公文处理规范

2020-03-02 23:10:52 来源：范文大全收藏下载本文

公文处理规范

为了进一步提高市委和市委办公室文件质量，实现公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》和《甘肃省党的机关公文处理暂行规定》，结合我市实际，特制定如下规范。

一、市委及市委办公室文件制发标准

（一）发布形式

1、《中共平凉市委文件》：用于传达贯彻党的方针、政策；发布市委全委会、市委常委会、市党代会等讨论通过的重大事项、重要决策和涉及全市的重要工作部署；转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告等。

2、《中共平凉市委（）》：用于通知重要事项或批复下级机关的请示；向省委报告、请示工作；任免干部；与不相隶属的机关相互商洽工作、联系有关事宜或询问、答复有关问题等。

3、《中共平凉市委办公室文件》、《中共平凉市委办公室（）》：用于根据市委授权，传达市委指示，向上级机关报告、请示工作，答复下级机关的请示；转发上级机关或部门的文件，批转下级机关的报告；印发有关会议纪要；发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

4、《工作通报》：用于刊发上级领导来我市视察、调研、指导工作时所作的重要指示和讲话；市委书记、副书记、常委在以市委或市委、市政府名义召开的有关会议上的重要讲话；根据市委领导批示需印发的对全局工作具有指导作用和借鉴意义的典型经验、调查报告等。

5、《市委领导批示》：用于刊发市委主要领导同志所作的重要批示。

6、《送阅件》：用于刊发需要在一定范围内阅知的调研材料、情况通报等。

7、《内部明电》和《密码电报》：主要用于通知各种会议，通知各种紧急性或临时性重要事项，或就专项工作作出部署，以及向上级机关报告、请示紧急重大工作等，其中涉密事项使用密码电报。

8、《市委常委会议纪要》：主要用于印发市委常委会研究议定的事项。

9、无版头编号文件：用于印发市委召开的大型会议材料等。

（二）文种使用

10、市委及市委办公室正式文件所使用的文种包括：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、规定、函和会议纪要共13种。

①决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。 ②决定：用于对重要事项作出决策和安排。 ③指示：用于对下级机关部署工作，提出开展工作的原则和要求。

④意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。 ⑤通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

⑥通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

⑦公报：用于公开发布重要决定或重大事件。 ⑧报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

⑨请示：用于向上级机关请求指示、批准。 ⑩批复：用于答复下级机关的请示。

规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。

11、要根据行文目的、文种特点、用途和文稿内容，合理选择使用上述文种。

（三）公文格式

12、文头部分。由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等组成。

①版头：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。市委及市委办公室和其它单位联合行文，版头仍采用市委及市委办公室的版头。

②份号：公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。

③密级：公文的秘密等级。分为“秘密”、“机密”、“绝密”，用3号黑体字标注于公文首页左上角，第一行顶格排印。

④紧急程度：文件送达和办理的时限要求。按紧急程度分为“特急”、“加急”，用3号黑体字标注在公文首页右上角第一行，顶格排印；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

⑤发文字号：由市委或市委办公室发文代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。年度和顺序号用阿拉伯数字标注；年度应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位，不加“第”字。市委及市委办公室与其它单位联合行文只标注市委及市委办公室的发文字号。

a、《中共平凉市委文件》使用“市委发„XXXX‟X号”。 b、《中共平凉市委（）》使用3种发文字号：上行文（报告、请示）使用“市委呈字„XXXX‟X号”；平行文（向不相隶属机关、部门商洽、询问和答复有关事项）使用“市委函字„XXXX‟X号”；

下行文（涉及干部任免的）使用“市委组字„XXXX‟X号”。

c、《中共平凉市委办公室文件》使用“市委办发„XXXX‟X号”。

d、《中共平凉市委办公室（）》使用3种发文字号：上行文（报告、请示）使用“市委办呈字„XXXX‟X号”；平行文（向不相隶属机关、部门商洽、询问和答复有关事项）使用“市委办函字„XXXX‟X号”；

