九江学院会计电算化管理制度
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九江学院会计电算化管理制度
九院字[2007]184号
总则
1、会计电算化是一项政策性、制度性、技术性都很强的工作，为保障我校会计电算化工作顺利开展，确保电算化条件下会计数据真实、准确、安全，根据国家《中华人民共和国会计法》、财政部颁发的《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》等有关规定，结合我院实际情况，制定本制度。
2、我校会计电算化由院财务处负责统一组织实施和管理。为便于会计信息交流和共享，实现网络化管理，财务处建立网上查询平台。
3、会计人员都必须经过电算化培训并逐步取得《电算化上岗证书》，从而提高电算化工作的质量。
4、各科室要制订并严格执行电算化管理制度，明确岗位职责，落实岗位责任制。
5、财务处将加强电算化审查工作：从严监督本部门计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。
6、财务处密切同信息中心的联系，加强防范措施，坚决杜绝外部入侵。
电算化岗位责任制度
会计电算化工作岗位分为：电算化主管、系统管理员、软件操作员、审核记帐员、会计档案管理员、电算审查员、数据分析员。在不违背内部牵制原则下，可一人兼任多个岗位。
1、电算化主管：负责组织协调会计电算化正常运行，协调各岗位的工作关系，负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限，落实岗位责任制。此岗位可由会计主管担任，电算化主管不能兼任系统管理员，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。
2、软件操作员：按照分管的财务会计工作和会计核算要求做好凭证等有关资料的预处理工作，负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，按权限进行会计数据处理、输出记帐凭证、会计帐簿、报表。负责输入会计数据的正确性验核，发现故障应及时向系统管理员报告，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。此岗位可由会计人员担任。
3、审核记帐员：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证）进行审核，对不符和财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符和要求的凭证、金额错误的凭 161
证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，通过财务软件进行审核记账同时登记计算机内的有关会计帐簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位可由会计主管担任，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平。此岗位可由会计主管担任。
此岗位不得由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证（软件有控制）。
4、系统管理员：负责会计电算化系统的运行环境的建立，组织协调各工作站对软件的运行工作，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，负责掌管增加、删除帐套和增加、删除操作员的密钥，管理计算机会计数据，负责计算机数据的日常备份，发现软件或硬件问题应及时解决，发生不可解决的问题时，应及时向软件公司技术人员联系尽快解决。此岗位要求熟练掌握硬件及软件操作技能，达到会计电算化中级知识培训水平，可由会计人员兼任，也可配备专职人员担任。此岗位不得兼任出纳工作。
5、会计档案管理员：负责管理存档的会计系统的数据软盘（磁带，硬盘，光盘）、程序光盘（软盘）、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作,作好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位可由除出纳以外的会计人员兼任。
6、电算化审查员：负责监督检查电算化安全运行和会计数据的合法性、真实性、准确性的检查监督，防止利用计算机作弊。此岗位可由会计负责人或会计主管兼任。
7、数据分析员:负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训水平，此岗位可由会计主管兼任。
电算化操作管理制度
（一）系统操作管理
