公文处理工作自查报告
推荐第1篇：公文处理工作规范
一、总则
1.根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合我公司的实际情况，特制定此规范，公文处理工作规范。
2.我公司的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章、下达指示、决定，指导工作，向上反映情况，请示、报告工作，企业内外沟通情况、交流信息，商洽、协调、联系工作的重要工具。它具有鲜明的政策性，一定的权威性，严格的规范性，较强的时效性。
3.党政工作部是公文的管理机构。设专人负责公文的处理工作。
4.公文处理工作是公司日常工作重要组成部分，是承上启下、联系左右、沟通内外的主要手段，是公司工作的桥梁和纽带，也是秘书工作的重要部分和关键环节。
5.党政工作部工作人员在公文处理工作中，要端正思想作风，发扬深入实际，联系群众，调查研究，实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断提高业务素质，提高公文处理的质量和效率，为领导、机关部门和基层单位提供优质服务。
6.公文处理工作必须遵循准确、及时、保密、安全的原则，严格按照公文处理程序办理；严格按照文件自身的保密要求和阅知范畴办理，不丢失、不被盗、不泄密、不损坏。
一、公文主要种类
1.公司的公文种类主要有：
⑴.决定、决议
对本公司某些重要事项或重大行动做出安排，用\"决定\"。
经过会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用\"决议\"。
⑵.通知
传达上级机关的指示，要求下级单位、部门办理或需要知道的事项，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，印发本公司一些法规性文件，均用\"通知\"。
⑶.通报
表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要各单位知道的事项，用\"通报\"。
⑷.报告、请示
向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议用\"报告\"。
向上级机关请求指示、批准，用\"请示\"。
⑸.批复
答复下级单位的请示事项，用\"批复\"。
⑹.函
向有关主管部门请求批准的事项，同级机关之间、不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题等，用\"函\"。
⑺.会议纪要
记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用\"会议纪要\"。
⑻.规定
本公司或部门制定的具有一定强制性的管理的有关规章制度，用\"规定\"。
2.其它形式的公文，如某些章程、办法、规章、计划、合同、电报以及经过一定的批准手续后转化为公文的某些简报、调查报告、领导讲话等，根据情况酌情使用。
三、公文格式
1.公文一般由文头(发文机关全称加\"文件\"二字组成)、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄报机关、抄送机关、主题词、制发机关、制发时间等部分组成。
⑴.公文标题。公文标题一般由发文机关全称或规范的简称、事由和文件三部分组成。公文文头已含发文机关名称的，标题中可略去发文机关名称。转发公文的标题，要简明准确，但不要只写文号。在公文标题中除法规性文件外，一般不加书名号。
⑵.发文字号。发文字号一般由机关代字、年号、序号三部分组成。几个部门联合发文，只标明主办部门的公文编号，党政联合发文，用党委的文头，编党委的文号和行政的文号。
机关代字应使用规范的简称，并应避免与其它机关相混淆。
正式文件年号一律用公元纪年全称括于方括号内，置机关代字之后，流水号之前。函件年号可使用简称括于圆括号内，置于机关代字之首。
⑶.主送。一般公文的主送机关应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、决议、会议经要等，应将主送机关写于正文之后。正式文件主送机关的全称、规范性简称和同类型单位的统称应使用统一的固定概念和序列表达，不得经常变换。
上报请示的公文，一般只写一个主送机关，如确需同时上报另一个上级机关，应用抄报的形式。
⑷.正文。正文文字表达应力求简明扼要，层次清楚。
⑸.附件。公文如有附件，应在正文之下(空一行)，发文机关印章及成文日期之前，按顺序注明附件名称，工作汇报《公文处理工作规范》。
⑹.印章。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证。公文一律加盖印章。印章盖在成文日期的中上方。并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日4-7个字。如发文时间在前，印章可盖在正文末空档处。正文末页无空档，可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页左上方标明\"此页无正文\"。几个单位联合行文，印章顺序与行文机关相吻合，最后一枚印章顺序应与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。党政联合发文，党委印章在左。
⑺.秘密等级。保密公文应在文件头左上方注明等级和保密期限。
⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款应使用发文机关的全称或规范化的简称。
⑼.发文时间。发文时间以签发或会议讨论通过的日期为准。
公文日期统一使用汉字标识。且年、月、日三者俱全，不得简化与省略。
⑽.附注。公文如有附注，应列印章、时间之下，主题词之上，有圆括号括起来。
⑾.抄送机关。抄送栏设于文件末页下端，制发机关之上。抄上级机关的标明\"抄报\"，抄平行机关、下级机关和不相隶属机关的标明\"抄送\"。抄报、抄送顶格书写用横线隔开来。
⑿.主题词。为便于公文管理和使用微机检索，可编制公文主题词表，按公文主题内容选1-5个主题词，刊于抄送机关之上。
2.公文用纸、一律使用A4纸。
3.公文用字。公文的正文部分推荐采用四号宋体字，标题和其它部分可酌情大一号或小一号，标准行数和列数均为二十五左右。
四、行文规则
1.各部门的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。
⑴.上行文。指下级机关、单位向上级机关、单位的行文。一般般用请示、报告、函等文种。
⑵.下行文。指上级机关、部门向下级机关、部门的行文。一般用指令、决定、决议、批复、通知、通报、通告、函等文种。
⑶.平行文。指向同级单位和不相隶属的单位和部门发的文件。主要用函。
2.凡属于行政职责范围内的工作，应以行政名义行文，不应要求以同级党组织名义行文或与同级行政单位或部门联合行文。若党委系统建议与同级行政单位或部门联合行文，其内容既涉及党群工作又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主，与行政关系不大时，则由党组织自行行文。
3.各单位一般不得越级行文。因特殊情况必须向上越级行文时，应同时抄报越过的上级单位机关。
4.向上经机关请示的公文，应一文一事。请示不要直接送领导者个人，也不要多头分送，应送党政工作部统一办理。
5.公文字数一般不超过三千字，若超过三千字应写出内容提要，并印在正文之前。
6.行政公文不得对党的组织作指示，交任务。
7.转发上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不必另外行文。
五、收文处理程序
1.收文处理程序一般包括签收，登记，分发、分办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。
⑴.签收。签收公文应认真核对所收文件的件数是否与文件投递单或送文簿上登记的件数相符；文件包装上的收文机关、收件人是否与本机关相符；包装编号是否与投递单或送文簿的登记相符；文件包装是否有破损、开封等现象，重要文件应逐页查点。如发现问题，要及时向发文机关查询，采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。
⑵.登记。登记文件应将收文号、来文机关、文件标题、密级、发文字号、缓急时限、件数、收发时间以及处理情况逐项填写清楚。登记编号不得出现重号和跳号的现象。
⑶.分办。分办就是文书工作人员将收进的文件经过登记以后送综合部负责人批分后，送有关领导、有关部门或承办人员办理。
⑷.批办。主管领导人在阅读文件的基础上，针对文件提出的问题和要求，简明扼要地提出处理意见，明确指定承办部门或承办人承办。
⑸.承办部门在办文时要遵循以下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文单位，同时抄送交办部门销案；凡涉及其他部门业务和事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，应由主办部门提出意见，并代拟文稿，如文稿内容涉及其他部门，应与其他部门协商并取得一致意见后，送请上级领导审批。如不能取得一致意见，要将双方意见都写上。
⑹.传阅。传阅文件要做到以下几点：
a.掌握传阅范围。严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。
b.控制文件运行。严格传阅登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传，误传和延误。
c.文不横传。文件要通过文书人员分别递送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。
d.认真检查处理。文书人员应对退回的传阅文件进行检查。一查传阅人是否阅过并标明了阅完时间；二查传阅人有无指示意见；三查传阅件有无缺损。
⑺.催办。对落实到各承办单位或部门的公文，由党政工作部负责催办工作。
⑻.收集。已处理完毕需立卷归档或保存一定时间的文件，文书人员应做好回收工作。
六、发文处理程序
1.发文处理程序一般包括拟搞、会稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档、销毁等。
⑴.拟搞。拟稿应做到以下几点：
a.符合国家法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定，符合公司的实际情况
b.情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，篇幅要简短。
c.人名、地名、数字、引文要准确。
d.公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它发布用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。
e.引用公文应先引用发文机关、标题，后引文号，并加括号。
f.公文中的计量单位，应使用国家法定计量单位。
g.草拟、修改、签发公文要用碳素笔、钢笔，并只能用碳素墨水、蓝黑墨水来书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、彩笔及红墨水。
⑵.会稿。凡涉及其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会稿。
⑶.核稿。文件草稿在送文领导人最后审批签发前，应由党政工作部负责人对文稿的内容、体式、文字等进行审核。审核要把好五关：
a.行文关。确定是否行文，以何名义行文。
b.内容关。审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法、措施和要求是否明确具体，切实可行。
c.政策法规关。审查文稿是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本公司已经发布，仍在执行的政策规定有无矛盾。
⑷.文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练；句子是否符合语法；标点符号、数字数量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。
⑸.体制格式关。审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏等。
4.签发。审批签发的一般原则是：
⑴.涉及全局性或经会议讨论通过的重要文件，由领导签发。
⑵.涉及某一方面的问题，由分管领导人审阅后，送主要领导人签发。
⑶.对于机关一般事务性函件或领导已决定的事项可授权党政工作部负责人代签。
⑷.已签发的公文，不准随意改动，如确需改动时，必须重新核稿，并报原签发的领导审定。
⑸.所有上报的公文，都必须由主要领导签发。若主要领导不在家，应由在家主持工作的领导签发。
5.编号登记。文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号。登记时应首先检查签发手续是否完备，文件有无错漏，主、附件是否齐全。《发文登记表》包括以下内容：日期、编号、主送单位、标题、主办单位、主办人、签发人、主题词等。
6.缮印。略，见《缮印工作规范》。
7.用印。略，用印的具体要求见《印信管理工作规范》。
8.分发。分发应根据分发范围书写信封、分拣、装封，经检查无误后再严密封口。凡正式文件、都应附《发文通知单》随文件一起邮寄。一般不得通过会议发放正式文件。所有上报的文件必须是原件，不准上报复制件。
9.收集。发文资料收集范围包括：文件底稿、文稿附件、领导批示等。
10.立卷。立卷要根据发文机关、内容、时间、名称等文件特征，按照公文保存价值和历史联系分类整理，保证立卷公文齐全、完整。绝密文件不能复制。机密，秘密文件经党政工作部批准可以复制。复制文件应视原文一样管理。
11.归档。立好的案卷，应写上标题，编写案卷目录，并按照有关规定定期向档案管理员移交。移交案卷时，应履行有关手续。
12.销毁。没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴定和主管领导人批准，可定期销毁。
收集、立卷归档、销毁应遵守《档案工作规范》。
七、公文质量考评制度
1.党政工作部要建立公文质量考评制度，定期对本公司在日常工作中所形成的公文进行检查或抽查，表彰先进，批评落后，促进全公司公文质量不断提高。
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公文处理工作办法
第一章总则
第一条 为使公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，确保信息传递有效，提高工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》等有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，承担公文处理的部门在公文处理过程中应相互协调、密切配合，保证公文运转及时、准确、安全、保密。
第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和公司秘密的安全。
第五条 总经办是公司行政公文处理的管理部门，主管公司各部门的公文处理工作。
第二章公文种类
第六条 公司公文种类主要有：
(一) 决定：适用于对重要事项或者重大行动作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决
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急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(四) 发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志用联合发文机关名称。
(五) 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
(六) 签发人：上行文、会议纪要应当标注签发人姓名。(七) 标题：由发文机关名称、事由和文种组成。 (八) 主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(九) 正文：公文的主体，用来表述公文的内容。(十) 附件说明：公文附件的顺序号和名称。 (十一) 发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。
(十二) 成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
(十三) 印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
(十四) 附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。(十五) 抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或
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第五章收文办理
第十四条 收文办理指收到公文的办理过程，包括：文件签收—登记并编号—总经办提出拟办意见—提交公司领导批示—传阅—相关部门承办—总经办催办—公文处理完毕交档案室存档。
第十五条 总经办行政文秘负责接收和分发文电、信函。属公司和公司领导的，由总经办行政文秘负责签收、拆封。
接收和分发文电、信函必须及时。一般情况下，应在收文后1小时内分送完毕。特急件、急件应在10分钟内分送完毕。
第十六条 直接报送给公司领导的文件，除领导专门交办的事项和重大、突发事件外，应交由总经办统一处理。
凡收到外单位直接送来的需办理的文件，除一般的业务往来文件外，必须交总经办统一处理。
第十七条 收文办理流程：
(一) 签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。如发现问题，应当及时向发文机关查询，并应采取相应措施。
(二) 登记：将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期逐项填写清楚并编上序号和附上文件处理笺。
(三) 拟办：根据文件内容、公司领导工作分工、各部
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(十) 归档:公文办理完毕后，承办部门应当按照有关规定将公文原件、领导批示、办理结果资料及时归档。个人不得保存应当归档的公文。
第六章 发文办理
第十八条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十九条 各部门草拟公文应当做到：
(一) 符合国家的法律法规和党的路线方针政策及公司章程，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
(二) 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
(三) 内容简介、主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
(四) 文种正确，格式规范。第二十条 发布公文流程
各部门起草公文—部门负责人审核—总经办行政文秘复核、编号—公司领导签批—拟文者校对、印制公文—交总经办盖章—办公平台网发—总经办公行政文秘统一保存立卷。
第二十一条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内
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(三) 请示不符合一文一事要求。
(四) 未经起草部门领导审核、涉及相关部门无会签。第二十六条 公文校对施行“谁拟文，谁校对”的原则，由拟文者进行校对工作，校对必须认真仔细，确保内容属实、格式规范、表述准确、文字无错。
第二十七条 会议纪要中凡涉及公司核心管理团队成员参会发言的整理内容，会议记录人应送公司核心管理团队成员发言者审核，由总经办按规定编制会议纪要文号发送至相关人员。
第七章公文管理
第二十八条 各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的公文管理工作。
第二十九条 上级单位的公文，除注明保密机要公文外，经公司分管领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。
第三十条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖单位公章。
第三十一条 不具备归档和存查价值的公文，经总经办负责人签名批准可以销毁。
第三十二条
销毁秘密公文应当进行登记造册，经总经办领导和公司总经理（或者授权的分管领导）签名批准，到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
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第三十七条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，具体是：文件底稿不得用重复使用的纸张；原则上用A4规格的纸张,特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定；书写、签名必须使用黑色、蓝色墨水的签字笔、钢笔。
第八章附则
第三十八条 公司运行的OA运行平台建立文件传阅流程遵循本规定中涉及文件处理的规定程序。
（一）本制度自颁布之日起开始实施。
（二）本制度最终解释权归总经办所有。
（三）本制度为公文处理办法1号文件，日后根据公司发展情况如有新办法产生，则本办法自行作废，运行2号文件。
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（二）装订要求
1.公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm 2.骑马订或平订的公文应当：
（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；
（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固 （3）骑马订钉锯均订在折缝线上；
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
三、公文格式各要素编排规则
（一）公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
