浅论秘书素养

2020-03-03 02:07:01 来源：范文大全收藏下载本文

浅论秘书素养

摘要：素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

关键词：素养

秘书人员

工作能力

工作质量

素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

（一）综合素养

秘书工作具有多元性、复合性的特点，作为领导身边的辅助管理人员，秘书常常是既要提供智力服务，又要亲自出面操持；既要运筹帷幄，又要捉刀代笔；对内是领导的左膀右臂，对外是单位的脸面喉舌。一个合格的秘书得是“出得厅堂，下得灶房”的角色，应是“通才”、“杂家”，也就是说要具有适应多方面工作要求的“综合素养”。

1、准、细、实、探——秘书的基本素质秘书具有什么样的素质，对其工作质量有着至关重要的影响。在实践中我们体会到，要真正适应新形势，适应领导的高标准、严要求，广大秘书人员必须做到准、细、实、深。准就是反映情况、报告信息一定要准确无误，实就是观察问题、分析问题一定要细致周到，实就是工作态度、学习态度一定要“实”字当头，深就是参谋、服务一定要“深”人一等。

2、优秀秘书必备的四种素养

如何做一个优秀的秘书，怎样才能在秘书岗位上成才，这是很多青年秘书都在关心的问题。一个秘书人员要想在平凡的岗位上脱颖而出，需要具备以下四种素养：珍惜参与机会、善于张扬个性、从不轻言拒绝、勇敢接受挑战。

3、秘书道德“德仁义礼智信勇严”

中国古代大军事家孙武，在其著名的《孙子兵法》中，曾用“将者，智、信、仁、勇、严也”的警句，道出了作为将领应具备的素质，时下用“德仁义礼智信勇严”要求秘书工作人员，道也十分恰当中肯。

4、在领导身边工作“十要”

在日常工作中，每个人都要同领导打交道。特别是在领导身边工作的同志，更需要懂得一点与领导相处的艺术。重点把握以下十个方面：要谨言慎行严律己、要取长补短勤交流、要接受批评不猜疑、要是非面前不搬弄、要维护形象负责任、要正常交流等距离、要勇于实践挑重担、要勤于思考善总结、要思前想后找准位、要对上对下一个样。

5、秘书“十忌”

称职的秘书人员，在工作中必须注意“十忌”：忌说话简单粗暴、忌讲假话、大话、空话、忌架空领导办私事、忌作风漂浮、忌泄露机密、忌误传信息、忌打断他人讲话、忌报喜不报忧、忌无原则的承诺、忌办事虎头蛇尾。

（二）法律素养

随着我国法制社会和市场经济的日益成熟和完善，任何团体和个人的社会行为都要受到法律的约束。秘书的主要服务机构是党政机关和企事业单位，他们为领导出谋划策、替单位拟写文书、参与各类公务活动。这些工作或者关系国计民生，或者关系合法经营，无不与法律法规息息相关。因此，秘书的法律素养是依法行政和守法经营的重要保证，也是秘书素养的重点。

1、正确认识几个法律关系

法律意识是指依法办事、依法行政、依法律己、依法行使权利和履行义务的意识。秘书人员要当好领导的助手，必须依法办事、依法行政、依法律己，提高法律意识。秘书人员要提高法律意识，必须正确认识以下几个关系：必须正确认识“人治”与“法治”的关系、政策与法律的关系、权利和法律的关系。

2、秘书要严把保密关由于工作岗位的重要性和工作环境的特殊性，领导秘书接触秘密多，知道秘密早，了解秘密深，因而保密的责任也就特别重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口，关好自己的门，把好报道的度。

（三）智能素养

总体而言，秘书对领导主要是提供智力上的服务，如沟通情况、协调关系、拟写公文、处理信息、出谋划策、辅助管理等等。这些工作要求秘书具有较高的知识与能力素养。知识是对客观事物及其本质规律的认识，能力是运用知识来解决实际问题的本领。前者偏于理论，后者偏于实践。秘书工作恰恰是在理论和实践两方面都具有较高的要求。离开智能素养，秘书将寸步难行。

1、秘书知识结构的合理化

知识结构是指一个人知识体系的构成情况与组合方式。文秘人员知识结构的合理化既是有效从事本职工作之必须，也是进一步发展与成才的基础。

知识结构合理化是在遵循目标整体原则、层次原则、动态原则、个性原则、外贮原则的条件下得以完善的。文秘人才的知识结构是多样的，成才的途径是广阔的。但在建造合理、高效的知识结构时，应注意以下几个问题，即循序渐进、系统完善、主辅结合、不断更新。

2、现代企业秘书的几种能力（1）经济工作能力：具有较高的政策水平、思想要敏锐、要通晓本企业情况、善于收集经济信息、搞好公关工作。（2）善于协调的能力：上下关系的协调、秘书与领导的关系协调、领导成员之间的关系协调、职能部门之间的协调。（3）敢于创新的能力：要有自强不息的进取心、梳理敢为人先的竞争观念、具有改革意识、具有获取信息的超前意识，即强烈的信息意识、具有换位思维意识、要有一种坚韧不拔的毅力。

一个优秀的秘书工作者，除了应具备观察能、协调能力、分析综合能力、写作能力、独立工作和管理事务的能力外，还应具备驾驭时间的能力。在现代社会中，随着管理职能的不断扩大，组织机构的日臻复杂，信息量的增加和社会的加速发展，作为管理者有力助手的秘书，能得心应手地驾驭管理时间，乃是提高工作效率的一项必不可少的能力。主要是能够分析自己的时间耗费、有效地计划和组织、保持自己的工作重点及消除时间浪费的方法。

