行政助理
2020-03-03 06:13:49 来源：范文大全收藏下载本文
行政助理工作职责
行政助理作为公司的行政管理岗位，具有上传下达、承上启下的作用。行政助理一方面要熟知公司的各项业务，综合把握公司业务发展方向，另一方面根据公司总体的发展需要，从事相应的辅助工作。 行政助理的具体工作内容如下：
一、公文写作与处理
（一）文书起草
1、按照公司发展的阶段性变化和公司领导层对公司发展提出的战略性思路 与方向，运用规范性文书格式，遵照“拟稿、审稿、审批、登记”的成文程序，草拟相关文件，辅助编制管理制度。
2、根据公司各项业务发展的需要，服从公司的安排，辅助总经理编制本业务范围内的相关规章制度和员工工作手册。
（二）公文制定与入档
1、将草拟的文书送交公司领导层审阅，根据指示对文书进行修改，交领导层审批、签字。
2、按照公文写作与处理的要求，汇编入档。
3、入档的文件一式两份，一份编入公司档案，一份下发实行。
二、会议通知、记录等相关工作
（一）会议通知
负责通知相关与会人员，告之会议召开的时间和地点，登记与会人数。如有不能如期参加会议者，请示领导层做出相应处理。
（二）会议记录
行政助理随会负责会议记录。记录内容包括：会议名称、召开会议的时间和地点、与会人员、主持人、记录人、与会者发言。
会议结束后，整理会议纪要。对于会议中形成的决定，有必要形成制度的，请示相关领导，行文入档。
三、档案管理
（一）归档制度要求
1、坚持“随要随调”、“举手拿到”的原则。
2、公司内部文件：经过文书起草和公文制定后，按照“拟稿、审稿、审批、登记”的文件处
理程序，编制文件入档序号，注明摘要内容。
3、与客户来往的信函、传真等应按其内容的联系与有关合同整理立卷，在合同或信件上注 明结果。
（二）档案保管
1、文书档案：按年度、组织、机构分类。
2、客户档案：按地区分类。
3、会计档案：按报表、账册、凭证顺序排列。
4、设备档案：按使用年限、型号分类。
5、技术档案：按科目分类。
6、照片档案：按内容、时间顺序排列。
7、档案最低保管期限为十五年。
8、各类档案每年清查一次，做出清查报告。过期作废的档案必须收回，获得领导层同意后进行销毁。
9、各类合同的原件放在公司档案柜，部门只留复印件。
10、档案管理员工作调动时，认真办理交接手续。
（三）档案借阅
1、一般只在公司查阅，尽量不外借。
2、确有需要的，需办理借阅手续。
3、任何被借阅的文件资料不准擅自复印
4、被借阅档案必须在限期内归还，档案借阅完毕时，注销借阅手续。
5、不得泄露档案内容，严格执行保密制度。
四、公司办公用品、后勤管理
对办公物品的领用加以审核，合理发放。并统计办公用品消耗，及时采购。维护管理好办公室及公司所有的办公用品，每样办公用品责任到人，签字登记入册，每月盘点一次，是否有损坏或遗失现象，并每制作报表。 根据公司要求，收发、打印、复印相关各种文件；管理总台电脑、电话机。负责通讯录的更新。 制定公司工作人员作息制度，卫生管理办法。
五、印章的管理与使用。
六、公司下达任务的催办
负责文件的收发，落实公司规章制度，负责对会议文件决定的事项进行落实和催办。
七、其它公司领导和经理交办的其它工作。
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