公文规范

2020-03-02 12:53:52 来源：范文大全收藏下载本文

近年来，各地各部门按照中央有产规定和要求，认真做好公文处理工作，公文质量有了明显提高。但我们在公文审核过程中，也时常发现一些这样那样的问题。归纳起来，主要集中在以下几个方面：

一、公文格式不规范

公文格式是公文最基本的规范。对此。中央办公厅、国务院办公厅2012年下发的《党政机关公文处理工作条例》中，专门用一章的篇幅阐述了公文格式的相关要求；国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员发布的《党政机关公文格式》，对党政机关公文格式作出了明确而具体的规定。但在实际工作中，扔存在着不规范的情况。

（一）与标题有关的问题 1.无标题或标题要素不全。

按照规定，公文一般应当有标题，且应由发文机关名称+事由+文种三个要素组成

如：《国家信访局关于召开第七次全国信访工作会议的请示》。

其意义在于简明扼要地说明公文的核心内容，让阅者一一目了然，不用看正文也能知道“谁来文”和“什么事”。但我们在发文稿或收文办理时经常看到，有的公文没有标题，非得看完全文后才知道行文单位的意图；有的公文没有发文机关名称；有的公文标题中，事由概括不够准确、精炼，让

人看了一头雾水。

2.标题编排不美观。

按照规定，标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短相宜，间距恰当，呈梯形或菱形，但一些同志对这一规定把握不准，导致有的标题仅与红色分隔线下空一行，显得十分局促；有的字数较多的标题不分行或者分行不恰当；有的回行时把一个词拆开写在了两行，破坏了词义的完整。

举例

错误1：没有发文机关名称，标题过长不分行

关于2011年度全国XX系统干部培训班有关安排的通知

正确：

XXX办公厅关于2011年度全国XX系统

干部培训班有关安排的通知

错误2：没有发文机关名称，分行不合理，两行字数相差太大

对政协十一届全国委员会第四次会议第XXX号提案的

协办答复意见

错误3：回行时把一个词（“工作任务”）拆开写在了两行，破坏了词义完整

XXX关于2011年政府系统反腐倡廉有关工作任

务进展情况的报告

正确

XXX关于2011年政府系统反腐倡廉有关工作任务进展情况的报告

（二）与落款有关的问题

1.不注意区分加盖印章的落款与不加盖印章的落款在编排上的不同。

按照国家标准，单一机关行文时，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；不加盖印章的公文，发文机关署名右空二字编排，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名的，应该使成文日期右字二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

举例：加盖印章的落款与不加盖印章的落款编排上的不同

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXX公司

2015年11月1日

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXX公司

2015年11月1日

2.落款不正文空隔不当。

常见的情况是：落款与正文空隔过大，省的空二三行，多的空五六行。具体规定是：加盖公章的公文，印章顶端应当距正文一行之内。不加盖印章的公文，无论是单一机关行文还是联合行文都将署名标注在正文下空一行位置。

3.忘记加盖印章。

一般而言，除有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章外，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章。但有的可能是因为负责发文的同志精心大意或是发文时间紧急，匆忙出手，忘记用印，或是沿用过去的做法，署了发文机关名称就不再加盖印章。

（三）与附件有关的问题经常见到有错误是：

1.附件说明编排不当。如：附件说明编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行，附件说明顶格编排等。正确的编排要求是，在正文下空一行并左空二字，编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

2.附件说明中，附件名称没有紧随“附件：”之后书写。而是另起一行。

3.附件名称较长需要回行时，没有与上一行附件名称的

首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。

4.使用标点符号不当。有的未按照要求在附件顺序号后面使用下脚点，而是使用顿号、逗号等；有的在附件名称中使用书名号；有的在附件名称后使用分号或句号。

5.附件在文中的位置不当。这种情况主要出现在有版记的公文中，错将附件编排在版记之后，而一般情况下应该在版记之前另面编排。

6.附件标记不规范。按照规定，“附件”二字及附件顺序号应该用三号黑体字，附件顺序号用阿拉伯数字，不加标点符号，如“附件1”，而且要顶格编排在版心左上角第一行。与之有关的错误五花八门，常见的有：“附件”二字字体不正确，有的用楷体，有的用宋体，有的附件顺序号用汉字数字并且在后面加冒号等如：“附件一：”。

举例

错误：附件名称没有紧随“附件：”之后，使用标点符号不当

附件：

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；

2、《XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX》；

3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX。

正确

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（四）与字体字号相关的问题

1.没有按照规范使用字体。一般情况下，公文标题用二号方正小标宋简体，正文用三号仿宋字。正文中，第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字，第三层标题用仿宋体字；正文中除中央领导同志批示内容外，一般不使用黑体字。但在实际工作中，有些同志不注意遵守这些规范，字体和层级不按照要求要编排。

