规范公文 范文
推荐第1篇：公文规范
公文写作基础知识 2007-04-18 21:29 第一节 公文概述
什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。
公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。
公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用„„等等。
写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。
根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：①命令(令)；②议案；③决定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 函； 12 会议纪要。 根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：①决议；②决定；③指示；④意见；⑤通知；⑥通报；⑦公报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 条例； 12 规定； 13 函； 14 会议纪要。
以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。
公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。
二、公文的格式与要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。 公文的格式要素一般包括：
（一）发文机关（版头）
发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。
版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：
１、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。
２、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委员会（函）”。 ３、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。
至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。
（二）公文份号 〖HT〗公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。
（三）秘密等级 〖HT〗公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”，“★”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按３０年、２０年、１０年认定。
（四）紧急程度
紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。
（五）发文字号 〖HT〗发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第１２号文件，发文字号为“国发〔1998〕１２号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。
（六）签发人 签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。
（七）标题
公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。 公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》，这里“国务院”是发文机关；“关于加强血吸虫病防治工作”是事由；“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。 拟写公文标题时，应特别注意以下几点：
１、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。
２、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。 ３、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。
４、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。
５、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如： 国务院关于依靠科技振兴农业 加强农业科技成果推广工作的决定
（八）主送机关
主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。
确定主送机关应注意：
１、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。
２、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
３、批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄送。
４、普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。
（九）正文
正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。（写法见后）
（十）附件
附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。
（十一）印章
印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。 党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。
（十二）成文时间
一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。
（十三）附注 〖HT〗附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。
（十四）主题词 〖HT〗主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。
（十五）抄送机关
民工抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。 （十六）印发机关和时间
印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。
三、公文正文的写作方法
草拟公文正文必须符合以下要求：
(一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。
(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“１９９４年”不能写成“９４年”。
(四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。
(五)结构层次序数，依次为“一”、“
（一）”、“１”、“（１）”。(六)公文中应使用国家法定计量单位。
(七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。(八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。 (九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。 公文正文的写法主要有两条： 第
一、通过叙述、说理表明目的。
公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：
（一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。
（二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。
（三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。
（四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。
（五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。
通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。 第
二、文字表达简明、确切、条理清楚。
简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。 确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。 条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。 第二节 通知与函的写作
一、通知的写作
通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。 (一)通知的类别
根据功用，通知可分以下类别：
1、发文通知
①批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。
②转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》；《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知》。
③发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。
2、知照通知
用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》；《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知》；《国务院办公厅关于暂停实行夏时制的通知》。
3、事项通知
①布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例：《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。 ②规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。 ③会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。 (二)通知的写法
1、标题
通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。
2、主送机关
视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。
3、正文
一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。
正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。
由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。
4、落款
正文结束后在右下方署名署时并盖公章。
二、函的写作
函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准等。 根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。 (一)函的类别
本教材专指公函的分类。
1、联系函
①商洽性函用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：《××学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函》；《××县人民法院关于×××遗产纠纷案托查的函》。
②询答性函用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》；《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。
3、告知函
主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方。例《中国科学院关于学部委员增补结果的函》。
2、请批函
向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：《×××××学报关于申请广告许可证的函》。
（二）函的写法
1、标题
函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。
2、主送机关
顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。
3、正文
开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。
主体 发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。
尾语 发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。
落款 正文右下方署名署时并盖公章。 正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。 第三节 报告与请示的写作
一、报告的写作
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。 (一)报告的类别
1、呈报报告
这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可分综合报告与专题报告两种。
①综合报告 是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况，往往有一文数事的特点。例：《关于××市九五规划执行情况的报告》。
②专题报告 是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，往往有一事一报、迅速及时的特点。例：《关于元旦春节市场安排情况的报告》。
2、呈转报告
这是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告。例：林业部《关于加强野生动物保护管理工作的报告》。
3、回复报告
这是用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往是对一些重大事项的答复，对一般性事项用函作答即可。例：××市民政局《关于拥军优属情况的报告》是“八·一”建军节前开展专项活动的回复性报告。 (二)报告的写法
1、标题
报告标题通常由事由和文种组成。
2、主送机关
报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。
3、正文
正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告的起因、理由或注明目的、意义等，是正文的开头；报告事项即正文的主体内容，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等；报告尾语根据类别而定，呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”的要求。
4、落款
正文结束，在右下方署名署时并盖公章。
二、请示的写作
请示适用于向上级请求指示、批准。 (一)请示的类别
1、请求指示
如对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解；对工作中发生的重大问题或一些新情况新问题依据原先规定难以处理；平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一，需要向同一上级机关请示作出裁决等等，这些都属于请求上级指示的政策性请示。例：《关于确定××市高校行政级别的请示》。
2、请求审批
对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或解决的；对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的，这些都属于请求上级审批的工作性请示。例：《关于××建设项目需用资金的请示》。 (二)请示的写法
1、标题
请示标题通常由事由和文种两部分组成。
2、主送机关
应是发文机关的直属上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。
3、正文
请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫；请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性；请示尾语一般有“特此请示，望于批复”，“以上请示请批准”等惯用语。
4、落款
正文结束，在右下方署名署时并盖公章。 (三)报告与请示比较
相同点：①两者都属上行文。②为督促各级领导干部认真履行职责，对行文负全责，上报的报告、请示首页须注明签发人。③通常情况下，报告和请示的标题可省略发文机关。
相异点：①性质和行文目的不同，报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问等，故不要求上级机关回复；请示属呈请性公文，其行文目的在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。②上级机关处理原则不同，对待报告上级机关只在认为有必要时才予批复，而对请示上级机关不管同意与否均应批复。③篇幅容量不同，对报告虽也提倡一文一事，但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长；对请示则严格要求一事一请，篇幅相对较短小。④行文时间不同，报告在事前、事中、事后均可行文；而请示必须事前行文。
推荐第2篇：公文规范
近年来，各地各部门按照中央有产规定和要求，认真做好公文处理工作，公文质量有了明显提高。但我们在公文审核过程中，也时常发现一些这样那样的问题。归纳起来，主要集中在以下几个方面：
一、公文格式不规范
公文格式是公文最基本的规范。对此。中央办公厅、国务院办公厅2012年下发的《党政机关公文处理工作条例》中，专门用一章的篇幅阐述了公文格式的相关要求；国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员发布的《党政机关公文格式》，对党政机关公文格式作出了明确而具体的规定。但在实际工作中，扔存在着不规范的情况。
（一）与标题有关的问题 1.无标题或标题要素不全。
按照规定，公文一般应当有标题，且应由 发文机关名称+事由+文种 三个要素组成
如：《国家信访局关于召开第七次全国信访工作会议的请示》。
其意义在于简明扼要地说明公文的核心内容，让阅者一一目了然，不用看正文也能知道“谁来文”和“什么事”。但我们在发文稿或收文办理时经常看到，有的公文没有标题，非得看完全文后才知道行文单位的意图；有的公文没有发文机关名称；有的公文标题中，事由概括不够准确、精炼，让
人看了一头雾水。
2.标题编排不美观。
按照规定，标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短相宜，间距恰当，呈梯形或菱形，但一些同志对这一规定把握不准，导致有的标题仅与红色分隔线下空一行，显得十分局促；有的字数较多的标题不分行或者分行不恰当；有的回行时把一个词拆开写在了两行，破坏了词义的完整。
举例
错误1：没有发文机关名称，标题过长不分行
关于2011年度全国XX系统干部培训班有关安排的通知
正确：
XXX办公厅关于2011年度全国XX系统
干部培训班有关安排的通知
错误2：没有发文机关名称，分行不合理，两行字数相差太大
对政协十一届全国委员会第四次会议第XXX号提案的
协办答复意见
错误3：回行时把一个词（“工作任务”）拆开写在了两行，破坏了词义完整
XXX关于2011年政府系统反腐倡廉有关工作任
务进展情况的报告
正确
XXX关于2011年政府系统 反腐倡廉有关工作任务进展情况的报告
（二）与落款有关的问题
1.不注意区分加盖印章的落款与不加盖印章的落款在编排上的不同。
按照国家标准，单一机关行文时，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；不加盖印章的公文，发文机关署名右空二字编排，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名的，应该使成文日期右字二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
举例：加盖印章的落款与不加盖印章的落款编排上的不同
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXX公司
2015年11月1日
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXX公司
2015年11月1日
2.落款不正文空隔不当。
常见的情况是：落款与正文空隔过大，省的空二三行，多的空五六行。具体规定是：加盖公章的公文，印章顶端应当距正文一行之内。不加盖印章的公文，无论是单一机关行文还是联合行文都将署名标注在正文下空一行位置。
3.忘记加盖印章。
一般而言，除有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章外，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章。但有的可能是因为负责发文的同志精心大意或是发文时间紧急，匆忙出手，忘记用印，或是沿用过去的做法，署了发文机关名称就不再加盖印章。
（三）与附件有关的问题 经常见到有错误是：
1.附件说明编排不当。如：附件说明编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行，附件说明顶格编排等。正确的编排要求是，在正文下空一行并左空二字，编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
2.附件说明中，附件名称没有紧随“附件：”之后书写。而是另起一行。
3.附件名称较长需要回行时，没有与上一行附件名称的
首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。
4.使用标点符号不当。有的未按照要求在附件顺序号后面使用下脚点，而是使用顿号、逗号等；有的在附件名称中使用书名号；有的在附件名称后使用分号或句号。
5.附件在文中的位置不当。这种情况主要出现在有版记的公文中，错将附件编排在版记之后，而一般情况下应该在版记之前另面编排。
6.附件标记不规范。按照规定，“附件”二字及附件顺序号应该用三号黑体字，附件顺序号用阿拉伯数字，不加标点符号，如“附件1”，而且要顶格编排在版心左上角第一行。与之有关的错误五花八门，常见的有：“附件”二字字体不正确，有的用楷体，有的用宋体，有的附件顺序号用汉字数字并且在后面加冒号等如：“附件一：”。
举例
错误：附件名称没有紧随“附件：”之后，使用标点符号不当
附件：
1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；
2、《XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX》；
3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX。
正确
附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
（四）与字体字号相关的问题
1.没有按照规范使用字体。一般情况下，公文标题用二号方正小标宋简体，正文用三号仿宋字。正文中，第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字，第三层标题用仿宋体字；正文中除中央领导同志批示内容外，一般不使用黑体字。但在实际工作中，有些同志不注意遵守这些规范，字体和层级不按照要求要编排。
2.在正文中甚至一个自然段中出现两种字体混用，如仿宋和方正仿宋。这种情况多数是因这一篇文稿的内容由不同的电子文本剪贴而造成的。
（五）格式方面的其他问题
1.文字没有对齐。按照规定，每个自然段的名首应左空两个字，但有时会出现左空一个字或者一个半字的情况。
2.附注编排位置不正确。公文中需要说明的其他事项，
如公文印发传达的范围，使用蚨须注意的事项，关系人等，编排在成文日期下一行，左空二字用圆括号括入。而有的公文却编排在附件的位置或抄送的位置上。
举例： 错误
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）
XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日
正确
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日
（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）
3.落款在无正文页。在规范公文中，落款不得落在无正文页，也不得使用“此页无正文”的标识，而要通过适当调整行间距的方法来解决。
二、标点符号用法不规范
（一）没有分清点号之间的层级关系，“乱了辈分”。常用的点号的层级关系从低到高的应该是：顿号、逗号、分号、句号。从操作层面来解释，就是要行用句内点号，再用句末点号；先顿号、再逗号、然后分号、最后才是句号。
（二）没有分清标号之间的不同功能，“戴错帽子”。标
号的作用是标明，主要标示某些成分（主要是词语）和特定性质的作用。在公文中，标号使用错误最多是书名号。按照规定，书名、篇名、报纸名、刊物名，以及其他文化精神产品（如电影、戏剧、乐曲、舞蹈、摄影、绘画、雕塑、工艺品、邮票、相声、小品等）的题目可用书名号，非文化精神产品不能使用书名号，如：物质产品、商品、商标、课程、证件、单位、组织、奖项、活动、展览、集会、称号等。在实际工作中，许多同志对书名号的用法并不是很清楚，造成了书名号滥用的情况，如：“信息中心加大技术支持力度，建成《终结信访事项数据库》”数据库不具备文化精神产品的属性，不能使用书名号，但为了强调，引起人们的注意，可以使用引号，即：“信息中心加大技术支持力度，建成‘终结信访事项数据库’。”
（三）不注意语意语境，站错位置。
