人资专员工作规范
2020-03-02 14:49:31 来源：范文大全收藏下载本文
1 目的：明确人资专员岗位的工作流程及日常工作规范和要求。
2 范围：本制度适用于人资专员的日常工作指导。
3 受文岗位：人资专员、人资主管。
4 日常工作内容：
4.1 员工招聘的跟进；
4.2 人员入职、调岗、离职等人事手续的办理；
4.3 跟进社会保险的增、减员办理及统计；
4.4 住房公积金的增、减员办理及统计；
4.5 总部考勤的监督与统计；
4.6 人力资源管理相关的通知、公告的起草与发布；
4.7 人力资源管理各类档案资料的搜集、整理与保管；
4.8 企业邮箱、OA系统用户的维护；
4.9 协助上级进行培训、会议安排等各项活动的组织、协调；
4.10 上级交办的临时性工作。
5 工作要求与规范
5.1 员工招聘的跟进
5.1.1 接到《招聘申请表》后，向外部发布招聘信息。目前公司所用的招聘渠道包
括：卓博人才网（）、中国教师招聘网（）等，公司视情况决定是否增加新的渠道。
5.1.2 人资专员每天上班后第一项工作是刷新每个招聘网站上的招聘职位。
5.1.3 读取收到的求职简历，根据招聘要求对简历进行筛选，电话邀约符合要求的求
职者上门面试。注意同职位的求职者尽量约相同的时间面试，并将面试名单及时间记录下来通知人资主管及相关部门招聘人员。
5.1.4 除筛选求职者主动投递的简历外，对于急需招聘的岗位，还应该主动搜索简
历，邀约合适的人员到公司面试。
5.1.5 求职者在约定的时间前来公司面试，请求职者在指定区域就坐，填写《求职登
记表》。面试区域一般安排在人力资源部办公室，人数较多时在会议室进行。面试区域的清洁卫生由人资专员负责维护，应每天清理。
5.1.6 人资专员必须检查求职者所填写的《求职登记表》是否完整、准确。注意，人
资专员必须提醒求职者，“工作经历”栏的以往工作单位的离职原因、证明人及办公电话必须按要求填写完整。
5.1.7 《求职登记表》的填写符合规范后，附上一份《面试记录表》交人资主管面
试。
5.2 人员入职、调岗、离职等人事手续的办理
5.2.1 入职手续办理的程序及注意事项：
(1)确定工号。工号的编号规则为DG+两位年份顿秩序(如09)+两位月份(如01)+3位顺序
号。
(2)检查证件的原件并收取复印件，具体包括：身份证原件及正反面复印件4份；毕业证
的原件及复印件1份；教师岗位的必须要有教师资格证及复印件1份；1寸登记照3张；东莞市农村信用社的储蓄帐号，复印银行卡或存折的账号面，如暂时未办理的，须说明必须在下月5号前办好并提供给人力资源部。
(3)填写工牌。注意字迹要工整。照片如有白边的要剪掉，剪整齐。加盖“人力资源部”
印章要工整，盖到右下脚的1/4即可。
(4)人资专员填写“劳动合同”相应的信息。 第一条空格填写“有”；第二条的合同期限
为员工正式上班的第一天起至三年后的前一日；其中试用期为第一天开始上班算起至三个月后，特别注意，在当月11日前（不含11日）上班的，试用期结束日期为第三个月的最后一天，在当月11日后（含11日）上班的，试用期结束日期为第四个月的最后一天。第十五条，关于收入的部分，具体工资金额询问人资主管，然后按照“合同工资分解表”中的内容填写。
(5)请员工阅读“入职承诺书”、“保密与竞业限制协议”及“劳动合同”等三份文件。并
请员工在相应的地方填写相关信息并签名按手印。
(6)最后在“劳动合同”及“保密与竞业限制协议”中甲方的位置盖上公司公章并填上日
期。
(7)询问员工是否需要办理社保和住房公积金，如需办理的，在“求职登记表”上注明；
如不需办理的，请员工填写不参加的“声明”，并签名确认，同时在姓名上按右手食指的指模确认。人资专员应加强学习，了解参加社保、公积金的好处及办理程序、注意事项等，以便向新同事介绍。
(8)手续办理完毕后，如是在校区工作的，为他填一份“报到通知书”，填写相关的事项，
并盖上“人力资源部印章”。
(9)以上手续完备后，在“人事资料表”中按照员工的档案录入相关信息。特别注意要仔
细检查，不要出现错误和遗漏。
5.2.2 调岗手续办理程序及注意事项：
(1)人资专员接到《岗位变动申请》后，检查相关栏目是否签核完整。有未签核完整的，
退回给填写该申请的部门，重新签核完整后再接收。
(2)在“人事资料表”（电子表格）中作部门、岗位等信息的变更，并将相关信息录入“调
岗”的表格中。
(3)为调岗的员工更换新工牌。
5.2.3 离职手续的办理程序及注意事项：
(1)办理离职手续的，人资专员首先需检查是否具备以下任意一份表格。如未签核完整
的，必须请该员工办理签核完整后再接收。
A、辞职的，必须有签核完整的“离职申请书”；核对办理日期是否与批准的离职日期一
致；
B、属辞退的，必须有签核完整的“解除劳动合同通知书”；
C、属合同到期不续签的，必须有签核完整的“解除/终止劳动关系证明书”，核对原始的