2.在正文中甚至一个自然段中出现两种字体混用，如仿宋和方正仿宋。这种情况多数是因这一篇文稿的内容由不同的电子文本剪贴而造成的。

（五）格式方面的其他问题

1.文字没有对齐。按照规定，每个自然段的名首应左空两个字，但有时会出现左空一个字或者一个半字的情况。

2.附注编排位置不正确。公文中需要说明的其他事项，

如公文印发传达的范围，使用蚨须注意的事项，关系人等，编排在成文日期下一行，左空二字用圆括号括入。而有的公文却编排在附件的位置或抄送的位置上。

举例：错误

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）

XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日

正确

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日

（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）

3.落款在无正文页。在规范公文中，落款不得落在无正文页，也不得使用“此页无正文”的标识，而要通过适当调整行间距的方法来解决。

二、标点符号用法不规范

（一）没有分清点号之间的层级关系，“乱了辈分”。常用的点号的层级关系从低到高的应该是：顿号、逗号、分号、句号。从操作层面来解释，就是要行用句内点号，再用句末点号；先顿号、再逗号、然后分号、最后才是句号。

（二）没有分清标号之间的不同功能，“戴错帽子”。标

号的作用是标明，主要标示某些成分（主要是词语）和特定性质的作用。在公文中，标号使用错误最多是书名号。按照规定，书名、篇名、报纸名、刊物名，以及其他文化精神产品（如电影、戏剧、乐曲、舞蹈、摄影、绘画、雕塑、工艺品、邮票、相声、小品等）的题目可用书名号，非文化精神产品不能使用书名号，如：物质产品、商品、商标、课程、证件、单位、组织、奖项、活动、展览、集会、称号等。在实际工作中，许多同志对书名号的用法并不是很清楚，造成了书名号滥用的情况，如：“信息中心加大技术支持力度，建成《终结信访事项数据库》”数据库不具备文化精神产品的属性，不能使用书名号，但为了强调，引起人们的注意，可以使用引号，即：“信息中心加大技术支持力度，建成‘终结信访事项数据库’。”

（三）不注意语意语境，站错位置。

主要是出现在句号的使用上。句号是用于陈述句末尾的停顿，但有些同志在一句话的内容未表述完时用了句号。如：“我们认真贯彻落实，严格按照《通知》要求，周密部署，扎实推进。并以此为契机，进一步规范相关工作。”这一段话中的“并”是一个关联词，说明一句话未讲完，因此，在“并”字前，不能使用句号民，而应该使用逗号。

（四）不该标注时标注，“画蛇添足”。

这种情况多发生在附件中或标题中。如：附件名称使用

书名号、分号或句号；在公文标题中使用标点符号，而按照规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；在文中单列的第一层标题后加句号；对一些并非具有特殊含义的词语标注引号等，都属于此类情况。

（五）不按照规范标注文号中的括号，“蒙混过关”。按照规定，文号中的括号应该使用六角括号，如：“中发〔2015〕5号”。一些同志或不清楚有关规定，或是为了图省事，在书写文号时，常常使用圆括号或方括号，如：“中发（2015）5号”或“中发[2015]5号”，这些都是错误的。

三、数字用法不规范

公文中的数字包括两种，一种是阿拉伯数字，一种是汉字数字。在公文中如何使用，视情况而定，大致可分为两种情况：一种是“必须”的、“唯一”的选择，如统计表中的数值必须使用阿拉伯数字，而定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字数字。如：八国联军、五四运动、二万五千里长征、不管三七二十

一、十七届六中全会，等等。另一种是可以 “变通”的选择，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字等，目前体例大都无统一规定，可以灵活掌握。但有两个可遵循的基本原则：一是凡可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，应该使

用阿拉伯数字；二是全篇体例应当一致。在公文中，数字使用不规范有以下几种情况：

（一）时间的表述。原则是使用阿拉伯数字，且分为12小时计时制的表述和24小时计时制的表述，而有的同志则混用了，如：“上午8时40分”、“下午14时30分”。因为“上午几时”或“下午几时”是12小时制的表述方式，而24小时制的表述方式不用标明上午或下午，直接写“8时40分”、“14时30分”。此外，也可以另一种便捷表达方式，如“08:40”、“14:30”。

（二）分数和百分比表述。对于规范格式公文，分数和百比表述使用阿拉伯数字的表述方法，如“1/3”、“50%”，而不能使用汉字数字的表述方法。但许多同志在拟稿时都使用了汉字数字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。

（三）概数的表述。与分数和百分比正好相反，概数的表述应使用汉字数字，如“二三米”、“一两个小时”。但常常有的同志使用阿拉伯数字，或在相邻的两个概数之间使用了顿号，如“

2、3米”、“

1、2个小时”或“

二、三米”、“

一、两个小时”。

（四）全文体例不一致。按照规定，如果遇到没有严格规定的数字用法，应遵循一个原则，就是要照顾到上下文，保持全文体例一致。但有的文稿却没有体现这个原则，如：“我局现有十二个司室，47个处。”正确的表述应为“我局

现有12个司室，47个处。”又如：同一个文号的文件，在前一个自然段中表述为“5号文件”，后一个自然段却表述为“五号文件”。