茂名学院各类档案归档范围和保管期限表

茂名学院各类档案归档范围和保管期限表

（十类纸质载体档案+声像载体档案）

党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11党务综合

序号 类目名称

保管期限

1 上级党组织有关党的建设以及政策法规性*的文件材料长期

（如文件是针对本校的，则永久保存） 2 学校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、请示、工作报告、议程、决议、永久

总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会

主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表

和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、长期

小组会议记录等

（3）参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席短期

证及选票式样

3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总永久

支书记会、党委中心组等会议的记录、纪要、决议及会

议讨论的文件

4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验永久

总结）

5 党委发布以及转发上级机关*的决定、办法、批示、批转、永久

通报、通知

6 以党委名义召开的工作会议材料 永久 7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文永久

件材料

8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议永久

发言稿

9 党委工作简报 永久 10 党委大事记 永久 11 党群系统启用印章的文件和印模 永久

12 党群系统重要统计材料 永久 13 党群系统承办或协办的重要庆典、仪式、纪念活动、具永久* 有影响的重大事件、重大活动过程中形成的活动方案、

邀请函、参加人员名单、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻等

材料

14 工作人员参加上级机关召开的与本校工作有关的会议材长期* 料

15 党委各部、委、各党总支报党委的工作计划、总结、报长期

告、请示及批复

16 党委保密、秘书工作的有关文件 长期 17 重要的群众来信来访及处理材料 长期 18 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长期 19 在参加上级党委统一部署开展的重要专项活动中形成的永久* 工作方案、报告、总结

20 各党总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查长期

材料、会议记录和统计表

21 各党总支党建工作及有关材料 长期 22 各党总支人员奖励及有关材料 长期 23 受市（含）以上表彰的先进党组织和先进个人的文件材料 永久*

DQ12纪检

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 上级纪委关于纪检工作的文件 纪委工作规章制度

纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 学校纪委会议记录

党员受到警告（不含）以上处分、复查材料 党员受到警告处分、复查材料 处理违法违纪案件的材料

在国家赔偿工作中形成的所有材料

在开展执法检查工作中形成的文件材料 群众来信来访及处理意见 长期 长期 永久 长期 永久* 长期* 永久* 永久* 永久* 短期

DQ13组织

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 落实政策的有关材料以及制订的党建责任制* 副处以上干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表） 副处级以上干部名册

组织和承办对党员的管理、培训、考察，对党员进行党性、党风、党纪教育形成的文件材料 总支、支部改选报告、审批材料 各总支、支部委员名册 党员名册

党费收缴和管理工作形成的文件材料 年度党员统计资料 党员年报表

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

组织工作重要会议记录本

组织工作情况调查、典型材料、统计表

各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料发展新党员、预备党员的名册 长期 永久 永久 长期 永久

永久 长期*

长期 长期 永久* 永久* 长期* 永久* 长期

长期* 长期* 长期* 长期

DQ14宣传教育

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 上级关于宣传工作的文件

宣传工作的计划、决定、报告、通知、总结 教职员工思想政治工作动态及调查材料 理论学习的决定、通知、计划、总结 反映本校重大活动的剪报及图表 上级有关学生思想政治工作的文件

有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

长期 永久 长期 长期 永久 长期 永久 8 9 10 11 学生工作部学生思想政治工作的计划、报告、总结 学生思想政治工作典型调查材料和统计 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 各系学生政治工作人员名单 永久 长期 长期* 长期

DQ15统战

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 上级关于统战工作的文件

统战工作计划、决定、报告、通告和总结 统战工作情况调查、典型材料、统计报表

本校被选*的各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料

台、港、澳和侨务工作材料

各民主党派成员和负责人名册及有关材料 统战工作重要会议记录 长期 永久 永久 永久

长期 长期 长期

DQ16工会

序号 类目名称

保管期限

1 2 3

4 5 6 7 8 9 10 上级有关工会工作的文件

工会组织工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

会员代表大会有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、议程、决定、纪要等文件*）

表彰先进集体、先进个人的材料、名单 处分会员的有关材料 工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料

