局社保局应设或指定专人负责公文处理工作。
（二）农场社保局亦应设兼职人员处理公文、管理印信和档案工作。
（三）总局社保局办公室有权对垦区社保系统的公文管理、印信管理、档案管理等项工作进行监督、检查和指导。
三、公文处理应当坚持实事求量是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
四、公文处理严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，同时也要遵守全单位、本系统的保密制度和保密事项。
五、发文办理
（一）发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印登记、分发等程序。
（二）草拟公文应做到：
1、符合国家的法律、法规及其它有关规定。
2、情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3、根据行文目的确定文种。
4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。
（三）草拟公文的程序：
1、各科室草拟的公文在送局领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关科室会签，是否有错别字、标点符号，语法是否有错误、层次是否清晰等。
2、办公室审核后由审核人签署意见，交草拟部门填写《发文审批表》送主管领导签发或由主管领导授权的分管领导签发，未经签发的一律不予复核和负责制。
3、公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：拟稿部门负责人、拟稿人是否签字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。
4、经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，对复核无误的由办公室对其编号、印制和分发。
5、办公室应对草拟的文稿、附件和印制好的正式公文一并整理立卷，定期归档。
6、需要暂时保密的公文在拟稿、印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。
7、分局社保局行文涉及到另行制定有关政策和办法的应请示总局社保局方可行文。分局社保局行文一律送总局社保局备案。
六、收文办理
（一）收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
（二）办公室应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》应登记收文日期、发文机关、公文名称、文号、发文时间、签收时处理意见和签收人姓名。所在来文均应附《来文处理单》送主管领导批阅。主管领导不在送分管领导批阅，涉及重要事项，分管领导应征求主管领导意见后再行批阅。然后按领导批示意见送交有关科室传阅承办，公文禁止横向传阅。对有具体请示事项的，主批人（主管领导或主管领导授权的分管领导）应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。
（三）承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误、推诿、紧急公文由办公至负责催办和督办。
（四）科室对政策性和操作指导性较强且须复印的来文，由办公室复印后送局领导和有关业务科室，如确需借阅原件的，应履行借阅手续，由借阅人在《文件借阅登记薄》上签字，借阅人应签名。
七、公文管理
（一）公文由办公室所设的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
（二）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。
（三）归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
（四）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，所有公文用纸张全部采用A4型。
（五）总局、分局两级社保机构应每两年清理一次不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和主管行政的局领导批准后可以销毁。
（六）本单位已不符合国家、省和总局政策的发文应予撤销；台和发布新规定新办法后，原已不再使用的公文应同时废止。
八、为加强行政管理，提高公文处理水平，各级社保机构应认真组织学习国务院《国家行政机关公文处理办法》和《黑龙江省＜国家行政机关公文处理办法＞实旆细则及黑垦局发［2002］2号、黑垦局办文［2002］1号文件精神，对本管理办法中的未尽事宜，均按上述文件规定执行。
推荐第4篇：公文管理制度
公文管理制度
一、公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，根据需要，可使用决定，公告，通告，通知，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要和明传电报 体式的公文种类。环保局根据需要可使用公告，通告，通知，报告，请示，意见,函等体式的公文。
二、环保保局办公室是公文处理的管理机构。环保局办公室有权对环保局内部的公文管理，印信管理，档案管理等项工作进行监督，检查和指导。
三、公文处理应当坚持实事求量是，精简，高效的原则，做到及时，准确，安全。
四、公文处理严格执行国家保密法律，法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，同时也要遵守全单位，本系统的保密制度和保密事项。
五、发文办理
(一)发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟，审核，签发，复核，缮印，用印登记,分发等程序。
(二)草拟公文应做到：1.符合国家的法律，法规及其它有关规定。2.情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3.根据行文目的确定文种。4.人
名，地名，数字，引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。
(三)草拟公文的程序：1.各股、室、队草拟的公文在送局领导签发前，应当由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关股、室、队会签，是否有错别字，标点符号，语法是否有错误,层次是否清晰等。2.办公室审核后由审核人签署意见，交草拟部门填写《发文审批表》送主管领导签发或由主管领导授权的分管领导签发,未经签发的一律不予复核和负责制。3.公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：拟稿部门负责人，拟稿人是否签字，审批，签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一，规范等。4.经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审，对复核无误的由办公室对其编号，印制和分发。5.办公室应对草拟的文稿，,附件和印制好的正式公文一并整理立卷,定期归档。6.需要暂时保密的公文在拟稿，印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。
六、收文办理
(一)收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收，登记，审核，拟办，批办，承办，催办等程序。
(二)办公室应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》
应登记收文日期，发文机关，公文名称,文号，发文时间，签收时处理意见和签收人姓名。所在来文均应附《收文处理单》送主管领导批阅。主管领导不在送分管领导批阅,涉及重要事项，分管领导应征求主管领导意见后再行批阅。然后按领导批示意见送交有关股、室、队传阅承办，公文禁止横向传阅。对有具体请示事项的，主批人(主管领导或主管领导授权的分管领导)应当明确签署意见，姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。
(三)承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误，推诿，紧急公文由办公至负责催办和督办。
(四)股、室、队对政策性和操作指导性较强且须复印的来文，由办公室复印后送局领导和有关业务股室，确需借阅原件的，应履行借阅手续，由借阅人在《文件借阅登记薄》上签字，借阅人应签名。
七、公文管理
(一)公文由办公室所设的专(兼)职人员统一收发，审核，用印,归档和销毁。
(二)公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)归档。个人不得保存应当归档的公文。
(三)归档的公文,应根据其相互联系，特征和保存价值等整理(立卷)，保证归档公文的齐全，整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
(四)拟制，修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，有公文用纸张全部采用A4型。
(五)环保局应每两年清理一次不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和主管行政的局领导批准后可以销毁。
(六)本单位已不符合国家，省和环保部政策的发文应予撤销；发布新规定新办法后，原已不再使用的公文应同时废止。
八、为加强行政管理,提高公文处理水平,环保局应认真组织学习国务院《国家行政机关公文处理办法》等文件精神，对本管理办法中的未尽事宜，均按上述文件规定执行。
推荐第5篇：公文管理制度
公 文 管 理 制 度
一、目的
为规范公司公文管理，统一公文格式，优化公文起草发放流程，提高公文办理水平，提升企业形象，结合公司实际，制定本。
二、职责
公司人事行政部作为公司公文主管部门，负责公司所有公文的审核、发放、登记、传阅、催办、立卷、归档等工作。
三、公司公文分类：
（一）请示。请求地方政府及其有关部门或领导，或者请求公司及相关领导指示、批准有关事项时使用。请示是上行文，需要相关部门知悉的，可以用抄送形式。请示必须一文一事，按行政关系逐级上报，因特殊情况必须越级的，应抄送被越过的部门。
（二）报告。向地方政府及其有关部门，或向公司及相关领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复地方政府及其有关部门或者领导的询问时使用。报告可以有专项报告或综合报告。
（三）通知。发布企业管理制度、决定、企业标准，转发地方政府及其有关部门的公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，聘用和解聘企业管理人员等情况下使用。
（四）通报。传达重要精神或者情况，表彰先进，批评错误时使用。
（五）决定。对重要事项或重大行动做出安排或处理时使用。
（六）函（复函）。与公司以外其他企业、事业单位之间相互商洽工作，询问和答复问题时使用。
（七）会议纪要。记载和传达公司及各部门内部会议主要精神和议定事项时使用。
四、公文格式
（一）凡内容重要、格式完整的公文，如对地方政府及有关部门的请示、报告，公司内部重要通知、通报、决定等文种，应使用有“安徽省昌水建设工程有限文件”字样的红色版头（以下称红头文件）。函（复函）、报告、内部请示、会议纪要等其他文种以及就内部一般事务所发通知、通报等，使用非套红版头。
（二）以红头文件的形式办理的公文一般由文件名、文号、标题、签发人、主送单位、正文、附件、署名、成文时间、分发栏（呈、报、发等栏）、抄送（抄报）单位（个人）等部分组成。
（三）发文编号由承办部门代字（用汉字表示）、发文年份（阿拉伯数字外加方括号）以及本年度发文顺序号（用阿拉伯数字表示）组成。例如公司人事行政部发文编号为：“昌水人字【2011】第X号”。
（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，在文号下方居中书写，并应少于正文每行的列数。标题由发文事由加上文种二部分组成。标题除必须使用书名号、引号和顿号的以外，一般不用标点符号。
文件内容比较重要的“通知”、“通报”类红头文件，其标题应写明某某事项的通知
或某某问题的通报等，不可直接用“通知”、“通报”之类的写法。
（五）公文主送单位即公文抬头，是指收受、办理、执行公文的地方政府及其有关部门、公司内部各有关部门、其他企业事业单位等。
（六） 正文是公文的主体，在主送单位下方书写。正文内容应符合国家法律法规、方针政策和其他有关规定，并做到所表述的问题客观真实、观点明确、条理清楚、层次分明、文字简练、用词规范，所使用的标点符号应符合国家发布的《标点符号用法》的规定。使用简称时，应先写明全称再注明简称。年份不能省略或简写。
引用人名、地名、数字要准确。引用公文应先引用标题，后引用文号。
公文中的数字，除成文时间、结构层次序数、词和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应采用阿拉伯数字。正文中的结构序数，第一层用“一”，第二层用“
（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。
（七） 附件是正文的补充材料，与正文具有同等的效力。公文如有附件，应当在正文之后、署名和成文日期之前加注附件说明。“附件”字样另起一行空两格书写，附件名称随后书写。有两个以上附件时，附件名称按顺序“
1、XXX”、“
2、XXX”，从上至下对齐平行书写。附件名称应与附件本身标题一致。若一行书写不下时，另起一行与上一行附件名称顺序号后第一个字对齐书写。
每个附件的左上角顶格应注明“附件X”。只有一个附件的，只标注“附件”。附件的正文书写与主文的正文书写相同。
（八） 公文成文日期应当用汉字书写完整的年、月、日。公文成文日期应以公司领导签发的日期为准，在署名正下方居中书写，并至少在署名之后空一行。日期中的“零”应当使用特殊符号中的“○”，不得使用阿拉伯数字中的“0”或英文字母中的“O”。
（九） 红头文件的主文最后一页的最下方应设分发栏。分发栏一般用三条横线相隔分为三栏。第一栏标注“呈送人或单位”，第二栏标注“发送人或单位”，第三栏标注“存档人或单位”。
（十）除附图、附表外，所有公文均应采用A4型纸，其图文区的尺寸为：上白边（天头）和下白边（地脚）20mm，左白边和右白边25mm。
（十一）所有红头文件的文件名均应选用65号加粗宋体；文号和签发人均选用四号宋体；正文部分的文字（包括署名和日期）一律采用四号或小四号宋体。
（十二）两页和两页以上的公文，应在每页图文区最下端的居中或左（右）下角位置标注页码。附件的页码可与主文一起按顺序标注，也可单独标注。
五、发文管理
公司人事行政部负责对各类红头文件（签字审批版）进行下发和归档。一般下发形式为电子版，通过电子信箱下发至各部门负责人或全体员工邮箱。必要时打印纸质版文件发放至各部门负责人，并做好发文签收登记工作，同时要求各部门负责人做好文件的宣贯工作。
推荐第6篇：公文管理制度
杭州博世数据网络有限公司
公文管理制度
为使公司系统的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本制定。
一、目的：
1.公司的公文是公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
2.公司总经办是全系统公文处理工作的管理机构，主要负责公司并负责指导各部门公文处理工作。
3.在公文处理工作中，必须严格执行《公文管理制度》的相关规定，确保公司秘密的安全。
二、公文种类：
1.规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施；
2.制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；
3.通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各所属部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；
4.通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；
5.请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；
6.报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；
7.批复：对请示事项予以答复；
8.会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；
9.函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。
三、公文办理：
1.公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。