主要是出现在句号的使用上。句号是用于陈述句末尾的停顿，但有些同志在一句话的内容未表述完时用了句号。如：“我们认真贯彻落实，严格按照《通知》要求，周密部署，扎实推进。并以此为契机，进一步规范相关工作。”这一段话中的“并”是一个关联词，说明一句话未讲完，因此，在“并”字前，不能使用句号民，而应该使用逗号。
（四）不该标注时标注，“画蛇添足”。
这种情况多发生在附件中或标题中。如：附件名称使用
书名号、分号或句号；在公文标题中使用标点符号，而按照规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；在文中单列的第一层标题后加句号；对一些并非具有特殊含义的词语标注引号等，都属于此类情况。
（五）不按照规范标注文号中的括号，“蒙混过关”。按照规定，文号中的括号应该使用六角括号，如：“中发〔2015〕5号”。一些同志或不清楚有关规定，或是为了图省事，在书写文号时，常常使用圆括号或方括号，如：“中发（2015）5号”或“中发[2015]5号”，这些都是错误的。
三、数字用法不规范
公文中的数字包括两种，一种是阿拉伯数字，一种是汉字数字。在公文中如何使用，视情况而定，大致可分为两种情况：一种是“必须”的、“唯一”的选择，如统计表中的数值必须使用阿拉伯数字，而定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字数字。如：八国联军、五四运动、二万五千里长征、不管三七二十
一、十七届六中全会，等等。另一种是可以 “变通”的选择，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字等，目前体例大都无统一规定，可以灵活掌握。但有两个可遵循的基本原则：一是凡可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，应该使
用阿拉伯数字；二是全篇体例应当一致。在公文中，数字使用不规范有以下几种情况：
（一）时间的表述。原则是使用阿拉伯数字，且分为12小时计时制的表述和24小时计时制的表述，而有的同志则混用了，如：“上午8时40分”、“下午14时30分”。因为“上午几时”或“下午几时”是12小时制的表述方式，而24小时制的表述方式不用标明上午或下午，直接写“8时40分”、“14时30分”。此外，也可以另一种便捷表达方式，如“08:40”、“14:30”。
（二）分数和百分比表述。对于规范格式公文，分数和百比表述使用阿拉伯数字的表述方法，如“1/3”、“50%”，而不能使用汉字数字的表述方法。但许多同志在拟稿时都使用了汉字数字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。
（三）概数的表述。与分数和百分比正好相反，概数的表述应使用汉字数字，如“二三米”、“一两个小时”。但常常有的同志使用阿拉伯数字，或在相邻的两个概数之间使用了顿号，如“
2、3米”、“
1、2个小时”或“
二、三米”、“
一、两个小时”。
（四）全文体例不一致。按照规定，如果遇到没有严格规定的数字用法，应遵循一个原则，就是要照顾到上下文，保持全文体例一致。但有的文稿却没有体现这个原则，如：“我局现有十二个司室，47个处。”正确的表述应为“我局
现有12个司室，47个处。”又如：同一个文号的文件，在前一个自然段中表述为“5号文件”，后一个自然段却表述为“五号文件”。
推荐第3篇：公文规范
随着社会主义市场经济的不断完善和发展，人口和计划生育工作已经进入稳定低生育水平、统筹解决人口问题的新的历史时期，宣传教育首要地位的价值取向日益凸显。
一、影响宣传教育工作的瓶颈
新时期计生宣教工作取得的工作成效、社会效益有目共睹，举世公认，但影响其向深度、广度发展的瓶颈仍然存在，亟需认真研究，采取切实措施予以解决。
1、少数党政领导尤其是基层党政部门的领导，对宣传教育的重要性认识不够，忽视计生宣教工作。
2、重形式，轻内容。有关部门的一项社会调查表明致富信息、实用技术已成为人们关注的焦点。勤劳致富已成为群众第一需要。但宣教模式仍普遍停留在就计划生育讲计划生育的低水平。
3、对象层次不明。计生宣教显性对象是正处于生育旺盛期的婚育妇女，同时也是计生宣传的主体。未婚人群、退出生育过程的或已落实绝育措施的人群等是宣教工作的隐性对象，他们的婚育观往往影响和干预着显性对象的生育行为。由于对这两类对象的特点研究不够，笼统地采取类似同一的方式进行宣教，影响了宣教效果的提升。
4、宣教手段单一。主要还是依赖于发放宣传资料、集中宣教、举办知识竞赛等传统方式。
二、突破宣教瓶颈解决上述问题
计生宣教工作存在上述瓶颈，主要是由计生工作本身的艰巨性和宣传对象的复杂性所决定的。突破上述障碍，应采取的主要对策如下：一是转变宣传思想，提高对宣教工作重要性的认识，形成全社会齐抓共管的长效机制；二是加大宣传力度，宣传方式多样化。在村组等人群集中的地方设立宣传橱窗、宣传板面，悬挂横幅，基本上实现群众“抬头驻足间，计划生育映眼睑”的宣传格局。三是宣传内容实效化。坚持以人为本、因人制宜，分别对青春期人群、新婚期人群、孕产期人群、哺乳育儿期人群、实行避孕节育人群、更年期妇女6类人群分类施教，进行不同内容的宣传教育，增强宣传教育效果。四是宣传行为社会化。充分发挥人口计生领导小组的作用，进一步明确自己的职责，建立大宣教格局。同时利用各类重大节日，将计划生育宣传融入丰富多彩的群众性文化文艺活动中，形成强大的宣传舆论氛围。
三、近年来呼图壁县园户村镇的主要做法
近年来园户村镇计生办根据实际情况开展了丰富多彩的宣教活动。如构建“入户宣传、标语宣传、阵地宣传、媒体宣传、文艺宣传”等“五位一体”的宣传教育新机制。倾心打造三个计划生育宣传教育示范基地，扩大了人口计生宣传教育的影响力和覆盖率。
呼图譬壁县园户村镇是典型的民族乡镇，总人口2.4万人,其中农业人口1.5万人，有回、汉、哈、维等7个民族组成，少数民族占全镇总人口的54%。今年园户村镇着重开展了“穆斯林生殖健康”项目活动，意在提高穆斯林人群生殖健康水平和预防性病、艾滋病能力，改
变不良的卫生习惯和行为。活动开展的过程中，建立了一支政治强、业务精、纪律严、作风正的高素质宣传队伍。开展宣传教育，倡导健康生活理念，发挥宗教人士的表率作用，阿訇在礼拜时或者主麻日大力宣传党的计划生育政策及生殖健康知识，使穆斯林群众逐步了解了相关的知识，提高了对生殖保健的认识和对性病、艾滋病的防御能力。这一活动，得到了国家人口计生委的一致认可，国家计生委副主任赵白鸽亲临呼图壁县园户村镇，对这项活动取得的成果给予充分的肯定，这些活动的开展，使婚育文化活动在园户村镇创出特色，得到了广大群众的认可，取得了良好的效果。
同时依据不同的宣传服务对象，有针对性地开展宣传服务工作，依托婚育新风进万家、“三结合五关爱”、生育关怀行动、关爱女孩行动等活动，不断创新计生宣传教育载体。近年来，在省局和市委、市政府的正确领导下，平凉市国税局在税收宣传工作中牢牢把握税收宣传工作主旋律，坚持正确的舆论宣传导向，按照“围绕中心、服务大局，把握旋律、营造环境”的基本原则，坚持以制度建设、整合资源、突出效果、队伍建设为抓手，确立新的宣传思路，探索新的宣传方法，培养新的宣传人才，卓有成效地建立起了税收宣传工作的新格局，充分发挥了宣传在税收工作中的重要作用，为全面促进国税工作又好又快发展营造了良好的外部环境。
一、以制度建设为抓手，确立新思路，强化宣传工作“包抓”责任制
我局始终把宣传工作作为党组织实施思想政治领导的基本条件之一，以制度建设为抓手，不断探索完善税收宣传的领导机制，初步建立起了“总体抓”、“对口抓”、“具体抓”与“协助抓”相结合的宣传工作责任制，有效地保证了税收宣传工作的规范和有序开展，深化了税收宣传的影响力。一是每年召开专题会议研究税收宣传工作，提出目标，制定措施，并成立宣传工作小组，明确职责分工，形成了“一把手”总体抓、分管领导对口抓、责任部门（办公室）具体抓、相关部门协助抓的责任制，切实加强对税收宣传的统一领导。二是坚持将税收宣传工作纳入全年税收工作计划和岗位目标管理责任制，加大对税收宣传工作的人力、财力、物力投入；对于大型的税收宣传项目，主要领导亲自参与方案策划、组织实施、效果评估的全过程，班子成员带头撰稿审稿，带头宣讲税收政策和工作情况，并将税收宣传贯穿于同地方党委、政府及有关部门的沟通交流之中，扩大了宣传活动的辐射效果。三是制定了《平凉市国税系统税收宣传工作管理办法》、《平凉市国税局机关新闻宣传工作管理办法》和《平凉市国税局信息调研工作管理办法》，建立了通讯员网络管理、年度信息调研工作计划、重大新闻线索报送、新闻责任内部追究、与相关媒体联络沟通、新闻媒体采访接待、宣传稿件审核管理、信息调研登记通报和通讯员培训、奖励等制度，对信息宣传工作实行年初制定目标并分解任务、季度通报、半年督查、年终考核、年度奖励制度，极大地提高了各级领导对税收宣传工作的重视程度和全体通讯员采写宣传稿件的积极性，促进了全系统税收宣传工作的健康开展。近三年来，市县两级共兑现信息调研奖励12万多元，平凉国税连续三年被省局评为信息调研工作先进单位，6人（次）被省局和市政府评为信息调研工作先进个人，2人被《甘肃经济日报》社评为优秀通讯员。
二、以整合资源为抓手，拓宽新渠道，构建“纵横互补”的立体宣传格局
在税收宣传中，我局不断提高认识，以整合资源为抓手，坚持重点宣传与阶段性宣传相结合，坚持对外宣传和对内宣传相结合，坚持日常宣传与特色宣传相结合，坚持主流媒体与宣传主阵地相结合，继续拓宽宣传渠道，延伸宣传触角，统筹协调各方面力量，建立起了“纵横互补”的立体宣传格局。一是每年分不同阶段确定全年和阶段性宣传工作的重点及要求，牢牢把握舆论导向，提高引导水平，把对内宣传和对外宣传作为开展宣传工作的两翼，有重点、有针对性地开展主题宣传和特色宣传活动，使宣传工作更具吸引力和说服力。二是
在办好市县两级国税网站和《平凉国税信息》、《平凉国税调研》的基础上，将《甘肃国税信息》、《甘肃国税调研》、《甘肃经济日报.纳税人》周刊和中央、省、市级主流媒体作为重点宣传平台,相对应地制订分解宣传报道计划,并注重日常宣传与专题策划相结合，先后在《中国税务报》、《甘肃日报》、“甘肃卫视”频道、《甘肃经济日报.纳税人》周刊、《平凉日报》、《平凉电视台》等媒体策划刊登（播放）以反映平凉国税精细化管理、精神文明创建、税务文化建设、“十五”工作成就及“十一五”工作展望等为主题的文章和专题片，收到良好的宣传效果和社会反响。三是充分认识税务报刊作为税收宣传的主渠道、主阵地作用，在逐年增加系统内部税务报刊图书订阅数量并向基层和业务骨干倾斜的基础上，积极向纳税人宣传推荐税务报刊，并在纳税人有自愿征订需求的前提下，为其征订提供全方位服务。同时，每年拿出一定的经费订阅税务报刊图书赠给当地四大班子领导和财政、审计、金库、银行等相关部门，取得了党政领导和相关部门对国税工作的理解与支持，营造了良好的税收氛围。
三、以突出效果为抓手，探寻新载体，增强宣传的连续性、广泛性和针对性
紧紧围绕不同时期的重点工作，以突出宣传效果为抓手，借助灵活有效的宣传方式,不断增强税收宣传的连续性、广泛性和针对性，力争更好地宣传工作、宣传政策法规和先进典型,取得良好的宣传效果。2005年通过全系统职工运动会、“国税杯”万人长跑和趣味性群体活动的举办，吸引了地方党政部门和新闻媒体的广泛关注，市局以此为契机，大力宣传平凉国税精神文明创建、税务文化建设的典型经验和显著成效，进一步实施平凉国税“品牌”建设，使平凉国税成为全市精神文明创建的典型示范单位，多次接受省、市相关部门的参观检查，并一举成功创建成为“全国精神文明建设工作先进单位”；2006年，我们又举办了全系统职工文艺调演和书画展，开通了纳税人手机短信服务平台，在甘肃电视台制作播出了反映税收科学化、精细化管理成效的专题片《细节决定成败》，在平凉电视台制作播出了反映精神文明创建工作的专题片《一路风景一路歌》，均发挥了良好的宣传功效；2007年税收宣传月期间，市局与市委宣传部、法制办、广电局联合举办了以“依法诚信纳税、共建和谐平凉”为主题的税法知识电视大奖赛，全市9支企业代表队参加了角逐，近千名纳税人和干部群众观看了现场比赛，《甘肃日报》、《平凉日报》、平凉电视台和平凉市政府网站对活动情况进行了报道。2008年市局与平凉日报社联合举办了“税收.发展.民生”主题有奖征文活动,与当地新闻媒体联合开展“看平凉国税发展”新闻采风活动，参与了《投资平凉》大型宣传画册和《平凉改革开放三十年》丛书的组稿宣传，并将组织参加咸阳、庆阳、平凉三地税务文化论坛交流活动。“5.12”汶川地震发生后,平凉文艺界举办了赈灾义演活动,我局在做好抗震救灾并积极捐款捐物的同时,在参加义演活动过程中,对做好税收工作，支援灾区建设进行了大力宣传，赢得群众的交口称赞。我们还积极利用元宵节灯展、社火表演、参加社会公益活动等时机开展税收宣传，通过创作歌曲、小品等形式，广泛宣传平凉国税新形象。同时，我们尽量开阔眼界，拓宽视野，瞄准一些热点、难点问题，及时向市委、市政府反馈税收动态和与社会有关联的税收信息，拓宽了税务信息工作的服务领域。例如，怎样实现“工业富市”一直是社会反映强烈的热点问题。对此，我们从税收的角度，就如何培植支柱税源，发展地方经济展开了深入调查，先后编报了《“十一五”时期平凉国税收入形势及因素分析》、《关于国税工作服务平凉经济发展的思考》等调研信息，引起市政府领导的高度重视。近三年来，全市国税系统共在《中国税务报》、《中国税务》杂志、人民网、《甘肃日报》、《甘肃经济日报》、《平凉日报》和“纳税人”周刊等媒体上刊发新闻宣传稿件900多篇（条），有6个税收宣传项目被省局评为优秀税收宣传项目。
四、以队伍建设为抓手，培养新人才，建立“市、县（区）和分局（所）”相结合的三级宣传网络
市县两级党组十分重视通讯员队伍建设，并以此为抓手，培训与激励相结合，培养了一大批素质高的宣传人才，建立起了强大的宣传网络。一是在人员录用、岗位轮换工作中，
优先考虑将年富力强、政治素质高、写作能力好的同志调配到税收宣传岗位。二是建立完善了宣传报道人才储备制度和激励竞争机制，鼓励广大通讯员多写稿，写好稿，争取上头版、上头条。三是积极创造条件、给予机会，多为通讯员提供学习、调研和培训机会，让他们能有更多、更好的机会更新观念、更新知识。建立了通讯员培训制度，通过讲座、经验交流等方式，请相关领导和专业人士向通讯员传授学习和写作方法，注重将重点培养与广泛培训相结合，加强本单位通讯员的示范带动作用，增强通讯员之间的交流，提高通讯员综合素质，培养了全局意识，增强了协调各方面关系的能力。目前，全系统各单位均配备了专、兼职税收宣传人员，建立健全了市局、县（区）局和税务分局三级通讯员网络，各单位都有了以骨干通讯员和信息员组成的通讯员队伍，他们中的一些人已经成为各单位、各部门的中坚力量和管理人员。
搞好税收宣传是一项长期而艰巨的工作任务。在这项工作中，我们虽然付出了一定努力，取得了一定成绩，但与税收工作发展新形势对宣传工作的新要求还有较大差距。在今后的工作中，我们将在省局的正确领导下，以科学发展观为统揽，进一步认清形势，明确目标，不断探索旨在提高税收宣传工作水平的新思路、新方法，学习借鉴兄弟单位在税收宣传工作中的好经验、好做法，努力提高税收宣传工作的影响力、渗透力和战斗力，为促进国税工作又好又快发展提供强有力的舆论支持，为国税工作更好地服务地方经济社会发展做出新贡献。
推荐第4篇：公文写信规范
关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件 的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才 能显示完你的标题。
3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了 反而累赘。
4.标 题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实 际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．一封信尽可能只针对一个主 题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
6．可适当用使用大写字母或 特殊字符（如“* !” 等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．回复对方邮件时，应当根据回 复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点，主题千 万不 可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这 既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回 应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不 清楚职务，则应按通常的“x先 生”、“x小 姐”称呼，但要 把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是 不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2． Email开头结尾最好要 有问候语
最 简单的开头写一个 “HI”， 中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中 文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此 致”为 紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多 人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待
正 文
1.Email正文要简明扼 要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通 报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不 可没头没脑就是正事，别人不 知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正 文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附 件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的 语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程 度、等级关 系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢 谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客 观。 “邮件门” 就是深刻的教训！
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明 确。
如 果事情复杂，最好
1、
2、
3、4的列几个段落进行清晰明确 的说 明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全 部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正” 之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别 字，注意使用拼写检查
这 是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼 音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通 顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大 字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要 的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格等形式 来辅助阐述
对 于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件 人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商 务信函里面这样显得比较轻佻
Busine Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只 用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)
附 件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件应按有意义的名字 命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
3.正文中应对附件内容做 简要说明，特别是带有多个附件时
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩 成一个文件
5.如果附件是特殊格式文 件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.如果附件过大（不宜超 过2MB）， 应分割成几个小文件分别发送，
语 言的选择和汉字编码
1.只在必要的时候才使用英文 邮件
英文邮件只 是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮 件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天 书。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方 与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或 重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理 解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4.选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英 文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用 五号 或10号 字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 不要为突出内容而将字号设置 过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道 发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职 务、公司、电话、传真、地址等信息，但信 息不宜行数过多，一般不超过4行。你 只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或 公司的宣传口号。但是要分清收件人对 象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名 档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏 远。你可以在OUTLOOK中 设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英 文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
回复技巧
1.及时回复Email
收到他人的重要电 子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重 要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占 用时间的，对于一些 优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂， 你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住： 及时作出响应，哪怕只 是确认一下收到了。
如果你正在出差或休 假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答 案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3.回复不得少于10个字
对方给你发来一 大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出 你的尊重。
4.不要就同一问题多次回复讨 论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的 交流回复超过3次，这 只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时 并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问 题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的 结果进行小结，删减瘦身，突出有 用信息。
5．要区分Reply和Reply All（区分单 独回 复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道 的事，单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提 出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与 发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不 停的RE来RE去，与发件人讨论。你们 讨论 好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而 行！
6.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或 在文末添上以下语句：“全部办 妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
正 确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送 人、秘送人）
1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件 予以回复响应。
2． 而CC的人则只是需要知道这回 事，CC的 人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3． 而BCC是秘送，即收信人是不 知道你发给了BCC的 人了的。这个可能用在非常规场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循 一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的 规则有助于提升你的形象!
