探讨企业秘书岗位职责修改
2020-03-03 21:00:06 来源：范文大全收藏下载本文
探讨企业秘书岗位职责
作者：陈秋萍
（四川职业技术学院 08文秘班 邮编629000）
【内容摘要】改革开放以来，我国秘书工作有了飞速发展，开始走上规范化、制度化、科学化的轨道。企业秘书作为秘书工作的重要组成部分，在协助企业领导做好发展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面，发挥了积极作用。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内部管理人员与领导的助手。基于此，本文针对总经理秘书工作的特点、工作方法，结合笔者所学和实习工作经验，进行具体的探讨，希望全文为企业秘书职责更加规范提供可借鉴的意义。
【关键词】企业董事长秘书工作特点工作方法
随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代。面对市场经济竞争日益激烈的新形势，特别是“入世”后，我国企业的经营管理和决策遇到前所未有的复杂性、多变性和竞争性，企业领导迫切需要企业秘书能够适应新形势，进一步做好服务工作。因此，我国的秘书工作面临很多新形势、新问题和新困难。以“办事型”、“事务型”、“秀才型”为标准，选择企业秘书已远不适应“入世”的瞬息万变的全球化市场经济的发展需要。新的形势也对秘书提出了数字化、国际化、全球化的要求。秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展需求。所以，新形势下秘书工作的新模式、新观念、新方法越来越成为我国企业发展的迫切需要。基于此，全文希望通过针对企业秘书岗位职责方面的研究，对于提高企业对秘书这一职业的重视程度有积极的借鉴意义。
一、总经理秘书工作的特征
充分了解总经理秘书的工作特点，既有利于进一步认识和把握总经理秘书工作的规律，也有利于全面认识和有针对性地做好总经理秘书的工作。
(一)辅助性
总经理秘书的任务是协助领导工作。这一点就决定了“总经理秘书”这个职务的身份、地位、工作的内容和性质。它是领导的助手。它相对于领导永远处于辅助的、次要的和被领导的地位。例如：起草文件或撰写报告这类的文字性工作、收集领导所需的相关资料等等。“辅助性”是总经理秘书工作的特点中最基本的一个。因此，在日常工作中领导最终决定一件事情的处理方法、思路；当总经理秘书和领导的意见不统一和不一致时，不应该也不允许出现不服从领导指示，越俎代庖的情况。但是服从不代表盲从。总经理秘书要想更好的协助领导工作，必须要有独立的思考和自己的主见。当与领导的意见不统一或不一致时，总经理秘书应当有保留自己的想法和建议的勇气和智慧，并通过合适的方法和途径向领导表达，以便协助领导更好的、更全面的考虑和解决问题。但是，一旦领导做出决定，秘书就应当遵守和执行。总经理秘书只有充分地认识到自身工作的这一特点才有可能成为领导的好参谋和好助手。
（二）被动性
总经理秘书工作的辅助性质决定了它的工作存在着被动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面：第一，作为领导的参谋和助手，总经理秘书必须按领导意图办事，不能自行其是。尽管总经理秘书可以向领导提出不同意见和建议，但在行动上必须坚决服从上级的指挥，不能我行我素。从这个意义上说，总经理秘书的工作是被动的。第二，总经理秘书作为领导与组织内部和外部沟通的枢纽和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然总经理秘书也有自己工作的计划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时突发性的事务较多。从这个意义上说秘书工作也具有被动的特性。
（三）保密性
秘书工作是一项保密性很强的工作。汉语“秘书”一词中的“秘”字，就包含有“秘密”的意思。英语中的秘书“secretary”一词中的词干“secret”的意思也是“秘密”。这恰恰反映出秘书工作的重要性和保密性。秘书是辅助领导工作的人员。在日常工作中，对总经理秘书保密的要求也更高。在和平年代的今
天，商场如战场。企业间的商业秘密、商业情报以及核心技术等等都是竞争对手间相互争夺的重要情报。秘书工作的保密性往往与各种利益有着密切的联系。保密与窃密的斗争，在政治领域中，实质上是政党之间、国家之间进行政治斗争的重要表现；在经济领域中则是经济斗争的一种表现形式。因此，总经理秘书应当时刻都保持高度的安全保密意识。
二、总经理秘书的工作方法
