关于办公室规章制度制定建议

2020-03-03 22:31:28 来源：范文大全收藏下载本文

关于办公室规章制度制定建议

摘要：学院管理中制度是不可缺少的，那么制度的制定则显得尤为重要。办公室作为学院制度制的部门，就有必要认真地制定一套详细的学院管理制度。主要分为，“报账制度”“印章制度”“预支制度”和“办公室使用制度”。

关键词：管理、制度制定

正文：不成规矩，不成方圆。社会中任何事物的运作都必须有其特定规则，这样事物运作才能正常，社会才能稳定，世界也才能和谐发展。同样，对于团学会这样一个队伍当然也需要有一系列的制度来进行自身优化，以便更好的为广大同学服务。那么，办公室作为制度制定的部门责任尤为重大，必须要认真仔细的制定好团学会的每一条规章制度，做到让每一条制度详细具体。从办公室职能出发，本人建议一下四则规章制度：

Ⅰ“报账制度”

报账流程应分为三步，即经费的审批、使用和结算。

1、经费审批

部门经费使用需提前经负责部门辅导员老师同意并将经费预算表经老师审核后签字。经办人员必须持活动过程中产生的全部真实，合法的原始凭证到财务处报账，对不合法，不真实，不齐备的原始凭证办公室有权不予受理。办公室对下列票据有权不予受理：1.虚假票据；2.超过有效期限的作废票据；3.书写不规范的原始票据。

2、经费使用

（1）经办人员如果所购货物种类较多，发票上不能一一列示的，还应由销货单位开具购货清单并盖章（超市附水单）。

（2）经费使用以节约为原则，减少不必要开支。

3、经费结算

（1）报账时应填写“中南大学信息学院报账标签”,原始发票沿标签左边粘贴整齐有序,报销项目按内容填写完整,标签上经办人、验收人、部门负责人必须逐一签署。

（2）报账人持粘贴完整以及有经办人，验收人，部门负责人签字后的报账标签,先到办公室审核签署意见后，再按报账审批权限签字，然后到办公室进行报账。审批权限: 500元(含500元)以办公室主任审批,500元以上由主管团学会书记审批。

（3）大额现金使用（如借差旅费等）请提前三天通知办公室，否则办公室不予办理借款手续。

（4）固定资产等其他购置业务，以及各处室在今后业务中可能要使用的发票必须自行保留

发票复印件，以备日后维修、查询使用，否则办公室不提供原始发票的查询业务。 Ⅱ“印章制度”

印章的使用牵扯到许多微笑的细节，因此在制定起来需要严谨认真。

1、以学院名义发出的文件，一律凭文稿上分管院领导签字用印。

2、各种证件，由主管业务部门列出名单并经该部门负责人签字后，由负责此项业务的人员到办公室用印。

3、各种证书、聘书按学校有关规定，经相应的评审机构评审或学院领导讨论确定，由主管部门列出名单、学院分管领导签字后，派专人到院办公室用印。

4、对外发出的外文函件若需加盖校章，必须先由外事办审核及其负责人签字，经院领导签发后，方可用印。

5、开具学校介绍信时，须经单位负责人批准并在介绍信上写明联系工作的具体内容，方可使用校章。

6、下列情况之一者，不予用印：

1．用圆珠笔或不同笔迹、不同颜色书写的；

2．多处或关键字涂改及字迹不清的；

3．落款名称与印章名称不符的；

4．有违本规定或仍需核实或内容不实的。

7、保管人员要坚持原则，严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款。盖印位置要恰当，印迹要端正清晰。

8、印章存放地点要求安全保险，严禁携带印章离开用印办公地点。用印后或不用印时，应将印章存放安全处。

9、值班完后，要检查所保管的印章，落实存放情况。

10、凡因印章使用或保管不当而出现严重事故者，将追究保管者和部门的责任。 Ⅲ“预支制度”

预支作为一项重要权利必须要有一定的规章制度来规范其权利的使用，有六条项目作为参考。

1、各部门在预支前需得到学院领导及办公室主任的有关批示，并将有关批示一式两份。

2、预支金额上限为XXX元，若申请预支金额超过上限，需得到有关部门及领导的批示，并盖有相关章印才可申请大额预支。

3、各部门预支最多不能超过XX天，若超出规定时间还款需提供有关部门领导及部长的申请，由办公室领导及主任通过请示得到批准。

预支申请时需注明用款金额、用途及时间。

5、不可预计的临时开支各部可先垫付，其后需持相应发票，经有关领导批审后进行报销。

6、由于多方面原因，实际花费和预支会有不符，原则上不允许发生结算超出预算的情况，若发生该情况，则由部门自行垫付超出部分，同时，提倡各部在保证活动效果的基础上尽量节俭，最好做到预支能有剩余，并将剩余金额交还办公室。

Ⅳ“办公室使用制度”

学生会办公室是学生干部办公及活动的主要场所，将由院团委学生会统一负责管理。那么一份好的规章会让办公室的使用更加有序。

首先，办公室是学生会干部日常办公的主要场所，由值班部门学生干部负责清洁卫生工作。各部门若需使用该办公室召开会议时，应提前一天向团委秘书提出申请，由主席统一安排，需召开紧急会议应向主席说明情况。

其次，学生会任何干部不得私自配制办公室钥匙，各部长如需使用应向办公室主任争取意见，不得将办公室钥匙交给学生会以外的人员使用（主席签字同意除外）。

再者，外单位借用办公室需向团学会提出书面申请，经主席审批签名同意后，由团委秘书以不影响学生会正常工作为原则调整安排，作好登记，并负责监督。办公室内的物品不得随意移动，使用完毕，各种物品应放回原处，并保持整洁。办公室内的书刊报纸为学生会财产，任何团体或个人都不得挪为他用或带出室外，室内的书刊报纸由办公室专人负责更新和保存。

注意，学生会办公室每天需要有人值班，负责联系、接待、办公等事务，并保持室内的卫生和书刊报纸的清洁。学生会办公室的正常熄灯时间为晚上九点，无特殊理由，室内开灯时间晚上不能超过九点半。并且，办公室内不得吸烟，不得赌博（包括变相赌博），不得进行其他一切有损学生会形象、秩序和安全的行为。

最后，办公室为团学会日常办公场所，严禁吸烟、赌博和一切有损学生会形象、秩序和安全的行为。

结语：以上为本人对于办公室建设问题中制度的制定提出的一些建议。在办公室的众多职能中，制度的制定占有举足轻重的地位。一个好的运作机制可以造就一个好的团队，而我们就是机制的制定者。我们要用严谨负责的态度来制定每一条规章制度，将制度合理化、人性化，尽量做到每一条制度的完善化。

办公室就像一个家庭，我们每个人都是家中的成员，而团学会就像一个更大的家包容了我们每个部门，我们当然要为家的建设尽心尽力，让家更加的完善和优秀。不需用太多华而不实的语言来表达心意，我们只要用踏实勤奋的心来努力工作。相信我们每个成员会成为团学会的骄傲而信息学院团学会将会成为中南的骄傲！

信息学院团学会办公室干事：苏丹

二零一零年十月六号