2020-03-03 21:52:28 来源:范文大全收藏下载本文
行政前台工作内容
一、电话接听和来访接待
1、接听电话
①听到铃响,至少在第三声铃响前接听;接电话中,要常使用:您、请、对不起、请讲、请问、请稍等、不好意思、对不起、谢谢、麻烦您、谢谢、等语言。
②拿起话筒应注意微笑,先主动问好并自报公司名称(“您好,XX公司!”)。
附:注意倾听对方的话—→确认对方身份,委婉地探求了解对方来电的目的是什么—→相应的灵活做出回答
③礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;
2、来访者接待
有访客来时—→立即起身—→向来访者微笑致意:“您好,请问„„?”—→确认对方身份、来访目的、找的是谁—→请来访者在休息区入座稍等—→为来访者倒好茶水—→立即帮其联系。
①如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,或者把公司的简介、杂志等拿给他阅读,不要扔在那里不管。
②如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。
③如果来访者是面试,问清所要应聘的职位,请来者填写“应聘登记表”,填写完后找相关经理给其面试
二、办理入职、离职手续及名片申请
1、入职:该部门经理确认可以办理入职时间—→前台处领取并填写“入职登记表”和相关人事表格 —→填好后连同所需资料交回前台—→录入考勤指纹—→领取办公桌抽屉钥匙及办公用品—→阅读公司《规章制度》,无疑义后在上面签字
2、离职
前台处领取填写“员工离职申请表”和“员工离职汇签表” —→交回完整工作牌、钥匙、未使用完的名片等等—→在相应表上签字确认—→依表内容填写完整,汇签—→交回前台处
3、名片申请
如需申请名片(已办理入职手续的员工)—→前台出领取并填写“名片申请表”—→填写好后本部门经理签字—→交回前台处
三、办公品申请和库管
1、申请
月底由各部门经理填写“办公用品请购单”—→前台依单汇总—→经理审核—→购买
2、发放
清点检查文具店送来的物品—→无误后到财务室填写现金或支票报销表—→付款给送货文具店—→填写“办公品账本”和入库单—→依照各部门所需申请量填写出库单—→各部门经理在出库单上签字确认—→发放
3、库存
发放完后所剩办公品整理收回库房,以备用
四、保持接待区域和培训室的整洁干净
1、上班前整理一遍:把桌子摆正、椅子摆齐;烟灰缸清洗透亮
2、若有客户来访,客户走后5分钟之内:
收拾纸杯、桌椅归位;烟灰缸清理
附:检查备用的饮用水的数量,不够的话要及时联系送水。
五、考勤
1、打开 “考勤管理系统” —→连接设备后下载所有员工的打卡数据—→并以此为据在“考勤表”上记录相关符号
2、如果特殊情况没事先请假—→回岗后要及时到前台处领取并填写“请假条” —→本部门经理签字—→人力资源部经理签字—→交回前台处存档
六、辅助招聘
1、更新“XX招聘网”发布信息、搜索相关人员简历
2、通知符合要求的人员参加面试
七、打印机、复印机
多关注打印和复印机的状态,及时联系维修
八、邮件快递及传真的收发
九、其他
上级领导交办的事务和公司同事请求协助的事宜等
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