工会委员会会议记录、纪要 基层工会干部名册 工会会员名册

职工之家情况、汇报、总结、验收

长期 永久

长期

长期 长期 永久*

短期 长期 永久 短期* 11 12 13 14

15 16 17 18 19 上级及本校有关*妇女工作文件材料 长期 本校妇女代表大会、妇女工作计划、总结报告等文件材长期* 料

家属工作材料 长期 计划生育工作文件材料（包括计划生育工作文件、工作长期* 计划、总结、统计报表、基本信息登记表、生育审批表、领取独生子女证名单、计划生育奖励名单、计划生育领 导小组成员名单）

保障、维护女教职工合法权益方面形成的文件 短期* 组织教职工开展的全校性业余文体活动材料（包括开展长期* 活动文件、参加人员名单、比赛结果等）

教职工生活困难补助，慰问教职工的材料 短期* 工会大事记 永久* 工会会费的收支、安排意见、通知 长期*

DQ17团委

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 上级关于团组织工作文件 长期 团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、永久 领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、永久 领导讲话、大会发言和文件）

团委工作计划、报告、总结及规章制度 永久 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长期 处分团员的材料及复查材料 长期 批准入团、离团材料及名单 长期 团干部名单 长期 团员名册 长期 团委会议记录 长期 学生会文件、材料 长期 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 长期 各分团委的有关材料 长期 团委大事记 永久* 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期

5 17 团委牵头进行的重大活动的有关材料（包括活动内容、长期

参加人员、调查报告、总结、文体活动比赛结果等）

18 研究生会的有关材料 长期

行政类档案归档范围和保管期限表

XZ11行政综合

序号 类目名称

保管期限

1 2

3 4 5

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 上级有关高校行政管理的综合性文件 长期 省部级以上领导以及当地党委政府主要领导检查、视永久* 察、调研本校重要工作、解决重大问题时形成的通知、方案、讲话、记录等文件材料

当地党委政府领导一般性检查视察时形成的文件材料 长期* 全校性的规章制度、校务公开实施方案、监督方案*

本校年度、学期工作计划、报告、总结和重要专题调研永久 材料

校长办公会、校长书记碰头会、党政领导联席会等校级永久 领导会议的记录、纪要；党政领导的工作指示、批示、谈话记录*

校务委员会委员名单、会议记录、纪要公报、协议、备永久 忘录

全校性的工作会议、座谈会文件 长期 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长期 本校教育事业规划、计划及上级批复、重要督办结论* 永久 本校评估材料 永久 教职工代表大会文件材料 长期 本校向上级的请示及其批复、批示、（重要的则永久保长期 存）* 本校各单位的请示及学校的批复 长期 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久 学年报表及综合统计 永久 启用印章的文件及印模 永久 本校历史沿革、情况介绍 永久 本校大事记、简报、信息、动态等 永久

6 19 20 21 22

23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 校史工作材料 永久 校友工作材料 长期 举办的重要庆典、仪式、纪念活动、具有影响的重大事永久 件、重大活动等过程中形成的活动方案、邀请函、参加长期 人员名单、嘉宾签名册、领导、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻报道等材料

群众来信来访文件材料（内容重要的且有领导批示的处长期* 理结果则永久保存）* 应急预案 短期* 突发事件过程中形成的文件（影响程度较大的作永久或长期* 长期保存）

接待上级（接待党和国家领导人视察的则永久保存）对长期* 学校进行检查、视察的计划方案

学校信息办公自动化工作规划、方案等文件 短期 普选工作材料

上级有关部门与本校及其各院（系）各部门的来文 长期 院、系、部、中心等二级单位会议记录、纪要、简报 长期 院、系、部、中心等二级单位工作计划、总结、报告 长期 院、系、所、中心等二级单位开展各种学术活动的文件 长期 院、系、部、中心等二级单位与国内单位协作的材料 长期 院、系、部、中心等二级单位统计年报及重要资料 长期 学校与当地专项工作过程中形成的文件材料 长期* 学校与兄弟单位往来过程中形成的有特殊意义的文件长期* 材料 学校与校内外单位签订的合同、协议等材料（重要的则长期* 永久保存，一般的则短期保存）

工作人员参加上级领导机关或业务指导机关召开的与短期* 本机关职能有关的会议材料

XZ12人事

序号 类目名称

保管期限

1 上级机关有关人事工作的文件 2 本校人事工作的规章制度

3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

长期 长期 永久 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 关于校内机构设置、变化的文件材料 人事处权限内的干部任免文件及名册