5．只给需要信息的人发送邮 件，不要占用他人的资源
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之 前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收 人。
如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以 突出信息。不要将RE了几 十层的邮件 发给他人，让人摸不着头脑。
不发送垃圾邮 件或者附加特殊链接。
推荐第5篇：公文处理工作规范
一、总则
1.根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合我公司的实际情况，特制定此规范，公文处理工作规范。
2.我公司的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章、下达指示、决定，指导工作，向上反映情况，请示、报告工作，企业内外沟通情况、交流信息，商洽、协调、联系工作的重要工具。它具有鲜明的政策性，一定的权威性，严格的规范性，较强的时效性。
3.党政工作部是公文的管理机构。设专人负责公文的处理工作。
4.公文处理工作是公司日常工作重要组成部分，是承上启下、联系左右、沟通内外的主要手段，是公司工作的桥梁和纽带，也是秘书工作的重要部分和关键环节。
5.党政工作部工作人员在公文处理工作中，要端正思想作风，发扬深入实际，联系群众，调查研究，实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断提高业务素质，提高公文处理的质量和效率，为领导、机关部门和基层单位提供优质服务。
6.公文处理工作必须遵循准确、及时、保密、安全的原则，严格按照公文处理程序办理；严格按照文件自身的保密要求和阅知范畴办理，不丢失、不被盗、不泄密、不损坏。
一、公文主要种类
1.公司的公文种类主要有：
⑴.决定、决议
对本公司某些重要事项或重大行动做出安排，用\"决定\"。
经过会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用\"决议\"。
⑵.通知
传达上级机关的指示，要求下级单位、部门办理或需要知道的事项，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，印发本公司一些法规性文件，均用\"通知\"。
⑶.通报
表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要各单位知道的事项，用\"通报\"。
⑷.报告、请示
向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议用\"报告\"。
向上级机关请求指示、批准，用\"请示\"。
⑸.批复
答复下级单位的请示事项，用\"批复\"。
⑹.函
向有关主管部门请求批准的事项，同级机关之间、不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题等，用\"函\"。
⑺.会议纪要
记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用\"会议纪要\"。
⑻.规定
本公司或部门制定的具有一定强制性的管理的有关规章制度，用\"规定\"。
2.其它形式的公文，如某些章程、办法、规章、计划、合同、电报以及经过一定的批准手续后转化为公文的某些简报、调查报告、领导讲话等，根据情况酌情使用。
三、公文格式
1.公文一般由文头(发文机关全称加\"文件\"二字组成)、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄报机关、抄送机关、主题词、制发机关、制发时间等部分组成。
⑴.公文标题。公文标题一般由发文机关全称或规范的简称、事由和文件三部分组成。公文文头已含发文机关名称的，标题中可略去发文机关名称。转发公文的标题，要简明准确，但不要只写文号。在公文标题中除法规性文件外，一般不加书名号。
⑵.发文字号。发文字号一般由机关代字、年号、序号三部分组成。几个部门联合发文，只标明主办部门的公文编号，党政联合发文，用党委的文头，编党委的文号和行政的文号。
机关代字应使用规范的简称，并应避免与其它机关相混淆。
正式文件年号一律用公元纪年全称括于方括号内，置机关代字之后，流水号之前。函件年号可使用简称括于圆括号内，置于机关代字之首。
⑶.主送。一般公文的主送机关应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、决议、会议经要等，应将主送机关写于正文之后。正式文件主送机关的全称、规范性简称和同类型单位的统称应使用统一的固定概念和序列表达，不得经常变换。
上报请示的公文，一般只写一个主送机关，如确需同时上报另一个上级机关，应用抄报的形式。
⑷.正文。正文文字表达应力求简明扼要，层次清楚。
⑸.附件。公文如有附件，应在正文之下(空一行)，发文机关印章及成文日期之前，按顺序注明附件名称，工作汇报《公文处理工作规范》。
⑹.印章。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证。公文一律加盖印章。印章盖在成文日期的中上方。并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日4-7个字。如发文时间在前，印章可盖在正文末空档处。正文末页无空档，可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页左上方标明\"此页无正文\"。几个单位联合行文，印章顺序与行文机关相吻合，最后一枚印章顺序应与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。党政联合发文，党委印章在左。
⑺.秘密等级。保密公文应在文件头左上方注明等级和保密期限。
⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款应使用发文机关的全称或规范化的简称。
⑼.发文时间。发文时间以签发或会议讨论通过的日期为准。
公文日期统一使用汉字标识。且年、月、日三者俱全，不得简化与省略。
⑽.附注。公文如有附注，应列印章、时间之下，主题词之上，有圆括号括起来。
⑾.抄送机关。抄送栏设于文件末页下端，制发机关之上。抄上级机关的标明\"抄报\"，抄平行机关、下级机关和不相隶属机关的标明\"抄送\"。抄报、抄送顶格书写用横线隔开来。
⑿.主题词。为便于公文管理和使用微机检索，可编制公文主题词表，按公文主题内容选1-5个主题词，刊于抄送机关之上。
2.公文用纸、一律使用A4纸。
3.公文用字。公文的正文部分推荐采用四号宋体字，标题和其它部分可酌情大一号或小一号，标准行数和列数均为二十五左右。
四、行文规则
1.各部门的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。
⑴.上行文。指下级机关、单位向上级机关、单位的行文。一般般用请示、报告、函等文种。
⑵.下行文。指上级机关、部门向下级机关、部门的行文。一般用指令、决定、决议、批复、通知、通报、通告、函等文种。
⑶.平行文。指向同级单位和不相隶属的单位和部门发的文件。主要用函。
2.凡属于行政职责范围内的工作，应以行政名义行文，不应要求以同级党组织名义行文或与同级行政单位或部门联合行文。若党委系统建议与同级行政单位或部门联合行文，其内容既涉及党群工作又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主，与行政关系不大时，则由党组织自行行文。
3.各单位一般不得越级行文。因特殊情况必须向上越级行文时，应同时抄报越过的上级单位机关。
4.向上经机关请示的公文，应一文一事。请示不要直接送领导者个人，也不要多头分送，应送党政工作部统一办理。
5.公文字数一般不超过三千字，若超过三千字应写出内容提要，并印在正文之前。
6.行政公文不得对党的组织作指示，交任务。
7.转发上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不必另外行文。
五、收文处理程序
1.收文处理程序一般包括签收，登记，分发、分办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。
⑴.签收。签收公文应认真核对所收文件的件数是否与文件投递单或送文簿上登记的件数相符；文件包装上的收文机关、收件人是否与本机关相符；包装编号是否与投递单或送文簿的登记相符；文件包装是否有破损、开封等现象，重要文件应逐页查点。如发现问题，要及时向发文机关查询，采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。
⑵.登记。登记文件应将收文号、来文机关、文件标题、密级、发文字号、缓急时限、件数、收发时间以及处理情况逐项填写清楚。登记编号不得出现重号和跳号的现象。
⑶.分办。分办就是文书工作人员将收进的文件经过登记以后送综合部负责人批分后，送有关领导、有关部门或承办人员办理。
⑷.批办。主管领导人在阅读文件的基础上，针对文件提出的问题和要求，简明扼要地提出处理意见，明确指定承办部门或承办人承办。
⑸.承办部门在办文时要遵循以下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文单位，同时抄送交办部门销案；凡涉及其他部门业务和事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，应由主办部门提出意见，并代拟文稿，如文稿内容涉及其他部门，应与其他部门协商并取得一致意见后，送请上级领导审批。如不能取得一致意见，要将双方意见都写上。
⑹.传阅。传阅文件要做到以下几点：
a.掌握传阅范围。严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。
b.控制文件运行。严格传阅登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传，误传和延误。
c.文不横传。文件要通过文书人员分别递送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。
d.认真检查处理。文书人员应对退回的传阅文件进行检查。一查传阅人是否阅过并标明了阅完时间；二查传阅人有无指示意见；三查传阅件有无缺损。
⑺.催办。对落实到各承办单位或部门的公文，由党政工作部负责催办工作。
⑻.收集。已处理完毕需立卷归档或保存一定时间的文件，文书人员应做好回收工作。
六、发文处理程序
1.发文处理程序一般包括拟搞、会稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档、销毁等。
⑴.拟搞。拟稿应做到以下几点：
a.符合国家法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定，符合公司的实际情况
b.情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，篇幅要简短。
c.人名、地名、数字、引文要准确。
d.公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它发布用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。
e.引用公文应先引用发文机关、标题，后引文号，并加括号。
f.公文中的计量单位，应使用国家法定计量单位。
g.草拟、修改、签发公文要用碳素笔、钢笔，并只能用碳素墨水、蓝黑墨水来书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、彩笔及红墨水。
⑵.会稿。凡涉及其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会稿。
⑶.核稿。文件草稿在送文领导人最后审批签发前，应由党政工作部负责人对文稿的内容、体式、文字等进行审核。审核要把好五关：
a.行文关。确定是否行文，以何名义行文。
b.内容关。审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法、措施和要求是否明确具体，切实可行。
c.政策法规关。审查文稿是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本公司已经发布，仍在执行的政策规定有无矛盾。
⑷.文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练；句子是否符合语法；标点符号、数字数量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。
⑸.体制格式关。审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏等。
4.签发。审批签发的一般原则是：
⑴.涉及全局性或经会议讨论通过的重要文件，由领导签发。
⑵.涉及某一方面的问题，由分管领导人审阅后，送主要领导人签发。
⑶.对于机关一般事务性函件或领导已决定的事项可授权党政工作部负责人代签。
⑷.已签发的公文，不准随意改动，如确需改动时，必须重新核稿，并报原签发的领导审定。
⑸.所有上报的公文，都必须由主要领导签发。若主要领导不在家，应由在家主持工作的领导签发。
5.编号登记。文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号。登记时应首先检查签发手续是否完备，文件有无错漏，主、附件是否齐全。《发文登记表》包括以下内容：日期、编号、主送单位、标题、主办单位、主办人、签发人、主题词等。
6.缮印。略，见《缮印工作规范》。
7.用印。略，用印的具体要求见《印信管理工作规范》。
8.分发。分发应根据分发范围书写信封、分拣、装封，经检查无误后再严密封口。凡正式文件、都应附《发文通知单》随文件一起邮寄。一般不得通过会议发放正式文件。所有上报的文件必须是原件，不准上报复制件。
9.收集。发文资料收集范围包括：文件底稿、文稿附件、领导批示等。
10.立卷。立卷要根据发文机关、内容、时间、名称等文件特征，按照公文保存价值和历史联系分类整理，保证立卷公文齐全、完整。绝密文件不能复制。机密，秘密文件经党政工作部批准可以复制。复制文件应视原文一样管理。
11.归档。立好的案卷，应写上标题，编写案卷目录，并按照有关规定定期向档案管理员移交。移交案卷时，应履行有关手续。
12.销毁。没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴定和主管领导人批准，可定期销毁。
收集、立卷归档、销毁应遵守《档案工作规范》。
七、公文质量考评制度
1.党政工作部要建立公文质量考评制度，定期对本公司在日常工作中所形成的公文进行检查或抽查，表彰先进，批评落后，促进全公司公文质量不断提高。
推荐第6篇：《公文管理规范》
《公文管理规范》的操作指引第1号
--关于公文审核与流转指引编号：ZY-YW-001版号：A/0
第一条 目的:为了明确公文审核意见填写要求，加强公文传递过程管理，并提高公文
审批效率，作为《公文管理规范》的补充。
第二条 适用范围:适用于集团所有公文的呈批过程的传递、审核及管理。
第三条 公文的呈批要求：
（一） 公文应写明审批的相关部门；
（二） 公文审核不得越级或越权审批；
（三） 公文呈批需引用公司规定的表格。
第四条 公文的拟定要求：
（一）为提升公文的审批效率，各项文件呈批前，发起部门应尽量通过事前沟通的方
式与相关部门达成一致，再发起公文呈批，以减少公文呈批过程中因反复修改造成时间流失。
第五条 公文审核的重点：
（一）审核人员应对文件内容的完整性、规范性、数据的准确性、建议/方案的合理性
等进行审核。考虑公文的内容是否合法、是否符合公司规定要求。
（二）公文审核应把握重点，审核人应仔细阅读文件内容，并出具审核意见。对涉及
权利义务、违约责任、纠纷处理、金额及计算公式、收（付）款条件等，以及将作为长期执行的方案、费用标准等，须进行重点审阅。
第六条 公文的审核要求：
（一）审核人应特别关注文件中各项金额是否真实、合理，有无出现笔误，是否与其
他文件冲突，文件中不同段落的同一事项金额前后是否一致，大小写金额是否一致。
（二）审核人应对文件内容涉及的法律风险进行预测与评估，对公文内容有关的法律
法规不了解时，应主动征询法律事务部的意见，再填写自已的审核意见。
（三）各审核人应了解公文审核失误自身负有一定的责任，因此签署审核意见应清晰、
明确，尽量避免出现简单的“按规定执行”或“请XX部门审批”等模糊意见。
（四）在填写审核审见后，须签署本人姓名及审核日期；只签署姓名不签署审核意见
时，表示审核人已同意所签署文件的内容。
（五）中间环节的审核人应仔细审阅前面各审核人的意见，再提出自已的审核意见；
当前面的审核意见不清晰或不完整时，审核人有权利、有义务建议前面的审核人补充填写意见。
（六）终审人认为前面的各专业意见不足以支持形成终审意见时，终审人有权退回前
《公文管理规范》的操作指引第1号
--关于公文审核与流转指引编号：ZY-YW-001版号：A/0
面的审核人，要求相关人员写明意见。
第七条 其他要求：
（一）为了防止文件流转过程中出现丢失，公文呈批人需参照《公文管理规范》建立《文
件传递登记表》，由收文部门签名和填写收文日期，以利于追溯。
（二）各部门、各分管领导对于需签署意见的公文，原则上应在一个工作日内提供意见。
（三）文件在流转过程中出现丢失时，若是公司内部文件，则公文呈报部门需立即重新
提报相同的文件再次呈批；若是外来文件，公文呈报部门需与外部单位沟通尽快取得相同文件再行呈批。
第八条 附件
参见《公文管理规范》规定的表单。
推荐第7篇：公文排版规范
公文排版规范
一、Word文档正文层次结构排版规范
公文总标题：方正小标宋_GBK，二号，居中，如需要换行，则按美观倒梯字排版；
正文第一层标题：“
一、，方正黑体_GBK，三号，不加粗，” 不居中，无句号，独立成段；
正文第二层标题：
（一）“，方正楷体_GBK，三号，加粗， ”
不居中，有句号，可独立成段；
正文第三层标题：“1.”，方正仿宋_GBK，三号，加粗，不 居中，有句号，不独立成段；
正文第四层标题：（“1），方正仿宋_GBK，三号，不加粗，” 不居中，有句号，不独立成段。
正文第五层标题：“ ① ”， 方正仿宋_GBK，三号，不加 粗，不居中，有句号，不独立成段。
一般而言，到了第五层，不再安排小标题，而是以正文内 容格式编排：方正仿宋_GBK，三号，不加粗，正常符号。
二、Word文档页面设置规范
（一）页边距上、下：3.7 cm，左、右：2.8 cm
（二）版式距边界页眉：0 cm，页脚：3 cm
（三）段落行距固定值28磅，前行缩进2字符
推荐第8篇：公文格式规范
Layout key for official document of administration
公文格式规范
为了提高公文印制质量，按照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999），特制定如下公文格式规范。
一、行政文件格式规范
（一）用纸幅面及版面尺寸。行政文件用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。公文用纸上页边距为32mm，下页边距为27mm；左、右页边距27mm。版心尺寸为156 mm×225mm（不含页码）。
（二）文件中各要素标识规则。文件的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
1．眉首。
臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
（1）公文份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码
- 12
必须使用国家法定计量单位（亩或公顷在正文中需统一）。正文中的数字，除成文时间、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外，一般都应当使用阿拉伯数字。
（4）附件。公文中如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1．××××”）。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后应一致。
（5）成文时间和公文生效标识。用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。位臵在正文下空3行，右空4字。加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前。两个印章均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3mm；当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发
文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心。最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章和正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的办法解决。
向上请示文件必须标注联系人和联系电话。位臵在成文时间下空3行，右空2字，用括号标注。如：（联系人：×××，联系电话：××××××××）。
3．版记。