2.公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发送、原件归档销毁等程序。
3.公文签收应由专人负责。签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字或盖章。
4.收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。
5.公司人力资源部收文，存档一份，另一份呈送公司领导，根据公司领导批示送公司有关部门传阅。
6.因业务需要查阅某文件须经人力资源部同意，必要时须报总经理批准。密级高的文件，应锁在保险柜内。
7.公司正式文件须经公司总经理签发。
8.公司正式文件的撰写、制发由人力资源部负责。
9.发文的密级按《保密工作条例》有关规定确定。
四、公文归档和销毁：
1.公文办理完毕，应及时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料立卷归档。
2.调取、查阅存档公文须经公司总经理或总经理授权人批准。
3.没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和分管副总批准后，可以定期销毁，并应当进行注销登记。
五、附则
1.另附《保密工作条例》同时实施。
2.本制度解释权属公司。
3.本制度自公布之日起执行。
杭州博世数据网络有限公司
2010年11月16日
杭州博世数据网络有限公司
保密工作条例
为保守国家和公司秘密，加强公司的业务管理，确保公司文件、业务资料的有效利用，制定本条例。
一、目的：
1.公司秘密即指涉及公司利益、依照一定程序确定、在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。
2.公司总经办、人力资源部是公司保密工作职能部门，负责公司并指导各部门的保密工作，进行保密教育，调查处理失密、泄密事件。
3.公司每个职工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。
二、保密范围和密级划分：
1.公司保密范围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成下列后果的各类事项，均属公司秘密。
1) 损害公司经济利益；
2) 损害公司声誉；
3) 损害公司对外关系；
4) 妨害公司业务的开展；
5) 妨害公司有关规定、制度、计划的实施；
6) 危害公司秘密业务情报来源的安全。
2.密级划分：公司秘密文件的等级划分为绝密、机密、秘密三级。
1) 绝密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如公司的战略发展策划、公司的长远规划、重大项目的决策、整体财务情况以及公司领导的变动等。
2) 机密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成严重经济损失或严重不良影响，如公司领导会议的决定、公司的年度规划、总体经营状况、机构调整和部门负责人的人事变动等。
3) 秘密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成经济损失或不良影响，指第
1、第2项以外的公司内部规定、计划、经营、财务、人事等情况。
3.公司各类文件、资料密级由起草部门提出密级建议并由有关公司领导确定，由人力资源部印制时写明“绝密、机密、秘密”字样。
4.根据工作需要和情形变化，密级可以变更或解除，其审定权限与确定密级权限相同。
三、保密制度：
1.知晓范围：密级划分所定内容除公司领导有权全部知晓外，绝密级只限公司总经理指定的人员知晓，机密级只限负责该项工作的主要负责人以 及该主要负责人认为必须知道的人员知晓，秘密级只限相关人员知晓。
2.备份：绝密级资料原则上不能摘抄或复印，确需摘抄或复印者须经公司总经理批准，机密级资料需经公司分管领导批准，秘密级资料须经所属部门或公司的负责人批准，交由人力资源部复印并登记，复印者应详细填写清单，并注明复印件份数及去向用途，原则上年终应交回总经办销毁。
3.保密工作的基本要求：
1) 不该说的话不说；
2) 不该问的事不问;
3) 不该看的文件不看；
4) 不该记录的秘密不记；
5) 不携带保密材料外出；
6) 不随便谈论保密事项；
7) 不在不利于保密的地方存放需保密的文件、笔记本。
4.如发生或发现泄密情况，应立即报告总经办和所在部门负责人，以便及时采取补救措施。
四、奖惩：
1.对于模范遵守本条例的部门和个人将予以表扬，对于制止他人泄密行为或发现他人泄密及时报告、使公司能及时采取措施补救的职工，将视情况予以表扬和奖励。
2.对于违反本条例，玩忽职守，造成失密、泄密,使公司受损失者，给予处罚。行政处分，直至依法追究法律责任。对有过失及时报告并积极协助
采取措施补救的，可酌情减轻处罚；对造成泄密后故意隐瞒不报的，将予以从重处罚。
五、附则：
1.公司应参照本条例制定实施细则实施。
2.本制度解释权属公司。
3.本制度自公布之日起执行。
杭州博世数据网络有限公司
2010年11月16日
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公文管理制度
第一章 总 则
第一条 为了适应公司工作需要，推进公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，依据《党政机关公文处理条例》（2012）有关规定，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司及公司各部门各类公文处理工作。
第三条 公司公文是公司实施领导、履行职能、处理事务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章和制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 公司各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立专兼职人员负责公文处理工作。
第七条 公司综合办公室主管公司的公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查，主管并负责指导公司公文审核流转处理工作。
第二章 公文种类
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第八条 公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更等事项。
（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（四）公告。适用于向公司内外宣布重要事项。
（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（八）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（九）报告。适用于向上级汇报工作、反映情况，回复上级的询问。
（十）请示。适用于向上级请求指示、批准。
（十一）批复。适用于答复下级请示事项。
（十二）函。适用于不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、
2 2 / 附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
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（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行（详见附件
7、附件8）。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 公文拟制
4 4 / 第十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十四条 公文起草应当做到：
（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致，并填附会签表。
（六）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十五条 公司发文,应由公文发起部门按照上级指示或工作实际负责草拟初稿; 涉及公司重大事项或问题比较复杂的，发起部门负责人应亲自草拟，或经公司研究提出方案后，指定专人草拟。
第十六条 公文文稿签发前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
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（三）涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范，相关要素是否齐全（正文、附件PDF版1份、附件纸质版2份等）。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十七条 经审核不宜发文的公文文稿，综合办公室应退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。
第十八条 发起部门应填附发文稿纸详细写明文件标题、附件、拟稿部门与拟稿人,综合办公室配合明确发送范围与印制分数，经发起部门签字确认后，逐级上报公司领导审批签发。
第十九条 公文文稿须经公司董事长审批签发（党群团组织的发文，由各组织负责人审批签发）。公司综合办公室应根据公文所涉及事项报有关分管领导审批。签发人以及分管领导签发公文时，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。为保证文件办理时效，原则上一般性文件，审批和签发人员应在文件流转人员报审后半小时内审签完毕，重要文件应当天内审签完毕。
6 6 / 第二十条 领导审批签发过程中提出的修改意见，若修改内容较少，仅是相关字符、章节的修改，由综合办公室负责修订后重新审签，若修改幅度较大，由拟稿部门修改后重新审签。
第二十一条 公司主导的对外联合发文，由综合办公室负责将初稿报联合发文单位提出修改意见，达成一致意见后，填附联合发文稿报所有联署单位负责人会签。公司内部涉及多个部门的行文，由文稿发起部门负责协商其他部门，达成一致意见后，填附会签单报综合办公室进行初审。
第五章 公文办理
第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十三条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，认真检查核对，检查有无错收、缺页等现象。外来文件的签收由综合办公室行政专员负责，各部门发文拟稿的签收由综合办公室文书专员负责。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，签收人员应在文件登记簿中清楚填写交接事项，并填附文件阅办单报审。公司人员外出开会、出差、学习、培训等带回的重要文件及资料应及时报送综合办公室进行登记保管，不得个人保存。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。文件初审由
7 7 / 综合办公室负责人负责，初审的重点是：来文内容是否属实，是否应由公司办理，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）阅批。外来收文，综合办公室应结合来文所述内容提出拟办意见和审批权限；为避免文件积压误事，文件流转人员应在当天阅签完毕，紧急文件要即阅即办。文件流转过程中，除文件流转人员外，其他人员不得随意经手流转文件（特殊情况除外，例如：文件流转人员请休假，此项工作可由工作代理人完成;领导将文件交特定某人流转，此人应该及时向文件流转人员报备文件状态）。
（五）承办。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。需两个以上部门办理的，应当明确主办部门，办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能达成一致，可报请公司协调或裁定。
（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。公文传阅办理人员应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（七）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
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（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位（部门），并根据需要告知相关单位（部门）。
第二十四条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经公司负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）用章。公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
（五）核发。公文印制、盖章完毕后，应当再次对公文的文字和印刷质量进行检查后分发，公司内部分发或对外发文，文件流转人员应详细做好文件签收记录，以便备查。
第二十六条 公司对上级公司公文报送，由综合办公室行政主管负责（含上级公司OA系统报送）；与公司业务往来单位的报送分发，由业务承办部门指定专人负责。公文报送及分发人员应做到及时报送分发，不得积压、延误。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及公司《档案管理制度》，及时收集齐全、
9 9 / 整理归档。由公司主导与外单位联合办理的公文，应将原件进行归档保存。
第六章 公文管理
第二十八条 公司各部门要严格按照本制度加强公文管理，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十九条 公文的印发传达范围应当按照公司的要求执行；需要变更的，应当经签发人批准。
第三十条 复制、汇编公文，应当经公司负责人批准，复制、汇编的公文视同原件管理。
第三十一条 公文的撤销和废止，由公司根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十二条 不具备归档和保存价值的公文，经公司审核批准后可以销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十三条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交公司档案室。
第三十四条 工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第七章 附 则
第三十五条 公司公文含电子公文，包括上级公司OA系统文件等。
10 10 / 第三十六条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。
第三十七条 本制度由公司负责解释。
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公文管理制度
第一条：公文是请示报告、传达指示、决定决议、批复处理、管理指导工作的重要形式。公文的密级为：绝密、机密、秘密、公开，分别上报或下发到不同的部门和级别。
第二条：行文的格式要统一规范，标题段落清晰，层次分明，文字精炼、表述准确。要标明签发人、秘级编号、发送单位、印制份数、页数等。
第三条：公文收发后要按要求传达到位，及时组织有关人员学习领会上级精神，不得扣发、截留、拖延，严守文件秘密或商业情报信息。
第四条：文件种类主要包括：红头文件、一般文件和外来文件三种。公司的规章制度、规定、办法、决议、通知、纪要、命令、指示、通报，以及向政府部门的请示、报告等，一律以公司红头文件印发，其他文件可用普通纸印发。 第五条：红头文件用于公司重大人事任免、规定、决定、通报、总裁令、上行文、总裁办公会议纪要、董事长会议纪要、批复等。决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门或人员，变更或者撤销不适当下级部门的决定事项。规定用于对某一方面的工作做部分的规定。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
第六条：一般性文件用于普通性的通知、通告、商务信函、商务公关与传播文书、职员职业生涯书等。外来文件指外单位或国家、省、市、县行政管理部门来文。 第七条：红头文件的内容包括：发文单位、签发人、秘密等级、紧急程度（急、加急）、发文字号、标题、主送机关、正文、印章、时间、附件、主题词、承办部门、承办人、抄送部门、落款、页数、印发份数等。
第八条：发文单位/部门（红头）应当写规范化全称。与有关单位/部门联合行文，一般情况下主发文单位/部门排列在前。