（四）人际素养

人际素养其实是智能素养的一个方面。由于秘书的特殊地位，这方面的智能素养显得尤为重要。在单位内部，秘书岗位是当然的枢纽位置，起着沟通上下、协调左右的作用；在单位外部，秘书又被视为单位的形象代表和代言人，起着沟通内外的作用。要充分发挥这两方面的作用，秘书必须具备协调、合作、公关、礼仪等素养，有建立和维持良好人际关系的高超智能。

1、重视人际关系能力的培养

人们常说，最复杂的是人际关系，最难学的是关系学，而秘书人员恰恰最需要增强人际交往能力，处理好人际关系，而这时因为增强人际关系能力不仅是秘书职业上的需要，同时处理人际关系也是一种管理智能。

2、亲密有度，情感有节

秘书与领导在工作中接触的机会比较多，除了完成领导大脚板的事项之外，常常还需要照顾好领导的私人生活，如出访时生活物品的竹内，外出时个人生活的照顾等，这样，秘书与领导之间的感情也随之加深。但对于这种情感，秘书要处理恰当，应该做到与领导亲密有度，情感有节。近些年，秘书职业呈现女性化趋向，女性秘书在与领导相处时更要正确把握好这种关系，掌握好分寸。

（1）关系处理不当造成的危害：一是从工作上看，易对决策产生私情干扰；二是领导与秘书的关系容易产生错位；三是有损领导的尊严；四是秘书自身易导致感情的发展；五是容易引起周围同事的误解。

（2）解决办法：一是工作上尽职尽责；二是关系上服从领导；三是感情上尊重领导；四是空间上保持距离；五是利益上公私分明；六是心态上积极健康；七是人品上明白做人。

3、秘书与领导的有限合作

秘书与领导的关系，实质上是一种合作关系。有些同志有意无意地主张这是一种无限合作，但这应该是“有限合作”的模式。顾名思义，有限的合作是指在某一领域、某一方面、某种程度上的合作，而非广泛的无所不包的全面合作。

4、秘书的角色意识

社会学的角色概念是指在一定的社会关系中占某一社会地位或具有某种身份并遵守相应行为规范的一类人物。秘书作为一种社会角色，其独特的社会地位决定了必须遵循相应的行为规范。实践证明，秘书人员只有不断强化角色意识，才能顺利完成所承担的各项工作，做到游刃有余、得心应手。

5、秘书的认同意识

为领导服务是秘书工作的核心内容，秘书常常需要充当领导代言人的角色。因此，秘书人员必须对领导者这一特定的服务对象，具有自觉的认同意识。包括语言习惯认同、角色认同、理论水平认同。秘书人员的认同意识，是基本的工作意识，是每个秘书工作者必须具备的。认同意识的培养和运用，应该是主动的、积极的，并且是具有创造性的。秘书人员必须积极主动地增强自己的认同意识，创造性地工作，更好地为领导服务。

（五）语言素养

语言素养是人际素养的有一个方面，当然也是其中最重要的一个方面。建立和维持好的人际关系，需要懂得合作、识礼仪；但更重要的是长于沟通，尤其是语言上的沟通。现代秘书既要在撰写文件材料、领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接听电话、接待采访、汇报工作、参与谈判时能够“巧舌如簧”，随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的语言素养要求。

1、秘书与语言文字修养

语言文字工作关系到社会各行各业，促进语言文字的规范化、标准化、对教育、科学和文化事业的发展，加强国内外经济、文化的交流都有十分重要的意义。因此，全体秘书人员都应该努力提高自己的语言文字修养，注意用字用词规范。以下几个问题便值得一个秘书工作者高度重视，即滥用繁体字、写不规范的简化字、随便写错别字、文白混用、随便使用外来词语或方言词语、随意使用新词。

2、秘书的语言交际艺术

交际，又称交往，是人与人之间相互联系的一种行为；语言是人类最重要的交际工具，秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一。

（六）心理素养

秘书处于单位的枢纽地位，承担着复杂多元的工作。这些决定了在秘书身上外界的要求和自身的工作都是相当沉重的。在大多数情况下，秘书比本单位的其他职工承受着更多的压力。而且秘书始终处于领导的辅助地位，做的多半是幕后工作，业绩难以体现。这两方面的反差，常常另一些秘书心态失衡。因而加强心理素养，是做好秘书工作的基本保证。

1、性格

气质

能力

个性心理特征在个性结构中是比较稳定的构成物，主要包括性格、气质、能力。这三个要素是秘书扮演好自己角色的基础。

2、秘书的意志品质

意志就是自觉地确定目的，并根据目的来支配、调节自己的行动，克服各种困难，进而实现目的的心理活动。秘书工作在很多情况下是“人自为战”，上级领导对秘书工作人员的管理基本上是目标管理，主要靠秘书自觉地完成任务。因此，外界对秘书的强制管理力量相对比其他行业要弱一些，因而为了达到预期的工作目的，对秘书意志力的要求也就要高一点。而一个意志坚强的秘书则应该具备以下几种意志，即自觉性、果断性、坚持性和自制性。以上，便是我关于秘书素养做的浅要论述。

参考文献：

1、吕秀梅，张庆来主编《秘书》，机械工业出版社，2011-8-1

2、徐宪江编著《秘书的秘密2》，中国法制出版社，2010-09-11