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料 教职工动态月报

师资培养、管理工作计划、规定、总结 教师进修计划、安排、总结 教师工作量的规定及执行情况 教师业务考核材料 人事统计报表

教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表 教研室、研究室正副主任名册 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（附审批表）

教职工工资调整材料、名册 教职工转正定级材料 教职工校内调动材料

教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）

教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）

教职工援外和支援边远地区材料

教职工退职、离职和出国的有关材料

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 教职工退休后重新工作的材料 教职工福利工作 教职工商调函件

使用临时工有关材料 人民来信来访材料 永久 永久 永久 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 永久 永久 长期 长期

长期 长期 长期 长期

长期

短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

XZ13监察、审计

序号 类目名称

保管期限

1 上级有关监察、审计工作的文件

长期 2 3 4 5 6 本校监察、审计工作方面的规章制度 监察、审计工作计划、总结、调查报告 监察、审计工作统计年报及重要报表

在效益和内部控制制度的执行过程中所形成的文件 审计机关和本校在专项审计（包括违纪事项）、离任审计工作中形成的审计报告、情况汇报等材料

长期 长期 长期 长期* 永久

XZ14武装、保卫

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 上级有安全保卫工作的文件 长期 本校安全保卫工作方面的规章制度 长期 本校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计永久 报表

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级长期 的批复、判决书

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长期 要害部门的安全保卫、消防工作材料 长期 保卫工作简报 长期 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件 长期 本校武装部职责范围内的规章制度 长期 武装部工作计划、总结、调查报告 长期 武装部工作统计年报及重要报表 长期 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡) 长期 安全保卫、武装工作大事记 长期*

XZ15总务 后勤

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5

上级有关总务、后勤工作的文件 短期 总务、后勤工作规章制度 长期 总务、后勤工作计划、报告、调查材料、审批材料* 长期 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久* 批准颁发的20年（含）以上有效或未注明有效期的许长期* 可证、执照、资质证、资格证等的申报、审批、登记、管理文件材料（登记统计汇总表格的保管期限应从长）

9 6 7 8 9 10 11 12 13 14

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 防震、防汛、三废治理工作的文件材料

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

师生员工健康状况调查材料及统计表

固定资产管理明细帐及汇总表（价值较大的则永久保存）

车辆管理的有关文件材料 伙食管理的有关材料

校园绿化管理的有关材料

本校物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置的文件材料；机动车调拨、保险、事故。转让等文件

长期 长期 长期

永久 长期*

短期 短期 短期 长期

XZ16档案、图书、文博

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 上级有关档案、图书、博物工作的文件 档案、图书、文博规章制度

档案、图书、文博工作计划、报告、总结

档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 档案馆指南、全宗介绍 长期 长期 长期 永久

长期 永久

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11综合

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 上级下达的有关教学工作的文件材料 长期 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、永久 规定、办法

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、永久 调研报告、简报、总结

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期 非学历教育的培训班、进修班材料 长期

10 6 统计报表

7 学生运动会材料 永久 长期

JX12学科与实验室建设

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 重点学科、专业、实验室建设材料

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 学科、专业、实验室建设统计报表 长期 永久 永久 长期 永久

JX13招生

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 上级有关招生工作的文件材料 招生计划、规定、生源计划 新生录取材料及新生名单

委培、代培、自费生计划、合同及名单 招生宣传、招生工作总结

研究生入学试题及指导老师名册 长期 长期 永久 长期 短期 长期

JX14学籍管理

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 新生入学登记表 学生学籍卡片 学生成绩总册 在校学生名册

学生学籍变更材料(升级、留学、休学、复学、转学、退学) 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级) 学生处分材料 永久 永久 永久 永久 长期

长期 长期

11 JX15课堂教学与教学实践

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 各专业教学计划、教学大纲

课程建设要求及安排,校历表,课表 各系、科、专业课程试题库 典型教案、重要备课记录

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 永久 长期 长期 长期 短期 短期

JX16学位

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 上级有关学位工作文件材料

校学位评定条例、办公及计划、总结 学位委员会会议记录、决定 学位委员会授予各层次学位清册 本科生优秀学士学位论文

博士、硕士研究生学位论文及评审材料 长期 长期 长期 永久 长期 长期

JX17毕业生

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 上级有关毕业分配的文件材料 毕业生工作计划、简报、总结 毕业生供需统计、计划、合同