下行文或平行文，涉及组织人事工作的使用“市委办组字„XXXX‟X号”。

e、《工作通报》编“第X期”。

f、《内部明电》、《密码电报》使用“市委发电„XXXX‟X号”或“市委办发电„XXXX‟X号”。

g、《市委常委会议纪要》编“„XXXX‟X号”。

h、无牌头编号文件，使用“市委办字„XXXX‟X号”。 ⑥签发人：上报公文应当在发文字号右侧居右空一字的位置标注“签发人”，“签发人”后面标签发人姓名。“签发人”三个字用3号仿宋体标出，签发人姓名用3号楷体字标注；如有两个以上签发人，主办单位签发人姓名位于第一行，其他签发人姓名从第二行起按发文机关顺序依次排在下面，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

“内部明电”和“密码电报”在版头的右下方标注“签发人和签发时间”。

13、行文部分。由标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围等组成。

①标题：由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于横隔线下方居中排布。较长标题可多行排布，回行时要做到词意完整，排列对称。

②主送机关：即主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称，或者同类型机关的统称，位于标题之下、正文左上方，顶格排印。

市委及市委办公室下发文件的主送机关一般是：“各县（区）委，市委各部委，市直各部门及中央、省驻平各单位党组、党委”；

市委、市政府及市委办公室、市政府办公室联合下发文件的主送机关一般是：“各县（区）委、人民政府，市委各部委，市直各部门，中央、省驻平各单位”；

市委、市政府、平凉军分区联合下发文件的主送机关是：“各县（区）委、人民政府和人武部，市委有关部委，市直有关部门”；

根据发文对象的不同和需要，主送机关也可以是“有关县（区）委和市直有关单位”等。

③正文：公文的主体，用来表达公文的内容。 ④附件：公文正文的说明、补充或参考资料，位于主件之后。在正文之后、发文机关署名左上方注明附件的名称，附件与主件一起装订；如有两个以上附件时，应注明顺序并将顺序号标注于各附件首页左上方。

⑤发文机关署名：公文制发机关名称，用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。市委、市委办公室文件或市委、市政府和市委办公室、市政府办公室联合下发（上报）的文件一般署机关名称，特殊情况需要以市委和市政府领导人署名的，应写明领导的职务。

⑥成文日期：一般署会议通过日期或市委领导签发日期；联合行文，署最后签发领导的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期位于发文机关署名右下方，用阿拉伯数字写明年、月、日。意见、决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于文件标题下方居中位置。

⑦印章：市委及市委办公室正式编号胶印的下发文件不加盖印章，上报文件和油印文件要加盖印章。用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、清晰。

⑧印发传达范围。意见、决议、决定、规定、会议纪要等文种的印发传达范围，用“印发”标注于主题词下方。下发文件印发传达范围为主送机关，一般不再标注；如有特殊要求的，加圆括号标注于成文日期左下方。

14、文尾部分。由主题词、抄送机关和印制版记组成。 ①主题词。按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》标注，字体为宋体加黑。《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加“△”。

②抄送机关。指除主送机关以外的其它需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。对上级机关和部门用“抄报”，对不相隶属机关用“抄送”，对下级机关用“发”。抄送机关名称标注于印制版记上方，主题词下方。

③印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和印制份数组成，位于公文末页下端。左侧注明制发单位名称，右侧用阿拉伯数字注明印发日期，底线下面右侧加圆括号注明印制份数。

15、公文印制

①字体。公文标题用小二号华文中宋加黑字体，正文用三号仿宋字体，一般每页排20行，每行排25个字。

②纸型。使用60克~80克纸，采用16K型（长260毫米，宽184毫米）。

③印装。采取微机打印，双面印刷，左侧装订，50份以上的文件一律胶印。 ④印制份数。按发文范围确定印制份数，特殊情况需增加印制份数的，汇报分管领导同意后印制。

二、发文审签程序

（一）文稿收取

16、收取范围：拟以市委、市委办公室名义制发的文稿（包括联合行文），均属于收取范围。

17、收取要求：收取文稿时检查来文手续是否合理完备，清点所附文件、材料，了解领导批示情况，对属于收取范围的，随即接收。

18、文稿退办：对拟办手续不符合规定、材料不全的文稿，退回起草部门补办手续；对文字粗糙、字迹模糊、文面太乱和其它不符合收文要求的文稿，提出明确的要求，退回起草部门修改整理后再送。