（二）版头
1.份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用
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如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.版头中的分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
(三)主体
1.标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关：编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
3.正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“
一、”“
（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字标注，第二层仿宋体字加粗标注，第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件
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（5）附件：附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，不加标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（四）版记
1.版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2.抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
3.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用
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推荐第3篇：公文处理工作讲座材料
关于公文处理工作的几点体会
今天，很高兴有这么个机会和南乐的同行们共同探讨、交流公文处理方面的有关问题。此时此刻我有两点突出感受：一是见到很多同行，大家年富力强，很有活力，今日一见，分外亲切，倍感高兴；二是自己心里有点忐忑。大家知道，公文工作虽很重要，但它不同于文学创作，讲起来难免枯躁乏味。况且在座的诸位都是这方面的高手，有丰富的公文工作经验，不少同志听过省办、中办专家的讲课，我恐怕讲砸了，浪费大家宝贵的时间，破坏了您的好心情。然而和基层部门办公室系统搞好交流，也是我们应尽之义务，同时对我们来说也是一次难得的学习机会。所以，讲好讲坏，是水平问题，但讲与不讲，是态度问题。于是，今天我就斗胆前来献丑。这里，我是卖力地去讲；您呐，就凑合着去听。不过，我“白水煮挂面—有盐（言）在先”：能坚持您就尽量坚持，实在忍受不了，可以到外面透透气、抽抽烟、聊聊天，都行！别不好意思。我择其要而言之，尽量讲得快些，争取三个小时结束战斗。中间如需要休息大家告诉我一声。
闲言道罢，书归正传。公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。党和政府机关实施领导职能，有多种方式和手段，如召开会议、调查研究、现场办公、直接指挥等等，但最普遍、最简便、最有效、最常用、最规范的是发布公文。公文在党委政府机关工作中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。从公文中可以明显看出一个地方、部门的工作水平，可以影响到对一个地方、部门工作情况、班子能力及其他方面的评价，更重要的是影响到党和国家的方针政策能否及时准确传达贯彻和有效地执行。所以说，公文处理工作是整个机关工作的重要枢纽，具有不可替代的重要作用。办公室工作无小事，公文处理无小事。而公文拟制工作，更是重中之重。这里，我主要就公文的种类、格式、起草、修改、校核等五个方面须注意的问题和同志们共同探讨一下。
一、公文种类及特性
1、公文的起源。公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。我国从汉代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年（5 月3日），先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道。
2、公文的涵义。公文是公务文件或公务文书的简称，人们习惯上又把它叫做“文件”。用一句规范的话说：公文是党政机关、企事业单位以及群众团体用来处理公务活动的一种具有特定格式的文字材料。
3、党的机关公文。党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
4、公文种类。所谓公文种类，一般是指出公文制发机关根据公文的内容，性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。
对文种可以作广义的理解和狭义的理解，即通常所讲的泛指和特指。从广泛义上理解，公文包括的面很广，分类也比较繁杂，可以说是内涵丰富，外延广博，称得上车载斗量，不胜枚举。
按照制发机关和适用范围标准来划分，公文分为：
党政机关公文（14种）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；
政府行政公文（10类15种）：命令、指令，决定、决议，指示，布告、公告、通告，通报，报告、请示，批复，函，会议纪要。
经济公文：经济规划、经济合同、可研报告、协议书、意见书、招标通告、产品说明书、广告等；
司法公文：立案报告、通缉令、提请批准逮捕书、破案报告，公诉书、判决书，刑事诉状，民事诉状，刑事裁定书、民事调解书、公证书、辩证词等；
外交公文：国书、换文、公报、声明、条约、协定、照会、备忘录等；
军事公文：命令、通令、通告、作战方案、演习方案等；
科技公文：科技任务书，科研报告、科技成果报告，鉴定证书，实验报告，专利说明书（请求书）等。
除上述专用文种外，还有通用文种，也就是在全国党政军机关的群众团体、企事业单位以及社会普通适用的文种，如计划、总结、开幕词、闭幕词、倡议书、贺信、贺电、简报、章程、制度、公约、守则、汇报提纲、传达提纲、悼词、唁电等等。
今天我们着重说的文种，是狭义上的文种，特指党的各级机关使用的文种(14种)，是我们实际工作中常用的重要文种。
5、公文的特性。公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言。其主要特性有6：⑴政治性。作为党和国家的运转工具，其内容、服务对象都带有鲜明的政治特色；⑵政策性。经常体现为一定的方针政策，指导工作和日常生活；⑶权威性。带有明显的权威色彩和很强的约束力；⑷实用性。行文针对性强，与实际工作和生活密切相关；⑸稳定性。其写作方法、格式和用语在长期工作实践中逐步形成一种固定的程式；⑹广泛性。内容涉及面宽、使用公文的领域广，各行各业都离不开公文，公文已经成为人们生活、工作中不可或缺的因素。
二、公文格式
公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。公文是给人看的。因此，就要设法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不仅要观点正确，内容真实，条理清楚，文字精练，而且要格式规范，结构合理，页面整洁，标识齐全，给人以清新悦目的感觉，吸引人阅读，便于处理，否则，就无法很好地发挥公文的效用。
目前党委办公厅系统正在进行的公文规范化工作，对公文格式看得很重。在此方面我市比较落后，存在的问题较多。如：有的公文红头大小不一，字体设计粗糙 ；有的发文字号、机关代字的使用不科学、不准确；有的标题用字不规范，有用三黑的，有用二宋的，还有用楷体、隶字和行草体的；有的上行文不标注签发人，有的下行文、平行文却注标签发人；公文用纸大小不一，装订质量不高；在文排方面，有的未落实每页20行、每行25个字的要求。另外，在文种使用、主题词标引、发文时间和印发传达范围的标注等方面，都还存在不规范的问题。下面，按照《条例》规定 ，我简要给大家谈一谈在这些方面应当注意的问题。
《条例》第八条从17个方面规定了党的机关公文的格式：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、发送机关、印刷版记组成。”由于时间关系，这17项不一一细讲，挑几项讲一下。
（1）密级。即公文的秘密等级，分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于版头左上角、份号下方位置，用三号黑体，第一个字同正文左边取齐，当中空一个字的间距，如“机 密”。按照国家保密局有关规定，密级后注明保密期限，如“机密★ 年”。但考虑到党的机关公文涉主的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，《条例》中未提及保密期限问题。在省委办培训班上，我就这个问题请示省委办的同志，他们的意见是，如果需要，可以找保密局帮忙标上；若未标保密期限，则按《条例》第37条规定执行。即“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。”
（2）紧急程度。是对公文送达和办理时间的要求。紧急文件应分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。《条例》未对紧急程度的标准位置作具体规定，所以，除个别情况外，一般不标紧急程度。如有的文件确实很急，可在文件上盖“特急”、“加急”章。如确需在公文上标注的，省委办公厅认为应标注在份号下边，与密级并排列出，中国加一个圆点相隔。
（3）发文字号。由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可（用4号仿宋）。需要请大家注意的问题是：机关代字要准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用，发文年度要用全称，并且用“〔〕”（六角括号）括起来，不能能“（）”或“〈〉”、“[ ]”括号。发文字号在大红字与红线之间居中稍偏下，用四号仿宋表示，文号之间应空半格，如“濮发〔2000〕5号”正确表示是“濮发〔2000〕5 号”。在使用“请示”、“报告”等文种，需标注签发人的，发文字号则标注在红线之上左方位置，签发人则标注于红线之上右方位置。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。
（4）签发人。《条例》规定，上报公文应在发文字号右侧标注签发人姓名，这主要是强调领导负责制，体现公文的严肃性和领导人对公文的负责性。要注意三点：一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，要标明联署单位签发人的姓名，不能只标其中一个单位的签发人；三是签发人姓名后不必加“已阅”、“同意”等字样。
（5）标题。是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题（事由）和文种三部分组成。有时也有省略发文机关名称的情况（如标题过长时省略）。标注于红线之下居中排列，用二号宋体（加粗），一般不用标点（书引号除外）。标题下面如有时间，应用三号楷体。公文标题一定要准确、鲜明、简炼，排列整齐、美观。
（6）正文。是公文的主体和核心所在，用来表达公文的内容，位于标题或主送机关下方。一般用三号仿字体，每段的首行空两个字，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款（应尽量避免），为维护公文的完整性，应在末页第2行注明“（此页无正文）”。文件若是转发通知，转发通知部分用三号楷体，后边转发的内容部分仍用三号仿宋。正文中的序号应当按照
一、
（一）和 1.等顺序排列，序号后面的标点应是：一后为顿号，
（一）后不用符号，1后为小圆点（中办）或顿号（省办）。
（7）附件。是正文的补充材料或参考材料。若带省附件，应在正文之后，落款之前写明附件的名称，并与主件装在一起。有的在正文中涉及附件内容处，加括号注明“见附件”或“附后”也可以。另外，印发规章或批转有关部门的报告，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主体的一部分，其内容应视为正文。
（8）发文机关署名。也叫落款，和“抬头”是对应的，位于正文末页的右下方，凡有主送单位的公文必须有落款，不能以标题中的发文机关代替落款。落款最后一个字同正文倒数第5个字取齐，中间应当空半格，如“中共濮阳市委”应当表示为“中 共 濮 阳 市 委”。
（9）成文日期。一般署会议通过或领导人签发日期。联合发文，则以联署机关最后一个签发日期为准。特殊情况署印发日期。要用年、月、日全称，位于落款右下方，日期最后一个字同正文部分倒数第2—3个字取齐，并于落款单位第2或第3个字取齐，时间（阿拉伯数字）与年月日之间应空半格，正确表示为“2000 年 9 月 5 日”。决议、决定、条例、规定、意见等不标明主送机关的公文，成文日期加括号（用3号楷体）标注于标题下方居中位置。
（10）主题词。是将自然语中的名词术语经过规范化和优选处理的词或词组，标注于报送机关或印制版记上方，用于文献的标引和检索。每件公文选用的标引词数量，一般应在10个以内，主题词三个字用三号黑体，后面跟冒号。主题词内容部分用三号宋体加粗，词与词之间要空出一格。
下面，谈一谈公文主题词的标引问题。时间关系，主题词标引的意义、总则，标引词选定规则、主题标引的组配规则等等，我们不能细谈。这里只能讲两个问题：
首先，讲一下公文主题词标注上的误区。一是认为标注主题词只是“文件标题的简缩”。标注中不是根据公文的主题，而是根据公文的标题。二是认为标注主题词就是标注主题词就是将内容说清楚，于是不厌其烦的列出一大串词。三是认为标注主题词要“符合语法”，认为主题词就是无主句，谓语、宾语要齐全。四是不熟悉词表，多作自由标引，想当然、随随便便一标了事。这都是不行的。大家一定要主意。
其次，讲一下公文主题标引的步骤和方法。
步骤有5个，即审读公文、分析主题、提炼主题概念、转换主题概念和标引主题词。
审读公文。要注意两点：一是注意审读公文的外部特征，即公文标题。二是审读公文的内部特征，即公文内容，搞清楚公文内在的逻辑关系，了解公文中各部分的重点问题，摘理出公文中的关键句子和结论性意见等等。
分析主题。从形式上看，主要是分析主题的类型；从内容上看，主要是分析主题的结构。公文主题有单主题和多主题之分。所谓单主题，是指一篇公文只有一个主题；所谓多主题，是指一篇公文有两个或两个以上并列的独立主题。公文结构有主体因素和非主体因素之分。主体因素是公文主题的主要成份，表述公文主题的核心；非主体因素是公文的次要成份，表述公文主题的时间、地点、状态等修饰成份。例如：《市委、市政府关于新形势下加强和改进思想政治工作的意见》，这就是一个单主题公文；其主题是“新形势下加强和改进思想政治工作”。在此主题中，主体因素是“加强和改进思想政治工作”，“新形势下”表示状态，起修饰作用，是非主体因素。
提炼主题概念。提炼主题概念的过程即是分析、归纳和概念的过程，是对公文的内容加以表述或标识的过程。其目的在于确切反映和表达公文的主题思想，为公文主题词标注做好必要的准备。公文主题概念不同于公文主题，公文主题是公文的中心思想，它用一个完整的句式表示出来。而公文主题概念则是表达公文主题的关键词汇，它用名词或名词性词组表示出来。
转换主题概念。提炼出的主题概念属于一种自然语言，主题概念要作为主题词进行标引，心须进行主题概念的转换，使自然语言变为检索语言。一是直接转换，即是从词表中抽出同主题概念相同的正式主题词直接进行转换。二是间接换，即采取分解的办法，把复杂的主题概念分解为若干单主题 概念，然后再进行转换。
标注主题词。查表抽词进行主题概念转换后，我们即按照公文主题检索的要求和主题标引的深度，采用一定的标引方式，标注出主题词。我们将主题词“党校教育”和“意见”标注在文件尾部，并按照公文主题标引规则的要求正规地书写。
公文主题标引方式有四种：
（１）概括标引。又称整体标引，以每个文件为标引单位，对文件整体内容作概括性的标引。只标引文件最主要的主题内容。概括性的标引能完整反映文件的主题思想。
（２）重点标引。根据不同部门、不同业务的需要，文件标引应有不同的重点。经济工作、政法工作、文化教育、科研、军事各部门，都有各自的业务上的需要。各有重点，应根据各自的重点而有所取舍。也可以针对本部门本系统的工作特点，建立适合本部门专业的检索系统。还有，从文件的重要程度上，也应有所选择。要着重抓住那些重要的主题，即主体因素。
（３）分析标引。以文件计时分析为基础，对涉及的所有主题因素分别加以标引。如：《关于经济体制改革的决定》，按概括标引，主题词是经济体制改革；按分析标引，还可以确定以下主题：增强企业活力、发展社会主义商品经济、发展多种经济、改革价格体制等。同概括标引相比，分析标引更深入、更全面，能够反映公文主题的各部分、各方面的主题因素，从检索效果上，查全率和查准率也高得多。
（４）全面标引。这是相对于重点标引和概括标引而言的。重要文献的主题标引，需要文献的主题标引，需要有深度和全面，不漏标有检索价值的主题，必须采取分析标引和全面标引。如对《市委、市政府关于2001年农业和农村工作的意见》这篇文件进行标引时，我们可采取概括标引方式。通过主题分析提炼出的主题概念是“农业”和“农村工作”。它们和词表中的正式主题词是一对一的对应关系，可直接进行转换。〈意见〉的标引词为：“农业”、“农村工作”、“2001年’和‘意见’。此处，我们还可对〈意见〉进行重点标引、分析标引和全面标引。则对〈意见〉中所有的主题因素，即“农民收入”、“农村改革’、‘农业综合生产能力’、“科教兴农”、“农村基层组织建设’等主题进行标引。
下面，我们举两个例子。
１）。中共中央印发〈关于县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会的若干规定〉的通知
其主题概念是：县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会规定通知
主题词是：党政机关 党员 领导干部民主生活会规定通知
分析说明：（１）单主题公文。
（２）概括标引。
（３）“县以上党和国家机关党员领导干部”分解转换为“党政机关”、“党员”和“领导干部”。
（４）“民主生活会”为概念直接转换。
２）。郑大文同志在乡镇党委书记座谈会上的讲话
其主题概念是：选拔培养中青年干部郑大文讲话
主题词是：干部选拔郑大文讲话
分析说明：（１）单主题公文。
（２）主题标引要反映公文内容。
（３）“干部选拔”为概念直接转换。
（４）人名做为自由词，不标“△”。
（11）印制版记。也叫印发说明，包括印发机关名称、印发日期和份数。注意：①如翻印，要在下行注明；②不能标打印、校对人员姓名；③不能部门要文号印刷，就标上部门为印制单位。
三、公文起草
公文起草是公文形成的第一步，是公文处理工作的“始发站”，具有很强的政治性和业务性。这方面的内容很多，简要介绍五点（即步骤、方式、准备工作、基本要求、修改）。
（一）公文起草的步骤
（1）领受任务；（2）调查研究；（3）拟出初稿；（4）协调修改；（5）报请审批。（大家都清楚，不再细讲。）
（二）公文起草的方式（5）
（1）办公室起草。公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作，是为党委领导 工作服务的一个重要方面。特点：一是起草的内容广，综合性强，涉及党委工作的各个方面；二是起草的公文种类多，从重要批示性文件到简单事务性文件，从讲话稿到信函等，都要去办；三是起草时限往往比较仓促，有些文稿说要就要；四是起草的有些公文影响较大，一些重要公文和紧急公文，常常事关全局。办公室起草公文，具有一定的有利条件，主要是靠近领导，了解领导意图和全局情况；不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉，有些紧急公文常常缺少较为充裕的调研和准备时间。所以，工作中要注意扬长避短。
（2）部门起草。即部门主管范围内的工作需要党委办公室行文时，由部门代为拟稿。这是部门应尽的职责和义务。优势是：情况较熟，研究较深，较易抓住问题的要害，提出可行的解决办法。不足的是有时带有局限性，容易强调本部门工作的重要，而对其它方面的问题照顾不够。
（3）联合起草。部门主管范围内的工作需要党委办公室行文，涉及两个以上部门时，由一个主管部门牵头共同起草。
（4）组成起草小组起草。起草特别重要的公文用此形式。如党代会报告等（如十六大报告，由胡锦涛同志任起草组组长，组织各路好手，历时一年零两个月，做了大量艰苦细致的调查研究、起草修改工作，拿出了高质量的报告，体现全党的意志、代表了全国各族人民的愿望，成为我党在新世纪新阶段的政治宣言和行动纲领。省市县党代会报告，一般都采取起草组的方式）。
（5）领导亲自起草或主持起草。这有助于加强领导工作和保证公文质量。写作，历来被认为是“经国之大业，不朽之成盛事”。古今中外， 很多政治家都高度重视自身的文字修养。唐代公文有严格的“职述”和“代拟”规定。“职述”就是担任某种职务的官员，必须亲自动手撰写与其职务相称的公文，不得假手他人，如有违例，轻则贬官，重则治罪。在以科学、法治、人本为主要特征的现代社会，写作更是一项高素质领导干部不可或缺的能力。小平同志这样说过：“实现领导最广泛的方法是用笔杆子。用笔写出传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导是领导的主要方法。”中央指出：“各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则性的问题。现在重申这一原则，是在新的历史条件下提高党的各级领导干部的认识能力和领导能力，改善和加强对社会主义现代化建设各项事业领导的一项重要措施。”领导同志亲自起草或主持起草 公文时，办公室和有关部门要积极做好服务工作。
（三）公文起草的准备工作
1。明确发文目的。定位不准，累死三军。作为领导要交待清楚，作为撰稿人要问清楚起草公文的目的，即主题。如公文的基本观点是什么？需要解决的主要问题是什么？发文的依据是什么？发文的范围有多大等等。做到 任务明确、方向清晰，防止在主要观点和内容上偏离要求。
2。认真领会领导意图。领导交待任务和意图，往往是原则性的指点，只能是粗线条的轮廓，因而，起草人还要进一步开动脑筋、周密思考，深刻领会领导交待的精神实质，融会贯通，使领导交待的意图深入化、具体化和条理化，进而变成自己的思想，用自己的语言表达出来。有句话说得好：“领会上头，摸清下头，两头一碰，才有写头”。
