招标代理的项目管理职能
2020-03-02 06:56:00 来源：范文大全收藏下载本文
招标代理的项目管理职能
招标代理行业是伴随《招标投标法》、《**采购法》等一系列法律、法规产生的，应该说招标代理行业属于工程建设行业中的新兴行业。由于招标人实施项目招标能力不同，从规范管理程序和监督机制等方面综合考虑，国家要求“由具有资格的招标代理人来完成项目的招标组织工作”。由此，招标代理人在履行其代理职责的同时其实已经作为项目管理者的身份参与了项目的建设。
目前，招标代理涉及的领域很多，除了常规的建筑工程及其附属工程外，设备采购、材料采购、服务招标、项目法人招标等各种各样的招标内容令人目不暇接，有的时候我们在网络媒体上看到某某项目招标都会不禁发出这样的疑问—“这样的项目也可以招标，有人参加投标吗？”这一方面说明招标代理涉及的专业种类相当多，另一方面说明很多项目的招标人都想通过招标行为规范项目管理工作，让所有符合资格要求的供应商都站在同一平台上进行竞争，进而选择一个最优的供应商。这样做既节省了资源又规范了程序。从项目管理角度说招标工作的开展和招标代理角色的存在无疑是项目管理中的一个重要手段，当然招标代理制的引进对我国来说也是项目管理工作的一个进步。
招标代理工作价值的实现必须要求招标代理人认真履行其项目管理的职能，为招标项目的管理工作做好咨询服务，搞好项目的风险管理工作和其他管理工作。
合同管理
合同管理是项目管理工作中的重点，也是项目实施过程中重要的参考和依据。招标文件也是合同文件的一部分，两者相辅相成。对于一个项目来说，合同就是项目执行过程中的“规矩”，当然也必须是招标代理工作的重点。在招标文件编制中要求提供完成的合同样本，这里包括合同的专用条款，也包括合同的通用条款。具体说来招标代理的合同管理职能主要体现在如下方面：
合同文本的选择。建筑工程承包合同的国家文本较多，根据专业性质可以分为：勘察设计合同、工程监理合同、工程承包合同、材料供货合同等等。根据承包性质还可以分成：总承包合同、专业承包合同、分包合同等等。这么多的合同种类和文本，就需要招标代理人协助招标人选择最适合的合同范本，比如总承包项目就不能签订专业承包合同等等，招标代理人有义务为招标人提供合同管理的咨询服务，向招标人详细阐明各种合同的特点和适用范围，协助招标人完成合同范本的选择工作。
专用条款的制定。合同专用条款是合同执行过程中的重要参考，也是最容易发生索赔和争议事件的条款。
合同专用条款必须针对本项目的特点制定，比如项目实施过程中招标人无法 1
提供工程现场施工用水和生活用水，就必须在合同专用条款中将该内容说清楚；再如，施工现场的布置除了施工单位自用的暂设、临建之外，还需要施工单位为招标人和监理工程师提供独立的临时办公场所和其他附属设施，如果这样要求就必须在专用条款中说清楚，否则也可能带来竣工决算过程中措施费用的增加。
另外，专用条款要为招标人做好风险管理工作。一般的合同范本对通过条款中的风险界定都非常清晰，承包人和发包人各自承担其应有的风险。在这样的情况下，专用条款的风险管理工作就显得非常重要，招标代理人需要协助招标人将需要全部或部分转嫁给承包人的风险都明确，并且与招标文件中的合同专用条款部分表述清楚，最后作为和承包人进行竣工决算的依据。如：项目施工工期要求和工期延误赔偿办法、工程量增减处理办法、安全事故责任、质量事故责任等等，都是在风险转移管理中需要重点关注的问题，当然也就是招标文件中合同专用条款需要明确的内容。