（二）文稿审核

19、程序审核

①办公室内部科室起草的文稿，先由秘书科审核，再送分管副主任、主任或副秘书长、秘书长审核；市直部门代拟的以市委、市委办公室名义下发（上报）的文稿，由起草部门主要领导签字后，送办公室秘书科审核。

②文稿中涉及几个部门的问题必须协商一致，履行会商手续；特别是涉及机构设置、人员编制、财政资金等方面问题的，必须由联系市委分管领导的副秘书长召集相关部门负责同志会商形成一致意见后，由参与会商的部门负责同志签字。

③联合行文必须由所涉及单位的主要领导审核签字。 ④需经法定程序通过的文稿，要审核其履行法定程序情况。

⑤规范性文件和涉及国家法律法规等重大问题的，必须经有关部门审核把关。

⑥对不符合上述要求的文稿，要退回起草部门，重新按程序办理。

20、内容审核

①对不需要以市委和市委办公室名义下发（上报）的文稿，汇报分管领导同意后，退回起草部门另行处理。

②文稿内容要符合党的方针、政策和国家的法律、法规，完整准确地体现上级要求、领导意图和行文目的，并与现行公文内容相衔接。

21、规范性审核

①拟下发的文件篇章布局合理，观点明确，条理清晰，内容充实，表述准确，文字精练，结构严谨，篇幅简短，文风端正；人名、地名、时间、数字、引文等准确，汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

②文件的发布形式、文种、格式和密级、紧急程度等符合市委及市委办公室文件制发标准。

③公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用的汉字外，其它数字使用阿拉伯数字。公文结构层次序数依次用汉字、汉字加圆括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加圆括号。

22、审核时限

在保证质量的前提下，一般文稿的审核时间不超过1天，需要作较大修改文稿的审核时间不能超过3天。对有时限要求的文稿，必须在规定时限内审核。

23、文稿修改

①修改文稿的笔迹要与原稿的笔迹有所区别，使用标准的符号勾画，添加修改的部分要清晰可辨。

②文字审核差错率不得超过有关规定；文稿的字号、标题、主送机关、重要的人名、地名不得出现差错。

③文稿修改后文面较乱，影响领导审签的，要退回起草部门重新打印，并附原稿再送领导审批。

24、填写发文审批稿

文稿经审核无误后，附“中共平凉市委发文（电）稿纸”或“中共平凉市委办公室发文（电）稿纸”，填写密级、发文形式、文件标题、拟稿部门、审核意见、主题词、印制份数、时间等项内容，按程序送审。

（三）文稿的签批

25、以市委名义单独行文的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记或书记委托的其他市委领导签发。

26、以市委、市政府名义联合行文的，如果公文内容属于市委职权范围内的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，然后转市政府办公室审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记、市长或书记、市长委托的其他市委、市政府领导签发。如果公文内容属于市政府职权范围内的，先由市政府办公室审核，然后转市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记、市长或书记、市长委托的其他市委、市政府领导签发。

27、以市委办公室名义单独行文的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后呈送市委有关领导审定或签发。

28、以市委办公室、市政府办公室名义联合行文的，如果公文内容属于市委职权范围内的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，然后转市政府办公室会签，最后呈送市委、市政府有关领导审定或签发。如果公文内容属于市政府职权范围内的，先由市政府办公室审核，然后转市委办公室秘书科审核，再送办公室副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后呈送市委、市政府有关领导审定或签发。

（四）文稿登记

29、文稿经领导签发后，交由市委办公室秘书科审核，加盖“同意挂号”印章后，再送办公室内收发室登记、挂号。

（五）文稿复核

30、挂号后的文件由承办单位在定点印刷厂（市委机关印刷厂）排出清样，由承办人员校对无误后送秘书科进行全面复核，加盖“同意印制”和“责任校对”印章后，再由承办单位在定点印刷厂印制。