3。收集整理有关材料。常言道：巧妇难为无米之饮。公文起草更是如此，来不得半点杜撰和假想。要通过查阅资料、调查研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料，通过有关材料表现公文的思想观点。
另外，要注意平时的积累。要养成勤奋读书、阅报、看文件、记笔记和思考的好习惯，对一些重要文件的关键段落要能够背诵，对文件格式和主要公文的写作特点要熟烂于心。只有厚积薄发，任务来时才能不慌不忙，一挥而就。汉字约有6万字，常用的只有3000多字，一些词语、成语要常读读、看看，用时才会信手拈来。人脑不怕用，就怕空。其记忆力的容量是无比巨大的，相当于全世界图书馆的信息储存总量，是数字计算机的100万倍。只要用心，积累大量的语言材料丝毫没有问题。大家都知道，省委办公厅对办公室中层以上干部提出的目标要求有三条：一是政策水平达到同级服务对象所要求的水平；二是政治理论水平达到同级党校讲师以上的水平；三是对全局情况了解和掌握程度达到同级综合部门的水平。要达到这个要求，不勤奋学习，不认真钻研，不积累大量的知识，那肯定是不行的。
（四）公文起草的基本要求（9）
1。公文起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。这是首先要遵循的原则，也是在公文起草中贯彻讲政治的要求，同党中央保持高度一致的问题。党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，是我们进行各项工作的依据和准绳，也是起草公文的依据和准绳。如果制发的公文不符合党和国家的路线、方针、政策，那就会造成严重的后果。办文人员一定要把握政策规定，要有政治头脑，有政策水平，特别是对一些敏感问题、带有倾向性的问题，要有自己正确的主见，不能人云亦云、随波逐流。
2。要符合上级机关的有关指示、规定
下级服从上级，全党服从中央，是我们党的民主集中制原则。公文起草工作中也必须贯彻这一原则，各级机关起草的公文必须符合各自上级机关的有关指示，而不能脱离或违背上级机关的指示。一般来说，上级机关比本机关更为熟悉党和国家的方针政策，更能把握全局，因而它的指示对下级机关具有较强的针对性。所以，各地、各部门起草公文，不但需要研究党和国家的有关政策，法规，而且还要了解研究自己上级机关的有关指示，并同本地、本部门的实际结合起来。
3。要同现行有关公文相衔接
一是在同一个问题上，各有关公文不能相互矛盾，以免执行者无所适从。《条例》规定，“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文”，就是为了防止相关公文之间发生“打架”。二是当根据新的情况需要对现行公文的有关规定作出某些改变时，就制发的公文要以适当形式有所交待，说明。
4。要完整、准确地体现发文机关和领导同志的意图
这是公文特殊性的具体体现，是做好公文处理工作的基本要求。公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言，能否把握住这“五特”，决定着公文写作的成功与否。而这“五特”是行政活动有相当大的关系，行政目的决定行文目的，也决定了公文的特定关系，是行政特征所派生的。因此，在动笔写作之前要准确把握行政目的和行文目的，头脑要尽快“定位”，把自己放在特定的制发主体位置上，根据特定读者的情况，紧紧围绕主题内容，遵循规定的格式去写，也就是进入角色、找准感觉。有人总感到提笔难以下手，说起来就是思想盲目，不知谁云、对谁云、为何云、云什么，其原因就是没有准确“定位”。因此说，在公文写作之前自己要很好地“定位”。 要注意把握两点：
一是要“号准脉膊”。要准确把握发文机关对某事物的基本态度，抓住要义，对于提倡什么，限制什么，支持什么，反对什么，一定要旗帜鲜明；对于必须怎样做，不能怎样做，出现何种情况怎么办，一定要明确具体，不能会糊不清，模棱两可，也不能一味宣讲道理谈原则。现实中我们见到有的公文用五分之三的篇幅讲道理。如果公文没有明确意图，缺乏个性，内涵不清，就成了“空文”。这样的公文还有什么实际意义呢？它甚至会给正常工作带来干扰。
二是要“出以公心”。公文姓“公”不姓“私”，有的公文以领导人署名发出，但并不是领导人以私人身份，而是以机关代表的身份行文，体现的是发文机关领导集体的意图。公文起草人必须切实注意，绝不能凭个人好恶在公文中掺杂个人感情及小集团的私利，不能主动地把自己的想法当成机关的意图。要仔细了解和听取领导的意见和要求，学会“换位思考”，“不在其位，学谋其政”，从领导角度和工作大局来认识形势、分析问题、提出对策。
5。要全面、准确地反映客观实际情况
关键是突出“三性”，即全面性、准确性、客观性。
所谓全面性，就是对反映情况的“量”的方面的要求。即要包括事物的各个方面和各个部分的情况（现状、历史、发展趋势等等），不能以偏概全，也不能报喜不报忧。
所谓准确性，就是对反映情况的“质”的方面的要求。就是反映的应是体现事物的实质和规律性的情况，而不只是某些表面现象，更不能是虚假情况。
所谓客观性，就是反映的是客观存在的实际情况，而不是主观臆造或故意编造的东西。不能搞“科学幻想”或“文学创作”，随意修饰，笔下生花。
只有全面、准确、客观地反映实际情况，才能对问题作出正确结论，找到解决问题的有效办法，公文才有说服力，才能够发挥应有作用。
6。提出的政策、措施要切实可行
这是公文的核心问题，必须慎重对待。因为发公文总是为了解决一定的问题，所以公文中有关解决问题的政策、措施，就很自然地成为公文的主体和关键所在。具体政策、措施归纳起来，基本上是两类。一是属于行为规范方面的，主要是指：什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。解决问题离开必要的政策、措施是空谈，空谈是要误国的。但如果提出的政策、措施要求过高，也难以实现。所以公文中提出的政策、措施一定要切实可行，办不到的不要说、不要提，否则会出现麻烦。
7。表述要准确严密
怎么样做到“表述要准确严密”呢？主要须把握5点：
一是观点明确。主题要鲜明突出，提出的各种主张、意见、要求、措施等，都要清楚明白。
二是条理清晰。公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分，依次进行表述。不要搞成一团乱麻。
三是内容充实。不仅要有明确的观点，还要有丰富的材料和充分的论据。以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。
四是结构严谨。这里说的结构，指的不是 公文 的外在形式方面的结构，指的是公文内容上各个部分的安排问题。公文的结构，包括如何开头和结尾，怎样安排层次和段落，以及如何进行过渡和照应等。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自然果决为特色。公文由一层意思转到另一层意思，由总述到期分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用适当的过渡形式。根据情况，可以用过渡词过渡，如：“综上所述”、“由此可见”等；可以用过渡句子过渡 ，如“现将有关情况报告如下”等；有时也可以用过渡落过渡。通过 过渡承上启下，使文意须畅自然。公文的照应，指的主要是公文内部相互衬托、呼应，如开头与结尾相照应，题目与正文相照应等，以此加强公文各部分的联系性，增强表达效果。总之，公文的结构安排是一个重要问题。比方做衣服，没有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至会把衣料给毁掉了。起草公文也一样，即使有了必要的材料，如果结构安排不好，仍然写不出好的文稿来。这一点要引起重视。公文开头、结尾和中间各层次、各部分要安排有序，严密紧凑，使全文形成一个有机的整体。 公文结构安排的原则是：（1）联系性和层次性。即一篇公文的各个部分或段落之间，应当按照它们内容上是否属于同一层次进行安排，不要把没有联系和属于不同层次的内容并列在一起论述。否则就会造成条理还不清、层次混乱。如公文拟制与起草工作就不能并列论述。（2）专一性和完整性。即公文的每个部分或段落内部，应保持有关内容的专一和完整。就是既不要把不同内容的拉到同一部分或段落里来，也不要把同一内容的分散到不同的部分工落中去。如有的报告，前边部分已讲了成绩，后边讲经验时又讲成绩，不必要的重复，造成结构的不严谨。
五是表述准确。要用最准确的语言、最精炼的文字来表达本机关的意图，观点、论述都要客观准确。防止疏忽漏误，避免发生歧义，尤其涉及政策性较强的公文，更要注意这个问题，防止读者误解，在政策执行中产生混乱，造成政治、经济上不必要的损失。因此在表达手段上，主要用叙述、说明、议论，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱两可的双关语，不得使用描写、夸张、比喻、讽刺、虚拟、幽默等修饰方法。
8。要注意行文关系和行文方式，合理使用文种
行文关系有三种：一是上下级之间领导与被领导的关系；二是上下级之间业务指导与被指导的关系；三是平行机关或不相隶属机关之间的关系。与上述行文关系相联系，根据不同的行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、联合行文及受双重领导的机关的行文。
文种格式和规范既是公文的“包装”，又是公文的规矩。如何选择使用适当的文种格式是机关文字工作中常常遇到的问题。许多同志在文种的选定上不很清楚，这样在无形之中弱化了行文目的和中心思想的表达效果，也使工作带来了不便，影响了公文的严肃性、准确性。因此正确选择文种格式是机关文字工作的基本要求。
日常工作中，我们常常遇到一些公文文种格式和规范错误（大都是对文种的用途、使用资格、行文特点及其效力认识不清，概念混淆，选用原则掌握不好所致）。
一是规范文种中常有“报告”与“请示”两者混淆。在运用“报告”与“请示”两种规范性公文文种时，应注意两者的区别。一般来讲，“报告”与“请示”有两个共同点、四个不同点。共同点是：（１）两者都是上行公文，即由下级向上级行文。（２）两者都是用于反映情况。其不同点是（１）“报告送达上级后，上级可给予批复，也可以不批复。但“请示”必须给予批复或答复。（２）“报告”的发送时间可以在事情办理或发生之前，也可以在办理之后。但“请示”必须在事情办理之前。（３）“报告”可以同时报告若干情况或事。但“请示”必须一事一文，否则由于上级分管的部门不同，多事一文无法办理或答复（用于口头汇报用的汇报稿例外，但事后必须正式行文。）。（４）“报告”可以向上级主管部门行文，也可向上级领导人或非主管部门报告，但“请示”必须向上级直接主管部门行文。总之，报告和请示是明显不同的。千万不能混为一谈。否则就会延时误事出问题。（如南阳“清官祠”事件。其他原因不讲和办公厅（室）工作不到位是有直接关系的。南阳市委、市政府转发卧龙区的一个报告，里面加杂请示事项。秘书部门按照办文规定，把此件作为一般性报告分送给了领导，致使没有一个领导批示，酿成重大政治事件，教训十分深刻）。规范性公文应用中，还存在“决议”与“决定”、“通告”与“公告”、“函”与非规范公文“便函”等概念不清，使用混淆的问题。
二是非规范文种中常有“讲话”与“发言”两者混淆。“讲话”与“发言”属于两者相近的非正式公文，既有相似之处，也有较大区别。在机关中也常见把两者混淆起来的情况。两者相比，有３个相同点，有４个不同点。相同之处：（１）两者都是口头表达的附属文字材料，有口语的思维和逻辑表达方式。（２）其使用都是在公开或一定范围的公开会场上发表。（３）在同一个会议上两者都对同一对象围绕一个共同的主题。其不同点：（１）“讲话”是属于会议上领导者使用的体裁，而“发言”则是属于被领导或其他非领导人使用的体裁。（２）“讲话”体现会议的中心思想，一定意义上讲是总体性的，而“发言”体现的是局部性的。（３）“讲话”有下行文的许多特征，“发言”则有平行文和上行文的特征。特征不同，因而两者使用的语气也就不同。（４）体现主题的则重点不同。“讲话”一般用于对一个事情讲应当做什么，如何去做；而“发言”一般常用于介绍现有的客观情况和工作情况，今后怎样具体做得更好。
三是口头表达与书面表达两种类别的文种混淆。口头表达附属文字材料与非规范格式文种常有混淆的情况。这个问题在日常工作感到并不明显，但对工作影响较大，如“汇报提纲”与“工作报告”、“报告”，“讲话”与“工作意见”，“发言提纲”与“工作计划”，“谈话”与“意见”等都经常遇到混淆的情况。两者混淆的原因主要是概念上的混淆，（１）一般来讲，书面非规范格式公文具有一定的法定的效力，有较强的约束力、强制性，而口头表达文字材料的则不完全具备这些特点，即使是领导人的讲话也是如此。但是口头表达所用的文字材料在通过法定办文程序后，如以“通知”等形式下发、转发等等，就具备了一定的法定效力。所以“讲话”、“发言”、“汇报提纲”以及“信”等格式，是领导活动中常用的辅助性文体，若使其内容、中心思想具有效力，就应当在公开场合发表后以正式公文的形式发布，或者经一定形式通过后发布。（２）口头表达辅助材料与书面公文在写作的内容构成上也有不同。一般来讲，口头表达材料篇幅较长一些，客观具体情况介绍、分析得多一些，思想观点的论述较系统，所讲的内容集中重点问题。书面公文，一般来讲具体要求、安排和直接涉及的具体事多一些，理性议论较少。总之，这些区别是书面材料与口头表达的内在要求不同而不同。
四是法定规范性公文常有的标题错误。公文标题由三部分组成，即由“机关规范简称、事由（主要内容）和文种”三要素组成。常见错误有：（１）不分条件省略机关名称。一些内容重要的决定、公告、通知等文种，不可省略机关名称。（２）事由概括不清，题意不鲜明，有的省略不当，产生歧义。（３）自造文种，用“意见”、“安排”、“规划”、“情况”、“汇报”等非规范文件名称直接当做法定规范性文件的文种。（４）书名号使用不当。除法律法规性文件名称外，其它文件名称在公文标题中不用书名号，也不用其它标点符号。但是违反这种规范的错误较为常见，如《关于转发〈×××××通知〉的通知》，就属这种类型。
五是落款、时间、编号等规范错误。例如，单位名称落款和时间落款错误。单位落款错误常出现在正式格式公文之中，也就是常见的红头文件中。有许多同志起草法定公文时，都在题目上写明单位全称，还要把本单位的全名称落在最后一页的右下方，然后再注明时间，最后再加盖机关公章。一般的来讲，只要文头已注明单位文件或单位名称的，文件的内容除非十分严肃、庄重，正文最后就不必再落款，直接加盖公章即可。再一种单位名称和时间落款错误是出现在会议讲话稿、发言稿中。其错误表现在两个方面。一个是落款时间没有按国家规定用阿拉伯数字，并且加上括号，而是仍沿用过去的汉字写法，不加括号。另一个是名称落款和时间先后顺序不对，不是在标题下面先落款，再写时间，而是顺序反了，或者标题下面落一个，文章最后再落一个。行文编号，有的红头文件编号里加了“函”、“第”等字样，也属不当。
六是报、送文的概念和要求把握不准，确定不当。应注意区别开主送、发送，抄送、抄报有什么不同。（１）主送，公文的主送单位即该公文的主要受理单位，一般在公文正文之首，即抬头称谓。按照格式规定，在文首不写抬头称谓的公文，如命令、决定等等，主送单位放在文尾。“主送”放在文尾时，习惯上使用“发送”或“发”，也可写“主送”。“主送”与“发送”无实质性区别。（２）抄送，在向主送单位发文的同时，向不相隶属的有关单位发文，称抄送。抄送有三种情况：一是上行文抄送有关业务主管机关，二是下行文抄不相隶属机关，三是向受双重领导的下级机关行文抄送该下级机关的另一上级机关。（３）抄报，向非主送的上级机关发文称抄报。抄报有两种情况：一是下行文需报请上级了解掌握的公文，二是受双重领导的单位向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报。（４）报送书写的顺序是先报后送。
9。文字要精确、简练、朴实、庄重和规范
公文的思想内容，经过一系列组织安排，最后都要通过语言表达出来。要确保公文质量，一定要重视语言的提炼，在文字方面狠下功夫。
一是要精确。遣词造句要恰当、周密、明确，尽量少使用基本、几乎、不少、绝大多数等模精语言，做到观点鲜明、是非清楚、褒贬分明、扬弃适度。如毛泽东同志在1949年4月21日撰写的《向全国进军的命令》一文中写道：“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派。”这里用了四个词来修饰“歼灭”这个动词。“坚决”表达了歼敌的决心；“彻底”表达了歼敌的程度；“干净”表达了歼敌的的标准；“全部”表达了歼敌的范围。四个词表达了歼敌的全部意义，用法贴切完整，读来气势恢宏，语气坚定，令人振奋，由此可见主席练字功夫之深。公文的语言有自身的特殊要求，而且其自身的语体要求比较明显，如同样是表现不允许的意思，“不得”、“不准”、“严禁”存在着明显的差别，语气的轻重也不相同，必须将它们细加区分。同时，公文的语言要考虑到文体、文体的服务对象、含义等的多重影响，要使语言所表达的意思准确、全面、不留漏洞。如有的教育部门在下达关于加强校园秩序管理的通告的时候，有“上课期间不准学生在校园走动”的句子，这一句子在表意上是存在严重问题的，试想，如果学生在体育课上不走动，那么体育课又如何锻炼学生的运动技能呢?所以，不能随意、乱用词汇，诸如“上课不许说话”、“不该收的礼坚决不收”之类，还有“对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局”。这里，到底扣留谁，是扣留“发现者”还是“使用者”，由于语言表述有问题，则使这里闹出了笑话，其实只须将句中的“对”字去掉即可。
二是要简练。开门见山，简明扼要，别拖泥带水。要大力提倡写短文，在“文字精炼”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表达尽可能多的意思。山不在高，有仙则名。言不在多，达意则灵。要语不烦，字字珠玑，简练有力，自然使人愉悦；冗词赘语，唠唠叨叨，不得要领，怎不令人生烦？刘勰（协）言道：“缘学在博，取事资约。”文学大师林语堂说：“绅士的演说应该象女人穿的迷你裙，越短越好。”为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。古今中外，概莫属外。先说古代——明朝初年刑部尚书茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，写了一万七千字。朱元璋叫中书郎王敏读给他听，读到过半还未谈到正题，朱皇帝龙颜大怒，训斥并让人狠揍了他一顿。第二天又叫人接着读，读到最后的五百字才知道他要讲的正事。这就是说前面一万六千五百字全是废话。此后，下令，凡上书者均照后五百字的格式来写，违者论罪。此事载于明史，绝非虚构。贾岛、韩愈“鸟宿池边树，僧敲月下门”的“推敲”故事，也已成为精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下“推敲”二字：一个是孤寂之意，一个是幽静之美；一个是莽撞闯入，一个是礼貌拜访；一个是音节阻滞，一个是音节响亮，给人的感觉绝对是不一样的。杜甫有个名句“朱门酒肉臭，路有冻死骨”，两句10字，就把阶级矛盾深刻地揭露出来了。诗仙李白《早发白帝城》中云“两岸猿声啼不住，轻舟已过万重山”，两句14个字，就把三峡两岸崇山峻岭的秀美景色、长江的急流及个人的心情都写出来了。刘邦《大风歌》只四句，荆轲《易水歌》仅两句（风萧萧兮易水寒，壮士一去兮不复还！），陈子昂《登幽州台歌》仅有四句（前不见古人，后不见来者。念天地之悠悠，独怆然而涕下。)，但都壮怀激烈，语短意长。苏辙作《六国论》，总结六国灭亡的教训，也仅用了600来字。所以，炼字就是要删繁就简，选词就是要有高度概括性，这样才能做到简炼。以上说了这么多，无意让大家都去当诗人、骚客，而只是想说明一词一语如果用得好、炼得精，往往会使全篇生辉。公文语言虽不能如文学作品那样“为求一字稳，耐得半宵寒”、“两句三年得，一呤双泪流”，达到“语不惊人死不休”的地步，但也要严格锤炼，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必须有的内容一个字不能少，无关的内容半个字不能多。再说当代——现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么？就是让人讲得少讲、短一些、精一些，不讲废话。周总理四届人大会议的报告，因总理身体有恙，毛主席指定小平同志负责组织起草，要求不超过5000字，小平同志认真照办。5000字不也很管用吗？党的十五大报告中的第一部分“世纪之交的回顾与展望”，只用了四个自然段，通过“三个伟人”、“三次巨变”的高度概括，便把自鸦片战争以来中国一个半世纪的社会历史进程简述得十分清楚，极富内涵。党的十六大报告通过八个成就、十条经验，便把十五大以来的五年及江总书记在位的13年的工作总结得一清二楚。在起草十六大报告时，江泽民同志强调，是政治报告，要抓住重点，切中要害，讲大的方针、政策和原则，要下决心精简文字。有人提出对13年的成就的评价应有分量，建议用“几个最”，有人提出用“几个新”。起草组经过认真斟酌，用“三个时期”（即：综合国力大幅度跃升、人民得到实惠最多的时期，社会长期保持安定团结、政通人和的时期，国际影响显著扩大、民族凝聚力极大增强的时期。）对13年的历程作出恰如其分的评价。十六大报告还把全面建设小康社会概括为６个“更加”（经济更加发展、民主更加健全、科教更加进步、文化更加繁荣、社会更加和谐、人民生活更加殷实），６句话３６个字，就描绘出一幅新世纪前２０年宏伟蓝图，可以说是公文“要言不繁”的典范。三说国外——能文者惜墨，善辩者寡言。国外也这么认为。恩格斯在马克思墓前的演说只有1260字；列宁在马克思、恩格斯纪念碑揭幕典礼上的讲话只有552字；斯大林在1941年7月3日发表的反对法西斯德国入侵的重要广播演说只有3800字；罗斯福的总统就职演说仅有985字；最短的总统就职演说是1793年华盛顿的演说，仅135字；林肯著名的葛提斯堡演说只有10个句子。他的演讲重点突出，一气呵成，仅600多字的演讲辞，从上台到下台还不到三分钟，却赢得了15000名听众经久不息的掌声，并轰动了全国；1984年7月17日，37岁的法国新总理洛朗·法比尤斯发表的演说，更是短得出奇，只有两句：“新政府的任务是国家现代化，团结法国人民。为此要求大家保持平静和表现出决心。谢谢大家。”有人曾问美国第28任总统伍德罗·威尔逊：“准备一份10分钟的讲稿，得花多少时间？”他答道：“两个星期。”“那准备一小时的讲稿呢？”“一个星期。”“如果是两个小时的讲稿呢？”“不用准备，马上就可以讲。”所以，简短不是一味求短，而是深思熟虑、高度概括的结果，是要下苦功夫才能做到的。
三是要朴实。公文不同于小说、戏剧、诗歌、散文等文学语体。文艺作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很强、情感性很重的语言去感染读者。而公文具有实用价值，必须直接晓之以理，告之以规，使人们明于行止。所以，语言要平和实在，质朴无华，通俗易懂，叙事求实，论理有据，不夸张，不掩饰，不用冷僻字，不拐弯抹角，不追求华丽词藻，不能照搬文艺作品的语言，更不能说大话、套话和空话。
