医药公司部门职能划分剖析
2020-03-03 16:12:37 来源：范文大全收藏下载本文
医药有限公司 部门划分及岗位职责
一、行政人事部
（一）、办公室主任岗位职责
1、在公司总经理的领导下全面主持行政人事部工作；
2、负责本部门的日常工作；协助领导做好与公司有关职能部门、兄弟单位的沟通与协调，安排或代表领导参加有关公务接待；
3、负责上级部门来文的接收、登记、传阅、整理归档工作；
4、协助公司领导做好对各类人员的考核、制定公司工资分配方案；
5、协助公司领导制定各类规章制度，起草年度工作计划、工作总结以及各类公文；
6、组织安排工作例会、行政性会议及其它专门会议，做好会议的记录、整理、存档工作；
7、根据上级指示精神和具体情况，向公司领导提出各时期工作建议；
8、负责传达总经理对公司各部门的指示、通知，传递各部门给总经理的报告、请示；
9、按公司领导的部署，检查各部门对公司行政决议、决定、工作计划的完成情况，并负责督办落实；
10、负责办理委托书、证明信和其它函件等；
11、完成总经理交办的其它工作任务。
（二）、行政助理岗位职责
1、协助部门领导完成公司各种证照的申报、变更、年检、注销等工作；
2、协助部门负责人做好公司的人事管理工作。即新员工的招聘、培训、入职手续、员工信息档案/人事档案的建立及管理工作；
3、协助部门负责人搞好公司各部门之间的综合协调，督查并落实公司各项规章制度，对会议文件决定的事项进行催办；
4、协助领导对公司的各项规章制度的制定、修订及检查监督；
5、做好各种行政会议纪要；
6、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送；
5、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作；
7、负责公司员工社会保险的投保、申领；
8、负责员工考勤工作，统计每月考勤并交财务做帐，留底；
9、处理日常事务工作，包括处理公司一些文字工作、办公用品管理、来访单位的办事人员或个人的接待工作；
10、完成领导交办的其他任务。
二、业务部（临床部、招商部和新特药部）
（一）、部门经理岗位职责
1、分析市场状况，正确作出市场销售预测报批；
2、拟订年度销售计划，分解目标，报批并督导实施；
3、拟订年度预算，分解、报批并督导实施；
4、根据中期及年度销售计划开拓完善经销网络；
5、根据网络发展规划合理进行人员配备；
6、汇总市场信息，提报购进药品计划和建议；
7、洞察、预测渠道危机，及时提出改善意见报批；
8、把握重点客户，控制70%以上的产品销售动态；
9、关注所辖人员的思想动态，及时沟通解决；
10、根据销售预算进行过程控制，降低销售费用；
11、参与重大销售谈判和签定合同；
12、组织建立、健全客户档案，并维护好公司客户网络；
13、指导、巡视、监督、检查所属下级的各项工作；
14、向直接下级授权，并布置工作。
15、根据工作需要调配直接下级的工作岗位，报批后实行并转行政人事部备案；
16、负责制定业务部门的工作程序和规章制度，报批后实行；
17、受理直接下级呈报的合理化建议，并按照程序处理；
18、填写直接下级过失单和奖励单，根据权限按照程序执行；
19、完成上级交办的其他任务。
（二）、业务员岗位职责
1、负责公司分配区域的客户定单处理，维护和建立良好的客户关系；
2、对客户的投诉及意见进行登记、反馈和处理；
3、完成渠道管理工作：
（1）掌握所经营品种的产品知识、价格、销售政策、流程等情况，严格按照公司制度办事；
（2）熟悉客户业务各项流程，定期对区域内的终端客户进行业务拜访；建立并完善区域销售网络；
（3）能够保持、促进本公司产品在客户处的销售，并保证应收账款的回笼；
（4）能够密切关注本公司产品在客户处的销售动态，并及时调整预防近效期货及因滞销而造成的退货的发生；
4、市场信息搜集反馈工作：
（1）统计本公司产品销售数据并进行分析； （2）有关竞争对手及产品的信息搜集；
（3）收集市场对产品的反应信息并上报公司及时作出调整； （4）上、下游客户的动态信息搜集。建立完善的客户信息档案，并确保该资料的完整性和准确性。
三、采购部
（一）、采购部经理岗位职责
1、主持采购部全面工作，根据业务部所报的采购计划，结合公司现有商品库存，按照采购工作程序组织采购工作实施，确保各项采购任务保质保量保价完成；