31、明、密电报审核编号后，由承办单位排出电报清样送秘书科复核，加盖“中共平凉市委办公室发电专用章”后发出。发往县（区）的，送市委机要局发出；发往市直部门的，由承办部门将原件复印后按要求发送，发出的密码电报事后要由承办单位收回交市委机要局销毁。

（六）文件分发

32、分发文件一般按《市委文件分送范围一览表》（见附表）的要求执行。

33、正式文件一般不在会议上分发，特殊情况经分管领导同意，可分发参加会议的市上领导和主办单位。

34、绝密公文要严格按照规定范围分发，每份文件分送时都要编号登记，履行签字手续。

35、紧急公文的分发要做好登记，通知有关单位限时领取，并履行签字手续。

三、收文处理程序

36、签收登记

对收到的公文要逐件清点，以签字或盖章方式签收，重要紧急公文要逐页检查，并注明签收的具体时间；签收的公文中如果发现收文份数不符或有其它问题的，要及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。公文登记要将来文单位、收文日期、份数、标题、密级、发文字号、发文机关、办理情况等逐项详细登记。

37、公文的审阅

①对上级下发的公文要仔细阅读，准确理解和把握公文的内容和要求。

②对无隶属关系的单位来文，要弄清来文意图和需要办理的事项。

③下级报送的公文，不得出现以下情况： a、越级行文。 b、请示与报告不分。 c、党政不分、多头报送。 d、请示内容“一文多事”。

④对上述不符合行文规范的文件，汇报分管领导同意后作如下处理：

a、一般情况下，越级请示和报告工作的，退回来文单位。

b、报告中含有请示内容的，退回来文单位，要求其将请示事项、报告事项重新分别上报。

c、请示、报告的内容不属于市委、市委办公室公文办理范围的，退回来文单位并说明情况。

d、请示内容“一文多事”的，退回来文单位，要求其按“一文一事”重新上报。

38、提出拟办意见

①对收到的中共中央及其办公厅、国务院及其办公厅、省委及其办公厅、省政府及其办公厅的各类文件，如文件内容属于阅知性的，按照《市委收到上级来文分送范围一览表》（见附表）的要求，在文件原件或复印件首页左上角加盖“呈请XXXX阅”字样的印章按规定填写后，分送市委领导和市委各秘书长阅知和阅批；如文件有明确要求需要落实或办理的，附上“中共平凉市委办公室收文处理单”，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导阅批。

②对收到的各县（区）委、市委各部委和市直各部门及中央、省驻平各单位党组、党委主送市委的报告或请示，附上“中共平凉市委办公室收文处理单”，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导阅批。 ③对收到的上级发送市委或市委、市政府的各类传真电报，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导或市委、市政府有关领导阅批。

39、传阅交办

①公文传阅。对需传阅的公文，按照传阅范围，做好传阅工作，一般应在5天之内传阅完毕。

②公文交办：

a、市委领导对拟办意见有改变的，根据需要将改变情况及时向副秘书长、办公室主任反馈，有两名以上市委领导批示的文件，要将最高领导的批示意见报告给其他领导。

b、公文交办要做好登记，严格签字手续，以备查找，在办理过程中要做好跟踪催办。

c、市委领导有批示的文件，要由内收发室及时转市委督查室，由市委督查室负责按领导批示意见，转有关县（区）委或市直有关部门办理，并向作出批示的领导反馈办理结果。

40、公文存档

公文办理完毕后，及时注明办结时间。公文办理过程中形成的文字材料要收集齐全，按规定存档、备查。中共中央及中共中央办公厅、省委及省委办公厅文件存档2份，市委及市委办公室文件存档3份，当年年底全部移交办公室档案室统一管理。

41、公文清退

按照有关规定，每年3月底前要清退上年度中共中央及其办公厅、省委及其办公厅下发的文件。具体要求是：

①及时向各县（区）委、市直各部门下发清退通知，提出相关要求，包括清退时间和文件清退核对表等。

②对要清退的各类文件经认真核对无误后，双方履行签字手续。