四是要庄重。公文是机关行使权力的工具，具有法定效力。特别那些指示性、法规性公文，更具有强制执行的约束力，它所表达的意图，是要有关组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有商量的余地。所以，公文的语言要郑重、严肃，有气派，不轻浮，不俗气，说一不二。现在公文语言运用常见错误之一就是语体错误。语体即“语用环境”。公文的语体，即各级机关、单位在运用公文进行交际时必须依赖的一定的环境。同样意义的词汇，在不同的场合中运用往往表现出不同的含义、不同的感情色彩。如《中共中央关于接受宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道：“她一贯是共产党的最亲密的战友，是中国各族人民包括台湾同胞和海外侨胞衷心敬爱的领袖之一，是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业的久经考验的前驱，是全体中国少年儿童的慈爱的祖母……。”假如将其中的“同胞”改为“兄弟”、“战士”改为“闯将”、“祖母”改为“奶奶”，也许词的意义本质没有多大区别，但用在该份决定中显然失其庄重，是错误的。一般来讲，指示性公文语言要严肃；法规性公文语言要严谨；计划性公文语言要严密；表彰性公文语言应热情稳慎；惩戒性公文语言应义下辞严。对上行文语言应尊重但不讨好；对下行文语言应谦和但不失度； 对平行机关行文语言应诚恳不命令。对上汇报情况不要讲大道理；对下布置工作不可过于原则。对外行文注意语言委婉；对内行文禁忌语言粗俗。
五是要规范。规范能保证公文的庄重性，促进公文的准确性，提高工作效率。要遵守语法规则，使用规范化语言。要使用书面语言，不用口语、方言，以免使公文语言拖沓松散。不能使用半文半白的句子，不得用中外文参杂行文，不得生造词语和滥用简称（如空干招待所、白开办等，有的还含有黄色成分，“百开办”——百万亩良田开发办公室等，很不严肃）。现在社会在上存在用语、用字不规范的现象，要防止这种现象在公文语言中出现（例如：（1）随便使用外来词语。眼下已有流行之势的“写真”、“空港”、“手袋”、“镭射”等，汉语中已有内容相同的现成词语“照相”、“机场”、“手提包”、“激光”，再用外来语，既无必要，也无好处。如空港，可能会被人理解成“无船停泊的港口”，而手袋在日语中是指手套。有些店家不知道“激光”是意译外来词，“镭射”是音译外来词，两者所指本为一物，竟然打出“供应激光镭射唱片”的广告，岂不是叠床架屋，令人好笑吗？（2）随意使用新词语。语言是活的，新造词语或新出现的说法总是层出不穷的，有些也很有生命力。如新出现的“爽”、“酷”、“帅呆”、“作秀”、“发烧”、“搞定”、“坏菜”、“码字儿”、“没商量”等等，文学作品或游戏场合使用这些词语无可厚非，但公文中使用这些时髦的东西，显然是不行的。又如“抓手”，中央文件中从未出现过。还有一些网络词语，如“MM”是指美媚、妹妹，“GG”指哥哥，“青蛙”指丑男，“恐龙”指丑女，:）表示高兴等等，五花八门，不熟悉网络生活的人简直是丈二和尚摸不着头脑。这类特殊用语绝对不能写入公文。）。要使用一些公文专用或惯用语，达到“文约事丰”的目的。如公文开头用语的根据、遵照、现将等，询问用语的当否、要否、是否要行如无不要等，表态用语的同意、批准、原则批准、基本同意等，结尾用语的此复、特此报告、请指示等，这些词语既能体现公文特点，又很方便适用。起草公文时要根据情况适当使用。如请示中一般不用“速”，函的语言要委婉、谦和，求人办事自己不能“决定”等等。
六是要生动。公文强调规范，更需要生动。“公文不是无情物”，不能成为千篇1律、沉闷呆板的八股文，或演变为套话连篇、浮光掠影的官场应景文章；不能摆出一副冰冷的面孔，拒人于千里之外。把公文写得生动活泼一些，是毛泽东同志的一贯主张。在《工作方法六十条》中，他还强调指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”把生动性提到了一个很高的地位来认识。他在《反对党八股》一方中，把“语言无味”作为党八股的罪状之一加以声讨，指出：“颠来倒去，总是么几个名词，一套‘学生腔’，没有一点生动活泼的语言，这岂不是语言无味，面目可憎，像个瘪三么？”１９５８年，他在看到一份写得很差的文件后，尖锐地批示道：“此事我讲了一万次了，依然纹风不动，灵台如花岗之岩，笔下如玄冰之冻。哪一年稍稍松动一下， 使读者感觉有些春意，因而免于早上天堂，略为延长一年两年寿命呢！”他还身体力行，为我们写下了大量极其生动的公文范例。如他在党的七大的闭幕词中，不落俗套，别具一格，讲了一个愚公移山的故事，相比今天的开幕词、闭幕词，简直不可思议。在《湖南农民运动考察报告》中写道：“很短的时间内，将有几万万农民从中国中部、南部和北部各省起来，其势如暴风骤雨，迅猛异常，无论什么大的力量都压抑不住。他们将冲决一切束缚他们的罗网，朝着解放的路上迅跑。”这段文字运用比喻辞格（以暴风骤雨作喻体），形象而生动地说明了中国农民运动崛起的态势和发展方向，描绘了一幅绚丽多姿的农民运动的历史画卷。此外，文中“迅猛”、“压抑”、“冲决”、“迅跑”等一系列形象化词语的运用，极大地增强了行文的生动色彩。再如毛主席写的《敦促杜聿明等投降书》，通篇采用面谈形式，表达形式很新，风格独特，给人以别开生面之感。如：“你们想突围吗？四面八方都是解放军，怎么突得出去呢？你们这几天试着突围，有什么结果呢？……你们想一想吧！如果你们觉得这样好，就这样办。如果你们还想打下去，那就再打一下，总归你们是要被解决的。”显然，这样表达，生动、明快、犀利，耐人寻味，如果用书面语言，不仅与促降书的题旨和情境不相协调，而且会使行文黯然失色，达不到应有的效果。又如毛主席在政协第一届全体会议上的开幕词，其结尾是：“让那些内外反动派在我们面前发抖罢，让他们说我们这也不行那也不行罢，中国人民的不屈不挠的努力必将稳步地达到自己的目的。”这番话何等清脆响亮、慷慨激昂，恰如黄钟大吕之声，三日绕梁不绝，言尽而意无穷，充分显示了站起来的中国人民的革命英雄气概！我们要认真地体会、研究和学习，努力提高公文写作的品位，以更好地发挥公文的效能。很多人认为，公文写作很机械，没有创造性，更难生动性，其实不然。公文和其它文章的写作一样，每个环节都体现着创造性。特别是立意和语言，既要有对政策的准确把握和体现，又要有创见，还要有精辟、严谨的语言表达，其中处心孤诣的运作，无不是创造性的极大发挥。创造性体现出来了，生动性自然也就脱颖而出了。
以上说了这么多，不大好记。其实在公文起草方面可以把握住12个字：即“求高、求实、求准、求短、求快、求精”，就行了。
四、公文修改
公文草就之后，须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。因为一遍写出的稿子往往来不及仔细推敲，难免有这样那样的毛病。不少问题是在修改中发现和订正的，不少内容是在修改中充实和完善的。即使起草时字斟句酌，也毕竟只是一时之功力，一人之智慧，仍要进行反复修改。只有反复推敲，精雕细刻，才能成为精品。正如古人所言：“玉不琢，不成器。”“文字频改，工夫自出”。修改一遍，就会有一次提高。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“好文章是改出来的”，可见修改在写作中的重要作用。那种“老子的文章天下第一，谁也动不得”和“改我一字，男盗女娼”的态度，是极其错误的，可以说是狂妄自负、浅薄无知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《红楼梦》曾“披阅十载”、“增删五次”；列夫·托尔斯泰一部《战争与和平》竟然重写了8 遍！至于白居易作诗后先读给老妪（音雨）听、征求老太太的意见啦，欧阳修把稿子挂在墙上边读边改折腾不少日子啦，人们都耳熟能详了。我们的古人在语言艺术上非常注重“炼字”，主张“意胜”，要求做到“平字见奇，常字见险，陈字见新，朴字见色”。越是名家，越不肯放过对自己语言的铸炼。王安石在《泊船瓜洲》一诗中云：“京口瓜洲一水间，钟山只隔数重山。春风又绿江南岸，明月何时照我还？”其中“春风又绿江南岸”一句，先用“到”字，再用“过”字，又换“入”、“满”等10余字，最后才选定为“绿”字。一个“绿”字使春风有了颜色。还有“红杏枝头春意闹”一句，一个“闹”字动感十足，据说也是经过多次改动才定下来的。其实“绿”字也好，“闹”字也罢，好处就在于准确、鲜明、生动，在人们面前呈现出一幅春的画卷，动态地刻划了春天蓬勃、盎然的生机，而其它的字就没有这个效果。伟大领袖毛主席不但是举世公认的政治家、革命家、军事家、思想家，还是一位旷世少有的文学巨匠和语言大师，他特别注重文章的修改。他的七律《登庐山》“一山飞峙大江边，跃上葱茏四百旋。冷眼向洋看世界，热风吹雨洒江天。云横九派浮黄鹤，浪下三吴起白烟。陶令不知何处去，桃花园里可耕田。”它的开头开始用的是“盘”字，发表时主席改为“旋”。既与出句“飞”相呼应，“旋”更突出动态，“四百旋”比“四百盘”生动多了，更把庐山写活了。他老人家的七律《送瘟神》：“红雨随心翻作浪，青山着意化为桥”两句，原来是“红雨无心翻作浪，青山有意化为桥”，将“无心”改为“随心”，突出“红雨”所象征的时代；将“有意”改为“着意”，显得更深刻生动有力。还有“不周山下红旗乱”一句的“乱”字，都是深思熟虑的结晶，和刚才说过的“绿”字、“闹”字一样，均属卓绝千古之字。这些，都值得我们认真学习。
修改的范围大概有四：一是修改观点，二是修改材料，三是修改结构，四是修改语言。具体要求不再细说，这里简单介绍一下修改的主要方法。
1。审阅修改法。初稿完成后，起草者本人应从头至尾进行审阅，从字到词，从词到句，从句到段，到全篇的结构布局，发现问题，留下标记，全部阅完，再回过头来认真细致地修改。
2。通读修改法。通过朗读，发现文中语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等方面的毛病。
3。冷藏修改法。就是稿子写出后，先放一放，等头脑冷静、思维清晰之后，再拿出来“复看”。这时，有些毛病不需别人指点，自己能很快发现。这个方法实践证明是有效的，缺点是对较急文稿不太适用。
4。讨论修改法。这是一种集体的方式。主要是对一些内容复杂、事关重大的公文，组织有用关人员碰头、讨论，提出意见，然后由起草人汇集大家的意见，进行必要的修改。
5。特邀修改法。一些政策性强、业务难度大的公文，可邀请有关领导、权威人士进行把关，使公文更加可靠、科学、准确。
五、公文校核
公文校核是在公文审批和发印前由办公厅（室）所进行的校正、修改、加工和核对工作。它是公文自然的延伸，是公文处理地程中的一个不可缺少的重点环节，是公文发出前的最后一道工序，是办公室的一项重要任务。它的作用是：对领导决策起着参谋助手作用，对行文要求起着保证作用，对公文内容起着把关作用，对公文涉及事项起着协调作用。不少问题是在校核中发现和订正的，不少内容是在校核中充实和完善的，不经过认真校核的公文的不可能成为“精品”。无论是党委自身制发的公文，还是印发、批转有关部门的公文，都代表着一级党委的声音和形象，所以，校核工作必须严肃认真、一丝不苟地进行。
校核工作内容也比较多，重点要遵循“四项原则”，使用“五种方法”，把好“八个关口”。
第一，要遵循“四项原则”：
（1）依据原则（最高依据—国家法律和党的政策；基本依据—行文机关的意图；参照依据—本机关过去 规定和有关部门的相关规定。）
（2）质量原则（一是校核工作本身要讲究质量，提高工作水平，增强工作的有效性；二是公文要讲究质量，高标准，严要求，对已起草的公文进行“质量检验”，横挑鼻子竖挑眼，不达标准不出手，务求经过校核的公文都成为精品。）
（3）效率原则（缩短校核时间，急件校核符合时间要求，文件办结率高）。
（4）精简原则（少发文，发短文）。
第二，要使用“五种方法”：
（1）讨论法。科学确定讨论题目，审慎确定讨论人员，正确选定讨论形式。
（2）协调法。通过书面、电话、上门、请来、座谈等形式，就公文内容涉及的事项同有关部门进行协商。
（3）论证法。通过演绎、比较、假设论证，证明公文观点的正确性、内容的准确性、材料的真实性和主旨和鲜明性。
（4）借助法。借助行家、专家和有关方面的力量，请他们协助校核。
（5）上交法。就是矛盾上交，请领导裁定。公文校核本身不是决策，是为领导决策所作的准备。校核人员只有提供情况、文字修改和参考意见权，决策权在行文机关。校核既要大胆，敢于提出问题，又不能代替领导决定问题。上交时要把矛盾摆清楚，情况说明白，对公文中存在的主要总是 发出后可能出现的后果，新公文与以往公文的矛盾之处，有关部门的不同意见及理由，协调的情况，修改建议及理由等，都要有所交待。这样，领导才能及时地正确地果断地下决心。
第三，要把好“八个关口”：
一是要严把发文关。发文是组织开展工作的一种必不可少的手段，实际工作中需要的公文非发不可；但公文过多过滥，就会助长空谈，助长形式主义，下仅增加了各级领导的工作负担，也容易使执行者产生逆反心理，影响公文的权威性，以至贻误工作。校核是解决“文山”困扰的基础环节和有力措施，要通过校核做到少发文，可发可不发的公文不发，重复的公文不发，该部门发的公文上级党政领导机关不发，不成熟的公文暂时不发，并尽量减少党政联合行文（以免使党委管了政府的工作，也不便于人大监督）。在核文中要敢于坚持原则，对那些不应该发或应降格发的公文，要大胆提出不发或降格的建议，协助领导做好控文、减文工作。当然，这样做很难，控、减一件公文往往比多发一件公文更花费精力，有时还常常闹误会、伤感情，弄得不亦悦乎。但职责要求我们协助领导控文、减文，我们就不能怕得罪人。要多做解释工作，讲清道理，争取部门领导同志的谅解。（现在，减文的措施已不少，如：领导讲话一般不发文件；充分运用明电、密电等现代传媒，会议通知用电报、电话，工作经验、报告等通过报纸刊物登载等。）要发短发。核文时，把一切与主题无关的内容、材料和论述统统删去，即使这些材料，论点很精彩，也要忍痛割爱。穿鞋戴帽的话、修饰描述的话、过场话、客套话等，对公文是个累赘，也要尽量删减。合并同类项，能一句话说清的不说两句。为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。古今中外，概莫属外。明朝初年有一个喜写长文的人叫茹太素，他向朱元璋奏事，两万多字还未言及主旨，朱皇帝龙颜大怒，狠揍了他一顿板子，舒服了。现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么？就是让人讲得少讲、短一些、精一些，不讲废话。中央多次作出规定，要求一般报告不超过2000字，综合报告不超过3000字，我们要认真做到。
二是要严把政治关。政治性是机关公文的根本属性，是灵魂。一个政治性很强的公文，必然会有很强的指导作用。政治性不强或发生偏误，就会产生不良后果。因此，在核文中要始终把讲政治放在第一位，努力用马克思主义的政治主场、观点，去把握公文的内在质量，贯彻党的基本理论、基本路线和基本方针，保证完整、准确体现各级党委的意图和工作重心，保证每一件公文在政治上不出任何偏差。
三是要严把全局关。一件公文牵涉到全局，个人荣辱无所谓，党的事业重如山。秘书人员要“关起门来当书记，小人物作大文章”。要时刻关注大局，认真研究大局，准确把握大局，做到局部服从整体、微观服从宏观、小道理服从大道理、全局统帅局部、局部体现全局。对每一件公文都要从全国、全省、全市、全县整个工作的大局中去考虑，去办理。核文既要从局部看是否合理可行，又要从是否有利于全局方面进行认真分析、论证。对那些从部门产生的由于过份强调局部工作而影响全局的，要坚决进行修改或调整。
四是要严把政策关。“政策和策略是党的生命，千万不可粗心大意。”毛主席的这句名言，应当成为我们办文人员的座右铭。党委机关公文的权威性就在于它的政策性，把好这个关口至关重要。首先，要注重公文与党和国家政策规定的一致性。不管哪一级，以哪种形式行文，都不能与党和国家的方针、政策相违背。这是行文的一个重要政治原则和组织纪律。其次，要注重政策纵向的连续性。政策相对稳定，有利于事业发展。有句民谣说：“党的政策象月亮，初一十五不一样。”如果政策措施缺乏稳定性，连续性，人们就会担心，就会倒致短期行为。当然，不变是相对的，变是绝对的。原创文秘材料，尽在网络网。形势发展这么快，新情况、新问题不断出现，政策一成不变行吗？但这种变动绝不是轻率的“朝令夕改”，一会儿一个样。核文时要进行必要的前后对照，政策内容有变化的，要标出来并明确说明。再次，要注重政策的相关性。各地、各部门都要结合本地、本单位实际制定一些具体政策，千万不要越权，并兼顾左领右居，注意衔接。如果你来一套，我来另一套；你否定我，我否定你，那谁的规定的落实不了。那种我行我素、各执一端、政出多门、政策打架的情况，是一种内耗，必须坚决纠正。要注意，凡文稿涉及民族、宗教、外事、农民负担等敏感问题，涉及组织、人事、财政、税收、计划生育、机构编制等热点问题时，一定要慎之又慎，不搞清楚、不协调处理好决不进入下一道程序。
五是严把法规关。随着社会主义法制和党内法规建设的加强，必然要求涉及党内活动的公文也要有鲜明的法规性。我们代党委校核的各种公文，凡内容涉及国家有关法律，法规的，都要进行认真对照，以国家法律、法规为准绳。
六是严把规格关。规范行文是一门科学，我们必须按照公文种类、公文格式和行文规则办事。突出三个方面：
1、看文种是否恰当。有些文种容易搞乱，如请示与报告决议与决定，批复与指示等，搞乱了就闹笑话，甚至出大事
2、看行文形式是否准确。该上级机关行文的，下级机关不能行文；工作仅涉及到一个部门的，就没有必要联合行文。尤应指出的是，除党委办公室根据党委授权，可以向下级党委行文外，党委其他部门不能对下一级党委发布指示性公文；平级机关之间一般用函行文。现在有些部门请示解决资金等问题时，该用“函”却偏偏使用“请示”，用下级对上级的口气请求批准，这是不对的。有的同志讲，只要能批到钱就行，用什么文种都无关紧要。但以后这样做不行了，省、市委检查公文，发现了要给予通报的。再说，你这样办，对于受文单位来说，看了心里也不一定舒服。人家批给你钱并不是看你“请示”批的，是“函”就不批了。所以，一定要按《条例》和《意见》的要求办，大家都自觉照办，就不会出现乱用文种的问题了。
3、看文件体式是否规范。密级、发文字号、签发人、标题、主题词等该标注的一项不能少，不能错。
七是要严把文字关。科学而又规范的文字，能准确表达行文机关的决策意图和意志，便于受文单位正确理解公文精神。搞好文字校核，就能防止和避免文字的粗糙和不规范现象，增强公文的准确性和严肃性。要重点审核公文的结构是否清晰，语句是否符合形式逻辑，字词使用是否妥贴，人名、地名、时间、引文、数字是否准确，文风是否纯正。好的文风应该是实实在在，直书不曲，平直明快，端正不俗，深入浅出，言简意赅，朴实无华，严谨准确，规范统一。有的公文洋洋千万言，大题套小题，谈上几遍不解其意；有的公文，堆砌词藻，套话叠出，空话连篇，使人一看就烦，更无心去思考如何遵循了；还有的公文，把上级的文件改改抬头和落款，照抄照搬，没有自己的情况和措施。这是要不得的。再强调一点：搞好印制前的核对工作，是确保公文质量的一个关键环节。“差之毫厘，谬之千里。”一字错误，有时后果不堪设想。汉字象形字很多，稍有疏忽就会出现差错。如“资产阶级、无产阶级”、“路线、线路”，搞错就是政治性错误。又如“史无前例、史无前列”、“选拔干部、选拨干部”等，搞错了是常识性错误。据史料记载，1930年4月，阎锡山、冯玉祥结成反蒋联盟，预定在沁阳会师聚歼在河南的蒋军。冯的参谋拟制命令时，误将“沁阳”写成“泌阳”，一个在焦作，一个在驻马店，相隔数百里，结果会师不成，反被蒋介石分割包围而打败。仅仅多了一撇，冯阎兵败中原。否则，这段历史也许就要重写。另外，标点符号的使用也很重要。（⑴有一篇报道，原意是“送子服法”，一字用错，将服从的“服”写成降伏“伏”，从纸面上把人家儿子给毙了。⑵再如，古时一人骑马不慎踏死了人，别人告他的罪状是“跑马踏死人”，眼看性命难保，有人为他着想，取笔在状纸上一勾，变成“马跑踏死人”。这样，主犯由人变成了马，罪行减轻，免于一死。⑶还有，太平天国时曾国藩镇压太平军，连吃败仗，上奏时幕僚写道：屡战屡败。曾看后怕在皇帝面前吃罪，提笔一划，改成屡败屡战。这样，意思就有了很大不同。这都说明用词用字的重要性。标点符号例：(1)一个媒人介绍一女子：“麻子，无头发，黑脸，大脚，不大好看。”因无标点，男方误认为：“麻子无，头发黑，脸大，脚不大，好看。”娶回家后，大失所望。(2)一地主与教师在下边一句话的理解上，酿成一场官司。地主解成：“无鸡鸭也可，无鱼肉也可，唯有青菜咸菜不可少，不得半分文学费。”而教师则解为：“无鸡，鸭也可；无鱼，肉也可；唯有青菜咸菜不可，少不得分文学费。”⑶ 有一条报纸标题新闻：“西哈努克亲王，八日到京，外交部长姬鹏飞，到机场迎接。”因无标点，被一领导干部读成“西哈努克亲，王八日到京，外交部长姬鹏，飞到机场迎接。”引得哄堂大笑。⑷已取得文凭的和尚，未取得文凭的干部；⑸某人规定其子每天要记日记，晚上他要检查儿子的日记。一日，他查完日记后，对儿子的母亲大发雷霆。妻莫名其妙，为夫曰：“有据可查！”他把儿子的日记摊在桌前，其上歪歪扭扭地写着：“今日王叔叔来我家玩，我做完作业后，叔叔夸我做得好，叔叔亲了我妈妈，也亲了我。”妻大怒，斥问小儿。小儿哭叫：“是我把标点点错了，……应该是叔叔亲了我，妈妈也亲了我。”你说标点符号事大事小？她居然能够影响到家庭安定！所以，要教育孩子从小就正确使用标点符号哟！以上这些，不少有文字游戏之嫌，但至少都说明了标点符号的重要性。）所以，办公室工作无小事，文字处理工作无小事。
八是要严把程序关。只有按程序办事，才能保证公文质量，提高办文效率。目前工作中，存在着文件倒流问题。一些部门、地方向市委的请示、报告及要求市委、市政府办公室批转的公文，不经市委办公室审核，而常常是直接送领导同志审签，甚至同时送几位市委领导同志审签，既干扰了领导同志的工作精力，也增加了办公室的工作难度和部门间工作的掣肘。对此，要采取措施努力避免。对已经形成的倒流件，不管领导是否签发，都要无一例外地认真校核，发现问题仍然敢于负责地提出处理意见和建议，积极向领导同志报告、反馈，绝不能让一件不合格的公文发出。对那些因公文倒流造成不良影响的，要采取一定方式给予提示和警告，以树立党委办公室的权威。
最后，公文经领导签发后，还要进行再次校核。一是看“五官”是否端正：版头、标题、主送机关、发方机关署名、成文日期有无问题。不要前面是县委文件，后面落款却是县委办。二是看“四肢”是否健全：即发文字号、密级、主题词、印刷版记怎么样，有无漏项。发文字号要用对，密级要核准，主题词要列全，印刷版记要完整。另外，还有份号、签发人、附件、印章、抄送机关、印发传达范围、份数等8个部件，都要逐一检查。做到该有的不漏，不该有的不加。复核以后，就可以送印了。
公文处理工作的内容很多，因时间关系，不能一一细讲。由于自己的水平有限，对《条例》、《意见》理解不深，对基层公文工作情况不大了解，所以讲得不好，敬祈原谅；不当之处，还请指正。今天，不管我讲的合不合大家的口味，但同志们还是坚持到了最后，况且秩序还这么好，这是给我的面子，对我的鼓励，使我非常感动。希望以后大家加强联糸，多进行一些交流，欢迎各位有空光临市委办公室做客。
最后，祝愿同志们、同行们工作顺利，事业有成，家庭幸福，万事如意！谢谢大家！
推荐第4篇：行政机关公文处理工作学习材料
行政机关发文机关标志距上页边距离
行政机关公文格式主要变化口诀
