会议管理办法
2020-03-02 21:17:53 来源：范文大全收藏下载本文
附件3：
分公司会议、活动管理办法
一
目的
为适应分公司今后发展经营需要，对分公司今后在各年度中必须召开的各类会议及要求加以明确，以确保分公司今后发展计划目标的顺利实现。 二
会议类别
1、分公司经营管理类会议
2、分公司生产管理类会议
3、分公司员工思想教育类会议 三
各类别会议名称
1、分公司经营管理类会议： 1-1《分公司中长期发展目标会议》
1-2《分公司年度经营目标及经营支出财务预算指标会议》
1-3《分公司年度机构设置、人事任免、部门及人员职能范围工作分工会议》 1-4《分公司年度经营成本节约管理会议》 1-5《分公司年度安全生产管理目标会议》
1-6《分公司年度客户资源维护及市场开发管理目标会议》 1-7《分公司品牌维护及公共关系管理目标会议》
1-8《分公司上年度工作总结及下年度工作计划工作会议》
2、分公司生产管理类会议： 2-1《分公司总裁每季度办公会议》 2-2《分公司执行总经理每月办公会议》 2-3《分公司全员周例会》 2-4《分公司高管及部门经理季度、半年度、年度主要工作及目标完成进度上报及督办工作会议》
2-5《分公司项目投标决策工作会议》
2-6《分公司承包各项目开工前成本审查、控制目标办法、工作计划、经营管理目标、安全生产计划及目标、主材采购、用工计划专项工作会议》
2-7《分公司合作各项目中标后开工前工作计划、目标、安全生产计划、目标、主材采购、用工计划专项会议》
2-8《分公司各项目工期间重大问题处理专项工作会议》 2-9《分公司自营各项目竣工总结会议》
2-10《分公司全员年度职能分工完成情况、绩效考核、分公司年度经营目标及指标考核工作会议》
3、分公司员工思想教育类会议：
3-1《分公司员工制度学习、职能范围、技能培训工作会议》
3-2《分公司表扬先进、批评后进、罚违纠错、反贪腐整风工作会议》 3-3《分公司年度感动“今日”、突出贡献、优秀员工评选工作会议》 3-4《分公司员工民主生活会议》
四
召开各类会议：时间、地点、参加人员、会议主持人、会议主题、会议目的、会议记录整理人
1、分公司经营管理类会议：
1-1《分公司中长期发展目标会议》
1-1-1会议时间：每三年一次，每三年中的第一年的3月15日前。
1-1-2会议地点：分公司会议室
1-1-3会议主持人：总裁
1-1-4参加人员：分公司全员
1-1-5会议主要议题：分析市场经济宏观形势；分析过去发展方向、经营目
标、管理制度、经济指标存在的问题、矛盾、缺失。
1-1-6会议主要成果：制定分公司未来3-5年间发展方向、经营目标、经济
指标。
制定管理制度、确定重大新举措等；确定中长期发展总目标。
1-1-7会议记录人：行政部负责人整理行文。
1-2《分公司年度经营目标及经营支出财务预算指标会议》
1-2-
1、会议时间：每年度一次，每年度3月15日前
1-2-
2、会议地点：分公司会议室
1-2-
3、参加人员：总裁、执行总经理、副执行总经理、中心主任、部门经理。
1-2-
4、会议主持人：总裁
1-2-
5、会议主要议题：分析分公司上年度经营各项费用收、支情况；分析
分公司上年度生产各项费用收、支情况。
1-2-
6、会议主要成果：确定分公司当年度经营目标、指标，生产目标、指
标；与各责任人签订经营目标、指标责任书。
1-2-
7、会议记录人：行政部负责人整理行文。
1-3《分公司年度机构设置、人事任免、部门及人员职能范围工作分工会议》
1-3-
2、会议地点：分公司会议室
1-3-
3、参加人员：分公司全员
1-3-
4、会议主持人：总裁
1-3-
5、会议主要议题：分析分公司上年度的管理架构、人事任免、部门及
人员职能范围工作分工在上一年度的管理与生产中的问题、矛盾。
1-3-
6、会议主要成果：确定分公司新一年度的管理架构、人事任免、部门
及人员职能范围工作分工调整意见。
1-3-
7、会议记录人：行政部负责人整理行文
1-4《分公司年度经营成本节约管理会议》
1-4-
1、会议时间：每年度1月15-20日
1-4-
2、会议地点：分公司会议室
1-4-
3、参加人员：分公司全员
1-4-
4、会议主持人：执行总经理
1-4-
5、会议主要议题：讨论分公司年度生产成本及财务控制管理办法，讨
论本年度分公司经营支出财务预算计划
1-4-
6、会议主要成果：寻求更好更多的降低成本的途径，实现企业利润最
大
强化财务监督管理工作，力求积极防患于未然。
1-4-
7、会议记录人：行政部文员
1-5《分公司年度安全生产管理目标会议》
1-5-
1、会议时间：每年度3月15日前
1-5-
2、会议地点：分公司会议室
1-5-
3、参加人员：分公司全员
1-5-
4、会议主持人：执行总经理
1-5-
5、会议主要议题：学习政府、行业主管部门、分公司的关于安全生产