第九条：标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文部门，并准确标明文件种类（如通知、命令、决定等）。标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，不加标点符号。如有附件，在正文之后、发文单位落款注明附件顺序和标题。
第十条：成文日期：会议性文件以会议通过的日期为准，其他文件以公司领导人签发日期为准条。落款要写发文单位全称，文件一律加盖公章，插入成文日期要求大写，不应小写。落款当页若无正文，则应标注（此页无正文），盖章采用下套端正，不压成文日期。单双面印刷均可，左侧装订。
第十一条：页面设置：采用标准A4纸，上下边距2.5cm，左右边距2.2cm，段前0行，段后0行；行间距点固定值25—28。如表格等须横向打印的材料上下边距2.2厘米，左右为2.2厘米，页眉1.5厘米，页脚1.5厘米。
第十二条：文件名称用宋体二号以上加粗、居中。主送单位用黑体，正文一般用四号宋体。一级标题用“
一、……”表示；二级标题用“
（一）……”表示；三级标题用“
1、……”表示；四级标题用“（1）……”表示。
第十三条：文件副标题：宋体，小三号字加粗；发文字号、签发人、正文、落款、成文日期、主题词内容等四号宋体。
第十四条：文件的起草：按公司领导要求由行政人事部负责起草的公文，或各部门起草承办，并以公司名义下发的文件。
第十五条：文件的审批流程实行层级审核责任制：起草人根据指示要求拟稿→部门领导修改→分管领导审核→行政人事部审核→总裁、董事长批准。
第十六条：发文审核的要求：拟稿承办人要充分领会领导指示精神，部门领导应对文稿进行认真修改把关，并签署意见，分管领导应对文稿的条理、内容以及合理性、真实性等尺度严格审核，办公室应对文稿的格式合理性、文句通畅性、语法规范性进行审核。
第十七条：文件从起草到签发周期一般为三天。所有文件必须由董事长、总裁（各单位为总经理）审批同意签字后方可下发或呈报。
第十八条：文件在领导签发后，一般以书面版的形式下发至各单位，并由收件人签字。提倡无纸化办公，可发电子版，以邮箱、QQ、MSN等形式发送至相关部门，接收文件后需电话或回执等方式告知。下级单位或部门呈报的所有请示报告、公文、传阅件等，由行政专员统一协调办理。
第十九条：文件下发三日内，行政人事部要监督检查文件学习执行情况，重要文件各单位要及时呈报学习落实情况。
第二十条：外来文件的接收一律使用《文件签收单》，由专人收文登记，根据文件属性及时分送相关部门，并负责催办，防止漏办和延误。文件传递必须保证安全，完善签收手续，指定专人保管、立卷归档，防止文件遗失。
第二十一条：以公司名义形成的文件，统一由行政人事部负责归档；各部门日常工作中形成的文件、活动资料，由各部门指定专人立卷归档。行政人事部定期检查各单位文件管理情况，并将结果进行讲评和通报。 第二十二条：文件按不同的属性、时间顺序进行排列，建立目录，并进行编号，所有文件应由本部门和行政人事部保留一份存档。要保证文件档案的齐全、完整。 第二十三条：年终由行政人事部集中收缴所有文件按编年体归档，一般应永久保存，并建立电子文件档案。没有存档和查阅价值的文件，特别是机密文件，要经公司负责人批准，由行政人事部负责销毁，各部门不得自行销毁文件，严禁作为废品出售、丢弃文件。
6、档案管理制度
第一条：档案是公司在建设管理、生产经营、策划销售等活动中直接形成的，对公司生存和发展有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子资料等原始历史记录。由行政办公室集中统一归口管理。
第二条：档案管理的范围：
1、说明公司历史沿革的各类重要文件，如公司章程、股东名簿、董事会及股东会纪要等。
2、法务类：对外签订的各类法律合同、协议、司法文书、知识产权、合同谈判等材料。等。
3、本公司对内、对外、对上、对下的正式公文及会议纪要，各种综合型或专题型调查、考察报告、商务函件等。
4、公司管理制度、季度、年度工作方案、计划、总结等。
5、各类证照，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、所有权证书、土地证、知识产权证书、协会证书、荣誉证书、质量管理体系认证等。
6、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合等。
7、政府发文、产业政策、活动资料等。
8、会计凭证类：如原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证等。
9、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产、辅助账簿、其它会计账薄等。
10、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，年度预决算报表、验资报告、审计报告等。
11、清册类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计核算专业资料、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。
12、合同制度类：各类经济合同原件、各种财务制度、计划、总结等。
13、基建综合类：征地批文、总体规划、设计报告、组织架构、工程建设管理办法、投资计划；建设合同，质量监督书；工程决算、审计资料；招投标方案；项目材料等。
14、基建设计类：技术设计、设计计算书、工程概算、总体规划图等。
15、基建施工类：施工计划、基础工程检测报告、出厂合格证、工具单、备品备件单、设备图纸等。
16、基建监理类：监理大纲、细则、验收签证等。
17、人力资源类：人员基本情况、职务、薪酬调整记录等。
18、人事制度类：培训开发、绩效考核、招聘录用、薪酬福利、岗位描述、劳资关系、劳动合同等。
19、中长期发展规划、年度综合计划，部门月度计划等。20、年度经营报告、竞争情报分析、投资风险评估等。
21、政策类：各类产业政策汇编。
22、公关类：活动策划材料、总结、各类上报资料等。
23、产品物流类：采购、运输、仓储、发货、库存等数据资料。
24、科技研究类：设计图纸、创新计划、设备仪器等。
25、市场销售计划、客户资料、合同管理等。第三条：档案分类：集团公司档案卷宗共分十大类：外来文件类、行政管理类、企划经营类、人力资源类、生产制造类、财务管理类、项目建设类、融投资类、实物类、设备仪器类。外来文件类（WLWJ）：政府文件：政府批复（项目备案书、相关政策性文件、相关项目可研报告、规划设计等）；行政管理类（XZGL）：各类证照（如营业执照、组织机构代码、信用代码、土地证、税务登记证等）；各类公文（任职命令、通知、决定、会议纪要、规章制度等）；外事工作类（外事业务管理、涉外活动、出访考察等）。企划经营类（ZLJY）：企业管理、经营决策、风险评估、市场分析报告、内外环境评估、战略规划等，工作计划如年度计划、工作目标等。产品销售如市场分析、用户调查、销售统计、广告宣传、促销活动、售后服务等。人力资源类（RLZY）：薪酬管理如劳动工资、社会保险等；招聘管理如劳动合同、考核资料、储备干部资料、面试题库等；培训管理材料、绩效考核材料等。生产制造类（SCZZ）包括质量管理如质量控制、检验化验、生产报表等，安全管理包括安全生产、工伤事故处理、职工安全等，供应采购管理如招投标、商务谈判、采购验收、运输仓储等。财务管理类（CWGL）：会计报表（财务报告、预决算）、会计账簿（总账、明细账、日记账等），会计凭证、固定资产、财务制度、验资报告、审计报告、财务印鉴等。设备仪器类（SBYQ）：按设备仪器种类型号分类（设备仪器采购合同、验收报告、检查保养记录、报废鉴定等）。基本建设类（JBJS）：工程图纸、预算决算、验收报告、项目进度等。融投资类（TRZL）包括银行贷款手续、企业项目介绍、金融单位文件等。实物类（SWL）：如荣誉证书、奖状奖杯、锦旗等。印章类包括行政章、法人章、签名章、合同章、专用章等、各类活动照片、产品样品、宣传品、科技成果等。
第四条：档案保管：做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，切实做好档案“十防”：即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密，确保档案完整安全。档案室保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。档案管理人员要做到天天打扫卫生，每月清理两次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。交接档案要认真清点，履行签字交接手续。非工作人员不得随意进入档案室，以防意外；在档案室里不准吸烟。所有应归档的文件、材料应由档案管理人员收集齐全。公文类正文与签发稿、签收稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。注意检查是否盖公章，标题，内容、摘要、日期等信息是否齐全。归档文件材料应是原稿原件，一般不得用复印件。归档的照片、录音带、录像带、光盘要一一写上文字说明。凡是归档的文件材料必须经过整理，按文件形成的先后顺序集中排列。不许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。不许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。严防失密、泄密发生，发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。因工作需要，复制一般文件材料时要经行政办公室审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（公司会议记录等），须经档案员和行政办公室审批，报公司负责人批准后方可复制。外单位一般不允许复制，确因工作需要应经公司负责人批准。复制要及时进行登记。
第五条：档案借阅：本单位各部门借阅档案，必须填写《文件借阅单》，机密文件由公司负责人签字方可借出，一般文件由部门领导签字，行政办公室审批。借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。外单位来人查阅档案，需持单位介绍信，并经公司领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。机密、秘密、绝密档案借阅一律由公司负责人审批方可借出。查阅各门类档案应在档案室进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。档案是公司的宝贵财富，各类档案本身具有机要性质，因此，档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密规定，确保档案的安全。凡使用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。借阅档案必须严格办理手续，限期使用，按期返还，档案管理人员要对返还的档案认真检查核对，发现问题及时追查。使用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供使用。
第六条：档案期限：永久保存：公司章程；股东名簿；各类规章制度、组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权证及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书等。十年保存：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存十年的文书。五年保存：期满或解除之合约；其他经核定须保存5年的文书。一年保存：结案后无长期保存必要的文件。档案要慎重销毁，对没有保存价值、保管期限已满，无须继续保存的档案进行销毁处理。必须严格按照规定对即将销毁的档案进行严格鉴定，列出档案销毁清册。批准销毁的档案，应及时处理，且要有两人以上鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明已经销毁并签名盖章，并在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。 停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料，以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由公司下文，由行政办公室组织回收统一销毁。
7、合同管理制度
第一条 为加公司及各部门的合同管理工作，规避风险，依据《中华人民共和国合同法》、国家相关法律法规，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司及各部门；本制度中的合同是指以公司为主体签订的，包括合同、具有合同性质的意向书、协议书、招投标文件，或其他涉及各方当事人实质性权利义务关系的具有合同性质的文件等。
第三条 以公司名义从事的生产经营活动，均应以书面形式订立合同。 第四条 公司相关部门是合同的承办业务单位，负责业务分工范围内的合同承办及管理工作。实行合同承办制度、合同审核会签制度、合同保密制度、合同统一编号制度、授权委托制度、合同档案管理制度、重大合同备案制度等，以加强合同监督及管理。
第五条 法务部门职责：
一、负责制订、修改同管理制度，使合同管理规范化、法制化。
二、负责审查、修订、制作、印发各类标准化合同文本。
三、负责对各部门的合同进行法律审查。
四、参与重大合同的谈判，制定合同编号原则。
五、负责按规定办理授权委托书的草拟、制作及送签。
六、负责外聘律师工作，负责监督依法签订和履行合同。
七、参与合同纠纷的调解和处理。
八、其他合同管理工作。第六条 合同承办部门职责：
一、负责对本部门承办的合同对方的主体资格和资质进行审查。
二、负责组织本部门承办合同的谈判，合同文本的起草。
三、负责合同文本及审查会签的流转。
四、对所承办合同的履行情况进行跟踪。
五、负责及时向法务部通报合同履行过程中发生的问题，并提出解决意见和建议。
六、按集团保密制度制定、履行合同的保密措施。
七、负责指定专人负责保存合同文本，以及及合同的履行、变更、终止合同有关的文件，及时交行政办公室归档。
八、指定专人建立健全本部门合同管理台帐和档案。第七条 合同协办部门职责：
合同项目明确协办部门的，协办部门（如技术协议编制部门、造价部门等）应根据领导指示和部门职责，积极协助承办部门办理合同的有关事宜。 第八条 财务管理中心职责：
一、审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法律、行政法规和公司财务管理制度。
二、对合同中影响财务的重要事项提出意见。
三、依据国家财经法律、行政法规和公司财务管理制度对合同资金进行控制。
四、财务部门认为需审核的有关内容。第九条 项目管理中心职责
一、负责审查工程项目的承包形式、工程价格、材料提供、工期约定、中间交工工程的开竣工时间及验收、发包方的各项义务、承包方的各项义务、隐蔽工程、设计变更程序的约定、竣工验收、保修内容、保修期限等内容
二、项目运营中心认为需审核的其他内容。第十条 预算审核部职责
一、负责审查基建工程预算、造价等是否合理、准确等。
二、项目管理中心认为需审核的其他内容。
第十一条 合同承办制度是指由法定代表人或委托代理人或合同承办部门确定合同承办人，合同承办部门及承办人对合同谈判、签订、履行等的全过程负责。合同承办部门负责人是业务分工范围内合同管理的第一责任人，对合同管理负主要责任。每件合同须由法定代表人或委托代理人或合同承办部门确定一名承办人签字承办。临时性的借调、聘用人员可以协助但不得成为合同承办人。 第十二条 合同承办人应自被确定为承办人起，至合同履行完毕止，对合同全过程负责。期间出现与合同有关的问题由承办人协调解决，承办人协调不成的，须及时与相关领导进行协商，并以承办人为主进行解决。
第十三条 合同承办人在承办合同之前，对于应进行招投标的合同，应确认该合同是否按照有关规定进行了招投标。违反强制招投标规定要求的合同，承办人有权拒绝承办。
第十四条 合同承办部门应当根据需要，协调监察审计部门及其他相关部门的人员参与谈判。
第十五条 合同承办人应在合同谈判前，完成对签约对方的主体资格和资信情况的了解和审查工作。审查内容包括：
一、主体资格合法，具有经工商局年检的企业法人营业执照，其核载内容与实际相符。
二、合同方的经营范围符合合同约定内容；涉及专营和等级许可的,应具备相应的许可证和资质证书。
三、具有相应的履约能力,即具有支付能力、生产能力、运输能力、技术能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
四、具有履约信用：过去三年重合同、守信用、无违约事实,现实未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
五、合同方由委托代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。
上述资料为合同报审不可或缺的附件，其文本为复印件时,须加注“与原件核对无误”字样。合同方履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其谈判及签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。