公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/T9704-2012代替《国
家行政机关公文格式》
主题词儿不再标：删除主题词格式要素
涉密公文标份号：所有涉密公文都要标份号（绝密、机密、秘密） 加急特急马上办：“急件”改为“加急”
上行公文不留空：上行文天头不留80㎜，与一般格式同为35㎜ 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素
成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注
公文页码不可少：增加页码格式要素，首页也标页码（信函不标） 版记4号仿宋体：版记中抄送、发文机关和日期均为4号仿宋体 信函格式应简化：信函格式版记不加印发机关和日期、分割线
关于几个需要注意的问题
（一）党的机关和行政机关公文格式的主要区别。
（二）关于呈阅件。呈阅件属于内部刊物，是阅件，不需答复。不少《呈阅件》中提出了一些建议，甚至还有请示事项，应使用请示文种行文。
（三）关于公文标题中的标点符号问题。行政机关公文，除法律、规章用书名号外，一般不用标点符号。但是，一些特定意义的词语，比如“十二五”、台风的名称“苏拉”等可以用引号。
（四）关于公文中的单位排序问题。
1．主送、抄送机关排序：按党、政、军、群及其各系统的顺序编排。
2．领导小组成员名单排序：先排牵头单位，再按党、政、军、群及其各系统的顺序编排。
3．纪要中的出席、列席人员排序：按职务从高到低排序，同级职务的按系统顺序编排。
推荐第5篇：机关公文处理工作情况汇报
各位领导：现将我委机关公文处理工作情况汇报如下，不当之处，恳请批评指正。
一、提高认识，转变观念，为做好公文处理工作提供有力的思想保障机关公文处理工作的运转情况，体现了一个单位的整体工作水平。为此，委领导高度重视机关公文处理工作，始终将机关公文处理工作当作重要工作抓紧抓好。专门抽出两名具有一定文字理论水平、责任心强、业务水平高的同志从事机关公文处理工作，并由一名多年从事办公室工作的副主任分管此项工作，从而不断提高机关公文处理工作水平，确保机关各项工作的正常开展。
二、建章立制，规范程序，为做好公文处理工作提供制度保障近年以来，我们重点完善了三项制度：一是领导把关制度。我们明确分工一名副主任分管公文处理工作，凡是以计划生育领导小组、计划生育领导小组办公室及以计生委名义下发的文件，都必须经分管领导对公文格式、内容等方面审核把关后，才能送主要领导签发。二是工作运行制度。我们根据公文的运行程序，对公文的起草、报送、校核、印发每个环节，公文处理人员应该干什么、怎么干、达到什么标准、与下一个环节如何衔接等都作出了明确规定，使公文处理工作有了规范的运作程序。三是责任追究制度。全方位实行公文处理工作目标责任制，将公文质量作为衡量工作实绩及年度评先树优的主要依据，从而不断增强公文办理人员的工作责任感和压力感。
三、认真校核，从严把关，为提高公文处理质量提供工作保证一是发文校核。从工作需要出发，坚持从严把关，少发文，克服“文山”现象的发生。二是格式校核。通过严格校核，使文件格式方面能够遵循正确的行文关系，准确恰当的选择文种，使用完整的文件格式，严防漏项、错项或多项现象的发生。三是内容校核。在公文审核时，依据党的路线、方针、政策及国家法律法规结合国家、省、市、处要求，进行认真核对，严防出现原则性失误和错误。四是文字校核。在保持公文原意的前提下，进行文字核对与处理，使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简练，字词标点使用恰当，人名、地名、时间等数字准确无误。
四、全面加强队伍建设，为做好公文处理工作提供组织保证一是加强思想政治建设。通过不断学习，引导办文人员运用马列主义的立场、观点和方法分析问题，保证委机关的工作始终沿着正确的政治方向运行。二是加强组织建设。在办公室前不久的调整中，我们进一步充实了办文人员力量，使直接从事办文人员由原来的2人增加到3人。三是加强业务建设。采取专题学习与自学的方式，认真学习《中国共产党机关公文处理条例》、省委办公厅《规定》和《国家行政机关公文处理办法》等政策法规，不断强化公文办理人员公文处理工作的规范化、法制化意识。此外，我们认真抓好公文办理人员的业务培训工作。先后多次安排有关人员到省计生委参加计划生育系统机关公文处理规范化培训班，不断丰富其理论知识，提高工作水平。
五、强化阵地建设，提高公文处理工作水平我们先后投资近15万元，添置了12台电脑、扫描仪、投影仪、复印机、油印机等办公设施，实现了办公自动化，提高了机关工作办事效率，保证了工作质量；投资2万元，建立档案室，进一步规范了文件管理，极大的方便了机关公文处理工作。
六、机关公文处理工作存在的不足由于办公室人员的部分调整，相应的学习与培训工作没能及时跟上，机关公文处理工作不可避免的受到影响。机关公文处理工作中存在着办文工作不规范、工作质量不高等现象。总之，我们按照上级领导的要求积极开展工作，但是我们仍然存在着不少问题和不足，这与领导的要求还有一定的距离。在今后的工作中，我们将进一步加大工作力度，强化措施落实，不断提高机关公文处理工作水平，促进全处计划生育工作水平全面健康发展。
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如何做好公文处理工作
段玲燕
来到政府办公室已快有两年，一直从事文书工作。而公文处理是文书工作中很重要的一项，所以对公文处理多多少少也有了一些自己浅显的认识。就我自己的感想做好公文处理工作要多问、多听、多想、多看，及时总结、不断改进。公文处理是办公室工作的一项重要内容，是秘书人员为领导当参谋和助手的一个重要方面。面对新形势，新任务，如何做好公文处理工作尤为重要。
在拿到文件的时候，我们第一问要问自己“是什么？这是从事公文办理工作应有的第一反应，一要看文件类型，即判断公文是送阅件、请示件还是需要转办的领导批示件，是需要进行规范性处理还是可以直接呈送领导，从而确定依据什么样的办理规定办件。通常在我们办公室我们收到三类文件，一类就是各乡镇、各部门送来的请示、报告类文件；第二类就是从OA平台上收到的区市来文，对于这两种文件我们是按正常的文件处理流程走；第三类是区市县领导批示件，这类文件领导会直接在文件上批示，那我们收到文件就会直接将文件呈送领导批示，不再粘贴文件处理，当县长批示完后我们会转相关部门进行办理；二要看文件正误，即判断公文时否存在瑕疵，例如行文格式是否规范、文件各种要素是否一应俱全、文种使用是否恰当等，从而确定文件应进入办理程序还是退文程序。文书室
- 1意报送等；三要看文件意图，认真梳理来问信息，着重弄清来文意图和内容实质，即判断来文单位报文目的何在，公文内容是陈述性的、报告性的，还是建议性的、请示性的。以上述三项分别判断作为参考依据，形成办理意见，第二问即告完成。
第三问“到哪里去？在经过了第一问的初步判断和第二问的具体分析之后，第三问重在准确拿捏公文如何出手。一想路径。即确定公文的签批和流转方向，在已提出办理意见后，领导的签批顺序如何，是只需在自己单位内传签还是需要会签；在领导同意办理意见后，公文的运行方向如何，是单向流转还是圆周流转。二想方式。即确定公文的送签和流转方式，是采用普通方式还是保密方式，是采用机要交换还是专人送取等。三想时效。即确定公文的流转速度，个别公文在办理过程中缓急程度会发生变化，出手时要特别注意。
按照“三问“的思路办理公文，能有效提高办件效率，可以从大量不知何时用、如何用的规矩条款中解放出来，迅速理清办件头绪，更快上手。而做好公文处理工作，不仅需要扎实的公文处理知识，更需要责任意识、大局意识、严谨意识，对于在政府办公室工作，我有以下几点感想：
一、责任意识和业务能力并重
“工欲善其事，必先利其器。”，做好新形势下的公文处理工作，首要是具备相应的素质，关键是在强化责任意识和业务能力上下功夫。要把忠诚履职作为第一追求。忠诚履职体现到公
- 3印刷装订、公文要素编排、字体字号、标点符号等一一核对，保证公文要素完整、格式正确，印刷庄重大方、形式美观。
三、程序意识和时间观念并重
公文的特殊性要求公文运转必须“蹄疾而步稳”，“蹄疾”就是公文运转要快速，这样才能跟得上市上中心工作要求；“步稳”就是公文运转要遵循程序，这样公文才会合法合规。严格遵循公文运转机制。公文运转顺序要正确。部门起早的代拟稿必须要政府办公室来审核（主要是秘书），不得直接报领导进行审签；部门提交的代拟稿必须由本部门主要负责人签字；贯彻有关会议或文件精神的，必须提供会议相关资料或文件原文；落实有关领导批示的，必须附有批示的相关材料；需要先由有关部门把关或提出意见的，必须有相关部门的书面意见。要严格明确公文运转时限。“言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。”公文极强的时效性，决定了公文运转一刻都不能耽搁，否则会给政府工作带来被动。我们在工作中，牢记“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的道理，在确保公文质量的前提下，一切工作往前赶。
四、严格把关和善于沟通并重
方式方法正确，工作才能优质高效。审核公文不仅要坚持有关规定和原则，还要与部门形成良性沟通，实现服务领导和服务各部门的有机统一。审核把关要认真负责。按照《党政机关公文处理工作条例》的要求和审核原则，对公文的内容、运
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推荐第7篇：监督所公文处理工作规范
文章标题：监督所公文处理工作规范
为提高监督所公文质量和公文运转效率，根据党的机关、国家行政机关公文处理的有关规定，结合我所的实际，制定《丰台区卫生局卫生监督所公文处理工作规范》，请认真遵照执行。
一、总则
1、根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《北京市党的机关公文处理规定》、《北
京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》，《丰台区卫生局公文处理办法》，结合本单位实际，制定本规范。
2、本规范适用于××区×××系统的公文处理工作。
3、××区××所公文，是本所实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书；是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告贺交流情况的工具；是×××所在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书；是依法行政和进行公务活动的重要工具。
4、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
5、××所办公室（以下简称办公室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导各科室的公文处理工作。
二、公文种类
常用的公文主要有上行文（请示、报告）、下行文（决定、通知、通报、批复、意见、规定等）、平行文（函）及其它（会议纪要）。
三、公文格式
1、公文中的要素主要为：发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
2、发文字号：上行文的发文机关代字为丰卫监文。下行文的发文机关代字为丰卫监发，转发文为丰卫监行发。平行文的发文机关代字为丰卫函。会议纪要的发文机关代字为丰卫会。
3、上行公文必须在文件上标明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
4、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。
5、主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范性简称、统称。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋字标识，名称后标全角冒号。
6、公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文使用3号仿宋字，第一层小标题的内容（即“
一、”），使用3号黑体字。
7、公文附件，指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料。在正文下空1行左空2字处，用3号仿宋字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，适用阿拉伯数码，如“附件：
1、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，使用阿拉伯数码。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
8、单一机关制发的行政机关公文在落款处不署发文机关名称。
9、公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。用印应当上不压正文，下压成文日期。
10、成文日期，以本机关负责人签发的日期为准；会议决定的事项以会议通过日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，公文成文日期使用汉字。成文时间标识时，距正文2-4行，右边要空4字。
11、主题词，是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上。每件公文选用的主题词数量，一般掌握在10个以内。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字，词目之间空1字，最后一个词目加黑。
12、抄送机关，指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，按照党、政、军、群的顺序排列。在主题词下一行，左空1字，“抄送”用3号仿宋字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。
13、印发机关名称和印制日期，应当在抄送栏之下标明（无抄送机关在主题词之下）。占1行位置，用3号仿宋字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。
14、印制份数，使用仿宋4号字，右空1字。
15、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm），左侧装订。页面设置要求美观大方，页边距上3.7、下3.
5、左2.8、右2.6厘米；行间距一般为固定值23-27范围内；字间距一般为标准1磅。2页以上公文设置页码，奇偶页不同，页码由破折
号和数字组成，宋体4号字，奇数页右、偶数页左不空格。
四、发文办理
1、公文送所领导签发前，应当填写《发文稿纸》中“主送”、“抄送”、“拟稿单位”、“拟稿”、“校对”、“份数”、“附件”、“标题”等栏，报主管科室领导审核。
2、以本所名义制发的上行公文，由所长签发；制发的其他公文根据所涉及的工作内容由主管领导签发
。签发需用碳素笔或蓝黑钢笔在发文稿纸上签字方可生效，编发文号。
3、公文正式印制前，办公室进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统
一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。
4、公文印出后由拟稿科室装订并发送。发文办理自科室拟稿交到办公室后1个工作日内审核完毕。领导签发后，编发文号和印制文件在3个工作日内完成。一般情况以送文先后顺序办理，如遇急件急办。
五、收文办理
1、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。
2、办公室对收到的公文应当及时登记。登记后及时报所领导批示、阅知，或转请有关科室办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者经局领导授权、委托由科室办理的事项，应当直接转请有关科室办理；需要两个以上科室办理的公文，应当明确主办科室；紧急公文应明确办理时限。
3、承办科室收到交办的公文，应当及时处理，并将办理情况及时告知所领导和办公室，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本科室范围的，应当及时退回办公室并说明。
4、各科室报所领导的公文，应交到办公室登记后，由办公室呈送相关领导，领导应及时批示。
领导在审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为统一；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
5、所领导批示或者转请有关科室提出办理意见的公文，批示或者办理后，不得随意横传，应当及时交回办公室按规定程序办理。
6、科室参加会议带回的文件，一般应交回办公室，按照收文程序办理。
7、各科室对上级文件、所领导批示文件的办理：
（1）凡明确提出办理时限要求的公文，主办科室应当按时限要求及时将执行情况报告办公室。紧急公文应当在1至2个工作日内，非紧急公文应当在5个工作日内将书面意见报送办公室。确因情况特殊不能按时办理完毕的，应当及时向办公室报告。突发事件以及国家法律、法规有规定的事项除外。
（2）对办公室分发或者翻印的上级文件应当认真贯彻。确需由我所行文作具体部署的，主管科室应当结合工作实际，请示主管领导后提出贯彻意见，并拟文稿报送办公室。
8、办公室建立执行公文处理规定的报告制度和通报制度。
9、向区卫生局、市卫生监督所报送公文为一式三份。一般公文不超过3000字。
六、公文归档
1、公文办理完毕后，应及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理（立卷）、归档。
2、要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
3、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
七、公文管理
1、公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。
2、办公室应当建立健全本单位公文处理的有关制度。
3、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经所领导批准，可以翻印转发。翻印转发时，应当注明翻印转发的机关、日期、份数和印发范围。不得自行转发、翻印国务院文件、国务院办公厅文件。
4、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章，视同正式公文管理。
5、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文废止，视作自废止之日起不产生效力。
6、工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
7、不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴别和办公室主任批准，定期销毁。
8、印章的使用和管理，应当严格按照所有关规定执行。
（1）印章的使用：需要使用“丰台区卫生局卫生监督所”印章的公文，必须经所主要领导批准。
（2）使用印章必须在办公室登记后方可使用。
八、附则
本规范执行中的具体问题，由办公室负责解释。
本规范自2005年1月1日起施行。
×年×月×日
《监督所公文处理工作规范》来源于xiexiebang.com，欢迎阅读监督所公文处理工作规范。
推荐第8篇：高校公文处理工作常见问题刍议
高校公文处理工作常见问题刍议
刘星
公文作为高校内部管理的重要工具，对高校发展具有重要意义。在高校公文处理的实践中，却存在着不少问题，在一定程度上阻碍了公文作用的发挥，制约了公文处理工作的规范化和科学化发展。在长期的公文审核工作中，笔者发现，高校公文处理常见问题主要集中在两个方面：一是公文写作不够规范，影响了公文质量的提升；二是公文处理程序不够规范，影响了公文效力的发挥。
一、公文质量方面存在的问题
公文处理是一项严肃的工作。为了保证日常工作的顺利开展和促进学校各项工作的有序进行，大多高校都制定了公文处理的制度。但是，随着高校的快速发展，公文数量日益增多，对公文处理工作的要求越来越高，尤其在高等教育内涵发展的新阶段，公文质量的提升具有更为重要的意义。当前，高校公文除了格式不规范、表述不恰当等常见问题之外，还存在一些特殊问题，给高校办公室公文审核工作提出了新的课题。
1.公文种类使用单一
《党政机关公文处理工作条例》 （以下简称绦例》）规定了15种常见的公文。从使用范围和规格来说，除“命令（令）”“公报”“议案”外，其他种类皆可用于高校公文。但目前高校的发文，尤其是下行文，使用最多的文种是“通知”，且大有用“通知”取代其他文种的趋势。笔者以为，应根据文件具体内容选择合适的文种，不能无限量放大一个文种的使用范围。如高校常有关于表彰优秀教师和学生的公文，这类公文主要是为了表扬先进，激励师生创先争优，一般没有具体的执行要求，属于知照性公文，用“通报”更为合适。又如“意见”这个文种，1996年印发的《中国共产党机关公文处理条例》首次把“意见”确定为公文文种，2012年发布的《党政机关公文处理工作条例》也明确“意见”是常用的15种公文之一，适用于对重要问题提出见解，但时至今日还常常见到《关于印发（×××意见）的通知》，忽视了“意见”本身就是一个文种，这是很不规范的。
2.公文内容照搬上级文件
传达贯彻党和国家的路线方针政策，或落实上级文件精神，是公文行文的缘由之一。高校这一类公文存在着明显的问题，就是来文单位在起草公文时机械理解照搬照抄教育部或者省市教工委的文件，以为原封不动才能和上级精神保持一致。这样的文件往往指导原则多，具体内容少，与学校自身实际脱节，缺乏操作性与针对性，让人摸不着头脑。这类文件以规章制度、实施意见和工作方案类居多，比普通的事务类公文更为复杂，办文人员在审核的时候，如果不能全面把握学校全局和透彻理解各方面工作，是很难将之修改为一篇合格的公文的。因此，解决问题的根本在于来文单位要结合学校实际，有的放矢地起草文件，办文人员也要与起草单位充分沟通并加以引导。
3.公文语言论文化
公文语言要求准确、庄重、精练、严谨，这样才便于理解和执行。近几年来，高校行政工作人员多为硕士及以上学历者，他们大多经过严格的专业训练，具有一定的研究能力，这有利于培养一支专家型的管理队伍。在公文处理的实际工作中，笔者却发现，一些来文单位起草的公文常使用专业术语，且通篇用论述的表达方式，读起来晦涩难懂。诚然，在阐明某项工作指导思想的实施意见类公文中，运用论述的方式是必需的，但一定要适可而止。《教育部贯彻落实中央改进工作作风、密切联系群众（八项规定）和（实施细则）的实施办法》明确规定，文件要“减少重要性、必要性等一般性论述”，文件的核心在于“观点鲜明、言之有物”，尤其在具体工作安排和工作要求等发文中，要语言清晰明白、一目了然。