总经理秘书的工作职责决定了它的辅助性和被动性的特点。人的能力是有限的。秘书人员应该在了解环境和适应环境的基础上，能动的改造环境。了解自己周围的工作环境并掌握一定的工作方法，对总经理秘书更好的适应和履行自己的工作职责是有利的。
（一） 掌握领导的性格
有些领导眼中的喜好在另外一些领导心中有可能会为忌讳。性格的差异造成了不同的相处状态。不同性格的人待人处世的方式往往也不一样。有的领导性格沉稳，办事非常严谨。当他总是批评你、提醒你的过失时，其实也是表示他对你的留意和关心。这时秘书人员要能听得进去。在人才济济的大单位，能被领导留意并不容易。如果你不能够取得不同寻常的成绩，那就应尽量减少工作中的失误。例如笔者所在的实习公司的总经理性格开朗，有点急性子。平时安排工作时总喜欢让属下能立刻按照他的意思执行。但是他有时考虑问题时，思维比较活跃，喜欢反复，经常出现朝令夕改的情况。因此，笔者在日常工作中一旦发现领导在指示处理某些问题比较犹豫或思绪不太稳定时，经常有意识的暂缓执行，等到半天或一天后领导对该问题的处理意见没有其他变动时，才按照领导指示处理。这样就有效地避免了很多因为领导指示的频繁变动给公司人力、物力和财力上造成的损失。
当然，我们工作中不可能就遇到这么简单的几种性格的领导。每个人都有不同的性格，领导也不例外。准确的掌握领导的性格，在工作中确定适宜的原则，将会使总经理秘书和领导的相处更为融洽，日常工作更为事半功倍。
（二）了解领导的心理
每一个总经理秘书在想做好自己本职工作前，都应该扪心自问自己是否真的了解自己的领导。对于总经理秘书来说，了解和熟悉领导，应该和了解熟悉自己
的本职工作一样重要。例如笔者所在的实习公司有很多员工，甚至一些在公司工作多年的老员工都觉得总经理听不进别人的意见和建议；甚至觉得他性格怪异，行为难以捉摸。笔者以前的总经理秘书任职的时间一般都不长。有的甚至仅仅只有一两个月就不得不被迫或者主动辞职。造成这种现象的原因关键是这些人没有很好地了解和把握领导的心理。因为不了解领导的心理，所以无法理解领导的行为，不能领会领导行为的真实用意；才会认为领导怪异、行为难以捉摸。例如，总经理待人比较委婉，处理事情总喜欢给人留有一定的余地。有时，当他不满意下属对某些事情处理的汇报时并不直接表达出自己的否定意见，而是喜欢答非所问，甚至东拉西扯。这时候，下属如果懂得领导的心理，便会知道适可而止。如果不能了解领导的心理，不能把握领导的真实用意，必然会引起领导的不满，甚至招致领导的反感。这种情况下，与领导的和睦相处都成问题，更不用说如何做好自身工作了。
（三）掌握必要的沟通技巧
总经理秘书在日常与人沟通中讲究技巧很重要。一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现会比较正常，行为举止都会比较自然。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能表现比较拘谨，感到紧张甚至自卑；相反，在与社会地位低于自己的讲话时，又会表现得比较自如、自信。上下级间的沟通好坏，不只影响领导对你的印象，有时甚至会影响一个人的工作和前途。
此外，我在实习过程中发现沟通一定要注意讲究艺术。中国人受传统文化的影响很深，表达上习惯于比较含蓄。同样一句话，在不同的环境、不同的条件下，以不同的语气、不同的语速，表达出的涵义可能完全不同。例如：如果领导问你：“你在工作上还有什么理想？”你千万别直接说：“我想升职。”但可以不失时机地给上司一个暗示：“如果有更多的挑战，我会有更多的创造”等等。这样表达可能会更能达到令人满意的效果。
现代社会赋予“总经理秘书”这个岗位更多的色彩和更多的内涵。总经理秘书作为总经理的参谋和助手，是总经理与公司各部门和外界之间沟通的重要枢纽和渠道。总经理秘书的职位虽然不是很高，但是它在现代企业管理和经营中起着越来越重要的作用。秘书能力的好坏，水平的高低，直接影响到总经理的工作和处理事务的效率，最终乃至会影响到一个企业内部运作的效率；“闻道有先后，
术业有专攻”。秘书人员要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须学会放弃保守被动的心理，而应以积极的进取心来迎接一切。总经理秘书是一个富于挑战的职业。只有拥有良好的心理素质和道德修养，积极主动的工作态度，扎实的理论基础、广博的知识，丰富的工作经验和工作方法才能成为一个真正合格的总经理秘书，才能成为领导的得力助手和参谋。
参考文献
[1] 王祥 《秘书工作随想》期刊 2005年第07期
[2] 王晓聪《我的情缘》期刊 2005年第08期
[3] 张业展《良师出“高徒”》 期刊 2005年第09期
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