第十六条 承办部门在洽谈合同之前，应向参加合同洽谈的相关部门报送有关的资料，其中包括：拟定签约对象及其资信资料、合同说明、费用预算及依据、招投标资料等，同时提供以上资料的电子版本，以便于相关人员熟悉资料，为合同洽谈做准备。 第十七条 合同洽谈须有三人以上参加，原则上应包括合同承办人、相关专业技术人员、监察审计人员等，与另一方主要负责人员进行合同谈判。
第十八条 合同谈判结束后，应填写《合同洽谈记录表》，并将谈判结果落实在合同文本的相关条款中，形成合同草拟文本。
第十九条 合同语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明并大写。
第二十条 合同一律采用书面形式。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先使用。合同各方协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等类文件，可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。 第二十一条 合同条款应包括但不限于以下内容:
一、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、委托代理人姓名和职务、联系方式。
二、签约目的和依据。
三、标的。
四、数量和质量，检验标准和方式。
五、价款或酬金及结算、支付方式 。
六、履约的地点、期限和方式。
七、争议解决的方式及司法管辖。
八、违约责任。
九、变更或解除的条件。
十、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款。
十一、合同正副本份数。十
二、附件名称。
十三、合同生效的时间和条件。十
四、签约的地点、日期。十
五、签约各方开户银行及账号。十
六、签约各方公章或合同专用章。十
七、法定代表人或委托代理人签章。
第二十二条 合同审查实行审核会签制度。合同承办人完成草拟文本后，应填写《合同会签审核单》的各项内容，并将合同草拟文本、技术协议、招投标书、招标修改、补遗及答疑文件、投标澄清及修正文件、商务报价及其它相关资料，逐级呈报各级审查会签最终经董事长审批后，由各子公司法定代表人或委托代理人签订合同。涉及安全生产、工程施工的合同应同时签订安全协议，作为合同的附件。
第二十三条 合同审查的一般程序是：
一、各部门内部审查。
二、送相关部门（法务部、工程技术部、造价部、预算审核部、审计监察部等部门审查）。
三、依据本制度由有关领导审批，最终由董事长审批。
四、合同承办部门可以根据需要，提请增加有关业务部门对合同进行审查，各有关业务部门根据其部门职责范围对该合同进行审查。
第二十四条 有关部门根据本制度的职责分工参与合同审查，在审查合同草案时，可根据需要，要求承办部门提供与合同有关的补充证明材料。
第二十五条 审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。
第二十六条 承办人向有关部门提交合同草案时，应预留3-4个完整工作日供其审核。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间时，应向承办人申明理由并征得同意。涉外合同的审核时限，累计最长不应超过7个工作日。
第二十七条 各会签部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在合同会签审核单上提出书面审核意见，需要退改时应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新审核，审核期限重新计算。
第二十八条 合同在会签审核流转结束后，合同文本即为最终双方需要签订的文本，任何人不得再做修改。
第二十九条 合同在会签审核流转结束后，合同承办人法务部门进行合同的统一编号。在获取合同编号后，承办人即可对合同文本进行打印或印刷。
第三十条 合同统一编号是法务部门在确认合同完成审查会签程序后，对合同实行统一编号。合同必须经统一分类、编号，方可由合同承办部门报送各部门、法定代表人或委托代理人签署及用印。各部门在签署合同时，应根据本制度，由法务部门在合同正式文本上注明合同编号。如合同为对方拟订，且已对合同编号，也应在合同正式文本封面上标注我方合同编号。 第三十一条 合同按照内容不同分为建筑工程合同、建筑安装工程合同、设备购置合同、材料购置合同、零星购置合同和其他类型合同。
第三十二条 法务部根据编号规则及签订合同的时间顺序对合同进行统一编号。
一、合同编号由以下部分组成：AAAA-HTLB-NF-XLH；
二、AAAA为单位编码，系各单位声母简称；示例：盘锦胜友文化科技有限公司，编码为SYWHKJ。
三、HTLB为合同类别，依本章所分合同类别，取前四个汉字声母作代码；JZGC-建筑工程合同;JZAZ-建筑安装工程合同；SBGZ-设备购置合同；CLGZ材料购置合同；LXGZ零星购置合同；QTHT-其他类型合同等；
四、NF为合同签订年份，取四位数；
五、XLH为序列号，合同签订时同类合同的序号，三位数。如果一个合同存在若干附件,则该合同附件也应当编号。合同附件以FJ编号，应为合同编号加上附件序号。示例：SYWHKJ-SBGZ-2012-001FJ01。合同变更时必须严格履行审批程序，签订补充合同，补充合同应以BC编号，在合同编号后加上补充序号，示例：SY-SYWHKJ-SBGZ-2012-001BC01。
第三十三条 所有合同的签订均由公司法定代表人或其授权委托代理人签字。各业务部门不得以公司的名义对外签订任何合同以及具有合同性质的意向书、协议书等。
第三十四条 承办人负责对已完成审核会签、根据审查意见修改的合同进行校核、印刷、装订。
第三十五条 承办人负责将最终定稿的合同待签署版本送法定代表人或其授权委托人签署，然后加盖公司合同专用章或公章。
第三十六条 合同项目要求对方当事人提供履约担保的，与其签订合同时，合同承办人应确保对方已提供合法、真实、有效、充分的担保。
第三十七条 合同由承办部门负责组织履行，在合同正式签订生效前,不得实际履行合同。
第三十八条 合同生效后，必须全面履行合同。除法律另有明文规定或合同约定之外，不得替代履行或转卖、转让合同。
第三十九条 合同承办人应随时掌握合同的履行情况,并将履行情况随时向承办部门负责人报告。
第四十条 有关部门或人员发现合同对方不履行、不全面或不适当履行合同时，应立即通知承办人。承办人应在法定或约定的期限内,以法定或约定的方式向合同对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应会同法务部人员一同，经过充分调研商议后在约定时间内给予答复。异议文件或异议答复应符合法律法规的有关规定和合同的约定,并报行政办公室、法务部门、审计监察部备案及存档。 第四十一条 经财务部门支付的合同款项，须由合同承办部门审核确认、董事长批准后方可支付，涉及各种保证金时还应有相关部门的审核确认。没有经过合同承办部门、相关部门审核和董事长批准的合同款项财务部门不得支付。 第四十二条 承办人应当及时汇报、请示、协调、解决合同履行中出现的问题、争议。
第四十三条 合同经各方协商一致或出现法定事由时，可以变更或解除。变更或解除合同的通知或答复必须在法定或约定的期限内做出。
第四十四条 变更或解除合同，必须符合法定或约定的形式及程序。法律法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，合同承办人应按规定办理批准、登记等手续。
第四十五条 变更或解除合同未达成书面协议前原合同有效。
第四十六条 办理合同变更时，承办部门须按照合同会签审核流程签订补充协议或解除协议等。
第四十七条 变更或解除合同过程中的文字性材料、电函和图表等由承办部门妥善保存，最终交行政办公室归档。
第四十八条 发生合同纠纷时,合同承办人应及时通知承办部门负责人和法务部门，并配合法律顾问及时调查收集下列证据：
一、合同文本，包括合同附件、合同变更或解除协议、有关电报、信函、图表、视听材料等。
二、有关的票据、票证。
三、质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等。
四、证人证言。
五、其他有关材料。
第四十九条 合同承办部门应会同法务部及其他有关部门，根据有关证据对合同纠纷共同研究,及时提出纠纷处理方案,并向总裁、董事长报告。
第五十条 在纠纷处理过程中，未经法务部及总裁、董事长审核同意,不得向合同另一方做出实质答复以及提供文件资料。 第五十一条 合同纠纷的解决，可以先采用协商、调解方式解决。协商或调解达成一致意见的，应签订书面协议。有关文件的审核按签订合同时的程序办理。 第五十二条 合同纠纷经协商或调解不能达成协议时,可依合同约定选择仲裁或诉讼的方式解决，如选择诉讼方式进行解决，应在合同中约定其管辖法院为我集团公司所在地法院管辖。
第五十三条 以仲裁或诉讼方式解决合同纠纷时,承办部门应会同法务部提出代理人、仲裁或诉讼方案等。仲裁或诉讼方案须经公司法定代表人同意，委托代理人参加仲裁或诉讼的须经公司法定代表人授权委托。
第五十四条 合同依法及遵照本制度正式签署后，合同承办人应将合同正本（包括合同附件）一份、合同电子文本、合同会签审核单、授权委托书及其他有关文件及时送交行政办公室归档。
合同档案应包括但不限于下列内容:合同正式文本、技术协议、合同其他附件、合同审核会签单、招投标文件、评标报告、中标通知书、合同签订对方的授权委托书、合同履行、变更或解除的情况记载、合同纠纷处理的有关材料、其他资料。 第五十五条 归档合同须原件，不得以复印件作为归档资料。
公司持有的合同档案材料仅有一份原件时，原件应当归档。因特殊情况只有复印件，或上述有关资料本身为复印件时，须加注“与原件核对无误”字样，并由合同承办人签字。
第五十六条 各承办部门应对合同的签订、履行情况进行分析总结，法务部门不定期组织召开合同管理协调会。通过合同管理协调会发现合同管理过程中的问题并提出解决措施，总结经验，以便更好的进行合同全过程管理。
第五十七条 法务部门对公司的合同管理工作实施全过程管理与指导。各部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。
第五十八条 对在合同管理工作中做出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。
第五十九条 有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以行政处分或经济处罚：
一、不按本制度规定签订合同的。
二、签订有重大缺陷或无效合同的。
三、审核人员无正当理由延误审核的。
四、因审核人员疏忽未审出合同缺陷的。
五、未依法律和本制度规定变更或解除合同的。
六、丢失合同文本及相关文件的。
七、提供虚假资料的。
八、超越授权或滥用授权签约的。
九、发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的。
十、有关法律性文件未经审核的。
十一、应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的。
十二、在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的或使用其他非法手段的。
十三、泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的。十
四、使用非法手段签订合同的。
第六十条 利用合同进行犯罪活动，或出现刑法规定情节构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。
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公司文件（公文）管理制度
一、总则
为加强公司文件（公文）科学化和规范化的管理，特制本规定。
二、公司文件管理部门
1、公司性质的文件（公文）由行政人事部统一管理。
2、上级机关下发的公文，原件由行政人事部保管，除绝密级和注明不准复印的以外，需经行政人事部主任批准，可以复印，复印时应当注明日期、份数和印发范围。
3、公司发布公文，必须经总经理批准，由行政人事部统一印发。
4、公文办理完毕后，及时整理、归档，个人不得保存应当归档的公文。
三、公文的格式
1、公文的主要种类：
（1）决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻执行； （2）决定：用于对重要事项或重大行动做出安排；
（3）通知：用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理或共同执行的事项等；
（4）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况；
（5）报告：用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问；
（6）请示：用于向上级机关请求指示、批准。 （7）批复：用于答复下级的请示事项。
（8）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法
（9）函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
（10）会议纪要：用于传达会议议定事项和主要精神，记录要求与会人员或部门共同遵守、执行的事项。
2、公文的格式 （1）公文由份数序号、秘密等级（绝密、机密、秘密）、公司标识、发文字号、签发人、标题、正文、附件、公章、成文时间、主题词、主送部门、抄送部门、印发部门和印发时间等部分组成。
（2）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码3号黑体字顶格标识在版心左上角第1行。
（3）秘密等级。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（4）紧急程度。公文紧急程度分为特急、急件两种，凡需当天或24小时内办结的公文定为特急件，需3天内办结的公文定为急件。紧急程度用3号黑体字顶格标识在公文首页版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，则秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（5）公司标识。公司标识由公司全称“德州市鲁班房地产开发有限公司”后加“文件”组成。
（6）发文字号。发文字号由鲁班（管、工程、财）字、年份和序号组成。公司标识下代2行，用3号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（7）红色反线。红色反线位于发文字号之下4mm处，与版心等宽的。
（8）公文标题。公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。
（9）正文。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字；用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“
一、”，第二层用“
（一）”，第三层用“
1、”，第四层用“（1）”。
（10）附件。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如果正文中已写明附件的名称，在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。
（11）成文日期。成文日期以总经理签发的日期为准，时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，右空4个字。
（12）印章。公文除会议纪要、翻印件外，均应加盖印章。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章中心线压在成文时间上。
（13）版记。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。
（14）主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。
（15）抄送。抄送在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
（16）印发单位和印发时间。印发单位位于抄送机关之下（如无抄送机关则在“主题词”之下），占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文盖章的日期为准，用阿拉伯数字标识。
（17）份数。份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。
（18）反线。版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版心。 （19）页码。页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
3、用纸格式及印装要求
（1）公文用纸采用A4型纸，公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。