二、公文办理程序方面的问题
《条例》对公文办理程序作了统一规定，高校公文处理工作也有一整套完备的程序，但是，有一些环节运行起来总是不太顺畅，在一定程度上影响了公文办理的规范性和时效性。究其原因，主要有以下几个方面：
1.发文权限不明造成校级发文过多
当前，从发文数量来看，高校发文呈逐年上升趋势，这既与高等教育快速发展、所涉事项日益增多有关，也与学校内部发文权限不确定、职能部门大量升格发文有关。属职能部门权限范围内的事项，尤其是事务性工作，本应由职能部门自行发文，但在实际工作中，职能部门往往愿意以“校发文”的方式行文，以为这样既能以“学校”的名义安排事项，又能提高办文部门对此项工作的重视程度。其实，这样不仅导致学校发文数量不断增多，给发文工作带来压力，也不利于学校公文的规范化处理。
2.发文前沟通不畅造成会签、审核时间过长
学校内部涉及多个部门联合发文的，需要在发文前由相关部门会签。如果拟文单位在拟稿前没有和相关部门有效沟通，还存在一定的有分歧，则文件的审核周期就不可控了。 《条例》明确提出“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文”。文件中有关事项的协商应在起草环节进行，向后推到审核环节，只会进一步加大公文处理的难度，延长公文处理的时间，降低公文处理的效率。
3.办理时限太紧造成急件频发
在实际工作中，有一种情况比较常见，即发文单位对文件办理要求比较急，刚提交文件就希望马上印发。公文处理有初审、审核、签发等程序，需要一定的时间，且办公室往往会同时接收到好几个部门提交的文件，只能根据轻重缓急作出安排。虽然办文人员应坚持特事特办、急件急办，但是“特事”和“急件”太多，就会打乱正常的工作频率和节奏，忙中出错。仔细分析这些“急件”，除了有少部分确实属于“急件”外，更多的则是普通件。
三、进一步做好高校公文处理工作的对策
上述问题的出现，折射出高校的公文处理工作还存在着诸多不尽如人意之处，也在一定程度上凸现了高校内部管理方面的问题。党中央在“八项规定”中提出要“精简文件简报，切实改进文风”，为我们解决上述问题指明了方向。我们应从制度、培训、协调等方面人手，对症下药，理顺公文处理中各个环节的关系，提高公文质量和高校内部管理水平。
1.以完善的制度作为保障
要按照《条例》规定，修订学校的公文处理办法，并紧密联系中央“八项规定”，贯彻落实“精简文件、改进文风”的精神。以办法为纲，结合学校实际，对公文的办理程序、发文要求、办理原则、公文写作和公文格式等作出详细规定，着力解决存在的突出问题。提倡“短、实、新”文风，要求文件做到观点鲜明、条理清晰、言之有物；详细规定适合高校使用的常用文种，框定每个文种的适用范围；明确校院两级发文权限，规范发文规格，避免升级发文；理顺行文关系，规范发文流程，严格发文要求，尽量减少急件、错件；严把发文质量关，建立发文退回机制，将有质量问题的文件第一时间退回来文单位，修改后再予以提交。
2.以人员的培训作为抓手
公文处理工作要规范、科学，有一支高素质的工作人员队伍是关键。要加大对学校办公室办文人员的培训力度，着力增强三个方面的能力：一是对政策的理解和把握能力，二是对学校全局和中心工作的研究能力，三是公文审核、写作等方面的业务能力，让办文人员争取成为公文审校和写作方面的“专家”。要在学校各二级单位明确专职或兼职的文秘人员，学校办公室负责对他们开展业务培训，结合常见问题，重点就公文基础知识、公文写作方法、公文文种使用、公文送转程序等开展培训，确保公文质量的提升。
3.以高效的协调作为基础
协调是公文处理工作中的重要环节，尤其在公文审核过程中，与来文单位充分沟通，对于及时解决问题，保证公文正常运转至关重要。协调中要将原则性和灵活性相结合。要严格按照制度要求办文，对于不按照公文办理流程办文的，要向来文单位说明情况，争取来文单位的理解和支持；对送审文件中内容不清楚、难以理解的地方，要及时向来文单位请教；对不合规范的文件，应坚持原则，退回来文单位，让其修改后再次报送。同时，协调要讲究艺术性，坚持灵活性，多站在来文单位的立场上思考，尊重他人的意见和想法。核稿人员修改后，应与来文单位再次确认，并将修改稿发给他们，提请他们注意文稿中出现的问题，避免再次出现类似问题。
（作者单位：中央财经大学学校办公室）
推荐第9篇：颍泉区公文处理工作调研报告
颍泉区政府公文处理工作汇报
颍泉区政府办公室
按照省政府办公厅文电处关于开展基层公文处理工作调研的要求，我办结合自身实际，从公文处理工作制度、网上办公、存在的问题等方面广泛征求意见，深入调研，现将有关情况报告如下。
一、基本情况
文书科属颍泉区政府办公室下设科室，现有工作人员3名，其中一名科长、两名兼职工作人员，主要承担区政府系统内部的文电收发、传阅、分发、核稿、缮印、归档等项工作。
二、主要做法
近年来，文书科围绕区委、区政府中心工作，扎实苦干，奋勇进取，狠抓“素质、制度、质量、效率、宣传”五个着力点，全力推进政府系统政令畅通、决策部署及时传达。一是优化综合素质，加强公文处理源头建设。强化学习、效能、规范、服务、协调五种意识，做到学好理论、掌握政策、熟悉业务三个并重，主动推进效能改革，做到事事有章可循、有据可依，积极培养默默无闻、无私奉献的服务精神，通过加强交流与沟通，全面实现公文处理人员素质的整体提高。二是强化制度建设，推进公文处理流程规范。根据《国家行政机关公文处理办法》和《安徽省行
政机关公文处理实施细则》，结合我区实际，研究制定了公文处理、档案管理、档案材料调阅、保密等涉及公文处理不同运转阶段的制度，从程序上杜绝乱报乱送、乱签乱发等不规范行为。针对不同保密范围和保密等级的文件，按照其标准和要求实行专人全程监控，并设立保密电脑、保密U盘，在政府系统内部初始阶段筑牢保密基础。三是提高公文质量，全面提升公文处理水平。公文制发坚持质效并重，切实把好行文、会签、政策、内容、文字、体式、程序、核稿、印制关，对不符合质量要求的，严格按退文制度予以清退，并定期予以通报，力求每个环节严密有序、精益求精。去年，区政府办公室审核、登记、制发的300多件公文，全部做到行文规范、运转到位、实现了“零差错”的目标。四是推进效率提升，着力畅通政令运转渠道。推行了办文限时制、岗位责任制和反馈报告制，建立了快捷高效的运转系统和办文机制。在收文处理上，明确公文处理流程，规范操作，确保运转畅通。按照及时、准确的原则，及时做好文件的分类登记、送审和传阅。同时坚持全程监控，勤查催办，防止公文拖延、积压或遗失，切实提高办文效率，在今年的抗击雪灾、EV71疫病防治、应对受污染婴幼儿奶粉等突发公共事件，确保了政令统
一、决策和部署及时上传下达。五是加强交流沟通，营建规范处理公文氛围。政府系统的办文工作主要集中在文书科和秘书科两科室，通过加强两科室间的交流沟通，逐步形成相互指导、共同奋进的联动模式，在制文环节上兼顾体式格式关，减少公文处理的时间摩擦。加快
推进定期培训、宣传机制建立健全，对各部门单位的办文人员进行集中培训，强化政府系统内部的规范高效办文意识。
三、存在的问题和工作建议
在省政府办公厅文电处的关心和支持下，我办公文处理水平取得了一定成绩，但仍有一些问题存在。一是资金缺乏。文书科目前仍然是以纸质文件为主的传统办公模式，因资金缺少无法开设网上办公系统，不利于进一步提增效能。二是人员匮乏。文书科虽有三名工作人员，但其中两名是兼职人员，还承担着秘书科的相关工作。随着政府事务性工作的增加，人员、编制的缺少将进一步将加大文书科公文处理工作的压力。
随着时代发展和政府职能的转变，对政府系统公文处理工作提出了更高更新的要求，在此，希望省政府办公厅能组织开展多种形式的公文处理业务培训，多下到基层调研走动，对基层单位多进行帮扶和支持。
推荐第10篇：项目部公文处理工作管理办法
公文处理工作管理办法
根据项目部成立后的工作实际和职能管理对公文处理规范化、制度化、科学化的要求，为避免行文混乱，提高工作效率，使项目部文件成为完善项目管理和进行公务活动的重要工具，特对项目部公文处理有关事项通知如下：
一、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；
二、公文处理要有利于正常的行政管理工作，遵循公文处理及时、准确、安全的原则；
三、各部门应当指定一名专（兼）职人员负责本部门的公文处理工作；
四、公文格式：公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。
（一）发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。
（二）有保密要求的公文，应根据保密程序，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。紧急电报应当标明“特急”或“加急”。
（四）发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。
（五）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名。
（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，
- 1 -
并准确标明公文种类；标题中一般不用标点符号。
（七）公文如有附件，应在正文后，成文时间之前注明附件的顺序和名称。
（八）公文除会议纪要外，一律加盖印章。联合行文，联合单位都应当加盖印章。联合行文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。
（九）成文日期。以项目部领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下，正文之前注明会议名称的通过日期。
（十）文件应当标注主题词。上报的文件应按照上级单位的要求标注主题词；主题词标引按上级机关要求和《国务院公文题词表》，依次以类别词、类属词和文种标注于文尾部分发送栏之上。顶格写。标注主题词一般不超过5个词汇。
（十一）文字从左至右横写、横排、左侧装订。
五、发文处理：发文一般按拟稿、会签、核稿、呈批、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等步骤进行。即：
（一）部门承办人草拟文件。发文一律用“发文稿纸”拟稿。拟稿应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚，并签署日期，草拟公文应做到：
1、要符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，符合公司实际情况。
2、情况确实，观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点准确、篇幅力求简短。文面杂乱、字迹不清、条理不明的文稿，文秘人员有权退回。
3、人名、地名、数字、引文准确，日期应写具体年月日。
引用公文应先引标题，后引发文字号。使用简称时，一般先用全称，并括号注明规范简称。
4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
5、必须使用国家法定计量单位。
6、公文中的数字、除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（二）会签：各部门承办的项目部发文凡涉及其他部门业务的应事先会签；
（三）核稿的重点是：是否需要行文；有关部门、单位是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；公文内容、文字表达、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
（四）项目部领导审核签发文件；
（五）签发后，由部门负责公文处理的人员进行登记，编写部门发文字号、成文日期、发授范围、文件印数等内容；
（六）将签发后的文件稿本交项目部综合办公室登记，按注发方式印制、发送；
（七）按批准的打印份数盖印、分发。用印按相关规定执行。
（八）按有关规定立卷、归档；
六、签发文件按以下原则办理：
（一）以项目部和项目部党总支名义发出的文件，分别由项目经理（行政文）和党总支书记或副书记（党总支文）签发；
（二）以部门名义发出的属于部门具体业务和事务性的文件，可由部门负责人核稿、签发；
（三）部门发文，但文件内容涉及问题比较重要的，为慎重起见，部门负责人核稿后，会签再送给主管领导签发；
（四）签发文件人要写全自己姓名，并注明签发日期；
六、计算机打印，文稿送到综合办时，第一页文稿应能套印发文机关标识（俗称红头）。
七、正确使用公文种类和格式，规范公文外观形式，维护项目部形象。
八、文件送审前要在首页附上“文件签发单”，在公文处理过程中按要求填写相关内容。
九、项目部各职能部门（单位）原则上不得越级请示和报告，不得对外正式行文。如确需对外正式行文，需使用项目部的发文机关标识，并加盖项目部印章。
十、为规范项目部机关行文编号，对项目部及各职能部门发文字号规定如下：
项字（项目部行政）项党（项目部党总支） 项工（项目部工会）项团（项目部团总支） 项综（项目部综合办）项技（项目部技术部）
项质（项目部质量保证部）项安（项目部安全环保监察部） 项财（项目部财务部）项计（项目部计划合同部） 项物（项目部物资设备部）项工管（项目部工程管理部）
十一、使用项目部印章登记后，业务性常规用印由综合办公室主任审批签字，重要的由项目部主管领导审批签字。使用项目部领导个人印章，业务性常规用印由职能部门负责人登记签字，综合办公室主任核签，重要的非常规用印，需经领导本人或授权主持工作的领导同意签字。
十二、收文处理：收文一般包括传递、签收、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档等程序。项目部综合办公室统一做好外来文件的签收、拆封点份、登记，送项目部有关领导阅批后，按批示做好文件的分送和催办工作，以及文件的立卷、归档工作。
十三、各部门负责人应当高度重视公文处理工作，按照本通知要求，必须建立收、发文登记本（附件
八、附件九），并做内部传阅（附件十）。
十四、电子文件
建立项目部电子文件档案。项目部各部室每季度最后一周将本部门重要文档归类、整理后交综合办制成光碟归档。
第11篇：县委办公室公文处理工作先进事迹
在县委的正确领导和省市委办公室的大力指导下，我办认真贯彻执行《条例》和中央、省市委办公厅（室）关于公文处理的各项规定，紧紧围绕党委中心工作和经济社会发展大局，努力增强主动性和创造性，充分发挥公文和公文处理工作在机关工作中的重要地位和作用，积极推动公文处理工作上新水平，取得了显著成效。主要做了以下几方面工作：
一、提高认识，转变观念，强化组织思想保障。机关公文处理工作的运转情况，体现了县委办乃至县委的整体工作水平。为此，县委领导特别是办公室领导高度重视机关公文处理工作，始终将机关公文处理工作当作重要工作抓紧抓好。专门抽出两名具有一定文字理论水平、责任心强、业务水平高的同志从事机关公文处理工作，并由一名文字综合能力强、具有办公室工作经难的副主任分管此项工作，从而确保机关公文处理工作水平的不断提高，促进了机关各项工作的正常开展。
二、建章立制，规范程序，加强各项制度建设。近年以来，我们重点完善了三项制度：一是领导把关制度。我们明确分工一名副主任分管公文处理工作，凡是县委办、县委名义下发的文件或是以县委办、县政府办、县委、县政府等名义联合下发的文件，都必须经分管领导对公文格式、内容等方面审核把关后，才能送主要领导签发。二是工作运行制度。我们根据公文的运行程序，对公文的起草、报送、校核、印发、传阅等每个环节，公文处理人员应该干什么、怎么干、达到什么标准、与下一个环节如何衔接等都作出了明确规定，使公文处理工作有了规范的运作程序。三是责任追究制度。实行“一次性告知”制度，将需要公文处理人员周知的事项一次性告知，极大加快了公文处理速度，方便了机关及基层办事人员。建立公文处理工作目标责任制，将公文质量作为衡量工作实绩及年度评先树优的主要依据，从而不断增强公文办理人员的工作责任感和压力感。
三、认真校核，坚持原则，提高公文处理质量。在对下行文中，我们坚持做好“五个校核”：一是发文校核。从工作需要出发，坚持从严把关，少发文，克服“文山”现象的发生。二是格式校核。通过严格校核，使文件格式方面能够遵循正确的行文关系，准确恰当的选择文种，使用完整的文件格式，严防漏项、错项或多项现象的发生。三是内容校核。在公文审核时，依据党的路线、方针、政策及国家法律法规结合国家、省、市、处要求，进行认真核对，严防出现原则性失误和错误。四是文字校核。在保持公文原意的前提下，进行文字核对与处理，使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简练，字词标点使用恰当，人名、地名、时间等数字准确无误。在来文管理中，我们坚持“四个严格”，即：严格按文件发布层次分发阅读文件；严格按规定份数向上级机关报送公文，对未列入清退的中央、省委文件按规定登记造册备案后并及时销毁；严格执行复制、汇编文件的有关规定，及进、规范地对公文进行立卷归档；严格执行公文安全保密的有关规定。几年来，办公室从未发生遗失密级文件或泄密事件。
四、加强建设，完善设施，提高公文处理水平。一是加强思想政治建设。通过不断学习，引导办文人员运用马列主义的立场、观点和方法分析问题，保证委机关的工作始终沿着正确的政治方向运行。二是加强业务建设。认真做好《中办通讯》、《秘书工作》征订学用工作，每年度均超额完成上级下达的征订任务。积极组织办文人员通过专题学习或自学的形式，学习《中国党机关公文处理条例》、省委办公厅《规定》和《国家行政机关公文处理办法》等政策法规，不断强化公文办理人员公文处理工作的规范化、法制化意识。此外，我们还先后多次安排有关人员到省市委办公厅（室）跟班学习或参加文电培训、研讨班，不断丰富其理论知识，提高工作水平。三是完善配套设施。近年来，我们先后投资近10万元，添置了电脑、复印机、油印机等办公设施，基本实现了公文处理的办公自动化，提高了机关工作办事效率，保证了工作质量；加强了档案室的建设和管理，极大的方便了机关公文处理工作。
我办的公文处理工作虽然取得了一定成绩，但工作中还存在不少问题和不足，与领导的要求也还有一定的距离。在今后的工作中，我们将进一步加大工作力度，强化措施落实，不断提高机关公文处理工作水平，促进全县经济社会健康协调发展。
第12篇：关于规范公文处理工作的通知
关于规范公文处理工作的通知
各县（市、区）卫生局，市直医疗卫生单位，局机关各科室（中心）：
近年来，全市卫生系统切实推进公文处理规范化建设，规范卫生行政行为，提高卫生行政效率，较好地发挥了公文在交流情况信息、促进卫生事业发展中的作用。但公文处理工作仍然存在一些突出问题：一是有些公文格式欠规范。有的单位制发公文，上行文、平行文、下行文格式不分，公文要素不全、不规范，有的单位以内部呈批件、白头信函向我局或上级机关报送公文，有的单位报送我局的公文未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核。二是有的单位将请示公文直接报送领导个人，有的多头分送又未注明分送情况，造成各级领导交叉批示。三是有时请示和报告文种不分，请示性公文不用上行文格式，报告中夹带请示事项。四是部分市直医疗卫生单位越级向省卫生厅和市政府报送公文。五是报请我局审批的事项预留给我局研究决策时间过短，有的直接找局领导要求即送即批，部分单位对领导批示件办理不及时或反馈办理情况不及时。为切实做好新形势下公文处理工作，规范公文管理、提高工作效率，根据《湖南省行政机关公文处理办法》和市委、市政府有关文件规定，经研究，现就有关事项通知如下：
一、规范公文办理程序
（一）规范公文报送
各县（市、区）卫生局和市直医疗卫生单位向市卫生局报送公文，严格执行“一个口子进、一个口子出”制度。除局领导直接交办的个别事项或确需直接报送审批的敏感涉密事项、重大突发事件及部分涉外事项外，一律送局办公室按程序办理，不得将公文直接报送局领导个人，更不得多头分送。不得委托外单位人员代送公文。对未按程序报送的公文，局办公室不负责跟踪办理。
报送市卫生局的公文（请示、报告）必须由单位主要负责人或主持工作的负责人签发，应采用规范的上行文格式，不得以内部呈报件、白头信函等非正式形式上报。
请示应一式三份，一事一报，并在附注处注明联系人和联系电话；报告中不得夹带请示事项。 属于市卫生局职能科室职权范围内的具体问题，由行文单位直接向职能科室请示或协商处理。需要提交局领导集体研究的由局职能科室提出意见移交局办公室按程序办理。不得将市卫生局能够解决的问题越级向上行文请示。
原则上市直医疗卫生单位需要申请政府财政解决经费、市编委解决人员编制，必须由我局签署意见，以我局名义向市财政、编制部门行文申请，按程序办理。
需要以市卫生局名义行文报送市政府或省卫生厅的，须先经局对口职能科室审核、会签。如同意行文上报，再送局办公室按程序上报局领导审签后行文。
市卫生局需要以市委、市政府名义发文的，首先由局职能科室拿出初稿，经局办公室审核，送局分管领导、主要领导审查同意，签署意见后由主办科室报市委、市政府办公室按程序办理。
（二）规范公文审核
以市卫生局名义出台重大政策措施，原则上需经局长办公会议审议通过。市直医疗卫生单位以市卫生局名义制发公文，由主办单位的相应科室按照公文格式和标准起草初稿，送主办单位办公室审核，并经主办单位主要负责人或主持工作的负责人审核签字后，送市卫生局相关职能科室初审，再送局办公室审核，进入文件审签程序。涉及公民法人和其他组织权利义务，在一定时期内反复适用，具有普遍约束力的规范性文件，应按《湖南省行政程序规定》先送局法监科进行合法性审查（附件1），再送局办公室审核，经局办公会议决定、主要负责人签发、编好文号，并报市政府法制办登记编号后印发。
以市卫生局名义制发公文，主办单位须填写《郴州市卫生局代拟公文起草说明卡》（附件2），说明需要发文理由，附上代拟文稿及有关法律法规政策依据、有关职能科室协调会签意见，
并提供代拟电子文稿。属于规范性文件的，还应提供起草说明书、制定依据。
（三）规范领导批示办理
原则上，市卫生局主要领导的批示件由局办公室或政工科转有关科室办理并负责督办，及时向局主要领导反馈办理情况；除重大事项外，分管局领导的批示件由局办公室转局有关职能科室负责办理或督办，并向局分管领导反馈办理情况。局办公室要经常检查有关科室办理主要领导批件情况。局办公室和有关各科室向下级承办单位转办公文时，应填写《郴州市卫生局公文转办单》（附件3），明确相关办理要求。
市卫生局领导明确要求局职能科室、县（市、区）卫生局和市直医疗卫生单位办理并报告结果的批示件，应按规定时限抓紧办理，及时报告办理情况。原则上一般公文在10个工作日内办结，紧急公文按批办时限要求办结。局领导批示多个科室办理的，主办科室要主动与其他科室沟通、协商，及时汇总上报办理情况，相关科室要积极配合。确因特殊原因需要较长时间办理反馈的，应及时向相关局领导说明，报告办理进展情况。
对局领导批请科室负责人“阅”、“参阅”“参考”等参阅性批示件，除重要事项外，科室负责人可以不回复。
（四）严格公文退文制度