版记包括主题词、抄送、印发机关和时间。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心，臵于公文最后一页（封四）。
（1）主题词。用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号公文小标宋，词目之间空1字。主题词原则不能超过5个，第一个主题词是“国土资源”，第二个主题词是主办单位主要职责内容，最后一个主题词是公文文种。
（2）抄送。公文如有抄送（没有抄报），在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间
- 56
界0mm，页脚距边界25mm。空白页和空白以后的页不标识页码。
16开型版面尺寸公文用纸上页边距为34mm，下页边距22mm；左页边距22mm；右页边距22mm。版心尺寸为139 mm×193mm（不含页码）。行间距一般设臵为29磅，一般每面排19行25个字。页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘左空1字，双页码左空1字。在页面设臵板式中，页眉距边界0mm，页脚距边界20mm。空白页和空白以后的页不标识页码。
期号用三号仿宋体字，在简报、通报标识（红色）下空1行，居中排布。主办单位和印制时间标识在红色反线上，主办单位平行排列于居左空1字，印制时间居右空1字，用小3号楷体字标识。
其他格式要求参照行政文件格式规范执行。
四、领导讲话、汇报材料格式规范
（一）用纸幅面及版面尺寸。领导讲话、汇报材料用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。上页边距为32mm，下页边距为27mm；左、右页边距27mm。版心尺寸为154 mm×226mm（不含页码）。
（二）材料中各要素标识规则。材料标题在版心上边缘下空2
行（3号字字距），用2号创艺简标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
汇报单位（或讲话人姓名）在材料标题下空1行（3号字字距），用3号楷体体字，居中排布。时间以阿拉伯数字标识，用六角括号“（）”括入，在汇报单位（或讲话人姓名）以下5mm，居中排布。如只标识时间，位臵在材料标题下空1行（3号字字距），居中排布。
正文在以上要素下空1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。正文用小3号仿宋体，阿拉伯数字用“Times and New Roman”，行间距一般设臵为31磅，一般每面排22行29个字。正文中结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，以下层为“第一”或“一是”。第一层小标题用小3号黑体字，第二层小标题用小3号楷体字，以后层次的小标题原则上用小3号仿宋体字。原则上正文内容不用“加黑”字体。
（三）页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘左空1字，双页码左空1字。在页面设臵板式中，页眉距边界0mm，页脚距边界25mm。空白页和空白以后的页不标识页码。
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推荐第9篇：公文格式规范
1、版面：
公文用纸天头（上白边）为37MM±1MM，公文用纸订口（左白边）28MM±1MM，版心尺寸156MM*225MM.一般每面排22行，每行排28个字。特定情况可作调整。
2、版头
份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
密集和保密期限：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
紧急程度：如需标注紧急程度，一半用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。
发文机关标志：由发文机关全程或者规范化简称加“文件”二字，也可使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35MM，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。
联合行文时，如需同时标注连署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以连署发文机关名称为准上下居中排布。
发文字号：编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号括入。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
签发人：由“签发人：”和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
版头中的分割线：发文字号之下4MM处居中印一条与版心等宽的红色分割线。
3、主体
标题：2号小标宋体，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
主送机关：标题下空一行，居左顶格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。
正文：3号仿宋体。文中结构层次序数依次用“一”、“
（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。
附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1.XXXXX）。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对其。
加盖印章的公文：成文日期一般有空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关成文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章重心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内。
联合行文时：一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，并将印章一一对应。
不加盖印章的公文：单一机关成文时，在正文下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日全标，月、日不编虚位（即1不编为01）。
附注：如有附注，居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。
附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
4、版记
版记中的分割线：版记中的分割线与版心等宽，首条分割线和末条分割线用粗线（0.35MM），中间的分割线用细线（0.25MM）。首条分割线位于版记中第一个要素之上，末条分割线与公文最后一面的版心下边缘重合。
抄送机关：4号仿宋体，在印发机关和印发日期至上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对其，最后一个抄送机关名称后标句号。
印发机关和印发日期。用4号仿宋体，编排在末条分割线上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年月日标全，后加“印发”二字。
页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心7MM。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文附件和正文一起装订的，页码应当连续编排。
5、其他
公文中的横排表格：A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
推荐第10篇：公文写作规范
公 文 写 作 规 定
一、公文写作排版
（一）标题：正文标题用宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“
一、”用黑体字3号；二级标题“
（一）”用仿宋体字小3号加粗；三级标题“1．”、四级标题“（１）”均用仿宋体字4号加粗。
（二）正文：仿宋体字4号（行距为固定值24.5磅）。
二、公文写作格式
（一）眉首：一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。
1．主体：一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。
（１）公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符号，停顿用空格符或换行。 （２）主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用仿宋体字4号，回行时仍顶格。
（3）正文：是公文的主体部分。正文内容要求准确地传达、贯彻党和国家的有关方针政策精神，完整地表达公文制发单位的意图、意见和要求。正文一般置主送机关下一行，每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。
（4）附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用仿宋体字4号标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号
使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。
（5）成文时间：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。行政机关公文成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“〇”；单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间；成文时间置正文右下方，右空4字。
（6）印章：指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。
（7）附注：一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，公文如有附注用仿宋体字4号，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
2．版记：一般由主题词、抄送机关，印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。版记应置于公文最后一页（封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。
（1）主题词：是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用标宋体字3号；词目之间空1字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。
（2）抄送机关：是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（3）印发机关和印发时间：印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用仿宋体字4号。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用4号阿拉伯数码标
识。
（4）印发份数：置印发时间之下，右空3字，用仿宋体字4号和阿拉伯数码标识。
（5）版记中主题词、抄送机关，印发机关、时间等要素之下分别加一条反线，宽度同版心。
二〇一二年四月
第11篇：公文格式规范
公文格式规范
一、字体格式要求：
标题字体字号：2号方正小标宋简体 正文字体字号：3号方正仿宋简体 各层级标题字体字号：（不要加黑！）
第一层：3号方正黑体简体
第二层：3号方正楷体简体
第三、四层：3号方正仿宋简体
二、结构层次序数：
一、
（一）
1.（用圆点！）
（1）
汉字对应标点符号：
一、
数字对应数学符号：1.可按顺序跳用一层，不可跳两层。但在同一篇公文中选用要一致。
三、行间距：固定值
28磅
四、标题格式要求：
（发文机关可省略）+“关于”+事由+“的”+文种 文种包括：请示、报告、通知、批复、通报、决定、意见、函、纪要（说明、申请非文种）
五、称谓格式要求：
所属各单位(包括N个分公司及直属单位)，机关各部门（包括机关职能部门及附属机构），如称同一类型部门可统称为“各分公司”（N个分公司），“机关各处室”（职能部门），“直属各单位”（XX分公司、XX分公司（实业）等）。
称谓与标题空一行，称谓后用全角冒号。
六、附件格式要求：
要求与正文下空一行、左空2字写“附件：”（全角冒号），回行内“字”对齐，不加任何标点符号。以下为例： 以上为我公司实际情况。 □□妥否，请批示。 （空一行）
□□附件：辽宁XX分公司XX工作方案 或
□□附件：1.XXXXXXXXX
（用圆点）
2.XXXXXXXXX
XXX 附件本身，应在首页左上角顶格3号方正黑体简体字标注“附件”或“附件1”、“附件2”。以下为例：
附件 （空一行）
附件标题（居中方正小标宋简体2号）
附件快捷方式标题应写附件1：***
附件：*** 附件是照片形式粘贴在一个文档内。
附件格式要求同正文。
七、计量单位要统一：
如面积，可选用平方米、公顷、平方公里等计量单位，也可使用m
2、m3等计量单位。元或万元选用一个简洁直观，计量单位通篇统一使用。
八、特殊文种要求： 请示：（需上级批复）结束语与正文不空行、左空2字□□妥否，请批示。
报告：（不需上级批复）结束语与正文不空行、左空2字□□特此报告。
批复：下级请示的文件标题+（文号），文号中年份用六角括号〔〕
九、印章要求：
印章不盖在空白页上，OA文件光标回行到最后一个字。
十、保密要求：
OA不处理涉密公文。
第12篇：公文起草规范
公文起草规范
第一节 公文种类
第一条 检察机关的公文是检察机关实施领导、处理公务具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置、商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。办公室根据《中国共产党机关公文处理条例》和《吉林省党的机关贯彻〈中国共产党机关公文处理条例〉的实施细则》的规定，结合检察工作需要，开展检察公文的起草、校核工作。
第二条 办公室负责办理的公文种类主要有：
（一）决定 用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位和个人，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
（三）意见、办法 用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知 用于发布任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
（五）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
（六）公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。
（七）报告 用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。
（八）请示 用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复 用于答复下级机关的请示事项。
（十）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十一）函 用于机关之间洽谈工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（十二）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
（十三）院领导或办公室领导交办的其他用于检察工作的文稿。
第二节 公文起草过程
第三条 公文形成、处理过程：
（一）公文的拟制、校核和呈批。
（二）公文的核发、印制和用印。
（三）公文的利用、管理、清退和销毁。
（四）公文的立卷和归档。
第四条 积极参与电子检务建设，利用检察局域网研究开发检察办公业务软件，逐步实现公文网上传输、传批、传阅、签批，促进检察信息化建设。
第五条 公文起草由办公室主任或副主任指定专人负责，一般由一人承担，重要的可以由主任或副主任主持，指定若干人承担。
第六条 公文起草人接到任务后，应立即着手了解起草行文的目的、内容，领会领导的意图和思路，收集有关资料，做到吃透“上情”，了解“下情”。
第七条 向省人大的工作报告、全省检察长会议上的文件、讲话等重要文稿，在起草前，可报院领导决定，通知相关部门按要求提供素材。在起草过程中，需有关部门提供详细资料的，起草人可商有关部门继续提供资料。
第八条 重要公文拟稿前，应拟定提纲，报院领导认可后，开始拟写初稿。多人起草的文稿，应事先确定主题、思路、框架，做好分工，协调有序进行。初稿形成后，应统一观点、文风和语气等，力求公文的完整性和一致性，防止前后矛盾、重复或不协调。
第九条 凡是内设机构召开的专业会议，需检察长出席并讲话的，业务部门起草初稿后，由检察长办公室修改后送检察长审定；分管副检察长出席讲话的，业务部门起草初稿后，经院领导指定，检察长办公室可参与修改。
第十条 检察业务中的综合性、全局性文件，业务部门起草初稿后，检察长办公室负责审稿；或由检察长办公室牵头，组织有关部门拟稿。起草重要文件应当在检察长的主持、指导下，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。
第十一条 起草公文应当做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）要充分发挥主观能动性。起草人要围绕领导的意图进行深化、拓展，积极发挥起草人在起草文稿中的参谋作用。
（三）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
（四）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。
（五）开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，言之有物，文风端正。
（六）要着力创新，反对东拼西凑，敷衍成章。
（七）人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中的汉字和标点符号的使用符合国家发布的标准方案的要求，计量单位符合国家主管部门的规定。
（八）文种、格式使用正确。
（九）杜绝形式主义和繁琐哲学。
第三节 公文格式
第十二条 检察机关的公文应由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
（一）版头 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在文件首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。下级机关公文的版头应小于上级机关公文版头。省检察院公文版头字高22毫米。
（二）密级 公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密，用三号黑体字标注于公文首页的左上方。
（三）紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”，用三号黑体字标注于公文首页的右上角；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（四）发文字号 由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。联合行文时，一般只标注文件主办机关的发文字号。发文字号一般横向居中标注于版头与星线之间偏下。上报公文的发文字号可标注于版头左下方，与“签发人”相对应。发文字号用四号仿宋体字排印。年度号用中括号括起。顺序号自每年第一件起按发出顺序编排。
（五）签发人 上报公文应当在发文字号右侧用三号楷体字标注“签发人”，并在签发人后面标注“签发人”姓名。
（六）标题 由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方，用二号宋体字，居中排印。
（七）主送机关 主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类机关的统称，位于正文上方，顶格排印。决定、公报、规定、意见、通报、会议纪要等文种，一般不标注主送机关。
（八）正文 作为公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。文中大小题号要按以下顺序使用：
第一级“
一、
二、三„„”，用三号黑体字。
第二级“
（一）
（二）
（三）„„”，用三号楷体字。
第三级“1.2.3.„„”
第四级“（1）（2）（3）„„”
一般公文应尽量避免采用多层次结构。