（2）双面印刷；页码应套正，两面误差不得超过2mm.印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断画。
（3）左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1／4处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
四、行文规则
行文规则是指根据发文部门与收文部门之间的关系确定下来的行文规范和准则。国家对公文的行文规则有严格的要求，公司行文应遵照国家有关规定进行，强调以下几点：
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
3、要分清主送、主报和抄送、抄报单位。主送、主报单位必须是公文的办理单位，抄送、抄报单位则是公文内容涉及的其它有关单位，主报、抄报是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，给上级单位的请示、报告，不能同时抄送同级或下级单位。
五、公文的收发
1、发文
（1）公文签发应建立公文签发审批表，由总经理签发，内容包括：文号、文件标题或内容概要、签发日期、拟稿人、校稿人、会签人、签发人等；
（2）公文签发前，由行政人事部负责审核。审核的重点是：公文格式是否符合本办法的规定，行文中有无错别字，附件材料是否齐全，签发手续是否完备等，审核无误后，按签发程序签发，由行政人事部打印、下发。 （3）总经理外出时，如文件事务急需处理，经总经理批准，及时交副总经理签发。
（4）发文要建立发文登记表，登记内容包括：发文日期、文号、文件标题或内容概要、接收部门、接收人、接收日期，回收日期、回收人等项内容；
2、收文
（1）收文要建立收文登记表，登记内容包括：收文日期、发文单位、文号、文件标题或内容概要、接收人、呈送部门、呈送部门接收人等项内容；
（2）收文应登记，并及时交公司或相关部门阅批、办理，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回并说明理由。
（3）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签阅视为同意，没有请示事项的，签阅表示已阅知。
（4）送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政人事部要负责催办。 附件：公文格式
分数序号 密 级★期 限
紧急程度
德州市鲁班房地产开发有限公司文件 鲁班×字[20××]××号 签发人：总经理
公文标题
主送机关名称：
正文××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1.××××
2.××××
二○××年×月××日
主题词：×× ×× ××
抄送：×××，×××。
鲁班房产
20××年×月×日
印发份数 分数序号 密 级★期 限
紧急程度
德州市鲁班房地产开发有限公司文件 鲁班×字[20××]××号 签发人：总经理
公文标题
主送机关名称：
正文××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××。
（此页无正文）
二○××年×月××日
主题词：×× ×× ××
抄送：×××，×××。
鲁班房产 20××年×月×日
印发份数
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公司名称Logo管理制度
公文管理制度
一、总则
1．为了保证公司公文制作的规范性和公文严谨性，明确公文的草拟、流转、审批、收发等环节的要求，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本公司的实际情况，特制订本制度。
2．本制度适用于本公司。
二、分则
1．公文的格式
按照同期国家公文相关标准执行。
2．公文管理流程
2.1文件的拟稿和审批应按以下程序执行：
2.1.1拟稿提交：根据公司经营管理工作事由的需要，公司职能部门的相关人员应自行拟稿，并填写《发文审核单》。
2.1.2 部门负责人审核：部门负责人对公文初稿进行审核。
2.1.3 会签：由拟稿部门负责人明确参与会签的人员，然后交由各会签人员签署意见，并依据会签意见进行修订，再报公司领导审批。
2.1.4领导审批：公司领导对报上来的公文及其审核、会签意见进行审阅，并作出明确批示。
2.2 文件的签发：对需要发文的公司文件，原则上由总经理进行签发（书面或网签）。
2.3 文件的制作和发布
2.3.1文件整理：由拟稿人将稿件连同其电子文件交办公室完成公文编号、格式调整，文字校核等。
2.3.2 校对：对经过办公室整理后的拟发文件，再由拟文部门进行附件内容和专业内容的校对后进入审签程序。
2.3.4文件成文并发出后办公室须将纸制文件附上会签单进行存档。
3.发文管理
公司名称Logo管理制度
公司对外发（报）文时，一般采用纸制文件的形式，公司对政府相关职能部门的报告（请示），由公司相关职能部门或办公室负责送达，并负责跟踪回复意见。
4.收文管理
办公室室收到重要外来文件后,按轻重缓急对需要办理的文件提出拟办意见（急办、交办、传阅、待办）,送公司领导批示，并按批示意见交相关承办部门予以处理，承办部门应备注承办时限。
文件处理结束后,由处理部门或处理人填写处理结果,并将文件及《文件处理单》一并交办公室存档。
处理部门或处理人对于重要事项的处理结果须向作出批示的公司领导报告。
三、附则
1．本制度解释权归办公室。
2．本制度经公司董事长签发后实施，修改时亦同。
3．本制度从2013年月日起生效。
第11篇：公文管理制度
公文管理规定
（2013年2月16日）
一、公文，指公司党政在管理过程中所形成的或上级下发的具有法定效力和规范体式的公务文书。
二、公司公文种类主要有：决定、意见、通知、通报、报告、函、总结和会议纪要等。
三、公司行文要及时、准确、符合政策和公司实际。要规范使用发文号、标题、主送机关、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送机关和印制版记，并实行统一管理。
四、内部行文管理。公司行文由业务承办人起草。正式行文前要填报包括：文件名称，文件编号，主送部门，抄送部门，拟稿部门，拟稿人，审核人（公司主管领导），领导（董事长或总经理）批示，文件秘级，打印份数，打印日期的审批单。公司领导批准后，经办人负责将审批单、纸质文稿和电子文稿一并交公文管理部门处理。
五、收文管理。收文指对上级来文的签收、使用、保存、上缴。
1.签收。对上级来文，公文管理部门要按来文时间、文号、标题、密级作出详细登记。
2.使用。文件管理部门根据文件内容，在每份文件上写上传阅处理意见并妥善处理。
3、对会议通知、有需要上报情况的上级来文，要注明“急件”，并跟踪处理，防止发生公文处置缓慢耽误与会、情况上报问题的发生。
4、对涉密文件要严格按保密制度处置，严防失泄密事件的发生。
5.保存。对传阅、处理完毕的公文要及时收回，妥善保管。
6.上缴。年终按照上级要求将需要上交的文件及时交给上级部门。上缴文件要做到及时、完整，手续齐全。
六、文件归档。对公司形成的公文和对公司有指导意义的上级政策性文件，要及时分类装订归档。对需要上缴的非机密级以上的文件，在上缴前可以复印存档。每年文件归档时间在次年3月份实施。
七、公司办公室是公文处理的职能部门，此规定自发布之日起执行。
第12篇：公文管理制度
公文管理制度
第一条 为提高本公司的工作效率，切实减少公司文件在流通过程中的各种浪费，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。
第二条 本公司所有文件由行政部负责管理，本公司文件主要包括以下几种：
1.请示：清上级指示和批准，用“请示”。
2.报告：向上级机关回报工作、反映情况，用“报告”。
3.指示：对下级机关布置工作，阐明工作、活动的指导原则，用“指示”。
4.布告、公告、通告：在一定范围内公布应丹遵守或周知的时间，用“布告”；向国外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应丹遵守或周知的事件，用“通告”。
5.批复：大幅请示事项，用“批复”。
6.通知：传达上级的指示，要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
7.通报：表扬好人好事，批评错误行为，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
8.决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用“军顶”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的志向，用“决议”。
9.函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关部门请示批准等询问和大幅问题，用“函”。
10.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
第三条 文书的保密工作
2.机密：指重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。
3.秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
4.普通：指非机密文书。如果富有调查问卷之类的其他重要材料，则另当别论。
第四条 凡来公司的公启文件均由行政部登记签收后分别交各个部门相关人员拆封。在签收和拆封时，行政人员均需注意检查封口和邮戳。发现开口或邮票被撕毁的函件应查明原因，对开口的密件和邮票被撕的国外信函应拒绝签收。
第五条 对上级发来的文件，行政人员要进行信封、文件、文号、机密编号“四对口”检查，发现问题，应立即报告上级相关部门，并登记差错文件的文号。
第六条 行政人员对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类、登记、编号、保管。
第七条 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政部进行登记、编号、保管，不得个人保存。
第八条 凡正式文件均需行政主管根据文件内容和性质阅签后，由行政人员分送承办部门阅签完，紧急文件要即阅即办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
第九条 一般函、电等公文，分别由前台秘书直接分转处理。
第十条 为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序传阅，最迟不超过两天（特殊情况例外)。 第十一条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，任何人不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达
的文件不得向外泄露其内容。
第十二条 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交行政部，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示对其负责。如有领导“批示”“拟办意见”的，应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
第十三条 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
第十四条 行政秘书对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即制定专人办理，不得将文件压放、分散。如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政总监统一后，予以复印或摘抄，原件应及时归档、周转。
第十五条 本公司上报正式下发文件的工作集中在行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
第十六条 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的，应向行政部提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核。
第十七条 凡是以行政部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告，编写的会议纪要和回忆简报，均属发文范围。
第十八条 行政部下发文件主要用于：
1.公布前公司的规章制度；
2.转发上级文件或根据上级文件精神制定的公司文件；
3.公布公司体质机构变动或干部任免事项。
4.公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
5.发布有关奖惩的决定和通报。
6.其他有关全公司的重大事项。
第十九条 发文程序
1.各部门需要发文时，应事先向行政部提出申请。
2.行政部统一发文后，各部门要草拟文件初稿。
（1）草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔和彩笔书写。
（2）文稿拟就后，拟稿人应详细写明发送范围、份数和密级。
3.行政部队文稿进行审查和修改。
（1）对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回重新拟稿。
（2）经审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿。
4.会签与签发。
（1）需会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。
（2）文稿审核会签后，按批准权限的规定呈领导审定批准签发。
5.印发。
（1）经领导批准签发后的文稿由行政部统一编号、打印。
（2）文稿审核会签后，按批准权限的规定呈领导审定批准签发。
第二十条 凡有关公司经营的文件统一由行政部负责归档。
第二十一条 文书归档
1.全部完结的文书，在结办后3天内，交行政部保存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整
理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，存档保存。
2.文件归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
第二十二条 本制度适用于公司本部及下属企业的公文管理。
第二十三条 本制度由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。
第13篇：公司公文管理制度
XXXX有限公司
公文管理制度
第一条为规范公司的公文管理，提高公文处理工作的效率，特制定本制度。
第二条公文分类及发文字号规定
1、XXXX有限公司文件
发文字号用：XXX[2×××]××号，“[2×××]××号”表示2×××年第××号文（下同）。
适用内容：下达重要事项的通知；转批各部门有关全局性的工作报告、请示；转发上级文件；向上级主管部门请示、报告工作等。
2、XXXX有限公司函件
发文字号用：XXX函[2×××]××号
适用内容：与不同隶属关系的单位、部门联系工作(一般具有长期存档价值的事项)，或向有关业务主管部门请求批准事项等。
3、行政管理制度
发文字号参照ISO质量管理体系文件《文件编号规则和发文号编号方法》执行。
4、职能部门工作文件
发文字号用：XXX××[2×××]××号，“XXX××”即在“XXX”后加部门简称，其余部门的简称为部门名称的前两个字。例如：“XXX综合[2010]1号”表示综合部2010年第1号文。
15、会议纪要
公司组织的会议分为总经理办公会议、经理办公月度会议、产供销协调会议和专题工作会议，发文字号分别用“XXX总经纪字
[2×××]××号”、“XXX经理纪字[2×××]××号”、“XXX原纸纪字[2×××]××号”、“XXX专题纪字[2×××]××号”。
部门组织的会议采用部门的发文字号用：XXX××纪字[2×××]××号，如“XXX纪字[2010]3号”表示XXXX2010年第3份会议纪要。
第三条公文格式
l、公文一般由发文单位、秘密等级、发文字号、文件标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、抄送部门等部分组成。
2、秘密公文应当分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”字号和标注保密年限，其中“绝密”、“机密”公文还应标明份数。
3、发文字号，包括单位（部门）代字、年份、序号。
4、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
5、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
6、公文除会议纪要外，应当加盖印章（印章盖在正文之后，成文时间处，无须落款。）
7、成文时间，以领导人签发的日期为准。