毕业生正式分配方案及调配派遣名册 毕业证、派遣证存根领取签收册

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期 长期 长期 永久 长期 长期

JX18教材

序号 类目名称

保管期限

1 自编、主编材料

2 各系各专业使用教材目录

长期 长期 3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 4 其他有保存价值的自编参考资料 长期 短期

附录：存系教学类档案

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 本科生毕业论文及评审意见 课堂教学材料、课程进度表 教师任课安排、教案 优秀实习报告

本专业教学检查、调查材料及总结 教师工作量核算、登记材料 长期 短期 长期 短期 短期 短期

科学研究类档案归档范围和保管期限表

KY11综合

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 科研行政管理文件材料 科研计划管理文件材料 科研成果管理文件材料 科研经费管理文件材料 申报科学基金及有关批复 学会工作（学术活动）材料

长期 长期 长期 长期 长期 短期

KY12-1科研准备阶段

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 开题报告与课题调研论证材料 任务书、合同、协议书 课题研究计划、设计

计划执行情况、计划调整或撤消报告 课题投资和预决算材料

长期 永久 长期 短期 短期

KY12-2研究实验阶段

序号 类目名称

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含 相关键配方、工艺流程及综合分析材料）

数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。

设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）

研究工作阶段小结、年度报告

配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等

样品、标本等实物的目录

保管期限 永久

永久

永久

长期 永久

永久 1 2 3 4 5 6

KY12-3总结鉴定阶段

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 8 9 研究报告、研制报告 论文专著

工艺技术报告 技术诀窍报告 专家评审意见

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见） 鉴定证书

推广应用意见 课题工作总结 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 长期 长期

KY12-3总结鉴定阶段

序号 类目名称

研究报告、研制报告 论文专著 工艺技术报告 技术诀窍报告

保管期限 永久 永久 永久 永久 1 2 3 4 5 6 7 8 9 专家评审意见

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见） 鉴定证书 推广应用意见 课题工作总结 永久 长期 永久 长期 长期

KY12-4申报奖励阶段

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 科研成果登记表 永久 科研成果报告表 永久 科研成果奖励申报与审批材料 永久 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 永久 专利申请书或证书原件或影印件 永久

KY12-5推广应用阶段

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 转让合同、协议书 生产定型鉴定材料

成果被引用或投产后反馈意见 推广应用方案及实施情况

扩大试生产的设计文件、工艺文件 成果宣传报导材料 对外学术交流材料 永久 永久 短期 长期 长期 短期 长期

产品生产与科技开发类档案归档范围和保管限表

CP11综合

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 上级关于产品生产与科技开发管理的文件 长期 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、长期 办法、制度及手册、图表

产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 长期 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性长期

15 方面来往的文件材料

5 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 永久

XZ12人事CP12-1销售管理

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 产品用户注册

产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 用户反馈的产品技术文件材料 产品说明书、宣传品、广告样张 产品用户交验协议.长期 长期 长期 短期 短期

CP12-2产品计划准备阶段材料

序号 类目名称

保管期限

1 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、长期

发展建议书、上级指示批文

CP12-3产品生产设计（研制）阶段材料

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 总体方案设计材料 全套设计定型图纸 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录 阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复

产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 长期 长期 长期

长期 长期

长期

CP12-4产品生产试制与鉴定阶段材料

序号 类目名称

保管期限

1 试验大纲、试验记录及试验工作总结 长期 2 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 长期

16 3 试验规程和记录、样机底片、照片等 4 得奖材料、专利材料 5 论文、专著 长期 长期 长期

CP12-5产品生产阶段材料

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 8 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划 全套工艺定型图纸、技术条件说明书