文件使用的字体字号，正文用三号仿宋体字，如是国际标准A4型（297毫米×210毫米）的，每页22行，每行28字；如公文用纸
5 幅面是16开型（260毫米×184毫米）的，每页19行，每行25字。印发（转发、批转）××的通知，通知正文用三号楷体字，被印发（转发、批转）文件用三号仿宋体字。
（九）附件 公文附件，应当置于正文之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前，注明附件的名称。附件要另起版，标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。
（十）发文机关署名 应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
（十一）成文日期 一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，用阿拉伯数字排印。决议、决定、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
打印文件的发文机关署名、成文日期与正文不在同一页时，应在空页左上角标注“（此页无正文）”。
（十二）印章 除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖机关印章。用印位置在成文日期的上侧，做到“齐年压月”。
（十三）印发传达范围 用三号仿宋体字加括号空两格标注于成文日期的左下方。
（十四）主题词 按上级机关要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。“主题词”三字用三号黑体字，词组用三号宋体字，词组间空一格。
（十五）抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方，主题词下方，用四号仿宋体字。
（十六）印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于文末页下端。印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字置于文件末页下端两条间隔线中间，印刷份数用五号宋体字加括号置于间隔线右下方。
第十三条 公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。
公文用纸幅面规格提倡使用国际标准A4型，也可采用16开型。左侧装订。
第四节 行文规则
第十四条 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。上报的公文应简明扼要，一般不超过3000字。下发的公文也应尽量简短、精练。
第十五条 检察机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。
（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
（二）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（三）机关各部门在各自的职权范围内可以向下级机关的相关部门行文。检察长办公室根据检察长（党组书记）授权，可以向下级机关行文；机关的其他部门，不得对下级机关发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
（四）检察机关与其他同级机关必要时可以联合行文。
（五）不相隶属机关之间一般用函行文。
第十六条 向上级机关请示问题，应当一文一事；一般只标注一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。严禁在“报告”及其它非请示公文中夹带请示事项。
请示事项涉及其他业务部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。
第五节 公文校核和签发
第十七条 办公室负责对院领导或办公室负责同志签发前的下列公文进行校核：
（一）以吉林省人民检察院名义印发的文件，包括规范性文件、重要会议文件、院领导的重要讲话、通知、通报等。
（二）以中共吉林省人民检察院党组名义向省委、最高人民检察院党组或省委政法委的报告、请示以及有关重大案件的专报。
（三）吉林省人民检察院与其他有关部门联合制发的文件。
（四）需要在《吉检办通报》上刊发的院领导同志讲话。
（五）以办公室名义印发的文件。
（六）院领导同志交办的需要核稿的其他文稿。各业务部门以本部门名义行文的文件及办理具体案件依法履行法律手续等程序性文件不在检察长办公室的核稿范围。
第十八条 凡属核稿范围内的文稿中，涉及法律适用重大问题的，须另行送法律政策研究室进行法律审核。
第十九条 校核的主要内容：
（一）有无发文必要性，对没有必要行文、可发可不发的文件，提出不发的意见，供院领导决策时参考。
（二）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
（三）送核文稿与现行有效的检察工作文件是否矛盾，防止文件内容相互矛盾，以保证检察工作的连续性。
（四）送核文稿中涉及其他机关或本院其他部门的事项是否经过协调并取得一致意见，防止文件内容与其他机关或本院其他部门的规定或意见发生冲突。
（五）送核文稿是否具有可行性，防止文件内容空泛、不解决实际问题。
（六）送核文稿的逻辑、文字以及数字、标点符号的运用是否准确，是否做到层次清楚、文字精炼、数字准确、标点正确。
（七）送核文稿的文种、格式是否准确规范，发送范围适当。
（八）文稿内容涉及有关业务部门业务范围的，是否经过协商并履行会签手续。
第二十条 公文校核的基本要求：
（一）着眼检察工作全局，贯彻集中统一思想，克服和防止政出多门。
（二）坚持少行文、行短文，克服和防止文件过多过滥、长篇大论。
（三）在规定时间内完成核稿工作，做到严肃、认真、及时。
（四）保守秘密，不得将所审核文稿中的涉密内容向无关人员透露。
第二十一条 公文送核时除提供文稿清样（含附件）外，应当提供以下相关材料，以便核稿人员全面掌握情况，提高审核质量：
（一）发文纸。各部门需要送核的文稿，应按规定填写发文纸。
拟发《吉检办通报》的院领导讲话，不填写发文纸，由主办部门负责人在呈批单上提出意见并报院领导本人同意，或由院领导本人直接作出批示。
（二）领导批示。
1．属高检院或省委领导同志批办、过问事项的文稿，应附高检院或省委领导同志批示。
2．院领导批示交办的公文，在文稿送核时应将批示原文附上。
3．院领导对文件起草作出口头指示的，承办人要将领导指示记载在呈批单上，或单独附记录稿。
4．文件起草过程中，院领导对文稿作出批示或直接修改的，送核时要将院领导批示或修改稿附上。
5．有承继关系的文稿，高检院领导、省委领导和院领导在前件上有批示的，送核后件时应将前件批示一并附上。
（三）主办部门负责同志签署的意见。送核的文稿，须经主办部门负责同志审阅并签署报送审核、签发的意见。
（四）起草文件时使用的有关资料和材料。有助于核稿人员准确把握送核文稿内容的重要资料和材料，文稿送核时应一并附上。
（五）拟发《吉检办通报》的院领导讲话，送核时应附电子文档。
第二十二条 审核、修改本院各部门有关材料总的要求是：熟悉有关部门材料反映的内容，理解材料起草者的意图，努力做到体现院党组对工作宏观把握上的要求，反映部门工作特点，有利于解决实际问题，对工作具有指导意义。
审核、修改各部门起草的有关材料过程中，对需要了解清楚的问题，应向有关部门咨询，或经院领导批准后调阅原始材料。
第二十三条 审核、修改本院各部门以院名义起草的有关材料应遵循以下程序：
（一）审核有关部门材料后，要报请分管领导或主要领导审阅。
（二）对作修改的部分内容，要在听取有关部门负责人和材料起草人的意见后，报请院有关领导审阅。
第二十四条 文稿如需较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。
第二十五条 对不符合行文规则的上报公文，检察长办公室可退回送核机关。
第二十六条 公文须经主管副检察长审批签发，重要公文应当由检察长签发。
第二章 公文处理规范
第一条 公文处理是办公室对日常各种文件的签收、登记、分送，以及对有关公文的起草、审定、签发等事宜。
第二条 机要收发及文件管理人员对通过机要局传递的所有秘密级文件，在交接过程中应进行认真核对，检查登记各类公文的内容或编号在交接中是否差错，并盖章、签署收件人姓名及收文日期。
第三条 管理人员应将签收公文分上级来文、下级请示、同级呈送件，逐件进行登记、加盖收文章并准确填写收文内容。
第四条 文件采用簿式登记、电脑输入等方式，进行简登和详登。登记内容包括：
（一）文件类分为：收文序号、日期、来文单位、文件标题、文号、份数；
（二）请示报告类分为：收文序号、日期、送文单位、内容、送阅的领导。
同级呈阅件，一般是情况报告或简报类，均可简登，只记来文日期、期数。
第五条 收到文件即在当日阅文，管理人员先登记编号，分类立夹。送阅文件（简报）按照阅文范围的规定，急件即办，并填写送阅文件单，分送各位领导阅文。
第六条 党委、政府和高检院的重要文件先送办公室主任阅处，根据主任要求传阅。
第七条 办公室文件按顺序传阅，送院领导阅文，每天上班后送阅一次，急件及时送阅。文件送阅顺序，一般先送检察长阅，然后依次送各位副检察长和其他党组成员阅。涉及分管工作的文件先送分管领导阅批，然后续传。
第八条 本院各部门报请分管副检察长阅批的文件、请示件，直接送有关领导阅批。
第九条 简报、情况信息类，分发各位领导，由机要秘书直接送阅。送领导阅示的急件三天后领导未阅退的，机要秘书应催阅。文件传阅完毕，机要秘书应在文件上注明各位领导阅文时间。
第十条 省院办公室收到下级院需要答复处理的请示件，一般送职能部门提出办理意见。如果写有请示省院领导的，登记后交机要秘书送分管领导。
第十一条 机要秘书要随时掌握传阅文件动态，特别注意重要文件（电报）去向和领导批示情况。
第十二条 领导批示转发或需要办理的公文，由党组秘书转有关部门办理。
主要领导批请有关领导阅办的，送有关领导阅办，由党组秘书负责将阅办意见回复主要领导，并送办公室主任阅知。
领导批请有关部门负责人阅办的，由机要秘书送阅。
第十三条 对各部门上报的请示件，院领导批示后，一般在二日内退呈报部门，急件即退，并办理签登手续。如批示内容涉及其他部门阅办的，由呈报部门转送协办。
由办公室管理的文件，领导批示提请会议传达或讨论的，交办公室主任阅后待用；由职能部门呈送的请示件，交职能部门办理。
第十四条 领导批示的办理情况，要在批示的下方作出记录（包括告知何部门何人、时间和说明事项等）。所有批示输入电脑备查。
第十五条 以院、院办公室名义发文的办理：
（一）以省院名义转发的有关文件、通知等，职能部门拟稿送办公室主任阅批后，由秘书转送检察长或分管检察长签发；
（二）以省院名义上报的请示件，职能部门拟文送办公室主任阅后报请检察长审定。检察长外出时，由主持工作的副检察长审定；
（三）省院与其他单位联合行文，由职能部门拟文报请分管检察长审定；
（四）上报高检院、省人大、省委政法委等机关内设部门的案件报告及情况报告、答复事项函的行文，职能部门拟文后请分管检察长签发。
第十六条 公文（包括报告、请示、批复、通知、函、会议纪要等）一般由职能部门按照格式要求起草公文。
下级机关要求上级机关批转公文，职能部门应提出具体意见，并对公文内容的真实性、可行性及统计数字、引文的准确性负责。在报送公文的同时职能部门需拟通知稿。公文送签前，送办公室主任审核。
第十七条 《党组会议纪要》由党组秘书起草，党组书记或主持会议的副书记签发；《检察长办公会议纪要》由党组秘书起草，检察长或主持会议的副检察长签发。
第十八条 以院党组（吉检党组发）和检察院（吉检发）名义的上行文，分别由党组书记、检察长签发。党组书记或检察长外出，分别由副书记、副检察长签发。下行文由分管检察长签发。以检察长名义的行文，由检察长签发。
第十九条 办公室以院名义行文，由分管办公工作的副检察长签发，政治部行文，由院政治部负责人签发；其他各部门的行文，由部门负责人签发。各部门以院名义向基层院行文，拟稿后交办公室主任审核。
第二十条 经院有关会议讨论决定的对有关请示事项的答复行文，由主办该请示事项的部门拟稿，分管检察长签发。分管检察长授权的，由该部门负责人签发。
第二十一条 经院领导口头同意的有关请示事项，由办公室主任签发，并注明情况。
第二十二条 上级领导在检察机关有关会议上讲话稿，由办公室负责整理，经领导本人审阅，由检察长签发。院领导的讲话，由组织会议的职能部门拟初稿和整理讲话稿，经本人审阅后，以办公室文件转发。
第二十三条 检察院与其他单位联合行文，由分管检察长或检察长签发。
第二十四条 送省院领导签发的文件，统一交秘书科登记后，送领导阅示。
第二十五条 行文处理为上行文、下行文。因工作需要向有关平行或不隶属单位行文，以院党组、检察院、办公室编文号，先送办公室主任阅示，统一由办公室编号、用印、发文。
第二十六条 向上级机关行文，应当一事一文，并写明主送的机关，如涉及内容需其他相关上级机关阅知的可以抄送。不得越级行文，尤其不能越级请示。
第二十七条 向下级机关的重要行文，根据内容要求应当抄送有关的上级机关。
第二十八条 几个部门之间对有关问题需要联合向下行文的，部门之间未经协商，不得各自向下行文。
第二十九条 因工作需要，对不相隶属机关一般采用函的格式行文。
第三十条 行文编号应遵循以下规范：
省院向省委行文，编省院党组文号；
省院向高检院、省人大、省委政法委等上级机关请示、报告的行文，一般以省院的名义，编省院文号；
省院向下行文，一般部署重要工作、转发规范性文件和重要会议通知等，编省院文号；
以省院名义转发省院领导讲话，编省院办公室文号；
因工作需要，省院向不隶属机关行文，根据内容，以省院名义，编省院文号；
省院答复案件请示及请示事项，编省院文号；
省院职能部门答复案件请示事项，以省院名义下行文，编职能部门案号。
第三十一条 行文必须有领导签发。公文用印前应对用印文稿进行认真核对，做到审批手续齐全，公文格式符合要求，上行文、下行文机关的关系恰当，主送、抄送机关准确。一律用蓝黑色钢笔修改或签发公文，严格按规定份数用印，不符合要求的行文，一律退回。
第三十二条 省院党组印章的使用范围：以省院党组名义，编省院党组文号制发的案件请示、报告等，干部任免决定或提请任免的报告，由党组书记或分管检察长签发用印。
第三十三条 省院、省院检察长印章的使用范围：以省院、省院检察长名义，编省院文号制发的案件请示、报告等上行文及法律文书；省院职能部门答复案件请示事项，经分管领导签发，以省院名义下行文。
第三十四条 办理个人身份类证明的，经政治部主任审核，盖政治部章或政治部有关处室章。
第三十五条 标有密级的公文由制作部门装封后，交省院办公室统一寄发，通过机要通信传递。
需要直送的急件，由公文承制部门装封后自行安排递送签收。
第三十六条 外发公文，封装要严密，必须注明密级和编号。信封上标注的收文单位与发文本上的标注的发送单位要相一致。
第三十七条 以省院党组、省院名义上报高检院、省委、省人大、省委政法委等上行文，由办文单位（部门）拟稿，必须由分管检察长并检察长签发，或分管检察长签发并呈报检察长阅知。公文由办公室统一报送。
第三十八条 省院上报公文份数除报送有关单位和领导以外，办公室要留一份备查，其他部门起草的也要留存一份备查。
第三十九条 省院报、送、发简报类公文份数及范围必须按照下述规定：
（一）《检察动态》报高检院，省委、省人大、省政府、省政协及分管领导，省纪检委、省委政法委主要领导；送省人大内司委、政
17 协法制委、政法委综合调研处；发各市州分院院和派出院、县（市）区院，撰写稿件的处室存档，并发布到局域网首页《动态期刊》和检察动态栏目中。
（二）《专报信息》按照领导要求和内容需要报高检院、省委、省人大、省委政法委主要或分管领导，存档。
第四十条 领导在外开会带回的文件，应交秘书科登记。所有文件在当日登记完毕（急件即收即登）。
第四十一条 准确登记收文日期、发文机关、文件字号、内容摘要。如是多份文件，应标明总份数。应在文件右上角盖收文章，并填写收文日期、时间和收文编号。
第四十二条 文件按发文机关、内容和缓急情况分类立夹：类同机关；类同内容；正式文件；简报；急件；阅件；批件。文件立夹，需在夹内附文件传阅单并注明送文日期。
第四十三条 文件送阅前，需填写“文件传阅流转单”，准确标明夹内文件和送文日期。
第四十四条 省级以上文件、密码电报等绝密公文，严格执行阅文范围规定，未经办公室主任批准不准外借、复制以及录用电脑磁盘。经分管领导同意复制的，应把复制件作为重要文件登记保管。
对录用的秘密级公文的磁盘、光盘、磁带或汇编本，应按同级公文保管。
第四十五条 省院密码电报，由市院办公室负责归档，制作归档清单并向市委机要局备案，不归档的密码电报和绝密公文由市院办公室机要秘书统一销毁。
第四十六条 文件管理人员对具有查考利用和保存价值的公文，按照档案规定及时整理立卷，做到严格按照文书案卷归档办法执行。归档公文必须完整，在规定时间内向市院档案部门移交。
第四十七条 文件管理人员对不归档和无保存价值的公文及涉密磁介质应定期销毁，中央和省、市委文件（密码电报）由文件管理人员编造销毁清单，经分管副主任审查和办公室主任审核后销毁。其他需要销毁的公文，要登记造册，并经部门负责人批准销毁。
销毁公文的时间，中央和省委文件（密码电报）和高检院等上级部门的文件保存一年后销毁；介绍信和无需存档的法律文书存根，保存二年后销毁。“销毁文件清单”与收文登记簿一并长期保存，经批准同意销毁的文件，应按《吉林省保密废纸回收销毁办法》办理。
销毁时由两人以上监销。
第13篇：公文规范要求
上报文件标准格式
一、公文和文字材料的用字及标点符号规范要求 ㈠公文文字材料中序号、标点的正确使用
1.“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等应该用逗号。2.“
一、”、“
二、”、“
三、”应该用顿号。
3.“ 1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“ A.”、“ B.”、“ C.” 应该使用齐线墨点（实心小圆点）。
4.序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。㈡年份中“零”的正确使用
年份如用中文形式表示，如“二○一○年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“ 0”或英语全角字符“ O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用半角“ 0”表示，如：“ 2010年 10月”。
㈢正确区分连接号和破折号
1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“ ── ”。 如： 2010年 9月～ 10月中的“～”（使用规范）
2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“ ── ”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）
二、公文和文字材料的印装规格要求 ㈠公文及材料的用纸规格
公文及材料用纸要采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为29.7cm×21cm(长×宽)。公文用纸的页边距上、下、左、右分别为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm。
㈡公文及材料的字号、排版规格
标题须用二号方正小标宋GBK，正文用三号仿宋体字，正文中一级标题为黑体，二级标题为楷体，其他均为仿宋体。一般每页排22行(以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行)，每行排28个字（即段落行距设置为28磅）。要做到版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸合乎标准，版心不斜，误差不超过1mm。
㈢公文及材料的印刷要求
公文应双面印刷，页码要套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。公文及材料中未作特殊说明的图文项目，颜色均为黑色。
㈣公文及材料的装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊的距离为3mm～5mm。
各单位要高度重视此项工作，将其作为机关单位语言文字工作和综合管理的一项重要工作予以对待，严格按照上述要求规范本单位公文制作及文字材料的整理工作。国家三类城市语言文字工作检查评估组将依照上述要求对所有档案材料进行检查。现有文件及档案材料如与要求不符，能重新制作的要重新制作，不能重新制作的要在现有文件上标出错误并改正。
第14篇：公文处理规范
公文处理规范
为了进一步提高市委和市委办公室文件质量，实现公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》和《甘肃省党的机关公文处理暂行规定》，结合我市实际，特制定如下规范。
一、市委及市委办公室文件制发标准
（一）发布形式
1、《中共平凉市委文件》：用于传达贯彻党的方针、政策；发布市委全委会、市委常委会、市党代会等讨论通过的重大事项、重要决策和涉及全市的重要工作部署；转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告等。
2、《中共平凉市委（）》：用于通知重要事项或批复下级机关的请示；向省委报告、请示工作；任免干部；与不相隶属的机关相互商洽工作、联系有关事宜或询问、答复有关问题等。
3、《中共平凉市委办公室文件》、《中共平凉市委办公室（）》：用于根据市委授权，传达市委指示，向上级机关报告、请示工作，答复下级机关的请示；转发上级机关或部门的文件，批转下级机关的报告；印发有关会议纪要；发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
