人事档案管理
2020-03-03 04:03:06 来源：范文大全收藏下载本文
东仪实业发展有限责任公司人事档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范员工档案管理，有效的保护和利用员工档案，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际，制定本办法。
第二条 人事档案是公司组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖罚、提拔和职称评审等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想业务、技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料，是历史地全面考察员工的依据。
第三条 员工档案是国家档案重要的组成部分，是党和国家的秘密。员工档案工作必须贯彻执行党和国家的保卫、保密法规，严密保管，确保员工档案的规范和安全。
第四条 适用范围：本办法适用于公司在册员工、离退休员工及已故员工（5年内）的人事档案管理
第二章 组织管理。
第五条 档案工作由办公室归口管理，并有档案管理员负责日常工作。
第六条 制度的基本内容
建立健全保管制度，其基本内容大致包括其部分：材料归档制度；检查核对制度；传递制度；保卫保密制度；统计制度；借阅制度；出具证明材料。
（一） 材料归档制度
员工档案应全面反映员工的历史全貌和现实表现，需要不断
收集、补充新的档案材料，充实档案内容。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序为：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
（二）检查核对制度检查与核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案本身进行检查，如查看无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
1、突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
2、对有些档案放生疑问之后，如不能确定某份档案是否 丢失。
3、发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
（三） 转递制度
转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的专递一般是由 工作调动引起的，转递的大致程序如下：
1、转递档案必须经过严格密封，以机密件通过机要交通转递，或派专人送取，不得邮寄或交本人自带。
2、办公室是员工档案转递的归口承办单位，负责接收或转出员工档案。
3、转出档案必须凭县级以上各级组织、人事劳动部门或具有相关人事权单位的商调函，经党委组织部、人力资源部有关人员与人事档案室联系，由档案管理员按照既要间转递相关规定办理邮寄手续。若派专人送达档案，送达人须在档案是办理手续。
4、在转递中遵循保密原则，一般通过机要交通转地，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
5、在接受其他单位转入的档案，需对档案材料进行仔细审核，确认无误后，应在档案回执上签字盖章，并在收到档案一周内将档案转入办公室。
6、失业员工（含解除劳动合同、除名、开除、终止劳动关系）其档案应在定期转至有关政府部门管理。
（四）保卫保密制度 具体要求以下：
1、办公室档案管理为涉密岗位。有关人员应遵守国家、企业的有关保密法规及制度。
2、档案管理员要对全部员工的人事档案安全负责，档案是属于公司保密要害部位，出档案管理员及正常业务工作需进入档案室的人员外，严禁他人入内。
3、保持库房、档案柜清洁，不准存放无关物品。
4、档案室钥匙由专人保管，不得私借他人。
5、人事档案使用完毕后，要及时放回档案柜。
6、管理人员离开办公室，要随手锁门，严禁人走门开，造成档案材料丢失。
（五）统计制度
档案统计工作是档案业务工作中的一个重要环节，同时也是保证档案工作质量，提高档案业务水平的一项有效方法，必须严肃认真的做好档案统计工作。
1、对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况，及时准确的进行统计。
2、按照上级档案部门的要求，及时报送本单位档案工作基本情况统计表。
3,、档案室应建立档案收进、移出登记表，查（借）阅档案资料登记薄。
4、对于各种登记、统计表册，高度负责的态度，认真进行填写。达到统计数字准确，上报及时。
5、要定期进行档案分析，通过定量分析，反映工作发展的速度和状况，以便总结经验教训，不断提高档案工作水平。
6、档案统计工作要严格执行《中华人民共和国统计法》，要按《统计法》的要求严肃认真做好统计工作。
（六）档案借阅制度
1、凡我公司员工及外单位人员因工作、学习需要查阅档案时，应填写查阅审批表，外单位人员还应该持单位介绍信，经档案形成部门负责领导签字批准后方可办理查阅手续，查阅机密级
或重要档案材料需经主管部门领导批准。
2、档案原则上不借出，均在档案室内查阅，如需要借出，必须填写借阅审批表，办理相关批准手续。
3、借阅者要爱护档案，不得损坏和丢失，借出档案不得转借他人，不准带到公共场合，查阅档案要严格执行安全保密制度。
4、借阅档案材料应及时归还，借阅时间一般不得超过一周，特殊情况须经负责人同意，办理续借手续，但节假日或借阅人员出差之前，应将档案材料归还档案室。
5、档案室工作人员对归还的档案，应认真检查，核对无误后，办理注销手续，如发现有损坏、丢失情况、要依法查处。
（七）出具证明材料程序
1、由有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。
2、人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。
3、证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
第七条 人事档案管理责任
（一）人事档案室作为保密要害部位，管理员应对档案进行妥善保管，有效地保守档案机密。
（二）拟定和修改员工档案管理制度。
（三）负责查阅档案人员资格审核。
（四）维护人事档案材料完整，防止材料损害，这是档案保管的主要任务。
（五）按国家规定审核应销毁的档案材料。
（六）科学有序地保管档案材料，便于档案材料使用。
（七）负责办理档案的其他事项。
第三章 档案管理人员工作守则
第八条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的政策方针，热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新、具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第九条 热爱档案工作，学习档案工作的基本知识和方法，接受部上级档案管理部门的业务指导，积极参加档案培训。
第十条 负责做好本部门文件材料的形成、积累和整理等于立卷工作，经过鉴别、整理后完成立卷工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。
第十一条 凡归档的材料均应按照中央组织部要求《关于档案材料收集、归档暂行规定》管理，不应归入档案的不得入档，归档材料做到分类准确，编目合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。
第十二条 注意文件材料的安全和保密，按规定时间将集中形成的所有该归档材料归入档案。
第四章 附则
第十三条 人事档案材料收集归档范围
（一）员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。
（二）录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。
（三）党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。
（四）办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。
（五）评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。
（六）员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。
（七）党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材
料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。
（八）干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
（九）表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
（十）各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
（十一）员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。
（十二）体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。
（十三）办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。
（十四）高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。
（十五）其他可供组织参考有保存价值的材料。
第十四条 本管理办法如有和国家政策、法律、法规有关规定相抵触的，则以国家规定为准；如有与公司以前相关规定相抵触的，则以本管理办法为准。
第十五条 本管理办法自发布之日起实施。
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