工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料 材料定额和代用单，工时定额 生产定型报告及批复

重大质量事故分析，重要联席会议纪要 各种更改单及技术通知单

生产工作总结报告、技术工作总结报告 长期 长期 长期

短期 长期 长期 长期 长期

基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11综合

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 8 9 上级有关基建工作的文件 基建工作规章制度

基建工作计划、总结、简报 基建工作总体规划

基建工作年度（季度）总结、统计报表 基建工程财务预、决算

全校性总体规划、设计总平面图 水、电、气管道分布图 地质勘探、地形测量材料 长期 长期 长期 永久 永久 长期 永久 永久 永久

JJ12-1可行性研究

序号 类目名称

保管期限

1 项目建议书及上级批复

永久 2 3 4 5 可行性研究报告 项目评估

环境预测、调查报告

设计任务书及计划任务书 永久 永久 永久 永久

JJ12-2设计基础

序号 类目名称

保管期限

1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、永久

勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

2 地形、地貌控制点建筑物、构建物及重要设备及安装测永久

量定位、观测记录

3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久

JJ12-3设计文件

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 8 初步设计 技术设计 施工图设计

技术秘密材料、专利文件 设计计算书 关键技术实验 总体规划设计

设计评价、鉴定及审批 永久 永久 短期 永久 长期 永久 永久 长期

JJ12-4工程管理文件

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 施工执照

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书

产品证书

永久 永久 永久 永久

永久

JJ12-5施工

序号 类目名称

保管期限

1 土地施工文件

（1） 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期

施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、（2） 施工安全措施、施工工艺 长期

原材料及构件出厂证明、质量鉴定

（3） 建筑材料实验报告 长期 （4） 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 长期 （5） 土建施工定位测量地质勘察 永久

（6） 土、岩的试验报告，基础处理，基础工程施工图 永久 （7） 隐藏工程验收记录 永久 （8） 工程记录及测试、沉陷、位移观测记录、事故处理报永久 （9） 告 永久

分项、分单位工程抽量检查、评定

（10交工验收记录证明 长期 ） 竣工报告、竣工验收报告 长期 （11设备及管线安装施工文件 永久 ） 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

（12设计变更、工程更改洽商、材料、零部件、设备代用短期 ） 审批

2 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期 （1） 隐藏工程检查验收记录

强度、密闭性试验报告 长期 （2） 设备调试记录 长期

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 短期 （3） 系统调试、实验记录 长期 （4） 管线清洗、通水、清毒记录 长期 （5） 管线标高位置，坡度测量记录

（6） 中间交工验收记录证明，工程质量评定 长期 （7） 竣工报告、竣工验收报告 短期

电气、仪表安装施工文件 长期 （8） 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 长期 （9） 设计变更、工程更改洽商、材料、零部件、设备代用长期 （10审批

） 调试、整定记录 短期 （11性能测试和校核 长期

19 ） 施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 （12操作、联动试验 ） 电气装置交接记录 3 中间交工验收记录、工程质量评定 （1） 竣工报告、竣工验收报告 （2）

（3） （4） （5） （6） （7） （8） （9）

长期 长期 长期 短期 长期 长期

JJ12-6竣工验收

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 竣工验收报告 全部竣工图纸 质量评审材料 工程现场声像材料

竣工验收会议决议文件 永久 永久 永久 永久 永久

JJ12-7基建财务、器材管理

序号 类目名称

财务计划、年度计划 工程概算、预算、决算 主要材料消耗、器材管理 交付使用的固定资产

保管期限 短期 永久 短期 永久 1 2 3 4

JJ12-8生产技术准备、试生产

序号 类目名称

保管期限 短期

20 1 技术准备计划

2 3 4 5 6 7 试生产管理、技术责任制

试车方案、产品技术参数、性能、图纸 设备试车、验收、运转、维护记录 安全操作规程、事故分析报告 技术培训材料

工业卫生、劳动保护材料 长期 短期 长期 长期 短期 长期

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11综合

序号 类目名称

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 本校仪器、设备管理的规章制度

设备工作计划、报告、总结、调查材料

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

保管期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 1 2 3 4 5 6

SB12仪器设备项目

序号 类目名称

保管期限

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） 上级或主管领导批复和准购批示

定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 进口设备过程中有关的技术商务文件 开箱记录及装箱单

安装、调试记录和双方签字移交文件。保修单 验收报告及文件材料 索赔来往函件及结果文件

设备说明书及全套随机文件材料

使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 重大事故的调查分析及处理意见

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

与设备共存 与设备共存与设备共存 与设备共存

出版类档案归档范围和保管期限表

21

CB11综合

序号 类目名称

上级有关编辑出版工作的文件

上级召开的编辑出版工作会议文件

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

本校编辑出版工作规章制度、统计报表 编辑出版部门管理形成的文件材料

保管期限 长期 短期 永久

永久 短期 1 2 3 4 5

CB12～15出版物项目

序号 类目名称

编辑出版合同、协议书 出版请示和批复

原稿（含照片、手迹原件）或复制（退还作者后应有原稿签收单）

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 封面设计图样

出版通知单、书刊、影像出版物样品

出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 获奖或受查处情况的文件材料

有参考价值的读者来信、重要评论 再版修改意见

保管期限 长期 长期 长期 长期 短期 永久 短期 长期 短期 短期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11综合