4、《工作通报》：用于刊发上级领导来我市视察、调研、指导工作时所作的重要指示和讲话；市委书记、副书记、常委在以市委或市委、市政府名义召开的有关会议上的重要讲话；根据市委领导批示需印发的对全局工作具有指导作用和借鉴意义的典型经验、调查报告等。
5、《市委领导批示》：用于刊发市委主要领导同志所作的重要批示。
6、《送阅件》：用于刊发需要在一定范围内阅知的调研材料、情况通报等。
7、《内部明电》和《密码电报》：主要用于通知各种会议，通知各种紧急性或临时性重要事项，或就专项工作作出部署，以及向上级机关报告、请示紧急重大工作等，其中涉密事项使用密码电报。
8、《市委常委会议纪要》：主要用于印发市委常委会研究议定的事项。
9、无版头编号文件：用于印发市委召开的大型会议材料等。
（二）文种使用
10、市委及市委办公室正式文件所使用的文种包括：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、规定、函和会议纪要共13种。
①决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。 ②决定：用于对重要事项作出决策和安排。 ③指示：用于对下级机关部署工作，提出开展工作的原则和要求。
④意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。 ⑤通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
⑥通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
⑦公报：用于公开发布重要决定或重大事件。 ⑧报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。
⑨请示：用于向上级机关请求指示、批准。 ⑩批复：用于答复下级机关的请示。
规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。
11、要根据行文目的、文种特点、用途和文稿内容，合理选择使用上述文种。
（三）公文格式
12、文头部分。由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等组成。
①版头：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。市委及市委办公室和其它单位联合行文，版头仍采用市委及市委办公室的版头。
②份号：公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。
③密级：公文的秘密等级。分为“秘密”、“机密”、“绝密”，用3号黑体字标注于公文首页左上角，第一行顶格排印。
④紧急程度：文件送达和办理的时限要求。按紧急程度分为“特急”、“加急”，用3号黑体字标注在公文首页右上角第一行，顶格排印；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
⑤发文字号：由市委或市委办公室发文代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。年度和顺序号用阿拉伯数字标注；年度应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位，不加“第”字。市委及市委办公室与其它单位联合行文只标注市委及市委办公室的发文字号。
a、《中共平凉市委文件》使用“市委发„XXXX‟X号”。 b、《中共平凉市委（）》使用3种发文字号： 上行文（报告、请示）使用“市委呈字„XXXX‟X号”；平行文（向不相隶属机关、部门商洽、询问和答复有关事项）使用“市委函字„XXXX‟X号”；
下行文（涉及干部任免的）使用“市委组字„XXXX‟X号”。
c、《中共平凉市委办公室文件》使用“市委办发„XXXX‟X号”。
d、《中共平凉市委办公室（）》使用3种发文字号： 上行文（报告、请示）使用“市委办呈字„XXXX‟X号”；平行文（向不相隶属机关、部门商洽、询问和答复有关事项）使用“市委办函字„XXXX‟X号”；
下行文或平行文，涉及组织人事工作的使用“市委办组字„XXXX‟X号”。
e、《工作通报》编“第X期”。
f、《内部明电》、《密码电报》使用“市委发电„XXXX‟X号”或“市委办发电„XXXX‟X号”。
g、《市委常委会议纪要》编“„XXXX‟X号”。
h、无牌头编号文件，使用“市委办字„XXXX‟X号”。 ⑥签发人：上报公文应当在发文字号右侧居右空一字的位置标注“签发人”，“签发人”后面标签发人姓名。“签发人”三个字用3号仿宋体标出，签发人姓名用3号楷体字标注；如有两个以上签发人，主办单位签发人姓名位于第一行，其他签发人姓名从第二行起按发文机关顺序依次排在下面，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。
“内部明电”和“密码电报”在版头的右下方标注“签发人和签发时间”。
13、行文部分。由标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围等组成。
①标题：由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于横隔线下方居中排布。较长标题可多行排布，回行时要做到词意完整，排列对称。
②主送机关：即主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称，或者同类型机关的统称，位于标题之下、正文左上方，顶格排印。
市委及市委办公室下发文件的主送机关一般是：“各县（区）委，市委各部委，市直各部门及中央、省驻平各单位党组、党委”；
市委、市政府及市委办公室、市政府办公室联合下发文件的主送机关一般是：“各县（区）委、人民政府，市委各部委，市直各部门，中央、省驻平各单位”；
市委、市政府、平凉军分区联合下发文件的主送机关是：“各县（区）委、人民政府和人武部，市委有关部委，市直有关部门”；
根据发文对象的不同和需要，主送机关也可以是“有关县（区）委和市直有关单位”等。
③正文：公文的主体，用来表达公文的内容。 ④附件：公文正文的说明、补充或参考资料，位于主件之后。在正文之后、发文机关署名左上方注明附件的名称，附件与主件一起装订；如有两个以上附件时，应注明顺序并将顺序号标注于各附件首页左上方。
⑤发文机关署名：公文制发机关名称，用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。市委、市委办公室文件或市委、市政府和市委办公室、市政府办公室联合下发（上报）的文件一般署机关名称，特殊情况需要以市委和市政府领导人署名的，应写明领导的职务。
⑥成文日期：一般署会议通过日期或市委领导签发日期；联合行文，署最后签发领导的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期位于发文机关署名右下方，用阿拉伯数字写明年、月、日。意见、决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于文件标题下方居中位置。
⑦印章：市委及市委办公室正式编号胶印的下发文件不加盖印章，上报文件和油印文件要加盖印章。用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、清晰。
⑧印发传达范围。意见、决议、决定、规定、会议纪要等文种的印发传达范围，用“印发”标注于主题词下方。下发文件印发传达范围为主送机关，一般不再标注；如有特殊要求的，加圆括号标注于成文日期左下方。
14、文尾部分。由主题词、抄送机关和印制版记组成。 ①主题词。按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》标注，字体为宋体加黑。《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加“△”。
②抄送机关。指除主送机关以外的其它需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。对上级机关和部门用“抄报”，对不相隶属机关用“抄送”，对下级机关用“发”。抄送机关名称标注于印制版记上方，主题词下方。
③印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和印制份数组成，位于公文末页下端。左侧注明制发单位名称，右侧用阿拉伯数字注明印发日期，底线下面右侧加圆括号注明印制份数。
15、公文印制
①字体。公文标题用小二号华文中宋加黑字体，正文用三号仿宋字体，一般每页排20行，每行排25个字。
②纸型。使用60克~80克纸，采用16K型（长260毫米，宽184毫米）。
③印装。采取微机打印，双面印刷，左侧装订，50份以上的文件一律胶印。 ④印制份数。按发文范围确定印制份数，特殊情况需增加印制份数的，汇报分管领导同意后印制。
二、发文审签程序
（一）文稿收取
16、收取范围：拟以市委、市委办公室名义制发的文稿（包括联合行文），均属于收取范围。
17、收取要求：收取文稿时检查来文手续是否合理完备，清点所附文件、材料，了解领导批示情况，对属于收取范围的，随即接收。
18、文稿退办：对拟办手续不符合规定、材料不全的文稿，退回起草部门补办手续；对文字粗糙、字迹模糊、文面太乱和其它不符合收文要求的文稿，提出明确的要求，退回起草部门修改整理后再送。
（二）文稿审核
19、程序审核
①办公室内部科室起草的文稿，先由秘书科审核，再送分管副主任、主任或副秘书长、秘书长审核；市直部门代拟的以市委、市委办公室名义下发（上报）的文稿，由起草部门主要领导签字后，送办公室秘书科审核。
②文稿中涉及几个部门的问题必须协商一致，履行会商手续；特别是涉及机构设置、人员编制、财政资金等方面问题的，必须由联系市委分管领导的副秘书长召集相关部门负责同志会商形成一致意见后，由参与会商的部门负责同志签字。
③联合行文必须由所涉及单位的主要领导审核签字。 ④需经法定程序通过的文稿，要审核其履行法定程序情况。
⑤规范性文件和涉及国家法律法规等重大问题的，必须经有关部门审核把关。
⑥对不符合上述要求的文稿，要退回起草部门，重新按程序办理。
20、内容审核
①对不需要以市委和市委办公室名义下发（上报）的文稿，汇报分管领导同意后，退回起草部门另行处理。
②文稿内容要符合党的方针、政策和国家的法律、法规，完整准确地体现上级要求、领导意图和行文目的，并与现行公文内容相衔接。
21、规范性审核
①拟下发的文件篇章布局合理，观点明确，条理清晰，内容充实，表述准确，文字精练，结构严谨，篇幅简短，文风端正；人名、地名、时间、数字、引文等准确，汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
②文件的发布形式、文种、格式和密级、紧急程度等符合市委及市委办公室文件制发标准。
③公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用的汉字外，其它数字使用阿拉伯数字。公文结构层次序数依次用汉字、汉字加圆括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加圆括号。
22、审核时限
在保证质量的前提下，一般文稿的审核时间不超过1天，需要作较大修改文稿的审核时间不能超过3天。对有时限要求的文稿，必须在规定时限内审核。
23、文稿修改
①修改文稿的笔迹要与原稿的笔迹有所区别，使用标准的符号勾画，添加修改的部分要清晰可辨。
②文字审核差错率不得超过有关规定；文稿的字号、标题、主送机关、重要的人名、地名不得出现差错。
③文稿修改后文面较乱，影响领导审签的，要退回起草部门重新打印，并附原稿再送领导审批。
24、填写发文审批稿
文稿经审核无误后，附“中共平凉市委发文（电）稿纸”或“中共平凉市委办公室发文（电）稿纸”，填写密级、发文形式、文件标题、拟稿部门、审核意见、主题词、印制份数、时间等项内容，按程序送审。
（三）文稿的签批
25、以市委名义单独行文的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记或书记委托的其他市委领导签发。
26、以市委、市政府名义联合行文的，如果公文内容属于市委职权范围内的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，然后转市政府办公室审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记、市长或书记、市长委托的其他市委、市政府领导签发。如果公文内容属于市政府职权范围内的，先由市政府办公室审核，然后转市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记、市长或书记、市长委托的其他市委、市政府领导签发。
27、以市委办公室名义单独行文的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后呈送市委有关领导审定或签发。
28、以市委办公室、市政府办公室名义联合行文的，如果公文内容属于市委职权范围内的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，然后转市政府办公室会签，最后呈送市委、市政府有关领导审定或签发。如果公文内容属于市政府职权范围内的，先由市政府办公室审核，然后转市委办公室秘书科审核，再送办公室副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后呈送市委、市政府有关领导审定或签发。
（四）文稿登记
29、文稿经领导签发后，交由市委办公室秘书科审核，加盖“同意挂号”印章后，再送办公室内收发室登记、挂号。
（五）文稿复核
30、挂号后的文件由承办单位在定点印刷厂（市委机关印刷厂）排出清样，由承办人员校对无误后送秘书科进行全面复核，加盖“同意印制”和“责任校对”印章后，再由承办单位在定点印刷厂印制。
31、明、密电报审核编号后，由承办单位排出电报清样送秘书科复核，加盖“中共平凉市委办公室发电专用章”后发出。发往县（区）的，送市委机要局发出；发往市直部门的，由承办部门将原件复印后按要求发送，发出的密码电报事后要由承办单位收回交市委机要局销毁。
（六）文件分发
32、分发文件一般按《市委文件分送范围一览表》（见附表）的要求执行。
33、正式文件一般不在会议上分发，特殊情况经分管领导同意，可分发参加会议的市上领导和主办单位。
34、绝密公文要严格按照规定范围分发，每份文件分送时都要编号登记，履行签字手续。
35、紧急公文的分发要做好登记，通知有关单位限时领取，并履行签字手续。
三、收文处理程序
36、签收登记
对收到的公文要逐件清点，以签字或盖章方式签收，重要紧急公文要逐页检查，并注明签收的具体时间；签收的公文中如果发现收文份数不符或有其它问题的，要及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。公文登记要将来文单位、收文日期、份数、标题、密级、发文字号、发文机关、办理情况等逐项详细登记。
37、公文的审阅
①对上级下发的公文要仔细阅读，准确理解和把握公文的内容和要求。
②对无隶属关系的单位来文，要弄清来文意图和需要办理的事项。
③下级报送的公文，不得出现以下情况： a、越级行文。 b、请示与报告不分。 c、党政不分、多头报送。 d、请示内容“一文多事”。
④对上述不符合行文规范的文件，汇报分管领导同意后作如下处理：
a、一般情况下，越级请示和报告工作的，退回来文单位。
b、报告中含有请示内容的，退回来文单位，要求其将请示事项、报告事项重新分别上报。
c、请示、报告的内容不属于市委、市委办公室公文办理范围的，退回来文单位并说明情况。
d、请示内容“一文多事”的，退回来文单位，要求其按“一文一事”重新上报。
38、提出拟办意见
①对收到的中共中央及其办公厅、国务院及其办公厅、省委及其办公厅、省政府及其办公厅的各类文件，如文件内容属于阅知性的，按照《市委收到上级来文分送范围一览表》（见附表）的要求，在文件原件或复印件首页左上角加盖“呈请XXXX阅”字样的印章按规定填写后，分送市委领导和市委各秘书长阅知和阅批；如文件有明确要求需要落实或办理的，附上“中共平凉市委办公室收文处理单”，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导阅批。
②对收到的各县（区）委、市委各部委和市直各部门及中央、省驻平各单位党组、党委主送市委的报告或请示，附上“中共平凉市委办公室收文处理单”，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导阅批。 ③对收到的上级发送市委或市委、市政府的各类传真电报，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导或市委、市政府有关领导阅批。
39、传阅交办
①公文传阅。对需传阅的公文，按照传阅范围，做好传阅工作，一般应在5天之内传阅完毕。
②公文交办：
a、市委领导对拟办意见有改变的，根据需要将改变情况及时向副秘书长、办公室主任反馈，有两名以上市委领导批示的文件，要将最高领导的批示意见报告给其他领导。
b、公文交办要做好登记，严格签字手续，以备查找，在办理过程中要做好跟踪催办。
c、市委领导有批示的文件，要由内收发室及时转市委督查室，由市委督查室负责按领导批示意见，转有关县（区）委或市直有关部门办理，并向作出批示的领导反馈办理结果。
40、公文存档
公文办理完毕后，及时注明办结时间。公文办理过程中形成的文字材料要收集齐全，按规定存档、备查。中共中央及中共中央办公厅、省委及省委办公厅文件存档2份，市委及市委办公室文件存档3份，当年年底全部移交办公室档案室统一管理。
41、公文清退
按照有关规定，每年3月底前要清退上年度中共中央及其办公厅、省委及其办公厅下发的文件。具体要求是：
①及时向各县（区）委、市直各部门下发清退通知，提出相关要求，包括清退时间和文件清退核对表等。
②对要清退的各类文件经认真核对无误后，双方履行签字手续。
③个别单位因工作需要暂时留用被清退文件的，要先清退再办理借阅手续。
④有明确清退时限要求的文件，要按时限要求清退，绝密件要在阅办完毕后及时收回，专门保存。
42、公文销毁
①对清退收回和整理后的公文，除存档或根据需要留存外，严格按有关规定予以销毁。
②销毁文件必须进行分类、登记，列出销毁文件份数、文件号等内容的详细清单，汇报分管领导审批同意后，予以销毁。
③公文销毁主要采用送纸厂化浆等办法。
④采用化浆销毁文件，要到保密部门确定的定点纸厂，并有2名以上工作人员现场监销。
附：
1、市委收到上级来文分送范围一览表
2、市委、市委办公室文件发送单位一览表市委收到上级来文分送范围一览表
份数发文机关分送范围备注1中共中央 国务院
中共中央办公厅 国务院办公厅 省委 省政府 省委办公厅
省政府办公厅送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见，按拟办意见传阅办理，办结后，绝密件将原件退回，其它密级的将原件存档。省直部门送市委分管领导。8省政府
省政府办公厅市委书记、副书记各1份（原件），市委分管领导1份（复印件），市委常委、秘书长1份（复印件），市人大、市政协、市委办各1份（原件），存档1份（原件），根据需要复印分送市委有关部委。15中共中央
中共中央办公厅 省委
省委办公厅市委书记、副书记各1份（原件），市委分管领导1份（原件），市委常委、秘书长1份（原件），市人大、市政府、市政协、市中级法院、市检察院、平凉军分区、市委办各1份（原件），华煤集团1份（复印件），存档2份（原件），根据需要复印分送市直相关部门。25中共中央
中共中央办公厅 省委
省委办公厅市委常委各1份（原件），市人大、市政府、市政协、平凉军分区、市委办各1份（原件），崆峒区委5份（原件），市中级法院、市检察院、华煤集团各1份（复印件）、存档2份（原件），根据需要复印分送市直相关部门。148中共中央
中共中央办公厅 省委
省委办公厅市委常委各1份，市委副秘书长、副主任各1份，市人大、市政府、市政协、市中级法院、市检察院、平凉军分区、华煤集团、市委办各1份、崆峒区委10份，存档2份。所剩文件分送市委各部委、市政府各部门及中央、省驻平相关单位（以上文件全部为原件）。
第15篇：办公室公文规范
办公室公文规范
一、公文的简介
公文，是处理公务具有规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。学校的公文种类主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、规定、函、简报。 四川农业大学学生会是在校团委指导下的学生自治组织，学生会各部门掌握好各种公文撰写与修改的方法大有必要。
二、公文的种类
学校的公文种类主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要、简报。
学生会常用的公文种类有：请示、策划、通知、函、简报、总结、主持稿。
各类公文的具体使用范围：
（一）决定：适用于对重要事项做出安排，奖惩校属有关单位及人员。
（二）通知：适用于发布规章，任免人员，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转校属单位的公文，传达要求校属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
