涉外秘书实务
2020-03-02 09:30:22 来源：范文大全收藏下载本文
印制名牌一般不套色，如确有需要，一般亦不超过三种颜色
名片应使用规范汉字印制，如果是与港、澳、台胞及外国人交往，也可选用繁体字
国际电报按其所使用的文字和电码可分为：明文电报、商用成语电报、商用密码电报、罗马字电报
国际电报按传送时间之快慢可分为：书信电报、普通电报、加急电报
接待室室内布置四大因素：光线、色彩、声响、空气
处理突发事件：值班人员要临急不乱，及时向上司汇报请求，在没得到上司的指示之前，为保障人民群众生命财产的安全、减少扣件，值班秘书应在可能的范围内适当地采取临时应急措施。
值班制度包括：
1、岗位责任制度：明确规定值班工作的职责范围和值班纪律。
2、领导干部值班制度：要求除一般的值班人员外，还应有一名中层以上干部负责当天或当周的值班工作，以便及时处理、解决重大问题，防止急事、大事无人处理。
3、请求报告制度：要求值班人员值班期间对于所遇到的重要问题或无把握处理的问题，不可擅作主张，应先请求，后办理；对重要的紧急情况和重要信息，要及时报告，不得拖延或知而不报告对于一些特殊的重要的突发事件，也可边处理边报告，但不可办而不报。
4、交接班制度
5、保密制度
如何刻制单位印章：单位的印章，须经过公安部门批准，然后到指定单位刻制，或由其主管上级单位负责制发。单位内部的专用章、负责人印章可由单位出具证明，经公安部门备案，然后到指定的工厂或刻字社刻制。
如何妥善保管印章：
1、印章应存放在安全可靠的地方，最好是放在保险柜内；
2、节假日应特别小心，存放印章的地方一定要上好牢固的锁，必要时还要贴上封条；
3、印章要随用随开锁，不用时不能随便搁放在桌面上。
如何履行用印手续：
1、严格履行用印批准手续；
2、严格监督用印；
3、严格执行用印登记制度；
4、认真盖好印章；
5、正确使用专用章；
介绍信的作用：
1、介绍作用
2、证明作用3
介绍信种类：证明信、存根介绍信、普通介绍信、专用介绍信
国际信封书写要求：
1、收集人名址要用英文、法文或寄达国通晓的文字书写，寄达国国名和地区名要用大写字母书写；
2、寄往蒙古、朝鲜、日本以及我国香港、澳门、台湾的信件，可以使用国内标准信封，按中文习惯书写收、寄件人姓名、地址；
3、不能用红笔或铅笔书写
大事记的特点：
1、史料性
2、记事性
3、简明性
涉外接待注意事项：
1、严守秘书，确保安全：接待外宾时，有关人员必须注意内外有别，自觉执行国家有关的保密规定，严守党和国家的机密，防范各种可能的政治、军事、经济等情报的窃密，确保国家机密的绝对安全检查；要做好接待工作中的保密工作，做好饮食、住地和交通等方面的安全工作，以确保外宾的人身安全；要保守重要会谈、文件和活动的秘密，以保证涉外接待和合作的顺利进行；
2、遵守纪律，讲究信用：自觉遵守有关纪律，严格执行请示报告制度，任何人不得以任何名义背着组织同外国机构和人员作不正当的来往交易，牟取私利；涉外接待中要信守诺言，以树立组织的良好形象；
3、不卑不亢，平等相待：涉外接待中，应本着不卑不亢、平等相待的原则，不管外宾是来自哪个国家和地区，我们都应按照接待规格，予以热情友好的平等接待，都应尊重他们各自的风俗习惯。
4、精心组织，厉行节约：接待需要人力、物力、财力作保障，接待人员应在不影响接待规格的前提下，严格按照有关部门的规定，精心组织，精打细算，节约开支，反对铺张浪费，树立良好的接待风气
会议通知必须写明：会议名称、会议内容或中心议题、会议起止时间、与会人员须知事项。如果是跨地区的会议或学术会议，最好发两次通知。第一次通知是预先性的，通知的后面应附回执。回执的内容包括：与会者姓名、性别、年龄、职务、住宿要求、工作单位、地址、邮编及联系电话、等接到肯定参加会议的回执后，再发第二次通知，即报到通知
召开员工大会，涉外秘书的主要任务：
1、发出通知。告知员工大会的内容，开会的时间、地点；
2、布置会场。组织有关人员布置好会场，例如会标、主席台的布置，音响、照明的检查等；
3、准备好会议的文字。及时准备好领导的讲话稿，人报告用的有关文件、资料、统计数字，等等。
案例分析：客人依约前来，领导却因急速外出或非外出不可，而又来不及通知客人，这是主任的失礼。
1、涉外秘书应代表上司对客人诚恳地表示歉意，请求谅解，并说明情况及领导预定回来的大概时间，征求客人意见。
2、如果客人留下来等待上司，则应先客人谈谈，而决不能让客人独自坐着干等。如果客人要先回去，则要注意不要忘记与客人商讨有关再联系事宜。
3、如果客人同意，也可以根据客人来访的意图和洽谈的事项，将其介绍给其他有关的部门或领导
4、如果领导在因事临时外出时已交代好如何接待有约在先的客人，那么就要照领导的指示
办理。
人人范文网 m.inrrp.com.cn 手机版