“劳动合同”日期是否确实到期。
(2)检查“离职交接清单”是否签核完整、有无未交的物品、有无借款（到财务部找会
计、出纳核实）等。如有，则需告知该员工须如数交回，否则在应发工资中扣除相应金额作为补偿金。
(3)收回工牌。
(4)如员工需要“离职证明书”的，填写一份“离职证明书”。
(5)关闭该离职员工的企业邮箱及OA系统。
5.3 社会保险的办理：
5.3.1 新员工入职满一个月时，人资专员为需要办理社会保险的员工办理增员。
5.3.2 在社保网上按规定的程序操作。特别提醒：操作完成后必须到草稿箱进行“提
交”操作，并确认两次。
5.3.3 当参保员工离职时，人资专员应在该员工办理完离职交接手续后，立即进行停
保操作。如员工需要退保的，另开给一份“养老保险退保一次性失业保险生活
补助申报表”，加盖相应的公章后交给该离职员工。同时告知该员工办理退保
的地址、办理时间（东莞市内的各社保局一般每周
一、
三、五办理退保，每月
的最后一个工作日不办理）。
5.3.4 办理完成增员、减员后，在“参保名单”（电子表格）中做相应的增员、减员
的记录。注意准确地填写各项内容，否则易产生扣费的错误。
5.3.5 每月8号前在社保申请系统中打印出上月的月报表（一式两份），加盖公章
（注意：每一页都必须加盖）后交到相应的社保分局。
5.3.6 社保分局收单后退回一份给我公司存档，人资专员及时将月报表存入相应的文
件夹。
5.4 住房公积金的办理程序及注意事项：
5.4.1 转正员工从转正的月份开始购买住房公积金。人资专员每月查询转正名单，制
成“汇缴人数变更清册”（一式三份），加盖公章后交到我公司公积金的开户
行，即银丰路建设银行。
5.4.2 如有离职的，需及时办理公积金封存。即在“汇缴人数变更清册”的“封存”
栏填写，并附上“封存证明”交到公积金开户行的柜台。
5.4.3 人员新增、减少变更后，及时在“参加公积金”（电子表格）中作相应的更
新。以便统计应扣费用。
5.5 总部考勤的监督与统计：
5.5.1 人资专员每个工作日的9:30应检查总部员工的工卡，检查是否有迟到、旷
工、记打卡的情况。如有需找到相关人员核实，并在工卡上做好记录。
5.5.2 整理存档请假条、调休、调班单等考勤相关的单据，检查是否签核完整并做好
保存。
5.5.3 每月第一个工作日统计上月的考勤，于每月3号前制成“月考勤汇总表”交人
资主管审核。
5.5.4 于每月3号前收齐各校区的“月考勤汇总表”交人资主管。
5.6 人力资源管理相关的通知、公告的起草与发布
5.6.1 起草相关的通知、公告：如人事任命通知、奖励公告、处罚公告等。
5.6.2 将以上文件颁发给相应的接收部门，并将原件存档做好记录。
5.7 人力资源管理各类档案资料的搜集、整理与保管
5.7.1 档案资料包括员工档案、劳动合同、规章制度、培训资料、薪资资料、社保公
积金资料、考勤资料及其他人力资源管理相关的文件表格。
5.7.2 以上文件的存档要求分类合理、条理清楚、整齐有序、标示清楚、及时归档、
便于查找。
5.8 企业邮箱用户的维护：
5.8.1 新进员工办好入职手续后，人资专员应立即为其注册企业邮箱用户并告知使用
方法及注意事项。特别提醒使用统一的签名档。具体操作方法、用户名编码方
法参见〈关于使用企业邮箱的通知〉（编号：TZ0905006）。
5.8.2 员工办理完离职手续后，应立即注销该员工的企业邮箱用户。
5.9 协助上级进行培训、会议安排等各项活动的组织、协调
5.9.1 人力资源部的职能之一是对内服务。人资专员应具有良好的服务意识，具有积
极主动的工作态度。
5.9.2 在各类活动的组织中，应积极参与，给予必要协助。通过参与活动，逐步培养
和提升自身的沟通、组织、协调、控制能力。
5.10 上级交办的临时性工作：
5.10.1 临时性工作分为一般性工作和专项工作。一般性工作的完成周期较短，一般
1—3天即可完成，专项工作一般需要一周或以上。
5.10.2 人资专员应合理安排时间，保证工作效率。工作完成后应及时向交办人汇报；
专项工作未完成的，至少一周汇报一次工作进度。如需协助或支持的，应随时
提出，不得拖延。
6 特别说明：人资专员除按规范完成日常工作及临时性工作外，还必须配合公休日值班、
卫生值日等。
7 本办法由人力资源部拟订和解释。在执行中，如发现有不够详尽的，随时修订。 8 参考文件：
8.1 《招聘与入职管理办法》(HR-SW-002)
8.2 《离职管理办法》(HR-SW-003)
8.3 《薪资及福利制度》（HR-SW-004）
8.4 《员工转正与转岗管理办法》（HR-SW-005）
8.5 《考勤与休假管理制度》（HR-SW-001）
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