（三）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（四）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
（五）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（六）批复：适用于答复下级机关请示事项。
（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）规定：适用于对校内特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（九）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（十一）简报：适用于不定期向上级机关和本单位内部反映工作动态。
三、公文的组成
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当在公文眉首部分右上角标明密级和保密期限，其中，秘密公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别在公文眉首部分右上角标明“特急”、“急件”。
（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。
（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件。附件使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。
（八）公文除会议纪要、简报、规定以外，应当加盖印章。
（九）上行文应当注明签发人、会签人姓名。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十二）文字从左至右横写、横排，字迹要工整、清楚。
四、公文的格式
行文格式分为上行文格式、下行文格式和平行文格式。 上行文格式适用于校团委直属部门向校团委或学校领导的请示、报告。 下行文格式适用于校团委下发的重要工作部署、决定、规定等文件；工作通知、通报，会议纪要；对校团委直属部门请示问题的批复。平行文格式适用于校团委直属部门间请求批准、商洽工作、询问和答复有关事项等。
五、公文的用纸
公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 公文用纸天头为：37mm±1mm ，公文用纸订口为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm；公文标题用二号宋体字，正文用3号仿宋体字；一般每面排22行，每行28个字。公文中其他各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
六、行文的规则
行文应当确有必要，注重效用。
（一）行文关系根据领导分工确定，一般不得越级请示和报告。“请示”应当一文一事，并与“报告”严格分开，不得在“报告”中夹带“请示”事项。
（二）属于两个以上部门职权范围内的事务，应当联合行文，并将主办单位排列在前。自行行文的，应当征得有关单位的同意，并在文中注明。
（三）校团委直属部门上行报送的报告、请示等公文，由部门主要负责人或者主持工作的负责人签字；其他公文，除简报、会议纪要、规定以外，应当加盖公章。
七、发文的办理
发文办理指以学校和校属单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（一）草拟公文应当做到：
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。
2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
4.结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
5.应当使用国家法定计量单位。
6.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
7.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
8.行文格式等其他方面应当符合本办法的规定。
（二）审核。实行学生会办公室审核、分管主席审核、校团委主管老师审核、学校主管领导签发四级审核制。 审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合本办法规定的草拟公文的各项要求，涉及校团委其他部门的事项是否已经协商等。
（三）签发。以校学生会名义制发的上行文，由校团委主管老师签发；以校学生会名义制发的下行文或平行文，由校团委主管领导或由校团委主管领导授权的其他负责人签发。
（四）复核。公文正式印制前，主办部门应认真校对，并送校团委进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。
八、常用的公文：
（一）请示
请示，是指下级机关向上级机关请求指示和批准时使用的公文。
请示的内容和结构：
1.标题。请示的标题要高度概括请示事项的内容，使其简明准确，一目了然。 2.主送机关。请示必须标明主送机关，一般是行文机关的直接上级，请示的事项应该是主送机关权限范围内能够解决的问题。一份请示只送一个上级机关。如需要，则可以抄送。不能搞多头请示。
3.正文。请示的正文包括请示的缘由、请示的事项和请示的要求三部分。
（1）请示的缘由。用有说服力的事实和情况说明“为什么请示”，以引出请示的事项。这部分是请示写作的重点，它是上级能否顺利批复的关键，因此内容必须明了、充分、实在，具有说服力。
（2）请示的事项。重点写明请示什么，有什么具体要求，同时提出本单位解决问题的意见和方案，以供上级批复时参考选用。请示事项必须明确、具体，方案应具可行性。
（3）请示的要求。常用：“妥否，请批示”等惯用语，提出批复的要求。
（4）附件。不少请示都有附件，请示要充分利用附件。如请示有附件材料，则正文就不必详述。
（二）计划
计划，是指单位或个人在工作和行动之前拟订的为完成工作任务，实现具体目标，做好工作而制定的，指导实践用的事务文书。
计划的内容和结构： 1．标题
计划的标题由单位、适用期限、计划内容和文种四部分组成，如《× ×市公安局2010年工作计划》。工作方案的标题由计划对象和“方案”两部分组成，如《× ×安全保卫工作方案》。工作要点由单位、适用期限和工作要点三部分组成，如《× ×公安分局2010年工作要点》。
2．正文 计划的正文由前言、主体和结尾三部分组成。 （1）前言。制定计划的指导思想，简要说明“为什么制定计划”，即行文的目的和依据、总体目标，再用“特制定本工作计划”、“特制定以下方案”等惯用语引出主题。
（2）主体。它是计划的核心部分，通常要写清计划的“三要素”，即“做什么”（任务目的），“怎么做”（方法措施），“何时完成”（时限、步骤）。其中，“怎么做”应写明做到什么程度，由谁负责，具体的措施和有效的方法是什么。 工作方案要分项写清组织和分工并提出工作要求。工作要点则要分条列出何时做、做什么、由谁负责，一目了然，便于执行。
（3）结尾。一般是发出号召或提出要求，如主体已交代明确也可不必写。
（三）通知 通知，是指批转下级机关的公文，转发上级机关和不相关隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员所使用的公文。 通知的内容与结构：
1.指示性通知 指示性通知主要用于部署工作和传达上级的有关精神，其格式内容如下：
（1）标题。一般应写明发文机关、事由和文种。 （2）主送机关。应准确写明承办、执行的有关机关名称。
（3）正文，即应知应办的事项，是工作通知的核心部分。通常由缘由、事项和执行要求组成。首先需要简要说明开展工作的原因和依据；事项中要交代清楚要求下级“做什么，怎么做，按什么要求做”这三个方面的内容。其次还要写清对通知内容贯彻执行的要求，如“以上通知，望认真贯彻执行”。较重要的通知还应选用反馈式结语，如“以上通知，在认真贯彻执行的同时，请将执行情况于×日报部”。
（4）落款和成文时间。
2．批转、转发文件性通知 这一类通知主要用于批转、转发有关文件，要根据实际情况正确选用。它一般由标题、正文、落款等部分构成。
（1）标题。这类通知的标题很难规范。通常应写明：谁发文，批转、转发什么机关的什么文以及文种。标题中除了表明“批转”、“转发”等字样外，还要列出原文件名称。在实际工作中，常常会遇到某一文件层层转发的情况。当层层转发通知时。标题可能会出现“通知的通知”这种赘语。为力求精炼，标题中只可保留一个“关于”，一个“通知”，并去掉多级转发的中间搭桥单位。
（2）正文。由于这类通知是以转发相关文件为主要目的，所以正文的写作比较简单。其正文由被转发文件、简要评价（转发机关的“批语”）和执行要求三部分组成，文字应简洁明了。
（3）落款和成文时间。
3．会议通知 会议通知的写作的关键是要素要齐全、事项明确具体、结构完整。
（1）标题。由召集单位、会议名称和文种组成。 （2）正文。包括会议基本情况和具体事项。开头应概要写明会议的目的、日期、地点、名称、会期等，再由“现将有关事项通知如下”的惯用语引出通知事项。通知事项要依次写明：会议主要内容、任务和议题；与会人员的范围（职务、人数）；报到及开会的时间、地点；应携带的材料和其他有关要求。
（3）落款和成文时间。
（四）总结
总结，是指对某一阶段或某项工作实践的回顾，归纳经验教训，找出成功的规律，用以指导以后实践的一种事务文书。
总结的内容和结构： 1.标题 总结的标题有多种写法常见的有公文式如《× ×市公安局2009年工作总结》、提要式如《× ×工作总结》、内容式如《我们怎样做好× ×安全保卫工作的》和双题式如《加强防范意识、小区治安改观——× ×派出所2009年辖区工作总结》。
2.正文 总结的正文由前言、主体和结尾三部分组成。写法灵活多样，最常见的写法是：
（1）前言。综述工作基本情况，交代工作的时间、背景、条件、任务效果，并简括主要成绩，反映整体情况。使用“现总结如下”或“一年来，我们主要做了以下工作”等惯用语引出主体部分。
（2）主体。它是总结的核心部分，主要由两部分内容组成： 一是做法过程。这是工作的具体情况，回顾实践部分。这部分要写清：做了什么（完成了什么任务）；怎么做的（采取了哪些方法措施）；有什么效果（主要成绩是什么）；再以“能取得以上的好成绩，我们的体会是”衔接下文。 二是经验体会。这是总结的重点内容，是探寻规律的部分，要在以上摆事实的基础上分析取得成绩的主客观原因是什么；主要的经验体会有哪些。通常用条文式表述。这里常用“虽然……但是……”总结全文，引出结尾。
（3）结尾。它包括存在的问题和以后的方向。通常要先点出没有做好和有待解决的问题是什么；然后再提出以后的打算和努力方向。意尽言止，简短有力。 在经验总结的写作中，通常采用“体会式”结构，即以体会（而不是以工作本身）为中心来安排结构，前言的基本情况部分可稍详一些，之后用惯用语“我们的经验是”、“我们的体会是”直接引出经验体会。写法将回顾实践和经验体会揉在一起，以小标题概括主要经验，再以典型材料说明工作的做法和过程，夹叙夹议，突出重心。
（五）简报 简报，是指机关用来传达工作动态、反映情况、交流经验和互通信息的内部刊物。
简报的内容和结构：
1.标题 简报的标题没有硬性规定，只要能突出主旨、概括适度、形式新颖即可。主要有概括式标题如《× ×省公安机关大练兵汇报演练隆重举行》、形象化标题如《向基层所队长聚焦 为规划建设提速——× ×市公安局倾力打造“一线带兵人”》、提问式标题如《一个重大盗窃犯为什么作案数十起却长期逍遥法外？》或是正副式标题如《抓规范 打基础 扎实推进正规化建设——× ×市公安局正规化建设形式喜人》。
2.正文 简报的正文没有固定的格式，根据简报内容的具体情况而定。通常有一下几种写法：
（1）消息式写法。消息式写法往往具有消息的五个结构部分，要交代消息的六要素，即什么时间、在什么地点、什么人、发生了什么事、原因及结果如何。报道单一事件往往采取这种写法，通篇记叙，较少议论或说明。
（2）摘要选登式写法。机关工作简报或会议简报常常采用摘要选登式写法。在一般情况下，需要刊登的文章比较多、比较长，为了节省版面，往往采用摘要式写法。领导讲话、工作报告、会议讨论的发言等，都可以以摘要的形式予以刊发。根据全局情况取舍内容，摘编的内容要准确、精练、全面。
（3）分栏集锦式。这中简报都是编辑的简报，将所编辑的文章根据内容分成几个栏目予以刊出。这些栏目有的是固定的栏目，如机关定期发表的简报，具有固定的栏目，如《政治工作简报》一般具有“工作交流”、“调查研究”等栏目。还有的栏目是不固定的，可视简报文章的情况而定。分栏集锦式简报每个栏目编入一篇或几篇文章，从不同的侧面反映同一个主题：或者是一个栏目收入几则工作动态，分别冠以小标题加以阐述，类似简明新闻。
（六）函
函，适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
函的内容和结构：
1.标题。函的标题要高度概括函告的内容，使其简明准确，一目了然。 2.主送机关。函必须标明主送机关，一般是行文机关的直接上级，函的事项应该是主送机关权限范围内能够解决的问题。一份函只送一个单位。
3.正文。函的正文包括函的缘由、函的事项和函的要求三部分。
（1）函的缘由。用有说服力的事实和情况说明“为什么函”，以引出函的事项。这部分是函写作的重点，它是主送机关能否顺利配合的关键，因此内容必须明了、充分、实在，具有说服力。
（2）函的事项。重点写明函什么，有什么具体要求，同时提出本单位解决问题的意见和方案，以供主送机关配合工作时参考选用。函事项必须明确、具体，方案应具可行性。
（3）函的要求。常用：“特此函告”等惯用语，提出要求。
（4）附件。函可附带附件，要充分利用附件，如函有附件材料，则正文就不必详述。
第16篇：规范公文格式通知
晋城市坤达煤化磁材有限公司
关于进一步规范和统一公文格式的
通知
为进一步规范和加强公文处理工作，确保公司各类文件资料格式统
一、严肃、规范、整洁，依据《国家行政机关公文处理办法》、结合我公司公文处理工作实际，现就进一步规范和统一行文格式有关事宜通知如下：
一、标题。
（一）标题由“发文机关名称+公文主要内容+文种”组成，公司对外统一用“晋城市坤达煤化磁材有限公司”名称（特殊情况例外），公司内部各部室行文可用简称，如“坤达公司生产部”；标题应力求简明扼要，用2号宋体字，可一行或多行居中排布；回行时，应注意词意完整，排列对称，间距恰当。
（二）个人上报材料标题由“材料主要内容+文种”组成，署名在标题下方，由“部室+个人”组成，用3号楷体字，居中排列。
二、正文。
位于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应用阿拉伯数字。1
三、附件。
附件说明，应在正文下空1行左空2字、用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号，冒号后标识附件顺序号和附件名称。附件顺序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号，如回行应与上行文件附件名称文字齐平。附件应另页全文打印，与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时依顺序标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
四、日期时间。
成文日期时间用中文数字将年月日标全，“零”写为“〇”。
五、印章。
公司对外行文应加盖公司印章，内部各部室行文应加盖各部室印章，内部各部室制发的文件资料在落款处不署制文部室名称，只标识成文日期，并加盖印章。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
六、文档编辑。
统一使用Word文档编辑。
七、页面设置
在Word文档编辑状态下，选择“文件”→“页面设置”，然后按如下操作完成页面设置：
（一）页边距。上：选择“3.4厘米”，下：选择“3.0厘米”，左：选择“2.6厘米”，右：选择“2.5厘米”。
（二）纸张。在“纸张大小”栏目下选择“A4（210×297mm）”。
（三）版式。在“页眉和页脚”栏目下，页眉：选择“1.5厘米”，页脚：选择“2.4厘米”。
（四）文档网格。在“网格”栏目下，选择“指定行和字符网格”。在“字符”栏目下，每行提示（1—30）选择“28”；提示（1—46）选择“44”。在“行”栏目下，选择每页：“22”。点击“确定”完成操作。
八、页码设置
在Word文档编辑状态下，选择“插入”→“页码”→在“位置”栏目下，选择“页面底端（页脚）”→在“对齐方式”栏目下，选择“居中”→点击“格式”，在数字格式栏目中选择“1，2，3，” →“确定”。
九、印刷格式
公文用纸采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），页数少在左侧中间装订，多页采用活页或其他方式装订。文字从左向右横排。正文用3号仿宋体字。公文中如有小标题可用3号加粗防宋体字或黑体字。
十、电子邮件。
（一）发送电子邮件应写明主题，主题由“发文部室（个人）+主要内容+文种”组成。
（二）电子邮件附件名称应与电子邮件主题相同。
以上格式规定适用于公司对外发文和各部室、车间及个人上报工作计划、总结、报告、请示、汇报。
各部门各车间要认真进行自检自查，严格执行本通知规定，进一步规范行文格式。办公室将不定期对此项工作进行检查，对行文格式不规范的部门车间和个人，将予以通报，并在当月绩效考核中扣除3-10分。
二○○九年二月十七日
第17篇：规范公文的工作总结
XXX关于《中共XXX委办公室关于进一步
规范公文处理相关问题的通知》
学习情况汇报
为进一步提高办文效率和质量，根据《中共XXX委办公室关于进一步规范公文处理相关问题的通知》（XXX„2011‟X号）文件精神，XX组织党政办认真学习公文处理规范，并制定了相关学习、审核制度，大大提高公文的质量和以文辅政水平，现将学习情况汇报如下：
一、提高认识，加强学习。把统一思想、提高认识作为促进公文处理规范化的基础性工作来抓，从三个方面引导：一是从工作重要性上引导。定期组织文秘人员深入学习公文处理规范化相关文件，召开公文处理经验体会交流会，剖析有关典型事例，使文秘人员充分认识到公文处理是发挥公文效用的重要环节，直接影响公文运转效率，直接体现党委机关决策水平、工作水平和整个领导管理水平，直接关系党委的决策部署的落实，树立公文处理无小事、事事关大局的思想，保持了高度的工作责任感。二是从组织信任上引导。使大家认识到组织将自己放在这么重要的岗位上，是对自己的赏识与器重，要以自己主动的作为和出色的工作作为回报，决不能辜负党组织的厚爱与期望。三是从群众期望上引导。结合群众往往以公文为法规，作准绳，从党委的文件中“聆听”党的声音，把握党的政策的实际，引导文秘人员充分认识到人民群众对公文处理工作的要求高、期望大，强化敬业 1
意识，高树标杆，精益求精，不断提高公文写作和处理工作的水平。
二是实行学习笔记制度，做到“四学”、“五必看”。“四学”即学习上级精神、理论知识、业务知识、电脑知识。“五必看”即每天新闻必看、上级来文必看、领导重要讲话必看、重要经验材料必看、公文工具书必看，全面增强贯彻党的方针政策的能力、领悟领导意图的能力、文字表达的能力、创造性思维的能力。
三、建立完善把关机制。严格按照文件要求对公文处理规范化提出明确要求，任务细化、量化到人，为公文处理规范化工作走上正规化、制度化打下了坚实基础。一是健全逐级呈送制度。明确提出了“三个不准”：不经乡党政办公室处理，不准将公文直接送给领导；代办公室起草的文稿不经乡党政办初审和传递，不准送领导同志审签；报XX批转的公文，其内容涉及多个单位的，在未与相关单位协商并取得一致意见时，办公室不予批转，杜绝了文件“倒流”现象。二是健全逐级把关制度。对文件实行归口管理，统一由党政办公室二秘室把关，凡是以XXX办公室名义制发的文件，首先要由党政办文秘初审，提出拟办意见，由分管办公室主任阅批把关，确定审签意见后，送领导签发。三是健全公文限时办理制度。为压缩公文处理时间，我们明确规定：对于特殊紧急公文，指定专人限时办理，加班加点，保证公文在尽可能短的时间内处理完毕。对紧急公文，做到随到随办，一
般公文及时办理。除疑问较多、协调任务大的公文外，力争每份公文处理不过夜。四是健全差错责任追究制。坚持实行问责制，将公文效率和质量的高低作为衡量办文人员工作实绩及年度评先的主要依据，对公文处理出现质量问题，分管办公室主任承担领导责任，办文人员承担具体责任，并对公文处理过程中出现的失误、差错，区别不同情况，查找具体原因，分别采取收回文件、书面更正等措施及时补救。站所制发的公文出现差错，除对有关责任人进行批评和必要的培训外，还要直接向单位一把手通报情况，促其及时更正。
四、严把四个关口，确保全面规范。主要是严把“四关”。一是严把发文关，力求有的放矢。坚持“四个不发”：对于没有明确目的，可发可不发的坚决不发；可由部门发文的或由几个部门联合发文的，不以党委政府名义发文；可XXX部署的一般性工作不发文。二是严把法律政策关，力求准确无误。要求凡是内容涉及到有关政策法律、法规方面的公文，必须先由起草站所送有关站所审查，再拿出政策、法律、法规依据，由党政办秘书进行把关。三是严把文字关，力求简明精炼。对每份文稿都精益求精、千锤百炼、精雕细琢，对制作的每一篇公文逐段、逐句、逐字地认真反复校核，努力做到主题鲜明，条理清楚，表述准确，不放过一丝一毫疑点，不留下一字一点错误。四是严把格式关，力求规范标准。公文在制发前，按照公文规范化的要求，对公文的各构成要素，从密级、发文字号、标题、发文机关、成文日期，到主题词、
印制版记等，逐一进行检查，确保不漏项、不错项，标注位置正确，有效地杜绝不规范公文，大大提高公文的质量和以文辅政水平。
第18篇：公文字体格式规范
公文排版字体要求以及印制要求
