档案管理办法
2020-03-01 15:54:04 来源：范文大全收藏下载本文
档案管理办法
一、总则
1、根据国家档案法和公司经营管理工作需要，特制定本管理办法。
2、本办法所指的档案，是公司及各职能部门的各项活动中形成的，具有凭证作用和历史作用，有查考价值的各种文件材料。
3、公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，均由各部门收集整理，按年度在年初二月之前，立卷转交综合部档案室档案员，各单位的领导和承办人员是整理归档的直接责任人，负责转交工作，任何人工作调动时或退休因故外出，不准自留或带走应归档的文件材料，转交档案需完整，如缺损，档案员立即提出并退回责任单位补办。
4、档案员须忠于职守，努力学习档案专业知识，不断创新和提高档案管理、使用水平。
二、机构和任务
1、公司档案工作由档案员实施，在综合部长领导下开展档案的收集、整理、鉴定，保管、销毁、统计、检索、编研、利用工作。
2、集中统一管理本公司在各项工作活动中形成的全部档案，制修订本公司档案工作中的各项制度、工作计划、总结、分析报告。
3、贯彻执行有关档案工作中的国家方针、政策、规定、办法、创新、实践，符合公司根本利益的方式方法。
4、档案员对各部门整理，转交档案工作业务进行业务指导，协助搞好立卷归档工作。
5、负责档案的鉴定。
6、负责档案的利用、汇编、分析报告及领导交办的其它工作事项。
7、负责公司全部档案管理的使用工作。
三、档案的整理、保管和统计
1、档案按全宗整理和保管，按全宗进行分类、组卷、排列和编目，公司的档案具体分类工作由档案员以“分类目录”的形式通知实施，按年度编制案卷目 录。
2、建立全宗卷时，对立卷分类方法、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录做出说明。
3、档案室须坚固，通风良好，应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全设施，严禁在档案室存放易燃易爆物品，对达不到要求的，档案员要反映、报告，提出整改计划，对不具备条件的，要与负责人员共同 订出保障措施并实施。
4、档案员要对存放档案的柜、架及其它放置用具的整洁、排列整齐有序负责，
定期对档案进行全面清点核对，做到帐物一致，发生问题及时处理并向综合部长报告。
5、档案员对档案的接收、销毁、借阅、利用效果、复制、实存等数据应有记载和统计，并编制统计年报定期汇总向综合办主任报告。
四、档案的提供利用与保密
1、档案员要学习，熟悉本公司的历史和所保管的档案材料内容，为公司所属各单位积极提供档案，优质高效服务，建立档案借阅登记和利用效果记录。
2、根据公司发展工作需求，开展公司档案编研工作，编制各类档案目录和各种可利用的专题目录、索引、重要文件汇编等参考资料，开发档案信息资源为公司跨越发展服务。
3、借阅档案应根据档案的重要程度办理借阅手续。
⑴查阅重要机密档案需经公司董事长、监事会主席、总经理批准。
⑵公司内各单位查阅档案需综合部长同意。
⑶因设备维修或因具体业务工作需要可直接到档案室与档案员交涉办理借阅。 ⑷查阅非本部门的重要档案，需经归档单位同意，本部门因工作需要查阅本部门归档档案，可直接到档案室查阅。
⑸因工作需要复印存档文件，需查阅单位出具书面证明。
⑹档案室的重要机密档案材料，原则上不准外借，只能在档案室阅览，因工作需要必须借出，应经公司领导批准。
⑺外单位查借档案必须经董事长批准方可。
⑻董事长、监事会主席、总经理、副总经理、董事、监事借阅非密级档案可通过档案员办理借阅手续，直接提档，公司其它人员需借阅档案时，借本部门归档档案，需经本部门负责人批准，借用其它部门档案时须按⑷条办理。 ⑼档案员对借出归还的档案，要认真核对，如有短缺、损坏、涂改、勾划、拆
散或擅自复印、转借等现象要追究借阅人的责任，查明情况报告领导。
五、档案的鉴定和销毁
1、档案员按年度提出对过期档案存、毁处理意见。
2、档案鉴定，由档案鉴定小组负责，档案鉴定小组由综合办主任负责领导，成员由档案员和各业务部门负责人共同组成。
3、档案鉴定小组根据国家档案馆工作的原则、方法，按照档案保管期限，对超过保管期限的档案提出处理意见。
4、档案鉴定结束后，对销毁的档案要登记造册及公司领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明年月日，清册要长期保管。
5、根据电子档案的先进手段，在条件允许的情况下，也可录入电子文档长期保存。
六、档案室每年发布一次“文件材料归档及不归档范围目录”、“档案保管期限目录”、“立卷工作程序和案卷质量要求”、“存放文件目录”，根据特殊档案管理制订的“特殊档案管理方法”、“销毁档案（含图书）目录”、“秘密级别划分目录”、“档案借阅办法”等。
附加说明：
1、本制度由综合办提出并归口
2、起草人：
3、审核人：
4、批准人：
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