其他合同内容。合同其他内容含：协议书、工程质量缺陷保修书、承包商履约保函等。针对工程内容的不同，合同协议书格式大体相同，但是工程质量缺陷保修书和承包商履约保函的格式却各自不同。主要体现在：工程质量缺陷保修书根据项目专业不同涉及的保修内容不同，比如建筑主体工程要求使用年限为设计年限，而防水工程一般要求为五年，另外根据招标人的要求也可以在国家规定的最短保修期限上有所上浮，但是这样可能使得代理投标价格提高，提高保修期主要适用于专业种类特殊，使用功能要求严格的项目。至于承包商履约保函主要区别在于，根据项目规模的大小，要求的保函形式不同，针对大型项目可以要求投标人采用多种形式的保函，如：支票、汇票、银行保函、具有担保资格的公司的保函等等；对于规模小、工期短的项目可以直接要求承包人提供支票、汇票或现金等作为保函的形式体现。
项目质量管理
项目质量管理范围很广，它既包含了工程实体本身的质量管理，如结构工程质量、主体工程质量、装修工程质量等，又包括了项目管理工作本身的质量。
工程实体本身的质量国家的各种工程验收规范和标准已经界定的非常清晰了，招标代理人只需要根据招标人的要求将工程实体的质量标准附于招标文件中，要求投标人和日后的承包人满足质量标准，如果不满足按照合同专用条款中规定的相关内容进行处罚则可。
但是，对于项目管理的质量，国家没有任何一个标准来衡量，往往质量管理目标的实现也都是根据项目的不同由招标人制定。当然，有人会问，招标人制定了项目管理的质量，招标代理人有何用武之处？或者说招标代理人在项目管理质量充当什么样的角色呢？由于招标代理工作涉及的专业种类多，工程技术内容复杂，所以往往招标代理人能够比较准确的掌握项目全局的管理服务内容和质量管理要求，这恰恰是大部分招标人没有能力实现的或不能完全实现的内容。招标代理人需要协助招标人制订项目管理质量目标，并且结合工程实体质量管理的要
2求，将项目质量目标实现中需要承包人负责的内容和风险体现在与招标文件的相关条款中。如果招标代理人还接受了招标人工程实施过程中的咨询服务，在工程实际操作过程中还必须时时协助招标人对项目管理的质量进行监督和检查，用良好的项目管理质量实现约定的工程质量。（上）
进度管理
招标代理的进度管理工作主要体现在招标阶段的项目招标进度计划和拟定的项目实施工期进度计划。项目进度计划对一个项目实施过程具有重要的指导作用，从招标阶段至项目的施工阶段都需要有一个详细的进度计划，本文列举了招标代理过程中招标代理人协助招标人编制的项目实施进度计划（附图1）。项目进度计划中不仅设计工作进度计划、招标代理工作计划，还有工程施工进度计划、材料设备供货进度计划和竣工验收及项目管理工作计划等。
造价管理
招标代理工作范围包括工程量清单编制和标底编制。对于国有资金项目要求采用工程量清单方式招标，工程量清单必须作为招标文件的组成部分，其准确性和完整性由招标人负责，《建设工程工程量清单计价规范（GB50500-2008）》要求工程量清单由具有编制能力的招标人或受其委托、具有相应资质的工程造价咨询人编制，对于具有能力的招标代理机构可以为招标人编制工程量清单，同时应该对工程量清单的准确性负责，可见在此环节招标代理人已经作为项目造价管理人参与了整个项目的造价管理工作。招标代理在工程量清单编制过程中的造价管理应做好如下工作：（1）指定专门的团队统一负责某一项工程的工程量清单编制工作；（2）配备齐全的专业人员，土建、水暖、电气、消防、市政等相关专业配套完整；（3）造价管理人员和招标项目经理统一协调、管理工程量清单编制工作，随时检查工程量清单编制深度和进度；（4）发现工程量清单编制问题后及时纠正，如果个别人员不能胜任工程量清单编制工作，马上更换；（5）如果不是总承包招标，做好土建工程和附属工程工作界面的划分工作，做到不漏项，不重复招标；