序号 类目名称

上级关于外事工作的文件材料

学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 外事工作统计报表等 外事工作会议材料

保管期限 长期 长期 永久 长期 1 2 3 4

WS12出国（境）

22 序号 类目名称

上级对出国（境）人员的有关文件材料 国际学术会议论文 投寄国外的学术论文

出国（境）人员考察、访问材料 出国（境）讲学、研究人员有关材料 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）

国际比赛、竞赛

保管期限 长期 长期 长期 长期 长期 永久

长期 1 2 3 4 5 6 7

WS13来校

序号 类目名称

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 国际比赛、竞赛

保管期限 长期 长期 永久

长期 长期 1 2 3 4 5

WS14国际合作与会议

序号 类目名称

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 本校完成的国际合作项目、成果等材料

合作项目中国外单位完成学校项目、成果等材料 授予外籍人员名誉称号的材料 双方互赠的礼品、纪念品 国际会议的有关材料

保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 长期 1 2 3 4 5 6

WS15外国留学生工作

序号 类目名称

保管期限 永久 永久

23 1 录取审批材料

2 学籍登记表、学籍卡片

3 4 5 6 7 教学计划、大纲、安排 学习情况、成绩及评语

学位论文及学位证书复印件 学生名册

学生去向及有关材料 长期 永久 长期 永久 长期

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11综合

序号 类目名称

上级有关财务会计工作的文件材料

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 本校基金管理工作文件

有关财务管理方面的其他文件材料 会计移交清册

财会档案移交保管清册 财会档案销毁清册

保管期限 永久 长期 短期 短期 长期 永久 长期 1 2 3 4 5 6 7

CK12会计报表

序号 类目名称

决算报表（含基建综合决算） 预算会计报表

年度以上规划表、分配计划、测量表 年度以上各种统计报表（含工资报表） 季度以下各种计划、统计报表

保管期限 永久 短期 长期 长期 短期 1 2 3 4 5

CK13会计帐簿

序号 类目名称

涉及外事会计帐簿 总帐

预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 本校专项基金帐簿 日记帐

24

保管期限 永久 长期 短期 短期 短期 短期 1 2 3 4 5 6 其中：现金、银行存款日记帐 7 固定资产明细帐（卡片）

（固定资产报废清理后保管五年）

长期 短期

CK14会计凭证

序号 类目名称

涉及外事的会计凭证

预算内各种原始凭证、记帐凭证 预算外各种原始凭证、记帐帐单 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 银行存款余额调节表

会计拨款凭证及其他会计凭证 银行对外帐单

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

保管期限 永久 短期 短期 短期 短期 短期 短期 长期 1 2 3 4 5 6 7 8

CK15工资清册

序号 类目名称

保管期限 永久 长期 短期 1 工资发放名册、卡片

2 工资转移、证明、通知存根

3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

声像档案材料归档范围和保管期限

序号 类目名称

记录本校主要职能活动和重要工作成果的声像材料

领导人和著名人物参加与本校、本地区有关的重大公务活动的声像材料

本校组织或参加的主要外事活动的声像材料

记录本校、本地区重大事件、重大自然灾害及其异常情况和现象的声像材料

记录本校地理概况、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料 其他具有保存价值的声像材料

25

保管期限 永久 永久

永久 永久

永久

永久或长期 1 2 3 4 5 6

26

学校档案归档范围和保管期限表

企业档案归档范围和保管期限表

华北水利水电学院档案归档范围和保管期限表

学校档案归档范围和保管期限表(最新)

汕头大学各类档案归档范围和保管期限表

文书档案归档范围和保管期限表1

科技局文书档案归档范围和保管期限表

小学档案归档范围及保管期限表

归档范围和文书档案保管期限表

中小学校档案归档范围及保管期限表

《茂名学院各类档案归档范围和保管期限表.doc》

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