2、随时掌握药品供应、价格的市场变化情况，指导并监督下属开展业务，确保采购到客户满意的药品和保证公司利润最大化。同供应商经常沟通，解决合作中出现的问题，务必以有效的资金，保证最大的商品供应；
3、要熟悉和掌握公司所需各种药品的名称、型号、规格、单价、用途和产地；检查购进药品质量是否合格，对公司采购的药品和质量负有领导责任；
4、参与大批量药品订货的业务洽谈，提供供货商信息，协助公司选择供应商，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商；
5、认真监督检查各采购员的采购流程及价格控制，督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来；
6、提供首营新品的基本信息，呈总经理及主管副总经理，以便做新品选择决策；负责跟踪收集新品的销售情况，为优胜品种提供依据。
7、随时掌握库存数量，保证满足客户需要，不出现商品断货情况。
8、指导库管对库存商品进行规范化管理，货物摆放合理，环境适合药品存放要求，并定期监督库管对库存商品进行盘点。
9、对滞销和效期商品及时进行调拨、退换，使所有药品都能在有效期以前被销售。
10、负责部门人员的思想、业务、服务意识培训，提高员工的综合素质；
11、完成领导交给的其他临时性工作。
（二）、采购员岗位职责
1、协助部门经理完成采购部日常事务工作。
2、负责公司中西药品的采购工作，属招标采购品种按有关规定执行。
3、规范、协调采购政策和行为，把握进货渠道的合法性。保证药品质量优质，价格合理。
4、保证临床用药，对临时需要或抢救急用的药品要及时解决。
5、了解药品信息及价格，正确执行药品价格政策，保证药品价格的准确性。退入库手续清楚，单据齐全。文件、单据妥善保存。
6、与医药公司互通信息，做好剩余药品、缺药、破损药品、近效期药品的协调工作。
7、负责药品信息的维护，保证其准确性。
9、协助库管人员管理药品，做到帐物相符。
10、为财务、审计提供各种报表及其他药品报表工作。完成其他与采购相关事宜，处理日常办公事务。
11、完成领导交办的其他任务。
四、质量管理部
（一）、质管部经理岗位职责
1、认真贯彻执行《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》及《药品经营质量管理规范实施细则》等相关法律、法规和公司制定的一系列药品经营质量管理制度；
2、制定与开展质量方针、目标，负责起草、编制质量管理制度、质量责任制度及经营环节的质量程序文件，并指导、检查、督促各项管理制度的实施；
3、负责公司药品经营全过程的质量管理工作，坚持原则，正确处理药品经营过程中的质量问题；
4、负责对企业质量方针、目标、GSP以及质量管理制度的实施情况进行检查与考核，定期开展企业内部质量体系评审，下达整改通知，并监督整改；
5、负责处理用户有关药品质量问题的来信来访，不定期开展信访、走访、质量查询工作；
6、负责对业务部门的首营企业及首营品种质量审核并进行登记，收集用户对新药品的质量反映，及生产厂家不断提高药品质量提供的信息，并审核采购计划；
7、带领本部门人员做好主营品种的质量档案，负责规范全企业质量台帐记录，原始记录及统计报表等；
8、配合办公室做好员工的法律、法规及质量管理方面的培训工作；
9、负责不合格药品的确认、审核、报损、销毁、处理工作，并对全过程进行监督；
10、根据公司整体质量状况组织质量控制方案，监控产品全程质量，并定期评估控制方案；
11、处理客户反馈，建立快速质量反馈体制，依据反馈改善质量控制；
12、总结产品质量问题并协调有关部门及时解决；
13、主持原材物料的检验及产品的评审工作；
14、负责质量档案的管理，各种质量数据的统计、审核、报送、分析工作。
15、每周不定时间的巡视仓库，对发现的问题及时解决，解决不了的向上级领导反映。
16、完成领导交办的其他任务。
五、财务部
（一）财务部经理岗位职责
1、负责财务部的日常管理工作,保证会计报表等文件的真实性、合法性；
2、主持财务报表及财务预决算的编制工作，为公司决策提供及时有效的财务分析，保证财务信息对外披露的正常进行，有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时的调整；
3、根据报表分析财务指标反映财务状况及经营状况；