的管理法规、条例、办法；列举社会、分公司过去的安全事故案例；查找分公司经营活动中易发的安全隐患事项。
1-5-
6、会议主要成果：制定分公司《安全生产实施管理办法》；确定分公司
当年度各安全生产责任人及管理目标。
1-5-
7、会议记录人：行政部负责人整理行文
1-6《分公司年度客户资源维护及开发管理目标会议》
1-6-
1、会议时间：每年度12月20-30日间
1-6-
2、会议地点：分公司会议室
1-6-
3、参加人员：分公司全员
1-6-
4、会议主持人：总裁
1-6-
5、会议主要议题：分析分公司客户资源种类、查找潜在客户资源名录；
探讨：维护客户资源、开发客户资源、管理客户资源办法。
1-6-
6、会议主要成果：确定分公司潜在客户资源名录；制定：维护客户资
源、开发客户资源、管理客户资源办法；确立开发客户资源及管理客户资源目标。
1-6-
7、会议记录人：行政部负责人整理行文
1-7《分公司年度品牌维护及公共关系管理目标会议》
1-7-
1、会议时间：每年度3月15日前
1-7-
2、会议地点：分公司会议室
1-7-
3、参加人员：分公司全员
1-7-
4、会议主持人：总裁
1-7-
5、会议主要议题：讨论分公司品牌内涵、覆盖范围；公共关系覆盖范围维及公共关系管理策划案
1-7-
6、会议主要成果：制定分公司品牌管理的战略性文件，确定品牌的营
销策略、广告公关促销等传播活动策划案，并使之适应分公司文化及发展需要；增强全员的公关意识，提高全员公关的自觉性，加强整体的公关配合与协调，形成浓厚的组织公关文化气氛，使全体人员认识到，一个组织的形象、信誉这种无形资产比有形的资金、设备更为珍贵。
1-7-
7、会议记录人：行政部文员
1-8《分公司上年度工作总结及下年度工作计划会议》
1-8-
1、会议时间：每年度1月15日-20日间
1-8-
2、会议地点：分公司会议室
1-8-
3、参加人员：分公司全体员工
1-8-
4、会议主持人：总裁
1-8-
5、会议主要议题：高管、各部门负责人总结上年度各项工作情况，总
结经验和教训，展望分公司下年度工作计划。
1-8-
6、会议目的：讲评各部门上年度工作要点及存在问题，落实各项管理措施，明确本年度各部门工作计划。
1-8-
7、会议记录人：行政部文员
2、分公司生产管理类会议 2-1《分公司总裁每季度办公会议》
2-1-
1、会议时间：每季度的最后一个月的第四周周五9:00-11:00 2-1-
2、会议地点：分公司会议室
2-1-
3、参加人员：分公司总裁、执行总经理、副执行总经理、总监、主任 2-1-
4、会议主持人：总裁
2-1-
5、会议议题：分公司经营策略的局部调整，高管季度工作总结，下季度工作计划。
2-1-
6、会议目的：传达分公司相关精神，要求高层管理者指导各部门高效、有序的完成既定工作目标。
2-1-
7、会议记录整理人：行政部负责人 2-2《分公司执行总经理每月办公会议》 2-2-
1、会议时间：每月第四周周五下午3:00-5:00 2-2-
2、会议地点：分公司会议室
2-2-
3、参加人员：分公司执行总经理、副执行总经理、中心主任、部门经理
2-2-
4、会议主持人：执行总经理
2-2-
5、会议主题：各部门本月工作总结，下月工作计划；需要其他部门协助解决的问题；对分公司或其他部门的建议；表决或修订制度；项目进度款支付情况。 2-2-
6、会议目的：传达分公司相关精神，要求各部门高效、有序的完成既定工作目标。
2-2-
7、会议记录整理人：行政部负责人 2-3《分公司全员周六例会》
2-3-
1、会议时间：每周五上午10:00-11:00 2-3-
2、会议地点：分公司会议室 2-3-
3、参加人员：分公司全体员工 2-3-
4、会议主持人：执行总经理
2-3-
5、会议主题：各部门的周工作总结与周工作计划，双方或多方处理不了的问题，需要其他部门协助解决的问题，对分公司或其他部门的建议，表决或修订制度，项目应收账款情况，会议纪要、决议执行情况通报，通报好人好事、分公司或个人获得的荣誉。
2-3-
6、会议目的：传达分公司相关精神，讲评各部门工作要点及存在问题，落实各项管理措施，帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指导。
2-3-
7、会议记录整理人：行政部文员
2-4《分公司高管、部门经理季度、半年度、年度主要工作、目标完成进度通报及督办工作会议》
2-4-
1、会议时间： 不定期 2-4-
2、会议地点：分公司会议室
2-4-
3、参加人员：分公司执行总经理、副执行总经理、主任、经理、文员 2-4-
4、会议主持人：行政部经理 2-4-
5、会议主题：讨论相关工作的完成进度情况；通报各部门完成情况。 2-4-