公文报送有下列情况之一的，局办公室不予受理：“倒行文”的；公文质量差的；越级上报的；公文未经局相关职能科室负责人初审的；规范性文件未经局法监科审查的；格式不规范的；主办单位未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核的。
局办公室对属于非受理范围、公文要素不全、内容和体例不符合规定的公文，一律退回主办科室或主办单位，由其按规范程序重新报文。
二、提高公文办理质量
制发公文必须严格按《国家行政机关公文处理办法》规定的格式和标准执行。公文内容必须符合国家法律法规及党委政府有关文件精神。提出新的政策规定，要切实可行。公文起草要做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，标点正确，篇幅力求简短，人名、地名、数字、引文准确无误，相关附件材料齐全规范。
按照市委精简公文的规定，一般性公文不超过4000字；局领导在全市性卫生工作会议、重点专项工作会议讲话不超过5000字；其他会议领导讲话不超过3000字。
需要市卫生局印发专题会议纪要的各类会议，原则上市卫生局相关职能科室要安排工作人员参加，协助有关单位起草会议纪要，对会议纪要内容、格式初审把关，提供参会、缺席和请假人员名单。凡代拟公文质量不高、有明显错误、相关附件材料不齐全的，市卫生局办公室将予以退回。
三、严格控制发文数量
局领导和各职能科室要按照有关规定严格把关，尽可能减少发文数量。以市卫生局名义制发公文的事项主要包括：法律、法规、规章规定和省、市政府文件规定的事项；贯彻落实省委、省政府方针政策和市委重大决策事项以及市政府重要工作部署；贯彻落实国家卫生部和省卫生厅重要工作安排部署。处置特（重）大突发公共事件有关事项；与市直有关部门商洽工作、请示批准事项、函告情况；与外地卫生部门商洽工作。
一般性工作安排以科室名义发便函即可。
有下列情况之一，不得以市卫生局名义下发：不符合党的路线方针政策和国家法律法规的事项；不符合我市卫生工作实际，违背群众利益的事项；涉及物价收费没有收费依据或未得到相关部门批准的；没有行文依据和行文必要性、可行性的事项；上级文件已发至县（市、区）或乡镇；贯彻省卫生厅处室下发的函件；局科室职责范围内的具体工作事项；市直卫生单位对口下级指导单位发函能够解决的事项；各类领导小组会议纪要；过去已有文件规定，未出台新政策措施的事项；贯彻上级文件精神没有新举措的事项；已经开会作了布置、可以协调
议定的事项；会议文件和领导同志的讲话。
四、明确公文办理时限
局长办公会议重要专题需要形成会议纪要，原则上要求在会议结束后3个工作日内拟出初稿，5个工作日内完成审签程序。经局长办公会议审议通过的文件（送审稿），原则上根据审议意见，在会议结束后7个工作日修改完毕，送局办公室进入办文程序。
规范性文件合法性审查时间一般不超过7个工作日（不含会签时间）。文件内容涉及多个科室的，由相关科室主要负责人会签。科室之间征求意见或会签文件原则上2个工作日内会签完毕或回复明确意见，严禁相互推诿扯皮。如因特殊情况不能签署意见或按期回复的，相关科室应主动与主办科室沟通并商定回复时限，否则主办科室可视其为无异议，并据此继续办理公文，但应在发文单中说明有关情况。
市卫生局及所属单位需要请示市政府的事项，应当做好前期工作，及时上报，给市政府留出足够的研究决策时间，一般事项不少于14个工作日。市直各医疗卫生单位、县（市、区）卫生局需要请示市卫生局批准的事项，一般提前10个工作日报告市卫生局办公室或相关科室。对紧急事项，应事先与局办公室沟通说明，尽快行文、标注“紧急程度”报送。
五、严格公文保密工作
各医疗卫生单位和局机关科室要高度重视公文（包括纸质公文和电子公文）保密工作，特别是单位负责人要带头严格执行有关规定，建立健全公文保密工作制度，确保国家秘密保密安全。在报送市政府、省卫生厅、市卫生局公文时，涉及国家秘密的公文应当根据有关规定，准确标注密级和保密期限。重要保密性公文、密码电报传送，要做到专人专车。要加强电子公文传输系统使用管理，电子公文传输系统所使用的电子印章密钥盘、电子CA证书必须确定专人管理，在电子公文传输系统内严格按规定使用，不得另行他用。公文管理人员要严格按照《保密法》规定，切实履行职责，做好公文保密工作，严禁公文乱放乱传和失泄密事件发生。
六、及时清理规范性文件
根据《湖南省行政程序规定》，规范性文件有效期为5年，标注“暂行”、“试行”的有效期为2年，有效期满的文件自动失效，需要继续执行的文件在有效期满前6个月进行评估，评估后重新发布；需要修订的按制定发布规范性文件程序办理。局办公室和法监科每年6月底和12月底联合组织对市卫生局发布或以政府名义发布的规范性文件进行清理，清理情况进行公布，并送相关领导和科室处理。
七、加强公文处理业务指导
市卫生局办公室要定期对市直单位公文处理情况进行检查指导，努力提高医疗卫生单位公文处理质量和效率。同时综合分析情况，对因公文处理不当造成不良后果的视情况通报，并按规定追究相关单位及相关人员责任。
第13篇：鸡西市市政府机关公文处理工作规则
市政府机关公文处理工作规则
为使市政府机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《黑龙江省〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》的规定，制定本工作规则。
一、公文种类和适用范围
（一）公文种类。
命令（令）、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（二）适用范围。
1．《鸡西市人民政府令》（命令、令）。依照上级有关法律、法规发布市政府规范性文件，如办法、实施细则、实施办法等；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2．《鸡西市人民政府文件》（决定、通知、议案、报告、请示）。
（1）对涉及全市性的重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；转发省政府文件。
（2）按照法律程序向市人代会或市人大常委会提请审议事项。
（3）向省政府汇报工作，反映情况，答复省政府的询问。
（4）向省政府请求指示、批准。
3．《鸡西市人民政府》（通告、批复、函）。
（1）主要用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
（2）答复县（市）、区政府，市政府各委、办、局，各企业单位请示事项。
（3）与省政府工作部门、直属单位商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
4．《鸡西市人民政府会议纪要》（常务会议纪要、办公会议纪要、协调会议纪要）。
（1）《鸡西市人民政府常务会议纪要》，主要用于记载、传达由市长召集市政府常务会议组成人员参加的会议情况和议定事项。
（2）《鸡西市人民政府办公会议纪要》，主要用于记载、传达由市长召集有关单位负责人参加的会议情况和议定事项。
（3）《鸡西市人民政府协调会议纪要》，主要用于记载、传达由市政府副市长、市长助理、秘书长、副秘书长召集有关单位负责人参加的会议情况和议定事项。
5．《鸡西市人民政府办公室文件》（通知、通报）。根据市政府授权，传达或代市政府发布对某一方面工作的部署；转发省政府办公厅文件；转发市政府部门对全市工作有普遍指导意义的报告、意见；表彰先进，批评错误，传达上级重要精神或情况。
6．《鸡西市人民政府办公室》（通知）。根据市政府授权，成立和调整各类临时机构；答复市人大表建议和政协委员提案。
二、市政府机关行文规则
（一）行文应当确有必要，注重效用。
（二）市政府各部门代拟文稿，除向上级政府的请示、报告和批复外，其内容必须是带有全局性的重大问题，包括全局性重大方针政策的发布，全局工作或一个时期的重要工作部署，对某些重大问题或行动的决策等。
（三）大力压缩不必要的行文。部门通过沟通可以解决的事情，以及内部通过电话电传可以明确或通知的事项，不再以市政府或市政府办名义行文；某些具体工作，通过会议已进行部署，有关部门已明确任务的不再以市政府或市政府办名义行文。
（四）严格控制文件升级。凡市政府各部门职权范围内的工作，需要行文的一律自行行文，涉及几个部门分管的，由有关部门联合行文。向省政府归口部门请示、报告工作，除特殊情况外，由部门直接上报；凡是各种领导小组、指挥部、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内事项，一律自行行文。
（五）凡以市政府名义制发的规范性文件，送市政府审批前须由市政府法制办进行合法性审核，并提出明确审核意见。
（六）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当以抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除市政府领导直接交办的事项外，不得以机关名义向市领导报送“请示”、“意见”和“报告”。
（七）各地、各部门、各单位凡以市政府或市政府办公室名义制发文，均需以正式文件的形式提出行文理由，否则市政府办公室一律不予受理。
三、市政府文件审核职责
凡以市政府和市政府办公室名义制发的公文，由市政府各部门代拟稿，市政府办公室一至五科和文电科负责审核。
（一）一至五科审核职责：
1．是否符合法律、法规、规章及党和国家的方针、政策，与市委、市政府过去发布且继续生效的政策规定有无矛盾；所提措施和办法是否切实可行。
2．情况是否确实，观点是否明确，表达是否准确，结构是否严谨，条理是否清楚。
（二）文电科审核职责：
1．有无必要以市政府或市政府办公室名义行文。
2．是否符合行文规则；需要与有关部门协商、会签的，是否经过协商、会签并达成一致意见。
3．涉及国家秘密的，是否标明了密级和保密期限。
4．文种使用是否正确，公文格式是否规范。
5．字词是否规范，标点是否正确，语言逻辑是否严谨。
6．人员、地名、数字、计量单位、专用术语、引文字号等是否规范。
（三）公文正式印制前，文电科应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按文件审批程序复审。
四、市政府文件审批程序和签发权限
（一）审批程序
市政府各部门代拟稿→市政府办公室一至五科审核→分管副市长签批→一至五科进行整理→文电科审核→办公室分管副主任审核→办公室主任签批→视拟发公文内容分别由秘书长、分管副市长、常务副市长、市长签发。
（二）签发权限
1．《鸡西市人民政府令》经分管副市长签字后，由市长签发。
2．《鸡西市人民政府文件》经分管副市长签字后，由市长或市长授权常务副市长签发。
3．《鸡西市人民政府》由常务副市长、分管副市长或秘书长签发。
4．《鸡西市人民政府办公室文件》由分管副市长或秘书长签发。
5．《鸡西市人民政府办公室》经分管副市长签字后，由秘书长签发。
6．《鸡西市人民政府会议纪要》
（1）《鸡西市人民政府常务会议纪要》，由主持会议的市长或市长授权主持会议的常务副市长签发。
（2）《鸡西市人民政府办公会议纪要》，由主持会议的市长签发。
（3）《鸡西市人民政府协调会议纪要》，由主持会议的副市长签发或授权市政府秘书长签发。
7．凡涉及多个部门工作事项的文件，须经相关分管副市长共同签字后，按签发权限签发。
第14篇：公文自查报告
篇一：公文及档案自查报告(定) 市地方税务局
关于公文档案管理自查情况的报告
国家税务总局办公厅： 按照《国家税务总局办公厅关于开展公文档案管理检查督导工作的通知》（国税办发?2011?56号）要求， 我局对2009年至2010年市局制发的文件、处室便函和其他文件以及机关文书档案管理情况进行了全面清理自查。现将有关情况报告如下：
一、公文处理方面
（一）加强制度建设
健全修订了《公文办理登记制度》、《电子公文归档暂行办法》、《公文抽查和通报制度》、《公文退文制度》等一系列规章制度，对公文处理、文档管理、监督检查进行了明确的规定。同时，制作了《政务工作流程汇编》，进一步优化收文、发文、公文考核的流程，使公文处理更加规范。
（二）规范公文管理
一是规范办文登记制度。加强对公文办理情况的追踪管理，并定期对各处室公文处理情况进行清理，保证公文按时保质办理完毕。二是严格遵守办文程序。规定 各处室在公文的起草、校核、送审、报签等过程中，必须严格按照规定的程序和要求办理，凡所草拟的公文文稿，除特殊情况外，必须经过处室负责人严格审核把关后再送办公室复审，未经处室负责人审核签字的文稿不得送办公室审核，未经办公室复审的公文文稿，一律不得直接送局领导审签。三是明确公文的签发流程。凡以我局名义上报市委、市政府和国家税务总局的文件，原则上由主要负责人签发，主要负责人不在时，可以由主持工作的局领导签发。以我局名义制发的下行文或平行文，原则上实行“谁分管，谁负责”，按照我局领导的分工签发。属重大事项或综合性、全局性问题的，由牵头办理处室的分管局领导在签发前向主要负责人通报情况。对经局党组会、局长办公室、局务会讨论决定通过的事项和例行批准手续的文件，按照局领导分工范围签发。如遇局领导出差、出访或其他原因不能批阅公文时，通过承办处室主动联系，采取由受委托的局领导代行审批、电传审批或等待领导出差回来再审批等办法签发。
（三）从严审核把关
一是把好格式校核关。通过严格校核，准确恰当的选择文种，使用规范的文件格式，严防漏项、错项的发生。二是把好内容校核关。在公文审核时，严格遵循党的路线、方针、政策及国家法律法规，审核文字表述是否准确，逻辑是否严密，是否具有可操作性，引文是否无误，是否履行了会签手续等，尽量减少文稿差错。三是把好文字校核关。在保持公文原意的前提下，进行文字核对与处理，使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简练，提高文件的时效性和操作性。四是把好公文考核关。通过按月抽查系统公文，按季通报公文差错情况，严格监督检查，有效促进了全系统公文质量的进一步好转。五是把好处便函使用关。对涉及具体纳税人的税收政策执行、减免税等事项的办理不得使用处室便函。我局处室组织召开的需要区县局参加的会议通知一律使用渝地税办发或渝地税办函的发文字号行文。
（四）提高运转效率
一是提高办文效率。对各类批转的交办事项及时处理，对需要周知的各类文件及时传递。对上级要求报送的各类材料，严格按时上报，确因特殊情况无法按时上报的，要求必须提前说明原因。二是减少发文数量。行文严格遵循确有必要、注重效用的原则，无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺乏可操作性的公文不发。会上已印发的我局领导讲话，会后通过网络公布，不再发文。能通过网络、电话、传真等方式明确的事项，不发纸质公文。三是加快公文运转。我局对公文的传递提出了必须在1个工作日传递到下一环节的时限要求。
（五）强化公文培训 认真组织干部深入学习《国家行政机关公文处理办法》、《全国税务公文处理实施办法》及我局制定的有关规章制度，提高干部的公文写作水平。定期组织对系统干部职工开展公文培训，通过普及公文处理知识，加大公文培训力度，不断提高全系统公文处理的质量和效率，使公文处理工作更好地为税收各项工作服务。近年来，我局始终坚持“规范、及时、高效”的办文原则，规范公文处理，提高公文质量，有效促进了各项工作的顺利开展。但是，从目前的情况看，仍然存在少数公文处理还不够严谨，个别公文内容操作性不够强等问题，需要在今后的工作中不断完善。
二、档案管理方面
（一）加强档案管理基础工作
建立了档案工作管理机构，实行了各门类档案实体集中保管，并有专门的领导分管，配有专职档案人员，档案人员每年都参加档案行政管理部门的培训。建立健全档案保管、保密、归档、利用、借阅、岗位责任等档案工作制度，对直属单位和系统档案工作进行了监督指导，对各部门的文件材料收集、整理、归档工作进行指导，并建立了正常的工作秩序。
（二）完善档案管理基础设施
设有专门的档案库房，库房设有过渡间，库房密闭好，配有防盗门和监控设施。库房内电线安装规范，无火灾陷患，库房内清洁卫生采取了防尘、防鼠、防光、防虫、防霉、防污染等措施，档案库房面积充足，能容纳本机关十年内形成的档案，档案人员办公室和阅览室各一间，档案装具的式样规格符合标准。文书档案、会计档案、照片档案装具符合档案行政管理部门的要求，档案室配有温湿度计、灭火器、吸尘器、除湿机、防磁柜、空调、打印机、扫描仪。
（三）加强业务建设我局档案室制定了专门的分类大纲、归档范围和保管期限表，归档文件材料收集齐全，分类正确，保管期限划分准确，无积存零散文件，归档文件，跨年度文件，备考表的填写符合案卷质量规范要求，案卷式归档文件的分类排列符合要求，库房内档案柜架的排列编号符合要求。档案管理纳入机关办公自动化系统，应用计算机管理档案。。建有全宗卷内容齐全。档案无霉变、褪色、尘污破损、虫蛀、鼠咬现象，档案收进、移出登记及时，建立了各类档案统计台帐、数据准确，帐实相符。
（四）做好开发利用
科学设臵案卷目录、卷内文件目录、全引目录、文号索引、编有机关大事记、发文汇集。档案人员熟悉档案和检索工具，方便查询利用。借阅档案时做好借阅登记和利用效果登记。 通过开展自查，我局档案工作取得了一定成绩，但也存在一些问题，如：档案资料的收集还不够全面，划分期限还不是100%的准确，档案门类不多，也不够精，其他档案资料管理不如文件档案，提供资料未做到100%的跟踪登记等等，这些都有待于在今后的工作中加以改进。
附件：1.公文处理督查情况统计表 2.公文档案管理基本情况统计表 3.档案管理督查情况统计表
二o一一年八月日篇二：公文处理和印信管理工作自查报告 公文处理和印信管理工作自查报告
根据公司《关于开展公文处理和印信管理工作专项检查的通知》要求，项目部如期开展了公文处理和印信管理的自查工作，对公文处理和印信管理的工作流程进行了全面的梳理，对工作中的不足之处进行查漏补缺，确保了项目部公文处理和印信管理工作的顺利展开。 在发文审核中，经理办公室文秘人员注重对公文文种、格式、行文质量的控制，特别是加强了公文的校对工作，保证发出文件的文种准确，格式规范，语句流畅。在发文办理过程中，我们严把发文关，实行拟办人所在科室领导、业务主管领导审核，项目部经理签发的三级复核制度，不错发，不漏发，保证了发文的准确、严谨。 在收文办理过程中，我们对公文运转的每一个环节都建立登记制度，办公室主任根据来文需要办理事项的紧急和重要程度，签署拟办意见，文秘按照拟办意见进行分送、传阅和内部催办，切实做到急事急办，特事特办，避免了文件处理的延误和丢失。
在公文处理过程中，我们严格遵守保密纪律和工作纪律，对收文处理过程中的信息（办理情况、领导批示等）实行严格保密，切实做到了知情不泄，谨言慎行。在整个公文处理过程中，经理办公室文秘人员对公文统一进行收发、审核、用印、归档和销毁，保证了公文及时得到及时有效、有序、完整的处理。
项目部经理办公室作为印信管理主管科室，严格按照印信使用管理规定开展印信管理工作。在办公室日常工作中，印信保存在专门配备的保险箱内，并在交接班时及时进行交接，做到了印信的专人专管。
在印章管理使用过程中，我们严格履行审批程序，对印章使用时间、事由、经办人等进行登记，并经用章科室领导和主管领导签字、经理办公室主任审核后方可用章。在项目部新印的启用时正式发文启用，并对废止停用印章统一进行封存。 项目部介绍信统一由办公室文秘进行管理，在开具介绍信过程中严格执行公章使用审批制度，保证介绍信的有效性，并对存根进行归档，做到了合理规范，有令可行，有章可循。
由于项目部两地倒班，科室职员两地往来频繁，公文处理有时候还存在一些跟踪不及时的问题，在以后的工作中我们一定努力克服此类客观不利因素，使项目部公文处理和印信管理工作再上新的台阶。篇三：自查报告格式范文
关于某某单位自查报告 市委组织部：
8月26日，收悉市群众路线教育实践活动领导小组、市委组织部联合印发的《关于转发的通知》文件，某某单位高度重视，迅速组织传达贯彻落实文件精神，并按照规定，成立以为主自查小组，在单位内立即开展专项清理。 经认真仔细摸底排查，多年来，（对自查内容进行简单总结）。今后，也将严格按照要求规范领导参加或禁止什么什么活动等等。 特此报告
某某单位 年 月 日
第15篇：公文处理工作是一项涉及公文的办理
提高公文管理的交流材料
公文处理工作是一项涉及公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的重要工作，公文运转的效率和质量是机关工作的基础，事关政务工作水平的高低、工作作风的好坏乃至影响到政府机关的形象。基于这样的认识，我局领导历来十分重视机关公文处理工作，坚持将其作为一项重要工作来抓，不断加强领导，健全机制，精心组织，狠抓落实，从而确保了这项工作的高标准量、高质，并取得了实实在在的效果。现将我局在加强公文处理的相关经验总结如下：
一、公文管理基本情况
（一）结合实际建章立制，力求公文工作制度化 为实现公文处理工作的程序化、规范化、科学化，贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》（国发„2000‟23号）等规定，我局坚持以纪律约束、以制度规范，制定出台了一系列配套衔接、环环相扣、制约有力的制度规定，形成了较为完备的公文处理工作制度体系。具体重点完善了三方面制度：一是完善了领导责任制度。明确由主管处室、直属单位
副局长主抓公文处理工作，由办公室具体制定公文处理有关制度措施，并组织实施和督办检查，各处室、直属单位处长或副主任负责公文处理工作，从而形成了一级抓一级，层层抓落实的工作机制。二是完善了工作责任制度。如：结合公文办理网络化实际，制定完善了《自治区安全生产监督管理局保密工作管理规定》；针对公文的起草、报送、校核、印发、管理、归档等环节，公文处理人员应该干什么、怎么干、达到什么标准、与下一个环节如何衔接等，制定完善了《自治区安全生产监督管理局公文处理办法》等规定，表述了由起草或承办处室、直属单位负责，文件格式、体例规范、行文方向等由办公室负责，避免了工作上的互相推诿，使公文处理工作按照程序规范运作。三是完善了责任追究制度。实行了公文处理工作目标责任制，将公文质量作为衡量工作实绩及年度评先选优的重要依据，明确规定对公文办理过程中工作不力、推诿扯皮、失察失职的，根据情节对责任人严格进行责任追究，或通报批评，或免职调离，进一步增强了工作人员的责任感和危机意识。
（二）加强学习和研究，增强各级公务人员公文处理能力
公文办理有特定的规范格式和程序，既要严格的“照本宣科”，又要不断创新，以适应新形势、新情况。同时，公文处理工作政治性、政策性强的特点，要求工作人员必须具
有正确的政治方向、良好的理论修养、较高的政策水平、较强的文字表达能力以及实事求是的工作作风和脚踏实地的优良品质，同时还要熟练掌握公文处理的基本业务知识。为此，我局领导始终坚持把对公文处理工作人员的能力培养作为提高公文处理工作水平的一个有效途径。采取专题学习与自学相结合的方式，认真组织学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《中国共产党公文处理条例》、《党政机关公文处理工作条例》、《中央办公厅、国务院办公厅关于进一步精简文件额简报意见》等政策法规，从公文的种类到公文的格式，从公文的起草、审核到签发和发布，从收文办理到发文办理，每个环节逐项的去学习、去领会，掌握原则和标准，在具体的工作中得以应用。同时，发放《党政公文写作规范技巧范例全书》、《党政机关公文处理工作条例释义与实务全书》等公文写作、公文处理书籍，以公文写作、公文改错和公文处理基础知识为主要内容不断丰富机关公文处理工作人员理论知识，增强业务素质，有效提高工作人员公文处理的能力和水平。
