部门文控管理办法

2020-03-02 10:58:36 来源：范文大全收藏下载本文

人力资源部文件管理办法

目前，集团文控管理采取集中管理与分散管理相结合的方式。集中管理是指凡是通过流程发布的文件，集团档案管理室会自动归档。分散管理指除集团自动归档的文件之外，公司各部门在业务活动中形成的有价值的需要归档保存的文件资料。为规范人力资源部文件资料的管理，加强文件资料的收集、整理及归档工作，结合本部门的基本情况和特点，将有关事项明确如下：

一、收集和整理文件资料的类别

凡是通过走流程发布的文件集团可以自动归档，我们就不必重复工作。现将分散保存在各模块的需要归档的文件资料归类如下：

（一）具有重要保存价值的文件资料：各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、委托书、协议、合同、项目方案、公示、会议纪要、立项报告等。

（二）具有重要价值的影像资料：照片、录像、录音等。

（三）部门级重要课题和项目的完整资料：GM1000、E-hr、技能鉴定站等。

（四）所有有领导签字的表单。

（五）实物类：各模块参加大型比赛或活动所获得的奖章、奖杯、奖状、匾牌等实物。

二、方法与步骤具体做法如下：

（一）时间节点要求：文件资料的收集和整理工作以每季度末为时间节点，按照人力资源部总体工作计划，各模块一个季度整理一次。如果本项目在季度末已完成，那么该项目的负责人要将本项目的完整资料进行整理交由部门文件管理员统一编号归档保存。

（二）文件资料的整理要求：凡是上述提到的需要归档保存的文件资料必须完整，合规。尤其是部门课题和项目的资料必须完整齐备，比如一个重大项目的完整资料至少包括立项报告、项目计划、实施过程、总结报告等等，要结合项目的具体情况来进行。

文件资料是记录部门业务活动的载体，也是记录集团发展的历史轨迹。部门和个人应当主动承担收集、整理和保护文件资料的义务，共同使人力资源部文件管理工作标准正规化发展。

集团人力资源部