1、系统操作人员及其操作权限，由电算化主管提出意见，报单位主管领导批准后通过系统设定。增加、删除帐套和增加、删除操作员由系统管理员设置；操作员的操作权限由电算化主管设置。系统管理员和电算化主管不得一人兼任。所有操作人员都要设自己的密码，在被授权的范围内进行操作，操作密码只能本人知道，严格保密，并定期更换。出现问题按操作日志记载的有关操作人员追究责任。
2、健全内部控制制度，操作人员必须明确划分操作权限，互相牵制。操作人员必须严格在规定的权限范围内进行操作。
3、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不得随意增加、删除、修改数据，不得修改原程序和数据库表结构。
4、操作人员培训合格后持证上岗。操作人员上机前，应该作好准备，尽量减少计算机的占用时间，提高工作效率。
5、操作人员严格按照原始凭证的数据编制凭证并输入计算机。
6、审核人员应及时检查操作人员输入的凭证的数据与原始凭证数据的一致性、合16
2法性。若发现已输入的凭证有误，在记账前发现的，可要求凭证制作人员进行修改；在记账后发现的，要求凭证制作人员，以红字冲销纠正，再输入计算机。
7、在系统运行过程中，操作人员如要离开现场，必须在离开前退出程序或使用系统中的系统封锁，以防止他人越权操作。
8、任何人不得伪造、涂改会计资料，不得故意毁坏数据文件、帐册、软盘等。
9、根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
（二）账务系统操作管理
1、账务系统初始化设置必须符合会计制度要求，会计科目、帐本格式、凭证类型等初始设置由会计主管设计方案，由其他操作员输入，再由财务主管审核确认。初始设置完成后一般在年度内不进行修改变动，确需修改的要经电算主管批准，并保证数据安全。
2、凭证处理
（1）在电算化条件下，必须严格按照国家财会制度审核原始凭证。
（2）直接输入原始凭证，由系统自动生成记账凭证的，在录入之前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性。对不合规、不正确、不完整、签字手续不全的应当拒绝录入，并要求更正。机制凭证须经有关人员签字盖章。
（3）输入计算机的每一笔经济业务，都要有书面凭证与之对应。
（4）记帐凭证编号必须连续。编号间断时在断号后的第一张凭证上说明断号的原因并签字盖章。
3、记帐凭证的审核与记帐。
（1）操作人员每输入一张凭证，结束前要检查无误后再确认保存，录入下一张。
（2）输入的记帐凭证须经审核员审核确认后,方可汇总和登记有关帐簿。同一张凭证，录入和复核不能是同一个人。
（3）计算机凭证应装订成册，交会计档案管理人员保管。
4、帐表的打印和结帐。
（1）现金、银行存款日记帐应当每天打印，并与出纳库存现金核对无误。
（2）银行佘额调节表每月打印一次。
（3）科目汇总表每月打印一次、总分类帐和明细帐可以按月打印或满页打印。
（4）在结帐前应确认有关子系统是否月结。
（5）年未必须将全部帐簿打印输出，规范装订。
会计电算化系统计算机硬件和软件管理制度
1、各单位要明确财务微机管理员，负责电算化软件和硬件的日常维护和管理。
2、硬件维护。
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3（1）要为电算化创造和保持良好的环境，保障电算化设备正常运行。财务微机应当配备不间断电源（UPS），以避免意外断电造成会计数据的丢失。
（2）用于电算化的计算机、打印机等设备必须专用，严禁安装与财务无关的软件和进行无关操作。
（3）要建立严格的防病毒措施。严禁使用带毒软盘和光盘上机操作，各单位都要配备正版杀毒软件。在使用上下级送来的软盘时，应当事先进行病毒检查。
（4）财务微机禁止使用外来软盘，禁止玩游戏，以防感染病毒。
（5）不得随意删除计算机硬盘上的目录或文件。
（6）用于电算化的计算机设备和数据严禁在互联网和局域网中共享，防止存在安全隐患。
3、计算机软件维护
（1）每周全面检查一次计算机软硬件系统，并作好检查记录，保证系统的正常运行。
（2）在系统更新、扩充、修复后，由系统维护人员实施安装调试，直至运行正常。
（3）在系统环境发生变化时，随时作好适应性维护工作。
（4）在系统运行过程中如发生异常，应及时分析，查找原因，尽快恢复系统的正常运行。如发生无法解决的故障应及时和硬件的供应商和软件的技术人员联系，以便妥善处理。
电算化会计资料管理
1、电算化会计资料包括存储在磁介质（软盘、硬盘、磁带、光盘）上的会计数据和纸质的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料。
2、电算化会计资料，应按财政部的《会计档案管理办法》和我院有关制度管理，明确责任，妥善保管。
3、电算化会计资料的备份要求永久保留。以磁盘、硬盘、光盘等介质保存的数据必须有双备份，存放在不同的地点，并确保安全。
4、以磁性介质存储的数据应定期更新介质、进行再拷贝。
本制度由财务处负责解释，自下发之日起执行。
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