公文写作基础知识
2020-03-03 08:06:32 来源：范文大全收藏下载本文
公文写作基础知识
一、公文的定义和分类
（一）定义
公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是组织实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文写作，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。
（二）分类
规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。
二、公文写作的共性要求
公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。
（一）确定文种
这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来：
1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。
2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。
3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》
4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等
5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》。
6、答复下级机关的请求事项，用《批复》。
7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用《意见》。
8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。
9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议纪要》。
10、还有一种《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章或宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令）
以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。
（二）规范写作
公文写作要努力做到“七个规范”：
1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单
一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。
2、使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。
3、文章格式规范。公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。
4、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇1律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。
5、标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。
6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。
7、印制规范。包括印制格式、排版、用纸规格、发文机关、发文字号、印制份数、发送单位等。只点两个方面的细节：
（1）印鉴：即盖章，也有讲究。首先是不能盖倒了；其次是要盖在单位落款和成文时间之间，具体有下套、中套两种盖法；联合行文的落款盖印，一般每排平行落两个单位的名称，依次往下排，盖印时不能相互侵占。现在有很多新成立的机构，需要启用新印章，印鉴的启用也有规范。
（2）行文层次序数的写法：一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号宋字体。第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成
一、
二、三；第二个层次是小标题，用
（一）、
（二）、
（三）来表示，三号楷体或仿宋；第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；第四个层次用（1）、（2）、（3）表示。
三、几种常用公文的写作
（一）常用规范性公文
1、通知：通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要
一、
二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。
2、工作计划类：是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性（缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病）。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大）。
3、工作总结类：
写作关键和重点：其特点是实践性、经验性、自述性、理论性（不仅陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。一般包括本年度（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划（个人总结写努力方向）。个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。
四、公文处理中几个需要注意的问题
（一）数字和数值范围规范表述的问题
1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。
2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。
3、表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。
（二）规范用字用词的问题
这些规范不能根据自己的语言习惯，要靠平时积累，多看多练，经过实践才能掌握具体的操作。
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