8、公文定稿送审时，拟稿部门应填写公司统一印制的发文稿
纸（见附件）。
9、公文审定签发后，公司文件及函件首页应采用公司统一印制的红头文件纸打印，自第二页起采用空白A4纸；职能部门文件采用公司的便笺打印。
第四条公文标题及开头语的一般写法
（一） 标题的一般写法
①关于×××××的通知；②关于××××××的请示；③印发《××××制度(规定)》的通知；④转发××××××的通知；⑤关于××××××的函；⑥关于要求(或请求批准)××××××的函。
（二）开头语的一般写法
1、以公司名义颁布规章的文件：“各部门、分、子公司、办事处：现将《××××××制度（规定）》予以颁布实施，特此通知”。
2、转发上级文件：现将《××市关于……》（×府[2×××]××号）转发给你们，并结合我司情况提出如下意见，请一并贯彻执行。
3、批转本司各有关部门报告、请示的文件：公司同意××部《关于……的请示（报告）》，现批转给你们，请贯彻执行。
第五条公文行文程序
1、XXXX有限公司文件（函件）、行政管理制度行文程序：
完成初稿
定稿送审会签
公司发布的非重要事项的临时性通知、公告，不使用发文字号，经相关部门负责人审核，由分管领导签发。
2、会议纪要行文程序：
3、部门文件（函件、会议纪要）行文程序：
第六条公文办理
（一）收文办理。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。
1、综合部指定专人拆封信件，按收文类别进行整理登记。
2、综合部根据来文内容及缓急程度，提出拟办意见及标注缓急标识，送相关领导批办及转有关部门承办。缓急标识分为红、黄、绿三色，红色表示特急件，办理时限要求：即收即办；黄色表示急件，办理时限：收到文件后1日内办完；绿色表示一般件，可按文件规定的时间或领导要求的时间办完。
3、承办部门接到需办理的公文后，应当抓紧时间办理，不得延误、推诿。
4、送公司主管领导批示或交有关部门办理的公文，综合部要负责催办。做到特急件跟踪催办，急件重点催办，一般件定期催办。
（二）发文办理：发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。
第七条公文的立卷、归档、借阅和销毁
1、立卷
综合部档案管理员根据《中华人民共和国档案法》、公司《档案管理制度》的有关规定，及时将公文按其相互联系、特征和保
存价值进行分类整理立卷，以保证档案的齐全、完整，便于保管和利用。
2、归档
①归档范围：以公司或部门名义发出的文件、函件；上级部门主送公司的文件（包括批复、复函等）。
②归档要求：按《档案管理制度》执行。
3、借阅
借阅归档公文应办理批准手续。借阅或复印一般文件，借阅人要填写《文件借阅印申请表》，经本部门经理批准;借阅属于公司秘密的文件、资料按《保密工作制度》执行。外借文件限一周内归还，如不能按时归还，须办理续借手续。
4、销毁
公文的销毁按《档案管理制度》执行，严禁私自销毁。
第八条 本制度自公布之日起实施。
附件：发文稿纸
二○××年××月××日
第14篇：工商分局公文管理制度
东河区工商分局公文管理制度
一、公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，根据需要，可使用决定，公告，通告，通知，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要和明传电报体式的公文种类。
分局机关各部门根据需要可使用公告，通告，通知，报告，请示，意见,函等体式的公文。
二、分局办公室是公文处理的管理机构。分局办公室有权对分局内部的公文管理，印信管理，档案管理等项工作进行监督检查和指导。
三、分局的各类公文处理遵循实事求是，精简，高效原则，做到及时，准确，安全。
四、分局的各类公文处理严格执行国家保密法律，法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，同时也要遵守分局和本系统的保密制度和保密事项。
五、发文办理
(一)发文办理是指以分局和各部门名义制发公文的过程，包括草拟，把关，核稿，审核，签发，编号，用印,分发等程序。
( 二)发文应符合以下方面要求
1、符合国家的法律，法规及其它有关规定；
2、情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；
3、根据行文目的确定文种；
4、人名，地名，数字，引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。
（三）分局发文类型
1、分局行政发文，文头：包头市工商行政管理局东河区分局文件，文号： 包工商东发[××××]×号 ；
2、分局党组发文，文头：中共包头市工商局东河区分局党组文件，文号： 包工商东党发[××××]×号 ；
3、分局各部门发文，文头：包头市工商行政管理局东河区分局，文号： 包东工商××（部门）发[××××]×号 ；
4、分局党总支发文，文头：中共包头市工商局东河区分局机关党总支委员会，文号： 包工商东党总支发[××××]×号 。
六、收文办理
( 一)收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收，登记，审核，拟办，批办，承办，催办等程序。
( 二)办公室机要人员应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》应登记收文日期，发文机关，公文名称、文号，发文时间，签收时处理意见和签收人姓名。所在来文均应附《收
文处理单》送分局领导批阅，然后按领导批示意见送交有关部门传阅承办。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见，姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。
( 三)承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误，推诿，紧急公文由办公至负责催办和督办。
七、公文管理
( 一)公文由办公室机要人员统一收发，审核，用印,归档和销毁。
( 二)公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)归档。个人不得保存应当归档的公文。
( 三)归档的公文,应根据其相互联系，特征和保存价值等整理(立卷)，保证归档公文的齐全，整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
( 四)拟制，修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，有公文用纸张全部采用A4型。
( 五) 本局文件和上级来文由办公室统一保管，文书档案每年进行一次清理，按有关规定归档保管或销毁。股所档案材料也应指定专人做好保管归档工作。
( 六)各部门对政策性和操作指导性较强且须复印的来文，由办公室复印后送局领导和有关业务股室，确需借阅原件的，应履行借阅手续，由借阅人在《文件借阅登记薄》上
签注借阅时间和借阅人姓名，借阅人对借阅的文件要妥善保管，按时归还，借阅时间一般不超过24小时。
（七）外单位派人来我局查阅文件，应凭单位介绍信和本人工作证并经局领导批准。按规定不得借阅的文件不得查阅。
（八）干部职工不得向无关人员谈论工作秘密，凡是秘密等级以上的文件资料，只准在办公室阅看，不准带回家或带到其他地方看，防止泄密事件发生。
（九）打印文件时要遵守保密规定，防止秘密文件泄密。各类文件的打印、校对由拟稿人、拟稿股所（室）负责。
八、对本管理办法中的未尽事宜，均按上述文件规定执行。
第15篇：某公司公文管理制度
公文管理制度
第一章总则
第一条为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
第二章公文处理原则
第二条公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
第三条公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
第四条公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。
第五条行政部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
第三章公文种类
第六条常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。
（一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。
（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（五）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示指示、批准用“请示”。
（六）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（七）函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。
（八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。
第四章公文格式和行文规则
（一）公文用纸幅面及版面尺寸
1.公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
2.公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。
（二）公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
（三）排版规格与印制装订要求
1.排版规格
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
2.制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
3.印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
4.装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
（四）公文中各要素标识规则
组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。
1.眉首
（1）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
（2）秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（3）紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（4）发文机关标识
由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“广东金晶能源股份有限公司文件”或“广东金晶公司文件”；对一些特定的公文可只标识公司全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
（5）发文字号
发文字号由公司代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
公司对第三章提及的常用公文发文字号统一规定如下： 决定、决议、意见、通知、通报、报告、规定等下行文以及对外发送的文件一律用粤金晶„‟XX号，请示、函等上行文以及平行文一律用粤金晶函„‟号，会议纪要一律用粤金晶纪„‟号。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
（6）签发人
公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
2.主体
（1）公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（2）主送部门
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（3）公文正文
主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
（4）附件
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。
（5）成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识位臵见下文。
（6）公文生效标识
a.单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。b.联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
c.特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（7）附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。
3.版记
（1）主题词
主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
（2）抄送
公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门后标句号。如主送部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。
（3）印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（4）版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
（5）版记的位臵
版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。
4.页码
用4号阿拉伯数字在页面底部居中标注页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。
第五章行文规则
第八条行文应当确有必要，注重效用。
第九条行文应根据隶属关系、职权范围和工作需要确定。
第十条各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向控（参）股企业正式行文。除行政部外，其他部门不得对外正式行文。
第十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。
第十二条“报告”或其他文种不得夹带请示事项。
第六章发文办理
第十三条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十四条草拟公文应当做到：
（一）符合法律、法规及市集团有关规定。如提出新的规定、办法、制度等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当称引标题，后引发文字号。引用外文应当注明文中含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“
1、”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十五条公文送公司总经理签发前，应当由行政部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第十六条以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。
第十七条公文正式印发前，行政部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第七章收文办理
第十八条收文办理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第十九条收到需要办理的公文，行政部应进行审核。审核的重点是：属何部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或企业职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第二十条经审核，对符合本办法规定的公文，行政部应及时提出拟办意见送总经理批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第二十一条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政部并说明理由。
第二十二条收到集团下发或交办的公文，由行政部提出拟办意见，送总经理批示后办理。
第二十三条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导决定。
第二十四条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第二十五条交有关部门办理的公文，由行政部负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重要催办，一般公文定期催办。
