曲靖市农机使用者协会档案管理制度

曲靖市农机使用者协会

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强档案管理，充分发挥档案的作用，根据国家档案管理有关规定，特制定本制度。

第二条 秘书处应把归档工作列入工作计划，落实岗位责任制，保证档案材料的完整、准确、系统和安全。

第三条 协会秘书处工作人员都必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的案卷移交综合部集中统一保管。

第二章 档案管理体制及职责

第四条 协会档案实行统一管理，分工负责。秘书处负责协会档案管理，并设专人负责；各部门设专人对本部门档案材料负责收集、整理、归档工作。

第五条 工作的职责： (一)档案管理工作的职责：

1、贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度；

2、负责督促、指导、协助各部立卷归档工作；

3、负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作；

4、严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。

（二）档案工作人员岗位责任制

一、认真学习，贯彻执行《档案法》，做到依法治档。档案干部要忠于职守，钻研业务，兢兢业业地做好档案工作。

二、档案工作人员必须严格按照党的政策办事，秉公处理，不徇私情。要严守党的保密制度，严防内容泄露、材料散失等情况发生。

三、认真做好各类档案材料的收集、鉴别、整理、保管，坚持平时立卷的工作。

四、敢于坚持原则，抓好各部门的归档工作，接收归档案卷时，要逐件检查，严格坚持标准，把好归档案案卷质量关。

五、搞好档案的开发利用工作，认真作好记录。积极主动地完成领导交办的任务，热情为各部门服务。

六、档案人员在接待时，要认真负责，态度热情，优质服务。

七、对各类档案实行一年二次的定期检查、统计。如期完成上级布置的任务，加强档案意识，提高实际档案业务水平，保质保量地搞好档案资料工作。

八、要做好档案的安全保卫工作，发现材料缺少，及时向领导报告，并迅速追查。

九、对库房的管理，做到无霉变、破损、虫蛀等现象，认真做好“八防”工作，做好库房清洁工作。

十、档案工作人员要热爱本职工作，提高管理水平，使档案管理工作更快地做到标准化、系统化、规范化。 第六条 各部门档案整理工作职责：

及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档，于次年3月底前移交至秘书处存档；如中间有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的完整性。

第三章 档案管理

第七条 各部应做好档案材料的收集工作，建立平时归卷制度，提高立卷工作效率和案卷质量，使材料完整、准确、系统。按时、按要求将完成立卷的档案移交综合部。

第八条 秘书处的档案管理人员对各部送交的案卷须进行严格检查，对不符合要求的案卷，限期改进，整理完备后签收。

第九条 对已归档的案卷要编制索引、填写移交清单、进行档案统计。对要销毁的档案，必须编写销毁清单及全宗介绍材料。

第十条 秘书处应建立档案、材料的借阅制度。 第十一条 检查核对制度：

检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段。

检查的内容既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等，也包括对档案保管的环境进行检查，如查看柜门是否完好，有无其他存放错误等。

核查要定期进行，并做好核查记录；但发生下列情况，也要及时进行核查，并及时补救：

1、突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后；

2、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否遗失；

3、发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等。 第十二条 各部门以协会名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后交秘书处存档。各部门在各自的业务活动中形成的材料、文件应按照有关规定，自行归档、保存和管理，并接受综合部的检查、指导。

第四章 文件材料的立卷归档

第十三条 按照文件材料的立卷归档要求，将工作活动中形成并办理完毕，具有保存查考利用价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。

第十四条 档案材料归档重点为：在完成其主要职能活动中形成的文件材料。

协会文件的归档范围：

（一）文书档案：凡协会各部门在实际工作中形成的文件材料(如工作计划、工作总结、报表、请示、报告)，按文书档案立卷类目规定的范围立卷；

（二）业务档案：凡协会在业务工作活动中形成的材料；

（三）科技档案：凡协会在基建生产，科研等工作活动中形成的材料（含科研、基建、设备仪器等）；

（四）会计档案：凡协会在财务工作活动中形成的报表、帐薄和凭证等材料；

（五）声像档案：凡协会在各项活动中形成的照片，录音带以及录像带等；

（六）电子档案：凡协会在各项活动中形成的电子文档等；

（七）图书资料：凡协会在各项活动购置的图书资料等；

（八）实物档案：凡协会在各项活动中形成的实物资料如证书、奖状等；

第十五条 归档案卷的种类：文书文件案卷、重大会议(活动)案卷、职员档案案卷、固定资产案卷、分会(部门)活动案卷等。

第十六条 归档案卷质量要求：组卷遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区别不同价值，案卷题目表达简明确切，案卷封面、卷内文件目录、备考表书写规范，案卷装订整齐、牢固、不压字、不漏页，便于保管和利用。归档的文件材料应为文件的正式文本及文件的定稿本

第十七条 立卷档时间：档案立卷要求及时，文件形成后三天存档；事件结束后15天交至综合部档案室。

第五章 档案的保管期限、鉴定和销毁

第十八条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。 第十九条 对保管期满的档案，由协会领导、秘书处和有关业务部组成档案鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。

第二十条 档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经主管领导批准后，指派专人监销。由监销人在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。

第六章 档案的移交 第二十一条 案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写移交清单并在移交目录上签字。

第二十二条 各类活动结束后，应将文件材料系统整理立卷归档，按要求移交综合部。

第七章 附则

第二十三条 本办法由**年**月**日常务理事会审议通过。 第二十四条 本办法由协会秘书处负责解释。 第二十五条 本办法自发布之日起执行。

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