4、与财政、税务、银行等相关政府部门等机构建立并保持良好的关系；
5、向上级主管汇报公司经营状况、经营成果、财务收支及计划的具体情况，为公司高级管理人员提供财务分析，提出有益的建议；
6、其他领导安排的临时性工作任务。
（二）会计岗位职责
1、加强政治业务学习，不断提高政治思想水平，坚持四项基本原则，树立全局观点，遵纪守法，忠于职守，廉洁奉公，实事求是。不断提高会计业务水平，建立科学的会计工作秩序，正确执行会计人员的职权。
2、认真执行各项财经纪律、方针、政策、法规、制度和各项开支标准，对违反制度的业务事项有权拒付，并向领导汇报。
3、当好领导的参谋助手，管理并用好公司资金，量入为出、统筹兼顾，合理安排，保证重点。
4、会计人员必须审查原始凭证，对于不正确、不完整的原始凭证，退回更正补充，对于不合法的原始凭证坚决拒绝受理，保证一切会计凭证、账簿、报表及其它会计资料的真实、准确和完整，并及时做好整理归档工作。
5、会计人员要按照会计制度和规定设置会计科目和会计账簿，数字必须真实，严禁弄虚作假，伪造帐目。对发生的经济活动要进行如实的反映和监督，按会计制度及时记帐、算账、报账。账簿内容完整，按规则记收，字迹工整，账账清洁，账账相符。
6、编制财务计划，及时编报各种月报、季报决算。会计报表必须及时、准确。
7、建立财产清查制度，保证账簿、记录与实物款项相符。
8、坚持对预算的执行情况，进行基本的数量分析，检查资金的使用效果，挖掘增收节支的潜力。及时清理债权、债务往来事项。
9、经费使用做到年初有预算，年终有决算，并定期向主管领导办公会议汇报。
10、建立、健全会计档案，按照财政部门规定保管办法，保管好会计档案，以备查核。
11、完成领导交办的其他任务。
（三）出纳岗位职责
1、在财务经理领导下，按照国家财会法规、公司财会制度的有关规定，认真办理提取和保管现金，完成收付手续和银行结算业务。
2、负责办理银行存款、取款和转账结算业务。
3、登记现金和银行日记账，做到日清月结，保证账证相符、账款相符、账账相符，发现差错及时查清更正。
4、认真审查临时借支的用途、金额和批准手续，严格执行采购领用支票的手续，控制使用限额和报销期限。
5、正确编制现金、银行的记账凭证并及时传递。
6、配合有关人员及时开展对应收款的清算工作。
7、严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销的有关规定，办理现金收付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全。
8、负责妥善保管现金、有价证券、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、账册、报表等会计资料的整理、归档工作。
9、负责掌管公司财务保险柜。
10、准确无误的开据发票，并做好记录。
11、完成上级领导交办的其他任务。
六、出单部
1、负责订单的处理，开出准确出库单。
2、负责药品入库、出库、调价、报损、盘点等中西药库及制剂的日常业务的计算机管理工作。
3、与业务部和储运部配合，及时反映库存数量
七、仓储部
（一）仓储部主任岗位职责
1、全面负责仓储部的日常运行管理，协助业务部门做好仓库货品的正常出货。
2、监督管理仓库收货、配货、发货和记账等的日常工作；
3、库品的安置控制、管理和分析，及时提出补货信息；
4、维护、操作系统，每天必须确保及时、完整、正确的提供库存动态信息，确保帐、物相符；
5、了解所存货物的现状，时刻注重防火、防水、防盗等重大安全隐患，避免由于管理不当产生毁坏、霉变、丢失等现象，确保库存货物的各项安全；
6、提出连续改进方法和技巧，提高效率、降低成本；
7、完成上级领导交办的其他任务。
（二）、质管员岗位职责
1、树立“质量第一”的观念，坚持质量效益的原则，承担质量管理方面的具体工作，在药品质量管理、工作质量管理方面有效行使裁决权；
2、依据公司质量方针目标，制定本部门的质量工作计划，并协助部门领导组织实施；
3、负责质量管理文件在本部门的执行，定期检查制度执行情况，对存在的问题提出改进措施，并做好记录；
4、对公司经营过程中的药品质量进行严格检查监督，定期对公司质量管理工作的执行情况进行检查、考核，在公司内部有效行使否决权；
5、在公司各部门的协助下，做好本公司的质量培训、教育工作；