（三）准确把握，高效运行，力争公文处理科学化 办文工作数量大、头绪多、涉及面广。日常工作中，我局注重把握公文处理的内在规律，统筹兼顾、精简数量、提高质量、改变作风、避免疏漏，对各类办文从公文草拟、办理、制作到传送，每一个环节都详细纪录和全过程的跟踪处
理，形成完整的公文处理链条。如：收文办理中，认真研究文件内容，准确把握文件意图，明确提出拟办意见，制定《公文制作流程图》，内容包括：办文的日期、文件的名称、拟稿人、审核及签发、制文时间、处理责任人等，达到了“一级抓一级，处处有纪录、件件有结果”的效果；对于重要或采用邮寄方式下发给各县（市）局的公文，由各主办处（室）负责及时落实其接收和贯彻落实情况，并及时向分管局长进行汇报。各行文处（室）起草的文稿经本部门负责人核稿并经分管领导同意后，填写发文稿纸报送局办公室（同时报电子版）。经办公主任审核的公文样稿报主要（或主管）领导签发，由各行文处（室）负责印制公文。
二、存在的主要问题及下一步工作措施
（一）现代化办公手段欠缺，办公网络化未实现
随着计算机网络在现代办公的日益普及，为采用计算机网络办理公文提供了可能和条件。但是，我局的公文处理依然沿用“文山”和邮寄的传统方式进行公文的日常处理，没有真正实现“无纸化”办公，对公文的处理时效性和质量较低。为此，我局计划购臵协同办公软件，如OA，FQ等，在内网实现公文处理的网络化，提高公文处理的时效性。
（二）行政文件的数量依然较多，需要进一步精简 我局力求精简文件数量，提高质量，虽然取得了一定的成绩。但是，总体来说文件的数量依然较多，归其原因主要
是上级及评级的文件较多，精简文件数量从上到下没有形成系统性导致。为了进一步精简文件数量，彻底改变“文山”问题，我局采取计划“多事合并”、“多文统发”的形式，将某项或多项类似工作的要求传达到位，减少“多头”重发造成意见、要求不统一，给处室、直属单位带来疲于应付“文山”。
（三）内部文件处理的各环节还需进一步完善
目前，我局内部文件处理的环节畅通，处理效率较高，但依然存在个别联合处理公文的推诿、扯皮现象，需要我局进一步在完善公文处理环节上继续探索，避免此类现象的发生。为此，我局计划进一步明确各主管领导、处室的职责，改变各事都需局长签署，后有个主管领导布臵的问题。
三、提高公文处理和精简文件工作的意见和建议
（一）对同事发文前上级部门需进一步加强联系，避免一文多发、重发造成“文山”及要求差异较大的问题。
（二）进一步加快办公OA系统的建设步伐，实现网络化办公，提高工作效率。
第16篇：关于规范公文处理工作的几点建议
关于规范公文处理工作的几点建议
政务信息是政府领导了解经济社会情况、驾驭工作全局的重要工具，是政府科学决策、抓好落实的重要基础。当前社会发展中各种新情况很多，矛盾很多，关系很复杂。政府要解决经济社会发展中的诸多困难和矛盾，作出一系列的应对措施，就需要掌握大量的信息。不仅决策之前需要信息，决策中、决策后同样需要信息。对于做为政府组成部分的政府办公室和各政府职能部门，及时、准确、全面地提供信息，不仅是一项重要职责，也是内在的必然要求。随着改革的不断深入和经济社会的不断发展，政府职能也在不断转变，政府办公室和各政府部门今后不仅要继续做好大量的行政事务工作，而且更要在努力当好参谋助手、为领导提供高质量的信息服务上下功夫。
一、充分认识做好公文处理和政务信息工作的重要性
抓好信息工作既是我们义不容辞、责无旁贷的职责，又是检验我们政务工作扎实与否、服务水平高低的一把标尺，关系到政府运行的质量、形象、水平和决策能力，我们必须充分认识政务信息工作的重要性，切实把政务信息工作抓好、抓实。 公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。而公文处
理是各级行政机关一项重要的不可或缺的工作和行政行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，是一项复杂的系统工程。同时，公文是一种重要的信息载体，公文处理就是对政务信息的处理与加工。公文不仅是一种重要的信息载体，具有时效性、准确性的特点。因此，公文在行政管理中无处不在，不可或缺，无可替代。我们可以说，在一定意义上行政管理的过程主要是对公文的处理过程；离开了公文处理工作，行政管理活动就难以更有效地进行；离开了高质量的公文处理工作，行政效率便也难以提高。总之，改进公文处理和政务信息工作，提高公文处理和政务信息的水平与质量，使之更好地为各项行政管理活动提供优质、高效的服务，直接影响着政府职能的转变，影响着国家行政机关的工作效率与管理水平。
二、当前政府办公系统公文处理工作存在的差距和不足
近年来，随着形势的不断发展，公文处理和信息工作还存在一些
问题。
1、发文过多
由于经济社会事务的不断增多，加之缺乏有效的控制，致使公文
数量增长过快，有形成“文山”之势。
2、质量不高
公文处理普遍存在着乱、差、错、误等现象。乱，是指在工作中
无制度规范可依或有制度规 范不依而出现的无序现象。如公文的体
式、语言、标点符号、数字、计算单位及字体不合要求、规范等。差，是指公文实际效能不高的现象，如不实用、操作性不强、不简洁、不鲜明、不得体、不清晰、不周密等。错，是指因不正确的理解、认识、操作而出现的各种过失、错误。误，指错过时机、延误工作，对公文处理工作所服务的事业造成损害。
3、效率低下
在公文处理中，由于职责不清，分工不明，手续繁琐，致使公文
处理迟缓，甚至出现推诿、扯皮、积压、滞办等现象，贻误工作。 在政务信息方面：一是个别部门和单位领导对上报信息工作的重要性认识不够，人员不到位，一些领导亟需的重要信息、热点问题反映不上来。二是有的上报信息质量不高，时效性不强，情况反映滞后，信息的整体开发和综合利用不够。三是报喜不报忧，有的部门只许报喜，不许报忧，或只许报需上级帮助解决的困难和问题，不许报工作中出现的矛盾、偏差和问题；有的部门虽然允许报忧，但对涉及的问题层层截留，级级过滤，使信息报到县政府就已是面目全非，时过境迁。
三、规范运转程序，不断提高公文质量
公文质量的高低，从某种意义上讲，代表一个单位的形象。政府
各部门尤其是办公室的负责同志，要高度重视公文处理工作，将其作为一项重要工作来抓，做到依法行文，依法办文，做好审核把关工作，努力提高公文处理水平，促进政府机关行政水平和效率的提高。
1、要建立健全完善的公文处理工作制度
制度建设在公文处理工作中至关重要，只有建立起比较完善的公
文处理工作制度，才能保证公文处理的及时、准确、安全、保密，才能实现公文处理工作优质高效地运转。在制定制度时要做到：一是制度的建立要完整、系统，对行政机关公文处理的各个方面，如文件的签收、登记、传阅、借阅、催办、阅退、保管、保密、立卷、归档、销毁等，都应建立相应的制度，并在实践中不断完善。二是要建立健全不同层次人员的公文处理职责，并与上述各项具体的制度联系起来，实行目标责任管理，做到任务明确、责任清楚。制度与职责一旦确定下来，就要严格执行，坚决杜绝那种仅把制度“说在嘴上，写在 纸上，贴在墙上”的做法，真正把制度落到实处。
2、要严格考核，建立公文处理工作激励机制
政府各部门要根据本地区、本部门的情况，制定出一套比较完整、
系统、科学的检查、评估、考核的规程、标准及方法，并在实际工作中严格运作，逐步建立健全完善的激励机制。要通过检查、考核、评比，对好的要予以表扬，对差的要予以批评，对违反制度、破坏制度的行为进行必要的处理，以维护制度的严肃性。要将考核结果，同政务人员的评优、晋级等挂钩，充分调动广大政务人员的积极性与主动性。要努力实现办公自动化。政府各部门要积极创造条件，增加必要的设施，逐步改善办公手段，实现以计算机为主的现代化管理。同时，
要积极进行联网，充分发挥办公设备的效益，提高公文处理的效率。
3、加强学习，提高政务人员队伍素质
公文处理和政务信息工作都是为领导服务、为政府的中心工作服务，涉及经济社会生活的各个方面。要做好这项工作，就要不断地加强学习，不仅要加强政治理论学习和业务知识的学习，而且还要加强对县情的学习，只有这样，才能提供高质量的信息，才能更好地办理公文，才能高质量的做好各项工作。具体讲，提高政务人员素质要做到“三个多”，即多看、多思、多练。多看，就是要培养敏锐的信息洞察力，平时多阅读各类文件和新闻报刊，特别是对党报党刊中有关解释党的方针政策的重要文章，更要仔细阅读，做好汇总，以正确理解党的方针、政策，提高政策理论水平和鉴赏能力；要广泛接收来自各地区、各单位、各部门的信息，站在全局的高度，对社会政治、经济、生活的各个侧面，全方位、深层次的观察，做到“眼观六路，耳听八方”，从而作出灵敏反应。多思，就是要培养灵活的信息收集和捕捉能力，特别是信息工作人员不应该只对现实生活中所反映出的情况被动地进行接收和利用，应该主动地、广泛地收集和捕捉信息，要处处留心、广闻博记，挖掘出那些潜在的有用的信息，起到主动服务的作用。多练，就是要培养准确的筛选、整理信息的能力和写作能力，要能够从众多的一般信息中抓住最有价值的信息，然后加以整理提炼，编写出形式可读可用，符合领导需求的信息；要深入学习公文处理办法，经常练习不同文种的写作，正确掌握公文运转规程，提高行政效率。要树立精品意识，做到报送的信息文字精练、简洁、可读性强，制发的公文符合政策、表述清楚、简明扼要、操作性强。力求写一篇成一篇，篇篇是精品，努力使自己成为生产精品信息和公文的行
家里手，以优异的成绩赢得领导的赞赏，以超额的付出取得领导的支持，以扎实的作风赢得上级部门和基层的信任。
第17篇：一是切实做好综合文字和公文处理工作
一是切实做好综合文字和公文处理工作。针对国家土地宏观调控的新形势新要求，我们能认真研究有关政策法规，不断提高文字材料的政策理论水平。在材料起草过程中，一方面能虚心听取领导和部门的意见，广泛收集整理各方面资料，提高了文字材料的可塑性;另一方面，坚持在工作中经常加班加点，数易文稿，力求精益求精。今年先后为市委书记、市长、市人大副主任、省政府办公厅、省国土资源厅等领导调研以及各类会议做好汇报、交流、调研材料的起草工作，较好地完成了各项综合文字任务。同时，我们还认真做好公文处理工作，一方面，积极运用综合事务系统和电子政务公文系统传输各类文件，网上办公的水平得到大幅度提高;另一方面，严格按照公文登记、阅办、传递、处理等工作流程，准确规范处理各类文电，没有发生一起积压、拖拉、误事现象，全年共处理各类公文5600余件，保证了政令畅通。
二是牵头做好目标管理工作。代市政府起草了2007年度各县(区)政府、市经济开发区管委会耕地保护和土地管理工作目标责任状。牵头起草了各县(分)局工作目标和市局各处室、直属事业单位工作目标，分解了市局重点工作任务，并协助局领导组织实施了目标考核相关工作。市委、市政府“4221”工程目标文件下发后，我们又及时分解到有关部门和单位，并按市委、市政府要求及时做好有关材料的报送和总结工作。在目标实施过程中，我们于每月底及时汇总各县(分)局、处室、直属事业单位主要工作完成情况和下月主要工作安排，确保目标完成符合序时进度的要求。同时，我们还积极牵头做好政府工作创新项目的实施工作，及时向市政府报送创新项目实施进展情况，目前已顺利通过市政府督查验收。
三是扎实推进文明创建工作。切实加强文明创建工作的组织领导，举办了全系统文明创建工作业务培训会，提高了全系统文明创建业务工作水平。加强与省厅文明办、市文明办的协调沟通，积极做好创建省级文明行业先进行业的申报工作，去年6月份，办公室组织专门力量，抓紧时间，加班加点，进一步完善了2005-2006年度文明创建内业资料收集整理工作，建立了相关创建台帐，制作了文明行业创建专题宣传片，印制了以“十讲文明、共创和谐”
为主题的邮政明信片，开展了一系列文明创建主题活动。目前，全系统申报省级文明行业工作先进行业已通过省、市检查验收，拟于近期发文表彰。
四是加大新闻宣传和政务信息工作力度。为营造有利于国土资源工作的良好氛围，我们加强与市相关新闻媒体的联系，在日报开辟了“国土”专栏，每月出刊2期，遇有重大活动，都能及时邀请电视台、日报等新闻媒体参加，不断加大对土地调控政策、破解用地难题、服务经济发展等方面的宣传力度。同时，我们还认真做好向省厅、市委市政府报送政务信息稿件，及时维护市局门户网站相关内容。被市委、市政府采用信息92条，名列近百家市直单位第8名;被市级报刊采用稿件256篇，被省级以上报刊采用稿件38篇，被市委办表彰为全市党委系统信息工作先进单位。在今年全国“土地日”宣传活动中，能牵头做好方案制定、文字组稿、资料征订、展板制作、短信宣传、媒体宣传等工作，取得了一定成效。此外，我们还协助市土地学会筹办了内部期刊《国土资源》，目前已出版第一期，第二期将在12月下旬出版。
五是深入开展政务公开工作。积极协调有关处室，汇总了市局各项规章制度、工作规则和工作流程，并形成讨论稿，在此基础上，编印了《市国土资源局依法行政手册》和《市国土资源系统规章制度选编》，并印发到全系统每个工作人员。同时，牵头研究制订了《市国土资源局政务公开工作方案》，按规定修改了国土资源业务审批流程图并报市政府务公开办公室，督促有关部门将机构设置、职责范围和国家有关政策法规、行政许可及其他行政审批事项依据、条件、程序、标准、办理时限和办理结果分类分步骤通过市局网站、综合事务系统等渠道及时向社会公布，主动接受社会监督，提高了政务公开水平。我局政务公开工作的做法得到了市政府督查室的充分肯定。
六是切实加强档案管理工作。对各县(分)局档案管理情况进行检查和督促，为省、市档案复审工作奠定了基础。完成了2006年度的文书档案立卷工作，接收各处室、直属事业单位移交的档案，并对不符合要求的案卷，重新拆装。对文书类、业务类档案进行编目、计算
机录入，共录入案卷及目录1600多条，文件级目录800多条，共形成文书档案816件，业务类档案682卷(册)。重新修订了档案工作制度、档案分类表和保管期限表，进一步建立健全了各项档案管理制度，加强了档案数据库建设。
七是认真做好后勤服务工作。在食宿安排、安全保障、氛围营造、材料准备、会场布置、后勤服务等诸多方面，都深思熟虑，周密安排，逐项落实，事事上心，件件做好，确保万无一失。对会务工作严格程序，认真实施，做到筹划缜密、安排细致、组织精心，并主动协调好方方面面的关系，确保各个方面都能协调一致，运转正常。强化内部责任，狠抓接待管理制度的落实，节省行政经费，杜绝浪费，使有限的资金用在刀刃上，确保接待效果，做到既热情大方，又简朴节约。制定出台了《车辆管理办法》，车辆保险、用油、维修、调度使用等进一步规范。同时，我们还配合做好领导干部下访、扶贫、安全保卫、社区创卫、编印通讯录等工作。
第18篇：关于进一步做好公文处理工作的通知
文章标题：关于进一步做好公文处理工作的通知
为进一步做好局机关公文处理工作，切实提高工作效率，根据国家行政机关公文处理办法的要求文秘部落，结合我局实际，现就进一步做好公文处理工作通知如下：
一、发文办理发文办理指以民政局和局党委名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、
分发等过程。
（一）各科室、各单位拟制的公文应符合机关公文处理的有关规定，观点明确、结构严谨、表述准确。
（二）各科室、各单位报局党委审批或局领导审签的文件，经各科室、各单位主要负责人把关后，报局办公室进行审核（紧急或需特殊保密的事项除外）。经审核，对符合规定的文稿，由办公室主任签署拟办意见后，按局领导分工，送分管局领导审签。凡是以局党委或局名义印发的文电，均由局党委书记或局长签发。
（三）向市委、市政府、省民政厅报送涉及全局性的重要报告、请示；发往各区的重要政策性文电；以民政局名义向社会发布的公告；重要的民政政策和涉及民政工作重大问题的处理及行政诉讼、行政复议事项；重要的政策性宣传稿件；对人大代表、政协委员的建议和提案的答复；推广全市性典型经验的通报；向民政系统单位或个人颁发各种荣誉证书；局内部机构变动和科以上干部的任免或处分等文电；专项指标的分配等均由局党委书记或局长签发。
（四）向市政府报送的一般性报告、请示或向市政府备案的文件；回复市政府办公室征求意见的文件；发往各区、各部门的业务规章制度和实施细则；召开的各个专业会议；工作经验、宣传材料等文电，经局长或局长委托的分管领导审阅后，由分管领导签发。
（五）代市政府或市政府办公室草拟的文稿，由局办公室审核后，经局长或局长授权的分管领导审签，送市政府办公室按规定程序办理。
（六）会同其他部门联合发文或会签发文，按照级别对等的原则，由相应的局领导会签。
二、收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。
（七）收到上级机关下发或交办的公文，由办公室主任在公文办理标签上签署拟办意见后，分别呈报有关局领导审批或批转有关科室办理。
（八）送局领导批示或交相关科室、单位办理的公文，办公室应及时催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
（九）承办科室或单位要认真履行各自职责，收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。对不适宜由本科室、单位办理的，应及时退回办公室并说明理由。
（十）对由两个以上科室、单位共同办理的公文，应明确主办科室和协办科室，主办科室要主动与协办科室协商，共同办理。在文件办理过程中如有分歧意见，应共同协商解决，不能把未经认真研究和协商的问题上交局领导。
（十一）收到下级机关上报的公文，办公室应进行审核。对符合规定，经办公室主任签署拟办意见后，按批示要求送局领导阅签和有关科室、单位办理。对不符合办理规定的公文，经办公室主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
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第19篇：对外行文和公文的收发处理工作
文件收发管理制度与程序
一、目的
完善公司文件管理，规范发文、收文管理程序。
二、范围
本制度适用于公司内部发文、收文及对外发文的管理
三、公司发文编号及格式原则
四、文件的收发规定
1、公司文件的发文由相关部门起草，为涉及跨部门事项的文件，按归口管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。
对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：
一、行文
（一）凡以我局名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。
（二）经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。
（三）行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。
二、收文处理
（一）所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文)，由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。
（二）文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。
（三）对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。
（四）一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。
（五）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。
三、保密文件收发管理
（一）遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。
（二）制发文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。
（三）保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室；确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。
（四）复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。
（五）借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。
（六）对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
（七）销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。
第20篇：关于进一步规范公文处理工作的通知
XXXX关于进一步规范公文处理工作的通知
为进一步规范公文处理工作，增强公文的严肃性和规范性，提高公文处理效率和质量，加强机关效能建设，现就进一步规范公文处理工作通知如下：
一、关于收文工作
1、一切来文来信，除直接投寄明确部门及个人以外，均由党政办统一签收。收文后，应认真阅读文件材料内容，分清缓急并做好登记，填写文件传阅单，由党政办负责人员提出拟办意见，及时送交党工委书记、办事处主任阅批，并根据阅批意见再转分管领导和有关部门办理。
2、传阅的文件，街道领导应及时批阅，妥善保管和及时归还，个人不得保存应归档的文件；涉密文件不得擅自复印，不准拿出办公室。
3、对领导批示的文件，党政办按领导批示尽快交有关领导或部门贯彻执行，并负责督促、检查、催办。
4、参加有关会议带回的文件，参会者应及时交党政办统一处理。
5、正式公文以外的一般资料、简报、信息、会议通知等，不纳入收文登记，可直接送相关领导和有关部门。
二、关于发文工作
1、“XXXXX文件”，主要用于党务、干部工作，由街道党工委书记签发；
2、“XXXXX文件”主要用于全局性或者主要工作部署、向上级单位请示报告、规范性文件发布等，由办事处主任签发。
3、“XXXXXX文件”，主要用于专项工作部署，由办事处主任签发。
4、“XXXXXX文件”，主要用于纪委工作部署，由街道党工委书记签发。
5、以XXXXX制发的文件，按照“谁主办、谁拟稿“的原则，由相关部门拟稿，经主管领导在政治和文字上把关，审批后交党政办公室校核；以纪工委名义制发的文件，由纪委部门统一拟稿、校核。
6、各部门报送街道主要领导审批的公文，由党政办统一处理、呈报和制发，除领导直接交办或紧急、重大事项外，均须经党政办按办文程序处理。
三、办文要求
1、各部门要按照“主题明确、情况准确、结构严谨、条理清楚、体例规范”的原则严肃办文，不得多头发文、重复发文。
2、发文内容涉及两个以上部门，由一个主办部门牵头，主动与相关部门协商，取得一致意见，并实行会签制度。
3、坚持“必需、精减”的原则，严格控制公文规格和发文数量。可以党政办名义发文的不以街道党工委、街道办事处名义发文；凡可以用口头、电话等方式处理的，则不必行文。
