公文写作基础知识
2020-03-01 18:54:46 来源：范文大全收藏下载本文
一、公文写作的四条原则
企业秘书要写各种文体的公文，大到上万字的《工作报告》，小到几十字的《通知》。这些文字材料，无论是什么样的文体，也无论篇幅大小，都有一些最基本的写作原则要求，只有掌握了这些原则要求，并且按照这些原则要求去做，才能使文字材料成型，才能使文字材料有基本的质量。
这些基本原则要求是什么呢？主要有四条：
第一条是逻辑紧密，也就是说文章要有非常强的逻辑性。什么是文章的逻辑性呢？打个比方说，文章的逻辑性就好象人身体内部有经络一样，文章内部也有“经络”，就是文章内容的内在相互联系，构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣，不脱节，不错乱，给人一种“针插不进、水泼不进”的感觉。如果人身上的经络出了毛病，就会得病，文章也是这样，逻辑乱了，也就不成文章了。一些年轻朋友所写的文章之所以让人看了觉得很散，或者前言不搭后语，病根儿往往出在逻辑混乱上面。文章文章，有“章”才能成“文”，这个“章”就是逻辑性。所以，写文章的时候一定要注意逻辑性。
第二条是结构清晰，也就是说文章的结构要非常清楚。什么是文章的结构呢，打个比方说，文章的结构就好象楼房的楼层一样，楼房是由一层一层盖起来的，文章也是由多个层次组成的。这一条的要点有两点：一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成多个大的层次，每一个大的层次中要有若干小的层次，通过层次的排列，使结构清晰；二是层次的排列要有先后顺序，按照先后顺序排列层次，并且层次的顺序排列不能随意，不能排错，必须按照内容的内在联系排列，通过正确的层次顺序排列，使结构清晰。一些年轻朋友在写文章的时候，往往不会安排结构，或者不注意结构安排，所写出来的文章，让人看着杂乱不清，甚至糊涂，这就是结构不清晰造成的。所以，写文章一定要注意排列好层次，使结构十分清晰。
第三条是内容表述正确，也就是说对文章内容的表述要正确，不能出现观点错误，如果把观点表述错了，那是严重的失职行为，也是领导不能允许的。所以，必须保证内容表述的正确性。这一条的要点有两点：一方面是所写的事实必须真实，不能有假，文章不是“编”出来的，而是根据事实写出来的，无中生有、弄虚作假、编造事实不行，不能玩儿虚的；另一方面是按照内容的客观要求表达观点，企业公文中所表达的观点，并不是作者个人的观点，而是内容本身就存在的，因此必须依据内容的客观要求表达观点。一些年轻的朋友在写文章的时候，往往根据自己的主观意愿写，自己怎么想的就怎么写出来，这样写很容易出错，必须注意自觉纠正这个习惯。
第四条是语言表达准确，也就是说要用准确的语言表达文章内容。这一条的要点有三个：一是要选择好语言表述形式，企业公文有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述形式，应当根据需要选用相应的表述形式，需要用书面语言形式表述的，不能用口语语言表述，需要用口语语言形式表述的，不能用书面语言表述；二是谴词造句要准确，必须根据所要表达的内容需要，选用恰当的词句表述内容，既不能随意“谴词儿”，也不能随意“造句儿”，如果这样做，肯定会出错；三是必须慎重使用形容词，企业公文不是文学作品，不能为了追求文章“生动”就大量的使用形容词，只有在确实需要的时候，才能使用形容词。
上面讲的四条基本原则，既是文章写作的要求，也是文章写作的基本功，需要在长期的写作实践中刻苦修炼，才能不断提高。因此，希望从事企业公文写作的秘书朋友和从事文案制作的朋友，应当努力修炼这四项基本功。
二、怎样写单位工作报告
企仔细研读了题为《励精图治 再铸辉煌》的哈工大第四届教职工代表大会的工作报告，在这里，我结合实际谈一谈怎样写工作报告。
我们知道，更清晰、更快捷地让员工了解单位所取得的成绩，有效地贯彻落实下一步的工作计划，是我们写工作报告的主要目的。当前，工作报告已逐渐在程式化、格式化的风格上定位。而且，常常是文风朴实、惯用直笔。
上面提到的这篇报告，其结构简单明了，基本框架如下：
各位代表、同志们：
我代表„„做报告，请各位代表审议。
一、过去工作回顾
二、未来工作展望
通读全篇，我们可以发现工作报告有如下几个特征：
1、总结的客观性
2、措施的可行性
3、执行的约束力
4、明确的目的性
这几点，在以下的探讨中我们会有更深的认识。
在过去工作回顾这部分，常常谈及主要业绩、主要体会、存在的主要问题这三点。我们知道，只有认真分析总结经验教训，才能更好地为下一步工作提供参考依据。业绩是肯定成绩，鼓舞人心的；体会是交流心得，再接再厉的；问题是发现不足，予以改进的。
在未来工作展望这部分，常常是先分析形势，然后明确任务。分析形势是我国由来已久的、报告中不可或缺的一部分，它可以让员工知道当前的情况，增强他们的归属感。明确任务时一定要具体：首先是基本情况。需要对前期计划执行情况进行概要说明，从而根据下阶段的特点，找出当前执行计划的有利条件和不利因素，以确保新的工作计划建立在切实可行的基础上。其次是经预测和论证，客观地把工作计划分解到各具体部门，使之成为各部门的具体任务，包括对工作数量、质量、效率、经济效益等的要求。最后是步骤和措施。它要求写明“怎样做”的问题，包括指挥机构的建立、制度的形成、责任部门的分工协作、时间安排等。它要尽可能具体、详尽，便于检查，以确保工作计划在执行中环环相扣，衔接自如。
三、秘书工作要求我们要不断提高自身修养
