2020-03-02 23:58:16 来源:范文大全收藏下载本文
苏州嘉吉生物技术有限公司行政专员工作说明书
第一部分岗位规格说明
一、基本资料
岗位名称:行政专员岗位编码:
定员标准:1人直接上级:行政部经理
二、岗位职责
(一)概述
在行政综合部经理的领导下,负责公司的行政后勤保障工作,保证公司的日常经营顺利及信息通畅。
(二)工作职责
1、起草、修改公司各类报告、通知、会议记录等文件,发放、存档。 2、各类证件的办理;外部文件的管理。
3、监督检查各项行政规章制度实施执行情况,促进各项行政工作规范化。 4、负责各类会议及员工活动的组织。
5、组织好来客接待和相关的外联工作。
6、根据办公需求、市场行情,制定相应的办公物品的采购消耗计划;办公物品的采购、保管、审核、发放、统计。
7、加强全员节约意识,降低公司管理成本;环境卫生监督。
8、公司固定资产管理与维护保养;行政事务相关的外联工作。
9、电话费、饮水费、办公用品费、车辆费用、印刷制作各类费用的交纳及统计上报。
10、负责公司职务标牌的制作、客户礼品、办公设备设施的购置;负责上述物品的数量统计并做好先预警;
11、公司相关证件的年检。
三、其他职责
完成领导交办的其他临时工作。
四、监督及岗位关系
(一)所受监督和所施监督
1、所受监督:行政部经理的监督指导。
2、所施监督:公司一线员工。
(二)与其他岗位关系
1、内部联系:本岗位与生产部、销售部有协调和配合关系;
2、外部联系:本岗位与工商局、税务局等政府机关有工作关系
(三)本岗位职务晋升
总经理助理 行政经理行政专员
五、岗位权限
1、行政资源合理调动的权力。
2、公司行政部门组织6S检查、制度检查等发现问题实施处罚的权力。 3、有对上级部门提出合理化建议和意见的权力。
六、劳动条件和环境
本岗位属于轻体力劳动,室内坐姿结合室外行走进行,工作环境温、湿度适中,无噪音、粉尘污染,照明条件良好。
七、工作时间
本岗位实行每周40小时的标准工时制。
第二部分员工规格要求
八、资历
1、工作经验:具有一年以上相关行政工作经验。
2、学历要求:具有大专以上文化程度。
九、身体条件
本岗位要求身体健康,精力充沛,具有一定的协调力、控制力、调整力和记忆力。
十、心理品质及能力要求
1、智力:具有较强的学习力、理解指令和原理的能力及推理判断能力。
2、语言能力:口头和书面语言表达能力。
3、具有一定的组织能力、管理能力、计划能力及实施运作能力。
4、严谨、细心,善于发现问题,并能及时做出判断。
5、具有较强的安全意识和保密意识。
十一、所需要知识和专业技能
(一)担任本岗位职务应具备的专业知识和技能
1、有较强的沟通协作能力、人际关系处理能力和组织能力。
2、有较强的工作责任心和上进心,工作细致谨慎,能够承受一定的工作压力。
3、具有一定的计算机水平,能够使用计算体办公自动化软件。
4、具备一定的法律知识、阅读能力、文字表达能力和公文写作能力。
5、具有较强的团队协作意识。
(二)招聘本岗位员工应考核的内容
1、行政管理相关知识。
2、服务规范、安全保密等专业知识。
3、计算机操作知识。
(三)上岗前应接受的培训内容
1、了解行政部的主要职能和责任,熟悉公司和行政部现行各项规章制度。
2、服务意识、安全意识、保密意识。
十三、绩效管理
(一)岗位绩效考核指标:
(二)考核结果的分析和反馈
由上级领导对考核结果进行核实及可靠性分析,以保证考核结果的真实性,并将考核结果与同期指标和工作要求相比较,及时将分析结果反馈给本人。
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