6、会议目的：要求各项工作负责人切实将会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施按照落实要求，层层进行传达贯彻，力求达到具体的成果。
2-4-
7、会议记录整理人：行政部文员 2-5《分公司项目投标决策工作会议》 2-5-
1、会议时间：根据项目实际情况设定 2-5-
2、会议地点：分公司会议室
2-5-
3、参加人员：执行总经理、成本管理中心主任、市场开发管理中心主任、经营服务部经理、预决算部经理、行政部经理、预算员
2-5-
4、会议主持人：执行总经理 2-5-
5、会议主题：自营项目的投标可行性
2-5-
6、会议目的：通过盈利点、项目的可操作性等多方面论证该项目是否具可操作性
2-5-
7、会议记录整理人：行政部负责人
2-6《分公司承包各项目开工前成本审查、控制目标办法、工作计划、经营管理目标、安全生产计划、目标、主材采购、用工计划专项工作会议》
2-6-
1、会议时间：根据项目实际情况设定 2-6-
2、会议地点：分公司会议室
2-6-
3、参加人员：执行总经理、工程管理中心主任、成本管理中心主任、材料设备管理中心主任、财务部经理、预决算部经理、成本合约部经理、项目经理、行政部经理 2-6-
4、会议主持人：执行总经理
2-6-
5、会议议题：自营项目的盈利目标管理及工作计划、人员分工 2-6-
6、会议目的：明确本次项目的盈利比例、人工及材料成本比例，确定项目的具体责任人，责任划分明确。
2-6-
7、会议记录整理人：行政部负责人
2-7《分公司合作各项目中标后开工前工作计划、目标、安全生产计划、目标、主材采购、用工计划专项会议》
2-7-
1、会议时间：根据项目实际情况设定 2-7-
2、会议地点：分公司会议室
2-7-
3、参加人员：执行总经理、工程管理中心主任、成本管理中心主任、材料设备管理中心主任、财务部经理、预决算部经理、成本合约部经理、项目经理、行政部经理
2-7-
4、会议主持人：执行总经理
2-7-
5、会议议题：项目的具体生产计划及目标
2-7-
6、会议目的：具体划分项目的生产流程、预算所用材料品牌及数量，该项目完工时间及效果。预计会出现的问题。
2-7-
7、会议记录整理人：执行总经理助理
2-8《分公司各项目工期间重大问题处理专项工作会议》 2-8-1会议时间：根据项目实际情况设定 2-8-2会议地点：分公司会议室 2-8-3会议主持人：执行总经理 2-8-4参加人员：分公司全员
2-8-5会议主要内容：
2-8-6会议主要成果：
2-8-7会议记录人：行政部文员。 2-9《分公司自营各项目竣工总结会议》 2-9-1会议时间：项目竣工后七个工作日内 2-9-2会议地点：分公司会议室 2-9-3会议主持人：执行总经理 2-9-4参加人员：分公司全员 2-9-5会议主要内容： 2-9-6会议主要成果： 2-9-7会议记录人：
2-10《分公司全员年度职能分工完成情况、绩效考核、分公司年度经营目标及指标考核工作会议》
2-10-1会议时间：
2-10-2会议地点：分公司会议室 2-10-3会议主持人：总裁 2-10-4参加人员：分公司全员
2-10-5会议主要内容：
2-10-6会议主要成果：
2-10-7会议记录人：
3、分公司员工思想教育类会议
3-1《分公司员工制度学习、职能范围、技能培训工作会议》 3-1-1会议时间： 3-1-2会议地点： 3-1-3会议主持人： 3-1-4参加人员：分公司全员
3-1-5会议主要内容：。
3-1-6会议主要成果：。
3-1-7会议记录人：。
3-2《分公司表扬先进、批评后进、罚违纠错、反贪腐整风工作会议》 3-2-1会议时间
3-2-2会议地点：分公司会议室 3-2-3会议主持人：总裁 3-2-4参加人员：分公司全员
3-2-5会议主要内容：。
3-2-6会议主要成果：。
3-2-7会议记录人：。
3-3《分公司年度感动“今日”、突出贡献、优秀员工评选工作会议》 3-3-1会议时间：
3-3-2会议地点：分公司会议室 3-3-3会议主持人：总裁 3-3-4参加人员：分公司全员
3-3-5会议主要内容：。
3-3-6会议主要成果：。 3-3-7会议记录人：。
3-4《分公司员工民主生活会议》 3-4-1会议时间
3-4-2会议地点：分公司会议室 3-4-3会议主持人：总裁 3-4-4参加人员：分公司全员
3-4-5会议主要内容：。
3-4-6会议主要成果：。
3-4-7会议记录人：。 五
召开各类会议管理要求：
1、各类会议在规定的召开时间里是否按时召开监察责任人：行政部负责人。
2、召开各类会议的筹备、组织、整理会议资料、分发、立卷、录音、存档责任人：行政部负责人。
3、召开各类会议牵头人：各类会议主持人
4、未按时召开各类会议及各类会议召开零成果责任人：各类会议主持人