第八章公文归档
第二十六条公文办理完毕后，应当根据档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十七条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。
第二十八条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向行政部
移交。
第二十九条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应符合存档要求。
第九章公文管理
第三十条公文由行政部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第三十一条行政部应当建立健全公司的公文处理的有关制度。
第三十二条集团或上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外， 经公司领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第三十三条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 第三十四条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十五条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经集团公司领导批准，可以销毁。
第三十六条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。
第三十七条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交行政部。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十章附则
第三十八条本制度由行政部制定，本制度的解释、修改、废止权归行政部。 第三十九条本制度自签发之日起生效。
第四十条本制度未规定事项，按公司相关管理制度规定执行。
第16篇：公司公文管理制度
XXX股份有限公司文件
穗XX发【2009】第12号
关于印发《公文管理规定》的通知
公司各部门：
为加强对本公司公文管理，做到规范、准确、及时有效地运用公文，结合公司的实际情况，特制定本规定。
一、公文的常见种类
（一） 规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。
（二） 决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤
销下级部门不适当的决定事项。
（三） 决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。
（四） 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（五） 通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求
各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。
（六） 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（七） 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（八） 请示：适用于向上级机关请示或批准的事项。
（九） 批复：适用于答复下级单位请示的事项。
（十） 意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。
（十一） 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请
求批准和答复审批事项。
（十二） 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、公文的收发和承转
（一）公司公文分两类，一类是外来公文（即来自公司之外的各种文件、传真、信、函），另一类是公司各部门拟写的内部公文。
（二）外来公文由前台统一收取，填写“收文登记表”，并在右上角表上流水号。写明收件人姓名的，由前台直接交收件人签收，其余公文交办公室处理。
（三）各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文，先交办公室，办公室根据公文内容填写“文件呈批处理表”并标上流水号登记号，交总经理批办。如有紧急公文送到，应立即交送有关部门，不得有任何搁置。
三、公文的拟办和传阅
公司内外公文，由其收文的各部门拟办，并根据公文内容送：
（1） 办公室呈总经理批办；
（2） 有关部门承办；
（3） 有关部门传阅。
四、公文的批办和承办
总经理批办的文件，由办公室根据批办的内容：
（1） 归总经理个人档；
（2） 送有关部门承办；
（3） 送有关部门传阅。
五、公文的催办和反馈
（一）公文的催办由送传单位向受文单位催办，一般不越级。由办公室送转总经理的
批办件，由办公室催办；送转公司办公室的批文件，由办公室催办。
（二）意见的反馈按逐级回转的原则办理。承办单位逐级把意见反馈到批（送）办单位（公司办公室或有关部门）。特殊情况下，可直接反馈到总经理本人。
六、公文的办复、清缴和归档
（一）公文的办复是指办公室处理完批办、转办或传阅的公文后，将承办结果及时报告有关领导。
（二）总经理处理的公文，由办公室办复后清缴登记，并送档归档。如总经理需自行留档，由办公室填留档表备案。
（三）其他由办公室或职能部门承办的公文，处理完后应及时交回办公室统一整理、归档。有原稿的应将原稿连同文件归档。
七、文稿的起草、审核和签发
（一）下发文件必须经过起草、审核和签发的程序。
（二）凡以公司“穗XX发”下发的各类文件，综合性的由办公室拟稿，专题性的由各职能部门负责起草。
（三）以公司名义下发的公文，必须填写“XXX股份有限公司发文稿纸”，由公司领导签发后交办公室统一下发。
（四）各部门下发有关工作意见、规定、决定、通报等文件和信函证明、说明等外部往来公函，均采用公司文件纸，一般的通知则不采用。
（五）各部门下发的文件须遵循本规定第八点规定，均需填写发文稿纸，由各部门主要负责人审核，经公司主管领导签发后由办公室按规定格式打印，发文稿纸连同底稿和正式文件应交办公室存档。
八、发文文号规定
（一）公司对外行文的文号为：
董事会行文：“穗XX董发”【200x】第xxx号
“穗XX董函”【200x】第xxx号
公司名行文：“穗XX发”【200x】第xxx号
“穗XX函”【200x】第xxx号
（二）内外公函：
“办公室”的文号为：“穗XX办函”；
“财务部”的文号为：“穗XX财函”；
“商务部”的文号为：“穗XX商函”；
“质量保证部”的文号为：“穗XX保函”；
“生产部”的文号为：“穗XX生产函”；
（三）各部门文号顺序
由本部门自行记录编发，校样稿连同电子文档均须交办公室，由办公室作文、格式校订，经公司主管领导签发后，办公室统一打印，以做到发文的规范、统一。
九、公文的保密
（一）公文拆启和传送由专人负责，办公室和各部门指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或横向传递。
（二）公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。
（三）注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。
（四）各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。
（五）传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。
（六）收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。
十、本规定之颁布之日起执行。
第17篇：QGGXLZ1.07.11《公文管理制度》
广西云马汉升机械制造股份有限公司管理标准
公文管理制度 QG/YMHS1.07.11-2011
为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本制度。
1 职责
1.1 董事办是公司企业管理制度的监督部门（包括公司对外行文）
1.2 行政中心是管理类文件的执行主管部门。
1.3 财务中心是公司财务管理类文件的主管部门。
1.4 各职能部门负责本部门业务文件的管理。
2 公文种类
公司公文主要种类：
2.1 决定——用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位、部门不适当的决定事项。
2.2 决议——用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
2.3 意见——用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。
2.4 通告——用于公布应当遵守或周知的事项。
2.5 通知——用于公布规章制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。
2.6 通报——用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。
2.7 报告——用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。
2.8 请示——用于向上级机关请求指示、批准。
2.9 批复——用于答复请示事项。
2.10 函（或业务联系书）——用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
2.11 规定——用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
2.12 会议纪要——用于记载、传达会议情况和议定事项。
3 公文格式
3.1 公文的文字应从左至右横写、横排。
3.2 一般情况下，公文的字体应统一。对外公文中，公司名称用小初号宋体，文件名称用二号宋体；正文一般用四号宋体；对内文件中，公司名称用四号宋体，文件名称用小二号宋体；正文一般用四号宋体；标题与正文之间要拉开一定距离。
3.3 公文用纸一般使用国际标准A4型纸张。一般每页排30行、每行排34个四号宋体字，左侧装订。
3.4 发文格式为：页边距——上页距25毫米、下页距15毫米、左页距25毫米、右页距25毫米；以公司名义发文时，公司名称和发文号下为一条1.5磅的粗实线，且均印红色；除会议纪要外，公司发文均须加盖公章。
批准：审核：编制：实施日期：2011年05月01日
3.5 计算机电子公文的储存格式和传输规范，将在OA系统中另行规定。 4 对外行文
4.1 公司内各职能部门，不能直接对外行文。
4.2 对外上报的公文，由各职能部门撰写，其负责人初审签字并由董事办核稿、编号、编写主题词，报主管领导签发，撰写部门根据签发意见修改、校对后，由董事办以公司名义对外行文。
4.3 对外印发的公文一般由三个部分组成：文头部分、行文部分、文尾部分。
4.3.1 文头部分
a)文件名称——位于文头的正中央，公司发文纸用“广西联壮投资集团有限公司”套红印刷。
b)发文字号——由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。公司对外发文，机关代字为“联集（司）发”；发文年度一律用公元纪年全称，括于角括号“【 】”内；发文顺序号不编虚号，不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正上方。
4.3.2 行文部分
a)标题——标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题除发布规章性文件等特殊需要可加书名号外，一般不用标点符号。 b)主送单位(部门或人)——指承办或处理公文的单位(部门或人)。主送单位应使用全称或规范化简称，应写在标题之下，正文之上，居左顶格。 c)正文——正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。正文位于标题或主送部门下方。
d)附件——指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。
e)成文日期——以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。
f)如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页（应采取调整行距、字距的措施加以解决），务使印章与正文同处一页，不得采取注释“（此页无正文）”的方法解决。
g)印章——公司对外印发公文一律加盖公章，印章盖在发文时间的位置，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。
4.3.3 文尾部分
a)主题词——主题词不能随意标注，应由经理部统一标注主题词。
b)抄送单位(部门或人)——公文的抄送单位指除主送单位以外的需要执行或知晓公文内容的其他单位(部门或人)。抄送单位应使用全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内。
c)公司名称和印发日期——置于抄送栏之下。印发日期，以公文复印的时间为准。
d)印发份数——置于印发单位名称和印发日期的右下角。
e)文件页数——公文应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数（首页不显示）。
5 内部行文
5.1 董事办、行政中心和财务中心分别负责企业管理类和财务管理类文件的编号管理，编号规则按公司质量文件规定。
5.2 在职权范围内的部门管理文件，由部门负责人签发（并抄报公司主管领导）。
5.3 在业务范围内的对内行文，由该部门撰写，负责人审核（若须会签部门，则会签部门负责人也须签字），报公司主管领导签批，撰写部门负责印发并登记。
5.4 公司级管理文件，由相关部门提出和撰写、主管部门组织讨论和审核、报总经理或董事长签批，董事办负责印发并登记。
5.5 集团公司办公会的会议纪要，由董事办撰写、报总经理签批后印发；其他专题会议的会议纪要，会议组织部门负责撰写、报会议主持人签批后印发（但应抄送董事办备案）。
5.6请示与报告的要求
a)各部门向公司请示或报告须一文一事，“请示”同“报告”必须严格分开。“请示”的问题如涉及相关部门，呈报单位（或部门）应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报，如双方经协商仍未取得一致的，应把分歧和各自理由一并说明。否则公司将退回原呈报部门。 b)“请示”一般单头主报，不同时主送两个以上主管部门或领导。
c)“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。
6 收文管理
6.1 公文的收文办理一般包括签收、登记、审核、批办等程序。
6.2 收文要逐件查对、签收。除领导亲收外，所有公文均由行政中心文秘人员拆封，其他人员不得拆看。收到公文后，文秘人员要及时拆封、签收、登记，附上文件传阅单，然后送公司领导提出拟办意见。
6.3 文秘人员应按公司领导签批的意见，及时、准确地进行分发处理，董事办负责督办，一般都应在当天办理完毕。紧急公文，文秘人员应提出办理时限，做到随到随处理。阅文人员应签字并注明阅文时间。
6.4 公司领导参加上级机关会议带回的文件、上级直接邮寄给公司的重要文件，先交董事办登记，然后按收文程序办理。各职能部门参加上级会议带回的文件，应及时送交董事办编号、存档，需领导传阅、签批的由董事办按收文程序办理。
6.5 如需两位以上领导传阅的文件，由文秘人员组织传阅。公司领导应抓紧时间阅读文件和签批处理意见，阅后退还文秘人员，不要拖拉、积压，以免贻误工作。
6.6 公司领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，要及时转给承办人员。对涉及两个以上部门的事项，应由董事办会同有关部门协商处理和答复。
6.7 各部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时向董事办说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回董事办并附书面理由说明。
6.8 已经批示并交有关部门办理的文件，董事办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办，防止漏办和延误。 7 公文管理
7.1 董事办应指定专人，负责公文的收发、审核、用印、归档和销毁。
7.2 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
7.3 翻印上级文件，须经公司主管领导批准，绝密级和注明不准翻印的文件，不得翻印。翻印（复印）的文件，应按正式文件管理，不准随处携带和遗失。