我虽有３年的秘书经验，但非“科班出身”。一个很偶然的机会，我加入了这个行列，从那时起，便喜爱上这个职业。
作为秘书，要注意人际亲和。对外，我们代表的是一个公司的形象；对内，我们是联系管理者和员工的纽带。适当的言辞、优雅的举止、清淡的装扮、整洁的衣冠都会给周围的环境带来美感、轻松和活力。因而，自信、情绪稳定、理解和信赖他人、合作精神等性格将对我们的工作产生积极影响。
此外，秘书还应重视第一印象，学会倾听他人的谈话；学会向他人表达发自内心的赞美；学会保持自然、轻松和愉悦的表情；学会用朴实、亲切和准确的言语表达思想；学会“罔谈彼短，靡恃己长。”
四、文秘提高写作能力的途径
一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。因此，对于秘书来说，认真学好文秘写作，努力提高文字表达水平，是十分重要和不容体制忽视的。
那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体说来，主要应注意以下几点：
首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。
不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把
工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。文秘写作是党政机关、人民团体、企事业单位处理公务、实现指挥、组织管理和协调工作的工具，在四化建设中所的地位十分重要。我们应该充分认识秘书工作和文秘写作的意义，从党和人民的利益出发，从更好地胜任秘书工作出发，抱着对人民、对工作高度负责的精神去对待写作。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件„最重要‟的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的„读写技能‟，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，锲而不舍，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。
其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。
提高写作水平，到底有没有“秘诀”？我们的回答是否定的。那么，写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答又是肯定的。任何事物都有其内在的必然联系即规律性，任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧，写作当然也不例外。那种认为写作无规律可循、没有什么理论的观点，是唯心主义不可知论的反映，是完全站不住脚。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。
要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着„应该怎样写‟。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。“巴金也曾谈到阅读对写作的密切关系时说：读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。但我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。
最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。
写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深有体会地说：“多读乃藉人之功夫，多做乃切实求已功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日即一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣。”天道酬勤，勤能补拙。只有勤学苦练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。
作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。
五、秘书的心得
一个很偶然的机会我成了培训部的一名秘书。在很多人眼里，所谓秘书就是打打字、倒倒茶、接接电话什么的，可是在培训部做了一年多，我却觉得要真正做好这份工作，当一个好的秘书并不容易。
由于缺乏系统的学习和实践，刚开始我的很多工作做得很不好。记得刚来培训部的第一天，部长布置我打一份表格并且要我尽快交给他。那份表格有点类似现在的员工评分表，其实非常简单。可我那时连打字都不熟，更不用说做表格。我在电脑前坐了一个下午，直到晚上下班同事都走了表格也没做出来，急得几乎要掉眼泪，最后还是部长三下五除二帮我把表格搞好。“表格事件”后第二天，当时的部长助理谢平布置我写一篇叫做《企业培训工作的组织方法》的文章。虽然在学校里学了公文写作，但还没有实践的机会，拿着谢助理给的几句话的提纲，憋了整整两天，总算才憋出一篇两千字的文章，质量可想而知。还有后来的办公设备故障的简单维修、必要的礼仪、文档管理、人际关系的运作等等，不断给我很多的震动和教训，我第一次体会出做一名秘书专门的知识和技能很重要，学习的紧迫感和动力也油然而生。
