我国企业档案管理的信息化建设探讨

2020-03-01 20:46:53 来源：范文大全收藏下载本文

我国企业档案管理的信息化建设探讨

1.前言

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

2.我国企业档案管理信息化建设的现状

2.1档案管理信息化建设的发展概况

20 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（oa）系统、erp 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。

2.2档案管理信息化模式实效不高

一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。

2.3档案管理信息化标准、规范工作不足

早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。

2.4档案信息管理人员的素质有待提高

档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。

2.5企业归档方式的现状

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。

3.加强企业档案管理的信息化建设

3.1加强企业档案管理信息化的益处

1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。

2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。

4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。

5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。

3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设

针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。

3.3实现传统档案的电子化和信息化

企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。

3.4实现企业信息档案的网络化

企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

3.5要树立文档一体化意识

我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。

4.加强档案管理体制的创新

4.1档案管理机制创新主要在于精简

任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。

4.2档案管理的机制创新的关键是高效

企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。

5.结语

总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。