（6）投标单位提出对工程量清单的相关问题后，在最短时间内核实、修改；（7）协助制定主要材料、设备档次和要求；（8）按照招标文件规定的要求编制工程拦标价或工程预算控制价；（9）仔细了解相关材料、人工、机械使用过程中的市场价格，价格要求合理、准确。（10）工程量清单的审核应设专门的审核小组，编制人自查后报公司审核人；审核人审查通过后报项目经理审查；项目经理审查通过后报招标人审查和报主管机构备案。
工程量清单编制达到了预期的质量，必将有利于招标工作的开展，投标单位明确工程内容、材料标准，进而投标报价就会相对集中，不会出现投标价格高低相差悬殊的情况，对招标人选择投标单位和评标委员会的评标工作顺利进行都有积极的意义。
其他管理工作
招标代理的其他管理工作主要有：对投标人资格审查工作、工程技术标准及施工工艺的确定、主要材料设备档次的确定、项目档案管理工作等。
投标人的资格审查工作。投标过程中的挂靠现象非常普遍，如何做好投标人
3的资格审查工作是招标代理的工作重点之一，只有信誉良好、企业实力雄厚的投标单位才能更好的为招标人完成项目的施工工作。资格审查方法主要有：直接入围资格后审和资格预审，招标代理人必须结合项目具体情况编制资格预审文件，严格要求资格预审中的必要条件部分，对于招标法规及各项规定中要求不得参加投标的各项内容均列入资格预审的必要条件中。资格预审评分原则要明确，合理，不刻意回避某些符合资格的投标人，做到公平、公正。工程技术标准及施工工艺的确定。以往工程技术标准及施工工艺的确定是招标人或设计单位的事情，但是招标代理人作为项目管理的一方，必须在工程技术咨询方面为招标人提供良好的参考。招标行为必须保证投标单位在公平的平台上进行投标，必须有明确的工程技术标准和施工工艺要求。
首先是设计阶段：对设计的技术标准涉及的范围予以提示，强调设计投标人遵循强制规定，比如节能、环保等规定，同时注意新技术、新材料推广规定；其次是施工招标阶段：根据项目工程内容引用相应的各专业当前遵循的国家、国际技术标准，不产生遗漏。以强制性标准为主，涵盖施工过程中的各种工法，另外应强调施工过程的安全规定；根据项目内容对特殊部位、特殊工艺予以明确指明关键环节和施工要点、难点。主要材料设备档次的确定。材料设备投资大约占整个建筑工程投资的70%，所有材料设备档次的界定对工程总投资起着关键作用。设备材料的调研阶段强调选择材料要环保、节能、高效。设备选择性价比高，既时尚且耐用的产品，同时期望维修量最小。招标要求的设备材料档次要强调材料设备的生产厂家、品牌、价格，至少三种同一种材料的参考品牌，满足设计与规范要求的同时，实现招标人的意愿和实际使用功能，保证工程总投资不超过招标人期望值。同时尽量选择当地建筑市场的准入材料。对于有特殊要求的材料（如进口材料），招标文件要明确突出要求的主要招标和相关的验证程序。项目档案管理工作。招标代理机构必须协助招标人做好工程招标档案的管理工作，因为无论是工程实施过程中还是项目决算过程中，招标档案都是项目行为的重要依据。首先，做好规定招标范围内的招标项目的招标投标文件材料及有价值的资料均应归档，档案归档内容由项目经理审查通过后方可归档，归档资料严格满足招标工程要求，做到不漏项，归档文件材料齐全，反映招标活动的真实内容。档案保管期限根据建设项目的建设性质划分大型基础设施、市政工程、公共建筑和列为市级以上重点工程的档案保管十五年，一般建设工程档案保管三年，政府采购项目档案保管五年。最后，档案保管期满后，由档案管理员鉴定，经严格审查后按《档案法》要求进行销毁，项目建设期间不销毁档案，以备查找。（下）
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