作为一名部门秘书，我最怕的是写出来的文章领导不满意。部门文件，肩负着对外宣传、对内传达的重要作用，不仅在行文上受到格式的限制，还要受到领导认可。记得有一次我给部里起草一份合同，没有按正式的格式写，也没有认真检查就交了上去。下午，当时的部长把我叫了过去，我看见那份合同上满纸都是部长改过的字迹，连标点符号也没放过，还有一个错别字被醒目地标了出来。那天部长说了很多话，记得最清楚的一句是他说：“一个年轻人做事要认真，做出来的事情还要有专业水准”。我低着头，红着脸，简直无地自容。那次错误，使我刻骨铭心，在以后的工作中时时提醒自己：认真一些。秘书工作比较繁杂琐碎，所以要把事情做得有条不紊和有效率也成了努力目标。现在我准备了一个办公记录，几乎每天都要记下领导和自己正在做的事情，看哪那些事情正在办，哪些事情办得差不多了，一时未完成，记得去催促，一年下来还可以看看这一年共做了哪些工作；在工作中我觉得记住电话号码也很重要，特别是经常来往的领导或有关部室的电话号码，因为领导很忙，可能会忘记这些号码，当他需要的时候如果马上回答出来，他就可以不用翻电话簿，节省了好多时间；平时还要注意收集统计一些有用的信息，比如过一段时间就统计一下我们部门有多少人参加了培训，从外面聘请了多少专家讲课，让领导从数字上有一个精确的概念；我也花了很多时间将部里大量凌乱的文档整理出来，改变了以往追求方便而用手写标签目录的方法，用统一格式打印标签目录，标记不同档案，使档案清晰美观更方便了领导和同事查询。
在公文的写作上，我也体会出要写出质量好的文件，不但要多读重要的经典文件，还要多读领导讲话，多揣摩领导的意思。了解他们思想的“关注点”，这样写作时才能站在他们的角度，对事物的方方面面进行分析，才能达到稿件中要求的对事物的预见性、针对性和操作性。现在送部长审定的稿子上还是时常有被修补、添改的地方，这使我知道自己的肤浅，也愈知一个秘书的成长并非一蹴而就的事情，而是一个外因和内因不断磨合，充分调动主观能动性的循序渐进的过程。
现在，在领导和同事的帮助下，我在不断地成长，而且，我开始慢慢喜欢上自己的工作。记得以前看过一篇文章说在学校里我们讲的是“你学了什么”，走入社会讲的则是“你能做什么”。而我觉得一个人从学到做的过程中更重要的是心态，对于工作有一种服务意识，无论大事小事都能尽心尽力，还要在工作中不断地思考、不断地总结，不断地创新，终有一天你会发现你比以前做得更好。
六、行文的基本规则
正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则:
1、按机关隶属关系和职责范围行文的规则
这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。如果没有这种直接的领导与被领导关系，党和国家的方针、政策就难以层层贯彻落实。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府
和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。
2、授权行文的规则
这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。
3、联合行文的规则
这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
4、一般情况下不越级行文的规则
不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，好可作为阅件处理，不予办理或答复。
5、不越权行文的规则
第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。
6、“请示”不直接报送领导者个人的规则
“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位
领导同志批阅。
7、“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则
这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。
8、“报告”中不得夹带请示事项的规则
“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
9、公文由文秘机构统一处理的规则
为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办；“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发，分发前，要经过复核或第一读者认真阅读无误后，才可照单分发。这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。
行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。
经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可印制少量文本，供存档备查。
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