7.4 公文办理完毕，应由经理部及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。经理部应及时整理存档，个人不得保存应存档的公文。
7.5 公文复制作为正式文件使用时，应当加盖复制单位章，并视同正式文件妥善保管。不具备存档价值及存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。
8 附则
8.1 本制度由经理部提出，报经理办公会讨论通过，总经理批准后施行，原有相关制度同时废止。
8.2 其他未尽事宜由经理部负责解释。
第18篇：机关公文管理制度
机关公文管理制度
一、办文：
1、送政法委的公文（包括电报、传真）统一由办公室文书签收，由办公室提出拟办意见。按来文目的，公文分为办件和阅件，需政法委办理的来文，作为办件送有关领导及科室处理，不需要处理答复的，作为阅件，进行传阅。属不符合行文规定或者不应由本委处理的文件，注明不予处理的原因，退还来文单位。
2、政法委阅件送达各相关领导、科室负责人传阅时，1个工作日内必须送回办公室，本委办件要求在15个工作日内送回办公室归档，由办公室负责阅件和办件登记、保管工作。确因工作需要必须留阅有关文件时，要向办公室办理借阅手续或复印，个人不得截留存放文件。
3、文秘人员负责公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档，公文处理必须做到及时、准确、安全，并严格执行有关保密规定。并做好文件收发、借用、阅办等登记工作，防止文件遗失。
二、发文程序：
科室负责人提出拟办意见——经办人拟文——科室负责人签署意见——办公室核稿——办公室送有关领导签发（需会签的送有关领导会签）——文书编发登记文号——文印——拟稿人核对——复印——校对——盖印——分发——归档——立卷。
草拟、核稿和签发公文应使用钢笔或签字笔，公文打印要忠于原稿，不得随意改动，要认真细致地做好校对工作，发现问题应经领导同意进行修改。
三、文件的审核、签发
1、文件的审核。以政法委名义行文的文件，在送领导签发前，应交办公室审核，办公室应对文稿的行文方式及文字格式等内容，根据公文处理的有关规定，进行核阅、修改。不符合行文原则的，由办公室退回主办科室重新拟稿，文稿内容涉及有关科室或部门，需要核稿的，应交有关科室核稿。
2、文件的签发。经审核后的文稿，由分管领导签发。上行文及重大工作事项行文，由分管领导会签，主任签发。
第19篇：医院公文管理制度
医院公文管理制度
第一章 总则
第一条 为做好我院公文管理工作，使公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，特制定本规定。
第二条 公文是传达上级精神，发布行政决议和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。
第三条 各级领导和办文人员要增强公文意识，树立高度责任感，严格办文程序和制度，层层把关，层层负责，发扬深入实际、调查研究、实事求是的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义、努力提高公文处理工作的质量和效率。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保安全。
第五条 院长办公室是公文处理的管理机构，主管本院公文处理工作并指导各部门公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 根据我院实际，我院公文的主要种类有：
1.决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门、科室及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。
2.决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。
3.通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级机关单位和不相隶属机关单位的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用干部。
4.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。5.报告：适用于向上级机关单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关单位的询问。
6.请示：适用于向上级机关单位请求指示或批准的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.函：适用于不相隶属机关单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
9.规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
10.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
第八条 公文文头一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。
1.文件名称，发文统一使用印有“******医院”（套红）名称的信笺纸。
2.发文字号 包括院、部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、居中。如标注签发人，签发人居横线上右侧。
3.签发人 向上级机关报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，经其授权由主持工作的负责人签发。签发人姓名、会签人姓名置于发文号的同行右端。 第九条 公文正文部分一般包括标题、主送机关单位、部门、内容、附件、发文机关单位、发文日期、印章等。
1.标题
置于文头之下、主送机关单位、部门之上、居中。标题一般应当标明发文机关单位名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。
2.主送机关单位、部门
是指公文的主要受理机关单位、部门，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上单位；向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式。
3.内容
是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
4.附件
正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文机关之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。
5.发文机关
又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。
6.发文日期
一般署会议通过日期或领导人签发日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文机关署名的右下方。
7.印章
所有发文，应当加盖发文机关印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标“（此页无正文）”。
第十条 公文文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发机关和印发日期。
1.主题词
反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。主题词按《国务院公文主题词表》规定标引。
2.抄送机关
除主送机关外，其他需要执行和知晓公文的机关单位。送往上级机关的为“抄报”，送往同级机关或不相隶属机关的为“抄送”。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。
3.印发机关、印发日期和印刷份数
印发机关是指印发公文机关的办公部门；印发日期是印发机关印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印发”；印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文机关留用等方面的需要来确定，印成“共印×××份”。印发机关、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发机关和印发日期在同一行左右两侧顶端，中间隔一定距离，并用两条与图文区等宽的细实线相夹。印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方 。
第十一条 公文排版格式
公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸一律采用 A4 型（ 210 毫米× 297 毫米），公文首页为印有眉头的公文纸。全文采取宋体，文号小四号加黑，大标题2号加黑，正文4号，页码小5号，签发人（会签人）用 3号，主题词用小4号。全文间距25磅。页面设置：上2厘米、下2厘米、左2厘米、右2厘米。
第四章 行文规则
第十二条 院部可以对上对下行文，也可以与有关单位和兄弟单位之间互相行文。院内其他科、部一律不对外行文。
第十三条 院长办公室根据院部授权，可以分别向院内各科、部行文。
第十四条 信函行文首页一律使用套红居中印有发文机关名称的信笺纸，可以编发文字号，标注于信笺纸上发文机关名称的中下方。
第十五条 向院长请示问题，除院长直接交办的事项外，请示应当送院长办公室按规定程序处理，不应当直接送院长本人。
第十六条 除院长直接交办的事项外，不得以医院名义向上级机关单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 公文办理
第十七条 公文办理是医院领导、办公室和其他职能部门的一项经常性的重要工作。它对于实现医院职能，加强医院建设，提高医院工作效率，有着极大的关系。 公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。
第十八条 收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成。
1.收文登记 对收进的外来文件、电报，由院长办公室统一进行签收、拆封、登记。 院领导亲收件，交本人拆封。亲收人如认为需要医院存查或处理的，可以交校长办公室按收文登记办理。
2.阅批
收文登记后，一般公文由院长办公室负责人阅签提出拟办意见，转有关职能部门承办。重要公文由院长办公室负责人阅签，呈送院领导阅批后，由院长办公室转有关职能部门承办或组织传阅。急件应即时阅批。
3.传递
各部门传送文件应由专人负责，文件传送必须在送件簿上登记，凭送件簿分送收件部门，收件部门收件后应在送件簿上签收。
4.催办
院长办公室人员及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，防止漏办或延误。 院长办公室对公文处理情况有催办、督促和检查的责任。
5.存档
各种收文交由院长办公室统一存档。
第十九条 发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、用印、发送等环节组成。
1.拟稿
以医院名义发出的综合性报告、请示等，由院长办公室拟稿或组织有关部门共同拟稿。 凡是各部门需要以医院名义行文批发本部门文件时，由各部门拟交院长办公室行文。
拟稿时注意事项：
⑴用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误。使用简称，应先用全称在括号内注明“以下简称××”。简称应规范化。时间应写具体的年月日，不要把“ 20 ××年”简写成“××年”一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。不写不规范的字。
⑵公文中的数字，除发文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。
⑶引用公文应先引标题，后引发文字号。
⑷起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。
2.核稿
核稿时，要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查，发现问题及时纠正。
⑴公文草拟后送有关负责同志审核。
⑵各部门以医院名义发出的公文，应先经分管院长核阅签字，送院长办公室复核后，再送院领导签发。紧急公文在送审时应提出办理时限。
⑶凡涉及几个部门工作的公文，由主办部门会同有关部门负责同志一并核阅会签。
⑷院长办公室复核部门所拟需以医院名义发出的文件，一般只作文字上必须的少量修改，必要时可作内容上适当调整或要求有关部门修改后再送审。
⑸未经核稿的公文，或须会签而未会签，须送附件而未附送的公文，一律不得送院领导签发。
3.编号、登记
院长办公室对以医院名义发出的文件都要编号、登记。 4.签发
属于全面的、重要的方针、政策性问题，应以医院发文。以医院名义发出的文件，都应由院长签发。属于正常工作性质的例行公文，院长办公室可以根据授权签发。
5.用印、发送
签发后应在文件未页加盖单位印章。最后，由公文拟稿部门负责，按公文要求投送公文主送、抄报（送）单位。
6.归档
公文发送后，院长办公室负责将发文原件归档。
第六章 附则
第二十条 本规定由医院授权院长办公室负责解释。
第二十一条
公文发文字号规定
为了正确使用和处理各类公文，加强公文的规范管理，现对院各部门公文发文字号作如下规定： 1.发文字号应当包括单位代字、年份和序号。年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“ [ ] ”括入；序号不编虚位（即 1 不编 001 ），不加“第”字。
发文字号位置，发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。 2.医院上行文发文代字规定如下： 报告
***医报 请示
**医请 3.医院下行文发文代字规定如下：
⑴有关党群内容对内发文：
党总支部„„„„„„„„„„„„****党字
工 会 „„„„„„„„„„„„„„****工字
团支部 „„„„„„„„„„„„„„****团字
⑵有关行政内容对内发文：
医院„„„„„„„„„„„„****院字 各委员会„„„„„„„„„„„„***委字
第20篇：公文收发管理制度
公文收发管理制度
为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：
一、文件收文管理
单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。
（一）公文的签收呈办
1、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。
2、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。
3、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。
5、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。
6、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在3个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在7个工作日内办结。
7、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
8、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。
（二）公文的保密。
对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。
（三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。
二、公文发文管理
发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。
1、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。
2、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。
3、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。
4、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。
5、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。
6、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。
7、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办公室负责归档保存。