标题：小标宋体， 二号字
正文：仿宋，三号字
行间距：一般设置“固定值”28磅
字间距：一般不作要求政府公文格式及公文字体字号标准公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体
紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）
文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）
发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体
签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体
正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体
列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。
除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。
2．主送机关。
指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简
称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主
送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，
但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政
公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置
在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶
格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多
而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的
主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
3．公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左
空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，
用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使
用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加
标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行
顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能
一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并
在其后标识附件（或带序号）。
5．成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最
后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文
日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写
为“O”）。成文时间标识时，右边要空4字。一般惯例，政府文
件日期为大写数字，如“一九九九年十月一日”；党委文件日期
为小写数字，如“1999年10月1日”。
6．发文机关印章。按照《××省实施＜国家行政机关公
文处理办法＞细则（试行）》“公文除以电报形式发出的加盖发报
专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的
位置一般应上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时间
为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在
成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心
线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印
章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；
两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过
3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称
排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个
印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居
中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注
意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印
章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机
关加盖印章。
7．附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3
号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行
文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
三、版记部分主要标识主题词、抄送机关、印发机关和
印发时间等要素。
1．主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，
位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高
办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文
内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。
2．抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。
3．印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
四、其他
1．格式中的几个用线。
(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。
（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。
2、用纸。
公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm，纸张定量为60g／m2 ～80g／m2 的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值为 7.5～9.5。
3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
4．排版规格与印制装订要求。
（1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
（2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。
（3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。
5．页码。
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。
第19篇：公文的格式规范
公文的格式规范
公文的格式，指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范，换言之，公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和，是对公文的文面要求。公文格式的特点具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，使公文的写作规范化、标准化，不仅增加公文的美学效果，而且方便对其进行阅读与传递、处理，提高工作效率。
（一）公文的书面格式
公文的书面格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
——眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素。
1、公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
2、秘密等级和保密期限
秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，
3、紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，国家行政机关公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。
4、发文机关标识
发文机关标识，《中国共产党机关公文处理条例》称之为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，
5、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
6、签发人
发文机关签发签批公文的领导人的姓名。
7、红色反线
红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即156mm）。
——主体。主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。
1、标题
公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，印（转）发“方案”、“计划”等没有抬头的公文或其他资料性的公文，标题中一般不冠原制发机关名称，而将原制发机关名称及成文时间在印发的原文标题下注明，并用圆括号括起来。
2、主送机关
主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如果主送机关较多，则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。
主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
3、正文
正文是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、
具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字；用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：
第一层用“
一、”“
二、”“
三、”„„
第二层用“
（一）”“
（二）”“
（三）”„„
第三层用“
1、”“
2、”“
3、”„„
第四层用“（1）”“（2）”“（3）”„„
绝对不可以将层次颠倒过来，随意使用，比如用“
（一）”“
（二）”“
（三）”„„作第一层，用“
一、”“
二、”“
三、”„„作第二层，等等，这是不允许的。
4、附件
附件是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公文或材料（包括图表）。公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅二个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。
需要说明的是，附件并不是每份公文都必须有的，是否附列附件，应根据具体情况和实际需要决定。
5、成文时间
成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，一般置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。“命令（令）”的成文时间标识在签发人签名章下一行右空2字处，“会议纪要”的成文时间居右顶格标识在红色反线之上右侧。
6、印章
印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要、翻印件外，均应加盖印章。
7、附注
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。公文附注不属于公文内容，标注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圆括号标注。按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。
——版记。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。
1、主题词
主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，应按照上级机关的要求标注主题词。
2、抄送机关
公文都必须有的，应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。
3、印发机关和印发时间
印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。
4、份数
份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。
5、反线
版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版心。
（二）公文的用纸格式
国家机关公文用纸的幅面尺寸，《国家行政机关公文格式》规定：“公文用纸采用GB／f148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。”当前党内系统公文仍然采用幅面为184mm×260mm的纸张，不够统一。张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定，但应保持一定的纸型，如8开型、A4开型等，以便于折叠和装订。
至于公文用纸的页边和版心尺寸，《国家行政机关公文格式》规定：“公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm”，“公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm”，“版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”。
（三）公文的印装格式
公文一律采用从左至右横写、横排的格式。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字，少数民族文字版的公文应按其习惯书写和排版。
公文的排版规格，《国家行政机关公文格式》规定：“正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。”一个基准行的距离为一个3号字的高度加上该3号字高度的7／8倍。
公文的制版要求是，版面干净无底灰，字迹清楚无断画，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
公文的印刷要求是，双面印刷；页码应套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断画，黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。
公文的装订要求是，左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书心不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。
公文的页码标识，要求用4号半角白体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。
第20篇：公文写作格式规范
公文格式
公文格式——即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。
公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
一、标题。\"关于\"要有,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《关于延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 用3号仿宋体于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文年度要用中括号“[ ]”而不能用圆括号“（）”，另外发文年度应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。标题位于红色横线下方空2行排印。用2号华文中宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名 1
号外，一般不用标点符号。
二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“
一、”，第二层用“
（一）”，第三层用“1．”，第四层 用“（1）”。第三层的“1．”不能写成“
1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“
一、”，第二层可用“1．”。在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4 种字体，均用3 号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。
四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。
六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。 第一个词是标准用语,省里通知有固定格式,最后一个词是公文种类.
七、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方，主
题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。
八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。
九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发
[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。十
一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公
文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。十
二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”
置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。 例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用\"附\",十
五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。
拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
十五、印章。除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。
十六、印制版记。由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”；下行文平行文的，排印“印发”2字。
十七、公文用纸格式 采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：公文用纸上白边（天头）宽为20mm±0.5mm，下白边（地脚）宽7mm±0.5mm，左白边（订口）宽20mm±0.5mm，右白边（翻口）宽15mm±0.5mm。首页不要页码.为了防止出现“此页无正文”字样，在调整行距、字距时，每页既可减少1行，每行可减少1―2个字，也可每页增加1―2行，每行增加1―2个字。 公文要双面印刷。 公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。 公文装订与公文排印一致，左侧装订，不掉页。