5、未按时召开各类会议、召开各类会议零成果责任人处罚方式、标准、时间、用途：
1）处罚方式：扣发月综合工资。
2）处罚标准:分公司经营管理类会议：10000元/人/会议
分公司生产管理类会议：5000元/人/会议 分公司员工思想教育类会议：3000元/人/会议
3）处罚时间、用途: 未开会时间及中长期年末的次月发工资时由行政部负责人对责任人开具罚单交财务部扣除，转交行政部负责人处保管，用于分公司举办活动经费。
6、各类会议召开周期成果监察人：总裁。
7、各类会议召开周期零成果责任人：各类会议主持人
8、各类会议召开周期零成果责任人处罚方式、标准、处罚时间、用途：扣罚责任人绩效或年终奖金的20—50%，周期年末发放绩效或年终奖金时由行政部负责人对责任人开具罚单交财务部扣除，转交行政部负责人处保管，用于分公司举办活动经费。 一）会议安排：
1、行政部每月末统一编制下月会议计划并公布。
2、凡分公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报执行总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
3、由于阶段工作需要召开的会议，会议召集部门应在召开前1天报备行政部，由行政部进行统一安排后召开。
4、各部门工作例会必须服从分公司的统一安排，各部门小会不得安排在分公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向执行总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 二）会议准备：
1、分公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备连接调试工作；
2、特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： a会议议程安排（应提前报交分公司领导或主要参会者）； b会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）； c会议场所布置； d会议服务人员的安排； e会议签到； f会后事项安排。
g会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。 三）会议召开及传达：
1、应明确分公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
3、会议内容要“精”、“短”、“实”，严格按照流程进行。与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。
4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
5、与会人员必须用正式的会议记录本作详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。
6、分公司会议的会议纪要由行政部专人负责整理并由分公司领导审阅签发，会议纪要在会后2日内分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。
7、会议结束后行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。分公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报分公司领导。
8、会议力求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会负责人要按照落实要求，层层进行传达贯彻，力求每次会议都有具体的成果。 四）会议纪律
为严明会议记录，维持会场秩序，保持会议的质量和效果，特将会议纪律及相关事宜要求如下：
1、按照规定时间准时召开，参会人员提前5分钟入场，会前实行签到制，与会人员依次排座。参会人员不得迟到、早退和缺勤。遇特殊情况不能到会或不能及时到会的，应向主持会议的领导请假说明情况，不得无故缺席。
2、为保持会场的严肃性，除特殊情况外，会议期间与会人员不得随意进出。
3、会议期间严禁吸烟，通讯工具关闭或设置为振动、静音模式，不准在会场中接打电话或上网。
4、发言人员在会前做好准备，发言要简明扼要，不讲与主题无关的内容；发言不允许攻击他人或恶言相向。
5、严守保密制度，未经批准或形成决议未对外公布前不得泄露会议的有关内容和重大事项。否则，一经查实，从严处理。
6、有关学习会议参照会议纪律执行。 六 附则
本制度由行政部负责解释，如有未尽事宜，将按分公司相关规定执行。
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