6、负责对上报的质量问题进行复查、确认、处理、追踪；
7、负责对药品养护工作的业务技术进行指导；
8、负责处理药品质量查询。对客户反映的质量问题填写质量查询登记表，及时查原因，迅速予以答复解决。
9、负责质量信息的管理工作。经常收集各种药品信息和各种有关质量的意见建议，组织传递反馈，并定期进行统计分析提供分析报告；
10、负责不合格药品报损前的审核及报废药品处理的监督工作，做好不合格药品相关记录；
11、收集、保管好本部门的质量资料、档案、督促各岗位做好各类台帐、记录、保证本部门名项质量活动记录的完整性、准确性和可追溯性；
12、协助部门领导组织本部门的质量分析会，做好记录，及时填报质量统计报表和各类信息处理单；
13、负责药品不良反应信息的处理及报告工作。
14、完成领导交办的其他任务。
（三）验收员岗位职责
1、树立“质量第一”的观念，坚持质量原则，把好药品入库质量第一关；
2、负责按法定标准和合同规定的质量条款对购进药品逐批进行验收，有效行使否决权，质量不合格的药品不得入库；
3、验收药品应在符合规定的待验区进行，并及时验收完毕；
4、验收时应对药品的包装、标签、说明书以及有关要求的证明文件进行逐一检查，整件药品包装中应有产品合格证；
5、验收外用药品，其包装的标签或说明书上要有规定的标识和警示语或忠告语，非处方药的包装要有国家规定的专有标识；
6、验收进口药品，其包装的标签应以中文注明药品的名称、主要成份以及注册证号，并有中文说明书，以及合法的相关证明文件；
7、验收中药饮片应有包装，并附有质量合格的标志。每件包装上，应标明法定的药品质量内容；
8、验收首营品种，应有首批到货药品同批号的药品出厂检验报告书；
9、规范填写验收记录，做到字迹清楚、内容真实、项目齐全、批号及数量准确、结论明确、签章规范，验收记录保存至超过药品有效期一年，但不得少于于三年。
10、完成领导交办的其他任务。
（四）养护员岗位职责
1、坚持“质量第一”的原则，在质管员的技术指导下，具体负责在库药品的养护和质量检查工作；
2、负责对库存药品定期进行循环质量养护质检查，一般药品每季一次，重点养护品种增加检查次数（每月一次），并做好养护检查记录；
3、对由于异常原因可能出现问题的药品、易变质药品、已发现质量问题药品的相邻批号药品、储存时间较长的药品，应缩短养护检查周期，加强养护。
4、养护检查中发现质量有问题的药品，应挂黄牌暂停发货，同时报质量管理员处理；
5、做好药品的效期管理工作，6个月内近效期药品按月填写效期催报表；
6、指导并配合保管员做好库房温湿度监测管理工作，每日上、下午定时各一次对库房温湿度作记录。
7、根据气候环境变化，结合夏防、冬防计划，对中药饮片采取干燥、除湿、防虫等相应的养护措施；
8、负责对保管、养护仪器设备的管理、维护工作，建立仪器设备管理档案；
9、正确使用养护、保管、计量设备，并定期检查保养，做好计量检定记录，确保正常运行、使用；
10、每季汇总、分析和上报养护检查、近效期或长时间储存药品的质量信息。
11、完成领导交办的其他任务。
（五）发货员岗位职责
1、保证拣出药品的及时性，提高库存药品的周转率。
2、保证拣货的完整和准确，将差错降到最低；
3、根据拣货标签或单据上指示的作业类别、出库品规、货位编号、批号、数量、生产厂家信息进行拣货；
4、在拣货时核对标签上商品品规、批号、数量、生产厂家等信息，在标签对应的商品上，将标签进行粘贴；
5、补货至零货区的商品将拣货标签粘贴在商品的正上方，根据标签指定的巷道，投放在指定的巷道里面；
6、负责商品进行周期性和临时性盘存工作，确保一定的盘存准确率；
7、负责责任整件堆垛及作业工具的日常维护与管理，按GSP要求进行堆码与陈列；
8、做好责任区域的清洁卫生工作；
9、完成领导交办的其他任务。
（六）复核员岗位职责
1、按照出库凭证逐批逐项核对实物，并进行检查；保证出库物品货单相符，数量准确，质量合格；
2、发货时要注意检查外包装是否牢固可靠和完整，如发现箱内有破损、流体外溢等现象，应及时检出，调换补足；发现包装材料因受潮、破损或散架的，则应更换包装或加固后，才能发货；
3、对复核时发现的差异应进行再复核并确认；
4、做好复核记录，做到帐面工整、字迹清楚；
5、完成领导交办的其他任务
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